UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE LA UACh

Reingeniería para regular la complejidad de los procesos académicos, administrativos y financieros

José Antonio Anaya Roa

INDICEContenido

1. PRESENTACIÓN 1.2 Formulación de la Problemática 2.-PLANIFICACIÓN DE FINES 2.2. Objetivo General 2.2.1. Metas Técnicas 2.2.2. Metas Administrativas 2.2.3 Meta de Diseño 3. METODOLOGÍA 4. CURSOS DE ACCIÓN 4.1. Primera Etapa 4.2.Segunda Etapa 4.3. Tercera Etapa 4.4. Cuarta Etapa 5. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS 5.1. Planificación de recursos humanos 5.1.1. Equipo de Trabajo 5.1.1.1. El Equipo de Trabajo UACh 5.1.1.2. Consultores Externos 5.1.2. Actividades del Equipo de Trabajo 5.2. Planificación de Suministros e Insumos 6.-CONTROL DE CAUSAS DE INCERTIDUMBRE (Factores críticos de éxito):

1. PRESENTACIÓN

1.2 Formulación de la Problemática

La UACh es un sistema complejo con numerosos subsistemas (DEIS, UBPP, área, dirección, oficina, departamento, etcétera) donde se genera, se reproduce, se emplea y transita una enorme cantidad de datos de diversos tipos y usos, que “viajan dispersos y aislados” en los múltiples y desarticulados procesos universitarios1, mermando su enorme potencial para el suministro de información en tiempo real, veraz y oportuna que permita hacer eficientes los procesos administrativos, académicos y financieros y garantizar una gestión universitaria de calidad, pertinencia y transparencia.Ante la carencia de una política para el desarrollo de un sistema de información universitario, han proliferado numerosas “bases de datos” de manera dispersa, dispareja y sin normalizar, así como plataformas con motores de diferentes marcas (Oracle, SQLServer, MySQL, dbase, PROGRESS), o bien en ACCESS u hojas de calculo de Excel o lenguajes de programación obsoletos como pascal o cobol que no permiten el manejo adecuado de grandes cantidades de información con fines de planeación y toma de decisiones para el desarrollo y avance institucional.Los tiempos de hoy exigen la necesidad de renovar los propósitos de integración y sistematización de los procesos universitarios. La complejidad de los procesos académicos, administrativos y financieros en la UACh exige nuevas formas de gestión, de planificación y de evaluación. Es de suma importancia sistematizar la información universitaria (datos). No atender con diligencia esta problemática implica continuar reproduciendo el “círculo vicioso” que obstaculiza el avance y desarrollo institucional. En la medida en que se unifiquen los sistemas informáticos en cuanto a diseño y operación, los procesos se agilizarán y los usuarios tendrán mayores posibilidades de compartir información, documentos, servicios (realización de trámites) y aplicaciones sin límites geográficos, empleando como medio el Portal Web de la UACh. La presente propuesta de trabajo da continuidad a la constitución de una plataforma tecnológica universitaria desarrollada durante el periodo 2005-2006 por el Centro del Cómputo Universitario bajo el proyecto denominado Sistema de Soluciones soportado en la Tecnología de la Información (STI) con el firme propósito de instituir un Sistema de Información y Gestión UACh que integre toda la gama de procesos operativos universitarios, mediante el empleo de los principios de la reingeniería de sistemas, la teoría de las organizaciones y la teoría general de sistemas,

[1] Proceso = cursos de acción o procedimientos que se aplican de principio a fin para conseguir objetivos precisos. Donde se utilizan recursos para transformar elementos (datos) de entrada en resultados o productos (información)

El proyecto contempla el establecimiento y consolidación de un sistema integral de información universitaria que incluya y articule las diversas técnicas informáticas actualmente empleadas en la UACh, La oportunidad de la propuesta radica en la urgente necesidad de Instituir un Sistema de Información y Gestión UACh que integre y articule todos los procesos de generación, acopio y difusión de información universitaria, así como el consolidar un equipo de trabajo institucional (incluyente) donde se de valor el conocimiento adquirido, la experiencia, la disposición al trabajo en equipo cuya función se encamine a normalizar las bases de datos universitarias, estandarizar el motor de bases de datos y el lenguaje de programación, implementar una Bodega de Datos Universitaria (Datawarehouse) interconectada a depósitos de datos relacionales (Datamarts) y Patrones Multidimensionales (Queriers) con empleo de herramientas OLAP 2 y ETL ((Extracción, Transferencia y Carga) para el análisis de información, el establecimiento de tableros de control de indicadores (scorecards), así como la implantación en plataformas de Internet/Intranet/Extranet, teniendo en cuenta los más altos estándares de seguridad, rendimiento y cumplimiento y los lineamientos de clasificación de acuerdo a los lineamientos establecido por el Comité de Información y Transparencia,

