Administração de Projetos Planejamento - Aquisições - Aula 15

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aqW2 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento das Aquisições

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Gerência das Aquisições do Projeto

Planejar as Aquisições

Conduzir as Aquisições

Administrar as Aquisições

Encerrar as Aquisições

Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.

Determinar o que contratar e quando.

Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço,

cartas-convite, licitação). Escolher entre os possíveis fornecedores.

Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.

Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.

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Engloba os processos necessários para

compra de produtos serviços ou resultados

de fora da equipe do projeto para realizar o

trabalho (PMBOK®)

Busca otimizar as aquisições para atingir

os objetivos e as entregas, além de reduzir

o risco.

O que é?

Gerência das Aquisições do Projeto

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Mapa de Aquisições do Projeto

O que é contratado em projetos?

Pacotes de trabalho.

Recursos(materiais, equipamentos e pessoas) necessários e não disponíveis

para o trabalho que será feito visando à entrega de pacotes de trabalho. Caso

esses recursos não estejam disponíveis na organização, será necessária a

contratação dos mesmos.


O Que Levar em Consideração na Análise Make-or-Buy?

Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe;

Necessidade de fornecimento especializado;

Necessidade de absorção da tecnologia;

Restrições de custo;

Restrições de prazo;

Restrições de subcontratação;

Existência de fornecedores confiáveis.;

O core business da empresa : Qual é o meu negócio?

Compartilhamentos de riscos;

Problemas legais ou de segurança da informação.

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Plano de Gerenciamento: Itens relevantes


• Tipos de contratos a serem usados;

• Mapa das aquisições;

• Documentos de aquisição padronizados;

• Responsabilidade por preparar estimativas;

• Autonomia do projeto com relação às aquisições;

• Gerenciamento dos fornecedores;

• Restrições e premissas das compras.

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Cód Descrição Ref.

EAP Qtde Unitário Orçamento Termino

1 Mão de Obra Serviços R$ 35.000,00 31/07/2010

2 Piso Cozinha 20 20 R$ 400,00 31/05/2010

3 Revestimento Cozinha 45 20 R$ 900,00 31/05/2010

4 Pia Cozinha 1 650 R$ 650,00 31/05/2010

5 Piso Área Externa 45 20 R$ 900,00 31/07/2010

6 Revestimento Área Externa 20 R$ - 31/07/2010

7 Banheiro Empregada Área Externa R$ - 31/07/2010

8 Vaso Área Externa 1 220 R$ 220,00 31/07/2010

9 Pia Área Externa 1 80 R$ 80,00 31/07/2010

10 Janelas Quartos 2 1600 R$ 3.200,00 31/05/2010



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Inserir contratos na EAP


Registro de Riscos

Mapa de Aquisições

Contratação

Execução (Construção)

Fiscalização

Aquisição de Mobiliário

Inserir o processo

de aquisição para

geração do

contrato

Inserir a execução

do contrato

Inserir a

Administração e

encerramento do

contrato

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Inserir contratos na EAP


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É importante analisar e gerenciar os riscos das aquisições que serão feitas

Riscos


Como analisar e minimizar os riscos?

• Fazer as especificações (ESP)

• Na escolha (pré-qualificação) das empresas convidadas a

participar do processo de seleção do fornecedor (PQ);

• No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de

avaliação obrigatórios e/ou facultativos (SEL);

• Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do

projeto e os direitos daí decorrentes (CONT);

• Na administração do contrato (ADM);

• No encerramento do contrato (ENC);

• No planejamento do projeto (PLAN).

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Exemplo


*A atividade de diligenciamento compreende todas as ações necessárias para permitir

que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento seja entregue

no prazo, de acordo com as especificações técnicas aplicáveis e dentro dos padrões de

qualidade esperados pelo Cliente

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Declaração do Trabalho (SOW)


• Especificações técnicas

• Quantidades

• Qualidade requerida

• Prazos

• Suporte técnico

• Treinamentos desejados

• Nível de serviço de manutenção desejado

• Garantias

• Local de entrega

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Critérios de Avaliação de Fornecedores


• Eliminatórios

• Pré-requisitos; obrigatórios / habilitação

• Classificatórios / julgamento.

