這些年我們一起做專案 ~ 領導與溝通

空資處賴玉真

• 管理．領導• 這些年 PM 歷程• PM 角色任務• 專案分工．任務分派• 專案時間管理• 專案成本管理• 工作事項溝通• 領導技巧精髓• PM 領導態度與技巧• PM 做好態度控制• 溝通的技巧• 轉達任務訊息• “ 人”狀況處理• 感恩．感動

月份項目

管理．領導

月份項目

這些年 PM 歷程

1 人搞定一專案• PM 兼規劃人員• 小型專案

專案小組 3 人• PM 兼規劃人員• 溝通對象：視覺設計、

程式• 中型專案

專案小組 4-5 人• PM 負責專案管理、資源整

合• 規劃人員各有主負責項目• 溝通對象：規劃、設計、程

式、外包者• 多項目型專案

月份項目

PM 角色任務

品質

工作事項

時間

成本

領導 溝

通

目標

月份項目

專案分工．任務分派依據時間急緩，決定團隊人數

依據專案工作項目、複雜程度，決定參與人數

任務分派時，了解專案成員的專長、經驗、特質 有相關專長經驗的人，會交付主負責項目 安排資深經驗與新手共事，以便經驗傳承 刻意輪調工作，促使專案有新的創意點子、新的作法 最佳化─發揮團隊成員最佳特質 最小化─同仁抱怨、情緒化、延遲、不在乎、草率了事

月份項目

專案時間管理以 Outlook 紀錄專案重要里程碑（評選、期中期

末），並設定自我提醒時間

提早安排會議告知團隊成員工作細節，何時交付

以 APP”Wunderlist” 紀錄每個待確認事項，以便主動溝通

月份項目

專案時間管理每日早上收到”專案工時彙整表”，便於了解同

仁工作進行情形 工作時間 V.S. 工作成果 誤填工時 ? 工時反映工作複雜 ? 或浮報工時 ?

工作日誌 / 員工工時統計 每兩周會議，了解過去工作，說明未來兩周的

工作規劃 一覽各專案工時，有狀況時，可了解是否需跨

專案 PM 溝通 ?

月份項目

專案成本管理專案預算擬定

先調查委外成本 採購成本

工作日誌 / 專案工時統計 專案工作項目之總工時，便於計算人力成本 專案成員統計，反映專案主要人力

專案資訊網 /AC 每周專案會議時，檢視總支出、專案可用款餘額 人事成本、申購成本、差旅成本

月份項目

工作事項溝通擬定工作項目重點綱要

找資料：網路、 EIP 電子圖書 請教詢問內部同仁

蒐集範本範例 模仿 提出方向概念，集體討論，創造可行性

引導溝通 整體架構說明 流程詳細說明 內部資源、資深同仁引薦

專案工作委任訣竅看人變通

過度樂觀人任勞任怨或悲觀人

引導對方說出「我會全力以赴」強調工作本身的重要性和魅力

設定工作的期限放手細節、觀察適時協助確認

領導技巧精髓卡內基界定領導力，並非諸訴權威與命令登山好手 V.S.登山嚮導

登山好手已具備專業登山技能登山嚮導是將跟隨他的人從他們所在的地方帶領到他們不曾到達

的地方。警覺力

面對堆積如山的工作，重點是「平衡我們的注意力」，避免瞎忙少有進展，也避免專注在單一任務上

領導者負有督導之責，同仁表現好，應不吝讚揚 表現不好，應學習溫和指出錯誤，而非怒斥或攻擊他人 領導人避免爭端或害怕傷害人心，而成為”濫好人”

月份項目

PM領導態度與技巧PM 領導態度

情緒控制 溝通，要耐煩 再忙也得挪出時間與同仁討論問題 面對困境，事情若簡單就不找 PM 了

PM領導技巧 像教練 整合資源 人調派與事整合 協同合作解決專案成員面對疑難雜症

PM做好態度控制 PM即使面對不同意見，仍能控制怒氣即使身處壓力之下，仍能讓人樂於親近 不能工作壓力擾亂情緒也不因為情緒低落，影響對待他人的外顯態度 態度控制的最好方法，就是「延後判斷」：等一下、想一下、再反應，避免當下脫口而出的話，對別人造成傷害。

月份項目 溝通的技巧

有效表達：說話時能講重點，明確表達自己意見樂於聆聽：專心傾聽別人的想法與意見，讓別人受尊重

具有說服力：以證據輔佐自己意見

• 雙漏斗溝通法 聆聽

緩衝句

表達

心中的旁白• 對方說的是…• 對方說的原因是…• 他的證據是…

心中的旁白絕對不能說「但是 / 可是 / 不過 /雖然」心中的旁白• 一個證據佐證我的想法…

• 這個證據顯示…• 因此我認為

轉達任務訊息 說明甲方需求或主管交待任務消化各方意見後，整理出執行架構及流程 說明執行細節會融入個人觀點希望團隊成員專注的工作細節，待溝通協調由

PM 搞定避免一字不漏的轉述避免打擊志氣的說法

向上溝通 與主管有意見不合時

陳述事實與理由建議方案的優缺點我堅持的理由…

扮演好溝通橋樑角色適時表達同仁好表現同仁若有異常行為，嚴重影響專案，亦要秉公處理專案有狀況，適時反映，取得解決方式共識挺出 PM肩膀，對的事據理力爭；錯的事勇於承擔

“人”狀況處理 狀況一：大量工時但品質不佳 處理一

闢室密談，提出 EIP 員工工時統計，對照目前工作成果

請同仁說明工作情形PM 說出對工作目標及需求，協調品質共識有些人委婉比喻、有些人需講明白說清楚（包括後果）

“人”狀況處理 狀況二：專案時程嚴重落後 處理二：

若是多專案 Deadline接近，則各 PM 會議中協調

觀察同仁工作型態請同仁說明落後原因討論有什麽方法可解決眼前難題我們想想是否有可能先完成…，然後， XXX再

提交什麽 ?避免直接命令，請大家假日進來加班（可觀察同

仁當責態度）

“人”狀況處理 狀況三：團隊合作出現異常

AB 不合，影響工作運作某甲輕率不在乎、做事拖延、上班 FB, Skype…某乙常常抱怨工作、批評人事…某丁工作老是出包、 PM 需要緊急處理…

處理三：團隊氛圍會互相影響建議個別約談，指出錯誤關鍵點，請其說明改善方式團隊合作時，以公開會議檢討及審視成果若情況一直未獲改善，秉報 AM 討論處理方式

感恩．感動 同仁自主學習、互相協助、解決工作難題 同仁齊心協力，主動找事做，幫忙其他同仁 同仁表現當責精神，感謝同仁加班，如期完成任務 工作默契展現於無形、不需言語說明，即能流暢完

成工作 工作上有創新、具創意 工作成果獲得甲方或主管肯定順利結案的那一刻

名人語錄

~卡內基精選原則

~杜拉克語錄

謝謝聆聽 !