Audit sdm author padlah riyadi, ca., mm

1

Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

Kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan

seseorang atau kelompok/ lembaga yang independen yang bertujuan untuk

mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam

melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.

2Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

Management audit (policy audit) merupakan suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi ke masa depan terhadap keputusan dan kebijaksanaan yang dilakukan oleh manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah ditetapkan serta pencapaian social objective.

Performance/operational audit merupakan suatu kegiatan penilai-an secara sistematis dan independen, berorientasi masa depan atas semua kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan, baik yang menyangkut kegiatan top-middle atau low management, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian tujuan serta meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan itu, serta pengembangan SDM.

Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan ke-cermatan serta data keuangan/administrasi untuk memberikan per-lindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang ditetapkan.


Audit SDM adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas ter-sebut.

Audit SDM memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM.


Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut men-dukung strategi perusahaan.

Audit SDM mencakup:› Audit Strategi Perusahaan› Audit Fungsi SDM› Audit Kepatuhan Manajerial› Audit Kepuasan Karyawan


Membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi

Menciptakan nilai sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etikal dan kompetitif

Mendapatkan umpan balik dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM

Memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi atau menambah kegiatan-kegiatan SDM


Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi organisasi.

Meningkatkan citra profesional departemen SDM.

Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi di kalangan karyawan departemen SDM

Memperjelas tugas dan tanggung jawab depar-temen SDM.

Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik personalia


Menemukan masalah-masalah personalia yang penting.

Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap persyaratan legal.

Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih efektif.

Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan perubahan-perubahan yang diperlukan dalam departemen SDM.

Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem informasi departemen SDM.


Strategi perusahaan berkaitan dengan cara perusahaan menciptakan keunggulan ber-saing.

Memahami strategi perusahaan sangat penting bagi manajemen SDM, karena MSDM bisa dikatakan ‘efektif’ hanya jika mampu berkontribusi bagi tercapainya sasaran strategik perusahaan.


Para karyawan departemen SDM bisa mem-pelajari strategi perusahaan lewat wawancara dengan para eksekutif kunci, mempelajari ren-cana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren-tren yang berubah.

Departemen SDM harus mengaudit fungsinya, kepatuhan manajerial, dan penerimaan para karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam kaitannya dengan rencana strategik perusaha-an.


Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalan-kan departemen SDM. Untuk setiap aktivitas SDM yang dinilai, tim audit perlu melakukan hal-hal sebagai berikut:

› Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab› Menentukan tujuan › Meninjau kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan› Mengambil sampel arsip sistem informasi SDM untuk menilai apakah kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar› Mempersiapkan laporan› Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalah-an› Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat apakah per-masalahan bisa terselesaikan


Sistem Informasi SDM› Informasi Analisis Jabatan

Standar jabatan Deskripsi jabatan Spesifikasi jabatan

› Rencana SDM Estimasi permintaan dan penawaran Inventori keahlian Bagan dan ringkasan penggantian

› Administrasi Kompensasi Tingkat gaji, upah, dan insentif Paket tunjangan Layanan perusahaan bagi karyawan


› Rekrutmen Sumber rekrutmen Ketersediaan calon

karyawan Lamaran kerja

› Seleksi Rasio seleksi Prosedur seleksi Kesetaraan

kesempatan

› Pelatihan dan Orientasi Program orientasi Tujuan dan prosedur

pelatihan Tingkat pembelajaran

› Pengembangan Karir Keberhasilan

penempatan internal Program perencanaan

karir Upaya pengembangan

SDM


› Penilaian Kinerja Standar dan ukuran

kinerja Teknik penilaian kinerja Wawancara evaluasi

› Hubungan Karyawan-Manajemen Kepatuhan hukum Hak-hak manajemen Penyelesaian

perselisihan

› Kontrol SDM Komunikasi karyawan Prosedur kedisiplinan Prosedur perubahan

dan pengembangan

› Audit SDM Fungsi SDM Manajer operasi Umpan balik karyawan


Menilai sejauh mana kepatuhan para mana-jer dalam melaksanakan berbagai kebijakan dan prosedur SDM.

Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan kontribusi departemen SDM bagi perusaha-an.

Para manajer operasi akan lebih menghargai departemen SDM ketika tim audit meminta masukan dari mereka dan menindaklanjuti masukan tersebut.


Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan telah terpenuhi, tim audit mengumpulkan data dari para karyawan.

Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah, tunjangan, praktik kepenyeliaan, asistensi rencana karir, dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.


Audit Budaya (culture audit), mengevaluasi budaya organisasi yang berkembang dan kualitas kehidupan kerja dalam perusahaan

Audit Kompetensi Staf SDM

Audit Kepuasan Terhadap Fungsi SDM


Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal

Langkah-langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler):1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat

yang diperoleh2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan

memberikan pelatihan yang dibutuhkan3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit

yang berbeda dalam organisasi4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi

departemen SDM5. Mendiskusikan laporan dengan manajer operasi terkait tindak

lanjut hasil evaluasi6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses

penetapan sasaran operasi organisasi regular18Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan ke-giatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktek efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktek yang tidak efektif

Tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan simpulan dirumuskan secara obyektif


Suatu penelitian yang sistematis sumber daya manusia dalam suatu organisasi dengan maksud untuk

memaksimalkan pencapaian tujuan organisasi dan para anggota organisasi


Pendekatan komparatif Pendekatan otoritas eksternal Pendekatan statistikal Pendekatan kepatuhan Pendekatan MBO (Management by

Objective)21Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model. Setelah itu, membandingkan hasil atau prosedur dengan yang dari perusahaan lain tersebut.

Pendekatan komparatif kerap digunakan untuk membandingkan masalah ketidak-hadiran, perputaran karyawan dan data gaji.

Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.


Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan dievaluasi.

Konsultan atau temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyeban masalah-masalah yang timbul.


Pendekatan ini dapat mengembangkan ukuran statistikal kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Contohnya: catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan.

Pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering juga dinyatakan sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan.

Metode kuantitatif yang dapat digunakan, misalnya: › Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel

kuantitatif sehingga satu variable dapat diprediksikan dari variable lainnya.

› Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variable.

› Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam satu populasi.


Pendekatan metode ini meninjau praktek-praktek di masa lalu untuk menetukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum.

Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin dan penilaian kerja.

Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan.


Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya, kinerja aktual diteliti dan dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Bidang-bidang yang berkinerja buruk dapat terdeteksi dan dilaporkan.


Wawancara Analisis dokumen Analisis historis Survei Eksperimen SDM Informasi eksternal Audit internasional


Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktifitas SDM.

Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan.

Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Sumber saran manajer juga dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik.


Analisis dokumen SDM, antara lain dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan, seperti uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian kerja, dan sebagainya.


Analisis terhadap data historis, misalnya dengan membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir.


Auditor juga dapat melakukan survei, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau survei manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM.


Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen, misalnya dengan menerima calon karyawan yang hasil psikotes-nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan.


Mengenali Masalah

Perumusan Masalah

Memilih MetodePenyelidikan

Memilih & MenggunakanAlat Riset yang tepat

MenginterpretasikanHasil

Mengambil Tindakan

Evaluasi Tindakan33Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.


Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management, 5th Ed., Boston: McGraw-Hill.


Education

Audit sdm author padlah riyadi, ca., mm