Edutecno

Material complementario de Project 2013

Edutecno 19/05/2014

1

Contenido Comenzando a trabajar con project 2013 ..........................................................................................6

Programar su trabajo .....................................................................................................................6

Insertar una tarea entre otras tareas existentes ..................................................................6

Agregar una tarea a un diagrama de red ........................................................................................6

Agregar varias tareas de una vez ....................................................................................................7

Crear tareas de resumen y subtareas .............................................................................................8

Trabajar con tareas de resumen.....................................................................................................9

Más información sobre subtareas y tareas de resumen ....................................................9

Vincular tareas de un proyecto ....................................................................................................10

Insertar una tarea entre tareas vinculadas ...................................................................................11

Vincular tareas en un diagrama de red ........................................................................................11

Vincular tareas en un calendario ..................................................................................................12

Vincular tareas programadas manualmente ................................................................................12

Otras maneras de vincular tareas .................................................................................................12

Crear una escala de tiempo ..........................................................................................................13

Crear una escala de tiempo ......................................................................................................14

Aplicar formato a la escala de tiempo ......................................................................................14

Pestaña Formato ......................................................................................................................15

Organizar tareas .......................................................................................................................15

Compartir la escala de tiempo .................................................................................................16

Imprimir la escala de tiempo ....................................................................................................17

Vincular proyectos para crear un proyecto maestro ....................................................................17

Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados .............................18

Cómo programa tareas Project: entre bastidores ............................................................................18

¿Cómo afecta la fecha de comienzo de un proyecto a la programación? ....................................18

¿Cómo afectan los vínculos de tareas a la programación? ...........................................................20

¿Cómo afectan las restricciones a la programación? ...................................................................22

¿Cómo afectan los tipos de tareas a la programación? ................................................................24

¿Cómo afecta la programación condicionada por el esfuerzo a la programación? ......................27

¿Cómo afectan la programación manual o automática a la programación propiamente dicha? .28

2

Tareas programadas manualmente..........................................................................................29

Tareas programadas automáticamente ...................................................................................31

Cambiar los modos de programación de las tareas ..................................................................32

¿Cómo afecta la flotación o demora a la programación? .............................................................32

¿Cómo afectan las fechas límite a la programación? ...................................................................33

¿Cómo afectan los calendarios a la programación? .....................................................................34

¿Cómo influyen las asignaciones de recursos sobre la programación? ........................................35

Cómo usar calendarios en Project ....................................................................................................37

¿Qué es un calendario base? ........................................................................................................37

¿Qué es un calendario del proyecto? ...........................................................................................38

¿Qué es un calendario de recursos?.............................................................................................39

¿Qué es un calendario de tareas? ................................................................................................40

¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de trabajo?.......40

Cambiar los días laborables del calendario del proyecto .............................................................41

Ya ha cambiado los días laborables. ¿Y ahora qué? .....................................................................43

Agregar días festivos y de descanso .............................................................................................44

Agregar días festivos y de vacaciones de repetición ....................................................................45

Agregar período no laborable a varios proyectos ........................................................................45

Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar un calendario ......................................................45

Mostrar la ruta crítica de su proyecto ..............................................................................................47

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas ...........................................................................47

Ver la ruta crítica en un proyecto principal ..................................................................................48

Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica ..................................................................48

Definir y guardar una línea base.......................................................................................................48

Actualizar una línea de base .........................................................................................................49

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional ..............................................................51

Obtener más información acerca de las líneas de base y los planes provisionales ..................51

Líneas de base ..............................................................................................................................51

Planes provisionales .....................................................................................................................52

Definir una línea de base ..............................................................................................................52

Definir un plan provisional ...........................................................................................................53

Actualizar una línea de base o un plan provisional ....................................................................54

Analizar datos de línea de base y provisionales ...........................................................................55

3

Ver información de línea de base del proyecto ............................................................................56

Comparar la información de línea de base y la información programada ............................56

Comparar varias líneas de base ....................................................................................................57

Actualizar el trabajo en un proyecto ................................................................................................57

Actualizar las fechas de comienzo y de fin ...................................................................................57

Actualizar el trabajo real ..............................................................................................................58

Actualizar el trabajo real total para las tareas.........................................................................58

Actualizar el trabajo real para asignaciones de recursos .......................................................58

Actualizar la duración real y restante ...........................................................................................59

Actualizar el porcentaje completado y el porcentaje de trabajo completado ..............................60

Crear un filtro personalizado ............................................................................................................62

Informes ...........................................................................................................................................65

Crear un informe de proyecto ......................................................................................................65

Cambiar los datos de un informe ............................................................................................66

Ejemplo ...................................................................................................................................66

Cambiar el aspecto de un informe ...............................................................................................67

Ejemplo ...................................................................................................................................68

Crear un informe propio...............................................................................................................70

Compartir un informe ..................................................................................................................72

Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros ................................72

Elegir el informe adecuado ..........................................................................................................72

Informes del panel .................................................................................................................72

Informe de recursos ..............................................................................................................73

Informes de costos ................................................................................................................73

Informes de progreso ............................................................................................................74

Elegir una plantilla de informe para crear informes propios ................................................75

Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio .............................................76

Crear un informe de evolución .....................................................................................................77

Gráfico de evolución del trabajo contra gráfico de evolución de la tarea ..........................78

Configurar un gráfico de evolución del trabajo ............................................................................79

Capturar información del trabajo .........................................................................................79

Agregar campos de trabajo para su seguimiento .............................................................79

Campos de evolución del trabajo ........................................................................................79

4

Configurar un gráfico de evolución de la tarea ......................................................................80

Capturar información de la tarea .........................................................................................80

Agregar campos de tarea para su seguimiento.................................................................81

Campos de evolución de la tarea ........................................................................................81

Dar formato a un informe de evolución ..................................................................................81

Agregar etiquetas de datos a un gráfico.......................................................................................82

Imprimir la programación de un proyecto .......................................................................................85

Preparar una vista para imprimirla ..........................................................................................85

Dar formato a la vista ............................................................................................................85

Definir las opciones de impresión y de diseño de página ................................................85

Agregar un encabezado, un pie de página o una leyenda ..............................................86

Preparar un informe para imprimirlo .......................................................................................87

Dar formato al informe ..........................................................................................................87

Ver el diseño de impresión mientras trabaja en el informe ..............................................87

Agregar un encabezado o pie de página ...........................................................................88

Otras maneras de compartir información del proyecto ........................................................88

Guardar un archivo de proyecto como PDF ..............................................................................89

Sugerencias de formato............................................................................................................89

Crear una escala de tiempo ..............................................................................................................90

Aplicar formato a la escala de tiempo .....................................................................................90

Pestaña Formato ...................................................................................................................91

Organizar tareas ....................................................................................................................91

Agregar filas ...........................................................................................................................91

Cambiar el color .....................................................................................................................92

Cambiar el formato de fecha ................................................................................................92

Compartir la escala de tiempo .................................................................................................92

Imprimir la escala de tiempo ....................................................................................................93

Copiar informes, calendarios y vistas usando el organizador .................................................93

Usar el Organizador ..........................................................................................................................94

Copiar elementos en la plantilla Global ..............................................................................94

Copiar elementos directamente en otro proyecto .................................................................96

Guardar un archivo de proyecto como plantilla ...............................................................................97

Crear un proyecto nuevo a partir de otro proyecto o plantilla.........................................................98

5

Empezar con un proyecto ya existente ..................................................................................98

Empezar con una plantilla ........................................................................................................98

Establecer la fecha de estado para la generación de informes de un proyecto .................100

Visualizar la fecha de estado en el diagrama de Gantt ......................................................100

Copiar y pegar desde Word a Project .............................................................................................100

Copiar y pegar desde Project ................................................................................................102

Copiar y pegar imágenes .......................................................................................................102

Programación condicionada por el esfuerzo ..............................................................................103

Crear el marco para la programación condicionada por el esfuerzo ......................................104

Funciones básicas de la programación de Project ..................................................................105

Introducción a la formula de programación ...........................................................................106

Las tres partes de la formula de programación ......................................................................107

Utilizar los tipos de tareas ......................................................................................................109

Tipos de tareas de unidades fijas ...........................................................................................110

Tipos de tareas de trabajo fijo ................................................................................................111

Tipos de tareas de duración fija.............................................................................................112

Cuando se aplica la programación condicionada por el esfuerzo? .........................................116

Como se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo? ...................................117

Comparar dos versiones de un proyecto ........................................................................................120

Planeación descendente ................................................................................................................121

Paso 1: Crear una fase .........................................................................................................121

Paso 2: Agregar tareas a la fase ........................................................................................121

Paso 3: Ajustar la programación descendente ..............................................................122

Sugerencias de planeación descendente .......................................................................122

6

Comenzando a trabajar con project 2013

Programar su trabajo

Con Project podrá agregar tareas a una programación para dividir el trabajo en partes más fáciles de administrar.

Para crear rápidamente una tarea, vaya al diagrama de Gantt, seleccione un campo Nombre de tarea vacío de la parte inferior de la lista de tareas y, finalmente, presione Entrar.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea. 2. Haga clic en Tarea > Tarea.

3. Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

La numeración de los id. de tarea se modifica automáticamente, pero la tarea insertada no se vincula automáticamente a las tareas vecinas. Puede configurar Project para que vincule automáticamente las tareas insertadas a las tareas vecinas.

Agregar una tarea a un diagrama de red

1. Haga clic en Vista > Diagrama de red.

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2. Haga clic en Tarea > Tarea.

3. En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Agregar varias tareas de una vez

El formulario de tareas puede ayudarle a agregar varias tareas de una vez, sobre todo si las tareas tienen asignaciones de recursos y dependencias de tareas.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Vista y active la casilla Detalles.

La ventana se divide y muestra el diagrama de Gantt en la parte superior y el formulario de tareas en la parte inferior.

3. En el diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al final de la lista de tareas.

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4. En el formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la nueva tarea:

En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

En el cuadro Duración, agregue la duración de la tarea.

Si desea que la duración de la tarea permanezca fija incluso si se cambian las asignaciones de recursos, active la casilla Condicionada por el esfuerzo.

Agregue detalles sobre la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora) en las columnas del formulario.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga clic en Siguiente para

pasar a la siguiente fila en el diagrama de Gantt

Crear tareas de resumen y subtareas Aplique y anule sangrías para mostrar la jerarquía: es decir, para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella, que a su vez se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se compone de subtareas y muestra combinada la información que estas contienen.

1. Vaya al diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangría.

3. Haga clic en Tarea > Sangría . La tarea se convierte en una subtarea.

4. Haga clic en Anular sangría para restaurar la tarea a su nivel anterior. Ya ha dejado de ser una subtarea.

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Trabajar con tareas de resumen

Para crear una vista de alto nivel de las fases de un proyecto, puede ocultar algunas o todas las subtareas.

Al mover o eliminar una tarea de resumen, Project mueve o elimina todas las subtareas correspondientes. Antes de eliminar una tarea de resumen, anule la sangría de las subtareas que desee conservar.

Puede cambiar la duración de una tarea de resumen sin cambiar todas las subtareas. Eso sí, proceda con cuidado: cambiar la duración de la tarea de resumen no significa cambiar necesariamente la duración de las subtareas.

No olvide vincular las tareas después de generar un esquema. Las subtareas y las tareas de resumen crean una estructura, pero no definen las dependencias de tareas.

No asigne recursos a las tareas de resumen, sino a las subtareas. De lo contrario, no podrá resolver las sobreasignaciones.

NOTA Las tareas de resumen no siempre se agregan. Algunos valores de tarea de resumen

(costo y trabajo) representan el total de los valores de subtarea, mientras que otros (duración y línea base) no.

Más información sobre subtareas y tareas de resumen

Si, en lugar de un esquema sencillo, necesita una estructura de descomposición del trabajo, Project puede ayudarle a agregar códigos WBS a la lista de tareas.

Las tareas de resumen son una herramienta muy importante en las actividades de planeación descendente.

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Vincular tareas de un proyecto Puede vincular dos tareas cualesquiera de un proyecto para mostrar la relación existente entre ellas (lo que también se denomina una dependencia de tareas). Las dependencias controlan la programación del proyecto: una vez vinculadas las tareas, todos los cambios que realice en la tarea predecesora se aplicarán también a la sucesora y, de haberla, a la siguiente, y así sucesivamente.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las dos tareas que desee vincular (en la columna Nombre de tarea).

3. Haga clic en Tarea > Vincular tareas.

Para quitar un vínculo, seleccione las dos tareas vinculadas y haga clic en Tarea > Desvincular

tareas .

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De forma predeterminada, Project crea un vínculo sencillo de tareas de fin a comienzo, lo que significa que es necesario finalizar la primera tarea (la predecesora) para iniciar la segunda (la sucesora).

Project admite cuatro tipos de vínculos de tareas. Para cambiar el tipo de vínculo, vea Cambiar un vínculo de tareas .

Otros métodos para vincular tareas

Insertar una tarea entre tareas vinculadas

Vincular tareas en un diagrama de red

Vincular tareas en un calendario

Vincular tareas programadas manualmente

Otras maneras de vincular tareas

Insertar una tarea entre tareas vinculadas

Con Project 2013 podrá establecer un vinculado automático entre tareas , es decir, insertar una nueva tarea entre tareas vinculadas y hacer que la nueva tarea se vincule automáticamente a las tareas que la rodean.

1. Haga clic en Archivo > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la

sección Opciones de programación de este proyecto. 3. Active la casilla Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas. 4. Inserte la nueva tarea.

Vincular tareas en un diagrama de red

1. Haga clic en Vista > Diagrama de red.

2. Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora. 3. Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

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Vincular tareas en un calendario

1. Haga clic en Vista > Calendario.

2. Apunte a la barra de calendario de la tarea predecesora. 3. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

Vincular tareas programadas manualmente

Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project asigna a la primera tarea una ubicación relativa respecto a la segunda.

Puede configurar Project 2013 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva cuando la vincule a otra tarea:

1. Haga clic en Archivo > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación y desplácese hasta la

sección Opciones de programación de este proyecto. 3. Desactive la casilla Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos.

Puede obtener más información sobre tareas programadas automática y manualmente.

Otras maneras de vincular tareas

Si algunas de las tareas dependen de que otro proyecto finalice correctamente, considere la posibilidad de configurar un proyecto maestro.

Para destacar cómo una sola tarea se relaciona con otras tareas, use rutas de tareas.

13

Crear una escala de tiempo

14

Crear una escala de tiempo Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un panorama general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos que resulta perfecta para cualquier reunión de estado: simplemente inclúyala en una diapositiva de PowerPoint o un documento de Word, imprímala o envíela por correo a su jefe.

1. Haga clic en Vista y luego seleccione Escala de tiempo.

2. Haga clic con el botón secundario en una tarea y luego haga clic en Agregar a escala de tiempo. Repita este procedimiento para cada tarea o hito que desee agregar.

NOTA La mayoría de las veces, la escala de tiempo está activada de forma predeterminada.

Aparece encima de la vista actual.

¿Qué desea hacer con la escala de tiempo?

Aplicar formato a la escala de tiempo

Compartir la escala de tiempo

Imprimir la escala de tiempo

Aplicar formato a la escala de tiempo

Puede usar la escala de tiempo tal cual o adaptarla a sus necesidades. Podemos ayudarle en ambos casos.

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Antes de enviarla, puede reorganizar las tareas como desee, agregar texto e incluso cambiar los colores para que destaquen.

A continuación se describe cómo...

Pestaña Formato

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo y luego en Formato para ver todas las

opciones que permiten mejorar su aspecto.

SUGERENCIA Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o

Visio, tendrá aún más opciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc.

Organizar tareas

1. Haga clic en una tarea de la escala de tiempo. 2. Haga clic en Formato > Mostrar como llamada. Ahora la tarea señala a la escala de tiempo

desde arriba o desde abajo. 3. Arrastre la tarea hasta la posición que desee. 4. Haga clic en una llamada y luego en Mostrar como barra para volver a convertirla en una barra.

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Agregar filas

Arrastre tareas arriba o abajo en la escala de tiempo para mostrarlas en filas distintas.

Cambiar el color

Haga clic en la tarea que desee cambiar en la escala de tiempo. Para elegir varias tareas al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada una de ellas.

1. Haga clic en Color de fondo (la latita de pintura) y elija el color que desee. 2. Use las otras opciones del grupo Fuente para cambiar el aspecto de la tarea. Funciona igual que

en los demás programas de Office.

Cambiar el formato de fecha

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo, en Formato > Formato de fecha y elija el formato que desee. Esta lista también permite eliminar totalmente las fechas en la escala de tiempo.

Compartir la escala de tiempo

1. Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo. 2. Haga clic en Formato > Copiar escala de tiempo y elija un tamaño:

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Para correo electrónico. Pequeña. Perfecta para un mensaje de Outlook.

Para presentación. Mediana. Diseñada para las diapositivas de PowerPoint.

Tamaño completo. Grande. Del mismo tamaño en el que aparece en el proyecto.

3. Puede pegar la escala de tiempo en cualquier programa que permita mostrar gráficos.

Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o Visio, tendrá aún más opciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc.

Imprimir la escala de tiempo

1. Arrastre la línea situada debajo de la escala de tiempo a la parte inferior de la pantalla. 2. Haga clic en Archivo > Imprimir.

Para volver a la vista en dos paneles, haga clic en Vista y seleccione Escala de tiempo.

Vincular proyectos para crear un proyecto maestro Para ayudar a mantener los proyectos de gran tamaño mejor organizados, puede vincular varios archivos de proyecto entre sí para crear una organización proyecto maestro/subproyecto (conocida también como dependencias externas). Por ejemplo, un proyecto maestro en el campo de la construcción podría tener archivos de subproyecto para tareas de fontanería, electricidad y carpintería. Aquí puede ver cómo:

1. Cree archivos de proyecto independientes para cada subproyecto y, a continuación, abra o cree el proyecto que desee que se convierta en el proyecto maestro.

2. En el proyecto maestro, haga clic en Ver > Diagrama de Gantt. 3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el subproyecto.

Puede insertar un subproyecto en cualquier lugar de la lista de tareas del proyecto maestro. 4. Haga clic en Proyecto > Subproyecto.

5. En el cuadro Insertar subproyecto, seleccione el subproyecto que desee insertar.

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Para insertar varios subproyectos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los subproyectos en el orden en que desee insertarlos.

En la mayoría de los casos, deseará dejar activada la casilla Vincular a proyecto para que los cambios en el subproyecto aparezcan reflejados en el proyecto maestro y viceversa. Sin embargo, si solamente desea copiar el subproyecto en el proyecto maestro sin vincular los archivos de forma dinámica, desactive la casilla.

6. Haga clic en Insertar o, para insertar un proyecto en formato de solo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar sólo lectura. Al insertar un proyecto de solo lectura, se crea un vínculo entre los dos proyectos, pero se evita que actualice el subproyecto desde el proyecto maestro. Sin embargo, si actualiza el archivo del subproyecto directamente, los cambios aparecen reflejados en el proyecto maestro. La opción Insertar sólo lectura solamente se encuentra disponible cuando la casilla Vincular al proyecto está activada.

Evite los nombres de recursos duplicados en proyectos vinculados

Si vincula proyectos que tengan recursos con el mismo nombre, se crearán nombres de recursos duplicados, lo que podría resultar confuso. Para evitarlo, desactive la casilla Vincular al proyecto en el cuadro de diálogo Insertar proyecto. A continuación, la primera aparición de un nombre de recurso y su información de recurso, como las tasas de pago o los calendarios de los recursos, sobrescribirán las futuras apariciones.

