Aula aux. adm. 10

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE

Profº ALDEIR LOPES

COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio BaroniAula Aux. Adm 10

ARQUIVO II


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=d1cgQ-dXtJ0F3M&tbnid=8ntpBJB56eXj4M:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fwww.portaleducacao.com.br%2Finformatica%2Fartigos%2F15997%2Farquivo-de-computador&ei=uihxUYGdNI6-9QThwoGgBQ&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNGP66rGIpPE8SK6b0Col22Cz7ovXQ&ust=1366456858403874

Conteúdos Abordados

• Finalidade Funcional do Arquivo;

• Organização de arquivos administrativos;

• A importância dos arquivos para as instituições;

• Distinção entre Arquivo, Museu e Biblioteca;

• Organização de arquivos administrativos ;

• Informática – Sistema Operacional Windows 7.


Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, embora o arquivo

também possa adquirir, com o tempo, caráter cultural.


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=31LtNxUDDIUq4M&tbnid=beVthiqKgZaqfM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fwww.tce.ro.gov.br%2Fnoticia.aspx%3Fid%3D5843&ei=DylxUbODDJS29gTxzIGgAw&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNG71wMpgE3hEHw08p6xvcLZn961Rg&ust=1366456953716058

Os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os

documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas

necessidade


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=AH7JX3aTZkTY9M&tbnid=AN-5XVWycICdsM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fcidadesaopaulo.olx.com.br%2Fprestacao-de-servicos-administrativos-e-arquivos-fisicos-e-digitais-iid-299235489&ei=3SlxUbDKEoKG8QSL3YGYBQ&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNFM2N0E92EkQmhHIkPgLLnVOadXbA&ust=1366457145911106

Organização de arquivos administrativos

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as

informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura.


http://krocodilus.blogspot.com/2011/11/o-egregio-supremo-tribunal-federal.html

Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por

assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem

alfabética, cronológica ou geográfica.


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=CKjffShvVZarLM&tbnid=YEbnY7RlaNlamM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fwww.emduvida.com%2Fdivisao-de-arquivos%2F&ei=aipxUeK5F4e68AS6toH4Cw&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNGbbKQgi1TN78cIDiZO8xK5N7dW5g&ust=1366457236732579

A instalação dos arquivos requer análise de aspectos como localização, acessível, boa iluminação, mas sem incidência direta do sol, ventilação natural, constante e

regulável, higienização, ambiente limpo e bem cuidado, espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação

do acervo e segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações.


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=vl_2sc4RaUXuuM&tbnid=ikS5BFlU1BC_BM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fdilmanarede.com.br%2Fsou-pt%2Fblog%2Fa-grande-importancia-do-trabalho-em-equipe&ei=7CpxUdWrIZGC9QTelIHoCA&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNFBQsFhQ6kH8SBM1mSQvK9CFGpJ9w&ust=1366457438727054

Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As

caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/ gênero dos

documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.


Para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas

para o armazenamento de documentos.


Há a necessidade de protocolar tais documentos e criar um livro de registro ou um documento virtual para

relacionar todos os que estarão no arquivo e qual a localização do mesmo, se dentro de uma pasta e sua numeração ou nomenclatura, a posição nas gavetas e armários, isso facilitará o acesso aos documentos e

possibilitará que qualquer pessoa manuseando tal lista, possa encontrar o documento que necessita sem

desorganizar todo o arquivo.


http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=dwc6HfIDH1ihQM&tbnid=BBjYhpqjwx-EIM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fworknetonline.com.br%2Fproduto%2FLivro-Registro-Titulos-a-Pagar-e-Receber.html&ei=NCtxUabKK42E8ASG5YHwDg&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNH6Yw1saVFykEsSRrg72SRj-U6psw&ust=1366457495203683

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=dwc6HfIDH1ihQM&tbnid=BBjYhpqjwx-EIM:&ved=0CAUQjRw&url=http%3A%2F%2Fworknetonline.com.br%2Fproduto%2FLivro-Registro-Titulos-a-Pagar-e-Receber.html&ei=NCtxUabKK42E8ASG5YHwDg&bvm=bv.45373924,d.eWU&psig=AFQjCNH6Yw1saVFykEsSRrg72SRj-U6psw&ust=1366457495203683

Arquivo corrente - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos.

Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco frequente.

Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo.


Descrição - Conjunto de procedimentos, que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos.

Destinação - Conjunto de operações que, após a avaliação, determinam o encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente e/ou eliminação.

Eliminação - Destruição de documentos e informações que, no processo de avaliação, e de acordo com o prazo estabelecido na tabela de temporalidade foram considerados sem valor para guarda intermediária ou permanente.


Recolhimento - Passagem de documentos do arquivo intermediária para o arquivo permanente.

Série Documental - Sequência de unidades de um mesmo tipo documental.

Suporte - Todo e qualquer material sobre o qual as informações são registradas (papel, disquetes, discos ópticos, fitas de vídeo, microfilmes)

Tipo Documental - Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.


As perspectivas pros arquivos

A grande expectativa em relação aos arquivos será o

mundo virtual, como já fazem algumas empresas

que utilizam seus documentos no modo

virtual.


possibilitaria o acesso ao documento que em arquivo físico daria acesso a apenas uma pessoa por vez, no

ambiente virtual é só entrar na rede local e ter a disponibilidade o documento, além de não ter a

preocupação com pessoas desorganizando as pastas, mudando a arrumação, tudo no lugar e bem acessível.


WINDOWS 7

Gerenciador de Arquivos e Pastas


ATIVIDADE

1ª Marque o item que não indica um dos benefícios de se adotar uma estrutura organizada de arquivar documento pelas empresas:

a)Dificultar a identificação dos documentos sem utilidade;b)Organizar os processos de trabalho; c)Permitir agilidade na obtenção de informações d)Desburocratização dos processos.


9º Dos acessórios que podemos utilizar para arquivar documentos, qual dos relacionados não pode ser utilizado?

a)Armários b)Clipes metálicos c)Pastas d)Caixas


8º As instalações para arquivar documentos devem ser:

a)Úmidas b)Pouco iluminadas c)Contra incêndio d)Com bastante iluminação sola


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