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ADMINISTRACION DE GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA-HUAMANGA-AYACUCHO
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
SECCIÓN DE POST GRADO DE LA FACULTAL DE INGENIERIA CIVIL
MAESTRIA
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN
TRABAJO
ADMINISTRACION DE LA GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA
CURSO : ADMINISTRACION DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS
DOCENTE : MA. ALFREDO VASQUEZ ESPINOZA
ALUMNA : Ing. TERESA J. TINEO POZO
SETIEMBRE 2010
INDICE
INTRODUCCION
I. SITUACION ACTUAL Y ANTECEDENTES
II. ANALISIS DE LA ORGANIZACIÓN
III. PLANTEAMIENTO DE LAS ALTERNATIVAS PARA UNA BUENA ADMINISTRACION EN
LA GERENCIA
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
INTRODUCCION
La gerencia de desarrollo Urbano y Rural de la Municipalidad distrital de San Juan Bautista,
es un órgano del gobierno local del distrito de San Juan Bautista-Huamanga-Ayacucho con
dependencia, económica y administrativa con la Gerencia Municipal que presta servicios de
catastro, ejecución de obras, y otros relacionados a la Gerencia de la Infraestructura en el
distrito.
La Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural depende jerárquicamente de la Gerencia Municipal.
Coordina con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Asesoría Jurídica así como las
demás dependencias de la Municipalidad.Es un Órgano de Línea responsable de prever,
planificar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las acciones relativas a la zonificación,
catastro, control urbano y rural, habilitación urbana, saneamiento físico legal de
asentamientos humanos, acondicionamiento territorial, renovación urbana, Infraestructura
urbana o rural básica, vialidad, patrimonio histórico, cultural y paisajístico. Cuenta con 11
trabajadores en las diferentes Subgerencias dependientes.
Cuenta con 03 Subgerencias:
1. Subgerencia de Obras.
2. Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano y Licencias.
3. Subgerencia de Formulación de Proyectos.
GERENCIA MUNICIPAL
GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL
ADMINISTRACION DE LA GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA-HUAMANGA-AYACUCHO
I. SITUACION ACTUAL Y ANTECEDENTES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
Es un órgano del gobierno local del distrito de San Juan Bautista-Huamanga-Ayacucho con
dependencia, económica y administrativa con la Gerencia Municipal que presta servicios de
catastro, ejecución de obras, y otros relacionados a la Gerencia de la Infraestructura en el
distrito.
Las Funciones desarrolladas en la gerencia son compartidas actualmente con la gerencia
Municipal tal es el caso que la Formulación de perfiles, elaboración de expedientes técnicos,
Supervisión de Obras, control y disponibilidad e maquinaria, actualmente es manejado por la
Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural así mismo
la disposición de la maquinaria para la ejecución de obras así como el pago de servicios a los
operadores es realizado por Servicios No Personales, pese a tener mas de 2 años de trabajo
continuo, una limitación es el presupuesto para cubrir estos pagos por lo que en algunos
casos se afecta a las obras Ejecutadas por Administración Directa. Ninguna obra se ejecuta
por contrata, todas son ejecutadas por Administración Directa, Convenios con Programas de
Apoyo Social y/o Comité de Gestión.
a) Información de la Organización
Nombre de la Organización : Municipalidad Distrital de San Juan Bautista-Gerencia
de Desarrollo Urbano y Rural
Ubicación Geográfica : Dist. S.J.B. – Provincia de Huamanga – Dpto. Ayacucho
Dirección : Plaza Principal S.J.B.
Teléfono : 313179 - 311864 - 326013
Telefax : (066)313179
R.UC. : 20143114911
E-mail : [email protected]
Página Web. : http://www.sanjuanbautista.gob.pe/
b) Categoría de la Organización
La categoría de la organización se encuentra en el Sector Público con 122
trabajadores dentro de la institución, y en la gerencia e Desarrollo Urbano y rural con
11 trabajadores en planta.
c) Tamaño de la organización
Trabajadores Planta
La Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural de la Municipalidad Distrital de San Juan
Bautista cuenta con un total de 11 trabajadores, de los cuales 01 es la Gerente , 02
Subgerentes de Obras y Catastro , 02 secretarias, 03 personal técnico , 01 Personal
administratico,02 personal de Defensa Civil.
