MİCROSOFT ACCESS 2013

Veritabanı Özellikleri

Son Belgenin Açılması

Access programında önceki sürüme ait veritabanlarını açmak istiyorsak şu adımları takip edeceğiz:Dosya menüsünden Aç komutunu verdikten sonra

En son başlığı altındaki en son çalışdığımız belgelerden istediğimizi seçebiliyoruz

Dosya Kilidi

Veritabanı dosyası ilk başta açıldığında güvenlik amaçlı tedbir alınarak “Etkin içerik devre dışı bırakılır”. Eğer ki, üzerinde değişiklik yapacaksak “İçeriği Etkinleştir” dememiz gerekli. Fakat eğer bunu dersek, kendiliğinden çalışan program parçacıkları da çalışacaktır ve güvenlik açığı da oluşturacaktır.

Veritabanına Şifre Koymak• Veritabanının belli kişilerce görülebilmesini, verilerine

erişilebilmesini veya düzenlenebilmesini istiyorsanız veritabanını şifreleyebilirsiniz. Bu şifreleme işlemi veritabanını istemediğiniz kişilerce görülmesini veya düzenlenmesini önler.

Veritabanına şifre koymak için Dosya seçeneğini seçtikten sonra Bilgi menüsünün altında “Parola ve Şifrele” seçeneğini seçiyoruz ve bize koymak istediğimiz şifreyi soruyor.

Şifrele dedikten sonra size şifrenizi ve onaylamanızı isteyecektir

Daha sonra eğer ki diyelim ki, veritabanını açmak istedik ki, o zaman bize şifre soracaktır ki.

Karşımıza ki şöyle bir iletişim kutusu gelecektir ki.

Veritabanının şifresini girdikten sonra Tamam’a basaraktan şifre doğruysa, veritabanına erişip üzerinde değişiklik yapabiliyoruz.

ŞİFREYİ KALDIRMAK Koyulan şifreyi kaldırmak için:

İlk başta parolayı kaldırmak için veritabanını özel kullanımda açmak gerekli. Bunun için Dosya sekmesinin altından Şifreyi Kaldırmak•Aç düğmesinin yanındaki oka basarak Özel Kullanımda Aç diyoruz.

•Karşımıza çıkan ve bize Veritabanı parolasını soran pencereye şifreyi giriyoruz.

1. Dosya sekmesinden Bilgi sekmesinin altında ki Veritabanı Şifresini çöz tuşuna bastıktan sonra

Bizden son olarak istenen veritabanı şifresini tekrar giriyoruz.

Ve böylece veritabanından şifreyi kaldırmış oluyoruz.

Veritabanının adını değiştirmek

• Veritabanımızın adını herhangi bir nedenden dolayı değiştirmek istediğimizde bunu Windows Gezgini üzerinden dosyayı sağ tıklayıp çıkan menüden yeniden adlandır komutunu seçip değiştirebiliriz.

Veritabanı Dosya Biçiminin BelirlenmesiBazen eski Access sürümleri ile çalışmamız gerekebilir. Eski Office sürümünde formatta bir Access ile çalışamazsınız. Ama yeni bir Office sürümünde eski sürüm bir Access ile çalışabilirsiniz.Bunu yapmak için Dosya sekmesinden Seçenekler sekmesini seçiyoruz ve karşımıza aşağıda ki gibi bir ekran çıkıyor.

VERİTABANI DOKÜMAN ÖZELLİKLERİ

Dosya sekmesine bastıktan sonra sağ tarafta Veritabanı Özelliklerini görüntüle ve düzenle seçeneğini seçtikten sonra

Karşımıza çıkan ekran, doküman özellikleridir.

Veritabanı Oluştururken Dikkat Edilecek hususlar

Veritabanımızı oluştururken, bazı hususlara dikkat etmemiz gerekir. Mesela bu veritabanını ne için kullanacağız ? Hangi verileri saklayacağız ? Bunların cevabını verdikten sonra, tablomuzu ve kolonlarımızı daha sistematik bir şekilde oluşturuyoruz.

