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A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO

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Seus principais stakeholders não estão satisfeitos com o Risks Report do seu projeto, e você não sabe como estabelecer uma comunicação equilibrada? O objetivo desta palestra é mostrar os benefícios de estabelecer uma comunicação clara e honesta sobre os riscos dos projetos e/ou programas. Quebrar paradigmas de que os riscos não devem ser apresentados ao sponsor para evitar conflitos. Conhecer seus stakeholders para obter os resultados esperados da comunicação e, principalmente, obter o comprometimento de cada um. Palestrante: Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP É Administradora de Empresas, pós-graduada em Telecomunicações e em Gestão de Projetos, com larga experiência em empresas de grande porte como Citibank, Bolsa de Valores de São Paulo, Caixa Econômica Federal, Banespa/Santander. Mais de 15 anos de experiência como Gerente de Projetos, é especialista em Gerenciamento de Riscos. Ministrou Gestão de Riscos em cursos preparatórios para alunos da FGV, e para Pós graduação da FAE, em Curitiba. Estes slides foram apresentados no Webinar gratuito realizado pelo PMI São Paulo em 28-01-2014.

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  • 1. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasA COMUNICAO EM GESTO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTMICO Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP

2. Gerenciando incertezas Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas 3. Como identificar os riscos dos projetos... Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas 4. Ttulo benefcios de gerenciar riscos? Quais osdo Slide Mximo de 2 linhas por crise, preparando para lidar Minimizar o gerenciamento com a incerteza; Minimizar a ocorrncia de surpresas e problemas; Diminuir varincias do projeto como um todo; Aumentar as chances de sucesso do projeto; Identificar fatores que podero impactar de alguma maneira, os objetivos do escopo, custo, prazo e qualidade do projeto; Riscos que a organizao pode correr devido s caractersticas do produto.4 5. Ttulo do Slide Princpios da gesto de riscos Mximo de 2 linhas International Standard ISO 31000 2009 ... crie valor ... seja parte integrante dos processos gerenciais ... seja base para tomada de deciso ... incertezas endereadas de forma explcita ... gesto sistemtica, estruturada e oportuna ... baseada na melhor informao disponvel ... feita sob medida para cada projeto ... leva em considerao fatores humanos e culturais ... seja dinmica, iterativa e aberta a mudanas ... seja transparente e inclusiva ... facilite a melhoria contnua e o crescimento da organizao 6. Ttulo do Slide Construindo credibilidade Mximo de 2 linhasIterao Informao de alta qualidade Definies acordadas Abordagem acordada 7. Ttulo do Slide Porque projetos falham... Mximo de 2 linhas Falha dos lderes; Planejamento inadequado de projetos, portfolio e programas; Falta de padronizao e integrao de processos; Falta de mtricas de desempenho; Falha nos processos de controle e melhoria contnua; Falta de compromisso com o gerenciamento de projetos; Falta de priorizao de projetos e seu alinhamento com a estratgia organizacional; Alocao inadequada de recursos a projetos. 8. Ttulo do Slide Nveis de maturidade Mximo de 2 linhasGarante o comprometimento da alta gerncia; Vantagens competitivas gerindo incertezas Usa tcnicas de auditoria; Aproveita as oportunidadesPerda do momento resulta em perda de qualidade na utilizao dos processos; Perda de confiana nos processos; Level 2 InitialLevel 1 Ad HocLevel 4 ManagedLevel 3 RepeatableInconsistncia na aplicao; Resultados inconsistentes; Depende de um nico expert; Desapontamento e frustrao.Falta entendimento claro dos processos; No h um conceito claro sobre benefcios; Falta expertise na organizao 9. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasCOMO FEITO? 10. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas 11. preciso mudar... Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasA mudana cultural que a Gesto de Riscos requer, passa por quebra de paradigmas, pela conscientizao de que no se perde tempo fazendo Gesto de Riscos e sim, se investe tempo em aes pr ativas, minimizando o desgaste para corrigir um problema j ocorrido. 