Trabajadores Eventuales
La Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural tiene trabajadores eventuales en cada
ejecución de obra tanto personal Técnico , Administrativo, obrero y otros en cantidad
variables según la envergadura de cada obra . Pero si en cada obra 01 Residente de
Obra, 01 Asistente Técnico, 01 Maestro de Obra y 01 Almacenero ( el que es
asignado por la Municipalidad ) y personal de mano de obra calificada y no calificada.
d) Aspectos importantes de la organización
Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural
La Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural se encarga de prever, planificar, dirigir,
ejecutar, supervisar y controlar las acciones relativas a la zonificación, catastro,
control urbano y rural, habilitación urbana, saneamiento físico legal de asentamientos
humanos, acondicionamiento territorial, renovación urbana, Infraestructura urbana o
rural básica, vialidad, patrimonio histórico, cultural y paisajístico, coordinar los
trabajos en el distrito de defensa Civil. La Gerencia Cuenta con 11 trabajadores en las
diferentes Subgerencias dependientes.
La Sub Gerencia de Obras Esta Subgerencia es la encargada de
ejecutar proyectos como: vías urbanas, instituciones educativas, salud,
saneamiento básico, etc.. Una vez ejecutado y liquidado el proyecto
se hace la entrega a los sectores que corresponde como bien
inmueble para su uso y mantenimiento correspondiente. Tiene un
solo personal que es el Subgerente de Obras, no maneja personal de
apoyo, secretaria y otros. La coordinación con los Residentes de Obras
lo realiza según necesidad vía telefónica o presencialmente con
reuniones en cualquier momento según lo requerido. No existe un
seguimiento minucioso a las obras debido a la carga de funciones
delegadas por lo que las inspecciones en obra muchas veces son
esporádicamente.
La Sub Gerencia de Planeamiento Catastro, Control Urbano y
Licencias La Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano
y Licencias, es el encargado de organizar, coordinar, ejecutar,
controlar y evaluar las acciones de regulación del Planeamiento y
Catastro Urbano en concordancia a los dispositivos legales vigentes.
Brinda servicio de: Licencia de funcionamiento de locales, Licencia de
construcción, certificados de numeración de viviendas y otros. Cuenta
con 5 personas trabajando en dicha Subgerencia.(01 egresado de
Ingeniería Civil, 03 Tecnicos,01 Administrativo).
La Subgerencia de Formulación de Proyectos en la actualidad no
se encuentra en funcionamiento, a falta de presupuesto para el pago
de los profesionales a fin, la evaluación de expedientes lo realiza la
Gerente de Desarrollo Urbano y Rural así como el Subgerente de
Obras, al igual que la aprobación de los mismos.
La Subgerencia de Supervisión y Liquidación de obras Es una unidad
cuya dependencia es directa de la gerencia Municipal. En la actualidad no se
encuentra en funcionamiento, a falta de presupuesto para el pago de los
profesionales a fin, la Municipalidad contrata los servicios de profesionales a
fin de acuerdo a las necesidades de las obras a la fecha se cuenta con 01
Supervisor de Obras.
e) Unidades de Negocio (Subunidades)
DESARROLLO URBANO Y RURAL : Ejecución de obras públicas y catastro.
f) Organigrama:
ORGANIGRAMA
SUBGERENCIA DE FORMULACION DE
PROYECTOS
SUBGERENCIA DE OBRAS URBANO Y RURAL
SUBG. DE PLANEAM. CATASTRO, CONTROL URBANO Y LICENCIAS
SUBGERENCIA DE FORMULACIÓN DE
PROYECTOSSUBGERENCIA DE OBRAS
SUBG. DE PLANEAMIENTO CATASTRO, CONTROL URBANO Y LICENCIAS
FUNCIONES REALIZADAS EN LA GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y
RURAL
La Gerencia de desarrollo Urbano y Rural es el órgano de línea, encargado de normar,
planificar, dirigir y evaluar lo referente al acondicionamiento territorial Distrital de acuerdo a
los planes integrales de desarrollo Distrital, para lo cual implementará acciones de
planeamiento, dirección y estudio urbano, control de edificaciones, adjudicaciones de tierras,
expropiaciones y programas de desarrollo urbano y vivienda. Dentro de los trabajos y
funciones que realiza la Gerencia se puede destacar:
a) Cumple con Planificar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el funcionamiento de la
Gerencia pero no se cumple la programación adecuada de algunas funciones del
órgano.