2. PLANIFICACIÓN DE FINES

tivo general2.1 objeEl proyecto Sistema de Información y Gestión UACh tiene como objetivo Institucionalizar un sistema integral de información universitaria incluyente que de valor a los procesos internos de la UACh (académicos, administrativos y financieros) que permita: I. Aplicar una reingeniería de sistemas a los procesos operativos universitarios que den agilidad, eficiencia y transparencias a

las actividades académicas, administrativas y financieras, II. Proporcionar en tiempo real, información oportuna, precisa y validada en apoyo a la gestión universitaria para la toma de

decisiones que garanticen calidad y pertinencia en el avance institucional.III. Considerar como elementos esenciales para la efectividad, eficacia y eficiencia de los sistemas universitarios la cultura

organizacional, la normalización de los procesos y la estructura sistémica IV. Aplicar el enfoque de sistemas basado en procesos debidamente documentados (norma ISO 9001) que permita lograr un

sistema de gestión de la calidad para el avance institucional.V. Instituir un modelo de infraestructura organizacional para el manejo de la información acorde con el concepto de Intranet

que permita llevar a la UACh hacia formas más eficientes de gestiónVI. Entender el rol instrumental de las bases de datos y el rol estructural de los sistemas de información con el fin de dar un

brinco de calidad en el intercambio efectivo de la información y comunicación.

[2] OLAP es un tipo de tecnología que permite a los usuarios mejorar la visión que tienen de sus datos de una manera rápida, interactiva y fácil de usar.

2.2.1 Metas Técnicas:

I. Establecer y consolidar un sistema informático universitaria que integre las diversas técnicas informáticas, actualmente empleadas en la UACh.

II. Lograr un procesamiento simultáneo del conjunto de información en su totalidad (visión holística) a diferencia del procesamiento separado de cada una de sus partes, de acuerdo con las siguientes etapas:

A. Análisis y Diseño de Bases de Datos Universitarias: Realizar un análisis funcional de la situación que guardan las bases de datos institucionales que permita:

Diseñar una arquitectura para el Sistema de Información y Gestión UACh, Establecer los criterios para la normalización de datos que evite redundancia y problemas de actualización

de los datos en las tablas, así como proteger la integridad de los mismos. Determinar los requerimientos de operación de manera óptima el (recursos humanos, hardware,

software, etcétera)

B. Programación, Desarrollo e Implementación del Sistema de Información y Gestión UACh:

Instituir un sistema que integre todas las áreas de la Universidad (investigación, docencia, difusión, contabilidad, compras, o inventarios), mediante procesos transparentes y en tiempo real en bases de datos relacionales y centralizadas

Desarrollo de diseños para sistemas diversos de acuerdo a los requerimientos de usuarios y con base en el análisis de los objetivos perseguidos por el sistema

C. Diseño, desarrollo e implementación de una Bodega de Datos Universitaria (Datawarehouse), depósitos de datos relacionales (Datamarts) y Patrones multidimensionales (queriers)

Integrar los datos provenientes de las diferentes bases de datos con estructuras diferentes mediante el empleo de herramientas ETL (Extracción, Transferencia y Carga):

Extracción: Lectura de los datos primarios para obtención de información existente en cualquier origen de datos (bases de datos del tipo que sean) hacia un formato comprensible para ser tratado (normalización)

Transferencia o transportación: Transformación y tratamiento de los datos (filtración) mediante el empleo de un lenguaje de programación institucional que garantice la máxima integridad en los datos.

Carga: Introducir en bloque los datos tratados a un motor de base de datos institucional para su hospedaje en una bodega de datos universitaria

D. Establecimiento de una Minería de Datos para la UACh:

Implementación de técnicas de extracción de información (conocimiento) disponible en las bases de datos de la universidad, para el análisis de información útil con el fin de atender la gama de procesos administrativos, académicos y financieros requerida para la generación de estadísticos y reportes así como para el establecimiento de tableros de control de indicadores para la toma de decisiones oportunas y documentadas, considerando los más altos estándares de seguridad, rendimiento y cumplimiento

2.2.2. Metas Administrativas:

I. Emplear los principios de la Teoría de las Organizaciones durante la planeación, desarrollo e implementación del Sistema de Información y Gestión UACh :

a) Organizar: Recursos Humanos, Bases de Datos y Portal Web.b) Funcionar: Someter a método la complejidad de los sistemas informáticos mediante la reingeniería de procesos.c) Desarrollar: Procedimientos de integración de técnicas y cuerpos de conocimiento aplicados a procesos de

registro y tratamiento de datos e información. d) Crecer: Acopio de información académica.

II. Consolidar un equipo de trabajo incluyente para desarrollar el Sistema de Información y Gestión UACh que considere la experiencia, el conocimiento, la disposición y el compromiso institucional de los actores universitarios responsables de los procesos de producción de información (generadores de datos institucionales)

a) Emplear una metódica básica de coordinación, interacción horizontal e integración vertical aprovechando al máximo los recursos universitarios disponibles (coordinar en vez de dirigir)

b) Respetar funciones, no duplicar (Evitar la fricción y la frustración)c) Generar o adecuar políticas de trabajo (Llevar al primer plano sólo los verdaderos problemas, evitando disputas

por temas triviales).d) Permitir el desarrollo y adecuado crecimiento del organismo universitario (que cada parte funciones de manera

óptima).

