5 control de existencias e inventarios

5 CONTROL DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS 1/7OGD 2009 2010 (1º APC) IES Leonardo Da Vinci Alicante

5.1. CONCEPTO DE STOCK Y SU IMPORTANCIA.

Los términos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son recursos ociosos que tienen un valor económico y que están pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo.

Según el artículo almacenado los inventarios pueden ser de muchos tipos: inventarios de materias primas y componentes, materiales que se adquieren a proveedores y suministradores de la empresa para su incorporación al producto final; inventarios de piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales, artículos que se almacenan para conseguir que el equipo productivo tenga un correcto y continuo funcionamiento, e inventarios de productos terminados, productos listos para ser enviados al cliente que los adquiera. Esta variedad hace que se puedan clasificar según gran variedad de criterios.

Los inventarios suelen existir en la práctica totalidad de las empresas. No obstante, la presencia de unos tipos u otros de inventarios y la mayor o menor cantidad de artículos almacenados va a depender, fundamentalmente, de la actividad que desarrolle la empresa.

Las razones que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy numerosas. Sin embargo podemos destacar dos de ellas: la necesidad de hacer frente a las demandas de los clientes cuando éstas se producen en el intento de evitar interrupciones en el proceso de producción o de prestación de servicios de la empresa.

La primera razón explica la presencia de stocks de productos terminados.

Las interrupciones del proceso productivo pueden derivar de problemas en el plazo de entrega de la materia prima o de los componentes adquiridos en el exterior, o bien de alguna dificultad en las operaciones internas de la compañía. Cualquiera de estas causas puede provocar una parada en alguna fase del proceso de fabricación, al no tener dicha actividad materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un problema en la maquinaria. Para evitar esta interrupción la empresa suele crear stocks de fabricación; estos stocks no solamente logran ese objetivo, sino que permiten, además, hacer frente a incrementos rápidos de producción no planificados.

Aunque las variables que determinan las razones de la presencia de inventarios fueran conocidas con certeza, los inventarios pueden continuar existiendo por razones puramente económicas. En efecto, todo pedido a un proveedor lleva aparejados unos costes, de forma que los costes de pedido por unidad comprada son menores a medida que se solicita mayor cantidad. Las llamadas telefónicas, el tiempo utilizado por el empleado, los costes de transporte, etc., son, unitariamente menores cuando la empresa realiza un pedido a su proveedor de X unidades que cuando realiza n pedidos deX/n unidades. No obstante, los productos almacenados generan otros costes que deben también ser tenidos en cuenta a la hora de decidir el nivel de inventarios en la empresa.

Las razones anteriores justifican la existencia de inventarios en las empresas. Ahora bien, esta serie de motivos no debe llevarnos al error de pensar que cuanto mayor sea el inventario mejor es para la empresa, pues de esta forma la firma puede hacer frente a cualquier contingencia. No debemos olvidar que los stocks se crean y mantienen por problemas de desajustes que la empresa no puede o no sabe solucionar. Además, como hemos señalado, los inventarios suponen un coste para la firma que, en ocasiones, es bastante elevado.

5.2. CLASES DE STOCKS.


Para llevar a cabo una buena gestión de existencias, y poder aplicar métodos cuantitativos específicos en dicha gestión, es necesario conocer las características del artículo o artículos almacenados. Dicha información es más fácil conseguirla si previamente hemos encuadrado el artículo en un esquema clasificatorio. Partiendo de este hecho, vamos a clasificar los stocks, en primer lugar atendiendo a la función que desempeñan dentro de la empresa, exponiendo la idea conceptual de cada uno de ellos.

El stock de seguridad, también llamado stock de protección, lo podemos definir como el volumen de existencias que se tiene en el almacén, por encima de lo que normalmente se espera necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la entrega de los pedidos.