Nota Cuando se actualiza un subproyecto no vinculado desde dentro del proyecto maestro, el cambio no se refleja en el archivo del subproyecto original.

Cómo programa tareas Project: entre bastidores

Este artículo trata el lado técnico de cómo Project programa las tareas de sus proyectos. En

ocasiones, a la gente le confunde cuando Project mueve automáticamente una tarea a una

hora diferente a la que esperaban, o bien se preguntan por qué al cambiar, por ejemplo, una

tarea se mueven de manera impredecible otras tareas. Esta es su oportunidad para entender

los grandes porqués del potente motor de programación de Project.

Todas estas cuestiones no tienen por qué resultar fáciles de entender al principio, pero le

recomendamos que se atreva a explorarlas: se sentirá más informado como administrador y

controlará mejor la fecha de finalización de su proyecto.

¿Cómo afecta la fecha de comienzo de un proyecto a la

programación?

Al agregar una nueva tarea a una programación, dicha tarea se programa automáticamente

para empezar en la fecha de inicio del proyecto. A medida que se agregan tareas a la

programación y se conectan a otras tareas, las horas de comienzo de las tareas cambiarán y

la última tarea en finalizar determinará la fecha de finalización del proyecto.

19

Para encontrar la fecha de comienzo de un proyecto o cambiarla a otra fecha, haga

clic en Proyecto y, a continuación, en Información del proyecto.

Lógicamente, habrá excepciones. Por ejemplo, unas tareas no se mueven igual que otras.

Siga leyendo este artículo si desea obtener más información sobre programación manual y

automática de tareas.

Al crear un nuevo proyecto, primero se especifica la fecha de comienzo del proyecto. Al

programar un proyecto a partir de la hora de comienzo, todas las tareas comienzan en la

fecha de comienzo del proyecto a menos que especifique lo contrario.

Tanto en las tareas programadas manualmente como en las programadas

automáticamente, si no se aplican restricciones ni dependencias entre tareas, la duración del

proyecto será la misma que la de la tarea más larga. En otras palabras, la fecha de

finalización del proyecto es la misma que la fecha de finalización de la tarea más larga.

Las dependencias entre tareas, como la dependencia fin a comienzo entre las tareas

primera y segunda (tal como se muestra aquí), puede alterar la fecha de finalización del

proyecto.

Prácticamente todos los proyectos deben programarse a partir de una hora de comienzo

conocida. Incluso si conoce la fecha en la que debe completarse un proyecto, la

programación a partir de una fecha de comienzo ofrece la máxima flexibilidad.

Ahora bien, es posible que le interese programar a partir de una fecha de finalización si...

Necesita determinar cuándo debe comenzar un proyecto de manera que finalice en

una fecha específica.

No tiene claro cuándo comenzará su proyecto (por ejemplo, si va a recibir trabajo de

otra persona y ese trabajo podría retrasarse).

Su metodología de administración de proyectos le exige programar a partir de una

fecha de finalización.

Al trabajar en un proyecto programado a partir de una fecha de finalización, tenga en

cuenta que hay diferencias en la forma en que Project procesa determinadas acciones:

Al introducir una tarea programada automáticamente, Project asignará

automáticamente la restricción Lo más tarde posible (LMTP) a la fecha de

20

finalización de la tarea. Debe evitar establecer otras restricciones si no son

necesarias. (Haga clic con el botón secundario sobre una tarea y, a continuación,

haga clic en Información de la tarea.)

Si arrastra una barra de Gantt para modificar la fecha de finalización de una tarea,

Project asignará automáticamente una restricción No finalizar después del (NFDD)

a una tarea programada manualmente.

Si cambia su proyecto para programarlo a partir de una fecha de finalización y antes

estaba programado a partir de una fecha de comienzo, deberá quitar todos los

retrasos por distribución y divisiones por distribución de las tareas y asignaciones

que se hayan programado automáticamente. Las tareas programadas manualmente

no se verán afectadas.

Si utiliza redistribución automática para reducir las sobreasignaciones de recursos

en su proyecto, Project agregará una demora de redistribución después de una tarea,

no antes de ella. (Si desea consultar la configuración de redistribución, haga clic en

la pestaña Recurso y, a continuación, en Redistribuir recurso.)

¿Cómo afectan los vínculos de tareas a la programación?

Los vínculos entre tareas (o dependencias) muestran la relación en el tiempo entre una tarea

y otra. Al vincular tareas, se crean dependencias. La larga cadena de tareas determina la

longitud completa y el fin de un proyecto.

Sugerencia de administración de proyectos Al vincular tareas dentro de un proyecto, se

crea una ruta crítica de vínculos. Dicha ruta crítica determina el fin del proyecto. Si lo

desea, puede obtener más información sobre la ruta crítica.

Tipo de

vínculo Ejemplo Descripción

Fin a

comienzo

(FC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se

complete la tarea de la que depende (A).

Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Excavar cimientos" y

"Verter hormigón", la tarea "Verter hormigón" no podrá

comenzar hasta que se haya completado la tarea "Excavar

cimientos".

Al vincular tareas en Project, el tipo de vínculo

predeterminado es fin a comienzo.

Este tipo de vínculo es el predeterminado. Si no especifica

un tipo de vínculo, se entenderá que quiere utilizar una

relación de fin a comienzo.

Comienzo a

comienzo

(CC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que

comience la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente puede comenzar en cualquier

momento después de que comience la tarea de la que

21

depende. El tipo de vínculo CC no requiere que ambas

tareas comiencen al mismo tiempo.

Por ejemplo, si tiene dos tareas "Verter hormigón" y

"Nivelar hormigón," la tarea "Nivelar hormigón" no podrá

comenzar hasta que haya empezado la tarea "Verter

hormigón".

Fin a fin

(FF)

La tarea dependiente (B) no puede completarse hasta que

se complete la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente puede completarse en cualquier

momento después de que se haya completado la tarea de

la que depende. El tipo de vínculo FF no requiere que

ambas tareas se completen al mismo tiempo.

Por ejemplo, si tiene dos tareas "Meter cableado" y "Meter

tuberías", ambas deberán completarse al mismo tiempo

antes de poder llevar a cabo cualquier inspección.

Comienzo a

fin (CF)

La tarea dependiente (B) no puede completarse hasta que

comience la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente puede completarse en cualquier

momento después de que comience la tarea de la que

depende. El tipo de vínculo CF no requiere que la tarea

dependiente se complete al mismo tiempo que comienza

la tarea de la que depende.

Este tipo de vínculo rara vez se utiliza en la

administración de proyectos. Un ejemplo sería el tejado de

una casa y las dos tareas correspondientes: montar el

tejado y supervisar el trabajo. En este caso, puede

empezarse el tejado, pero el supervisor debe hacer acto de

presencia en algún momento antes de que se termine el

tejado.

Nota sobre tareas programadas manualmente Cuando se vincula una tarea programada

manualmente a otra tarea, Project respetará el tipo de vínculo y colocará la tarea

programada manualmente en relación con la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con

un vínculo de fin a comienzo se muestra como comienzo cuando finaliza la tarea

predecesora. Ahora bien, la tarea sucesora solo se moverá cuando se cree el vínculo. Si la

tarea predecesora cambia posteriormente su fecha de finalización, la fecha de comienzo de

la tarea sucesora permanecerá inalterada.

Ahora bien, puede configurar Project de modo que una tarea programada manualmente no

se mueva cuando la vincule a otra tarea:

22

1. Haga clic en Archivo, Opciones y, por último, Programación.

2. Desactive la casilla Actualizar tareas programadas manualmente al editar

vínculos.

¿Cómo afectan las restricciones a la programación?

Las restricciones permiten controlar la fecha de comienzo o finalización de una tarea

programada automáticamente. Hay tres tipos de restricciones:

Las restricciones flexibles no tienen fechas específicas asociadas. Si establece estas

restricciones, podrá iniciar las tareas lo antes posible o lo más tarde posible y la

tarea terminará antes de la finalización del proyecto teniendo en cuenta otras

restricciones y dependencias entre tareas de la programación.

Las restricciones semiflexibles necesitan una fecha asociada que controle la fecha

de comienzo o finalización última o más temprana para una tarea. Estas

restricciones permiten que una tarea finalice en cualquier momento siempre que

cumpla con la fecha límite de comienzo o finalización.

Las restricciones inflexibles necesitan una fecha asociada que controle la fecha de

comienzo o finalización de la tarea. Estas restricciones resultan útiles si necesita que

su programación tenga en cuenta factores externos, como la disponibilidad de

equipo y recursos, las fechas límites, los hitos contractuales y las fechas de

comienzo y finalización.

Sugerencia de administración de proyectos En casi todos los casos, lo más conveniente

es utilizar la restricción LAP, ya que le da al motor de programación la máxima flexibilidad

a la hora de determinar la fecha de finalización ideal para su proyecto.

A continuación le explicamos dos formas de ver instantáneamente las restricciones

aplicadas a sus tareas.

Para revisar o cambiar la restricción de una tarea, haga clic con el botón secundario en la tarea, luego en Información de la tarea y, por último, en la pestaña

Avanzada. La información sobre restricciones figura en los cuadros Tipo de

restricción y Fecha de restricción.

Si la restricción es diferente a LAP o LMTP, el tipo de restricción mostrará su

indicador gráfico asociado en la columna Indicador de cualquier vista de hoja, como

el diagrama de Gantt.

Las restricciones con una flexibilidad de programación moderada restringirán una tarea

desde el comienzo o la finalización antes o después de una fecha que usted seleccione. Por

ejemplo, una tarea con una restricción No comenzar antes del (NCAD) para el 15 de junio y

una dependencia de fin a comienzo con otra tarea podrá comenzar el 15 de junio si su tarea

predecesora finaliza como tarde el 15 de junio (o más tarde si la tarea predecesora finaliza

después del 15 de junio), pero no podrá programarse antes del 15 de junio. Este uso de las

restricciones puede resultar apropiado, por ejemplo, si tiene un permiso de obra que solo

23

sea válido para unas fechas concretas. En ese caso, puede utilizar las restricciones NCAD o

NFDD.

Si aplica a estas tareas la relación predeterminada (fin a comienzo) y una restricción LAP,

la tarea sucesora (la segunda) se programará para empezar tan pronto como la tarea

predecesora (la primera) esté programada para finalizar.

Si aplica una restricción NCAD, la tarea sucesora no podrá comenzar antes de la fecha de

la restricción incluso si (tal como se muestra aquí) la tarea predecesora se completa antes de

la fecha de la restricción.

En la siguiente tabla se detallan las restricciones que ofrece Project.

Tipo de

restricción

Nombre de

restricción Descripción

Flexible

Lo más tarde

posible

(LMTP)

Programa la tarea lo más tarde posible haciendo que la tarea

finalice antes de la finalización del proyecto y sin demorar

las tareas posteriores. Esta es la restricción predeterminada

para las tareas si se programa a partir de la fecha de

finalización del proyecto. No especifique la fecha de

comienzo o finalización de una tarea si utiliza esta

restricción.

Flexible Lo antes

posible (LAP)

Programa la tarea de manera que comience lo antes posible.

Esta es la restricción predeterminada para las tareas si se

programa a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No

especifique fechas de comienzo o finalización si utiliza esta

restricción.

Semiflexible

No comenzar

antes del

(NCAD)

Programa la tarea para que comience en una fecha

especificada o después de esa fecha. Utilice esta restricción

para asegurarse de que una tarea no comience antes de una

fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar

antes del

(NFAD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada

o después de esa fecha. Utilice esta restricción para

asegurarse de que una tarea no finalice antes de una fecha

determinada.

Semiflexible

No comenzar

después del

(NCDD)

Programa la tarea para que comience en una fecha

especificada o antes de esa fecha. Utilice esta restricción para

asegurarse de que una tarea no comience después de una

24

fecha especificada.

Semiflexible

No finalizar

después del

(NFDD)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada

o antes de esa fecha. Utilice esta restricción para asegurarse

de que una tarea no finalice después de una fecha

determinada.

Inflexible Debe finalizar

el (DFE)

Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada.

Establece las fechas de finalización anticipada, programada y

retrasada en la fecha que usted especifique y ancla la tarea en

la programación.

Inflexible

Debe

comenzar el

(DCE)

Programa la tarea para que comience en una fecha

especificada. Establece las fechas de comienzo anticipada,

programada y retrasada en la fecha que usted especifique y

ancla la tarea en la programación.

De manera predeterminada, todas las tareas de un proyecto programado a partir de la fecha

de comienzo tienen aplicada la restricción LAP. Igualmente, de manera predeterminada,

todas las tareas de un proyecto programado a partir de la fecha de comienzo tienen aplicada

la restricción Lo más tarde posible (LMTP).

Las restricciones inflexibles suelen cancelar cualquier dependencia entre tareas y limitan

una tarea a una fecha que usted seleccione. Por ejemplo, una tarea con una restricción Debe

comenzar el (DCE) para el 30 de septiembre y una dependencia de fin a comienzo con otra

tarea se programará siempre para el 30 de septiembre independientemente de que su tarea

predecesora finalice en una fecha anticipada o retrasada. Este comportamiento puede

cambiarse. Haga clic en Archivo, Opciones, Programación y active la casilla Las tareas

siempre respetan las fechas de restricción.

¿Cómo afectan los tipos de tareas a la programación?

Los tipos de tarea solo se aplican a las tareas programadas automáticamente y se dividen en

tres categorías: de unidades fijas, de trabajo fijo y de duración fija. Project analizará el tipo

de tarea para determinar cómo se comportarán la duración, el trabajo y las unidades a

medida que Project programe su proyecto.

Cada uno de los tipos de tareas afecta a la programación al editar uno de los tres elementos

siguientes.

En una Si revisa las

unidades Si revisa la duración Si revisa el trabajo

Tarea de unidades

fijas

Se recalcula la

duración. Se recalcula el trabajo.

Se recalcula la

duración.

Tarea de trabajo fijo Se recalcula la

duración.

Se recalculan las

unidades.

Se recalcula la

duración.

Tarea de duración Se recalcula el Se recalcula el trabajo. Se recalculan las

25

fija trabajo. unidades.

Para cambiar un tipo de tarea, haga doble clic en el nombre de la tarea dentro del

diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzada.

Algunos ejemplos

Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas con 1 unidad de recurso a tiempo

completo disponible durante 8 horas al día. Usted crea la tarea con una duración de 10 días

y 80 horas de trabajo.

Si se da cuenta de que otro recurso a tiempo completo puede ayudar con la tarea,

Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos

unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo.

Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project

recalculará el trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con

64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.

Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project

recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una

duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.

Ahora supongamos que crea la misma tarea como tarea de trabajo fijo. Esto significa que la

tarea solo puede llevarle el número de horas de trabajo que especifique, ni más ni menos.

En este ejemplo, la tarea tiene disponible 1 recurso a tiempo completo durante 8 horas al

día y una duración de 10 días con 80 horas de trabajo.

Si se da cuenta de que otro recurso a tiempo completo puede ayudar con la tarea,

Project recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener asignadas dos

unidades, una duración de 5 días y 80 horas de trabajo.

Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project

recalculará las unidades de recursos para la tarea. A fin de completar la tarea en 80

horas y 8 días, deberán asignarse 1,25 unidades de recursos. La unidad de recursos

asignada actualmente a la tarea recibirá una asignación al 125%. Deberá asignar

otro recurso para que se encargue de la asignación adicional del 25%.

Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project

recalculará la duración de la tarea. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo, una

duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.

Por último, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duración fija. Esto significa

que la tarea debe completarse en la duración que especifique. En este ejemplo, la tarea

también tiene disponible 1 recurso a tiempo completo durante 8 horas al día y una duración

de 10 días con 80 horas de trabajo.

Si se da cuenta de que otro recurso puede ayudar con la tarea, Project recalculará el

trabajo asignado a cada recurso. Cuando solo había 1 recurso asignado a la tarea,

dicho recurso tenía 80 horas de trabajo que completar. Al asignar otro recurso a la

26

tarea, cada recurso tendrá 40 horas de trabajo que completar en la misma duración

de 10 días, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra unidad de recursos,

también podrá revisar la asignación de ambas unidades al 50% cada una, con lo que

ambas unidades quedarán disponibles para trabajar al 50% en otras tareas.

Si se da cuenta de que tiene 8 días (no 10) para completar la tarea, Project

recalculará el trabajo de la tarea. La tarea pasará a tener una duración de 8 días, con

64 horas de trabajo y 1 unidad de recurso.

Si se da cuenta de que la tarea le llevará 20 horas de trabajo adicional, Project recalculará

las unidades de recursos de la tarea de manera que el trabajo adicional siga pudiendo

completarse dentro de la duración de 10 días. La tarea pasará a tener 100 horas de trabajo,

una duración de 10 días y 1,25 unidades de recurso. La unidad de recursos asignada

actualmente a la tarea recibirá una asignación al 125%. Deberá asignar otro recurso para

que se encargue de la asignación adicional del 25%.

Nota Como las asignaciones de recursos de costos no tiene valores para trabajo o

unidades, dichos valores no se recalculará al modificar la fecha de comienzo o finalización

de la tarea. Tampoco se recalculan nunca las fechas correspondiente a una asignación de

recurso de costos, ya que no se puede modificar el trabajo ni las unidades.

A continuación puede ver una tabla donde se resumen las cosas que debe tener en cuenta en

relación con los tipos de tareas.

Sugerencias y trampas Explicación

Preste atención a las

tareas condicionadas

por el esfuerzo

Si hace clic en Trabajo fijo, dentro de la lista Tipo de tarea, no

podrá cambiar el parámetro C. por el esfuerzo de la tarea. Las

tareas de trabajo fijo no tienen valores de trabajo flexibles y, por

tanto, están siempre condicionadas por el esfuerzo. Encontrará

más información sobre tareas condicionadas por el esfuerzo en

secciones posteriores de este artículo.

Agregue una columna

como ayuda para

cambiar de tipo de

tarea

Puede ver y cambiar el tipo de tarea para cada tarea directamente

en su vista insertando el campo Tipo. Haga clic en la columna

situada a la derecha de donde desee insertar la nueva columna,

haga clic en el menú Insertar y, a continuación, en Columna. En

la lista Nombre de campo, haga clic en Tipo.

Las tareas de resumen

son siempre tareas de

duración fija

Las tareas de resumen son siempre de duración fija porque las

fechas de comienzo y finalización de una tarea de resumen las

determinan sus subtareas.

Utilice sangría en los

esquemas, no tipos de

tarea

Si desea modificar la estructura jerárquica de una tarea o subtarea

como parte de una estructura de esquema para su proyecto,

deberá aplicar o anular sangría en vez de modificar el tipo de

tarea o agregar una fecha límite.

No confunda las

restricciones de tareas

(como LAP) con los

Si desea imponer limitaciones sobre la forma en que Project

calcula las fechas de comienzo y finalización, utilice

restricciones de tareas, no tipos de tareas.

27

tipos de tareas

¿Cómo afecta la programación condicionada por el esfuerzo a la

programación?

Para todas las tareas, tras asignar un recurso, la tarea se programará según la fórmula

(suponiendo que las tareas sean del tipo predeterminado, es decir, de unidades fijas).

Duration = Work / Units

Para cualquier tarea, puede seleccionar qué parte de la ecuación calcula Project

estableciendo el tipo de tarea. Al asignar o quitar personas de una tarea, Project alargará o

acortará la duración de la tarea según el número de recursos asignados a ella, pero no

cambiará el trabajo total de la tarea. Esto es lo que se conoce como programación

condicionada por el esfuerzo. Esta opción suele estar desactivada. Para activarla, haga clic

sucesivamente en Archivo, Opciones y Programación y, por último, active la casilla Las

tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo.