2.3. Meta de Diseño:

En el marco del proyecto Sistema de Soluciones soportado en la Tecnología de la Información (STI) 3, cuyo propósito fundamental es instituir una plataforma tecnológica universitaria de primer nivel que sea motor de cambio en los procesos académicos, administrativos y financieros que operan en la UACh, en un ambiente de cómputo, informática y de comunicación totalmente universitario. Ante la gran complejidad de procesos y la multiplicidad de procedimientos informáticos que operan al interior de la Universidad, el proyecto STI destaca la necesidad de generar una visión de futuro compartida que conduzca al desarrollo de sistemas informáticos automatizados donde se integren y normalicen todas las bases de datos universitarias, así como la implementación de una Bodega de Datos UACh que bajo el resguardo del Comité de Información de la Unidad de Enlace y Transparencia 4 provea información útil y oportuna no sólo para cumplir con la Ley de Información y Transparencia, sino también para la toma de decisiones documentadas mediante empleo de técnicas informáticas denominadas minería de datos

El carácter sistémico del modelo permite atender la función universitaria como un sistema centrado en procesos, la ingeniería de los sistemas y la teoría de las organizaciones. Cada subsistema cumple roles diferentes, que no son excluyentes si no complementarios, requisito indispensable para una función óptima de todo el sistema.

El marco conceptual para el desarrollo e implementación del Sistema de Información y Gestión UACh tiene soporte en una gestión donde la función administrativa está supeditada a las actividades académicas. El empleo eficiente y racional de los recursos financieros, humanos, materiales, técnicos, de información y de servicio garantizan la eficacia y transparencia de los procesos universitarios..

[3] Proyecto presentado al H. Consejo Universitario en el año 2003, mismo que sirvió de base para los trabajos realizados durante la gestión 2005-2006 en el Centro de Cómputo Universitaria.

[4] Proyecto presentado al Comité de Información en 2004 con el título Organización Sistémica de la Información (Ruta de Acceso, Catalogación, Clasificación y Almacenamiento)

Para los fines y propósitos del proyecto, el Sistema de Información y Gestión UACh integra en cuatro subsistemas los diferentes procesos académicos, administrativos y financieros que se realizan en las múltiples unidades generadoras de la información (datos), de tal forma que permita establecer un mapa general de los procesos universitarios, identificarlos y definir sus secuencias e interacciones que permitan definir criterios y métodos para su articulación.

I. Subsistema de Gestión Administrativo SGADMON: Comprende a los subsistemas de gestionar de recursos humanos (mandos medios y superiores, personal administrativo y personal académico), recursos materiales y de servicio que incluyen todas las actividades referentes a la adquisición de bienes de consumo y fijos, construcción de infraestructura y servicios generales de mantenimiento y transporte

a) Subsistema de Recursos Humanosi. Subsistema de Nómina y Procesos Conexos

b) Subsistema de Servicios Generalesi. Subsistema de Mantenimientoii. Subsistema de Vehículos Oficialesiii. Subsistema de Proyectos y Construccionesiv. Subsistema de Seguridad y Vigilancia.

c) Subsistema de Servicios Asistencialesi. Subsistema de Internado y Procesos Conexosii. Subsistema de Comedores y Procesos Conexosiii. Subsistema de Servicio Médico Universitarioiv. Subsistema de Desarrollo Infantil

d) Subsistema de Recursos Materiales.i. Subsistema de Compras y Proveedores ii. Subsistema de Almacén.iii. Subsistema de Archivo Universitario.

II. Subsistema de Gestión del Patronato Universitario. SGPU: Actividades referentes a la administración de la información financiera contable y de tesorería, en aspectos de inversiones, ingresos y egresos, bajo un modelo de contabilidad de fondos, que permite registrar, agrupar y presentar los estados financieros con un enfoque integral.

a) Subsistema Contable Integrada (SCONTAI i. Subsistema Financiero y Tesoreríaii. Subsistema Presupuestal

b) Subsistema Patrimoniali. Subsistema de Activos Fijos e Inventarios.

III. Subsistema de Gestión Académica SGACAD: incluye todos los procesos que hacen posible las actividades de docencia, de investigación, de servicio y de extensión universitaria. Actividades sustantivas que se desarrollan en las unidades académicas DEIS y en áreas inherentes y conexas a función académica universitaria (administración escolar, bibliotecas y centros de documentación y publicación, etcétera)

a) Subsistema de Planeación y Evaluación Curricular

b) Subsistema de Gestión de la Administración Escolar (SSE)i. Subsistema de Admisión y Becasii. Subsistema de Evolución del Proceso Docente-Educativo iii. Subsistema de Exámenes de Grado y Expedición de Documentosiv. Subsistema de Convivencia y Disciplina.

c) Subsistema de Gestión de Programas y Líneas de Investigación.

d) Subsistema de la Gestión Académica-Docente

i. Subsistema de Actividades Docentes y Pedagógicasii. Subsistema de Investigación y Tecnologíasiii. Subsistema de Eventos Científicos, Académicos y Publicaciones.iv. Subsistema de Extensión Universitaria v. Subsistema de Dirección de Tesis.vi. Subsistema de Difusión Cultural. vii. Subsistema de Control, Evaluación y Promociónviii. Subsistema de Intercambio Académicoix. Subsistema de Bibliotecas Universitarias.

