Case: Implantação da Gestão de Processos para melhoria de indicadores no Judiciário

Projeto de Gestão de Processos (PROGEP) em

unidades da Secretaria-Geral Judiciária (SEGJUD)

APRESENTAÇÃO

1) Planejamento de materiais na indústria FMC Thechnologies, trabalhando com ERP e MRP. Contato inicial com processos de trabalho da área de produção, montagem e qualidade;

2) Gestão de equipe na Klin Produtos Infantis, tendo desenhado os fluxos das atividades internas da divisão administrativa;

3) No TJDFT como servidor, gerenciou o Projeto de Dimensionamento da Força de Trabalho (PROFAT);

4) No TST trabalhou no Projeto de Gestão de Processos(PROGEP), Projeto de Implantação do PJe-JT, fases I e II, implantou gestão para resultados, de qualidade e de processos na Coordenadoria de Processos Eletrônicos. Atualmente é coordenador dessa unidade

Contextualizando...

Fonte: http://www.tst.jus.br/documents/10157/2037504/planejamento.pdf

PLANO ESTRATÉGICO DO TST 2010-2014

Metas e indicadores estratégicos do Tribunal Superior do Trabalho

•Dessas 33 metas, 13 são judiciárias e 3 são institucionais

•Dessas 3 institucionais, 2 são judiciárias Total de 33 Metas e indicadores

estratégicos do TST

• Índice do Tempo Médio de Tramitação – ITMT

• Índice de Processos Antigos não baixados – IPANB

• Índice de Satisfação dos Clientes - ISAT Metas Institucionais

•Relação direta com a prestação jurisdicional

•Dimensiona:

•Tempo de tramitação (entrada, distribuição, julgamento e baixa do processo judicial)

•Quantitativo de saída de processos

•Congestionamento de processos (represamento)

Metas Judiciárias

Fonte: http://www.tst.jus.br/meta-1

MEDIDO PELO ÍNDICE MÉDIO DE

DISTRIBUIÇÃO - IMD

ENTRADA DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO NO TST

META 17

Fonte: http://www.tst.jus.br/painel-2013

CADASTRADO

SAÍDA ENTRADA

PROCESSOS ENCAMINHADOS DOS TRT’s COM

RECURSOS AO TST

RELATORES

DISTRIBUIDO E AUTUADO

SECRETARIA-GERAL JUDICIÁRIA

TRATADO ELETRONICAMENTE

Coordenadoria de Cadastramento

Processual

Coordenadoria de Processos

Eletrônicos

Coordenadoria de Classificação, Autuação e Distribuição

O IMD MEDE O TEMPO DE ENTRADA DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO NO TST ATÉ A SUA DISTRIBUIÇÃO

PARA RELATORIA

PETIÇÕES SOBRE MATÉRIA DE

COMPETÊNCIA ORIGINÁRIA DO

TST

Como surgiu o case?

Desempenho do IMD no primeiro semestre de 2012

Fonte: http://www.tst.jus.br/painel-2012

Surge um plano de ação para melhoria

do indicador

Mapear e melhorar os processos de

trabalho das unidades envolvidas

Assim foi criado o Projeto de Gestão de Processos nas unidades da SEGJUD

Metodologia de mapeamento de

processos de trabalho

IMPLEMENTAR UMA GESTÃO POR

PROCESSOS NAS UNIDADES

ENVOLVIDAS COM A META 17 DO PLANO

ESTRATÉGICO TST

RESULTADO FINAL

PRODUTOS

ESCOPO

Construção da cadeia de valor

de cada unidade

Mapeamento de processos de

trabalho

Detalhamento de alguns

processos de trabalho

Redesenho de processos de

trabalho (melhorias)

Levantamento de indicadores

para gerir o processo

Implementação do processo

redesenhado

Mensuração do tempo de

tramitação do processos

REPRESENTANTES

HOMOLOGADORES

COORDENADOR

CCADP CCP SEGJUD CPE

EXECUTANTES – receberão os inputs dos líderes dos representantes e transformarão em outputs para o projeto

CCADP CCP SEGJUD CPE

ESTRUTURA DE EQUIPE

MEOTODOLOGIA – CICLO PDCA

PLAN (PLANEJAR)

DO

(EXECUTAR)

CHECK (CONTROLAR)

ACTION (AGIR)

mapeamento dos processos (modelagem)

redesenho do fluxo de processos

Planejamento para Implementação de melhorias

execução dos processos redesenhados

elaborar relatórios de execução do processo

verificar resultados dos indicadores

levantar estratégias de prevenção

corrigir o que estiver de errado

coletar dados

CAPACITAÇÃO DOS REPRESENTANTES EM

MAPEAMENTO DE PROCESSOS NA FERRAMENTA

REUNIÃO DE SENSIBILIZAÇÃO

FORMULÁRIO DE LEVANTAMENTO INICIAL

DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS

OFICINAS DE DISCUSSÃO DO ESBOÇO DO FLUXO

(SITUAÇÃO ATUAL)

APRIMORAMENTO DOS FLUXOS

VALIDAÇÃO DOS FLUXOS OFICINAS DE DISCUSSÃO

DE MELHORIAS IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS NO FLUXO

VALIDAÇÃO DO FLUXO (SITUAÇÃO IDEAL)

3ª OFICINA - HOMOLOGAÇÃO

O PROGEP apresentou como resultados...

Cadastro e Distribuição de processos judiciais

eletrônicos

Cadastro de processos judiciais eletrônicos

Tratamento de conteúdo processual

eletrônico

Autuação e distribuição de processos judiciais

eletrônicos

Análise de AIRR decididos pela

Presidência

Análise de AIRR decididos pela

Presidência

Análise de processo com petição pendente

Análise de processos com dados

inconsistentes e ilegíveis

http://www.tst.jus.br/mapeamentos

ESTRUTURA DE PROCESSOS MAPEADOS (TO BE)

MELHORIAS IMPLEMENTADAS

Melhoria da interface entre as unidades

Mudança no sistema de autuação

(eSIJ)

Mudanças de fluxo

Aumento de dotação de

pessoal

Capacitação

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

RECURSOS HUMANOS

PROCESSO DE

TRABALHO

COMUNICAÇÃO

MELHORIA DO INDICADOR - 2012

Fonte: http://www.tst.jus.br/painel-2012

MELHORIA DO INDICADOR - 2012

Fonte: http://www.tst.jus.br/painel-2012

MELHORIA DO INDICADOR - 2013

Fonte: http://www.tst.jus.br/painel-2013

HERANÇAS DO PROGEP

- Criação da cultura de gestão de processos de trabalho nas unidades

- Multiplicação de conhecimento

- Utilização do trabalho em outros projetos (PJe-JT)

- Composição do portfólio de processos do Escritório de Gestão Processos do TST

- Envolvimento de número grande de pessoas

- Case de sucesso para a instituição

Contato:

Rodrigo Rosa Tel.: (61) 3043-7283 / (61) 8170-1641

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