Aunque la programación condicionada por el esfuerzo puede funcionar en la mayoría de las

situaciones, es posible que desee modificar este comportamiento para reflejar con mayor

precisión lo que ocurre en una tarea concreta cuando se agregan o quitan recursos. Por

ejemplo, es posible que desee ver el aumento total de trabajo a medida que agrega más

personas a una tarea en particular.

1. Haga clic con el botón secundario sobre una tarea, luego en Información de la

tarea y, por último, en la pestaña Avanzada.

2. Desactive la casilla C. por el esfuerzo.

Nota No se puede quitar la programación condicionada por el esfuerzo de las tareas de

trabajo fijo. Las tareas de trabajo fijo no tienen valores de trabajo flexibles y, por tanto,

están siempre condicionadas por el esfuerzo.

Al trabajar con programación condicionada por el esfuerzo, tenga en cuenta lo siguiente:

Sugerencias y trampas Explicación

La programación

condicionada por el

esfuerzo no es aplicable al

primer recurso asignado

Los cálculos condicionados por el esfuerzo solo se aplican

una vez que se ha hecho la asignación inicial de los primeros

recursos a la tarea. Tras asignar los primeros recursos, el valor del trabajo no cambia a medida que se asignan o quitan

nuevos recursos de la misma tarea.

Tenga en cuenta las tareas

de unidades fijas

Si el tipo de tarea asignada es Unidades fijas y se asignan

recursos adicionales, se acortará la duración de la tarea.

Tenga en cuenta las tareas

de duración fija

Si el tipo de tarea asignada es Duración fija y se asignan

recursos adicionales, se reducirán los valores de unidad

individuales de los recursos.

28

Tenga en cuenta las tareas

de unidades fijas

Si el tipo de tarea asignada es Trabajo fijo y se asignan

recursos adicionales, se acortará la duración de la tarea.

Algunas tareas pueden

configurarse como

condicionadas por el

esfuerzo

Las tareas de resumen y proyectos insertados no pueden

configurarse como condicionados por el esfuerzo.

¿Cómo afectan la programación manual o automática a la

programación propiamente dicha?

Conocer las diferencias entre las tareas programadas manualmente y las tareas programadas

automáticamente es clave para comprender cómo Project programa su proyecto.

Por lo general, las tareas programadas manualmente le permiten controlar la programación.

Cuando agrega una tarea a su programación, la tarea permanece en su sitio. Ahora bien, esa

no tiene por qué ser la mejor manera de diseñar una programación, sobre todo si aumenta la

complejidad del proyecto; en ese caso, es posible que le interese utilizar tareas programadas

automáticamente para sacar partido del potente motor de programación de Project.

Observe la siguiente imagen. En ella se muestran los dos tipos diferentes de tareas: las dos

primeras son tareas programadas manualmente; las dos últimas, automáticas.

Tenga en cuenta que, en las tareas programadas manualmente, la duración es un valor de

texto al igual que un número. Dado que la duración puede ser un valor de texto, Project no

habrá establecido automáticamente una fecha de comienzo y la barra de Gantt solo se

mostrará parcialmente para reflejar la falta de certeza sobre la programación de la tarea en

ese momento.

En las tareas programadas automáticamente, la duración es un valor numérico con una

unidad de hora adjunta (por ejemplo, “12h” para una duración de 12 horas). Por definición,

Project calcula automáticamente las tareas programadas automáticamente con duraciones

válidas, fechas de comienzo y fechas de finalización (y, por tanto, las barras).

En ocasiones, resulta complicado trabajar con los datos que facilite para las tareas

programadas manualmente. Para trazar barras en una tarea programada manualmente,

Project solo necesita tres valores de tiempo: duración, fecha de comienzo y fecha de

finalización. Si establece dos de estos valores para una tarea programada manualmente,

29

Project calculará automáticamente el tercer valor y la tarea permanecerá como programada

manualmente. Por todo ello, es conveniente que preste atención a este tipo de

comportamiento “imprevisible” de Project.

Nota De manera predeterminado, las tareas se configuran como programadas

manualmente. Los administradores que estén acostumbrados a la programación automática

en versiones anteriores de Project pueden desactivar la función de programación manual

para tareas específicas o para todo el proyecto. Algunos proyectos, sobre todo los más

complicados, pueden requerir que el potente motor de programación de Project haga la

programación por usted. Para modificar todas las tareas y configurarlas como programadas

automáticamente, haga clic en Tareas nuevas: programadas automáticamente en la

parte inferior de la ventana de la aplicación de Project.

Tareas programadas manualmente

Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier punto de su programación y

Project no la moverá. Esta nueva característica le ofrece una mayor flexibilidad y control

sobre la planeación y administración de la programación.

¿Por qué preocuparse por esto? Bien, ocurre que, en muchas ocasiones, la programación de

un proyecto es muy informal. El proyecto comienza como una simple lista de fechas de

correos electrónicos, reuniones con partes interesadas o una conversación en un pasillo.

Suele ocurrir que los administradores de proyectos no tienen información completa sobre

los elementos de un trabajo. Por ejemplo, puede que sepan cuándo debe comenzar una tarea

pero no conozcan su duración hasta que reciban una estimación de los miembros del

equipo. Además, puede que solo sepan cuánto durará una tarea, pero no sepan si puede

comenzarse hasta que reciban la aprobación del administrador de recursos.

A continuación puede ver una serie de cosas que debe tener en cuenta en relación con las

tareas programadas manualmente.

Nunca trabajará a ciegas. Las tareas programadas manualmente tienen sus propios

indicadores y barras de tareas para ayudarle a distinguirlas de las tareas "clásicas"

(las programadas automáticamente).

Todo vale. Cuando una tarea está en modo de programación manual, las columnas

Comienzo, Fin y Duración pueden estar en blanco o incluir valores de texto además

de fechas reconocibles.

Cambiar de modo de programación Puede cambiar la programación de una tarea

de automática a manual y viceversa. Eso sí, tenga cuidado. Al cambiar una tarea de

programación manual a programación automática, Project tendrá que tomar algunas

decisiones. Si la duración de una tarea era "Una quincena", Project establecerá

normalmente una duración estimada de "1 día?" si la tarea se configura como

programada automáticamente. No cabe esperar que Project sepa que una quincena

dura dos semanas.

Controle los atrasos Si hace falta retrasar una tarea programada manualmente

debido a un atraso, las tareas sucesoras no se desplazarán automáticamente. Los

30

administradores de Project pueden optar por mantener las fechas originales (si los

recursos pueden continuar el trabajo según lo previsto) o por retrasar las tareas

sucesoras (si hay dependencias inalterables).

Impacto de la programación condicionada por el esfuerzo Las tareas

programadas manualmente no pueden configurarse como condicionadas por el

esfuerzo . La duración de una tarea programada manualmente no cambiará al quitar

recursos o asignar recursos adicionales. Encontrará más información en secciones

posteriores de este artículo.

En la siguiente tabla se muestra cómo se definen los atributos de Project y cómo se utilizan

en las tareas programadas manualmente y en las tareas programadas automáticamente.

elemento Programación manual Programación automática

Duración

Puede ser información numérica,

de fecha o de texto, como "14d" o

"quincena". Si el valor no está en

un formato de duración

reconocible, Project no lo

utilizará para programar el

proyecto.

Solo pueden utilizarse números y

unidades que representen períodos de

tiempo, como "14d" o "2 meses".

Trabajo

Solo pueden utilizarse números y

unidades que representen

períodos de tiempo, como "14d"

o "2 meses".

Solo pueden utilizarse números y

unidades que representen períodos de

tiempo, como "14d" o "2 meses".

Recursos

Puede asignarse a tareas. Project

no utiliza los calendarios de

recursos para programar tareas.

Puede asignarse a tareas. Utilizado por

Project para ayudar a determinar la

mejor programación. Cambiará la

duración de las tareas si estas están

configuradas como condicionadas por

el esfuerzo, a diferenciad e las tareas

programadas manualmente.

Fecha de

comienzo

Puede ser información numérica,

de fecha o de texto, como "30

ene" o "Próximamente". Si el

valor no está en un formato de

tiempo reconocible, Project no lo

utilizará para programar el

proyecto.

Solo puede utilizarse la información de

fecha. Ahora bien, puede utilizar

valores como “hoy” o “mañana”, que

Project reserva para tareas

programadas automáticamente.

Fecha de

finalización

Puede ser información de fecha o

de texto, como "30 ene" o

"Próximamente". Project no la

utilizará para programar el

proyecto.

Solo puede utilizarse la información de

fecha. Ahora bien, puede utilizar

valores como “hoy” o “mañana”, que

Project reserva para tareas

programadas automáticamente.

Restricciones Omitido por Project. Utilizado por Project para ayudar a

31

determinar la mejor programación.

Dependencias

(vínculos)

Puede utilizarse, pero no

cambiará la programación de la

tarea. Ahora bien, los vínculos

entre tareas reprogramarán una

tarea cuando se apliquen por

primera vez.

Puede utilizarse y cambiará la

programación de la tarea.

Calendarios de

proyectos y

recursos

Omitido por Project. Utilizado por Project para ayudar a

determinar la mejor programación.

Tareas programadas automáticamente

Las tareas programadas automáticamente son la forma clásica en que Project programa las

tareas. La programación automática es una forma altamente estructurada y sistemática de

administrar programaciones de proyectos. A partir de la información especificada por los

usuarios (duración de tareas, trabajo planeado, número de recursos, restricciones de fechas),

Project calcula una programación óptima con las fechas más tempranas y más tardías para

las tareas.

Project programa un proyecto a partir de la información que especifique sobre los

siguientes aspectos:

El proyecto en su conjunto.

Los elementos de trabajo individuales (más conocidos como "tareas") necesarios

para completar el proyecto.

En caso necesario, los recursos que se requieren para completar esas tareas.

Si, tras crear la programación, cambia cualquier aspecto de su proyecto, podrá actualizar las

tareas o recursos y Project ajustará la programación por usted.

En cada tarea podrá especificar una de las siguientes características o todas ellas:

Duraciones

Dependencias entre tareas

Restricciones

Utilizando esta información, Project calcula la fecha de comienzo y la fecha de finalización

de cada tarea.

Puede incluir recursos en su proyecto y luego asignarlos a tareas para indicar qué recurso es

responsable de completar cada asignación. Esto no solo le ayudará a planificar las

necesidades de personal del proyecto, sino también a calcular el número de equipos

necesarios o la cantidad de material que se consumirá. Si incluye recursos, las

programaciones de tareas se afinarán a partir de la siguiente información sobre recursos:

32

Trabajo

Unidades

Períodos laborables y períodos no laborables incluidos en los calendarios

La programación puede verse afectada por otros elementos, como los tiempos de adelanto y

tiempos de retardo en el caso de los vínculos, o los tipos de tarea, disponibilidad de

recursos y el recurso esencial. De ahí que sea tan importante entender los efectos de estos

elementos para mantener y ajustar su programación según proceda.

Nota Project calcula la duración de las tareas programadas automáticamente a partir de

las definiciones de unidades de duración. Para ello, haga clic en Archivo, Opciones y

Programación. Al igual que en un calendario normal por meses, el año comienza en enero

y cada semana empieza el domingo o el lunes. De manera predeterminada, cuando Project

calcula las unidades de duración, un día equivale a 8 horas, una semana equivale a 40 horas

y un mes equivale a 20 días de trabajo. Si especifica fechas de comienzo y finalización para

las tareas pero no horas de comienzo y finalización, Project utilizará las 8:00 A.M. como

hora de comienzo predeterminada y las 5:00 P.M. como hora de finalización

predeterminada.

Cambiar los modos de programación de las tareas

Puede cambiar la programación de una tarea de automática a manual y viceversa. Para ello,

haga clic en Archivo, Opciones y Programación. Al cambiar modos de tarea, tenga en

cuenta lo siguiente.

Cuando una tarea se cambia a programación automática, se aplicarán los valores

predeterminados de fecha y duración de Project. Por ejemplo, si una tarea

programada manualmente tiene especificada una duración de "Un par de semanas",

al cambiar a programación automática Project cambiará al valor predeterminado de

"1 día?". Si se ha especificado manualmente la fecha de comienzo "mañana", al

cambiar a programación automática dicha fecha se cambiará a la fecha de comienzo

del proyecto.

Una tarea que se cambia a programación manual conservará su duración y sus

fechas. Ahora bien, una vez que la tarea se configura como programada

manualmente, la duración y las fechas podrán tener cualquier valor de número, texto

o fecha.

¿Cómo afecta la flotación o demora a la programación?

La flotación (también conocida como demora) le permite encontrar tareas que pueden

moverse sin cambiar la fecha de finalización del proyecto. Quizá le interese ver las tareas

que actualmente pueden desplazarse sin afectar a la ruta crítica (demora total) o aquellas

que pueden desplazarse sin afectar a la tarea a la que están conectadas (demora permisible).

A continuación le explicamos dos formas de ver la flotación en su programación.

33

Desde el diagrama de Gantt, haga clic en Formato y seleccione la casilla Demora.

La flotación aparecerá como una línea fina adjunta a las barras de Gantt de

comienzo o finalización.

Utilice la vista Gantt detallado. Haga clic en Vista, Otras vistas, Más vistas, Gantt

detallado y, por último, en Aplicar.

Una vez vuelva al diagrama de Gantt, haga clic en Tablas y, a continuación, en

Programación.

A continuación puede ver un par de cosas que debe tener en cuenta en relación con la

flotación.

Sugerencias y

trampas Explicación

Atención a las

restricciones

inflexibles

Si una tarea que está limitada a una fecha tiene una tarea predecesora

que finaliza demasiado tarde como para que la tarea sucesora pueda

empezar en la fecha especificada en la restricción, se producirá una

demora negativa. La demora negativa restringirá aún más la fecha de

finalización de su proyecto.

Las fechas límite

cambian la

demora total

Las fechas límite pueden afectar a la demora total de las tareas. Si

especifica una fecha límite antes del final de la demora total de la

tarea, esta última se recalculará utilizando la fecha límite en vez de la

fecha de finalización de la tarea. La tarea pasará a ser crítica si la

demora total llega a cero.

¿Cómo afectan las fechas límite a la programación?

Las fechas límite no suelen afectar a la programación de tareas. Suelen utilizarse para

indicar una fecha objetivo que no quiere saltarse sin necesidad de establecer una restricción

de tarea que podría afectar a la programación si cambian las tareas predecesoras. Una tarea

que tenga una fecha límite se programa igual que cualquier otra, pero si una tarea finaliza

después de su fecha límite, Project mostrará un indicador de tarea avisándole de que la tarea

no se ha hecho dentro de la fecha límite.

Para revisar o cambiar la fecha límite de una tarea, haga clic con el botón secundario en la

tarea, luego en Información de la tarea y, por último, en la pestaña Avanzada. Utilice el

cuadro Fecha límite.

Las fechas límite pueden afectar a la demora total de las tareas. Si especifica una fecha

límite antes del final de la demora total de la tarea, esta última se recalculará utilizando la

fecha límite en vez de la fecha de finalización de la tarea. La tarea pasará a ser crítica si la

demora total llega a cero.

Puede establecer fechas límite para tareas de resumen y para tareas individuales. Si la fecha

límite de una tarea de resumen entra en conflicto con cualquiera de las subtareas, el

indicador de fecha limitará mostrará una fecha límite no cumplida entre las subtareas.

34

Pero las fechas límite pueden afectar a la forma de programar las tareas si se establece una

fecha límite en una tarea con una restricción Lo más tarde posible (LMTP). La tarea se

programará para finalizar en la fecha de límite, pero, aun así, podría finalizar después de la

fecha límite si se produjera un retraso en las tareas predecesoras.

¿Cómo afectan los calendarios a la programación?

Los calendarios determinan los períodos laborables y los períodos no laborables estándar

del proyecto (por ejemplo, fines de semana y días festivos).

Nota Las fechas de las tareas programadas manualmente (si se especifica alguna) no

cambiarán dependiendo de los cambios en los calendarios de proyectos o recursos.

Los calendarios de proyectos se utilizan para determinar la disponibilidad de recursos, la

forma de programar la asignación de recursos a tareas y la forma de programar las propias

tareas. Los calendarios de proyectos y tareas se utilizan para programar tareas y, si se

asignan recursos a las tareas, también se utilizarán los calendarios de recursos.

Los calendarios cancelan la configuración de los demás calendarios como se describe a

continuación.

1. Cuando se crea una tarea, el calendario de proyecto programa la tarea.

2. Cuando se agrega un recurso a una tarea, el calendario de recursos controla la

programación de la tarea.

3. Cuando se agrega un calendario de tareas y se establece la opción de calendario La

programación omite los calendarios de recursos en el cuadro Información de

tarea, el calendario de la tarea controla la programación sin tener en cuenta la

programación de los recursos asignados a la tarea.

Para trabajar con calendarios, haga clic en Proyecto y, a continuación, en Cambiar

calendario laboral.

Tipo de

calendario Descripción

Calendarios

base

Son la base para los demás tipos de calendarios. También puede

seleccionar un calendario base para el calendario del proyecto y aplicar un

calendario base a las tareas como si fuera un calendario de tareas o como

las horas predeterminadas de un calendario de recursos. Puede personalizar

su propio calendario base utilizando cualquiera de los calendarios base

existentes.

Project ofrece tres calendarios base:

Calendario estándar El calendario estándar es el calendario

predeterminado del proyecto y funciona como base de los calendarios de

35

recursos. Este calendario refleja la programación de trabajo tradicional: de

lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de

descanso.

Calendario de 24 horas El calendario de 24 horas refleja un programa

sin ningún tipo de período no laborable. El calendario de 24 horas se puede

utilizar cuando los recursos y las tareas se programan para varios turnos

durante 24 horas o cuando los recursos de equipo se emplean en tareas de

forma continuada.

Calendarios de turno de noche El calendario de turno de noche refleja

una programación por turnos del lunes por la noche al sábado por la

mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.

Calendarios

de proyectos

Establecen los períodos laborables y no laborables estándar para el

proyecto en general. Si no se utilizan los calendarios de recursos o tareas,

las tareas se programarán de manera predeterminada durante los períodos

laborables del calendario del proyecto.

Calendarios

de recursos

Suelen basarse en el calendario del proyecto en el momento de crear el

recurso. Puede cambiar los períodos laborables y no laborables para

recursos específicos o para un conjunto de recursos asegurándose en todo

momento de que los recursos se programan solo cuando estén disponibles

para trabajar. Si ha cambiado los períodos laborables o no laborables de un

calendario de recursos y se asigna el recurso a una tarea, la tarea se

programará durante el período laborable del calendario de recursos. Esto

puede afectar también a la fecha de finalización de la tarea.

Los recursos pueden heredar el período no laborable del calendario base o

invalidar este período sustituyéndolo por la configuración de períodos no

laborables del calendario de recursos.

Calendarios

de tareas

Pueden utilizarse para definir períodos laborables fuera de los

especificados en el calendario del proyecto. Los calendarios de tareas se

crean igual que los otros. Cuando se asigna un calendario de tareas a una

tarea y el recurso asignado a dicha tarea tiene períodos laborables

diferentes a los del recurso de calendarios, la tarea se programará para el

período laborable que se solape entre los dos calendarios. Ahora bien,

puede establecer una opción de tarea que permita omitir los calendarios y

recursos y programar la tarea utilizando el período no laborable del

recurso.

Si no se especifica ningún calendario de tareas para una tarea, se utilizará

el calendario del proyecto para programar la tarea.

