Arquivos empresariais

ARQUIVOS ARQUIVOS EMPRESARIAISEMPRESARIAIS

FAHIMA P. RIOSFAHIMA P. RIOS

PAULA CARINA DE ARAÚJOPAULA CARINA DE ARAÚJO

Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESCUniversidade do Estado de Santa Catarina - UDESC

OBJETIVO GERALOBJETIVO GERAL

A partir de levantamento bibliográfico e A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, estabeleceu-se como Arquivologia, estabeleceu-se como objetivo geral, a conceituação de objetivo geral, a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação dos documental, além da apresentação dos problemas existentes nesse tipo de problemas existentes nesse tipo de arquivo hoje no Brasil.arquivo hoje no Brasil.

CONCEITOCONCEITO

Os arquivos empresariais são locais Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo de armazenamento do acervo documental da empresa, que documental da empresa, que envolvem todo um processo material e envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a um suporte a toda a administração e a preservação do histórico da empresa.preservação do histórico da empresa.

CONCEITOCONCEITO

““Arquivos montados nos setores de Arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminação e a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma quadro das missões de uma organização”. (SOUSA 1997, p. 33 organização”. (SOUSA 1997, p. 33 apud CARMO, 2003, p. 46).apud CARMO, 2003, p. 46).

FUNÇÕESFUNÇÕES

Pode-se apontar como funções de um Pode-se apontar como funções de um arquivo empresarial:arquivo empresarial:

Servir de instrumento principal de Servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada qualquer empresa, seja ela privada ou pública;ou pública;

Guardar e conservar informações, Guardar e conservar informações, visando a sua utilização futura;visando a sua utilização futura;

Facilitar o acesso às informações Facilitar o acesso às informações arquivadas;arquivadas;

TIPOLOGIA DOCUMENTALTIPOLOGIA DOCUMENTAL

Não existem normas para o Não existem normas para o estabelecimento de tipos de estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir documentos de empresas, a partir da análise do trabalho de Márcia da análise do trabalho de Márcia Pazin (2005) pode-se apresentar os Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:seguintes tipos:

TIPOLOGIA DOCUMENTALTIPOLOGIA DOCUMENTAL

Documento de constituição;Documento de constituição; Documentos de direção;Documentos de direção; Documentos de reunião;Documentos de reunião; Documentos de gestão de recursos Documentos de gestão de recursos

humanos;humanos; Documentos de comunicação e Documentos de comunicação e

marketing;marketing;

ARQUIVOS EMPRESARIAISARQUIVOS EMPRESARIAIS

Grande produção diária de Grande produção diária de documentos;documentos;

A informação circula constantemente A informação circula constantemente no ambiente organizacional;no ambiente organizacional;

A gestão da informação e de A gestão da informação e de documentos se faz fundamental. documentos se faz fundamental.

ARQUIVOS EMPRESARIAISARQUIVOS EMPRESARIAIS

Os documentos também pertencem ao Os documentos também pertencem ao patrimônio empresarial;patrimônio empresarial;

Quase sempre a questão arquivística Quase sempre a questão arquivística é reconhecida apenas quando a é reconhecida apenas quando a empresa está comemorando alguns empresa está comemorando alguns anos de existência.anos de existência.

PROBLEMASPROBLEMAS

Quatro artigos da área, publicados Quatro artigos da área, publicados entre os anos de 1994 e 2003, foram entre os anos de 1994 e 2003, foram analisados para identificar quais os analisados para identificar quais os problemas citados como existentes problemas citados como existentes nos arquivos empresariais e também nos arquivos empresariais e também as possíveis soluções para os as possíveis soluções para os mesmos.mesmos.