IV. Subsistema de Gestión de Contraloría SGCONTRA: donde se contemplan: Auditorias, Investigaciones Especiales, Seguimientos, Actas de entrega recepción, Arqueos, Interventorias, etc

3.- METODOLOGÍA

La metodología está circunscrita al ciclo de vida del desarrollo del Sistema de Información y Gestión UACh (SIG-UACh) y es en sí misa, una guía para el establecimiento del dominio del SIG-UACh, de los cimientos de su arquitectura y del desarrollo de proyectos y programas subsiguientes. Consabidos de que los sistemas informáticos deben renovarse periódicamente, se contemplan seis pasos en un ciclo virtuoso que puede repetirse indefinidamente:

1. Formulación de la problemática2. Análisis del sistema3. Diseño del sistema4. Desarrollo del sistema5. Implementación del sistema6. Evaluación del sistema

El diseño de la metodología se centra en el análisis sistémico de la entrada o flujo de datos, de la transformación de los datos, del almacenamiento de datos y de la salida de información en el contexto totalmente universitario, además de incluir el conjunto de actividades y elementos para un funcionamiento óptimo del SIG-UACh, como lo son: hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la función universitaria. Esto permite dar continuidad al proyecto e implementar mejoras mediante el establecimiento de programas futuros (sistemas de proyectos), reduciendo al mínimo el riesgo de fracaso en nuevos proyectos

Para garantizar el desarrollo exitoso del proyecto así como su puesta en marcha, se propone una metodología fincada en el conocimiento de los procesos universitarios debida a la experiencia por su manejo y operación (ámbito interno), así como del conocimiento profesional en desarrollo e implementación de sistemas informáticos y de gestión empresarial (consultoría externa). En el primer caso se implementará una metódica de coordinación (inducción a la cooperación), de interacción vertical (control de causas de incertidumbre), de integración horizontal (control de efectos de incertidumbre) de incentivos que permita consolidar un equipo de trabajo participativo e incluyente con el personal de la universidad responsable de atender los procesos de producción de información (generadores de datos institucionales) fincado en la experiencia, el conocimiento, la disposición y el compromiso institucional. El conocimiento del análisis y diseño de sistemas le permitirá al usuario aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.

En cuanto al ámbito externo, se contempla la participación de un cuerpo consultor con experiencia comprobada para instrumentar una metódica probada y depurada que disminuya las posibilidades de fracaso o errores y permita dar solución sistémica a los problemas derivados de los procesos universitarios.

Si bien la metodología se soporta en una planificación de medios (cursos de acción, prácticas y procesos) que permita facilitar el establecimiento de programas de información y comunicación de larga duración, así como la formulación de políticas para asegurar el compromiso de agregar valor a los procesos universitarios, también se ha considerado que la planificación es un instrumento subordinado al proceso participativo, el cual es mucho más complejo. La planificación es un instrumento en mano de los procesos participativos. Esta dimensión adicional está vinculada al proceso de aprendizaje colectivo,5 al grado de sinergia logrado en el colectivo y a la unidad institucional construida (“valor unidad”). Sin descuidar la consecución de los objetivos planteados, la metodología incluye la integración de estos tres aspectos ya que, precisamente, estos permiten convertir una crisis en avance institucional.

[5] Hasta cierto punto independiente de los objetivos perseguidos y su grado de cumplimiento

4.- CURSOS DE ACCIÓN:

4.1. Primera Etapa: Diagnóstico y Análisis de Procesos y Bases de Datos:

Objetivos:

1. Identificar los procesos actuales sus alcances y deficiencias para realizar Requerimientos de Sistemas por unidades y áreas de la UACh

2. Definir el modelo de solución y el alcance del proyecto.

Identificar todos los actores y casos de uso, Diseñar los casos de uso esenciales (aproximadamente el 20% del modelo completo). Desarrollar un plan de acción para determinar que recursos deben ser asignados al proyecto.

Acciones::

Realizar una evaluación de la funcionalidad de los sistemas actualmente utilizados en cada una de las dependencias de la UACh para determinar el grado que soporta la operación del área, a través de las siguientes actividades:

a) Identificar los procesos necesarios para el funcionamiento del sistema

b) Identificar entradas y salidas de datos.

c) Identificar las secuencias e interacciones de estos procesos.

d) Identificar las necesidades de recursos e información (recursos humanos, hardware, software, capacitación, etcétera) requeridos para la operación de estos procesos

e) Instituir el proceso de definición y documentación de procedimientos de los procesos universitarios que proporcionen información coherente a cerca del sistema de gestión de la calidad de la organización (manuales de la calidad).

f) Encontrar los casos de uso críticos del sistema y los escenarios básicos que definen la funcionalidad.

g) Mostrar al menos una arquitectura candidata para los escenarios principales.

h) Estimar el costo en recursos y tiempo para todo el proyecto.

i) Estimar los riesgos y las fuentes de incertidumbre.

