3 pengorganisasian

PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan

PENGORGANISASIAN

5.0 Pengenalan

Organisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensi

kerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kita

pelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasi

adalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan.

Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusun

atau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yang

ditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasi

yang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti serta

bersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat pada

peringkat perancangan.

5.1 Definisi dan Konsep Pengorganisasian

Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang

pengorganisasian diantaranya:

Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana

aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai

matlamat dan tujuan sesebuah organisasi.

Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber

organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat

dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat

dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas

kepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna di

antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas.

Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti

– aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan

bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan

dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.

Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasian

menekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itu

di sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlu

melakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapa

perlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dan

kuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuai

untuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalam

setiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancang

terlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian.


5.2 Proses dan Struktur Organisasi

5.2.1 Proses Pengorganisasian

Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu

dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di

bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian.

Menyenaraikan kerja-kerja.

Membahagikan beban kerja.

Mewujudkan unit-unit tertentu.

Mewujudkan mekanisma penyelarasan.

Mengawasi keberkesanan dalam perjalanan organisasi.

Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian.


Langkah 1

Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat.

Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuan

yang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara

yang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yang

dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlu

menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamat

tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan

organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendak

dilakukan bagi organisasi tersebut.

Langkah 2

Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi

Kerja–kerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau

sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing.

Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja

diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang

diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan

berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu

tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian.

Langkah 3

Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan.

Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas

yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali

sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi


adalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran

dan sebagainya.

Langkah 4

Mewujudkan mekanisma penyelarasan

Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam

organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di

antara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanisma

penyelarasan maka masalah–masalah di antara mereka akan dapat diatasi

seperti peraturan, prosedur dan polisi.

Langkah 5

Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi

Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses

pengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahak

bagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukan

penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantu

organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.


5.2.2 Struktur Organisasi

Hasil daripada proses pengorganisasian, wujudnya pembentukkan struktur

organisasi yang menentukan bagaimana tugas-tugas formal dibahagikan,

sumber-sumber digunakan secara optimum dan jabatan-jabatan

dikoordinasikan. Struktur organisasi mempunyai kaitan yang rapat dengan

pengorganisasian di mana struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi

grafik yang dipanggil carta organisasi. Apa yang boleh dilihat daripada carta

organisasi adalah:

Kedudukan individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan

pembahagian dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan.

Garisan di antara kotak-kotak tersebut menunjukkan hubungan rasmi

komunikasi di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan.

Hiraki dan kedudukan autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi.

Tugas, tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan

kepada siapa pula beliau perlu membuat laporan.

Struktur organisasi mestilah selari dengan strategi organisasi. Jika strategi

organisasi dibentuk untuk menentukan “apa yang patut dilakukan” untuk

pencapaian objektif organisasi, struktur organisasi pula menentukan “siapa

dan bagaimana” objektif tersebut dilaksanakan.

Terdapat 2 aspek penting di dalam pembentukkan struktur organisasi:

5.2.2.1 Pembahagian kerja

Ia merujuk kepada pekerja-pekerja melaksanakan kerja yang tertentu atau

khusus berdasarkan kemahiran, kelayakan dan kemampuan individu

tersebut. Ia juga di panggil pengkhususan kerja. Asas pembahagian kerja


ialah setiap suatu kerja boleh dibahagikan kepada tugas-tugas kecil yang

berulang dan ditugaskan seorang pengurus untuk menyelia dan mengarah

pekerja tersebut. Contohnya di sebuah klinik swasta, si A ditugaskan hanya

untuk merekod dan memanggil nama pesakit sahaja manakala si B hanya

ditugaskan untuk memberi ubat dan menerima pembayaran sahaja. Mereka

diselia oleh seorang doktor.

Dengan adanya pengkhususan kerja tersebut seseorang itu akan menjadi

lebih cekap dan berkesan. Bayangkan sekiranya si A ditugaskan sebagai

merekod nama pesakit, memanggil nama pesakit dan menyediakan ubat

kepada pesakit serta menerima bayaran daripada pesakit. Mampukah dia

melakukan kesemua tugas tersebut seorang diri?