¿Cómo influyen las asignaciones de recursos sobre la programación?

Si no asigna recursos a las tareas de su proyecto, Project calculará la programación

utilizando duraciones, dependencias entre tareas, restricciones e información del calendario

36

de tareas y del proyecto. Si sí asigna recursos, las tareas también se programarán a partir de

las unidades de asignación y los calendarios de los recursos, ya que de esta manera se

consigue una programación más precisa.

Nota Las tareas programadas manualmente no se ven afectadas por los calendarios de

recursos. Cuando se asigna un recurso a una tarea programada manualmente, la

programación de la tarea no cambiará.

Una asignación es la asociación de una tarea específica a un recurso específico encargado

de realizar la tarea. Se puede asignar más de un recurso a una tarea, entre ellos: recursos de

trabajo, recursos materiales y recursos de costos. A diferencia de los recursos de trabajo, los

recursos materiales o de costos no afectan a la programación de una tarea.

Por ejemplo, supongamos que tiene en su proyecto una tarea de nombre Elaborar

especificaciones. También tiene un recurso de ingeniería, Juan. Si asigna Juan a la tarea

Elaborar especificaciones, la programación de dicha tarea dependerá de las unidades de

asignaciones y el calendario de recursos de Juan, además de otras informaciones sobre la

tarea (duración, dependencias, restricciones y calendarios).

Además de programar siguiendo la información sobre las tareas, tras asignar recursos a las

tareas de su proyecto, Project usará información adicional sobre recursos y asignaciones

para calcular la información de la programación:

Configuración o

atributos de

recursos

explicación

Trabajo

La cantidad de trabajo o trabajo de horas extra que se asigna al

recurso y la forma en que ese trabajo se distribuye a lo largo del

tiempo. La distribución del trabajo a lo largo del tiempo también

puede verse afectada por los perfiles de trabajo.

Unidades de

asignaciones

El número de unidades de asignaciones (tiempo parcial, tiempo

completo o múltiple) del recurso asignado a la tarea.

Tipo de tarea

El tipo de tarea, que afecta la forma en que cambia una programación

al revisar la asignación existente. Hay tres tipos de tareas: de unidades

fijas, de duración fija y de trabajo fijo.

Programación

condicionada por

el esfuerzo

Indica si la tarea está condicionada por el esfuerzo. En caso de que

sea así, al agregar o quitar recursos de una asignación, el trabajo

correspondiente a la tarea permanece constante y se redistribuye entre

los recursos. En el caso de las tareas de unidades fijas, por ejemplo,

uno de los resultados es que, si se asignan más recursos, la duración

necesaria para completar la tarea será más breve. Encontrará más

información sobre la programación condicionada por el esfuerzo en

secciones anteriores de este artículo.

Calendarios Calendarios de recursos. Project programa los recursos asignados a

partir de los períodos laborables y no laborables indicados en los

37

calendarios de recursos.

Perfiles de trabajo

Los perfiles de trabajo le permiten afinar la programación si los

recursos están trabajando en tareas como, por ejemplo, las

correspondientes a una fase de preparación de un proyecto.

En la vista Uso de tareas, haga clic con el botón secundario sobre el

nombre del recurso asignado a una tarea y luego seleccione un patrón

de trabajo predefinido en la lista Perfil de trabajo. Tras seleccionar

el patrón, puede ajustar manualmente las horas en la parte con fases

temporales de la vista de uso.

Cómo usar calendarios en Project Hay cuatro tipos de calendarios de Microsoft Office Project: calendarios base, calendarios

de proyectos, calendarios de recursos y calendarios de tareas. Se utilizan para determinar la

disponibilidad de los recursos, para determinar cómo se asignan los recursos a las tareas y

cómo se programan las tareas. Los calendarios de proyectos y de tareas se usan para

programar tareas, y si se asignan recursos a las tareas, también se usan calendarios de

recursos.

Puede modificar estos calendarios para definir los días laborables y las horas de todo el

proyecto, para grupos de recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos

calendarios son distintos de la vista Calendario, que muestra la programación del proyecto

en formato de calendario.

Nota Si usa Microsoft Office Project Professional 2007 y está conectado a Microsoft

Office Project Server 2007, los calendarios se implementan en Project Server para su

organización. Póngase en contacto con el administrador del servidor para ver si se permiten

calendarios locales en Office Project Professional 2007.

¿Qué es un calendario base?

Un calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario de

proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos de trabajo

estándar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las horas de trabajo de cada día

laborable, los días laborables de cada semana, así como las excepciones, como son los días

festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o

como base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a

tareas específicas.

Project tiene tres calendarios base predeterminados:

Estándar El calendario base Estándar refleja la programación de trabajo

tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de

descanso.

38

24 horas El calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de

descanso. El calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de

los diferentes turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos de

equipos.

Turno de noche El calendario base Turno de noche refleja una programación por

turnos desde el lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de

la mañana, con una hora de descanso.

También puede crear su propio calendario base, que resulta muy útil si cuenta con

programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, puede tener recursos que

estén trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante los fines de semana.

¿Qué es un calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas para las

tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo tradicionales de la

organización. Project usa ese calendario para programar tareas que no tienen recursos

asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija. De forma predeterminada, se usa el

calendario base Estándar como el calendario de proyectos, pero puede reflejar

programaciones alternativas usando otros calendarios base.

El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En este

calendario del proyecto, todos los días de la semana son días laborables.

En este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.

Los días y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y horas de

trabajo de todo el proyecto. Puede especificar días libres especiales, como los festivos de la

empresa. También puede indicar otros tiempos de descanso para reflejar períodos en los

que todo el equipo esté trabajando en actividades que no sean del proyecto, como las

reuniones de la empresa o las retiradas de departamentos.

El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario

del cuadro de diálogo Información del proyecto.

39

¿Qué es un calendario de recursos?

El calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y equipos)

únicamente están programados para aquellos que están disponibles para trabajar. Afectan a

un recurso específico o categoría de recursos. De forma predeterminada, la configuración

de las horas de trabajo en el calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto.

Sin embargo, puede personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de

programación individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de

mantenimiento del equipo.

Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del cuadro de diálogo

Información del recurso, puede editar los calendarios de recursos para indicar el tiempo

de descanso. También puede crear o asignar diferentes calendarios base para recursos

individuales, o grupos de recursos, para indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo,

puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que puedan

estar trabajando durante un período de tiempo diferente de los otros trabajadores.

Sugerencia Si dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a

tiempo parcial o en turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un

calendario base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para

acomodar las excepciones a los tiempos de trabajo de recursos individuales.

Cuando Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las

tareas que no tienen una duración fija y que tienen asignados recursos. Por ejemplo, si un

recurso tiene una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project

no programará la tarea para esa semana.

Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de

proyectos.

Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos

refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este mes en los

últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la tercera semana.

40

Si cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de recursos, y el

recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar para reflejar los cambios en

los tiempos de trabajo.

¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso, tal

como se define en el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por ejemplo, puede

configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya que realizar por la noche o

durante el fin de semana.

Un calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral como

un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base a una tarea utilizando la

ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos asignados, de

forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los tiempos de trabajo que tanto

el calendario de tareas como los calendarios de recursos tienen en común. Si desea

programar la tarea únicamente con el calendario de tareas, active la casilla de verificación

La programación omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de

diálogo Información de la tarea.

¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los

tiempos de trabajo?

La configuración de las opciones del calendario en la ficha Calendario del cuadro de

diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones) define la programación de

las horas en Project, pero no determina cuándo se puede programar el trabajo. Únicamente

los calendarios pueden determinar estos períodos.

En la ficha Calendario, puede establecer configuraciones predeterminadas, como el día en

que comienza cada semana, el mes en que comienza el año fiscal, la hora del día para

cualquier fecha especificada manualmente, las horas de trabajo totales por día y el número

de días al mes. Por ejemplo, la opción Hora de comienzo predeterminada permite

especificar la hora de comienzo que Project asigna a las tareas de forma predeterminada

cuando se especifica una fecha de comienzo sin determinar una hora. Asimismo, la opción

Jornada laboral permite definir el número de horas que Project calcula para una tarea

cuando se especifique una duración en días, como el parámetro predeterminado de 8 horas

en 1 día. Especificar 2 días es equivalente a especificar una duración de 16 horas.

Si cambia los tiempos de trabajo en un calendario, recuerde que Project usa la

configuración de la ficha Calendario para determinar cuántas horas definen a un día,

semana o mes. Si el tiempo de trabajo de un calendario es diferente de la configuración de

Jornada laboral o Semana laboral en la ficha Calendario, el campo Duración puede no

mostrar el valor de duración que espera. Por ejemplo, si un calendario está configurado con

41

una jornada laboral de cuatro horas, pero las horas predeterminadas por día están

configuradas en 8 horas (en el cuadro de diálogo Opciones), la tarea de un día aparecerá en

dos días. En este caso, es posible que desee considerar la coincidencia con la configuración

del calendario del tiempo de trabajo en la ficha Calendario.

Cambiar los días laborables del calendario del proyecto En el proyecto se supone que la mayoría de las personas trabajan una semana estándar, de

lunes a viernes, de las 8 de la mañana a las 5 de la tarde. Pero no es obligatorio respetar esta

programación. Si desea que el equipo trabaje los sábados o de noche, no hay ningún

problema. Basta con cambiar el calendario laboral en el calendario del proyecto.

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, elija el tipo de calendario que desea modificar.

Si cambia el calendario para todos los miembros del proyecto, elija (Calendario de

proyecto estándar).

3. Haga clic en la pestaña Semanas laborales y seleccione Predeterminado.

Nota Puede crear un conjunto temporal de días laborables con tiempos de trabajo

distintos de la programación habitual, por ejemplo, si solo necesita que el equipo trabaje los

sábados de verano. Escriba un nombre nuevo, use las columnas Iniciar y Finalizar para

indicar la duración de la programación de trabajo temporal y luego haga clic en Detalles

para definir el tiempo exacto de trabajo del día.

4. Haga clic en Detalles.

5. Seleccione Sábado.

Puede seleccionar cualquier día, desde luego. También puede seleccionar varios días

manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona otro día.

6. Decida si el día es laborable o no haciendo clic en uno de los tres botones situados a

la derecha del cuadro de diálogo.

7. Establezca las horas de trabajo del día y haga clic en Aceptar.

42

43

En esta imagen se muestra cómo convertir el sábado en un día laborable

Ya ha cambiado los días laborables. ¿Y ahora qué?

Pruebe esto A continuación se describe cómo

Agregar días de

vacaciones

Crear un calendario para una persona determinada (para indicar las

vacaciones y otro tiempo no trabajado) es casi lo mismo que

modificar el calendario del proyecto. En el paso 1 del gráfico anterior,

seleccione la persona cuyo calendario desee crear y luego siga los

mismos pasos.

Más información sobre cómo definir días de vacaciones.

Agregar días no

laborables

Agregar días no laborables para toda la organización o todo el país

implica modificar el calendario del proyecto.

Más información sobre cómo definir días no laborables.

Crear un día no

laborable

Para convertir un día laborable en no laborable, siga el mismo proceso

descrito en el gráfico anterior, excepto el paso 5, en el que

seleccionará Establecer días como período no laborable.

Incluir en la

programación

trabajo que no es

del proyecto

Tal vez los miembros del equipo en realidad solo dediquen seis horas

al día a tareas del proyecto y pasen dos horas en reuniones y leyendo

el correo. En este caso, puede cambiar la disponibilidad de los

recursos a seis horas diarias en el calendario del proyecto para crear

tiempos de trabajo más realistas.

Usar el calendario

del proyecto

actualizado en

otros proyectos

Si hace los mismos cambios en el calendario cada vez que cree un

proyecto, ahorre tiempo guardando un proyecto terminado como

plantilla o agregando el calendario al archivo global.

Obtener permiso

para cambiar el

calendario

Cuando usa Project Professional con Project Web App, el calendario

del proyecto está definido por la plantilla de la información global de

la empresa. Hable con el administrador para obtener permiso para

hacer cambios en esta plantilla.

Agregar o cambiar

un calendario

Puede agregar o personalizar tres tipos de calendarios:

Calendario del proyecto Programación de trabajo

predeterminada de todas las tareas de un proyecto. Use este

calendario para cambiar los días laborables estándar y días no

laborables en toda la organización. Más información sobre

cómo definir días no laborables.

Calendario de recursos Tiempos de trabajo de cada

44

persona (u objeto) que trabaja en un proyecto. De forma

predeterminada, Project crea calendarios de recursos

basándose en el calendario estándar. Use este calendario para

cambiar la programación de un solo recurso y los días de

vacaciones. Más información sobre cómo definir días de

vacaciones.

Calendarios base Plantilla del calendario del proyecto, los

calendarios de recursos y los calendarios de tareas. Project

proporciona tres calendarios base:

Calendario de 24 horas El calendario de 24 horas

refleja una programación con trabajo constante, como

un proceso mecánico.

Calendarios de turno de noche El calendario de

turno de noche refleja una programación por turnos del

lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la

noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.

Calendario estándar El calendario estándar es el

calendario predeterminado del proyecto y funciona

como base de los calendarios de recursos. Este

calendario refleja la programación de trabajo

tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5

de la tarde, con una hora de descanso.

Agregar días festivos y de descanso Festivos, vacaciones y bajas médicas. Las personas se cogen días libres y realizar el

seguimiento de este período no laborable es importante para garantizar que el proyecto

cumple con la fecha de entrega.

Project 2013 no incluye festivos predefinidos, pero puede agregarlos del mismo modo que

agrega días de vacaciones:

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar.

Para los días festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las

palabras (Calendario de proyectos) al final del nombre.

Para las vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el

mismo nombre que dicho usuario.

45

3. En la pestaña Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de

fin para cada día festivo o día de vacaciones.

Project vuelve a programar las tareas en función del nuevo período no laborable.

Agregar días festivos y de vacaciones de repetición

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar período laborable.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desee cambiar.

Para días festivos, use el calendario de proyectos actual. Contiene las

palabras (Calendario de proyectos) al final del nombre.

Para días de vacaciones, use el calendario de recursos del usuario. Tiene el

mismo nombre que dicho usuario.

3. En la pestaña Excepciones, agregue un nombre, una fecha de inicio y una fecha de

fin para cada día festivo o día de vacaciones.

4. Haga clic en Detalles.

5. En Patrón de repetición, seleccione la frecuencia de repetición del día festivo o de

vacaciones.

6. En Intervalo de repetición, agregue el primer día no laborable en el cuadro Inicio.

7. Haga clic en Finalizar después de o Finalizar el.

Finalizar después de: elija cuántas veces se repite.

Finalizar el: seleccione cuándo finaliza la repetición.

Agregar período no laborable a varios proyectos

Una vez configurado el período no laborable, es probable que no quiera pasar por todo el

proceso cada vez que configure un proyecto. Aquí tiene algunos modos para evitarlo:

Guardar el proyecto como una plantilla de modo que el período festivo estará

disponible para todos los proyectos nuevos.

Agregar el calendario al archivo global.

Si usa Project Web App, solicite al administrador que agregue el calendario a la

plantilla empresarial global.

Cambiar la disponibilidad de recursos sin usar un calendario Si lo desea, puede establecer los tiempos de disponibilidad directamente en el cuadro de diálogo Información del recurso y, al mismo tiempo, derivar el calendario de la persona para que la organización sepa que no estará activa durante un determinado período de tiempo.

46

1. Haga clic en Vista > Vistas de recursos > Hoja de recursos. 2. Haga clic con el botón secundario en el nombre del recurso y haga clic en Información. 3. Haga clic en la pestaña General. 4. En el campo Disponible desde, escriba la fecha de comienzo del recurso en el proyecto. 5. En el campo Disponible hasta, escriba la fecha de finalización del recurso. 6. En el campo Unidades, escriba la capacidad máxima de disponibilidad del recurso

respecto al período de tiempo especificado.

Los siguientes datos sobre la columna Unidades pueden resutarle muy interesantes.

Puede establecer la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100% o 300%, por ejemplo) o como decimal (0,5, 1 o 3, por ejemplo).

Para establecer la disponibilidad de un recurso a tiempo parcial, establezca un porcentaje inferior a 100. Por ejemplo, si el recurso estará trabajando a media jornada durante el período de tiempo establecido, escriba 50%.

Si desea establecer las unidades para un grupo de recursos, asegúrese de que el porcentaje representa a todos los miembros del grupo. Por ejemplo, si el grupo está compuesto por tres personas a tiempo completo, escriba 300%.

Sugerencia Cómo probarlo

Si desea ajustar la disponibilidad con mayor precisión, use los perfiles de trabajo.

Use los perfiles de trabajo para que Project ajuste automáticamente el trabajo de una persona en una tarea determinada con un patrón. Por ejemplo, si desea que Project tenga en cuenta el tiempo de inicialización en una tarea, puede aplicar un patrón “decreciente” al trabajo de una persona en dicha tarea. De hacerlo así, Project agregará más trabajo al comienzo de la asignación de tareas que al final.

La mejor manera de comprobar cómo funciona es probarlo, así que aplique un perfil de trabajo a una asignación. Para ello, cambie a la vista Uso de tareas. Haga doble clic en el nombre del recurso y haga clic en Perfil de trabajo.

47

Nota Solo podrá cambiar la distribución del trabajo con este proceso en las tareas programadas automáticamente.

Método abreviado para definir fechas de disponibilidad

Puede escribir una fecha en el campo Disponible hasta en cualquier vista con una tabla sin escribir una fecha en la columna Disponible desde.

Mostrar la ruta crítica de su proyecto Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta crítica es

una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización del

proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificación Tareas críticas.

Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.

1. Haga clic en la pestaña Vista y seleccione una vista del grupo Vistas de tareas.

2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar.

La ruta crítica se muestra en amarillo.

3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, haga clic en la flecha Filtrar y seleccione

Crítico.

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Sugerencia En un diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran

automáticamente en rojo. No es necesario resaltarlas.

Ver la ruta crítica en un proyecto principal

Al administrar un proyecto principal, todos los subproyectos pueden estar en la ruta crítica.

Puede ver si es verdadero si indica a Project que trate a los subproyectos como si fueran

tareas de resumen.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. Haga clic en Programar y desplácese hasta el área Opciones de cálculo para este

proyecto.

3. Asegúrese de activar la casilla Calcular los proyectos insertados como tareas de

resumen.

Sugerencia Esta configuración no afecta a otros proyectos. Es decir, solo se aplica al

proyecto principal en el que está trabajando.

Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica

Normalmente, las tareas críticas no tienen margen de demora. Aun así, puede indicar a

Project que incluya las tareas con uno o varios días de demora en la ruta crítica, de modo

que pueda ver con tiempo los problemas potenciales que puedan producirse.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. Haga clic en Avanzado y desplácese hasta el área Opciones de cálculo para este

proyecto.

3. Agregue un número al cuadro Las tareas son críticas si la demora es inferior o

igual a.

Definir y guardar una línea base

Si su jefe le pregunta por los progresos realizados en un proyecto en comparación con el plan

original, seguro que lo último que le apetece decir es "no lo sé". Para evitar esta situación,

antes de avanzar en un proyecto, defina y guarde una línea base a modo de instantánea de la

programación original.

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1. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

2. Seleccione la línea base que desea definir.

SUGERENCIA Si lo desea, puede seleccionar hasta 11 líneas base para un único proyecto. Se

recomienda esta opción cuando es necesario comprobar con frecuencia el estado del proyecto.

3. Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base. Cuando guarde su

proyecto, la línea base se guardará con él.