b) Estudia y proponer a la Alta Dirección la política del plan de acondicionamiento
territorial del distrito, así como los planes urbanos o planes de desarrollo de los
Asentamientos Humanos, previa coordinación con la Municipalidad Provincial
respectiva y de conformidad al Plan Integral de Desarrollo Distrital para su respectiva
aprobación, supervisión y control.
c) Dirige y conduce los procesos técnicos normativos para el planeamiento,
administración y control del desarrollo urbano de la ciudad y el Distrito, adecuando
para ello los dispositivos, directivas, reglamentos y otras disposiciones legales
vigentes que regulen su administración.
d) Informa anualmente a la Alta Dirección, Oficina de Planificación y Presupuesto,
Control Interno y otras dependencias, sobre el cumplimiento de las metas.
e) Estudia, propone y conduce el proceso del uso de tierras y regulación de las áreas
urbanas delimitando de acuerdo a la Ley.
f) Efectúa el control permanente de las edificaciones privadas y públicas, regulación de
propiedad, el uso de las tierras y el saneamiento físico de áreas marginales.
SUBGERENCIA DE OBRAS
La Subgerencia de Obras, está a cargo de un Directivo de Carrera con la categoría de
Subgerente y depende de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural.La Subgerencia de Obras
ejecuta las siguientes funciones:
a) Controla todas las acciones inherentes a la ejecución de las obras que se
realizan, la programación de inicio de obra no es coordinada directamente por la
Subgerencia.
b) Da cumplimiento de la normatividad vigente en aspectos relacionados al
desarrollo del distrito.
c) Ejecuta proyectos acorde a los lineamientos de la Institución, Plan Estratégico,
Plan de Desarrollo Distrital Concertado, sin embargo no se realiza una
comparación y evaluación para verificar este cumplimiento.
d) Controla las obras de mantenimiento y reparación de pistas, calzadas, veredas,
postas médicas, lugares deportivos y de obras públicas en general, según
disponibilidad presupuestal, muchas veces por falta de presupuesto se realiza
con materiales, mano de obra y logística de otros proyectos ejecutados por
Administración directa.
e) Vela por el cabal cumplimiento del Reglamento Nacional de Construcciones y de
las normas que emite la Municipalidad, aplicando las sanciones por las
infracciones cometidas, esto se realiza en ocasiones que dichas faltas sean
detectadas ya que con un solo personal no se abastece para realizar las visitas y
velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos.
f) Coordina acciones con la Gerencia Municipal y Comisiones de regidores en las
ocasiones que se requieran.
g) Brinda servicios y mantenimiento a las diversas áreas de la Municipalidad,
siempre en cuando se cuente con presupuesto.
h) Cumple con las resoluciones inherentes a las obras públicas.
i) Informa mensualmente las valorizaciones y avance físico y financiero de obras
ejecutadas en ese período a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural.
j) Presenta de manera oportuna las valorizaciones de las horas máquina, al
servicio de las obras o apoyos realizados por la Municipalidad.
k) Prohíbe el uso indebido de las unidades en acciones y/o actividades no
programadas.
SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO, CATASTRO, CONTROL URBANO Y LICENCIAS
La Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano y Licencias es un órgano de
ejecución y operaciones de servicios públicos urbanos. Está a cargo de un Directivo de
Carrera con categoría de Subgerente, quien depende de la Gerencia de Desarrollo Urbano y
Rural. Corresponde a la Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano y Licencias
las siguientes funciones:
a) Elabora, propone y ejecuta el Plan Operativo Institucional correspondiente a la
Subgerencia de planeamiento, Catastro, Control urbano y Licencias.
b) Ejecuta, controla y suministra el proceso catastral correspondiente al
Acondicionamiento de la Información Catastral, Componente Urbano y a la
Información predial.
c) Coordina con las diferentes unidades orgánicas las actividades y proyectos que
requiera de información catastral.
d) Elabora y emite planos catastrales.
e) Registra y mantiene un archivo actualizado, catalogado e intangible de planos
urbanos del distrito.
f) Programa, organiza, dirige y controla las actividades relacionadas con la promoción
de los procesos de habilitación y renovación urbana.
g) Registra las Declaratorias de Fábrica regularizadas ante los Registros Públicos de
acuerdo a la Ley Nº 27157.
h) Atiende las solicitudes de subdivisión, acumulación de lotes y terrenos urbanos, sin
cambio de uso y sin obras y emitir las respectivas resoluciones.
i) Emite Certificado de Parámetros Urbanísticos y edificatorios.
j) Otorga autorizaciones y certificados, referente a terrenos rústicos, renovación
urbana, que comprendan la habilitación urbana, la regularización, independización
del uso del suelo y alineamiento.
k) Programa, organiza, dirige y controla los procesos de planificación territorial,
zonificación y uso de suelo, equipamiento e infraestructura urbana, de servicios
públicos para vivienda, la recuperación y renovación de espacios públicos dentro de
la jurisdicción.
l) Atiende consultas sobre temas de zonificación e índice de usos.
m) Propone a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural la nomenclatura de avenidas,
jirones, calles, pasajes, plazas, alamedas y otros, para su aprobación por parte del
Concejo Municipal.
n) Asigna numeración a los predios, así como emitir las resoluciones de numeración,
certificado de numeración, de jurisdicción, de nomenclatura de vías y constancias
varias.
o) Fiscaliza el cumplimiento de los planes y normas sobre la materia, señalando las
infracciones y estableciendo las sanciones correspondientes.
p) Elabora informes de opinión y pronunciarse sobre acciones de demarcación
territorial en el distrito.
q) Elabora y mantiene actualizado el catastro urbano y rural, reconocimiento,
verificación, titulación y saneamiento físico legal de asentamientos humanos.
r) Elabora el Plan de Desarrollo Urbano y Rural del distrito, el esquema de
zonificación de áreas urbanas, el Plan de Desarrollo de Asentamientos Humanos y
demás planes específicos en base al Plan de Acondicionamiento Territorial de la
provincia.
s) Elabora planes y proyectos urbanos específicos, en zonas de interés arquitectónico
social, comercial, institucional, de tránsito, de política municipal, histórico-
monumental, paisajística, ecológico-ambientalista, etc.
t) Promueve la política de conservación del patrimonio histórico cultural.
u) Emite Autorizaciones para ubicación de anuncios y avisos publicitarios y
propaganda política, nomenclatura de calles, parques y vías, seguridad del sistema
de Defensa Civil, estudios de Impacto Ambiental.
v) Emite certificados de habitabilidad, compatibilidad de uso, numeración,
alineamiento y zonificación.
w) Efectúa el levantamiento y procesamiento técnico administrativo de alineamiento
de vías.
x) Atiende solicitudes de sub-división de tierras sin cambio de uso, habilitación urbana
y regularización de habilitación urbana.
y) Otorga Licencias de construcción de anteproyectos y proyectos para la edificación
nueva, y cuando se trata de edificación dentro del centro histórico, será con
opinión del Instituto Nacional de Cultura.
z) Autoriza la remodelación, ampliación, modificación, cercos y demolición.
aa) Otorga autorizaciones de acuerdo a las normas y reglamentos vigentes.
bb)Otorga la ampliación de plazos de vigencia de la licencia de construcción, así como
la revalidación u otorgar duplicados.
cc) Autentica planos de los expedientes de proyectos de licencia de construcción y
anteproyecto arquitectónico en consulta
dd) Emite autorizaciones para el uso del retiro municipal y alineamiento.
ee) Suscribe el trámite de declaratoria de fábrica y pre declaratoria de fábrica.
ff) Mantiene actualizado el registro de la base de datos de licencias de construcción.
