Instituto Tecnológico de MatehualaIngeniería en Gestión Empresarial

Diseño Organizacional

“IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS

ORGANIZACIONALES”.

M.A. Maria Gpe. Navarro Torres

UNIDAD IV. IMPLANTACIÓN DE NUEVOS DISEÑOS

ORGANIZACIONALES

INTRODUCCIÓN

Actualmente los administradores o gestores tienen un sinfín de opciones en los cuales apoyarse para el rediseño d trabajo o mas bien conocido el cambio en cuanto a posición de puesto de los trabajadores.Dentro de las opciones que tienen se encuentran: rotación, ensanchamiento y enriquecimiento del trabajo y dise ños basados en equipos.

ROTACIÓN DE PUESTOS.

Si el trabajo de los empleados es demasiado rutinario, una alternativa es recurrir a la rotación de puestos (o lo que ahora se llama capacitación cruzada). Cuando una actividad ya no es estimulante, el empleado se rota a otro puesto, por lo regular en el mismo nivel y con requisitos de capacidades semejantes.

En los últimos años muchas empresas de manufactura han adoptado la rotación de puestos como medio de incrementar la flexibilidad y evitar los despidos. Por ejemplo, los administradores de Ápex Precisión Technologies, un taller de má quinas a la medida en Indiana, capacita de manera continua a los empleados en todos los equipos de la compañía de modo que puedan organizarse de acuerdo con los requisitos de los pedidos.

Las ventajas de la rotación radican en que reduce el aburrimiento y aumenta la motivación al diversificar las actividades de los empleados. También tiene bene ficios indirectos para la organización porque los empleados con más variedad de capacidades dan a la administración mayor flexibilidad para programar el trabajo, adaptarse a los cambios y cubrir las vacantes.

ENSANCHAMIENTO DEL TRABAJO.

Hace más de 35 años se hizo popular la idea de ampliar horizontalmente los trabajos, o lo que se conoce como ensanchamiento del trabajo. Aumentar el número y la variedad de las tareas que están a cargo de un individuo produce trabajos más diversificados. Por ejemplo, en lugar de que una persona se limite a clasificar el correo por departamentos, su trabajo podría ensancharse de modo que incluyera la entrega material de las piezas en los departamentos o pasar los envíos por el con tador de gastos de franqueo.

ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO.

Se refiere a la expansión vertical de las tareas. Aumenta el grado en que el trabajador controla la planeación, ejecución y evalua ción de su trabajo. En un trabajo enriquecido se organizan las tareas de modo que el empleado pueda terminar una actividad completa, se aumenta la libertad y la inde pendencia del trabajador, lo mismo que sus responsabilidades, y se le da retroalimentación de modo que pueda evaluar y corregir su propio desempeño.

¿Cómo enriquecen los administradores el trabajo de un empleado?

Abrir canales de retroalimentaciónRetroalimentaciónCambiar tareasVariedad de habilidadesIdentificación de la tareaCrear unidades de trabajo naturalesEstablecer relaciones con los clientesAmpliar verticalmente los trabajosAutonomíaImportancia de la tarea

REPASO DE LOS DISEÑOS BASADOS EN EQUIPOS.

Como las personas trabajan cada vez más en grupos y equipos, ¿qué podemos de cir sobre el diseño de los trabajos basados en equipos para tratar de mejorar el desempeño de los integrantes.

Sabernos mucho más sobre el diseño de trabajos para individuos que para grupos, sobre todo porque la gran popularidad de los equipos (en concreto, de asig nar las tareas a un grupo de personas en lugar de una sola) es un fenómeno relati vamente reciente. Dicho lo anterior, los mejores estudios en el campo ofrecen dos conjuntos de sugerencias.

LOS ADMINISTRADORES DEBEN ESPERAR QUE UN GRUPO TENGA MEJOR DESEMPEÑO CUANDO:

1) Su tarea exige que los miembros apliquen una varie dad de habilidades de nivel relativamente elevado;2) Esta tarea es un trabajo completo y significativo, con resultados visibles;3) Los resultados del trabajo del grupo en la tarea tienen consecuencias significativas para otras personas;4) La tarea concede a los miembros una autonomía sustancial para decidir cómo hacen su trabajo, y5) El trabajo en la tarea ge nera una retroalimentación constante y confiable sobre el desempeño del grupo.

En segundo lugar, la composición del grupo es crucial para su éxito. Los administra dores deben asegurarse de cumplir con las siguien tes condiciones:

1) Los miembros poseen la destreza necesaria para hacer su trabajo;2) El grupo es lo bas tante grande para realizar el trabajo;3) Los miembros cuentan con habilidades tanto in terpersonales como laborales, y 4) El grupo está moderadamente diversificado en cuanto a talentos y puntos de vista.