Sugerencia de administración de proyectos Si los datos actuales de un proyecto no

parecen sincronizarse con las líneas base, quizás deba revisar con mayor detalle el plan original.

Es posible que, por ejemplo, el ámbito del proyecto haya cambiado o que necesite más

recursos de los que estimó en un primer momento. Consúltelo con las partes interesadas en su

proyecto y considere la posibilidad de definir una nueva línea base con el procedimiento

anterior.

Obtenga más información acerca de cómo supervisar el progreso de su programa, ya sea usted

principiante o experto.

Actualizar una línea de base

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una línea base, podrá

agregar la nueva tarea a esta línea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.

Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.

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2. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base y seleccione la línea base

que desea actualizar.

3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base que desea actualizar.

4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.

5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones de Resumir líneas base para

especificar cómo desea agregar las subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de línea base actualizados de las

nuevas tareas para todas las tareas de resumen asociadas, no solo para las más próximas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se actualizan los datos de línea base

para las tareas de resumen seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo

reflejen los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

51

Crear o actualizar una línea de base o un plan provisional

Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión

anterior. Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe

establecer una línea de basepara poder compararla más adelante con la programación

actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible que también desee

guardar periódicamente un plan provisional.

NOTA Para definir o actualizar una línea de base o un plan provisional en un proyecto de

empresa, debe conectarse a Microsoft Office Project Server y disponer de los permisos

necesarios. Para obtener más información sobre la configuración de los permisos, póngase en

contacto con el administrador del servidor.

Obtener más información acerca de las líneas de base y los planes

provisionales

Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario

puede comparar las fechas actuales con una fecha anterior. Pero tienen importantes diferencias

que debe comprender.

Líneas de base

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en

cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de

finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto

original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas

de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan.

Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final

de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el

avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las

tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee

supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del

proyecto. La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales

puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que

debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza de éste. Puede modificar

o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del

52

mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte

especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en

los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o

los costos programados.

Planes provisionales

Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se

guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para

evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda solo dos tipos de información:

Fechas de inicio actuales

Fechas de finalización actuales

Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro

de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que

defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee

definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si necesita guardar

únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede

definir varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada

mes o cada trimestre.

Definir una línea de base 1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las

subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una

línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

SUGERENCIA Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en

la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y

haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

3. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a

continuación, haga clic en Establecer línea de base.

53

4. Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea

definir.

5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto

completo.

Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de

Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

6. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:

En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base

actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen

correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede

que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos

de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las

subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de

línea de base.

NOTA Si ha seleccionado tanto las subtareas como sus tareas de resumen, active ambas

casillas.

Definir un plan provisional

1. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a

continuación, haga clic en Establecer línea base.

2. Haga clic en Establecer plan provisional.

3. En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea de base que desea

guardar. (Estos valores no están numerados).

54

4. En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee copiar los valores.

Los planes provisionales se almacenan en los campos de inicio y finalización.

NOTA Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y otra en el cuadro En, guardará

una línea de base en lugar de un plan provisional. Se copiarán todos los datos de línea de base.

Si selecciona una línea de base en el cuadro Copiar y un plan provisional de inicio y finalización

en el cuadro En, solo se copiará la fecha de inicio y finalización de la línea de base en el plan

provisional.

5. Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la

programación que desee.

Actualizar una línea de base o un plan provisional

Si después de definir una línea de base o un plan provisional cambia el plan inicial, puede

actualizar los datos guardados.

SUGERENCIA Si se producen cambios en el plan mientras el proyecto está en marcha, tal vez le

resulte útil guardar un segundo conjunto de datos de línea de base o provisionales en lugar de

actualizar los datos guardados existentes.

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de

resumen, que contienen los datos de línea de base o provisionales que desea actualizar. (Si va a

actualizar datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, omita este paso).

SUGERENCIA Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en

la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y

haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.

3. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a

continuación, haga clic en Establecer línea base.

55

4. Siga uno de estos pasos:

Si va a actualizar una línea de base, haga clic en Establecer línea de base y, a continuación,

seleccione la línea de base que desea actualizar.

Si va a actualizar un plan provisional, haga clic en Establecer plan provisional. En la

lista Copiar, seleccione los datos que va a copiar. En la lista En, haga clic en el plan provisional

que desea actualizar.

5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

Para actualizar los datos de línea de base o provisionales para todo el proyecto, haga clic

en Proyecto completo.

Para actualizar los datos de línea de base o provisionales solo para las tareas que ha

seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

6. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base

actualizados:

En todas las tareas de resumen Active esta casilla si desea que los datos de línea de base

actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen

correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede

que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos

de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las

subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de

línea de base.

NOTA Si ha seleccionado tanto las subtareas como sus tareas de resumen, active ambas

casillas.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Cuando se le pregunte si desea sobrescribir los datos guardados existentes, haga clic en Sí.

Analizar datos de línea de base y provisionales

Una vez definidos los datos de línea de base y provisionales, puede compararlos con los datos

previstos y reales para comparar el proyecto con los objetivos iniciales.

56

Ver información de línea de base del proyecto

Una vez definida la línea de base para todo el proyecto, puede ver los datos simultáneamente

con los datos previstos actuales, los datos reales y la variación.

1. En la ficha Proyecto, haga clic en Información del proyecto en el grupo Propiedades.

2. Haga clic en Estadísticas.

Comparar la información de línea de base y la información programada

Puede comparar los datos de línea de base y los datos programados de dos formas distintas:

Para ver los datos de variación en una vista de hoja, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Datos,

haga clic enTablas y, a continuación, en Variación

Para ver gráficamente los datos de variación, haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de

tareas, haga clic en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Gantt de seguimiento.

En la tabla Variación se muestran las fechas de inicio y finalización de los datos programados y

los datos de línea de base, lo que le permite evaluar su previsión sobre cómo debería progresar

el proyecto (línea de base) frente a cómo progresa en realidad (real).

Si la variación del proyecto no muestra los valores previstos, puede deberse a varias causas:

Es posible que no haya definido una línea de base. La variación es el valor de línea de base

comparado con el valor real de un campo. Si no hay línea de base, Project calcula esta diferencia

usando un valor de 0 para los campos de línea de base, lo que da lugar a variaciones tan grandes

como el propio campo programado. Por ejemplo, si tiene un costo programado de 60 dólares para

una tarea y no define una línea de base, el costo de línea de base es de 0 dólares. El

campo Variación de costo indicará, por tanto, 60 dólares

Es posible que haya definido varias líneas de base, pero Project usa solo los valores de línea de

base iniciales (es decir, los valores del campo Línea de base y no los de Línea de base1 a Línea de

base10) al calcular la variación. En ese caso, tal vez aparezca información en los campos de

variación, pero esa información puede no estar actualizada y posiblemente sea demasiado grande

Puede que haya agregado nuevas tareas al proyecto pero que no las haya agregado al plan de

línea de base. En ese caso, tal vez aparezcan variaciones iguales a los valores programados.

57

Puede que no haya actualizado los valores reales de las tareas finalizadas o en curso. En ese caso,

las variaciones podrían ser iguales que los valores programados o más grandes de lo previsto.

Puede que haya agregado nuevas tareas o recursos asignados y, después, haber definido un plan

de línea de base, y que la información de línea de base aún no se haya actualizado para la tarea de

resumen. En ese caso, se muestran valores precisos de variación para las distintas tareas, pero no

para las tareas de resumen.

Comparar varias líneas de base

Si desea mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de

diseño, tal vez desee definir varias líneas de base, ya que las líneas de base contienen más

valores que los planes provisionales. Para ver la información de seguimiento de varias líneas de

base, use la vista Gantt con varias líneas de base.

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. Haga clic en Más vistas.

3. En el cuadro de diálogo Más vistas, seleccione Gantt de varias líneas base y, a continuación,

haga clic en Aplicar.

NOTA De manera predeterminada, en la vista Gantt con varias líneas de base se muestran las

tres primeras líneas de base (Línea de base, Línea de base1 y Línea de base2). Para que se

muestren otras líneas de base, modifique los estilos de barra del diagrama de Gantt

Actualizar el trabajo en un proyecto

A medida que el trabajo en el proyecto avanza, puede actualizar el plan con las fechas de

comienzo y de fin reales, el trabajo real y la duración restante y real, así como con el porcentaje

completado y porcentaje de trabajo completado actuales.

Actualizar las fechas de comienzo y de fin

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee actualizar.

No puede actualizar las fechas de comienzo y de fin reales en una tarea de resumen.

58

3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.

4. En Real, especifique las nuevas fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

NOTAS

La especificación de una fecha de comienzo real o de una fecha de fin real para una tarea cambia

su correspondiente fecha programada o planeada. Sin embargo, las fechas de línea de base no se

ven afectadas por los cambios que se realicen en las fechas reales o programadas. Para comparar

las fechas de línea base y las programadas, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic

en Variación.

Si especifica una fecha de fin real para una tarea, Project calcula su porcentaje completado para

que sea 100%.

Para actualizar rápidamente las fechas de inicio y de fin reales para varias tareas que tienen la

misma fecha, seleccione cada tarea que desee actualizar y, a continuación, en el

menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, Actualizar proyecto. Haga clic

en Actualizar trabajo completado al, escriba o seleccione una fecha y, junto a Para, haga clic

en Tareas seleccionadas.

Actualizar el trabajo real

Si conoce la cantidad de trabajo que se ha realizado en una tarea, puede especificar el trabajo

real para la tarea. Si sabe cuánto trabajo ha realizado cada recurso en la tarea, puede

especificar el trabajo real para cada recursoasignado.

Actualizar el trabajo real total para las tareas

1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.

2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en Aplicar.

3. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Trabajo.

4. En el campo Real de las tareas que desea actualizar, especifique los valores de trabajo reales.

Los valores recalculados para el porcentaje de trabajo completado y trabajo restante se

muestran en los campos % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado)

y Restante (Trabajo restante). Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si no está

visible.

NOTA Cuando especifica el trabajo real para una tarea, Project calcula el porcentaje de

trabajo completado y de trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Porcentaje de trabajo

completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.

Actualizar el trabajo real para asignaciones de recursos

59

Si tiene que realizar el seguimiento de cuánto trabajo ha realizado cada recurso en una tarea

durante un período de tiempo específico (por ejemplo, diariamente), puede especificar la

información de fase temporal para el trabajo real para cada recurso asignado.

Para realizar el seguimiento de cuánto trabajo ha realizado cada recurso en una tarea desde

que comenzó ésta, puede especificar el trabajo real total realizado por cada recurso asignado.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. Si está actualizando el trabajo real de la fase temporal para cada recurso asignado, en el

menú Formato, elijaDetalles y, a continuación, haga clic en Trabajo real.

3. En el campo Trabajo real situado en el panel derecho de la vista, especifique el trabajo real para

las asignaciones de recursos que desea actualizar.

De forma predeterminada, la escala temporal de la vista Uso de tareas está dividida en días.

Para actualizar el trabajo real para una asignación de recursos en un intervalo de tiempo

diferente (por ejemplo, semanal o mensualmente), puede cambiar la escala temporal.

NOTA Project suma el trabajo real de cada período para mostrar el trabajo real total de cada

recurso. También suma los valores de trabajo totales para cada recurso para mostrar los totales

de cada tarea.

4. Si está actualizando el trabajo real total realizado por cada recurso asignado, en el menú Ver,

elija Tabla y, a continuación, haga clic en Trabajo.

5. En el campo Real, escriba o seleccione el trabajo real para las asignaciones de recursos que desea

actualizar.

Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si no está visible.

NOTA Cuando especifica el trabajo real para una asignación de recursos, Project calcula el

porcentaje de trabajo completado y de trabajo restante para la asignación de acuerdo con las

fórmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante =

Trabajo - Trabajo real. Para cada tarea, Project calcula y muestra la suma del trabajo realizado

por los recursos individuales.

Actualizar la duración real y restante

Si sabe que una tarea va a durar más o menos tiempo que el calculado por Project, puede

especificar la duración restante.

1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.

60

2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en Aplicar.

3. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Seguimiento.

4. En el campo Duración real, especifique las duraciones reales de las tareas que desea actualizar.

Los valores recalculados para el porcentaje de finalización y la duración restante aparecen en

los campos % completado y Duración restante, respectivamente.

Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si no está visible.

5. En el campo Duración restante, especifique las duraciones restantes de las tareas que desea

actualizar.

Los valores recalculados de la duración y del porcentaje completado aparecen n los

campos Duración y % completado (Porcentaje completado). (Puede que tenga que insertar el

campo Duración.) Presione la tecla TAB para desplazarse al campo si no está visible.

NOTAS

Cuando especifica la duración real para una tarea, Project calcula el porcentaje de finalización y de

duración restante de acuerdo con las fórmulas Porcentaje completado = Duración real / Duración y

Duración restante = Duración - Duración real.

Cuando ajusta la duración restante para una tarea, Project calcula la duración y el porcentaje de

trabajo completado de acuerdo con las fórmulas Duración = Duración restante + Duración real y

Porcentaje completado = Duración real / Duración.

Si especifica una duración real que sea mayor que la duración programada antes de que se

complete la tarea, Project actualiza la duración programada para que sea igual a la duración real,

cambia la duración restante a cero y marca la tarea como 100% completada.

Actualizar el porcentaje completado y el porcentaje de trabajo

completado

La indicación del porcentaje de una tarea que está completada ayuda a realizar el seguimiento

del progreso real. Al especificar un porcentaje de finalización entre 0 (para una tarea que no ha

comenzado) y 100 (para una tarea que ha finalizado), puede comparar el progreso planeado

con el progreso real.

SUGERENCIA Para actualizar rápidamente el porcentaje completado de tareas específicas a

0%, 25%, 50%, 75% o 100%, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada tarea que

desea actualizar de la lista y, a continuación, haga clic en el correspondiente botón de

porcentaje completado, como 25% completado , en la barra de herramienta Seguimiento.

61

Para mostrar la barra de herramientas Seguimiento, en el menú Ver, elija Barras de

herramientas y, a continuación, haga clic en Seguimiento.

Si ha asignado recursos a tareas y está realizando el seguimiento del trabajo, puede indicar el

porcentaje de trabajo que se ha completado en una tarea. Al especificar el porcentaje de

trabajo completado entre 0 (cuando no se ha realizado ningún trabajo en la tarea) y 100

(cuando todo el trabajo se ha completado en la tarea), puede comparar el trabajo planeado

con el trabajo completado real.

1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.

2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en Aplicar.

3. Para actualizar el porcentaje completado, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic

en Seguimiento.

4. En el campo % completado (Porcentaje completado), escriba el porcentaje de finalización para las

tareas que desea actualizar.

Los valores recalculados para la duración real y duración restante aparecen en los

campos Duración real yDuración restante.

5. Para actualizar el porcentaje de trabajo completado, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación,

haga clic enTrabajo.

6. En el campo % trabajo compl. (Porcentaje de trabajo completado), escriba el porcentaje de

trabajo completado para las tareas que desea actualizar. Presione la tecla TAB para desplazarse al

campo si no está visible.

Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los

campos Real y Restante, respectivamente.

NOTAS

Cuando especifica el porcentaje de finalización para una tarea, Project calcula la duración real y la

duración restante de acuerdo con las fórmulas Duración real = Duración * Porcentaje completado y

Duración restante = Duración - Duración real.

Cuando especifica el porcentaje de trabajo completado para una tarea, Project calcula el trabajo

real y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Trabajo real = Trabajo * Porcentaje de trabajo

completado y Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.

Project calcula el porcentaje de finalización de una tarea de resumen en función del progreso de

sus subtareas. También puede especificar manualmente el porcentaje de trabajo completado en

una tarea de resumen.

62

Project calcula el porcentaje de trabajo de una tarea de resumen que está completa en función del

progreso de sus subtareas. También puede especificar manualmente el porcentaje de trabajo

completado en una tarea de resumen.

Si especifica manualmente el porcentaje de trabajo para una tarea de resumen, Project lo aplica

a sus subtareas en función de dónde se han programado. A las tareas programadas antes se les

aplica el progreso hasta que han finalizado, y el progreso continúa aplicándose a las tareas

hasta que todas han finalizado.

Puede establecer valores predeterminados para especificar cómo Project ajustará automáticamente

dónde se coloca el trabajo real y el restante de acuerdo con la fecha de estado del proyecto.

Crear un filtro personalizado Con Project, puede filtrar la vista para ver solo las tareas, los hitos y otra información

crítica que es la más importante. Si no puede encontrar un filtro que funcione para usted,

pruebe a diseñar el suyo propio.

1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha que se encuentra junto a

Filtro y luego haga clic en Más filtros.

63

2. Haga clic en Tarea o Recurso (en función del tipo de filtro que desee crear) y luego

haga clic en Nuevo.

3. Escriba un nombre para el nuevo filtro. Seleccione Mostrar en el menú si desea

incluir este filtro en la lista del grupo Datos.

4. En la columna Y/o, elija Y para mostrar los resultados que cumplen más de uno de

los criterios del filtro. Elija O para mostrar filas que cumplan uno o el otro.

64

5. En la columna Nombre de campo, elija el campo que desea filtrar.

6. En la columna Prueba, decida cómo desea que coincida lo que eligió en la columna

Nombre de campo con la columna Valor(es) del siguiente paso.

7. En la columna Valor(es), elija el valor que desee o escriba uno nuevo.

Si eligió Es igual a o No es igual a en la columna Prueba, puede escribir un carácter

comodín en la columna Valores (en vez de elegir una opción de la lista). Por ejemplo, con

un signo de interrogación (?) se encontraría un solo carácter. Si escribe un asterisco (*)

encontrará cualquier número de caracteres. Si usa caracteres comodín, asegúrese de que su

elección de la columna Nombre de campo incluya un texto (como Nombre), en vez de

números (como Duración).

8. Para agregar otra fila a su filtro (y elegir otro nombre de campo para filtrar), haga

clic en Insertar fila. Puede agrupar filas agregando una fila en blanco. Agregue Y u

O en la fila en blanco para filtrar un grupo contra otro.

9. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.

Si desea quitar rápidamente todos los filtros, use la tecla F3. Tenga en cuenta que los filtros

de tareas solo funcionan con vistas de tareas y los filtros de recursos solo con vistas de

recursos.

65

Informes

Crear un informe de proyecto

Con Project 2013, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos

de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que trabaje en

el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente , sin necesidad de

actualizarla manualmente

1. Haga clic en la pestaña Informe.

2. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe concreto.

Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic

en Informe > Paneles de información> Información general del proyecto.

El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué punto

se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya

se ha cumplido.

Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso debe

sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de cualquier

informe, o bien crear uno nuevo desde cero.

66

Trabajar con su informe

Cambiar los datos de un informe

Cambiar el aspecto de un informe

Crear un informe propio

Compartir un informe

Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros

Más formas de notificar información sobre proyectos

Cambiar los datos de un informe

Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe.

1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar.

2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos que

desee mostrar y filtrar la información.

SUGERENCIA Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la

derecha del gráfico. Utilice los botones Elementos de gráfico y Filtros de gráfico para

seleccionar rápidamente elementos como etiquetas de datos y filtrar la información destinada al

gráfico.

Ejemplo

En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al % de

manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de resumen de nivel superior:

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado.

2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas.

3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer nivel del contorno

que tenga subtareas en vez de tareas de resumen.

El gráfico cambia según se seleccionan opciones.

67

Cambiar el aspecto de un informe

Con Project, puede controlar el aspecto de sus informes, desde un sencillo blanco y negro a una

explosión de colores y efectos.