Alcance (Productos y Beneficios):

El alcance en las actividades de diagnóstico, definición de procesos es la generación de los documentos:

j) Visión General de Proyecto. Una visión general de los requerimientos del proyecto, características clave y restricciones principales.

k) Esquema actual de sistemas empleados en la UACH: Mapa general de los diferentes sistemas empleados actualmente en las diversas áreas Académicas, Administrativas y Financieras de las unidades que forman parte de la UACh.

l) Esquema actual de la estructura organizacional. Organigrama Actualizado de la Unidades y áreas de la UACh que participan en los diversos procesos académicos y administrativos.

m) Esquema Actual de Procesos. Documentos de procesos internos donde se proporcionan información sobre cómo se efectúan actualmente las actividades y la interrelación de procesos..

a) Necesidades clave por Usuario, Área y Proceso. Documentos guías donde se contemplen identifique procesos y datos clave de usuarios, y áreas que permitan hacer recomendaciones o sugerencias a los procesos.

b) Modelo inicial de Casos de Uso (10-20% completado). Documento que define los objetivos y alcances particulares de cada proceso y su relación con otros procesos.

c) Glosario Inicial: Terminología clave del dominio.

d) Lista de Riesgos y Plan de contingencia.

e) Plan del proyecto, mostrando fases e iteraciones.

f) Relación Necesidad v.s. solución. Documentos de especificaciones donde se contemplen los requerimientos de aquellas áreas que actualmente no utilizan un sistema para soportar su operación, o bien la realizan a través de algún tipo de control como son hojas de calculo, access, etcétera

g) Indicadores por Proceso (Kpi’s.) Lista de Indicadores que permitan identificar el adecuado funcionamiento de las áreas o unidades estratégicas de la UACh para la toma de decisiones.

h) Plan Estratégico de Tecnología de Información: Plan estratégico para la plataforma de tecnología de información que al menos durante los próximos años, soporte la orientación de los procesos internos para dar valor a las actividades académicas y servicios universitarios

Beneficios

· Todos los interesados en el proyecto coinciden en la definición del ámbito del sistema y las estimaciones de agenda.· Entendimiento de los requisitos, como evidencia de la fidelidad de los casos de uso principales.· Las estimaciones de tiempo, costo y riesgo son creíbles.

4.2. Segunda Etapa: Desarrollo, Construcción e Implementación del Sistema de Información y Gestión UACh

Objetivo:

1. Analizar el dominio del Sistema de Información, establecer los cimientos de la arquitectura, desarrollar el plan del proyecto y eliminar los mayores riesgos.

2. Alcanzar la capacidad operacional del producto de forma incremental a través de las sucesivas iteraciones. Durante esta fase todos los componentes, características y requisitos deben ser implementados, integrados y probados en su totalidad, obteniendo una versión aceptable del producto

3. Poner el producto en manos de los usuarios finales, para lo que se requiere desarrollar nuevas versiones actualizadas del producto, completar la documentación, entrenar al usuario en el manejo del producto, y en general tareas relacionadas con el ajuste, configuración, instalación y facilidad de uso del producto.

Acciones:

a) Definir, validar y cimentar la arquitectura del sistema para soportar los procesos de la s unidades de la UACh. Identificar aquellos sistemas actualmente utilizados que permanecerán en operación

b) Completar la visión general inicialmente planteada.c) Crear un plan fiable para la fase de construcción. Este plan puede evolucionar en sucesivas iteraciones. Debe incluir

los costos si procede.d) Demostrar que la arquitectura propuesta soportará la visión con un coste razonable y en un tiempo razonable.e) Minimizar los costos de desarrollo mediante la optimización de recursos y evitando el tener que rehacer un trabajo o

incluso desecharlo.f) Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.g) Conseguir versiones funcionales (alfa, beta, y otras versiones de prueba) tan rápido como sea práctico.h) Funcionamiento paralelo con los sistemas legados que están siendo sustituidos por nuestro proyecto.i) Conversión de las bases de datos operacionales.j) Entrenamiento de los usuarios y técnicos de mantenimiento.

Alcance (Productos y Beneficios):

I. Visión General Completa

II. Plan de desarrollo para el proyecto.

III. Un modelo de Casos de Uso completa: todos los casos y actores identificados, la mayoría de los casos desarrollados..

IV. Descripción de la arquitectura software. Esquema de los sistemas que sustenten la operación de las áreas. Estos sistemas pueden ser de los siguientes tipo:

a) Sistema de Planificación de los Recursos Universitarios (ERP)b) Sistema de Gestiónc) Sistema de Administración del Conocimientod) Herramientas de Minería de Datos.