Sebagaimana lumrah hidup setiap perkara yang dilakukan ada kebaikan dan

keburukannya, begitu juga dengan konsep pembahagian kerja ini. Marilah

kita lihat kebaikan dan keburukannya.

Kebaikan Keburukan

Menjadikan pekerja lebih mahir dan

cekap.

Kurang kreativiti di mana kerja yang

sama sahaja yang dilakukan dan tiada

pembaharuan.

Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat

dan menjimatkan masa.

Pekerja cepat rasa bosan dan malas.

Meringankan beban kerja. Tidak dapat menguasai bidang baru.

Menjimatkan kos latihan. Tidak berpeluang menunjukkan bakat

baru.

Mempertingkatkkan kepakarannya. Produktiviti menurun kerana konsentrasi

menurun.

Menggunakan sumber-sumber yang

lebih efisien.

Menaikkan kos latihan sekiranya ada

sebarang perubahan kepada gaya kerja

yang akan dilakukan.

Ada juga dikalangan pekerja yang tidak sukakan kepada pekerjaan yang melibatkan

pengkhususan kerana mereka mungkin rasa cepat bosan dan jemu. Maka ini akan

PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan mewujudkan rasa ketidakpuasan hati terhadap kerja yang sama itu. Mereka ini lebih

suka kepada kerja yang sentiasa berubah dan dapat memperkembangkan idea baru

serta meningkatkan kreativiti. Maka pihak pengurusan harus mengatasi masalah ini

dengan cara merekabentuk kerja. Reka bentuk kerja amat penting kepada pengurus

kerana cara kerja itu disusun, direka dan diselaraskan mempunyai kesan kepada

prestasi organisasi. Terdapat 4 cara untuk merekabentuk kerja di mana ia dapat

mengatasi kebosanan serta ketidakpuasan hati pekerja:

Ruang lingkup kerja

Konsep ini menyentuh bilangan kerja atau tugas berbeza-beza yang dilakukan di

dalam satu pekerjaan dan kekerapan kerja tersebut diulangi. Semakin sedikit

bilangan kerja yang dilakukan dan ia dilakukan berulangkali maka ia dikatakan

ruang lingkup yang sempit. Tetapi sekiranya bilangan kerja adalah banyak dan

kekerapan melakukan satu-satu tugas adalah sedikit, maka ia dikatakan ruang

lingkup yang luas. Contohnya, di sebuah restoran , si A hanya bertugas

mengambil pesanan makanan sahaja, dan dilakukan tugas tersebut setiap saat.

Manakala si B pula bertugas mengambil pesanan, menghantar makanan dan

menerima pembayaran, maka si B mempunyai ruang lingkup yang luas jika

dibandingkan dengan si A.

Kedalaman kerja

Konsep ini menekankan sejauh mana pekerja dapat mengawasi kerja-kerja

mereka. Apabila pengurusan menetapkan peraturan-peraturan yang ketat,

memperincikan tugas-tugas dan mengawasi setiap pergerakan kerja yang

dilakukan dengan teliti maka paras kedalaman kerja dikatakan cetek atau rendah.

Akan tetapi walaupun peraturan itu diadakan, pekerja masih dapat melakukan

kerja dengan baik tanpa rasa tertekan,dan dapat menguasai setiap pekerjaan

dengan cekap maka ia mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi.

Contohnya , di sebuah restoran yang dilengkapi dengan peraturan seperti tidak

boleh merokok semasa bekerja, datang tepat waktu, tidak boleh berbual semasa

mengambil pesanan tetapi si A masih perlu diawasi setiap pergerakan kerjanya

seperti setelah diambil pesanan kena ditunjukkan kepada penyelia terlebih


dahulu semada logik atau pun tidak tempahan tersebut, beliau sentiasa di awasi

maka paras kedalaman kerjanya masih cetek. Tidak seperti si B yang boleh

melakukan kerja tanpa perlu diawasi, dapat menerima serta menghantar

tempahan dengan cekap. Maka beliau mempunyai paras kedalaman kerja yang

tinggi.