Si los aprovisionamientos no son instantáneos, y existe un cierto tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que éste llega al almacén, será necesario disponer de cierto número de existencias para hacer frente a la demanda o salidas de almacén, durante dicho plazo de reposición. Y si la demanda en dicha unidad de tiempo es conocida exactamente, no habrá problema al calcular las existencias necesarias destinadas a este fin. Pero si la demanda es aleatoria, aparece un factor de incertidumbre sobre la necesidad futura de existencias para hacer frente a esta demanda. Por lo que será necesario tener en almacén un número de existencias, a la hora de hacer un pedido, igual al consumo normal que tiene lugar durante el plazo de reposición, más una cierta cantidad que, aunque no esperamos salga del almacén antes de que llegue el nuevo aprovisionamiento, es de hecho necesaria para prevenir las posibles fluctuaciones imprevistas de la demanda.

También se hace necesaria la presencia del stock de seguridad en el almacén cuando la demanda es totalmente conocida en cada unidad de tiempo sin ningún tipo de incertidumbre, pero el plazo de reposición sí adolece de este factor de incertidumbre. Cuando el plazo de reposición es aleatorio y puede fluctuar, es imprescindible abastecerse de un cierto número de existencias, suficientes para atender la demanda durante los días en que el nuevo pedido puede tardar en llegar al almacén, por encima del tiempo que se considera como plazo normal; de lo contrario, corremos el riesgo de que haya "ruptura" en el almacén, es decir, de que nos falten existencias para atender a las salidas ciertos días, si el nuevo pedido tarda en llegar un tiempo imprevisto.

También pueden darse las dos circunstancias conjuntamente: que las salidas de almacén estén sujetas a una cierta oscilación y que el plazo de reposición sea un tanto incierto. Por tanto, la cantidad de stock de seguridad depende de la variabilidad de la demanda, longitud y variabilidad del plazo de entrega y del riesgo que la dirección esté dispuesta a admitir encontrarse sin existencias.

El stock activo es aquel que se constituye para hacer frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes. Éste alcanza su valor máximo cuando llega al almacén de la empresa el pedido formulado a los proveedores. A este tipo también se le denomina stock normal, cíclico o de trabajo.

Stock sobrante. Comprende todos los artículos en buen estado que dejan de necesitarse y hay que darles salida bien sea utilizándolos en cualquier otro menester, si es posible, o bien devolviéndolos al proveedor, o vendiéndolos cuando si presente la ocasión adecuada. Estos artículos han de estar muy a la vista en el almacén para que no queden en el olvido.

Los stocks especulativos o de anticipación, son aquellos que encuentran su justificación en la necesidad de aprovisionarse en el único momento en que las materias se encuentran disponibles; puede tratarse de artículos de producción estacional o periódica. O también que sea conveniente aprovisionarse en el momento en que los precios del artículo son más bajos para así especular con ellos,


vendiéndolos cuando los precios son más altos, o proceder a su utilización en períodos posteriores, cuando el aprovisionamiento sería más costoso.

Stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias.

El nivel de stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido. El stock medio es la medida aritmética de ambos extremos, para un solo plazo de aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacén).

Pedidos en cantidades fijas y fechas fijas . Si las salidas de almacén son regulares a lo largo del tiempo y los plazos de aprovisionamiento son iguales, para calcular el stock medio bastará con hallar la media aritmética simple del máximo y del mínimo de un solo plazo de aprovisionamiento, pues, por deducción de las consideraciones apuntadas anteriormente, todos los plazos de aprovisionamiento, al presentar uniformidad total, suponen un stock medio de idéntica cuantía.

También apuntamos que, como todos los elementos que intervienen en la gestión son totalmente cuantificables, no se hace necesario mantener un stock de protección, lo que implica que el stock medio será igual al volumen del lote a pedir, Q, partido por dos:

Como se muestra en la figura 7.1. esta situación la podemos expresar gráficamente.

FIGURA 7.1. Pedidos en cantidades fijas y fechas fijas

Pedidos en cantidades fijas y fechas variables . Si analizamos el caso en que los aprovisionamientos sean instantáneos, es decir, plazo de entrega nulo, el stock medio será también Q/2, ya que los niveles máximos de existencias son todos iguales a la cantidad a pedir y los stocks mínimos serán cero. Esto se puede demostrar también gráficamente (figura 7.2.).