Bunları basit bir şekilde planlamak için elbette ilk başta veritabanını oluştururken ne amaçla oluşturuyoruz bunu belirlemek önemli.

Veritabanının Amacını Belirlemek Veritabanı tasarlamada ilk adım, veri tabanının kullanım amacının ve ne

için kullanılması gerektiğini belirlemektir.

Öncelikle veri tabanını hazırlayacağınız konuda bilgi düzeyinizin yeterli olup olmadığını kontrol edin. Bilginiz yeterli değilse mutlaka konu hakkında bilgisi olan kişilerden bilgi alın. Örneğin bir bilgi işlem elemanının amortisman konusunda bilgisi olma ihtimali düşüktür. Ancak muhasebe servisinden amortisman konusunda bilgi alarak veri tabanının tasarımını gerçekleştirebilir.

İlişki kurulacak tabloları belirleyin. Eksik veya yanlış kurulan ilişkiler veri tabanınızda önemli zorluklara veya hatalara neden olacaktır.

Oluşturacağınız sorguları önceden tasarlayın. Hazırlayacağınız sorguları kullanabilir ve en anlaşılır şekilde tasarlamak işleri kolaylaştıracaktır.

Kullanacağınız formları işe başlamadan önce tasarlayın. İyi tasarlanmış formlar veri girişlerini ve verileri görüntülemede önemli kolaylıklar sağlayacaktır.

Veritabanı tasarımını belirledikten sonra veritabanında yer alacak bilgilerin listesini oluşturun. Birbirine bağlı olan verileri belirleyin. Bu aşamada ufak tefek eksiklikler olabilir, daha sonrada eksiklikleri giderebilirsiniz.

VERİTABANINDA GEREKLİ OLAN TABLOLARI BELİRLEMEK

Her tablo bir konu hakkında bilgi içermelidir. Birden çok bilgi içeren tablolar kullanım açısından elverişli olmaz. Sade ve kullanılabilir tablolar bir konu hakkında bilgi içeren tablolardır. Alan listeniz, gerekli olan tablolar hakkında yeterli bilgiyi size vermelidir. Örneğin, bir Hizmet Yılı alanınız varsa, bu alanın konusu bir çalışandır ve bu nedenle de Çalışanlar tablosuna aittir. Müşteriler için bir tablonuz, Ürünler için bir tablonuz, Siparişler için bir tablonuz ve iade Ürünler için bir tablonuz olabilir.

Hangi Alanın Hangi Tabloda Yer Alacağını Belirlemek

Her alanın hangi tabloya ait olacağına karar verirken şu tasarım ilkelerini göz önünde bulundurun.

Alanı bir tabloda oluşturun. Aynı alanı çok geremedikçe birden çok tabloda kullanmayın.

Tabloya girilen birçok kayıtta aynı bilgi kullanılacaksa bu alanı tek tabloya eklemeyin. Tablodaki bir alanın çok miktarda yinelenen bilgi içereceğini belirlerseniz, o alanın yanlış tabloda olma olasılığı vardır. Örneğin Siparişler tablosuna adres alanını koyarsanız adresi birçok kayıtta yinelemeniz gerekecektir.

Alanı Her Kayıttaki Benzersiz Değerlerde Tanımlamak

• Access, tablolar arasında ilişki kurmaya olanak sağlar. Farklı tablolarda saklı bilgileri bağlamak için, örneğin, tüm müşteri siparişleriyle müşterileri bağlamak için veritabanınızdaki her tablo veya tablodaki her ayrı kaydı benzersiz olarak tanımlayan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu tür bir alana veya alanlar kümesi birincil anahtar olarak adlandırılır. Birincil anahtarı belirlemeyi ilerde göreceksiniz. Tabloları ilişkilendirmek için birincil anahtar çok önemlidir.