V. Lista de riesgos y caso de negocio revisados.

VI. Modelos Completos (Casos de Uso, Análisis, Diseño, Despliegue e Implementación)

VII. Arquitectura íntegra (mantenida y actualizada)

VIII. Riesgos Presentados Mitigados

IX. Manual Inicial de Usuario (con suficiente detalle)

X. Prototipo Operacional – beta.

XI. Descripción de la Arquitectura completa y corregida

Beneficios

1. La Visión del Sistema es estable.

2. La Arquitectura del sistema es estable.

3. Los principales elementos de riesgo han sido abordados y resueltos.

4. El plan para la fase de construcción es detallado y preciso. Las estimaciones son creíbles.

5. Todos los interesados coinciden en que la visión actual será alcanzada si se siguen los planes actuales en el contexto de la arquitectura actual.

6. El Sistema es estable y maduro como para ser entregado a la comunidad de usuario para ser probado.

7. Todos los usuarios expertos están listos para la transición en la comunidad de usuarios.

8. El usuario se encuentra satisfecho.

4.3. Tercera Etapa: Construcción del Cuadro de Mando Integral (Balanced ScoreCard) con Herramientas de Inteligencia de Organizaciones (Business Intelligence)

Objetivo:

1. Integrar los datos provenientes de las diferentes bases de datos con estructuras diferentes mediante el empleo de herramientas ETL (Extracción, Transferencia y Carga)

Acciones::

a) Analizar y diseñar del “Modelo de Datos” (Modelo lógico de Alto Nivel y Modelo conceptual de Datos) que permita resolver las necesidades de información del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)

b) Diseñar el repositorio de datos (Diseño Físico de la Base de Datos) con la información utilizada por “El Modelo de Datos” del Cuadro de Mando Integral.

c) Diseñar los procedimientos de captura de datos que integran la disponibilidad de información.

d) Definir las herramientas de análisis que complementan el desempeño de los indicadores.

e) Diseñar el esquema de navegación a través de las diferentes perspectivas del Cuadro de Mando Integral.

4.4. Cuarta Etapa: Establecimiento de Minería de Datos para la UACh

Objetivo:

2. Implementación de técnicas de extracción de información (conocimiento) disponible en las bases de datos de la universidad, para el análisis de información útil con el fin de atender la gama de procesos administrativos, académicos y financieros requerida para la generación de estadísticos y reportes así como para el establecimiento de tableros de control de indicadores para la toma de decisiones oportunas y documentadas, considerando los más altos estándares de seguridad, rendimiento y cumplimiento

Acciones::

a) Determinar los objetivos. Consiste en es delimitar de los objetivos que el usuario desea.b) Procesamiento de los datos. Se refiere a la selección, la limpieza, el enriquecimiento, la reducción y la

transformación de las bases de datos. c) Determinación del modelo. Se comienza realizando unos análisis estadísticos de los datos, y después se lleva a

cabo una visualización gráfica de los mismos para tener una primera aproximación. d) Análisis de los resultados. Verificar si los resultados obtenidos son coherentes y cotejarlos con los obtenidos por

los análisis estadísticos y de visualización gráfica. El usuario determina si son novedosos y si le aportan un nuevo conocimiento que le permita considerar sus decisiones.

5. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS

5.1. Planificación de recursos humanos

Dentro de las necesidades para alcanzar el objetivo y cumplir el proyecto en tiempo con entera satisfacción se hace necesario asegurar la conformación de un equipo de trabajo conformado de la siguiente manera:

1. Un Comité Ejecutivo: Integrado por el Rector y los Directores Generales de la UACh.2. El Comité de Información de la Unidad de Enlace y Transparencia de los UACh.3. El Comité de Sistemas del Comité de Informática.4. Un Responsable de Proyecto (José Antonio Anaya Roa)5. Un Líder de Proyecto (I,S,C, Moisés Gómez Díaz)6. El Equipo de Trabajo UACh

a) Líderes de Procesos por cada unidad de trabajo b) Analistasc) Desarrolladoresd) Documentadores e) Implementadotes

7. Un Cuerpo Consultor Externo

5.1.1. Equipo de Trabajo

Comité Ejecutivo:

• Análisis y aprobación del proyecto.• Toma de decisiones político-administrativas y financieras • Determinar normas de operación del proyecto.• Definir políticas de garantía para la ejecución del proyecto• Supervisar y evaluar el avance del proyecto • Definir indicadores estratégicos para toma de decisiones oportunas y documentadas

Comité de Información:

• Establecer los lineamientos para la clasificación de la información. • Determinar las políticas de seguridad.• Supervisar y vigilar que se respeten y cumplan las normas establecidas para el proyecto. • Apoyar el establecimiento de tableros de control de indicadores estadísticos y reportes institucionales.

Comité de Sistemas del Comité de Informática:

• Es un organismo técnico que tiene como principal función asesorar al Comité Ejecutivo en la toma de decisiones relativas a la implementación y desarrollo del Sistema de Información y Gestión UACh (SIG-UACh)

• Analizar desde el punto de vista técnico los asuntos sobre el desarrollo del SIG-UACh.