PROBLEMASPROBLEMAS

Para BERWANGER (1994) os Para BERWANGER (1994) os principais problemas são:principais problemas são:

Inexistência de uma política arquivística;Inexistência de uma política arquivística; Tratamento técnico inadequado;Tratamento técnico inadequado; Ineficácia na obtenção de informação;Ineficácia na obtenção de informação; Falta de investimentos na área Falta de investimentos na área

documental;documental;

PROBLEMASPROBLEMAS

Falta de recursos humanos Falta de recursos humanos especializados;especializados;

Ausência de critérios de avaliação;Ausência de critérios de avaliação; Espaço físico impróprio ou deficiência Espaço físico impróprio ou deficiência

para a guarda do acervo;para a guarda do acervo; Emprego de técnicas obsoletas no Emprego de técnicas obsoletas no

arranjo dos documentos.arranjo dos documentos.

SOLUÇÕESSOLUÇÕES

BERWANGER (1994) ainda aponta BERWANGER (1994) ainda aponta possíveis soluções:possíveis soluções:

Investimento em recursos humanos Investimento em recursos humanos especializados. especializados.

Promoção de mais cursos na área de Promoção de mais cursos na área de Arquivologia pelas universidades do Arquivologia pelas universidades do Brasil. Brasil.

PROBLEMASPROBLEMAS

Para CABERO (1997) os principais Para CABERO (1997) os principais problemas são:problemas são:

O fato do arquivo não ser visto como O fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica;fonte de informação estratégica;

Falta de recursos humanos Falta de recursos humanos especializados;especializados;

As funções do arquivo não são As funções do arquivo não são consideradas prioritárias para a consideradas prioritárias para a empresa;empresa;

PROBLEMASPROBLEMAS

Inexistência de sistemas de gestão da Inexistência de sistemas de gestão da informação;informação;

Infra-estrutura inadequada do arquivo;Infra-estrutura inadequada do arquivo; Inexistência de automatização dos Inexistência de automatização dos

processos de gestão arquivística;processos de gestão arquivística; Aumento constante da massa Aumento constante da massa

documental;documental; Ausência de uma política de Ausência de uma política de

planejamento arquivístico geral;planejamento arquivístico geral; Receio em permitir o acesso à Receio em permitir o acesso à

informação;informação;

PROBLEMASPROBLEMAS

A gestão da informação não é A gestão da informação não é considerada recurso estratégico;considerada recurso estratégico;

Visão negativa do serviço assim como da Visão negativa do serviço assim como da profissão;profissão;

Desconhecimento da importância da Desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões.informação na tomada de decisões. Este autor não apresentou possíveis Este autor não apresentou possíveis

soluções.soluções.

PROBLEMASPROBLEMAS

Para GHANEM E FERNANDES Para GHANEM E FERNANDES (1999) os principais problemas (1999) os principais problemas são:são:

Guarda sem critérios;Guarda sem critérios; Dificuldades quanto ao uso e Dificuldades quanto ao uso e

conservação das informações;conservação das informações; Dificuldade no acesso aos documentos Dificuldade no acesso aos documentos

e informações da empresa no arquivo;e informações da empresa no arquivo; Acúmulo indiscriminado de documentos;Acúmulo indiscriminado de documentos; Instalações do arquivo em local Instalações do arquivo em local

impróprio. impróprio.


GHANEM E FERNANDES (1999) aponta GHANEM E FERNANDES (1999) aponta as seguintes possíveis soluções:as seguintes possíveis soluções:

Dotar a empresa de uma infra-estrutura de Dotar a empresa de uma infra-estrutura de informação condizente com a realidade atual;informação condizente com a realidade atual;

Conhecer as características dos usuários;Conhecer as características dos usuários; Acompanhamento da produção documental;Acompanhamento da produção documental;


Tratamento, armazenamento, Tratamento, armazenamento, recuperação e disseminação de recuperação e disseminação de documentos e informações, alocação de documentos e informações, alocação de recursos financeiros;recursos financeiros;

Adequação dos equipamentos às Adequação dos equipamentos às tecnologias modernas;tecnologias modernas;

Valorização e investimento em recursos Valorização e investimento em recursos humanos. humanos.

