Boletín de Gestión de

Proyectos

Hoy en día, las empresas se enfrentan con el

reto de llevar a cabo distintos proyectos en la

vida cotidiana para hacer que su empresa

crezca y sea competitiva ante el mercado

que la rodea. Actualmente, se ha generado

una gran cantidad de metodología que

permite la gestión de un proyecto para

cumplir con los objetivos del mismo. La

metodología que se mencionará en este

boletín será la de PMI (Project Management

Institute) con su guía PMBOK.

PMI

El Project Management Institute es una organización internacional que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. A principios de 2011, es la más grande del mundo en su rubro. Sus principales objetivos son:

Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.

Generar conocimiento a través de la investigación.

Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

¿Por qué certificarme con PMI?

PMI es una organización de renombre mundial. Es la primera organización en diseñar certificaciones específicamente para directores de proyectos. Esta se encuentra en diferentes países como son: EEUU, China, India, Inglaterra, etc.

La certificación PMP es una de las acreditaciones personales más reconocida y valorada internacionalmente en el campo de la administración de proyectos. Esta credencial otorga a su poseedor un reconocimiento internacional como profesional para liderar y gestionar proyectos, acreditando dos cosas:

1. Que el profesional conoce y demostró su conocimiento acerca de la metodología de administración de proyectos del PMI (pasó el Examen PMP).

2. Que el profesional tiene experiencia verdadera y probada en proyectos reales, avalada por un ente experto y neutral como el PMI (esto se prueba cuando el PMI le otorga al profesional el derecho de presentarse al examen).

Estar certificado con PMI te ayuda a sobresalir sobre los demás al momento de aplicar a una plaza, ya que es una competencia para el mercado.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se

lleva a cabo para crear un producto, servicio

o resultado

único. La

temporalidad del

mismo es la que

precisamente

exige que el

proyecto tenga

no solo un inicio

sino un final. El final se alcanza cuando se

logran los objetivos del proyecto o cuando se

determina que los objetivos no podrán ser

cumplidos.

Entonces, la dirección de proyectos es la

aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del

proyecto para cumplir con los requisitos del

mismo. En el desarrollo de un proyecto,

según el PMBOK del PMI, se determinan

cinco grupos de procesos: iniciación del

proyecto, planeación, ejecución, monitoreo

y control, y por último, el proceso de cierre.

Líderes de un proyecto. El líder de proyecto,

o administrador de proyectos, es

responsable de administrar proyectos desde

que inicia hasta que se completa. El líder de

proyecto debe mantener su foco en asegurar

que el proyecto se termine en el tiempo y

presupuesto planeado.

Algunas de las cualidades que uno debe

tener para convertirse en un buen líder de

proyecto son las siguientes:

Conocimiento. Esto se refiere a lo que

el director del proyecto sabe sobre

dirección de proyectos.

Desempeño. Lo que puede hacer o

lograr un director de proyectos

aplicando su conocimiento.

Capacidad personal. Abarca aptitudes,

características básicas de personalidad

y liderazgo.

Lo más importante de un proyecto:

Entregables

Actualmente, ya no es sólo terminar el

proyecto

dentro

del

tiempo y

costo

asignado

sino

también

producir el entregable con el cual quien lo

recibe obtendrá los beneficios estipulados

desde la justificación del mismo. Un

entregable es cualquier producto, resultado

o capacidad de prestar un servicio único y

verificable que debe producirse para

terminar un proceso, fase o proyecto. Para

lograr la aceptación, los criterios de

clasificación deben ser acordados entre

todos, y tener un claro reflejo en el beneficio

para el conjunto, no en forma individual.

A menudo, los proyectos se utilizan como el

medio para cumplir con el plan estratégico

de una organización. Este plan estratégico es

el que da inicio entonces o dispara una serie

de proyectos para dar cumplimiento al

mandato de esta estrategia. Es con proyectos

que se van logrando los objetivos

estratégicos. Cuando requerimos más de un

proyecto para una estrategia, que por lo

general suele ser así, entramos entonces a

manejar el concepto de programas. Los

programas reúnen una serie de proyectos

que apuntan a una misma estrategia.

Calidad al 100%

El desarrollo de un plan de calidad es un

proceso que debe desarrollarse en equipo,

ya que su éxito depende tanto de la

comunicación de la información como de la

planificación de actividades. La Gestión de la

Calidad del

Proyecto incluye

los procesos y

actividades de la

organización

ejecutante que

determina

responsabilidades, objetivos y políticas de

calidad a fin de que el proyecto satisfaga las

necesidades por las cuales fue emprendido.

Cabe mencionar que la calidad está implícita,

y debe ser considerada, en cada uno de los

puntos del proyecto, determinando cómo

satisfacer a cada uno de nuestros clientes

con el propósito de asegurar los objetivos.

Tradicionalmente se asegura la calidad

midiendo los resultados del proyecto

mediante el control de calidad, y analizando

dichos datos en el proceso de aseguramiento

de la calidad.

Para llegar a determinar todos los aspectos

de calidad del proyecto, no solamente deben

centrarse los esfuerzos en el control y la

verificación, sino que debe seguirse un

proceso orientado a determinar cómo dicha

verificación es llevada a cabo, procesada y

transmitida:

1. Determinar qué debe ser sometido a

verificación y control

2. Establecer la manera más adecuada

de efectuar el control

3. Desarrollar la programación de las

actividades de calidad

4. Determinar los interesados y

participantes de las actividades de

calidad

5. Describir las herramientas y técnicas

de calidad que deben ser utilizadas

Algo que no se debe olvidar: riesgos

La administración de riesgos consiste en identificar, analizar, atacar y eliminar el origen de los riesgos antes de que se conviertan en amenazas para completar exitosamente un proyecto. Identificar factores que implican un riesgo para el proyecto desde que comienza es algo muy importante, algunas herramientas para identificarlos son:

1. Lluvia de ideas; utilizando grupos homogéneos en cuanto a rol y jerarquía

2. Utilizar la lista de riesgos comunes de la empresa; hay que aprender de las experiencias pasadas de los proyectos.

Los riesgos siempre estarán presentes en el proyecto, pero se debe aprender a controlarlos. A lo largo de un proyecto se monitorean los riesgos y se tratan de identificar nuevos riesgos. Los riesgos se administran a lo largo de todas las fases, el principal responsable es el administrador del proyecto, aunque se deben de asignar responsables de atacar cada uno de los riesgos.

La motivación del equipo. Factor clave para el éxito.

De todos los recursos necesarios en un proyecto, el equipo de trabajo es el más difícil de administrar. Si está motivado, el

equipo puede hacer frente a una tarea complicada sin quejarse. Pero, cuando tenemos problemas con la motivación, debemos de ajustar el rumbo oportunamente antes de que el equipo se venga abajo. La motivación es mostrar aprecio y brindar recompensa al equipo.

Cuando nos enfrentamos a un problema

relacionado con el proyecto, el equipo es

nuestro mejor recurso. Además, podemos

aprovechar la ocasión y motivar a la gente al

compartir los problemas con el equipo.

Propicia la participación para buscar ideas y

modos alternativos de salir del problema.

Una vez que sienten que el líder también es

parte del equipo es más fácil llevarlos a

resolver los retos del proyecto. La disciplina

es importante, pero hay que esforzarnos en

mantener un ambiente amigable. Las

personas usualmente trabajan mejor si no

sienten que su jefe está tratando de

controlarlos. Un equipo animado colaborará

y trabajará de una mejor manera con

nosotros.

Autor: Rita Álvarez. Estudiante de Ingeniería

Industrial. 4to año.