ACTIVIDAD PRACTICA ADS-II

ARTEAGA ARANGO CLAUDIA INES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTMEAS DE INFORMACION II

ARMENIA, 24 DE NOVIEMBRE DE 2013

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ACTIVIDAD PRACTICA ADSI-II

ARTEAGA ARANGO CLAUDIA INES

Docente

LUZ STELLA GIRALDO G.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II

ARMENIA, 24 DE NOVIEMBRE

DE 2013

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JUSTIFICACION

El sistema de radicación de correspondencia Aplicativo Cartero, fue creado en la empresa desde el año 2006 con el fin de mejorar el desempeño de la organización y tener un control sobre las comunicaciones que entraban y salían, las cuales no llevaban un registro o radicado de ingreso y salida para así poder dar trámite oportuno a los requerimientos de los funcionarios y peticionarios.

El objetivo primordial del Sistema de Control de Correspondencia Aplicativo Cartero obedece a las dificultades que se presentaban en las diversas dependencias de la empresa, por no contar con un sistema de correspondencia, que evitara las perdidas, retrasos y equivocaciones en los procesos.

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OBJETIVOS

Generales

Diseñar un sistema de información para registrar y controlar el recibo y envío de las comunicaciones dentro de la organización.

Brindarle al usuario el conocimiento y los pasos que requiere desarrollar para que pueda gestionar los documentos que le son asignados, con el fin de tener una trazabilidad completa del documento.

Específicos

Permitir el registro de datos de los documentos según el diseño creado.

Realizar seguimiento del estado actual de los documentos para dar trámite oportuno a los requerimientos de los usuarios.

Rápido acceso al documento fuente sin que el usuario necesite recordar la ubicación del mismo.

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SISTEMA DE INFORMACION

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA APLICATIVO CARTERO

Teniendo en cuenta el flujo de comunicaciones que ingresan y salen de la empresa, las cuales no llevaban un orden y registro especifico se pensó en un sistema de información que pudiera llevar a cabo este proceso y que se pudiera identificar con exactitud la fecha de recibo y envío de las comunicaciones, al igual para qué funcionarios y dependencias debían de dirigirse y poder dar una pronta respuesta a las solicitudes y quejas de los usuarios.

Con la realización de este proyecto, se lograra eficiencia en el proceso y control de la correspondencia.

Usuarios

Empresas contratistas Funcionarios y dependencias de la organización Entidades publicas Entidades privadas Personas naturales y jurídicas

De igual manera se pensó en llevar un sistema de información que también controlara los préstamos de los expedientes, los cuales eran suministrados para consulta de los funcionarios internos de la empresa

Sistema de información para Usuarios externos y funcionarios de la organización

Que es correspondencia?

Herramienta que estandarizo el proceso de gestión de comunicaciones oficiales en la organización con el objetivo de dar seguridad, trazabilidad y accesibilidad a los documentos.

Radicación de correspondencia oficial

Es el procedimiento por medio del cual, se asigna un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

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Esta puede ser dirigida a:

Dependencias de la organización Entidades públicas Entidades privadas Personas naturales o jurídicas

DISEÑODE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA

Entrada y salida de correspondencia

ROLES DE CORRESPONDENCIA

Radiador Gestor Ejecutor

Radiador - Gestor: Es la persona encargada de recibir las comunicaciones físicas y electrónicamente de los diferentes usuarios (internos o externos), que requieren entregar comunicaciones a las diferentes dependencias de la organización; y es el responsable de asignar las comunicaciones a los funcionarios o contratistas encargados de dar respuesta. También deberá aceptar las planillas y realizar seguimiento a las comunicaciones asignadas.

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Para poder realizar el proceso de radicación, la persona encargada de radicar los documentos debe estar configurado por el administrador de la herramienta a las diferentes dependencias en las cuales se gestionara las comunicaciones.

RADICACION DE CORRESPONDENCIA

El radicador recibe las comunicaciones que llegan o salen para ser radicadas y entregadas a las dependencias o instituciones correspondientes para que allí se le realice el trámite correspondiente.

Se debe tener en cuenta que para el registro de las comunicaciones oficiales que ingresan y salen del sistema se debe verificar: nombre de la persona y/o la entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias.

Al momento de radicar las comunicaciones (recibidas o enviadas), se ingresa al aplicativo con nombre de usuario y contraseña.

Entrada de comunicaciones

Se da la opción de radicar comunicaciones – entrada

Recibida Enviada interna

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Una vez ingresado al sistema se procede a digitalizar los metadatos de la persona o institución remitente, fecha de la comunicación, ciudad, destinario, asunto y tipo de comunicación (oficial, derecho de petición, etc.).

Se da clip en radicar

El sistema asigna un número consecutivo tanto para comunicaciones recibidas como enviadas.

1 Identificador del tipo de comunicación

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2012 Año de radicación

006 Código del CGC que radico la comunicación

9825 Identificado Único

1-2012-006-9825 (1 para comunicaciones recibidas), 2-2012-006- 2314 (2-para comunicaciones enviadas e internas)

El aplicativo arroja un número (rotulo) consecutivo de acuerdo a la comunicación (1-recibida, 2- enviada o interna)

Clip buscar entrada por consulta de comunicaciones: facilita buscar la correspondencia por remitente, entidad y por asunto.

DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA

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El diseño de salida consta de tres partes:

Rotulo Escáner planilla

El rotulo arrojado por el sistema se ubica al lado izquierdo del documento el cual indica los datos de la persona para quien va dirigida la comunicación al igual que la ciudad de destino, numero de folios y anexos incluidos.

Se da la opción de imprimir el rotulo para luego ser escaneada la imagen.

Para el escaneo y captura de la imagen del documento se hace a través de la herramienta de Adobe Acrobat profesional

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La imagen digitalizada es subida a la carpeta de documentos pendientes y posteriormente es archivada en la carpeta de correspondencia de los funcionarios que reciben o envían comunicaciones.

La planilla con la cual se entrega los documentos (recibidos, enviados) radicados a los funcionarios o en su defecto los que son enviados por correo externo. En la planilla también, se anota hora, fecha y dependencia productora del documento.

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DISEÑO DE ARCHIVO

La finalidad del archivo de datos del sistema Cartero es facilitar al usuario una pronta búsqueda de la información, como también brindar integridad, disponibilidad y recuperación inmediata de la información para un fin especifico.

Las comunicaciones digitalizadas son cargadas en la base de datos, llamada documentos pendientes.

Para acceder a la base de datos del sistema y consultar las comunicaciones se ingresar a través de la herramienta Iris

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Se ingresa al sistema con nombre y contraseña para consulta

Este sistema de información es una herramienta practica, ágil y eficiente que ayuda a la consulta y da respuesta oportuna a los requerimientos de los usuarios

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