A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO

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A COMUNICAÇÃO EM GESTÃO DE RISCOS E OS PARADIGMAS DO PENSAMENTO SISTÊMICO

Adm. Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP


Gerenciando incertezas


Como identificar os riscos dos projetos...


Quais os benefícios de gerenciar riscos?

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� Minimizar o gerenciamento por crise, preparando para lidar com a incerteza;

� Minimizar a ocorrência de surpresas e problemas;

� Diminuir variâncias do projeto como um todo;

� Aumentar as chances de sucesso do projeto;

� Identificar fatores que poderão impactar de alguma maneira, os objetivos do escopo, custo, prazo e qualidade do projeto;

� Riscos que a organização pode correr devido às características do produto.

Título do SlideMáximo de 2 linhasInternational Standard ISO 31000

2009

• ... crie valor • ... seja parte integrante dos processos gerenciais• ... seja base para tomada de decisão• ... incertezas endereçadas de forma explícita• ... gestão sistemática, estruturada e oportuna• ... baseada na melhor informação disponível• ... feita sob medida para cada projeto• ... leva em consideração fatores humanos e culturais• ... seja dinâmica, iterativa e aberta a mudanças• ... seja transparente e inclusiva• ... facilite a melhoria contínua e o crescimento da organização

Princípios da gestão de riscos


Construindo credibilidade

Informação de

alta qualidade

Definições acordadas

Abordagem acordada

Iteração


� Falha dos líderes;� Planejamento inadequado de projetos, portfolio e

programas; � Falta de padronização e integração de processos; � Falta de métricas de desempenho; � Falha nos processos de controle e melhoria contínua;� Falta de compromisso com o gerenciamento de projetos; � Falta de priorização de projetos e seu alinhamento

com a estratégia organizacional; � Alocação inadequada de recursos a projetos.

Porque projetos falham...


Level 4

Managed

Level 3

Repeatable

Level 1

Ad Hoc

Level 2

Initial

Falta entendimento claro dos processos;Não há um conceito claro sobre benefícios;Falta expertise na organização

Inconsistência na aplicação;Resultados inconsistentes;Depende de um único expert;Desapontamento e frustração.

Garante o comprometimento da alta gerência;Vantagens competitivas gerindo incertezasUsa técnicas de auditoria;Aproveita as oportunidades

Perda do momento resulta em perda dequalidade na utilização dos processos;Perda de confiança nos processos;

Níveis de maturidade


COMO É FEITO?


Título do SlideMáximo de 2 linhasÉ preciso mudar...

A mudança cultural que a Gestão de Riscos requer, passapor quebra de paradigmas, pela conscientização de quenão se “perde tempo” fazendo Gestão de Riscos e sim, seinveste tempo em ações pró ativas, minimizando odesgaste para corrigir um problema já ocorrido.


PLANEJAR

IDENTIFICAR

QUALIFICAR

QUANTIFICAR

ELABORAR PLANO DE

RESPOSTAS

MONITORAR E

CONTROLAR

©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®

PROCESSOS


Processo contínuo de gerenciamento de riscos (pdca)

PLAN

DOCHECK

ACTReavalia os riscos

através do

processo de

Identificação

Se não houver

novos eventos

significativos,

continua no Plano

existente

A partir do Plano

de respostas aos

Riscos

Integra todas as

ações ao Plano

do Projeto

Aplica o Plano do

Projeto incluindo as

ações relativas aos

riscos

Monitora e

controle os riscos


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Fatores críticos de sucesso

� Gestão do valor do Risco;

� Integração com a Gestão do Projeto;

� Responsabilidade e comprometimento individual;

� Comunicação aberta e honesta ;

� Comprometimento organizacional;

� Esforço canalizado para o projeto;


©Adm. Marlene carnevali, PMP®, PMI-RMP®

PARADIGMAS DA GESTÃO DO RISCO

Planejamento

Identificação

Análise

Monitoração e

Controle

Título do SlideMáximo de 2 linhasComunicação

Título do SlideMáximo de 2 linhasComunicar sempre!Buscar a aplicabilidade dos seis processos doGerenciamento de Riscos – Planejamento; Identificação;Análise Qualitativa; Análise Quantitativa; Plano deRespostas e; Monitoração e Controle é sem dúvida, umaboa prática.

Ganham os projetos e ganham ainda mais asorganizações e os clientes.

Entretanto, uma das principais práticas tem sidonegligenciada, quer nas organizações, quer na sociedade,quer na vida pessoal - a Comunicação - que é muito maisabrangente do que emitir e receber mensagens.