12. PROCESSOS Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasPLANEJARMONITORAR E CONTROLARIDENTIFICARELABORAR PLANO DE RESPOSTASQUALIFICAR QUANTIFICARAdm. Marlene carnevali, PMP, PMI-RMP 13. Processo contnuo de gerenciamento de Ttulo do Slide riscos (pdca) Mximo de 2 linhas Reavalia os riscos atravs do processo de Identificao Se no houver novos eventos significativos, continua no Plano existenteMonitora e controle os riscosACTPLANA partir do Plano de respostas aos RiscosIntegra todas as aes ao Plano do ProjetoCHECKDO Aplica o Plano do Projeto incluindo as aes relativas aos riscos 14. Ttulo do Slide Fatores crticos de sucesso Mximo de 2 linhas Gesto do valor do Risco; Integrao com a Gesto do Projeto; Responsabilidade e comprometimento individual; Comunicao aberta e honesta; Comprometimento organizacional; Esforo canalizado para o projeto;14 15. PARADIGMAS DA GESTO DO RISCO Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas PlanejamentoMonitorao eIdentificaoControleAnliseAdm. Marlene carnevali, PMP, PMI-RMP 16. Comunicao Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas 17. Comunicar sempre! Ttulo do Slide Buscar a de 2 linhas Mximo aplicabilidadedos seis processos do Gerenciamento de Riscos Planejamento; Identificao; Anlise Qualitativa; Anlise Quantitativa; Plano de Respostas e; Monitorao e Controle sem dvida, uma boa prtica. Ganham os projetos e organizaes e os clientes.ganhamaindamaisasEntretanto, uma das principais prticas tem sido negligenciada, quer nas organizaes, quer na sociedade, quer na vida pessoal - a Comunicao - que muito mais abrangente do que emitir e receber mensagens. 18. Comunicao Ttulo do Slideeficaz Mximo de 2 linhas Conhecer quem so os receptores; O que eles faro com a informao enviada; Qual o melhor momento para tal e, principalmente, qual o resultado que se espera alcanar com essa comunicao. Sim, preciso ter foco no resultado. A Comunicao mais uma tcnica que, se bem aplicada, estabelece o caminho feliz para chegar aos objetivos do projeto, que fazem parte da estratgia da organizao. 19. Em que escala a comunicao deve fluir? Ttulo do Slide Essa uma de 2 linhas Mximo questo que deve ser tratada com muito tato. preciso considerar no Plano de Gesto da Comunicao dos riscos, o nvel de tolerncia a riscos, o grau de responsabilidade que cada indivduo envolvido no projeto tem pelos riscos, a alada necessria para tomada de decises estratgicas para o projeto e consequentemente para a organizao. Mas, para poder ter uma viso mais ampla da integrao da Gesto de Riscos com a organizao e comunic-la de forma eficaz, olhando a organizao e no somente o projeto, preciso, depois de estabelecidas as partes envolvidas, integr-las e passar a ver o todo. 20. Direcionando a Ttulo do Slide comunicao Mximo de 2 linhasPara direcionar a comunicao de forma adequada, vamos voltar para o mapeamento dos stakeholders, onde se identifica qual a tolerncia a riscos. E tolerncia a riscos no significa se a pessoa gosta ou no de falar em riscos, o quanto a pessoa ser afetada pelo evento e se tem capacidade para lidar com situaes de risco. Imagine um alto executivo que no tem conhecimento de que o produto de um dos seus projetos estratgicos tem um alto grau de exposio a riscos que afetem a marca da organizao ou ento que podem gerar uma infinidade de aes judiciais, por parte de clientes. 21. Planejando a comunicao Ttulo do Slide Mximo de comunicao Canais de 2 linhas n (n-1)/2, onde n = nmero de partes interessadas. Exemplo onde h 9 partes interessadas: 9(9-1)/2 = 36. Esse resultado estabelece o limite de quem se comunica com quem. Matriz de Comunicao Estabelece o que, para quem, como e quando. Evitando dessa forma que informaes sejam divulgadas indevidamente, causando conflito no projeto. 22. As melhores prticas para comunicar Ttulo do Slide Envolver stakeholders e Mximo de 2 linhas comprometer os responsveis pelas aes planejadas;Promover um claro entendimento sobre riscos e informar alternativas dentre as restries do projeto; Eliminar barreiras. um fator crtico de sucesso para o Gerenciamento de Riscos. O Plano de Gerenciamento da Comunicao do Projeto precisa ser incorporado no Plano de Gerenciamento de Riscos. 23. Tipos de comunicao Ttulo do Slide A comunicao formal deve ter lugar de destaque na Mximo de 2entretanto, para que esta seja objetiva e linhas Gesto de Riscos, eficaz, preciso todo um processo prvio de comunicao. As reunies so extremamente importantes para nivelamento de entendimentos e comprometimento dos envolvidos. preciso que todos validem a Matriz de Comunicao e concordem com a forma como ser feita a comunicao formal. Ser motivo de conflito, comunicao escrita divulgada sem antes ter sido acordada com os interessados. E isso vale para qualquer situao, no somente em Gesto de Riscos. 24. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas 25. Principais Slide Ttulo do barreiras Mximo de 2S toma ao e comunica depois de ocorrido o evento. linhas Bombeiro No me fale sobre seu problemaNo me traga problemas e sim soluesDerruba mensageiroPessoas so punidas por trazerem informao desagradvel.Diferenas de valoresPessoas que avaliam e comparam informaes de acordo com seus prprios valoresAgenda ocultaPessoas escondem certos fatos e promovem apenas aqueles baseados no atingimento de suas metasDesconfianaPessoas que no confiam nas outras podem reduzir ou destruir a credibilidade das informaes de riscos. 