Audit and Project Closure

Project ManagementDisusun oleh

Diestya Prichandeany dan Elys Lia Elyana

Tujuan utama dari penutupan sebuah proyek adalah sebagai berikut : Untuk mengevaluasi apakah suatu proyek yang dijalankan

memberikan manfaat bagi kepentingan stakeholder.- Apakah suatu proyek dikerjakan dengan baik ?

- Bagaimana testimoni para pelanggan mengenai proyek yang dikerjakan

Mengevaluasi pengelolaan suatu proyek dan menilai hal–hal yang memberikan kontribusi baik bagi perkembangan proyek.

Mengidentifikasikan perubahan untuk meningkatkan penyerahan proyek dimasa mendatang.

Tujuan Utama dari Penutupan Suatu Proyek

Meninjau ulang mengapa suatu proyek tersebut dipilih

dan dikerjakan serta menilai ulang peran proyek dalam prioritas suatu organisasi

Mencari kesempatan untuk memperbaiki performansi proyek

Peninjauan terhadap anggota organisasi untuk mengevaluasi kinerja dalam pengerjaan suatu proyek

Meninjau faktor – faktor eksternal dimasa mendatang untuk mengurangi resiko

Mengevaluasi dan melakukan analisa terhadap semua faktor yang relevan dengan proyek untuk mengelola proyek dimasa mendatang

Pemantauan Kegiatan Proyek

Project Closure Deliverables

Penutupan Proyek dan Penyerahan Ulasan

Wrap Up Closure

Activities :a. Facilitiesb. Customerc. Vendorsd. Report

Performance Evaluation

a. Term evaluation

b. Individual evaluation

Retrospectives

a. Facilitatorb. Managingc. Utilizationd. Team

Project Archives and Database

Rencana Close Out, merupakan pertanyaan –pertanyaan yang diajukan pada saat penutupan suatu proyek. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut :o Tugas apa saja yang diperlukan untuk

menutup suatu proyeko Siapa saja yang akan bertanggung jawab

untuk tugas – tugas tersebuto Kapan penutupan akan dimulai dan berakhiro Bagaimana proyek tersebut akan disampaikan

Penutupan Project

Jenis – jenis penutupan proyek terdiri dari beberapa, diantaranya adalah sebagai berikut :1. Normal2. Sebelum waktunya3. Diteruskan4. Project gagal5. Perubahan prioritas

Jenis – jenis Penutupan Project

Untuk mendapatkan penerimaan dari

pengiriman pelanggan Untuk mematikan Sumber Daya dan

melepaskan untuk penggunaan baru Untuk pemindahan anggota tim proyek Untuk menutup rekening dan membayar

semua tagihan Untuk mengevaluasi tim proyek, anggota tim

proyek dan manajer proyek

Menerapkan Closedown

Pembuatan laporan akhir dalam suatu proyek sangat penting dilakukan untuk mengevaluasi kinerja para anggota tim, untuk mengetahui hasil akhir dalam pengerjaan suatu proyek,

untuk mengetahui biaya – biaya apa saja yag dikeluarkan dalam proses pengerjaan proyek

dan beberapa hal yang memiliki kerterkaitan dengan proyek yang sedang dikerjakan.

Pembuatan Laporan Akhir

Dalam pembuatan laporan akhir, terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan. Antara lain adalah sebagai berikut :1. Ringkasan Eksekutif, yang meliputi :

Apakan tujuan utama proyek tersebut terpenuhi atau tidak

Bagaimana kepuasan para Stakeholder mengenai proyek tersebut

Bagaimana reaksi para pengguna terhadap kualitas proyek yang disampaikan

Membuat Laporan Akhir

2. Analisa Proyek, yang meliputi :

Visi, misi dan tujuan proyek Prosedur dan sistem yang digunakan dalam

pengerjaan proyek Sumber daya yang digunakan dalam

pengerjaan proyek

3. Pembelajaran, meliputi : Perbaikan teknis yang dilakukan Tindakan korektif yang diambil untuk

memperbaiki kesalahan

Membuat Laporan Akhir

4. Pembelajaran, meliputi beberapa hal :

Sebagai pengingat Untuk memperbaiki kesalahan – kesalahan yang

terjadi dimasa lampau ( Retrospectives )

5. Lampiran, yang terdiri dari : Data – data yang telah di back up Informasi penting yang berkaitan tentang

proyek tersebut

Membuat Laporan Akhir

Evaluasi kinerja proyek bertujuan untuk

mengetahui lebih jauh mengenai perkembangan proyek yang sedang dikerjakan, untuk

mengetahui kinerja anggota dan sumber daya yang tersedia. Hal ini dilakukan untuk

meminimalisir resiko – resiko yang mungkin akan terjadi dalam pengerjaan proyek dimasa yang

akan datang.

Evaluasi Kinerja Proyek