SUBGERENCIA DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS
La Subgerencia de Formulación de Proyectos actualmente no funciona en esta entidad
debido principalmente a la falta de presupuesto para cubrir el pago de los profesionales a
cargo. Sin embargo se cuenta con un personal externo quien realiza el registro de los
proyectos de inversión pública, quien depende de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural.
II. ANALISIS DE LA ORGANIZACIÓN
La Gerencia de desarrollo Urbano y Rural tiene las funciones planificar, dirigir y evaluar lo
referente al acondicionamiento territorial Distrital sin embargo no refleja autonomía en la
toma de decisiones de funciones inherentes a su responsabilidad las comparte con la
gerencia Municipal como es el caso de Planificación de los Proyectos a nivel formulación,
elaboración y ejecución en algunos casos la coordinación escapa de sus responsabilidades.
Falta en la gerencia el Liderazgo comprometido esto debido principalmente a que parte de
sus funciones de toma de decisiones está sujeta a otros órganos de la municipalidad por ello
tiene restricciones en algunos casos, sin embargo por limitaciones y falta de personal
algunas funciones para cumplir con las metas anuales trazadas se ven afectadas .
Las coordinaciones con la alta dirección son realizadas de acuerdo a los requerimientos no
existe una evaluación, análisis de los desempeños, cumplimientos de metas constantemente
y comparaciones con otras entidades similares un benchmarking para mejorar el
desempeño.
En muchos casos la falta de logística afecta el desempeño de esta Gerencia, la Gestión de la
Calidad y de Conocimiento necesario es la actualización del personal a su cargo así como la
evaluación de los procesos para verificar su efectividad y eficiencia.
Falta en la gerencia el almacenamiento adecuado de la base de datos a fin de lograr una
Gestión con indicadores de primera fuente para proyectar trabajos posteriores contando con
información de primera fuente en caso de errores u omisiones se tenga almacenado asi
como proveedores, personal y otros en una base de datos de fácil acceso en cualquier
momento y por cualquier persona, el mismo que debe servir cuando se realice cambios en
las personas responsables de la gerencia y subgerencia a fin de tener ordenado las gestiones
realizadas , las concluidas, las pendientes, las suspendidas y otras.
Para coordinar con la los diferentes órganos dentro de la Municipalidad se debe implementar
un sistema de coordinación efectiva y rápida a fin de agilizar los tramites y gestiones de
manera oportuna .
DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS
La Subgerencia de Obras, tiene asignado responsabilidades y funciones que no son de su
competencia directa lo que le restringe cumplir a cabalidad con sus funciones, la falta de
personal de apoyo en el cumplimiento de sus funciones es una restricción y una debilidad
que afecta la organización, el inicio de las obras en muchos casos escapa de su
programación, por el poco tiempo que viene funcionando continuamente y la suspensión
repentina de esta Subgerencia hace 02 años ha provocado que estas funciones recaiga en la
Gerencia de desarrollo Urbano y Rural, actualmente esta Subgerencia esta en un proceso de
dirección, Control, ordenamiento y organización por lo que la planificación no se aprecia, sin
embargo desde su funcionamiento se realiza el control y seguimiento de las obras así como
coordinación con la gerencia de manera oportuna. Para el cumplimiento de sus funciones se
requiere la toma de decisiones y control de las maquinarias de la Municipalidad.
Parte de las funciones de la Subgerencia de formulación de proyectos es realizada por esta
subgerencia.
El control de las acciones inherentes a la ejecución de obras son realizadas de manera
parcial, hay coordinaciones de esta que no las realiza solo las asume lo que le genera
desequilibrio en la organización.
No se ejecutan obras por contrata dentro de la Municipalidad todas son ejecutadas por
administración directa en muchos casos se duplica recursos ya que se programan ejecución
de obras pequeñas.
En muchos casos existen obras de mayor grado de prioridad pero por falta de contar con
una base de datos que permita demostrar en los presupuestos participativos las prioridades,
se deja llevar por la decisión de la mayoría de asistentes en muchos casos dirigentes de
sectores, que gracias al voto se priorizan proyectos de menor prioridad.