Perluasan Kerja

Konsep ini digunakan untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati melalui

meningkatkan atau meluaskan lagi ruang lingkup kerja berkenaan dengan

menambahkan lagi bilangan kerja dalam satu-satu pekerjaan. Cara ini mampu

meningkatkan kemahiran di samping memberi cabaran dan motivasi serta

membebaskan pekerja itu dari konkongan dan batasan. Contohnya, di sini kita

boleh lihat si A mungkin rasa tidak puas hati dan cepat jemu, maka pihak

pengurusan bolehlah menambahkan bilangan kerja beliau seperti menghantar

tempahan, menjadi chef atau sebagainya yang membolehkan beliau

mengembangkan bakatnya.

Pengayaan Kerja

Adalah satu cara lagi untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati pekerja iaitu

melalui meningkatkan atau mendalamkan lagi paras kerja itu dengan kata lain ia

memberikan pekerja itu peluang dalam membuat keputusan atau membaiki

kesilapan diri. Semakin mencabar kerja itu dan semakin besar tanggungjawab

bagi pekerja, maka semakin meningkatlah lagi motivasi serta pengorbanan

mereka terhadap pekerjaan tersebut. Pengayaan kerja di dalam organisasi

melibatkan dua faktor penting iaitu:

a) Menyediakan kerja yang pelbagai.

b) Memberikan autonomi dan tanggungjawab kepada pekerja untuk

menjalankan tugas mereka sehingga selesai.

Pusingan kerja

Ia juga sebagai salah satu cara untuk mengatasi rasa kebosanan iaitu ia

melibatkan perpindahan pekerja-pekerja kepada bahagian lain (di dalam

lingkungan kerja yang sama). Dengan adanya pusingan kerja ini, pekerja-pekerja


dapat mempelajari kerja-kerja baru serta juga melatih beliau supaya cekap dan

mahir di dalam tugas-tugas di bahagian yang baru.

5.2.2.2 Penjabatanan

Perkara utama yang perlu dilakukan dalam sesebuah organisasi yang besar

lagi kompleks adalah menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang

efisien dan berkesan. Aktiviti – aktiviti yang sama diletakkan di bawah satu

unit, bahagian atau kumpulan.

Proses mengumpul dan menyatukan semua kegiatan yang sama dengan

cara yang sesuai dan praktikal di panggil penjabatanan. Biasanya setiap

organisasi akan membentuk penjabatanan bergantung kepada aktiviti utama

organisasi tersebut. Terdapat beberapa jenis penjabatanan yang biasa

digunakan seperti:

Penjabatanan mengikut fungsi

Penjabatanan ini digunakan secara meluas disetiap organisasi kerana ianya

mudah dibentuk dan dipraktikkan. Ia diwujudkan berdasarkan fungsi-fungsi

asas organisasi seperti pengeluaran, kewangan, pemasaran dan sumber

manusia. Ia boleh digambarkan berdasarkan rajah 5.2. Kebaikan utama yang

boleh diperolehi daripada penjabatanan ini adalah individu yang ditempatkan

dalam sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi-

fungsi tertentu. Ia juga mudah dikawal kerana setiap pengurus perlu

kemahiran yang hanya terhad kepada bidangnya sahaja.

Tetapi apabila organisasi menjadi besar dan berkembang, penjabatanan

mengikut fungsi menjadi kurang berkesan kerana ia akan menimbulkan

halangan dari segi komunikasi antara jabatan kerana setiap ahli tidak

mengenali antara ahli dalam jabatan tersebut.


Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus

Kewangan Pemasaran Pengeluaran P’tadbiran

Rajah 5.2: Penjabatanan Mengikut Fungsi

Penjabatanan mengikut keluaran atau produk

Bagi organisasi yang besar yang mengeluarkan pelbagai jenis barang-barang

seperti syampo, sabun mandi, ubat gigi, bedak dan sebagainya biasanya

akan mengwujudkan penjabatanan berdasarkan produk-produk tersebut. Ia

dilakukan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelaraskan operasi

yang berkaitan. Rajah 3 menggambarkan penjabatanan mengikut produk.