• Formas de classificação:

• Menor Preço

• Melhor Técnica

• Melhor Técnica e Preço

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Aquisição de um ônibus para uma excursão

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Atendimento às cláusulas obrigatórias do Instrumento de

Consulta:

• Capacidade financeira;

• Capacidade de produção;

• Capacidade e experiência técnica;

• Regularização jurídica e fiscal;

• Desempenho em contratos anteriores

Obs.: Referências, atestados e visitas aos clientes e ao próprio

fornecedor são instrumentos de verificação

• Atendimento aos requisitos obrigatórios da Declaração do

Trabalho (SOW)

Critérios de Avaliação Eliminatórios

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Critério Resposta

Esperada Tipo Critério de Eliminação

Apresentado a certidão Negativa de Débitos FGTS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado

Apresentado a certidão Negativa de Débitos do INSS SIM SIM Empresa não apresentar o certificado

Apresentado a certidão Negativa de Débitos da

Receita Federal SIM SIM Empresa não apresentar o certificado

Apresentado a certidão Negativa de Débitos

SERASA SIM SIM Empresa não apresentar o certificado

Faturamento Mensal 500.000 > Empresa com faturamento menor que a referência

Número de Funcionários 100 > Empresa com número de funcionários menor que a

referência

Tempo de Fundação (Nro de Anos) 5 > Empresa com menos de 5 anos de existência

(Passivo Circulante + Exigível a Longo Prazo)/Ativo

Total 0,6 <

Boa Capacidade Financeira. Endividamento Total maior que

o valor de referência

Experiência anterior em projetos similares SIM SIM Empresa não ter experiência anterior em projetos similares



Critérios de Avaliação Eliminatórios

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Irão diferenciar as propostas.

• Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados,

tecnologia)

• Redução de prazos

• Preço e / ou condições de pagamento

• Garantias acima do mínimo especificado

• Capacidade técnica

• Capacidade de gerenciamento

• Qualificação da equipe técnica e / ou gerencial

• Posicionamento no mercado

Critérios de Avaliação Classificatórios

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Critérios de Avaliação Classificatórios

Critério Peso Melhor

Nota

Nota

Final Classificação

Proposta entrega no prazo? 5 5 25 Se a proposta for entregue no prazo, Nota 5, Caso contrário, 0

Esforço (em horas) 0 Somente Referencia

Custo (R$) 10 5 50 Se o custo for menor do que o orçado, 5, Até 20% acima, 3, Acima

de 20%, 0

Prazo (Dias úteis) 10 5 50 Se o prazo for menor do que o deadline legal, 5, Entrega Parcial 0,

Caso contrário, -5

Conhecimento do Negócio 5 5 25 Se conhecer muito o negócio, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1

Conhecimento Tecnológico 5 5 25 Se tem domínio tecnológico, 5, médio, 3, pouco 1, não conhece -1

Nível de Qualidade 10 5 50 Base histórica do nível de qualidade das entregas é muito boa, 5,

média, 3, baixa 1

Base histórica de entrega 10 5 50 Base histórica das entregas no prazo é muito boa, 5, média, 3,

baixa 1

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AF = FP x IP + (10 –FP) x IT

Exemplo de Avaliação Técnica e Preço

AF= Avaliação Final

FP= Fator de Ponderação

IP= Índice de Preço

IT= Índice Técnico

O FP deve ser estabelecido conforme o interesse do contratante em atribuir maior

prioridade à técnica ou ao preço

IP = VMP / VP

IP = Índice de Preço

VMP= Valor da Menor Proposta

VP= Valor da Proposta em exame

IT = NT / MNT

IT= Índice Técnico

NT= Nota Técnica da Proposta em exame

MNT= Valor da Maior Nota Técnica

NT = (7H + 3C) / 10

NT= Nota Técnica

H= Pontuação no Critério Histórico

C= Pontuação no Critério Certificação

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H PONT C PONT NT IT FP VALOR IP FP AF