SUGERENCIA Puede hacer que un informe sea parte de una vista en dos paneles y así ver

cómo el informe cambia en tiempo real a medida que trabaja en los datos del proyecto. Si desea

más información, consulte Dividir una vista en dos paneles.

Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe | Diseño para ver

las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde esta pestaña, podrá cambiar la

fuente, el color o el tema de todo el informe. También podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo

fotos), formas, gráficos o tablas.

Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán nuevas

pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a esa parte.

68

Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto.

Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes.

Pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Configurar y

retocar tablas igual que en otros programas de Office.

Pestañas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. Configurar y

retocar gráficos.

SUGERENCIA Al hacer clic en un gráfico, aparecerán directamente, además, tres botones a la

derecha del gráfico. Haga clic en el botón Estilos de gráfico para cambiar rápidamente el

color o estilo del gráfico.

Ejemplo

Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado, en el informe

Información general del proyecto.

1. Haga clic en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de gráfico | Diseño.

2. Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las líneas y se

agregarán sombras a las columnas.

69

3. Vamos a darle profundidad al gráfico. Haga clic en Herramientas de gráfico | Diseño > Cambiar tipo

de gráfico.

4. Haga clic en Columnas > Columna 3D apilada.

5. Agregar un color de fondo. Haga clic en Herramientas de gráfico | Formato > Relleno de forma y

seleccione un nuevo color.

70

6. Cambiar los colores de la barra. Haga clic en las barras para seleccionarlas, luego en Herramientas

de gráfico | Formato > Relleno de forma y seleccione un nuevo color.

7. Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga clic en los números para seleccionarlos y luego

arrástrelos hacia arriba.

Con solo unos clics, notará una gran diferencia. Y apenas hemos rascado la superficie de las

opciones de formato.

Crear un informe propio

1. Haga clic en Informe > Nuevo informe.

2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar.

3. Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información.

71

En blanco Crea un lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para

agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

Gráfico Project crea un gráfico donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo restante y

Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar diferentes campos a

comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del gráfico.

Tabla Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qué campos se muestran en la tabla

(Nombre, Iniciar, Finalizar y % completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro Nivel de

contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del proyecto se mostrarán en la tabla.

Puede cambiar el aspecto de la tabla en las pestañas Herramientas de tabla |

Diseño y Herramientas de tabla | Distribución.

Comparación Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos tienen los

mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de

campos para empezar a distinguirlos.

Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede agregar y

eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades.

72

Compartir un informe

1. Haga clic en cualquier parte del informe.

2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe.

3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráficos.

SUGERENCIA Es posible que tenga que cambiar el tamaño y organizar el informe al pegarlo en

el nuevo lugar.

También puede imprimir el informe para compartirlo a la manera tradicional.

Hacer que un nuevo informe esté disponible para proyectos futuros

Use el Organizador para copiar un informe nuevo en la plantilla global y usarlo en proyectos

futuros.

Elegir el informe adecuado

Project 2013 incluye nuevos informes y paneles que puede usar para comprobar el estado general

de sus proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto están conformes a la

programación. Encontrará estos nuevos informes y paneles en la pestaña Informe.

Para obtener una vista previa, vea el vídeo Informe del progreso.

Vea las tablas siguientes para obtener información acerca de los informes predefinidos.

Informes del panel

Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Paneles.

73

ESTE INFORME:

MUESTRA:

Evolución Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda por hacer. Para obtener más información acerca de este informe, vea Crear un informe de evolución.

Información general de costos

Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto y de las tareas de nivel superior. Además, muestra los costes planeados, restantes, reales, acumulados y de línea de base, así como el porcentaje de finalización. De este modo, podrá determinar si su proyecto se ajustará al presupuesto.

Información general del proyecto

Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).

Próximas tareas Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás tareas vencidas y las tareas que comienzan la semana próxima.

Información general del trabajo

Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas de trabajo de todas las tareas de nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de finalización y que tareas están aún pendientes de realizar.

Informe de recursos

Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.

ESTE INFORME: MUESTRA:

Recursos sobreasignados

Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con información acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, podrá intentar resolver estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo.

Visión general de los recursos

Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué tareas están pendientes de realizar.

Informes de costos

74

Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.

ESTE INFORME: MUESTRA:

Flujo de caja Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de tiempo.

Sobrecostos Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y recursos de trabajo e indica en qué punto superan los costes reales a los costos de línea de base.

Informe de valor acumulado

Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento durante un tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones con una línea de base con el fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha prevista.

Visión general de costo de recursos

Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material). Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico.

Información general de costos de la tarea

Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico.

Informes de progreso

Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.

ESTE INFORME:

MUESTRA

Tareas críticas

Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran como críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos en la programación.

Tareas retrasadas

Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas de inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado.

Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe

75

hito muestra qué tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado.

Tareas pospuestas

Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de línea de base.

Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades, puede usar una de las

siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios informes de proyectos.

Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.

ESTA PLANTILLA DE INFORME

MUESTRA

En blanco Lienzo en blanco.

Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para

agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

Gráfico Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que incluye

el trabajo real, el trabajo restante y el trabajo

predeterminado.

Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos

para compararlos en el gráfico. Use los botones situados

junto al gráfico para personalizarlo.

Tabla Tabla de los datos del proyecto que muestra los campos

Nombre, Inicio, Fin y % completado.

Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos

para mostrarlos en la tabla. En el cuadro Nivel de esquema,

elija el número de niveles de esquema que desea mostrar

en la tabla. Use las pestañas Herramientas de tabla para

personalizar la tabla.

Comparación Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos datos del

proyecto.

En uno de los gráficos, use la Lista de campos para elegir

los campos que desea que se muestren en paralelo para

compararlos con los campos del otro gráfico.

76

SUGERENCIA Los informes que cree se mostrarán en la lista de informes personalizados. Para

usarlos, haga clic en Informe > Personalizado.

Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio

En Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe visual en Excel o

Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello, haga clic en Informe > Informes

visuales, seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos de proyecto y haga clic en Ver.

Excel creará un archivo de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) local y mostrará los

datos en un gráfico dinámico de Excel o en un diagrama dinámico de Visio.

En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes plantillas de

informes.

PLANTILLAS DE INFORMES DE EXCEL PLANTILLAS DE INFORMES DE VISIO

Informe de costo previsto

Informe de trabajo previsto

Informe de costo presupuestado

Informe de trabajo presupuestado

Informe de flujo de efectivo

Informe de valor acumulado a lo largo del tiempo

Informe de resumen de costo del recurso

Informe de trabajo restante del recurso

Informe de disponibilidad de trabajo del recurso

Informe de línea de base (sistema métrico o Imperial)

Informe de flujo de efectivo (sistema métrico o Imperial)

Informe de estado de tareas críticas (sistema métrico o Imperial)

Informe de disponibilidad de los recursos (sistema métrico o Imperial)

Informe de estado de los recursos (sistema métrico o Imperial)

77

Informe de resumen de trabajo del recurso Informe de estado de la tarea (sistema métrico o Imperial)

Crear un informe de evolución

En Project 2013, los informes de evolución comparan el trabajo planeado, completado y restante

en un gráfico que se actualiza automáticamente según van cambiando los datos del proyecto.

Estos informes ofrecen a usuarios y a partes interesadas la posibilidad de obtener con muy pocos

pasos el estado de un proyecto en un golpe de vista.

Sugerencia de administración de proyectos Los informes de evolución son un requisito clave

para laadministración eficaz de los proyectos y, en particular, de los proyectos de Scrum. En

cualquier caso, son unas herramientas muy útiles para la administración de proyectos de todo tipo.

Para crear un informe de evolución, haga clic en Informe > Paneles de información > Evolución.

Puede ocurrir que necesite agregar campos a un proyecto para que el informe de evolución refleje

la información que usted quiere. Vea esta serie de sugerencias sobre cómo configurar los

proyectos para obtener el máximo partido posible de los informes de evolución.

Configurar un informe de evolución

Gráfico de evolución del trabajo contra gráfico de evolución de la tarea

Configurar un gráfico de evolución del trabajo

o Capturar información del trabajo

o Agregar campos de trabajo para su seguimiento

o Campos de evolución del trabajo

Configurar un gráfico de evolución de la tarea

o Capturar información de la tarea

o Agregar campos de tarea para su seguimiento

o Campos de evolución de la tarea

Dar formato a un informe de evolución

78

Gráfico de evolución del trabajo contra gráfico de evolución de la tarea

El informe de evolución predeterminado incluye dos gráficos: evolución del trabajo y evolución de

la tarea.

El gráfico de evolución del trabajo muestra la cantidad de trabajo que se ha finalizado, cuánto se

ha programado para que se finalice antes de la fecha de finalización del proyecto y el cálculo

estimado de línea base de la cantidad de trabajo que se completará en un punto del proyecto.

El gráfico de evolución de la tarea muestra en número de tareas finalizadas, el número restante y

el cálculo estimado de línea base de lo que se finalizará en un punto del proyecto.

79

Configurar un gráfico de evolución del trabajo

Un gráfico de evolución del trabajo muestra el trabajo completado y el restante. Si la línea del

trabajo acumulado restante es la más pronunciada significa que el proyecto va retrasado.

Trabajo es el tiempo programado para que una tarea se complete, trabajo real es la cantidad de

trabajo ya realizado en una tarea y trabajo restante es la diferencia entre los dos parámetros

anteriores. Puede realizar el seguimiento del trabajo en días o en horas por persona.

Capturar información del trabajo

Los gráficos de evolución del trabajo comparan el trabajo planeado, el completado y el restante,

por lo que deberá asegurarse de capturar toda esta información sobre el proyecto antes de crear el

informe.

Asigne recursos a tareas, sobre todo para capturar el trabajo realizado. Asegúrese de hacerlo antes de establecer una línea base.

Establezca una línea base para obtener una instantánea del proyecto. Las líneas base de los informes de evolución muestran cuándo se planeó terminar las tareas y los trabajos.

Agregar campos de trabajo para su seguimiento

1. Haga clic en Vista > Uso de recursos.

2. Haga clic en Formato de herramientas de uso de recursos > Agregar detalles.

3. Seleccione un campo del área Campos disponibles y haga clic en Mostrar.

4. Cuando seleccione todos los campos que desee, haga clic en Aceptar.

Campos de evolución del trabajo

Trabajo

80

CAMPO DESCRIPCIÓN

Trabajo El tiempo total que:

Se ha programado para todos los recursos en una tarea.

Se ha programado para un recurso en todas las tareas.

Se ha programado para un recurso en una tarea.

Trabajo restante El tiempo que se precisa en un momento determinado para completar una tarea.

Trabajo previsto El trabajo total planeado para una tarea, un recurso o una asignación a lo largo del tiempo.

Trabajo real

CAMPO DESCRIPCIÓN

Trabajo real Trabajo completado de un recurso asignado a las tareas a lo largo del tiempo.

Trabajo real acumulado El trabajo real que realizaron todos los recursos asignados a las tareas a lo largo del tiempo.

Trabajo real acumulado restante

El trabajo pendiente de completarse en las tareas de un proyecto tras restar el trabajo real acumulado a lo largo del tiempo.

Trabajo acumulado

CAMPO DESCRIPCIÓN

Trabajo acumulado El tiempo programado para todos los recursos que se han asignado a las tareas, acumulado a lo largo del tiempo.

Trabajo acumulado previsto0-10

El trabajo previsto programado para todos los recursos que se han asignado a las tareas, acumulado a lo largo del tiempo, en el momento de establecer la línea base.

Trabajo acumulado restante

El trabajo pendiente de completarse en las tareas de un proyecto tras restar el trabajo programado acumulado a lo largo del tiempo.

Trabajo acumulado restante previsto0-10

El trabajo previsto pendiente de completarse en las tareas de un proyecto tras restar el trabajo previsto programado acumulado a lo largo del tiempo.

Configurar un gráfico de evolución de la tarea

Un gráfico de evolución de la tarea muestra las tareas completadas y las restantes. Si la línea de

las tareas restantes es la más pronunciada significa que el proyecto va retrasado.

Capturar información de la tarea

Los gráficos de evolución de la tarea comparan las tareas planeadas, las completadas y las

restantes, por lo que deberá asegurarse de capturar toda esta información sobre el proyecto antes

de crear el informe.

81

Establezca una línea base para obtener una instantánea del proyecto. Las líneas base de los informes de evolución muestran cuándo se planeó terminar las tareas y los trabajos.

Marque las tareas completadas. Haga clic en una tarea y en la opción Tarea de la cinta de opciones. Seleccione un valor de porcentaje completado y recuerde que Project solo representará en el gráfico como completadas las tareas con un valor del 100 %.

Agregar campos de tarea para su seguimiento

1. Haga clic en Vista > Uso de tareas.

2. Haga clic en Formato de herramientas de uso de tareas > Agregar detalles.

3. Seleccione un campo del área Campos disponibles y haga clic en Mostrar.

4. Cuando seleccione todos los campos que desee, haga clic en Aceptar.

Campos de evolución de la tarea

CAMPO DESCRIPCIÓN

Porcentaje (%) completado

El estado actual de una tarea como porcentaje de su duración.

Porcentaje (%) completado acumulado

El porcentaje acumulado completado de una tarea a lo largo del tiempo.

Tareas restantes previstas0-10.

El número de tareas programadas que deben completarse en un momento determinado en el momento en que se estableció la línea base.

Tareas reales restantes El número total de tareas reales que deben completarse en un momento determinado.

Tareas restantes El número total de tareas programadas que deben completarse en un momento determinado.

Dar formato a un informe de evolución

82

Al igual que con otros informes de proyecto, en los informes de evolución puede cambiar los datos,

los colores y las formas que contienen, así como agregar gráficos, tablas o imágenes.

Agregar etiquetas de datos a un gráfico

Las etiquetas de datos hacen que un gráfico sea más fácil de entender porque muestran detalles

sobre una serie de datos o sobre puntos de datos individuales. Por ejemplo, en el gráfico circular

siguiente, sin las etiquetas de datos resultaría difícil ver que el café representa el 38% de las

ventas totales. En función de lo que desee resaltar en un gráfico, puede agregar etiquetas a una

serie, a todas (a todo el gráfico) o a un punto de datos.

1. Haga clic en la serie de datos o en el gráfico. Para etiquetar un punto de datos, haga clic en la serie y

luego en el punto de datos.

2. En la esquina superior derecha, junto al gráfico, haga clic en Elementos de gráfico > Etiquetas

de datos.

83

3. Para cambiar la ubicación, haga clic en la flecha y elija una opción.

4. Si desea que la etiqueta de datos aparezca dentro de una forma de burbuja de texto, haga clic

en Llamada de datos.

Para que sea más fácil leer las etiquetas de datos, puede moverlas dentro de los puntos de datos o

sacarlas del gráfico. Para mover una etiqueta de datos, arrástrela a la ubicación que desee.

Si cree que el gráfico queda demasiado recargado con las etiquetas, puede quitar algunas o todas

haciendo clic en las etiquetas de datos y presionando Suprimir.

SUGERENCIA Si el texto que contienen las etiquetas apenas se ve, cambie el tamaño de las

etiquetas de datos haciendo clic en ellas y arrastrándolas hasta que tengan el tamaño deseado.

84

Cambiar lo que se ve en las etiquetas de datos

1. Haga clic con el botón secundario en la serie de datos o en la etiqueta de datos en las que desee ver

más datos y luego haga clic en Formato de etiquetas de datos.

2. Haga clic en Opciones de etiqueta y, en Contenido de la etiqueta, elija las opciones que desee.

SUGERENCIA Puede cambiar el aspecto de las etiquetas de datos, agregar líneas de conexión,

crear una etiqueta de datos personalizada o cambiar la posición de las etiquetas de datos.

85

Imprimir la programación de un proyecto

Imprimir una vista o un informe en Project es muy similar a imprimir en otros programas de Office:

Haga clic en Archivo, en Imprimir y en Imprimir

Sin embargo, obtener solo la información específica del proyecto que desea en la copia impresa

implica un pequeño trabajo de preparación antes de presionar el botón Imprimir. Siga leyendo para

ver cómo obtener la información correcta en la página para usted y para los participantes.

Prepararse para imprimir

Preparar una vista para imprimirla

Preparar un informe para imprimirlo

Otras maneras de compartir información del proyecto

Preparar una vista para imprimirla

Dar formato a la vista

1. Seleccione la vista que desee.

2. Cambie la vista de manera que solo muestre los datos que desea compartir. Por ejemplo:

Ocultar subtareas para mostrar solo tareas de nivel superior.

Ordenar tareas o fechas para resaltar información específica.

Ocultar columnas temporalmente para que no aparezcan en la copia impresa.

Definir las opciones de impresión y de diseño de página

1. Haga clic en Archivo y en Imprimir.

2. En Configuración, elija la parte del proyecto que desea imprimir. Puede imprimirlo todo o seleccionar

intervalos de fechas y páginas.

3. Defina otras opciones de impresión como el número de copias, la orientación de la página y el tamaño

del papel.

86

Agregar un encabezado, un pie de página o una leyenda

Puede incluir encabezados y pies de página en cada página impresa. Algunas vistas también

incluyen una leyenda de los tipos de barras de Gantt en cada página impresa. Puede agregar,

quitar o cambiar los encabezados, los pies de página y las leyendas así:

1. Haga clic en Archivo y en Imprimir.

2. Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).

3. Haga clic en la pestaña Encabezado, Pie de página o Leyenda.

4. Escriba el texto en el cuadro de texto Izquierda, Centro o Derecha.

5. Use los botones de debajo del cuadro de texto para dar formato al texto o agregar elementos:

Números de página

Hora

Número total de páginas

Nombre de archivo

Fecha

Imagen

¿Quiere deshacerse de la leyenda completamente? En la pestaña Leyenda, en Ubicada en, haga

clic en Ninguna.

87

¿Tiene que cambiar lo que muestran las barras de Gantt en la leyenda? Esto se controla en el

cuadro de diálogoEstilos de barra. Vea Cambiar la leyenda en una vista impresa para obtener las

instrucciones.

Preparar un informe para imprimirlo

Dar formato al informe

Cree y personalice el informe hasta que muestre exactamente la información que desee imprimir.

Puede agregar gráficos, tablas y vínculos así como cambiar los colores y agregar efectos visuales.

Ver el diseño de impresión mientras trabaja en el informe

Puede ver qué aspecto tendrá el informe impreso mientras está trabajando en él.

1. Haga clic en cualquier parte del informe y, a continuación, haga clic en Diseño de herramientas del

informe.

2. En el grupo Configurar página, haga clic en la opción que desee ver: Saltos de

página, Márgenes, Orientación oTamaño.

3. El informe muestra las instrucciones que cambian en función de las selecciones.

Por ejemplo, haga clic en Saltos de página para ver la parte del informe que se mostrará en una

página impresa. A continuación, haga clic en Tamaño para seleccionar un tamaño de papel distinto

o para reorganizar los elementos del informe hasta que todos se ajusten en la página.

Para definir otras opciones de impresión como el número de copias o las páginas para imprimir,

haga clic enArchivo y en Imprimir y elija las opciones de Configuración.

88

Agregar un encabezado o pie de página

1. Haga clic en Archivo y en Imprimir.

2. Haga clic en Configurar página (debajo de la sección Configuración).

3. Haga clic en la pestaña Encabezado o Pie de página.

4. Escriba el texto en el cuadro de texto Izquierda, Centro o Derecha.

5. Use los botones de debajo del cuadro de texto para dar formato al texto o agregar elementos:

Números de página

Hora

Número total de páginas

Nombre de archivo

Fecha

Imagen

NOTA Las copias impresas del informe no tienen leyendas.