FIGURA 7.2. Pedidos en cantidades fijas y fechas variables

En la figura vemos cómo los niveles de existencias por encima del stock medio, triángulos azules con la letra A, se compensan con los niveles de existencias inferiores a la media, triángulos rojos con la letra B.

Los triángulos A son iguales a los B en cada plazo de aprovisionamiento, ya que ambos son triangulares, por tener un ángulo recto, ocasionado por la llegada de un pedido que aumenta de forma instantánea el nivel de existencias en almacén. Además, los triángulos A y B tienen dos ángulos iguales además del recto, por ser alternos internos. Y por último, tienen un lado igual, ya que partimos de la hipótesis de que el stock medio es Q/2, luego la recta de stock medio pasa por el punto medio de la recta Q tanto para A como para B.

Pedidos en cantidades variables y fecha fija . Si los pedidos se hacen por cantidades variables pero siempre con la misma frecuencia, o sea, que los plazos de aprovisionamiento son iguales, nos encontraremos con distintos niveles máximos de existencias en almacén, y, si la demanda es aleatoria, con distintos niveles mínimos (figura 7.3.).

FIGURA 7.3. Pedidos en cantidades variables y fechas fijas

Éste es un caso en que los stocks medios de cada plazo de aprovisionamiento son distintos, aunque como permanecen todos durante el mismo tiempo en almacén, bastará con calcular una media aritmética simple para cuantificar el stock medio global.

De forma matemática vendrá expresado de la siguiente forma:


Donde "ai" son los niveles máximos de existencias, "b i" los niveles mínimos de existencias, y "n" son el número de plazos de aprovisionamiento comprendidos en el tiempo al cual referimos el stock medio.

5.3. CONTROL DE INVENTARIOS POR EL MÉTODO ABC.

Hasta el momento hemos puesto de manifiesto la necesidad de que las empresas lleven algún tipo de control de sus inventarios. Pero un control riguroso de todas las existencias de almacén sería antieconómico para éstas, por lo que es necesario determinar qué control requiere cada una de ellas.

En los almacenes de cualquier empresa, sea cual sea su actividad, es muy frecuente encontrar un número bastante elevado de artículos distintos con características diferentes. De todas estas características, la clasificación de los stocks por su valor monetario, permitirá determinar la rigurosidad adecuada, que se empleará sobre el control de cada tipo de existencias. Los artículos existentes en un almacén pueden representar distinto valor debido a su precio de compra o fabricación, o bien por la cantidad utilizada de dicho producto, o por la utilidad que representa para el funcionamiento de la empresa.

Será necesario prestar mayor atención y afinar más en la gestión en lo referente a la aplicación de métodos que, aunque sean más complejos a la hora de ser aplicados, sin embargo, supongan una mayor exactitud en los resultados, con márgenes mínimos de error de aquellos artículos que por su precio de compra o adquisición representen un porcentaje elevado de inversión en existencias.

Para decidir sobre el grado de control a prestar a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al método ABC. Este método consiste en dividir las existencias totales en tres grupos: A, B y C, incluyendo en el grupo A los artículos que, aunque representan un porcentaje más pequeño en unidades físicas respecto al total de artículos en existencias, sin embargo, suponen la mayor parte del capital inmovilizado en stock, en el grupo B los de segundo orden en valor, y en el grupo C, por último, incluyen al resto de artículos de tercer orden en importancia.

A este procedimiento de clasificación lo han denominado "método ABC" pero podría considerarse más adecuado denominarlo como procedimiento de clasificación alfabético, en orden a su valor de importancia. No tienen por qué ser sólo tres los grupos, y no sólo es el valor monetario inmovilizado que suponen lo que merece una mayor atención en su gestión y un mayor control de la misma, sino también el uso que se haga de los mismos y los beneficios y utilidad que representen dichos stocks para la empresa.

FIGURA 7.4. El método ABC de control de inventarios


A partir de esa clasificación de los productos en las tres categorías, la empresa puede decidir sobre casos particulares cuyos inventarios requieren una atención especial (productos que proporcionan imagen a la empresa independientemente de su valor, productos complementarios de otros productos de mayor valor, etc.). En definitiva, el método ABC representa una forma de ordenación de los productos que la empresa almacena y constituye el punto de partida para establecer el grado de control para los distintos tipos de artículos.