Tablolar Arasında Kurulacak İlişkileri Belirlemek

• Dikkat etmişseniz bir iş ile ilgili birden çok tablo oluşturmanız lazım. Örneğin Müşteri adresleri, Ürünler ve Siparişler tabloları oluşturmanız gerekir. Bu tablolar müşterileriniz ile sizin aranızdaki ticari işlemlerinizin bölümünü oluşturur. Bu bütünün bölünmüş hali tablolarınızdır. Bilgilerinizi tablolara böldünüz ve birincil alanları tanıttınız, artık Access’e ilgili bilgileri yeniden anlamlı biçimde bir araya getirmesini söylemek için bir yola gereksinimimiz var. Bunu yapmak için, tablolar arasında ilişkiler tanımlarsınız.

TASARIMI GÖZDEN GEÇİRMEK

• Tasarım hakkında önemli yol aldınız. Sıra tablolar ve alanlarda oluşabilecek hataları kontrol etmeye geldi. Veritabanında değişiklik yapmak verileri girmeden önce yapılmalıdır. Verileri girdikten sonra yapılacak değişiklikler önemli soruna ve karışıklıklara yol açacaktır. Tasarımınıza yeterli miktarda kayıt girip işlerin yolunda gidip gitmediğini kontrol edin. Daha sonra gerekli bulduğunuz tasarım değişikliklerini yapın. Sorgu ve formlarınızı tasarlayın.

TABLO OLUŞTURMAKTablo öznitelikleri

Tablo Oluşturma Yöntemleri

• Tablo oluşturmak için aşağıdaki iki yöntemden birini kullanabilirsiniz.

• Tasarım görünümünde tablo oluşturmak.

• Veriler girerek tablo oluşturmak.

• Dışarıdan veri alarak da tablo oluşturabilirsiniz. Ancak bu işlem tablo oluşturmaktan ziyade hazır bir tabloyu transfer etmektir. Bu işlemi dışarıdan veri transferini konusuna gelince anlatacağım.

Tasarım Görünümünde Tablo Oluşturmak

Müşterilerimizin isimlerini, soyisimlerini, numarlarını tutacağımız bir veritabanı

oluşturalım. Bu veritabanının adı bilgiler ki tablo adı musteri olsun.

Musteri tablomuzun içine adı soyadı ve Telno kolonlarımızı içersin.

Veritabanı dokümanı oluşturulunca veri girerek oluşturulacak şekilde

ilk tablo karşınıza gelir. Pencerenin sol tarafında yer alan Tüm Access

Nesneleri bölmesindeki Tablo1 üzerinde fare sağ tuşuna tıklatıp Tasarım Görünümü seçeneğini

tıklatın.

Tabloya ad vermeniz istenecektir. Müşteriler adını verin. Tasarım görünümünde aşağıdaki gibi tablo karşınıza gelecektir.

Tabloya ad verdikten sonra istenilen kolonları oluşturalım.

Şimdi verilerimizi oluşturduğumuz tabloya giriyoruz

Ardından tablomuz hazır hale geliyor.

Bunların dışında tabloda kolonlarımızı (adı, soyadı, telno) oluştururken dikkat edersiniz metin veya sayı türünü içeren bir seçenek gelecektir.

Bu kısımda eğer ki metin seçeneğini seçersek bu alana neredeyse her karakteri girebiliriz. Eğer ki sayı türünü seçersek, sadece sayı türü içeren yazıları yazabiliriz.

Burada aslında telno kolonunun olması gereken sayıdır. Ama metin seçmemizin nedeni başkadır.

Kimlik yazan kolon ise benzersiz bir değer almasını ve her kaydın bir benzersiz değerle tanımlanmasını sağlar. Mesela “5” numaralı Kimliki sadece bir tane kayıt alabilir. Buna da biz benzersiz olan birincil anahtar diyoruz.

Birincil Anahtarı Değiştirmek

Birincil Anahtar, kayda benzersiz bir kimlik kazandırır

Birincil Anahtar, kayda benzersiz bir kimlik kazandırır. Birincil anahtar kullanmak veritabanına esneklik kazandırır, yanlış kayıtlar üzerinde işlemler yapılmasını önler. Eğer istiyorsak birincil anahtarı kaldırabiliriz. Bunun yapmak için tablomuzda kimlik yazan kolonun üzerine sağ tıklayıp birincil anahtar

simgesi olan yere tıklamamız yeterlidir.