Fornecedor 1 H1 10 C2 3 7,9 1,0 5,0 R$ 12000 0,750 3 10,75

Fornecedor 2 H3 5 C1 4 4,7 0,6 3,0 R$ 9000 1,000 5 5,97

Fornecedor 3 H2 7 C1 4 6,1 0,8 4,0 R$ 10500 0,857 4 8,06



Exemplo de Avaliação Técnica e Preço

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• Transparência do processo

• Proponente procura adequar sua proposta às necessidades e

prioridades do cliente

• Prioridades são pensadas previamente, levando a uma melhor

qualidade da RFP (mesmo sem divulgar)

• Processo de seleção mais rápido e objetivo (mesmo sem divulgar)

Vantagens de Divulgar

Desvantagens de Divulgar

• Necessidade de elaboração dos critérios antes da divulgação da

RFP, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar)

• Possibilidade de questionamento dos critérios pelos proponentes

• Possibilidade de questionamento do resultado pelos proponentes

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Neste documento, a empresa que está interessada num determinado produto ou serviço explica aos fornecedores, através de uma especificação técnica, quais são suas

premissas, necessidades técnicas, prazos, exigências com qualidade, certificações emitidas através de órgãos certificadores, e todas as informações que sejam necessárias para a

prestação do serviço.

Documentos de Aquisição


Para solicitar propostas de fornecedores potenciais

Seq Tópico Conteúdo esperado

1 Sobre a Empresa Breve descrição da empresa, Não exceder uma página

2 Infraestrutura necessária Detalhar toda infraestrutura como equipamentos, licenciamento e qualquer recurso

adicional necessário para desenvolver o produto

3 Metodologia de

Gerenciamento de Projetos

Metodologia de Projetos e ferramentas usadas para gerenciar o projeto

4 Escopo Qualquer informação que julgar relevante sobre Escopo contemplado

5 Premissas Premissas que serão necessárias para a execução do projeto

6 Estratégia de entrega Detalhar a estratégia de como será entregue o produto

7 Cronograma Detalhar o cronograma do projeto com suas atividades e duração,

8 Lista de recursos / horas de

alocação

Detalhar os recursos necessários para o projeto

9 Orçamento Detalhar a forma de pagamento desejada mediante as entregas esperadas pelo projeto

10 Informações adicionais Incluir qualquer informação que julgar relevante que não se encaixa nos tópicos

anteriores

Request For Proposal (RFP) – Requisição de Proposta

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Aqui o preço é o mais importante


RFQ-Request for Quotation / Pedido de Cotação

Item Descrição Qtde Preço

unitário Total

1 0 0,00 0,00

2 0,00 0,00

3 0,00 0,00

Sub-Total 0,00

Frete 0,00

Total 0,00

Documentos de Aquisição

Para solicitar propostas de fornecedores potenciais

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• Pregão – Disponibilização através de site/ERP

• Licitações – Setor Publico (Lei 8666/93 e Decreto 2745/98

Tipos

Conduzir as Aquisições

http://portal.conlicitacao.com.br/

http://www.comprasnet.gov.br/

https://compras.hospitalnovo.com.br/v/default.aspx?refresh

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Papel do Administrador

Administrar as Aquisições

Fazer com que o contrato seja cumprido pelas partes

envolvidas, para isso é preciso:

- Respeitar o contrato e cobrar respeito;

- Fiscalizar as ordens de serviço;

- Realizar auditorias;

- Visitar com frequencia;

- Medir e controlar a qualidade;

- Avaliar fornecedores

- Gerenciar mudanças

- Utilizar relatórios: - RDO – Relatórios Diários de Obra ou de Ocorrências ( condições de trabalho,

atividades realizadas, pessoal mobilizado, eventos relevantes)

- BM – Boletim de Medição ( período de medição, atividades monitoradas,

avanço medido das atividades, valor do avanço medido, custos extras)

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Atividades

Confirmar se as entregas foram aceitas de acordo

com os critérios estabelecidos

Atualizar registros para analisar resultados finais

Cumprir com as obrigações finais (pagamentos)

Listar lições aprendidas

Encerrar as Aquisições

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