Título do SlideMáximo de 2 linhasComunicação eficaz

� Conhecer quem são os receptores; � O que eles farão com a informação enviada; � Qual é o melhor momento para tal e, principalmente,

qual o resultado que se espera alcançar com essa comunicação. Sim, é preciso ter foco no resultado.

A Comunicação é mais uma técnica que, se bemaplicada, estabelece o caminho feliz para chegar aosobjetivos do projeto, que fazem parte da estratégia daorganização.


Em que escala a comunicação deve fluir?Essa é uma questão que deve ser tratada com muito tato.É preciso considerar no Plano de Gestão da Comunicaçãodos riscos, o nível de tolerância a riscos, o grau deresponsabilidade que cada indivíduo envolvido no projetotem pelos riscos, a alçada necessária para tomada dedecisões estratégicas para o projeto e consequentementepara a organização.

Mas, para poder ter uma visão mais ampla da integraçãoda Gestão de Riscos com a organização e comunicá-la deforma eficaz, olhando a organização e não somente oprojeto, é preciso, depois de estabelecidas as partes

envolvidas, integrá-las e passar a ver o todo.

Título do SlideMáximo de 2 linhasDirecionando a comunicação

Para direcionar a comunicação de forma adequada, vamos voltar para o mapeamento dos stakeholders, onde se identifica qual é a tolerância a riscos. E tolerância a riscos não significa se a pessoa gosta ou não de falar em riscos, é o quanto a pessoa será afetada pelo evento e se tem capacidade para lidar com situações de risco.

Imagine um alto executivo que não tem conhecimento de que o produto de um dos seus projetos estratégicos tem um alto grau de exposição a riscos que afetem a marca da organização ou então que podem gerar uma infinidade de ações judiciais, por parte de clientes.

Título do SlideMáximo de 2 linhasPlanejando a comunicação

� Canais de comunicação

n (n-1)/2, onden = número de partes interessadas. Exemplo onde há 9 partes interessadas:9(9-1)/2 = 36. Esse resultado estabelece o limite de quem se comunica com quem.

� Matriz de Comunicação

Estabelece “o que”, “para quem”, “como” e “quando”.Evitando dessa forma que informações sejam divulgadasindevidamente, causando conflito no projeto.

Título do SlideMáximo de 2 linhas� Envolver stakeholders e comprometer os

responsáveis pelas ações planejadas;

� Promover um claro entendimento sobre riscos e informar alternativas dentre as restrições do projeto;

� Eliminar barreiras.

� É um fator crítico de sucesso para oGerenciamento de Riscos.

� O Plano de Gerenciamento da Comunicação do Projeto precisa ser incorporado no Plano de Gerenciamento de Riscos.

As melhores práticas para comunicar


Tipos de comunicaçãoA comunicação formal deve ter lugar de destaque naGestão de Riscos, entretanto, para que esta seja objetiva eeficaz, é preciso todo um processo prévio de comunicação.

As reuniões são extremamente importantes paranivelamento de entendimentos e comprometimento dosenvolvidos. É preciso que todos validem a Matriz deComunicação e concordem com a forma como será feita acomunicação formal.

Será motivo de conflito, comunicação escrita divulgadasem antes ter sido acordada com os interessados. Eisso vale para qualquer situação, não somente emGestão de Riscos.



Principais barreirasSó toma ação e comunica depois de ocorrido o evento.

“Não me traga problemas e sim soluções”

Pessoas são punidas por trazerem informação

desagradável.

Pessoas que avaliam e comparam informações de

acordo com seus próprios valores

Pessoas escondem certos fatos e promovem apenas

aqueles baseados no atingimento de suas metas

Pessoas que não confiam nas outras podem reduzir ou

destruir a credibilidade das informações de riscos.

Bombeiro

Derruba mensageiro

Não me fale sobre

seu problema

Diferenças de valores

Agenda oculta

Desconfiança

Título do SlideMáximo de 2 linhasA alta gerência exerce um papel significativo na criação e manutenção

do ambiente e da cultura da comunicação, especialmente de riscos.

� Definindo claramente papéis e responsabilidades:- Papéis definidos ajudam a identificar fontes de informação na

organização e a criar processos para tratar os riscos.

� Tornando visíveis as decisões e ações relativas aos riscos:- Motiva a equipe do projeto a ser proativa e ajuda a institucionalizar

práticas de gestão de riscos.

� Sendo um modelo- Líderes de projeto devem ser exemplo para a equipe do projeto.

Capacitar para comunicar

Título do SlideMáximo de 2 linhas� Equilibrada e honesta;� Foco em ocorrências específicas;� Foco no que audiência realmente sabe;� Apropriada para a audiência;� Riscos contextualizados adequadamente;� Dados confiáveis;� Hierarquicamente organizada;� Trata as ocorrências de forma verdadeira e

fidedigna.