26. Capacitar para comunicar Ttulo do Slide A alta gerncia exerce um papel significativo na criao e manuteno Mximo de 2 linhas do ambiente e da cultura da comunicao, especialmente de riscos. Definindo claramente papis e responsabilidades: - Papis definidos ajudam a identificar fontes de informao na organizao e a criar processos para tratar os riscos.Tornando visveis as decises e aes relativas aos riscos: - Motiva a equipe do projeto a ser proativa e ajuda a institucionalizar prticas de gesto de riscos.Sendo um modelo - Lderes de projeto devem ser exemplo para a equipe do projeto. 27. Ttulo do Slide Comunicao de sucesso Mximo de 2 linhas Equilibrada e honesta; Foco em ocorrncias especficas; Foco no que audincia realmente sabe; Apropriada para a audincia; Riscos contextualizados adequadamente; Dados confiveis; Hierarquicamente organizada; Trata as ocorrncias de forma verdadeira e fidedigna. 28. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasO PENSAMENTO SISTMICO A QUINTA DISCIPLINA DE PETER SENGE 29. O que a Quinta Ttulo do Slide Disciplina? Mximo de 2 linhasPara melhor entender o contexto desse modelo, vamos entender quais so as cinco disciplinas de que trata Peter Senge. 30. O pensamento Ttulo do Slide sistmico e a quinta disciplina Mximo de 2 linhas Individual AspiraoColetivoDomnio PessoalViso CompartilhadaReflexo e conversao Modelos MentaisConceituaoAprendizagem em GrupoPensamento Sistmico 31. Do pensamento Ttulo do Slide analtico ao pensamento sistmico Mximo de 2 linhas O pensamento analtico d o tom na Gesto de Riscos. O uso da WBS, da RBS, o uso de Diagramas de Causa e Efeito, e outros modelos matemticos e estatsticos como tcnicas e ferramentas que suportam os processos de Gesto de Riscos, teis para o entendimento das partes que compem o processo iterativo (no confundir com interativo) de Gesto de Riscos, nos remete ao pensamento mecanicista e nos induz a dar nfase nas partes, limitando nossa viso do todo. Entretanto, a viso do todo de suma importncia para a Gesto de Riscos. Observe os prximos desenhos e veja a interao da Gesto de Riscos com as demais reas de conhecimento. Sem essa viso, a comunicao de riscos tambm ser ineficaz. 32. Fundamentos do gerenciamento contnuo de Ttulo do Slide riscos e o Pensamento Sistmico Fonte: S.E.I. Mximo de 2 linhas VISO DE FUTUROTrabalho em equipe 33. a pura representao do Pensamento Sistmico, sem o qual, no se faz Gesto de Riscos, se finge fazer. Ttulo do SlideMximo de 2 linhas 34. Mudar a Slide Ttulo docultura preciso... Mximo de 2 linhasConsiderando que mudanas se fazem pela aprendizagem, tanto individual quanto coletiva, e considerando ainda que as organizaes so compostas por pessoas, se faz necessrio rever modelos mentais dos tomadores de deciso para que se caminhe para aprendizagem em grupo. As organizaes que aprendem, ou seja, organizaes inteligentes desenvolvem habilidades coletivas que do maior flexibilidade e agilidade nos processos e, principalmente, nos projetos, mudando assim a forma de encarar o Gerenciamento de Riscos. 35. A empresa que Ttulo do Slide aprende... Mximo de 2 linhas Assim, a empresa que aprende aprende tambm a se posicionar perante o risco, tomando atitudes que reduzem as incertezas e potencializam as oportunidades. Vende melhor a ideia aos seus Lderes de projetos e elimina a resistncia Gesto de Riscos. 36. A deciso tem Ttulo do Slide que ser Top Down Mximo de 2 linhas Se no partir da organizao a deciso de fazer Gesto de Riscos, o Gerente de Projetos, sozinho, no conseguir levar adiante a tarefa de trabalhar incertezas e explorar as oportunidades. Ser uma voz no deserto vivendo a primeira disciplina: Domnio Pessoal. Ele tem capacidade e domina o assunto mas no tem apoio e encontra resistncia da alta gerncia. Busca em vo uma Viso Compartilhada. 37. E qual Slide Ttulo doo papel do Gerente de Projetos? Mximo de 2 linhas O Gerente de Projetos deve mapear os Modelos Mentais da organizao, para trabalhar uma mudana direcionada para a Gesto de Riscos. Cabe destacar que as mudanas so lentas, que trazem resistncia principalmente as mudanas de modelos mentais porque significam quebra de paradigmas e poucas pessoas aceitam abrir mo de seus paradigmas. A menos que a organizao j tenha disseminado essa cultura e esteja praticando a quarta disciplina que a Aprendizagem em Grupo. A partir da, caminhar para o Pensamento Sistmico passa a ser quase que natural. No h como retroceder. Desta forma, a implementao definitiva de modelos de Gesto de Riscos, passa obrigatoriamente pelas cinco disciplinas! 38. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhasObrigada pela participao de todos e pela oportunidade de compartilhar meus conhecimentos, resultado de muito estudo e prtica diria em Gerenciamento de Riscos. 39. Ttulo do Slide Mximo de 2 linhas Servios e Contato Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP scia diretora da Carnevali Consultoria Ltda., fundada em 1998. Alm de consultoria e treinamento, disponibiliza EAD em Gerenciamento de Riscos, capacitando profissionais e preparando para a certificao PMI-RMP.