En esta Subgerencia se debería consolidar la ejecución anual de obras por diversas
modalidades
No se coordina con las Subgerencia de formulación de proyectos y de Supervisión y
liquidación de obra a fin de garantizar el inicio y culminación de las obras de manera
oportuna, debido a la inexistencia de estas gerencias.
El control del uso de las maquinarias es compartido por lo que el desempeño de sus
funciones esta limitado.
El control del uso de los materiales usados en las obras no se realiza constantemente debido
a la falta de personal de apoyo entre otros, las coordinaciones con los almaceneros de obra
se debería realizar constantemente a fin de conocer las deficiencias en el abastecimiento de
los mismo asi como el uso que se le da en obra.
La logística en las obras debe ser estructurado y supervisado constantemente en muchos
casos la demora en la ejecución de obras es por el desabastecimiento de estos.
La subgerencia no maneja una base de datos de proveedores, personal profesional,personal
técnico y otros que sirva para posteriores gestiones este debe ser de fácil acceso asi también
se debe realizar un registro de las ocurrencias en cada obra.
OPORTUNIDADES 1. Proceso de descentralización que promueve el
desarrollo local concertado y el fortalecimiento de la sociedad civil
2. Informe de la CVR y el Programa de Paz y Desarrollo 3. Marco legal promueve participación ciudadana
(Presupuesto participativo, Consejo de Coordinación Local, etc)
AMENAZAS 1. Crisis de valores 2. Perdida de credibilidad de las autoridades 3. Corrupción en los diferentes niveles del estado 4. Escasa asignación presupuestal al municipio.
FORTALEZAS 1. Se cuenta con organización de base. 2. Presencia de Profesionales en el Distrito 3. La Existencia de la Mesa de Concertación. 4. Plan de desarrollo en Proceso de Formulación
DEBILIDADES 1. No hay capacitación para lideres 2. Falta de presupuesto. 3. Escasa participación de la Población. 4. Organizaciones débiles y manipuladas 5. Corrupción e ineficiencia en las Instituciones 6 . Lideres sin solvencia Moral, caudillos
SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO, CATASTRO, CONTROL URBANO Y LICENCIAS
La Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano y Licencias es un órgano de
ejecución y operaciones de servicios públicos urbanos actualemnete tiene personas que
operan en esta Subgerencia, se encuentra en proceso de estructuración y compactación de
la base de datos de catastro del distrito lo que servirá para gestiones en el area el mismo
que deberá actualizarse constantemente a fin de garantizar que dicha base de datos sea
acorde con la realidad.
En esta subgerencia existe avance considerable con el proyecto de recopilación y generación
de la base de datos del catastro en el distrito, lo que servirá de herramienta base para las
gestiones posteriores.
SUBGERENCIA DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS
La Subgerencia de Formulación actualmente no se encuentra en funcionamiento lo que
genera un desequilibrio en el cumplimiento de funciones en la Gerencia de Desarrollo Urbano
y Rural, los proyectos son formulados sin una programación y planificación, son formulados
por decisiones de la alta dirección no se programan anualmente. No cuenta con la base de
datos estructurado de los proyectos formulados y elaborados lo que genera un desorden a la
hora de buscar información referente a un expediente técnico.
MATRIZ FODA
III. PLANTEAMIENTO DE LAS ALTERNATIVAS PARA UNA BUENA
ADMINISTRACION EN LA GERENCIA
EN LA GERENCIA DE DESARROLLO URBANO Y RURAL
Primeramente se deberá de evaluar las funciones realizadas por cada una de las persona en
los diferentes cargos a fin de establecer prioridades en el cumplimiento de las funciones y
metas para ello se debe de trabajar con indicadores y programación anticipada nada
debe ser improvisado.
Se debe mostrar liderazgo, un enfoque hacia el personal que labora a fin de brindar
capacitaciones constantemente para mejorar el desempeño y la productividad.
Principalmente se deberá priorizar el sistema de logística de la gerencia y realizar
comparaciones con Gestiones exitosas de otras Gerencias en otras organizaciones similares
(benchmarking).
Se deberá trabajar en la generación de bases de datos a fin de tener información a la mano
para así programar las actividades de acuerdo a las prioridades de la población para
brindares mejoras en la calidad de Vida.