5.4. PUNTO DE PEDIDO Y STOCK DE SEGURIDAD.

Como ya hemos visto, la actividad de almacenar existencias, en muchos casos, viene motivada por el hecho de que los aprovisionamientos no suelen ser instantáneos. Es normal que medie un tiempo inevitable entre el momento en que se hace un pedido y el instante en que las existencias correspondientes a dicho pedido llegan al almacén.

Por ello se ha de hacer el pedido cuando las existencias en almacén sean suficientes para atender la demanda durante este plazo de reposición. Al nivel de existencias que define este instante en que se ha de hacer el pedido lo llamamos punto de pedido.

Si no conocemos con exactitud el volumen de salidas esperadas durante dicho tiempo, y pretendemos evitar la eventualidad de quedarnos sin existencias, el volumen del punto de pedido comprenderá el stock normal necesario durante el plazo de entrega, más un cierto volumen de existencias en concepto de stock de seguridad.

La determinación del punto de pedido es un tanto importante, ya que de su acierto o no depende la buena marcha de la gestión de stocks. Si este punto se calcula por exceso, la empresa puede incurrir en unos costes de inmovilización en existencias innecesarios, y si se calcula por defecto, demasiado reducido, dará lugar a costes de ruptura.

Para calcular este punto de pedido podemos basarnos en estadísticas anteriores, si existen. También hemos de tener en cuenta a la hora de estimar la demanda, no sólo las estadísticas anteriores, sino también los cambios futuros previsibles.

Teniendo en cuenta la distribución de la demanda según la época del año, el plazo de reposición y el plazo de entrega calcularemos el punto de pedido ideal. Para cuantificar el stock de seguridad restaremos al punto de pedido la demanda media durante el plazo de entrega:

Dicho de otra manera, calcularemos el punto de pedido sumando el stock de seguridad a la demanda media durante el plazo de entrega.

5.5. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS EN ANATOMÍA PATOLÓGICA

Los reactivos y productos sanitarios siguientes se utilizan en Anatomía Patológica con fines diagnósticos y de investigación:

a. Reactivos

b. Material de laboratorio

c. Instrumental para disección

d. Equipos e instalaciones:


- Balanzas

- Cámaras frigoríficas para cadáveres

- Citocentrífuga

- Estación de inclusión en parafina

- Mesa de autopsias

- Microtomos

- Microscopios

- Sierra para cráneo

- Sierra para huesos

- Procesador de tejidos

e. Accesorios para los distintos equipos, como moldes y casetes para inclusión, accesorios para la citocentrífuga, cuchillas desechables para microtomos,...

El almacén de reactivos necesita una gestión de existencias continua por parte del Técnico:

Es un almacén semiabierto, ya que acceden a él todos los Técnicos de Anatomía Patológica y Citología y a veces el personal facultativo u otro tipo de personal (exclusivamente del Servicio de Anatomía Patológica).

Las normas de funcionamiento recomendables son las de un almacén cerrado, ya que toda persona que haga uso del mismo debe registrar en las fichas de almacén los movimientos realizados, o comunicarlo al supervisor/a o a la persona responsable de hacerlo.

Es importante el seguimiento minucioso de todos y cada uno de los reactivos ya que el fallo de existencias en uno cualquiera de ellos puede suponer un grave daño en el diagnóstico en un momento dado. Por ejemplo la falta de fijador haría que no se pudiera diagnosticar ninguna biopsia ni pieza quirúrgica.

Podemos predecir con bastante fiabilidad el punto de pedido ideal, basándonos en la observación del ritmo de consumo y del tiempo que tarda el proveedor en suministrar determinado producto o reactivo. Debemos respetar rigurosamente el depósito de seguridad recomendado en cada caso.

Realizaremos inventarios periódicos de las existencias de:

a. Equipos

b. Instrumental de disección

c. Material de laboratorio

d. Accesorios para equipos

En estos dos últimos es importante revisar con frecuencia para evitar fallos en las existencias.

El inventario de reactivos debe ser permanente.

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