Responsable de Proyecto:

• Promotor • Gestor de medios, recursos financieros, materiales y humanos• Coordinar acciones e interacciones horizontales y verticales (inducción a la cooperación)• Facilitador de aprendizaje

Líder de Proyecto:

• Elaborar el Plan Detallado del Proyecto. • Dar Seguimiento y Actualizar el Plan del Proyecto.• Convocar a reuniones semanales para revisión del estado de avance del proyecto, las cuales podrán variar su

frecuencia cuando el avance así lo requiera. • Tomar decisiones sobre aspectos que puedan impactar al proyecto en tiempos o actividades.• Evaluar los riesgos y proponer planes de acción para su solución. • Asesorar técnicamente a cada uno de los demás miembros del equipo de trabajo en cuanto a la metodología, los

productos y las fases. • Ajustar el plan de trabajo en acuerdo con el Gerente del proyecto. • Validar el ambiente tecnológico,,,

5.1.1.1. El Equipo de Trabajo UACh

Se ha considerado la conformación del equipo UACh con el personal que aparece en la tabla siguiente, en el cual se incluye todo el personal de la Universidad que realiza actividades relacionadas con los sistemas de información (producción de datos y procesamiento).

El quipo UACh tendrá una participación dentro de los siguientes esquemas:

Analistas de Sistemas Analizar Procesos de Negocio Definir requisitos Diseñar Arquitectura del sistema Diseñar Bases de datos

Programadores.

Documentadotes

Elaborar Documentos Técnicos y Manuales de usuario Realizar pruebas al sistema Desarrollar cursos de capacitación

Implementadotes

Realizar la Instalación y Configuración del sistema con el usuario. Realizar las Pruebas de Calidad al sistema. Capacitación a usuarios Administrar los ajustes y cambios al sistema

5.1.1.2. Consultores Externos

Gerente de Proyecto:

Guiar la estrategia de desarrollo e instrumentación Definir y comunicar las estrategia al Responsable del Proyecto y Áreas claves de la UACh Asegurar la integración entre todos los componentes para la instrumentación satisfactoria de las

estrategias Obtener soporte y apoyo por parte de las Áreas claves de la UACh y usuarios finales Resolver conflictos prioritarios Coordinar todos los esfuerzos para garantizar los objetivos del proyecto Dar Seguimiento y Actualizar el Plan del Proyecto.

Gerente de Desarrollo:

Instrumentar una Metodología de Desarrollo que guíe las etapas de Desarrollo y Construcción del Sistema

Definir la Plataforma de Desarrollo y Bases de datos adecuada para el sistema Definir la Estrategia de Desarrollo con base a la metodología instrumentada. Definir la Arquitectura del Sistema Ajustar el plan de trabajo en acuerdo con el Gerente del proyecto Dar Seguimiento y Actualizar el Plan del Proyecto. Realizar reuniones periódicas con líderes de desarrollo para evaluar el avance y realizar ajustes.

5.1.2. Actividades del Equipo de Trabajo Mecanismos de Comunicación

Para llevar un control adecuado del proyecto será indispensable mantener una buena comunicación, por lo cual se propone llevar a cabo los siguientes tipos de reunión:

A) Reunión de lanzamiento (kick-off). Unica

Objetivo. Dar a conocer a todos los responsables en el proyecto, los objetivos, participantes y plan de trabajo del mismo.

Asistentes: Miembros del equipo de trabajo responsable del proyecto y personal de las unidades operativas de la UACh involucrado en el proyecto.

B) Reunión Inicial Del Equipo De Trabajo. (única)

Objetivo. Validar y/o complementar el plan detallado de trabajo, identificando y aclarando dependencias entre las partes y validando los tiempos estimados con los grupos de trabajo. En esta reunión se desarrolla y/o complementa el plan detallado de actividades del proyecto con la participación de todos los involucrados. Este plan será el compromiso formal de las partes por lo que cualquier duda o diferencia deberá ser aclarada en esta reunión. No debe quedar duda sobre qué es, lo que hay que hacer, quién lo hará y para cuándo debe estar listo.

Asistentes: Miembros del equipo de trabajo de Sistemas y personal de la UACh involucrado en el proyecto.

C) Reuniones de avance entre personal de la unidades operativas y el equipo de trabajo responsable del proyecto. (semanal)

Objetivos:

1. Revisar el avance del Proyecto.2. Tomar decisiones sobre aspectos que impacten las fechas comprometidas o los presupuestos.3. Identificar posibles problemas y acordar las acciones que permitan corregirlos, con responsable y fecha de

terminación.4. Ajustar el plan cuando sea necesario.5. Revisar interdependencias.

1. Revisar el estado de las solicitudes de cambios.2. Reevaluar los riesgos y establecer planes de acción.3. Registrar acuerdos y preocupaciones generales.

Asistentes: Líderes de Proyecto tanto de las unidades operativas de la UACH como del equipo responsable del proyecto y miembros del equipo de trabajo cuya participación sea necesaria para la revisión de avance.

5.2. Planificación de Suministros e Insumos

Para el desarrollar sus funciones de trabajo el equipo de responsable del proyecto necesitará:

Contar con un puesto de trabajo para cada integrante. Tener acceso a los servicios de red, base de datos e impresión donde se encuentran las fuentes de información sujetas al

proyecto. Definir un Líder de proceso por cada unidad operativa de la UACh Poder acceder a los miembros del equipo interno para dudas y/o aclaraciones.