Se deberá realizar un censo de las necesidades de infraestructura en la jurisdicción del
distrito, uno de necesidad de saneamiento básico, otro de infraestructura para el transporte
peatonal y vehicular, infraestructura educativa, salud, mantenimiento, recreación y otros.
Para un buen sistema de logística y el desarrollo de las funciones se deberá de programar,
plantear, controlar, medir, analizar la gestión de procesos y los enfoques hacia el personal a
través de capacitación que deberá ser constante y oportuno. Finalmente se deberá realizar la
medición de le Gestión y ver los resultados conseguidos y comparar con los proyectados en
el Planteamiento Estratégico a fin de garantizar los logros, el desempeño e impacto en la
comunidad.
EN LA SUBGERENCIA DE OBRAS
En la Subgerencia de Obras se deberá de ordenar las funciones de acuerdo a las
necesidades de la organización, que sean afines de su cargo no se asumirán otras funciones,
hay funciones que deberán ser controladas directamente por esta dependencia a fin de
organizar, planificar, Controlar la ejecución de Obras.
Se deberá de programar la ejecución de las obras anticipadamente considerando todos los
aspectos que perjudiquen sus plazos de ejecución.
Se plantea la ejecución de obras por Contrato a fin de garantizar la culminación en los plazos
previstos y llevar un sistema logístico óptimo que garantice el control de los materiales en
obra.
Se deberá coordinar con la Subgerencia de Supervisión a fin de garantizar el cumplimiento
con las normas y reglamentos asi como especificaciones en cada proyecto, el control que
realizara esta subgerencia será coordinado directamente con los Contratistas haciendo un
seguimiento y control permanente a fin de garantizar la culminación y ejecución adecuada
de las obras.
Se realizar un registro de base de datos de proveedores de servicios a fin de ser considerado
en procesos posteriores para garantizar el trabajo eficiente y eficaz sin riesgos.
En caso sea necesario la ejecución de pequeños proyectos por Administración directa estos
serán organizados en zonas para su ejecución a fin de garantizar el uso adecuado de los
insumos y no duplicar gastos en la logística de ejecución de obra, para lo cual la Subgerencia
deberá de realizar coordinaciones constantes con el responsable de Obra y Almacén de cada
obra y fijara un registro (base de datos) con las ocurrencias de cada Obra para tener
información actualizada a la mano, Así mismo se debe solicitar la coordinación constante con
la unidad de Abastecimiento sobre la entrega de materiales de manera oportuna como un
sistema justo a tiempo.
Se deberá implementar un software donde se registrara los requerimientos de materiales los
mismos que serán ingresados luego de la autorización de la oficina de Planificación y la
Subgerencia de Obras quienes brindaran el código de acceso, estos deberán de llegar a la
oficina de planificación inmediatamente se haya concluido el registro para lo cual se
trabajara con sistema en red a fin de garantizar el abastecimiento oportuno.
El manejo y la programación del requerimiento de maquinaria así como el mantenimiento de
las mismas deberá ser programa anticipadamente para tener acceso oportuno sin
improvisación, en caso ocurra contratiempos se deberá de considerar el alquiler de
maquinaria para no perjudicar la ejecución de las obras o reprogramar sus trabajos.
Deberá de solicitar la contratación de personal de apoyo para el cumplimiento oportuno y
eficaz de sus funciones y obligaciones.
Deberá de implementar e iniciar con el proyecto de almacenamiento de bases de datos sobre
las necesidades de infraestructura en el distrito según prioridades principalmente a los
servicios básicos a fin de ser expuesto y considerado en las elecciones de proyectos del
presupuesto Participativo en donde su participación y dirección técnica es importante ya que
se observa que la asignación de presupuestos para los proyectos son demasiados ínfimos
que no garantizan su ejecución y culminación en muchos casos se solicita ampliación de
presupuesto o convenios con otras entidades, para evitar estos contratiempos con la mala
distribución de presupuestos se deberá de exponer los costos aproximados que se
necesitaría para la ejecución de cada proyecto y según a ello se deberá tomar las decisiones
de priorización.