PROBLEMASPROBLEMAS

Para CARMO (2003) os principais Para CARMO (2003) os principais problemas são:problemas são:

Falta de especialização dos Falta de especialização dos trabalhadores nos arquivos;trabalhadores nos arquivos;

Falta de percepção política e de Falta de percepção política e de metodologias consolidadas;metodologias consolidadas;

Armazenamento inadequado de Armazenamento inadequado de documentos;documentos;

Tecnologia mal administrada;Tecnologia mal administrada; Falta ou existência ineficaz do Falta ou existência ineficaz do

protocolo. protocolo.

SOLUÇÕESSOLUÇÕESCARMO (2003) aponta como possíveis soluções:CARMO (2003) aponta como possíveis soluções: Formação e contratação de pessoal qualificado;Formação e contratação de pessoal qualificado; Mudança da mentalidade política e social em relação Mudança da mentalidade política e social em relação

aos arquivos;aos arquivos; Armazenamento correto;Armazenamento correto; Gerenciamento de documentos produzidos em meios Gerenciamento de documentos produzidos em meios

eletrônicos e o controle do uso da microfilmagem e eletrônicos e o controle do uso da microfilmagem e da digitalização;da digitalização;

Correta implementação do protocolo.Correta implementação do protocolo.

COMPARAÇÃOCOMPARAÇÃO

São problemas comuns apontados São problemas comuns apontados pelos quatro autores:pelos quatro autores: Falta de recursos humanos Falta de recursos humanos

especializados;especializados; Espaço físico impróprio;Espaço físico impróprio; Guarda sem critérios;Guarda sem critérios;

Três autores reconhecem a Três autores reconhecem a dificuldade de acesso à informação dificuldade de acesso à informação como problema;como problema;


Dois autores se preocupam com a Dois autores se preocupam com a aplicação das novas tecnologias no aplicação das novas tecnologias no arquivo empresarial;arquivo empresarial;

O aumento indiscriminado da massa O aumento indiscriminado da massa documental é apontado em dois documental é apontado em dois artigos;artigos;

O desconhecimento da importância da O desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões é informação na tomada de decisões é apontada apenas por CABERO (1997);apontada apenas por CABERO (1997);


CABERO (1997) foi o único a CABERO (1997) foi o único a demonstrar preocupação com relação demonstrar preocupação com relação à forma como o arquivo é entendido à forma como o arquivo é entendido dentro na empresa, ele aponta como dentro na empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo não ser problema o fato do arquivo não ser visto como fonte de informação visto como fonte de informação estratégica, o que é muito importante estratégica, o que é muito importante para o desenvolvimento da para o desenvolvimento da organização. organização.

CONSIDERAÇÕES FINAISCONSIDERAÇÕES FINAIS

As preocupações dos quatro autores As preocupações dos quatro autores são muito parecidas e mostram a são muito parecidas e mostram a realidade dos arquivos empresariais realidade dos arquivos empresariais hoje no Brasil.hoje no Brasil.

O grau de desenvolvimento de uma O grau de desenvolvimento de uma empresa, pode ser avaliado pela empresa, pode ser avaliado pela qualidade de informação disponível, qualidade de informação disponível, pela forma como ela está organizada pela forma como ela está organizada e pelo seu fluxo dentro da empresae pelo seu fluxo dentro da empresa. .

CONSIDERAÇÕES FINAISCONSIDERAÇÕES FINAIS

Atualmente a informação é sinônimo Atualmente a informação é sinônimo de poder e como afirma Paula (2002), de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de deve ser utilizada como arsenal de combate mercadológico.combate mercadológico.

Conhecer a estrutura e funcionamento Conhecer a estrutura e funcionamento da empresa em que o arquivo está da empresa em que o arquivo está inserido, além da massa documental inserido, além da massa documental produzida todos os dias é muito produzida todos os dias é muito importante.importante.

REFERÊNCIASREFERÊNCIAS

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