Tabloya Veri Girmek

• Tablomuza kayıt girmek işlemi Access’de basittir. İlk başta sol tarafta gezinti bölümünde yer alan tablomuz çift tıklanır.

Çift tıkladıktan sonra sağ bölümde karşımıza tablonun iç kısmı açılacaktır.

Veri Türleri ve Alan Özellikleri

Tablo oluşturma yöntemlerini öğrendik. Ancak veri türlerini çok az, alan özelliklerini ise hiç öğrenmedik. Veri türlerinin doğru belirlenmesi ve alan özelliklerinin düzgün ayarlanması birçok kolaylık sağlaması yanı sıra veritabanı dosyasının kullanımını hızlandırır.Şimdi veri türlerini ve alan özelliklerini ayrıntıları ile öğrenelim.

Alan Adı

Alan adı, tanıtıcı bir isimdir. Örneğin adı,soyadı,alacak,borç vb. Alan adı verirken en fazla 64 karakter kullanabilirsiniz. Tabi ki boşluk karakterini de kullanabilirsiniz.

Alan adı verirken aşağıdaki yasaklamalara dikkat etmelisiniz.•Bir tabloda aynı alan adını birden fazla kullanamazsınız.•Alan adında nokta(.),ünlem(!), noktalı virgül(;),tırnak(‘) ve köşeli parantez([]) kullanılmaz.

Veri TürleriKısa Metin: Sadece metinleri içeren, sayısal işleme tabi tutulmayacak rakamları içeren ,(telefon,fax numarası vb.) ve kısa metin ile birlikte sayı içeren (123 Cadde vb.) veriler metin türü verilerdir

Alan Özelliklerini Belirlemek

Alan özellikleri belirlenirken yapılması gereken hafızada en az yer kaplayacak ve depolamayı riske atmayacak, rahatça işlem yapılabilecek bir şekilde hazırlanması.

• Bayt: 0 ile 255 arasındaki tam sayılar için. Depolama gereksinimi tek bayttır.

• Tamsayı: -32.768 ile +32.767 arasındaki tamsayılar için depolama gereksinimi iki bayttır.

• Uzun Tamsayı: -2.147.483.648 ile +2.147.483.647 arasındaki tam sayılar için. Depolama gereksinimi 4 bayttır.

• Tek: -3,4 x1038 ile +3,4x1038 arasında kalan ve en çok yedi anlamlı basamağı olan sayısal kayan nokta değerleri için. Depolama gereksinimi 4bayttır.

• Çift: -1.797 x10308 ile +3.4x1038 arasında kalan ve en çok 15 anlamlı basamağı olan sayısal kayan nokta değerleri için depolama gereksinimi 8 bayttır.

• Yineleme Kimliği: Yineleme işleminde gereken genel benzersiz tanımlayıcıyı depolamak için. Depolama gereksinimi 16 bayttır. Yinelemenin “.accdb” dosya biçimi kullanıldığında desteklenmediğini unutmayın.

• Ondalık: -9.999 …x1027 ile+9.999…x1027 arasındaki sayısal değerler için. Depolama gereksinimi 12 bayttır.

Otomatik Sayı türünün özellik ayarları

• Uzun Tamsayı: yeni değerler alan özelliği artan olarak ayarlandığında 1 ile +2.147.483.648 arasındaki ve Yeni değerler alan özelliği rasgele olarak da -2.147.483.648 ile +2.147.483.647

• Arasındaki benzersiz, sayısal değerler için depolama gereksinimi 4 bayttır.

Tarih/Saat türünün özellik ayarları

Genel Tarih: Değeri Kısa Tarih ve Uzun Saat ayarlarının bir bileşimini kullanarak görüntüler.

Uzun Tarih: Değeri Denetim Masası'ndaki Bölge