Se deberá coordinar con el Responsable de la subgerencia de Formulación de Proyectos para
que los expedientes técnicos contemplen la ejecución de metas según la asignación
presupuestaria.
SUBGERENCIA DE PLANEAMIENTO, CATASTRO, CONTROL URBANO Y LICENCIAS
La Subgerencia de Planeamiento, Catastro, Control Urbano y Licencias actualmente trabaja
en el proyecto de la base de datos de catastro del distrito con ello se reducirá notoriamente
los tiempos y costos de las diferentes gestiones en el área, sin embargo se deberá de
mantener actualizado esta base de datos a fin de garantizar la información con la que se
trabajara esta actualización debe ser ordenada y sistemática, se propone también que se
realice una evaluación minuciosa de las funciones del personal a fin de garantizar el
desempeño adecuado y proyectar capacitaciones permanentemente de acuerdo a las
necesidades del área.
SUBGERENCIA DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS
La Subgerencia de Formulación actualmente no se encuentra en funcionamiento lo que
genera un desequilibrio en el cumplimiento de funciones en la Gerencia de Desarrollo Urbano
y Rural, por ello se deberá implementar de manera urgente para garantizar el cumplimiento
de funciones de manera organizada , planificada y ordenada ya que se observa que existe
un control de la formulación de proyectos casi improvisado, no es estructurado y planificado
según las metas de los Planeado antes de inicio de cada año de gestión por ello es necesario
su creación en donde las funciones primordiales que deberá de cumplí son:
Planificar y organizar las actividades a desarrollar en la Subgerencia de manera ordenada
y según necesidad de la Subgerencia de obras y otras de acuerdo a coordinaciones
oportunas.
Formular proyectos en concordancia con los lineamientos de política dictada por la
municipalidad, el Programa Multianual de Inversión Pública, el Plan Estratégico
Institucional y el Plan de Desarrollo Concertado.
Elaborar Proyectos de Inversión Pública (PIP), acorde a los contenidos mínimos
establecidos en el clasificador institucional del Sistema Nacional de Inversión Pública
(SNIP).
Registrar los PIP elaborados en el Banco de Proyectos que corresponde al aplicativo
informático de la municipalidad.
Organizar y mantener los archivos técnicos de la Subgerencia, conformado por los
expedientes técnicos aprobados. Los que serán ordenados en una base de datos creados
por esta subgerencia y luego de la aprobación de los expedientes técnicos se deberá
soltar acceso de lectura de los Expedientes Técnicos y Perfil Snip a la Subgerencia de
Obras para la alimentación respectiva de información durante la ejecución.
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• La gerencia de Desarrollo Urbano y Rural como dependencia de la Municipalidad
Distrital de san Juan Bautista, tiene el objetivo principal de brindar servicios a la
población por ello el trabajo de la Organización en su conjunto debe tener la misión y
visión hacia el servicio a la población con eficiencia y calidad.
• El manejo en la ejecución de proyectos debe reflejarse en la satisfacción de la
población cubriendo las necesidades básicas y brindando mejoras en la calidad de
vida.
• Realizar un manejo en la ejecución de obras por contrata solo necesita de un buen
sistema de logística tanto el proceso de licitación como en ejecución y liquidación de
las obras.
• Al administrar la ejecución de obras por contrata permitirá el cumplimiento de los
plazos de ejecución y si existiera demora estas no perjudicarían el presupuesto de la
institución, no se producirían ampliaciones de presupuesto.
• La Subgerencia de formulación de proyectos deberá de trabajar de manera
coordinada con la población y demás órganos de la municipalidad para el
cumplimiento de manera organizada y planificada la formulación de proyectos e
Inversión.
• El manejo de la información y los procesos deben de realizarse con una base de
datos a fin de que estas estén disponibles en cualquier momento y a tiempo como es
el caso de la oficina de abastecimiento quien necesitan que los requerimientos de
obras lleguen oportunamente y sin mucho trámite administrativo.
• Para controlar y programar el siguiente periodo deberá de realizarse una evaluación
al desempeño de cada área de la gerencia de desarrollo urbano y Rural.
• Se deberá de implementar con normatividad interna para garantizar el cumplimiento
de los nuevos sistemas.
