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怎样拯救我们的怎样拯救我们的“脑”“脑”
分享者： @ 沉默 Echo
今天围绕三个部分交流
怎样改进
为什么做
为什么要管好电脑文件？
工欲善其事
必先利其器
＠平凡不美
老板老板
这些悲催的情况有木有？
电话的一端电话的一端客户客户要的要的资料资料怎么也找不到？怎么也找不到？
应聘人来了，收到的应聘人来了，收到的面试简历面试简历在茫茫的文件中分不清！在茫茫的文件中分不清！
站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！
＠平凡不美电脑文件最容易乱的地方在哪里？
我的文档MyDocument
有木有？
系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings**
个人下载目录X:Downloads
有木有？
桌面Desktop
有木有？
＠平凡不美文件管理的真谛
• 在于在于文件方便文件方便、、快速提取快速提取
• 科学地分类 科学地分类 和和 规范化命名规范化命名是文件是文件
管理的管理的精髓精髓所在所在
＠平凡不美电子文件三要素
文件存放路径 电子文件分类文件怎样存放才好 怎样快速找到文件
文件保存属性
电子文件
文件文件文件文件文件文件文件文件文件
＠平凡不美要素之一：文件存放路径
• 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶，
• 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间
• 某一个文件所在的地方：分区 \ 文件夹 \ 子文件夹 \ 文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
＠平凡不美要素之二：文件保存属性
存档 只读 隐藏能看的！
能改的！
只能看！
不能改！
防修改！
一般你看不到
设置了才能看
可防错误删除
文件类型 格式 格式特征
纯文本文件TXT 格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文
本编辑工具阅读、数据占用字节数少。
XML 格式
遵循 XML 技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。
版式文件
PDF 格式遵循 ISO/DIS 19005 《文件管理 电子文件长期保存格式 第 1 部分
PDF1.4 的使用 (PDF/A-1) 》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。
CEB 格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
SEP 格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式 1
文件类型 格式 格式特征
格式化文本文件
RTF 格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。
WPS 格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。
图像文件
TIFF 格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。
JPEG 格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。
GIF 格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。
PNG 格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式 2
文件类型 格式 格式特征
音频文件
WAV 格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换
MP3 格式遵循 GB/T 17191-1997 《信息技术 具有 1.5Mbit/s 数据传输率
的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
WMA 格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
视频文件
AVI 格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。
MOV 格式 格式紧凑、易于转换。
MPEG 格式遵循 GB/T 17191-1997 《信息技术 具有 1.5Mbit/s 数据传输率
的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式 3
如何去做
怎样改进
为什么做
＠平凡不美电脑文件的“ 5S” 管理
整理 (Seiri) 、整顿 (Seiton) 、清扫 (Seiso) 、清洁 (Seiketsu) 、素养(Shitsuke)
＠平凡不美整理 Seiri1S
盘符固定化
整理三要点
结构科学化
存放目视化
目标：
把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。
＠平凡不美整理 Seiri—— 盘符固定化1S
C:D:E:F: 四个盘符标准规划为：
操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘
本地磁盘 (C:) 本地磁盘 (D:) 本地磁盘 (F:)本地磁盘 (E:)
计算机
盘符固定化
整理三要点
存放目视化
结构科学化
＠平凡不美整理 Seiri—— 结构科学化1S
适合的文件夹( 科学地分类 )
适中的层级数( 结构的深度 )
盘符固定化
整理三要点
存放目视化
结构科学化
工具软件
精选 PPT
参考文件
项目文件
常用软件
控制文件夹与文件的数目
50-100 个项目管理
01-MyFiles-RS
02-MyFiles-YW
提交文件
……03-MyFiles-LA
10-MyFiles-BB
调研文件
工作安排
终端支持
会议管理
人事管理
财务管理
商品管理
培训管理
……
＠平凡不美整理 Seiri—— 存放目视化1S
盘符固定化
整理三要点
存放目视化
结构科学化
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
文件夹名＝ 2 位数字 + “ -” + 文件夹名”
如：“ 01- 常用软件”、“ 02 - 系统软件”……。
文件名 ＝ 2 位数字 + “ -” + 文件名
如：“ 01- 演讲比赛”、“ 02 – 培训课件”……。这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“ 20070801 演讲比赛”、“ 20070910 嵩山秋景”
规范化地命名文件夹和文件
＠平凡不美
定期清除和归档
清扫 Seiso3S
2 、定期清扫垃圾
1 、定期归档文件
• 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是 QQ 广告
• 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的 QQ 好友的 QQ 秀文件夹，可以放
心删除
• 装目录 \programfiles\tencent\QQ\flashshow 2 这是你的 QQ 好友的 QQ 秀文件夹，可以放心
删除
• 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache 这里面的空间音乐的临时文件夹
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
• 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档
将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
＠平凡不美
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
结构•建立完善的
文件结构
命名•规范化地命
名文件夹
归档•周期性地将
文件归档
11 22 33
清洁 Seiketsu4S
软件
清洁 Seiketsu4S
2 、安装软件
1 、下载软件
• 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。• 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。
• 下载时，把软件存放在规划好的位置中；
资料
2 、归档资料
1 、下载资料
• 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类
文件夹中（注意区分已完成和未完成的）
没有用的果断删除。
培养每天清洁的良好习惯？
• 下载的各种资料放在临时文件夹；
总结思想
清理环境
整理电脑
管理工作
电脑的空间因整理变大！
思想的空间因总结变扩！
生活的空间因清理变宽！
素养 Shitsuke5S
理
＠平凡不美
素养清洁整理 整顿 清扫
小结：电脑文件管理的” 5S”
文件架构建
区别文件分
区别文件分
定期归档归
每日整理整
效果不错推
效果不错推
如何去做
怎样改进
为什么做
＠平凡不美Skill 1 ：发挥我的文档作用1S
• 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存 /打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。• 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。
我 的 文 档
＠平凡不美Skill 2 ：发挥快捷方式的便利2S
• 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放
置到你经常停留的地方。•当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。
＠平凡不美Skill 3 ：注意区分要处理的和已完成的
3S
• 当你看到一些 PPT达人的分享时，
可
以下载到一个临时的“ temp” 文
件
夹中。
• 待有空时，仔细阅看“ temp”中
的
PPT ，对于值得收藏的作品，可以
按人名或分类地存放在文件夹中
• 及时地处理过期的文件，存放该保
留
的，删除不需要的，是一个好习惯。
科学的电脑文件管理带来什么
＠平凡不美
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
看，这就是我要找的文件！•访问快捷•清晰导航
科学的电脑文件管理
贵在坚持：人总是相信自己的记忆
人总是很难坚持好习惯
最大的问题是：
＠平凡不美
光说不练假
永远是又会说又会练的
把式实践者把式真
分享与实践
说 明：
11 本 PPT模仿@秋叶语录的作品而成
22 本 PPT属个人学习之作，切勿用于商业用途
33 欢迎交流、分享
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