Otras maneras de compartir información del proyecto

Guarde el proyecto como PDF y, a continuación, imprímalo o envíelo por correo electrónico a los participantes

Cree una escala de tiempo de tareas e hitos clave y, a continuación, colóquelos en un correo electrónico, un documento o una diapositiva.

Copie datos de los campos de cualquier vista y, a continuación, péguelos en Word o Excel.

89

Deje que Project le ayude a configurar una lista de tareas de SharePoint que se sincronice con su proyecto. Los miembros de su equipo pueden ver el programa y actualizar su trabajo en SharePoint mientras que usted puede ver los cambios en Project y viceversa.

Guardar un archivo de proyecto como PDF

Cuando guarde su archivo de proyecto como documento PDF o XPS, podrá compartirlo con

cualquier otra persona que disponga de un equipo, incluso en el caso de que no tenga Project

instalado.

1. Elija la vista que desee.

2. Haga clic en Archivo > Exportar > Crear PDF o XPS.

3. En la lista Guardar como tipo, seleccione Archivos PDF o Archivos XPS y haga clic en Aceptar.

Recuerde que los documentos PDF o XPS son instantáneas de un proyecto, por lo que no podrá

cambiarlos ni convertirlos de nuevo en archivos MPP de Project.

Sugerencias de formato

Project 2013 no admite todas las características de formato de los documentos PDF o XPS, pero

puede usar algunas opciones de impresión para cambiar el aspecto de los documentos finales.

Haga clic en Archivo > Imprimir y cambie cualquiera de estas opciones:

Fechas

Orientación

Tamaño de papel

Configurar página

En el cuadro de diálogo Configurar página puede cambiar las opciones de estas pestañas:

Márgenes

Leyenda

Vista

90

Crear una escala de tiempo

Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un panorama general de un

proyecto. Es una instantánea de aspecto profesional de las tareas clave y los hitos que resulta

perfecta para cualquier reunión de estado: simplemente inclúyala en una diapositiva de

PowerPoint o un documento de Word, imprímala o envíela por correo a su jefe.

1. Haga clic en Vista y luego seleccione Escala de tiempo.

2. Haga clic con el botón secundario en una tarea y luego haga clic en Agregar a escala de tiempo.

Repita este procedimiento para cada tarea o hito que desee agregar.

NOTA La mayoría de las veces, la escala de tiempo está activada de forma predeterminada.

Aparece encima de la vista actual.

¿Qué desea hacer con la escala de tiempo?

Aplicar formato a la escala de tiempo

Compartir la escala de tiempo

Imprimir la escala de tiempo

Aplicar formato a la escala de tiempo

Puede usar la escala de tiempo tal cual o adaptarla a sus necesidades. Podemos ayudarle en

ambos casos.

Antes de enviarla, puede reorganizar las tareas como desee, agregar texto e incluso cambiar los

colores para que destaquen.

91

A continuación se describe cómo...

Pestaña Formato

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo y luego en Formato para ver todas las

opciones que permiten mejorar su aspecto.

SUGERENCIA Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o

Visio, tendrá aún másopciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D,

degradados, etc.

Organizar tareas

1. Haga clic en una tarea de la escala de tiempo.

2. Haga clic en Formato > Mostrar como llamada. Ahora la tarea señala a la escala de tiempo desde

arriba o desde abajo.

3. Arrastre la tarea hasta la posición que desee.

4. Haga clic en una llamada y luego en Mostrar como barra para volver a convertirla en una barra.

Agregar filas

92

Arrastre tareas arriba o abajo en la escala de tiempo para mostrarlas en filas distintas.

Cambiar el color

Haga clic en la tarea que desee cambiar en la escala de tiempo. Para elegir varias tareas al mismo

tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada una de ellas.

1. Haga clic en Color de fondo (la latita de pintura) y elija el color que desee.

2. Use las otras opciones del grupo Fuente para cambiar el aspecto de la tarea. Funciona igual que en

los demás programas de Office.

Cambiar el formato de fecha

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo, en Formato > Formato de fecha y elija el

formato que desee. Esta lista también permite eliminar totalmente las fechas en la escala de

tiempo.

Compartir la escala de tiempo

1. Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo.

2. Haga clic en Formato > Copiar escala de tiempo y elija un tamaño:

93

Para correo electrónico. Pequeña. Perfecta para un mensaje de Outlook.

Para presentación. Mediana. Diseñada para las diapositivas de PowerPoint.

Tamaño completo. Grande. Del mismo tamaño en el que aparece en el proyecto.

3. Puede pegar la escala de tiempo en cualquier programa que permita mostrar gráficos.

Cuando pegue una escala de tiempo en Word, PowerPoint, Outlook, Excel o Visio, tendrá aún

más opciones de formato avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc.

Imprimir la escala de tiempo

1. Arrastre la línea situada debajo de la escala de tiempo a la parte inferior de la pantalla.

2. Haga clic en Archivo > Imprimir.

Para volver a la vista en dos paneles, haga clic en Vista y seleccione Escala de tiempo.

Copiar informes, calendarios y vistas usando el organizador

El Organizador es una herramienta que le permite copiar informes, calendarios y otros elementos

en otros proyectos o en la plantilla Global (Global.MPT). Al copiar un elemento en la plantilla

Global, este pasa a estar disponible para todos los proyectos.

Sin embargo, es posible que no necesite usar el Organizador para conseguir lo que desea. De

hecho, el comportamiento predeterminado de Project consiste en copiar automáticamente todas las

vistas nuevas y los elementos relacionados que cree en la plantilla Global. Esto también se aplica a

los elementos existentes que guarde con un nombre nuevo. Para cambiar este comportamiento,

haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas. Esta configuración se encuentra en la

sección Mostrar:

94

Usar el Organizador

Si ha desactivado la configuración descrita anteriormente y desea copiar los elementos

seleccionados en la plantilla Global o un elemento de un proyecto a otro, deberá usar el

Organizador.

El Organizador también puede copiar estilos de texto personalizado en otros proyectos o en la

plantilla Global. Para obtener más información, consulte Cambiar la fuente del texto en una vista.

NOTAS

La información de tareas no se puede copiar con el Organizador. Si desea que determinadas tareas formen parte de cada proyecto, guarde el archivo de proyecto como una plantilla normal.

Los valores de las listas de valores personalizados (es decir, los valores de búsqueda) no se pueden almacenar en la plantilla Global. Use también una plantilla normal para esta situación.

Copiar elementos en la plantilla Global

Imagine que ha personalizado el diagrama de Gantt predeterminado con columnas de costes y que

ahora desea usar el nuevo diagrama en futuros proyectos. Realice los siguientes pasos para copiar

la vista en la plantilla Global.

1. Haga clic en Archivo > Organizador.

2. En el cuadro de diálogo Organizador, haga clic en la pestaña Vistas.

95

En la lista de la izquierda se muestran los elementos de la plantilla Global, mientras que en la lista

de la derecha aparecen los elementos del proyecto actual. Su trabajo consiste en mover el

elemento personalizado de la derecha a la izquierda.

NOTA Para ver los elementos de Project de otros proyectos, deberá abrir dichos proyectos en

primer lugar.

3. Seleccione la vista personalizada en el lado derecho y, a continuación, haga clic en Copiar.

Se copia la vista personalizada en la plantilla Global y se muestra a la izquierda.

96

4. Si la vista personalizada contiene columnas agregadas por usted, deberá copiar la tabla asociada.

Haga clic en la pestaña Tablas y, a continuación, copie la tabla en la plantilla Global. La tabla

asociada puede tener el mismo nombre que la vista, pero, si no aparece la coincidencia esperada,

copie la tabla Entrada.

De esta forma, la vista personalizada estará disponible para todos los proyectos con tabla

subyacente correcta.

Copiar elementos directamente en otro proyecto

Si desea copiar elementos de Project de un proyecto en otro (pero no en la plantilla Global):

1. Abra ambos proyectos (el proyecto de “origen” que contiene los elementos personalizados y el de

“destino” en el que desee copiarlos).

2. En el proyecto de origen, haga clic en Archivo > Organizador.

3. En la lista de disponibilidad, seleccione el proyecto de destino.

4. Seleccione los elementos personalizados en el lado derecho y, a continuación, haga clic

en Copiar para copiarlos en el proyecto de destino.

97

Guardar un archivo de proyecto como plantilla

Si guarda como plantilla un archivo de proyecto, no solo estará ganando tiempo. Las plantillas

aplican estrategias que han resultado beneficiosas en proyectos anteriores y, de este modo,

garantizan el éxito de los proyectos futuros. A modo de ejemplo, estas tareas pueden ser

relaciones de tareas de eficacia demostrada, personas o cualquier otro tipo de recursos

especialmente productivos, o métodos de visualización y creación de informes para facilitar la

comunicación con los cargos superiores en caso de problemas o eventos importantes. Para

guardar un proyecto como plantilla, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo > Exportar.

2. En la sección Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.

3. En la sección Plantillas, haga clic en Plantilla del proyecto.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de la plantilla.

5. Asegúrese de que la opción Plantilla del proyecto aparece en el cuadro Guardar como tipo.

6. Haga clic en Guardar.

7. En el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, active las casillas de los datos que desea

quitar del archivo de proyecto y haga clic en Guardar.

Por ejemplo, puede excluir el salario de los miembros de un equipo o cualquier otra información de

costos.

8. Haga clic en Aceptar.

Una vez haya guardado el proyecto como una plantilla, podrá crear un nuevo proyecto a partir de la

plantilla.

98

Crear un proyecto nuevo a partir de otro proyecto o plantilla

No es el primer administrador en seguir este camino. Puede ahorrarse mucho tiempo

aprovechando el trabajo de otros administradores, es decir, los proyectos y las plantillas ya

existentes , cuando configure su nuevo proyecto.

1. Abra el proyecto o la plantilla que desee usar como base del nuevo proyecto.

2. Haga clic en Archivo > Información.

3. En Información del proyecto, cambie la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto.

4. Haga clic en Guardar como y seleccione un nuevo nombre y una nueva ubicación para el proyecto.

Puede empezar a trabajar a partir de ese mismo momento en el proyecto nuevo, pero es probable

que tenga que limpiar parte de la información del proyecto existente antes de trabajar realmente.

Empezar con un proyecto ya existente

El nuevo proyecto contiene toda la información de progreso registrada en el proyecto original , por

ejemplo, líneas base, trabajo real y duración real. Asegúrese de eliminar esa información o Project

no podrá reprogramar el proyecto.

Para evitar este trabajo suplementario, en especial si desea usar el archivo antiguo para crear más

de un proyecto,guarde el antiguo proyecto como una plantilla. Cuando lo guarde, tendrá la

posibilidad de despojarlo de toda la información de progreso y dejar únicamente las tareas y los

recursos.

Empezar con una plantilla

Dispone directamente de decenas de plantillas de Project correspondientes a Office.com.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Busque las plantillas en el cuadro o haga clic en la plantilla que desee de la lista siguiente.

3. En el cuadro de diálogo de vista previa, haga clic en Crear.

99

Asegúrese de que los recursos, las tareas y las duraciones de la plantilla son adecuadas para el

proyecto. Naturalmente, tiene toda la libertad para cambiarlos según desee.

100

Establecer la fecha de estado para la generación de informes de un proyecto

El procedimiento habitual consiste en crear un informe sobre el progreso de un proyecto en un día

determinado (la fecha de estado), para administrar o comentar dicho proyecto. Por ejemplo, para

obtener las cifras del informe de ventas del último mes, deberá definir la fecha de estado en el

último día de ese mes. O, imaginando que ciertos informes de progreso vencen el viernes pero se

enviaron tarde, podría restaurar la fecha de estado al viernes antes de generar un informe sobre la

información de progreso.

La fecha de estado casi nunca se corresponde con la fecha actual, por lo que deberá establecerla:

1. Haga clic en Proyecto > Fecha de estado.

2. Seleccione la nueva fecha de estado.

Para restaurar la fecha de estado a la fecha actual, especifíquela o escriba ND en el campo de fecha.

Visualizar la fecha de estado en el diagrama de Gantt

1. En el diagrama de Gantt, haga clic en Formato > Cuadrícula.

2. En Cambiar la línea, elija Fecha de estado, y seleccione un color y un estilo de línea.

Copiar y pegar desde Word a Project

La mayoría de los proyectos se inician fuera de Microsoft Project, a menudo como una simple lista

de tareas en otro programa. Cuando se sienta preparado para comenzar, puede copiar esa lista de

101

tareas de Word (o de cualquier otro programa de Office) y pegarla en Project sin perder el formato

o la estructura del esquema.

Por ejemplo, supongamos que su jefe le envía el borrador de un plan en Word con un aspecto

similar a este:

1. Copie la lista de tareas en Word.

2. Abra Microsoft Project y haga clic en Archivo > Nuevo > Nuevo proyecto para crear un nuevo

proyecto.

3. Haga clic en la primera fila de la columna Nombre de tarea.

4. Haga clic en Tarea > Pegar.

5. Las tareas se mostrarán en Project con la misma fuente, color y estructura de esquema que tenían en

Word.

102

Project convierte la lista con viñetas en subtareas y tareas de resumen, que le pueden servir como

punto de partida para organizar un proyecto. A partir de aquí, puede continuar de distintas

maneras:

Agregue duraciones a las tareas. Cuando las pegue, las subtareas sin duración y las tareas de resumen se configurarán para iniciarse y terminarse en la fecha actual.

Vincule las tareas para crear dependencias entre ellas.

Muestre la tarea de resumen del proyecto.

Copiar y pegar desde Project

¿Necesita enviar rápidamente el estado de un proyecto? Copie los datos de Project y péguelos en

Outlook, Word o cualquier otro programa de Office. Conservará el formato que haya creado en

Project, incluidos los encabezados de columna.

1. En Project, seleccione los datos que desee de la sección de tabla en cualquier vista.

2. Haga clic en Tarea > Copiar.

3. Abra el otro programa y pegue los datos. En la mayoría de los casos, deberá hacer clic

en Inicio > Pegar o presionar Ctrl+V.

Si pega los datos en Word o Outlook, puede aprovechar la eficacia de las distintas herramientas de

tabla de Office para dar formato a la nueva tabla según estime conveniente. En programas como

PowerPoint, Visio y Publisher, la tabla se convierte en una imagen que puede modificar.

Copiar y pegar imágenes

103

Seguramente, habrá ocasiones en que echará de menos en sus informes un toque que no

encontrará en una tabla. Aunque no puede copiar y pegar imágenes en diagramas de Gantt, de red

o en Calendario, Project ofrece varios mecanismos para compartir la información visual de un plan:

Dibujar una escala de tiempo Agregue una escala de tiempo con la información destacada de un

proyecto en cualquier vista y arrástrela a un informe de estado. A continuación, podrá enviarla por correo electrónico a su equipo o agregarla a una diapositiva de PowerPoint.

Usar un informe de OfficeArt Con Project, también podrá crear impactantes informes (con gráficos,

tablas y vínculos) con la información del proyecto que desee.

Crear un PDF Ajuste la vista para ver los fragmentos que desea compartir y guarde el proyecto como

archivo PDF.

Copiar como imagen Haga clic en Tarea > Copiar > Copiar imagen y seleccione los parámetros de configuración para crear una imagen GIF que podrá usar en otros programas.

Programación condicionada por el esfuerzo

Cuando se asignan o eliminan personas de una tarea, Microsoft Office Project 2003 alarga o

reduce la duración de ésta basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero

no cambia el trabajo total de la misma. Este procedimiento se denomina programación

condicionada por el esfuerzo y es el método predeterminado que utiliza Project cuando se

asignan recursos a tareas.

Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo,

sí cambia la cantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea.

La programación condicionada por el esfuerzo sólo tiene efecto cuando los recursos se

agregan o quitan de una tarea. Las reglas de cálculo condicionadas por el esfuerzo no se

aplican cuando se cambian los valores de trabajo, duración y unidad de los recursos que ya

están asignados a una tarea.

Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta

lo siguiente:

Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar los primeros

recursos a la tarea. Después de asignar recursos a una tarea, el valor del trabajo no cambia con la

asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.

Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de recursos adicionales reduce la

duración de la tarea.

Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos adicionales reduce los

valores de unidad individuales de los recursos.

Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos adicionales reduce la duración

de la tarea.

Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por

el esfuerzo.

104

Crear el marco para la programación condicionada por el esfuerzo

Al crear un plan de proyecto, introduzca los tipos siguientes de información

de manera que Project pueda calcular la programación, costos y carga de

trabajo de los recursos:

Tareas

Duración

Costos

Recursos

Dependencias entre tareas

Al generar un plan de proyecto, Project calcula y elabora una programación de trabajo

conforme a la información que se proporcione sobre las tareas que deben realizarse,

las personas que trabajan en ellas, el equipo y los suministros necesarios para llevarlas

a cabo, así como los costos implicados.

Existen diversas formas de desarrollar y optimizar una programación del proyecto en

Project, por ejemplo vincular las tareas para crear dependencias de tareas, definir las

delimitaciones sobre las tareas y crear o modificar los calendarios. Para estos

métodos, usted deberá iniciar la acción que afecte a la programación.

En esta lección realizará un recorrido por algunos de los ajustes y características que

funcionan en segundo plano cuando crea una nueva programación de proyecto. Vamos

a explicar en detalle cómo influyen en la programación y cómo los cambios que realice

a estas opciones le podrán ayudar a ajustar la programación para que se adapte a sus

necesidades.

105

Funciones básicas de la programación de Project

Según lo mucho que haya profundizado en la programación de Project en el

pasado, es posible que no esté familiarizado con todas las opciones de

programación.

Las fórmulas y funciones básicas funcionan en segundo plano en Project siempre que se crea

un plan de proyecto. En esta lección se explica cómo puede adaptar estas ayudas para

programar con objeto de obtener los resultados exactos que el proyecto necesita.

Se tratarán los siguientes temas:

La fórmula de programación

Project utiliza una fórmula de programación para calcular los distintos elementos de una

programación de proyecto, Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

Tipos de tareas

Los tipos de tareas son opciones que pueden aplicarse a tareas y que afectarán a la manera en

que la fórmula calculará esas tareas. Por ejemplo, si "cambia" la duración de una tarea, el valor

que defina para la duración de la tarea permanecerá invariable ya que la fórmula calcula el

trabajo y las unidades de recurso.

Programación condicionada por el esfuerzo

La programación condicionada por el esfuerzo surte efecto cuando se agregan recursos o se

quitan de las tareas. Esta opción de programación mantiene la cantidad de trabajo constante

106

cuando cambia las unidades de recurso asignado, lo que le ayudará a estimar la duración de la

tarea.

A pesar de que son todas técnicas de programación independientes, también trabajan juntas.

Esta lección le ayudará a entender cómo trabajan, tanto de manera individual como

conjuntamente, de manera que pueda ajustar y controlar mejor la programación del proyecto.

Introducción a la formula de programación

La fórmula de programación se calcula siempre en segundo plano ajustando la

programación del proyecto según los valores que asigne a estos tres

elementos: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

Las fechas y las fechas límites de un proyecto suponen un objetivo de máxima prioridad

cuando se está planificando un proyecto. A medida que desarrolla un plan de proyecto, querrá

tener una idea de cuándo finalizan y comienzan las tareas ya que puede que tenga una fecha

concreta en la que el proyecto entero debe terminarse.

La duración de las tareas es un factor fundamental. La fecha de fin de proyecto viene

determinada por las últimas fechas de fin de las tareas y dichas fechas de fin dependen de

cuánto se tardará en completar las tareas.

107

La duración de cada tarea viene determinada por las unidades de recursos asignadas y el

trabajo estimado (esfuerzo del recurso) y se calcula mediante esta fórmula de

programación: Duración = Trabajo ÷ Unidades de recurso.