OPCIONES DE HORARIOS DE TRABAJO

La mayoría de las personas trabajan ocho horas al día cinco días por semana. Entran a una hora fija y salen a otra y hacen su trabajo en las instalaciones del patrón. Pero varias organizaciones han introducido otras opciones de horarios. En esta sección vamos a revisar algunas de esas alternativas cuyo tema común es que aumentan la flexibilidad para los empleados. En un mundo laboral en el que los empleados se quejan cada vez más de las presiones del tiempo y la dificultad de equilibrar las responsabilidades laborales y personales, aumentar las opciones de ho rarios es una forma de mejorar su motivación, productividad y satisfacción.

HORARIO FLEXIBLE.

Es una opción que permite a los empleados, dentro de ciertos pa rámetros, decidir en qué momento se presentan en el trabajo.

El trabajo compartido permite a la organización aprovechar las dotes de más de un individuo en un puesto. Un gerente de banco que supervisa el trabajo que comparten dos personas lo describe como la oportunidad de "tener dos cabezas" pero "pagar sólo una".

¿QUÉ ES EL REDISEÑAR ?

El rediseño debe ser parte de la visión, misión y objetivos estratégicos de la compañía

Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de mercado y posicionarse mejor

El rediseño puede involucrar reestructura física, humana , procedimientos y otros aspectos

El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo es cambio es permanente”

¿CUÁNDO REALIZAR UN REDISEÑO?

Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización.

Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización.

ETAPAS PARA REDISEÑAR

Fase 1: Crear el enfoque estratégico

Fase 2: Rediseño de la Organización

Fase 3: Implementación del Rediseño

Fase 4: Medición y monitoreo Visualizar el Futuro Crear conciencia de la necesidad del cambio Clarificar la Visión, Misión y valores Desarrollo de Factores Críticos, metas y objetivos Crear el Equipo Directivo

Crear el Equipo de Rediseño Analizar la situación actual: Análisis Técnico Análisis Social Rediseñar la Organización Examinar y proponer cambios a los sistemas clave Acordar la línea base Acordar el plan de implementación Desarrollar calendario de implementación Comprometer logística de apoyo Proveer entrenamiento y orientación Alinear sistemas clave Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario Evaluar: Desarrollo del Equipo Resultados del desempeño Renovar: Concientización Compromiso Destrezas Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN PARA REDISEÑAR

Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)

Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado

Reducir tiempos de respuesta en los procesos Reducir costos de operación Incrementar utilidades Involucrar a la gente en la resolución de problemas Habilitar la mejora continua y modificaciones a los

procesos Implantar una estructura organizacional eficiente

REDISEÑAR Y MEJORA DE PROCESOS

Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso que hará posible que los cambios sean estables.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN

El proceso de implantación constituye el último eslabón de la metodología de desarrollo de implantación del proyecto y es posterior al proceso de prueba (ver Proceso de Prueba). A pesar de todo el trabajo requerido para llegar a este punto, la fase de implantación puede ser la más difícil.

SE BASA EN 3 ETAPAS:

1. Análisis de la realidad actual de la empresa y los objetivos a alcanzar.

2. Propuesta de sistemas a instalar, adecuaciones a realizar, desarrollos a medida requeridos y plataforma a utilizar.

3. Instalación, capacitación de usuarios y parametrización.

TIPS PARA LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS

ORGANIZACIONALES

1.- Esté listo para el cambio. Recuerde que lo único que no cambia es que todo cambia todo el tiempo. 2.- Desarrolle en el día a día una empresa preparada para afrontar el cambio. Recuerde también que las empresas más grandes del mundo comenzaron siendo un pequeño emprendimiento 3.- Desarrolle y ponga en práctica un Organigrama que defina tareas y responsabilidades. Olvídese de la vieja estructura piramidal. El nuevo Organigrama debe ser lineal, horizontal, todos deben ayudar a todos, cada uno en su área específica debe pensar en responsabilizarse y tomar decisiones.

4.- Forme equipos de trabajo, con autonomía propia. Con su propia independencia, con su propio presupuesto y con su propio Plan de Trabajo.

5.- Integre algunos de estos equipos relacionándolos, y direccionándolos para que logren alcanzar objetivos individuales (por equipo)

6.- Maneje en línea la información necesaria para saber en qué lugar “está parada” su empresa

7.- No le tenga miedo a los cambios audaces. Téngale miedo a la rutina, a hacer todos los días lo mismo. Recuerde que para construir muchas veces hay que comenzar destruyendo.