Setiap keluaran ada pengurus yang bertanggungjawab dan mengawasi

setiap pergerakan aktiviti. Setiap jabatan memerlukan teknologi atau alatan

yang berbeza dan ini akan melibatkan kos yang tinggi.

Pengurus Besar


Ubat Gigi Sabun Mandi Syampoo Bedak


Rajah 5.3: Penjabatanan Mengikut Produk

Penjabatanan mengikut kawasan atau geografi

Pembentukan penjabatan mengikut kawasan berdasarkan kepada 2 kaedah

iaitu berdasarkan tempat di mana organisasi beroperasi atau berdasarkan

kawasan – kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi .

Dalam aspek pertama penjabatanan wujud di lokasi di mana organisasi

beroperasi kerana kemudahan untuk mendapatkan punca-punca bahan

mentah dan tenaga buruh. Ia biasanya melibatkan organisasi pembinaan

atau perkhidmatan seperti Telekom.

Bagi aspek kedua pula jabatan diwujudkan berhampiran pelanggan supaya

organisasi dapat bertindak cepat untuk memenuhi keperluan pelanggan. Kita

dapat lihat contoh Bank Islam (M) Sdn. Bhd, yang mempunyai setiap

cawangan di bandar-bandar besar. Ini digambarkan pada rajah 4 di bawah.

Pengurus Besar

Kuala Lumpur


Caw. Kota Bharu Caw. P. Mas Caw. T. Merah Caw. Machang

Rajah 5.4: Penjabatanan Mengikut Kawasan.

Penjabatanan Mengikut Pelanggan

Penjabatanan ini diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan utama

organisasi . Di antara jenis-jenis pelanggan yang biasanya di jabatan adalah

pengguna biasa, pengguna perdagangan, pengguna industri dan pengguna

sekolah. Contoh yang dapat kita lihat adalah TNB di mana beliau mempunyai

banyak jenis pelanggan.


Pengurus Besar

Perkhidmatan

Pengurus Pengurus Pengurus

(Pengguna biasa) (Pengguna Industri) (Pengguna Pejabat)

Rajah 5.5: Penjabatanan Mengikut Pelanggan

Penjabatanan Matrik

Setelah kamu mempelajari beberapa jenis penjabatan, sekarang marilah

sama-sama kita memahami satu lagi penjabatan yang boleh dikatakan

kompleks iaitu penjabatanan matrik. Di dalam penjabatan matriks ini para

pekerja pada hakikatnya mempunyai dua orang ketua. Oleh itu pengurus

terpaksa bertanggungjawab kepada dua orang ketua dan tidak hanya kepada

seorang ketua sebagaimana yang terdapat dalam struktur biasa. Struktur ini

juga dikenali sebagai “ sistem berbilang arahan”. Penjabatanan ini

merupakan campuran dua jenis penjabatanan seperti penjabatan fungsian

dan penjabatanan produk. Oleh kerana struktur matriks melibatkan campuran

penjabatanan, maka untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan,

komunikasi serta kerjasama yang baik adalah perlu. Biasanya penjabatanan

seperti ini sesuai dengan persekitaran yang sering berubah seperti

persaingan yang sengit dan perubahan teknologi . Contohnya sebuah

organisasi terlibat dalam kegiatan-kegiatan melaksanakan berbagai-bagai

jabatan fungsian seperti pengeluaran, pemasaran dan kewangan adalah

diperlukan. Oleh itu, dalam masa perlaksanaan projek ini, para kakitangan

akan mengikut arahan dari pengurus projek dan pengurus fungsian seperti

dalam rajah 5.6 di halaman sebelah.


Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus

Pengeluaran Kewangan Pemasaran

Projek Unit Unit Unit

Kereta A Pengeluaran Kewangan Pemasaran


Kereta B Pengeluaran Kewangan Pemasaran


Kereta C Pengeluaran Kewangan Pemasaran

Rajah 5.6: Penjabatanan Matrik

Education

3 pengorganisasian