Puede controlar cuáles de los valores de la fórmula de programación influye más sobre una

programación de tarea. A medida que avance en esta lección, verá cómo el establecimiento de

los tipos de tareas y la aplicación de la programación condicionada por el esfuerzo afectará a la

fórmula de programación.

Las tres partes de la formula de programación

Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una

tarea. Project basa el cálculo de la duración de una tarea en la cantidad de trabajo y

la cantidad de unidades de recursos que se le asignan. El período laborable de una

tarea se define mediante el calendario del proyecto, el calendario del recurso, el

calendario de tareas o cualquier calendario personalizado que se haya definido

para el proyecto.

Trabajo indica la cantidad de esfuerzo, medido en unidades de tiempo (como

horas o días) que un recurso necesita para completar la tarea. El trabajo total de

una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con

independencia del número de recursos asignados a la tarea.

108

Unidades de recursos indica la cantidad de tiempo disponible de un recurso,

según el calendario de recurso, que se va a emplear para trabajar en una tarea

concreta. Los recursos son las personas, el equipo o los demás materiales que se

utilizan para realizar una tarea. En la programación de un proyecto, el esfuerzo del

recurso se expresa como unidades de asignación o, en ocasiones, sólo como

unidades.

Antes de asignar un recurso a una tarea de proyecto, la tarea dispone de una duración pero no

tiene ningún trabajo asociado. ¿Por qué? Porque el trabajo representa la cantidad de esfuerzo

que un recurso o varios recursos invertirán en finalizar la tarea.

Para aprovechar al máximo la programación de Project, es preciso que comprenda y utilice de

manera eficaz las tres partes que componen la fórmula de programación: Duración = Trabajo

÷ Unidades de recursos.

Cuando se asignan recursos a una tarea, basándose en la fórmula de programación, Project

calcula de qué forma influye la tarea en la programación mediante los valores asignados al

Trabajo, la Duración y las Unidades de recursos asociados a la tarea.

Nota En esta lección, se hablará sólo de recursos humanos, también

denominados recursos de trabajo y no, de recursos materiales como madera, pintura,

cemento o cintas de vídeo.

Estos tres elementos de la fórmula de programación también se corresponden con tipos de

tareas, un valor que se puede aplicar a tareas individuales, de forma que le permite ajustar la

influencia de ese tipo de tarea en la programación.

109

Utilizar los tipos de tareas

Utilice esta tabla para ver cómo influye cada configuración de tipo de tarea en las

otras dos variables de la fórmula de programación.

Project utiliza la configuración del tipo de tarea para calcular el trabajo, la duración y las

unidades de recursos de una tarea. Al aplicar una configuración de tipo de tarea a las tareas, se

puede controlar de qué forma calcula Project los otros dos valores de la fórmula cuando se

modifica la programación.

Existen tres tipos de tarea disponibles:

Duración fija

Trabajo fijo

Unidades fijas (unidades de asignación de recursos)

La configuración del tipo de tarea predeterminada cuando Project calcula la duración es

Unidades fijas.

"Fijas" no quiere decir que usted no pueda modificar esos valores; sí que puede. Quiere decir

que la fórmula de programación calculará los otros dos elementos de acuerdo con el elemento

que esté definido como "fijo". Más adelante en esta lección, creará una herramienta que le

permitirá experimentar con estas configuraciones.

Cuando comience a planear un proyecto, tenga en cuenta la fórmula de programación y los

tipos de tarea y determine la mejor configuración para la mayoría de las tareas del proyecto. Si

mezcla demasiados tipos de tareas a lo largo del proyecto, es posible que olvide la

configuración que ha aplicado a cada tarea.

110

Sugerencia Para que los tipos de tarea se mantengan siempre en la vista en el plan

del proyecto, agregue el campo Tipo a la vista del proyecto.

Una vez que haya configurado el tipo de tarea más eficaz para el proyecto, podrá utilizar la

función Etiquetas inteligentes para efectuar cambios en tareas de forma individual cuando sea

preciso. Si cambia un valor de programación de una tarea, se mostrará un indicador de

Etiqueta inteligente , que le ofrecerá opciones según la manera en que el cambio afecte a

los otros dos elementos de la fórmula de programación y pueda modificar la programación del

proyecto.

Vamos a examinar los tres tipos de tarea y cómo pueden utilizarse para ajustar y ejercer control

sobre la programación.

Tipos de tareas de unidades fijas

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar

el elemento Trabajo en una tarea de unidades fijas:

Asigna 1 pintor a jornada completa (100 %) para que pinte las paredes en 4 días

(la duración). El trabajo (el tiempo que el pintor necesitará para finalizar la tarea al

100 % de su esfuerzo) es de 32 horas o 4 días.

Si aumenta la cantidad de trabajo a 40 horas, Project actualizará la duración en 5

días. El pintor tendrá, entonces, un día de trabajo extra para la tarea.

Si asigna otro pintor a jornada completa, ambos pintores, empleando el 100 % de

su tiempo en la tarea, tendrán el trabajo listo en 2 días.

111

Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos

Project evalúa el trabajo en términos de unidades de asignación de recursos; es decir, el

porcentaje de período laborable disponible, según el calendario de recurso, que un recurso

empleará en una tarea asignada.

Las unidades de asignación de recursos de Project se expresan en porcentajes o en decimales.

El 100 % de unidades implica que un recurso trabaja a jornada completa; el 50 % de unidades,

que el recurso trabaja a media jornada, y así sucesivamente.

La configuración de programación predeterminada de Project es Unidades fijas, que implica

que sean cuales sean las unidades de recursos que asigne, ese valor permanecerá fijo y que los

otros dos elementos de la fórmula de programación se verán afectados por los cambios.

Tipos de tareas de trabajo fijo

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar

el elemento Duración en una tarea de trabajo fijo:

Se han asignado dos pintores a jornada completa (100 %) para pintar las

paredes en 2 días (el trabajo equivale a 32 horas: 16 horas por pintor).

Si se incrementa la duración de la tarea de 2 a 4 días, Project establecerá las

unidades de asignación de cada pintor en 50 % de manera que cada pintor trabaje

sólo media jornada y que el trabajo permanezca fijo en 32 horas.

112

Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos

Establezca la tarea en Trabajo fijo si desea que la cantidad de trabajo permanezca invariable,

con independencia de cualquier cambio que se produzca en la duración o las unidades de

recursos.

Recuerde que en Project, el trabajo se mide en unidades temporales, como horas, y que indica

la cantidad de esfuerzo que un recurso necesita emplear para finalizar una tarea. El trabajo

total de una tarea constituye la suma de todas esas unidades temporales, con independencia

del número de recursos asignados a la tarea.

Tipos de tareas de duración fija

Ejemplo del comportamiento básico de programación que se observa al modificar

el elemento Unidades de recursos en una tarea de duración fija:

Se ha asignado su pintor a jornada completa (100 %) para que pinte una sala en

4 días. El trabajo es de 32 horas.

Más tarde, usted asigna el mismo pintor para que pinte otra sala pero,

desgraciadamente, el pintor está comprometido en otra labor durante 4 días y no

podrá trabajar en la tarea hasta entonces. El pintor sólo puede trabajar a media

jornada (50 %) pintando la sala adicional.

Al indicar 50 %, Project mantiene la duración fija en 4 días y actualiza el trabajo

en 16 horas.

113

Duración = Trabajo ÷ Unidades de recursos

Duración es la longitud del período laborable entre el comienzo y el fin de una tarea. Si elige

realizar una tarea de duración fija, la duración de la tarea permanecerá sea cual sea el valor que

indique y Project actualizará las unidades de recursos conforme cambie las asignaciones.

Nota Una tarea de resumen siempre dispone de un tipo de tarea de duración fija. Las tareas

de resumen se basan en la fecha de comienzo más temprana y la fecha de fin más tardía de sus

subtareas y el cálculo de la duración de una tarea de resumen se basa en sus subtareas. De

manera que la duración de una tarea de resumen no se puede cambiar directamente.

114

Por que se valora el esfuerzo en la programación?

Una vez que comprende cómo funciona la programación condicionada por el

esfuerzo, puede decidir cuándo habilitar o deshabilitar este ajuste para las tareas

en el proyecto.

Una vez que entienda de qué modo influye la parte Trabajo de la fórmula de programación, la

función condicionada por el esfuerzo facilitará la programación del proyecto. Si la

programación condicionada por el esfuerzo se encuentra activada, la cantidad de trabajo para

una tarea permanecerá constante aunque se agreguen y eliminen recursos de la tarea.

Quizás hubiera sido mejor denominar a esta función de programación "Mantener el trabajo

constante", ya que eso es lo que hace.

El objetivo de esta lección es mostrarle cómo utilizar la programación condicionada por el

esfuerzo de forma efectiva.

Haga clic en Siguiente para continuar leyendo esta lección por su cuenta.

115

Que hace la programación condicionada por el esfuerzo?

Para ver el ajuste de condicionado por el esfuerzo en una tarea, haga clic en el

botón Información de la tarea en la barra de herramientas.

La ficha Avanzadas contiene la mayor parte de la información que necesita

saber sobre cómo se programa una tarea incluida en el ajuste Condicionada por el

esfuerzo.

Para deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo, desactive la

opción Condicionada por el esfuerzo.

Condicionado por el esfuerzo significa que cuando asigna o quita personas de una tarea,

Project alarga o reduce la duración de ésta basándose en el número de unidades de recursos

asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de ella.

En muchos casos, cuando comienza a planear un proyecto, ya sabe "qué" tiene que hacerse

cuando se agrega una tarea a un proyecto. Por ejemplo, ya sabe (o tiene una estimación

bastante acertada) de los metros cuadrados que tienen las paredes que van a pintarse o cuánto

código de software tiene que escribirse para un conjunto particular de funciones.

Así que cuando planea un proyecto, con frecuencia ya tiene una idea bastante aproximada del

"trabajo" que tiene que hacerse. Para completar la programación del proyecto, tendrá que

ajustar las horas anticipadas para completar este trabajo (duración) y el número de recursos

(unidades de recursos) que puede asignarle para completar el trabajo.

Con esta idea en mente, la función de programación condicionada por el esfuerzo se habilitará

de manera predeterminada en Project. Si las tareas de proyecto tienen requisitos distintos,

puede deshabilitar el ajuste Condicionada por el esfuerzo.

Así que, ¿cómo decide si debe habilitarse o no?

116

Cuando se aplica la programación condicionada por el esfuerzo?

Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que tiene una duración de 24

horas, Project programará cada recurso para que trabaje 24 horas para un total de

48 horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duración).

Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duración de 24 horas.

Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duración de 24 horas, y asigne

sólo un recurso al 100%. El trabajo para la tarea tiene una duración 24 horas.

Más tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La programación condicionada

por el esfuerzo hará que Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas

en la tarea.

El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la duración de la tarea se

reduce en 12 horas.

Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo está habilitado de manera predeterminada,

no supone ningún cambio en la programación hasta que agregue recursos a una tarea o los

quite de ella.

La programación condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo

de cuándo asigna los recursos:

Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar uno o

varios recursos por primera vez a la tarea. Después de asignar un recurso, el valor

Trabajo no cambia con la adición de nuevos recursos ni con la reducción de éstos en la

misma tarea.

117

Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a varios recursos que se

asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras

esta asignación inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar

nuevos recursos ni al quitarlos.

Como se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo?

Si en un principio asigna dos recursos a una tarea que tiene una duración de 24

horas, Project programará cada recurso para que trabaje 24 horas para un total de

48 horas de trabajo (se trata de trabajo, no de duración).

Cada recurso trabaja 24 horas en una tarea con una duración de 24 horas.

Vuelve a empezar y cree la misma tarea, con una duración de 24 horas, y asigne

sólo un recurso al 100%. El trabajo para la tarea tiene una duración 24 horas.

Más tarde, agregue un segundo recurso al 100%. La programación condicionada

por el esfuerzo hará que Project programe cada recurso para que trabaje 12 horas

en la tarea.

El trabajo total para la tarea sigue siendo 24 horas y la duración de la tarea se

reduce en 12 horas.

Aun cuando el ajuste Condicionada por el esfuerzo está habilitado de manera predeterminada,

no supone ningún cambio en la programación hasta que agregue recursos a una tarea o los

quite de ella.

La programación condicionada por el esfuerzo se comporta de manera diferente dependiendo

de cuándo asigna los recursos:

118

Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar uno o

varios recursos por primera vez a la tarea. Después de asignar un recurso, el valor

Trabajo no cambia con la adición de nuevos recursos ni con la reducción de éstos en la

misma tarea.

Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a varios recursos que se

asignan a la vez y que son las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras

esta asignación inicial de diversos recursos, el valor Trabajo no cambia al asignar

nuevos recursos ni al quitarlos.

119

Por que deshabilitaría la programación condicionada por el esfuerzo?

Ejemplo de comportamiento básico de la programación que podrá ver cuando se

deshabilita la programación condicionada por el esfuerzo:

Dispone de 4 semanas para probar el software. Según la estimación de trabajo

original, el jefe de proyecto ha asignado 1 persona para que realice las pruebas.

Pero después de que el jefe del personal de pruebas ve el plan, decide que

necesitará dos personas para realizar las pruebas con objeto de completar la tarea

a tiempo.

Al asignar un recurso adicional a la tarea de la realización de pruebas con una

duración total de 4 semanas, Project volverá a calcular el trabajo necesario para

completar la tarea.

Es posible que la programación condicionada por el esfuerzo no se aplique a todas las tareas

en un proyecto por lo que puede deshabilitarla según cada tarea. ¿Cuándo no sería útil

mantener habilitada la programación condicionada por el esfuerzo? Aquí tiene un par de

ejemplos:

Tareas complejas Puede que tenga una tarea que sea muy compleja o requiera recursos

altamente cualificados. Agregar más recursos puede ralentizar el grupo si las actividades de

tareas necesitan más coordinación o si hay que instruir a las personas antes de que puedan

llevarlo a cabo.

Cantidad de trabajo incierta o sin determinar Si no está seguro de cuánto trabajo habrá

para una tarea, cuando deshabilite la programación condicionada por el esfuerzo, podrá

permitir que la asignación de recursos y duración determine el trabajo de la manera adecuada.

120

Con la programación condicionada por el esfuerzo deshabilitada, la cantidad de

trabajo puede cambiar.

A continuación, practicará utilizando la herramienta de programación (la que ha creado en la

última práctica) con objeto de aplicar el ajuste Condicionada por el esfuerzo a tipos de tareas

distintos para ver cómo les afectará la programación de la tarea.

Comparar dos versiones de un proyecto Puede utilizar la utilidad Comparar versiones de un proyecto para revisar las diferencias entre la versión actual y una versión anterior del mismo proyecto en un informe detallado. También puede utilizar esta herramienta para comparar la versión actual con una versión posterior del mismo proyecto.

1. En la ficha informes , haga clic en Comparar versiones de un proyecto .

Si no se muestra la barra de herramientas en el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Comparar versiones de un proyecto.

2. En Elija las versiones del proyecto que desea comparar, haga clic en las versiones que desee comparar en los cuadros Versión 1 del proyecto (más antigua) y Versión 2 del proyecto (más reciente), respectivamente.

Para localizar las versiones del proyecto, haga clic en Examinar. Si utiliza Microsoft Office Project

Professional, deberá iniciar una sesión en Microsoft Office Project Server para abrir los proyectos que estén almacenados en el servidor. Sólo puede comparar versiones de proyectos para las que disponga de permisos de acceso.

3. En Elija las tablas que desee utilizar en la comparación, haga clic en las tablas que contengan los datos que desee comparar en las listas Tabla de tareas y Tabla de recursos.

Si no desea comparar tareas ni recursos, haga clic en Ninguno.

4. Haga clic en Aceptar.

Exclusivamente con fines de comparación y creación de informes, se crea un proyecto temporal donde se muestran las tareas y los recursos de ambas versiones.

5. Para conservar el informe y consultarlo más adelante, haga clic en Guardar en el menú Archivo.

Notas

El informe de comparación muestra indicadores y códigos de colores que proporcionan gran variedad de información sobre las tareas y los recursos. Para ver una leyenda y

obtener ayuda sobre los símbolos utilizados, haga clic en Más información en la barra de herramientas.

121

Un informe de comparación se parece a una programación de proyecto, pero no lo es. Aunque pueda resultar similar a una consolidación de las dos versiones analizadas, en realidad sólo contiene las diferencias entre ellas.

Los botones Examinar del cuadro de diálogo Comparar versiones de un proyecto no se

pueden utilizar para comparar versiones de un proyecto que se haya abierto en Windows Internet Explorer o que esté incrustado como objeto OLE en otro documento.

La utilidad Comparar versiones de un proyecto no compara las asignaciones. Compara únicamente las tareas y los recursos.

Planeación descendente En el método descendente de programación de trabajo del proyecto se invierte la forma normal de planear: primero se identifican las fases principales y, a continuación, se desglosan las fases en tareas individuales. En Project puede utilizar tareas y subtareas de resumen para fases y tareas individuales.

Nota En Project 2013, cuando las tareas de resumen se programan manualmente, estas no resumen automáticamente las duraciones de sus subtareas.

Paso 1: Crear una fase

La tarea de resumen incluye una estimación de cuánto tiempo durará la fase. No necesita conocer los detalles de las subtareas en este punto.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Agregar una nueva tarea. Será la tarea de resumen de esta fase. 3. Siga uno de estos pasos:

Especifique una duración en el campo Duración.

Especifique una fecha de inicio o de finalización si no sabe exactamente cuánto durará.

Nota Necesitará Project 2010 o posterior para agregar la duración, hora de inicio y hora de

finalización a las tareas de resumen.

Paso 2: Agregar tareas a la fase

1. Agregue tareas bajo la tarea de resumen creada. 2. Seleccione todas las tareas bajo la tarea de resumen.

3. Haga clic en Tarea > Sangría para aplicarles sangría.

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Cuando se crea una tarea de resumen descendente, las subtareas no se incluyen en la tarea de resumen. La barra de Gantt de la tarea de resumen está dividida: la barra inferior representa la duración total de las subtareas.

Volver al principio

Paso 3: Ajustar la programación descendente

Arrastre y coloque subtareas (cambiando su duración) hasta que coincidan con el presupuesto o la programación original de la fase.

Tenga en cuenta que, al cambiar la duración, la calidad y el coste del proyecto también se ven afectados. Consulte El triángulo del proyecto para más información.

Sugerencias de planeación descendente

Objetivo Cómo alcanzarlo

Programar por fecha de inicio o de finalización

Especifique una fecha de inicio o una de finalización para la tarea de resumen, pero no ambas. Project alinea las subtareas con la fecha de inicio o de finalización de la tarea de resumen.

Mover una subtarea que se quedó fuera de la tarea de resumen

Una barra roja situada bajo la tarea de resumen le informa de que hay alguna subtarea que se quedó fuera de la fecha de inicio o de finalización de la tarea de resumen. Arrastre la tarea hacia la tarea de resumen para solventar el problema.

Ajustar la tarea de resumen

Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de resumen, arrastre el borde derecho de la barra de resumen.

Aumentar el presupuesto Si está usando la tarea de resumen para establecer un presupuesto sencillo para una fase, puede usar el mouse para mover la fecha de inicio o la duración.

Otro problema de programación

Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen problemas de programación. Desplace el puntero sobre cualquier tarea subrayada para obtener más información sobre el problema de programación.

Ajustar el color de las barras

En el diagrama de Gantt, haga clic en Formato y elija un estilo en el grupo Estilo de diagrama de Gantt.

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