Sabedores de que la realización de las tareas del proyecto exige esfuerzo adicional a las personas involucradas por parte de la UACh, es recomendable asegurar:

Contar al inicio de cada actividad con la agenda de entrevistas confirmada indicando fecha, horario y participantes de las

diferentes áreas de la UACh Compromiso con tareas y fechas de las personas directamente involucradas en el proyecto. Participación en tiempo y forma del personal de la UACh en actividades específicas asignadas (levantamientos,

definiciones, juntas, capacitaciones). Oportunidad en la toma de decisiones y revisiones por parte de los líderes de procesos a fin de no demorar el proyecto. Disponibilidad del personal técnico responsable de los sistemas actualmente utilizados en la UACH para el apoyo en el

conocimiento de las bases de datos y aplicaciones

5.2. Planificación de Suministros e Insumos

Para el desarrollar sus funciones de trabajo el equipo de responsable del proyecto necesitará:

Contar con un puesto de trabajo para cada integrante. Tener acceso a los servicios de red, base de datos e impresión donde se encuentran las fuentes de información

sujetas al proyecto. Definir un Líder de proceso por cada unidad operativa de la UACh Poder acceder a los miembros del equipo interno para dudas y/o aclaraciones.

Sabedores de que la realización de las tareas del proyecto exige esfuerzo adicional a las personas involucradas por parte de la UACh, es recomendable asegurar:

Contar al inicio de cada actividad con la agenda de entrevistas confirmada indicando fecha, horario y participantes de las diferentes áreas de la UACh

Compromiso con tareas y fechas de las personas directamente involucradas en el proyecto. Participación en tiempo y forma del personal de la UACh en actividades específicas asignadas (levantamientos,

definiciones, juntas, capacitaciones). Oportunidad en la toma de decisiones y revisiones por parte de los líderes de procesos a fin de no demorar el

proyecto. Disponibilidad del personal técnico responsable de los sistemas actualmente utilizados en la UACH para el apoyo

en el conocimiento de las bases de datos y aplicaciones

6.-CONTROL DE CAUSAS DE INCERTIDUMBRE (Factores críticos de éxito):

Es necesario disminuir o bien erradicar aquellos factores que, de manera cotidiana, obstaculizan los proyectos de carácter institucional, entre los cuales podemos mencionar:

1. Búsqueda de beneficio personal antes de compromiso institucional2. Falta de liderazgo Institucional desde la Administración Central.6

[6] “¿Cómo puede un equipo de personas talentosas con cociente intelectual de 120 tener un cociente intelectual colectivo de 63?”, se pregunta Peter Senge, en La Quinta Disciplina

3. Individualismo o falta de capacidad para trabajo en grupo.4. La apatía o indiferencia para el desarrollo institucional.5. El conformismo o desinterés para realizar cambios cualitativos y cuantitativos.6. Estereotipos y prejuicios que impiden la comunicación fluida y el pensamiento en equipo7. La existencia de grupos de exclusión a partir de un conjunto de creencias que van conformado un pensamiento

grupal limitado y poco productivo7

Es necesario que se aborde un proceso de reflexión que conduzca a la creación de una Visión y Valores Compartidos con el fin de transitar hacia una organización institucional:

8. Toda la organización debe estar volcada hacia la Institucionalidad (por encima de todo, la Institución)9. El equipo directivo es quien debe impulsar esta cultura compartida. Integrar un equipo directivo cohesionado,

capaz de aunar esfuerzos para liderar el Sistema de Información y Gestión UACh (SIG-UACh)10. Indispensable contar con equipos directivos no sólo cohesionados sino comprometidos con el avance de la

Universidad en todos sus sentidos;

o Liderar, impulsar y comunicar los objetivos/estrategias del proyecto SIG-UACh con el fin de que sean entendidos y compartidos por todos los empleados.

o Disponibilidad de comunicación entre los mandos directivos y con toda la comunidad universitaria.o Crear una visión compartida y unas líneas estratégicas comuneso Involucrar y aunar los esfuerzos del personal en la administración central.o Ligar los resultados de satisfacción del personal de cada departamento a la parte de retribución variable

de cada empleadoo Proyectar un mayor sentido de dirección y claridad en la comunicación.

11. Del talento individual al trabajo en equipo (participación de todos). 12. Acompañamiento por facilitadores externos con visión global, observación sutil y empatía. Es necesaria la

intervención externa de un consultor que, sin ser parte, pero estando cerca, ayude a entender lo que nos sucede y a transformarnos en un equipo conceptual y emocionalmente inteligente

[7] “los antiguos, que no quieren cambiar; los técnicos, que saben mucho, pero no quieren compartir el conocimiento; los innovadores, que no aceptan las normas ni la voluntad del grupo; los que trabajan mucho, que no saben gestionar su tiempo, las mujeres, que son tan conflictivas, los introvertidos, que no saben comunicar...