Comunicação de sucesso


O PENSAMENTO SISTÊMICO A QUINTA DISCIPLINA DE

PETER SENGE

Título do SlideMáximo de 2 linhasO que é a Quinta Disciplina?

Para melhor entender o contexto dessemodelo, vamos entender quais são ascinco disciplinas de que trata PeterSenge.

Título do SlideMáximo de 2 linhasO pensamento sistêmico e a quinta disciplina

Individual Coletivo

Aspiração Domínio Pessoal Visão Compartilhada

Reflexão e conversação Modelos Mentais Aprendizagem em Grupo

Conceituação Pensamento Sistêmico

Título do SlideMáximo de 2 linhasDo pensamento analítico ao pensamento sistêmico

O pensamento analítico dá o tom na Gestão de Riscos . O uso daWBS, da RBS, o uso de Diagramas de Causa e Efeito, e outrosmodelos matemáticos e estatísticos como técnicas e ferramentas quesuportam os processos de Gestão de Riscos, úteis para oentendimento das partes que compõem o processo iterativo (nãoconfundir com interativo) de Gestão de Riscos, nos remete aopensamento mecanicista e nos induz a dar ênfase nas partes ,limitando nossa visão do todo.

Entretanto, a visão do todo é de suma importância para a Gestão deRiscos. Observe os próximos desenhos e veja a interação da Gestãode Riscos com as demais áreas de conhecimento. Sem essa visão, acomunicação de riscos também será ineficaz.


Fundamentos do gerenciamento contínuo de riscos e o Pensamento Sistêmico

Fonte: S.E.I.

Trabalho em equipe

VISÃO DE FUTURO


É a pura representação do Pensamento Sistêmico, sem o qual, não se faz Gestão de Riscos, se finge fazer.


Mudar a cultura é preciso...

Considerando que mudanças se fazem pelaaprendizagem, tanto individual quanto coletiva, econsiderando ainda que as organizações são compostaspor pessoas, se faz necessário rever modelos mentais dostomadores de decisão para que se caminhe paraaprendizagem em grupo.

As “organizações que aprendem”, ou seja, organizaçõesinteligentes desenvolvem habilidades coletivas que dãomaior flexibilidade e agilidade nos processos e,principalmente, nos projetos, mudando assim a forma deencarar o Gerenciamento de Riscos.

Título do SlideMáximo de 2 linhasA “empresa que aprende”...

Assim, a “empresa que aprende” aprendetambém a se posicionar perante o risco,tomando atitudes que reduzem asincertezas e potencializam asoportunidades. “Vende” melhor a ideia aosseus Líderes de projetos e elimina aresistência à Gestão de Riscos.

Título do SlideMáximo de 2 linhasA decisão tem que ser Top Down

Se não partir da organização a decisão de fazerGestão de Riscos, o Gerente de Projetos, sozinho,não conseguirá levar adiante a tarefa de trabalharincertezas e explorar as oportunidades.

Será uma voz no deserto vivendo a primeiradisciplina: Domínio Pessoal. Ele tem capacidadee domina o assunto mas não tem apoio e encontraresistência da alta gerência. Busca em vão umaVisão Compartilhada .

Título do SlideMáximo de 2 linhasE qual é o papel do Gerente de Projetos?

O Gerente de Projetos deve mapear os Modelos Mentais daorganização, para trabalhar uma mudança direcionada para a Gestãode Riscos.Cabe destacar que as mudanças são lentas, que trazem resistênciaprincipalmente as mudanças de modelos mentais porque significamquebra de paradigmas e poucas pessoas aceitam abrir mão de seusparadigmas. A menos que a organização já tenha disseminado essacultura e esteja praticando a quarta disciplina que é a Aprendizagemem Grupo.

A partir daí, caminhar para o Pensamento Sistêmico passa a ser quaseque natural. Não há como retroceder.

Desta forma, a implementação definitiva de modelos de Gestão de Riscos, passa obrigatoriamente pelas cinco discipli nas!


Obrigada pela participação de todose pela oportunidade de compartilharmeus conhecimentos, resultado de

muito estudo e prática diária emGerenciamento de Riscos.


Serviços e ContatoMarlene Carnevali, PMP, PMI-RMP é sócia diretora daCarnevali Consultoria Ltda., fundada em 1998.Além de consultoria e treinamento, disponibiliza EAD emGerenciamento de Riscos, capacitando profissionais epreparando para a certificação PMI-RMP.

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