GESTION DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1EJE TEMATICO No. 4

DIANA LORENA NOREÑAINGRID ESTELA ORJUELA

MA. BERGENED HERNÁNDEZ CARDONALUZ MILENA GALVIS

ALEJANDRO OLIVEROS

GESTION DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1EJE TEMATICO No. 4

TUTORJORGE MARIO ZULUAGA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÒN, DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 2011

POR QUE DIGITALIZAR LA DOCUMENTACIÓN?

La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica

DIGITALIZACION DOCUMENTO ELECTRONICO

Proceso mediante el cual la información en papel es trasformada o convertida en imágenes digital por medio de un scanner conservada y almacenada en un PC en un formato que permite su tratamiento automático para su localización de la información con solo un click .

DIGITALIZACION DOCUMENTO ELECTRONICO

La información es almacenada en una base de datos, permite el acceso a distintas partes de las empresas, a los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet utilizando un navegador web, o desde un CD/DVD-ROM en el cual se encuentran contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta en forma global .

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Existen tres tipos de soportes:

MicrofilmSoporte magnéticoSoporte óptico

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Pueden utilizarse varios soportes:

Capacitados para conservación a corto plazo

Orientados hacia una conservación a largo plazo como la cinta magnética: Disquete, cartucho magnético, cinta magnética, casete de video de 8 mm, casete DAT

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Soportes ópticos: CD-ROM, DVD, disco Worm no regrabable, disco óptico regrabable

Microfilm: No permiten fácilmente ni modificaciones ni la consulta de la documentación.

VENTAJAS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

• Permite en general almacenar más datos en un volumen menor, por lo tanto reduce costos de operación y almacenamiento

• Permite un rápido y fácil acceso a la información.

VENTAJAS

• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales

• Aminora costos de impresión, fotocopiado de documentos

• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos

VENTAJAS

• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos

• Permite la consulta del mismo documento a diversos usuarios.

Que es La Digitalización?

La Digitalización

Es un proceso que se realiza con el fin de garantizar la preservación de toda fuente física de información cuya vida útil se pude encontrar comprometida debido a los diferentes aspectos físicos, climatológicos o circunstanciales. Trasladándola a medios magnéticos gobernados por sistemas computarizados comúnmente identificados como software logramos prolongar la disponibilidad de esta para futuras generaciones.

Cuando esta información física ha sido debidamente clasificada y valorada es de imperiosa necesidad iniciar un proceso de digitalización de la información , generando unos llamados Back Up,s o copias de respaldo. Es mas, la información física disponible que aun no ha pasado por un proceso minucioso de evaluación y clasificación debe también ser protegida mientras se le hace una propia clasificación para también digitalizar.

Es importante primeramente depurar la información y no inmediatamente destruirla.

Gracias a la digitalización podemos:

•Evitar que se nos pierdan información algo que es frecuente porque muchos pueden acceder a la información física fácilmente.

•Facilitar el acceso responsable al manejo de la información.

•Almacenar esta información en diferentes medios sofisticados que en su mayoría son compatibles entre si.

•Controlar la información.

•Agilizar los procesos de búsqueda y prestación del servicio.

•Accesibilidad simultáneamente de ser necesario.

Las aplicaciones que tiene son:

•En la red facilita las consultas.

•Recupera buena parte de contenidos que estén dañados.

•Preservación y conservación documental, esto incluye facilidad de ir trasladando a otros formatos digitales que avancen con el paso del tiempo.

•Fácil manipulación – difícil alteración.

CONCLUSIÓN

El uso de la digitalización y conversión de documentos para poner al alcance de los usuarios los expedientes y documentos generados a diario, proporciona a las empresas ventajas, en productividad y seguridad al permitir el rápido y eficiente acceso y evitar pérdidas de documentos y expedientes , consultas urgentes

CIBERGRAFIA

http://www.hispanoargentinos.com/editoriales/Matozza/Digitalizacion-Documentos-2.htm