Checklist voor de

thuiswerker

Of beter nog …

Checklist voor de

Nieuwe Medewerker

Waar komt deze checklist vandaan? 4

!   Het is 4 april 2014. Dertig leden van onze Yammer Community Over Het Nieuwe Werken – The Lighthouse ontmoeten elkaar in Brussel. Ze werken samen een checklist uit voor de Nieuwe Medewerker.

! Deze slideshare bevat een selectie van de elementen die door de leden van onze Yammer Community die dag opgelijst werden.

Atelier des Tanneurs - Brussel

5

Wil u graag de volledige uitkomst van onze workshop nalezen? Word dan lid van onze Yammer Community. U krijgt hiermee toegang tot de kennis van de andere leden. Intussen zijn we met meer dan 360. Allen bezig met de implementatie van Het Nieuwe Werken. Mail isabel.declercq@kluwer.be.

Hoe helpt de checklist u verder? 6

! Dit document is niet exhaustief noch normerend. Dit is ook niet mogelijk. Elke organisatie legt immers eigen accenten bij de implementatie van Het Nieuwe Werken. En niet elke organisatie gaat even ver.

! Wél beoogt dit document een leiddraad te zijn. Of beter nog: een startpunt waarmee u als organisatie zelf verder aan de slag gaat.

Niet exhaustief noch normerend. Wél een leiddraad of startpunt voor uw eigen checklist.

7

!   De Nieuwe Medewerker wordt rechtstreeks aangesproken. !   De toon is niet betuttelend noch straffend of dreigend. !   We geven tips. Per “tip” wordt eerst een algemene uitleg gegeven

(kadering), gevolgd door concrete voorbeelden. !   De verschillende “tips” zijn niet geordend per thema. Dat zou nochtans

wel kunnen. Enkele voorbeelden:

Enkele uitgangspunten van onze checklist.

! Ik en mijn welzijn ! Ik en mijn collega’s – sociale cohesie ! Resultaatgericht werken ! Vertrouwen

Genoeg introductie.

Hier gaan we!

9

Het is belangrijk

om kritisch om te gaan

met je tijd en je meerwaarde.

10

Je zal niet meer beoordeeld worden op je aanwezigheid en gepresteerde uren. Wél op de resultaten die je neerzet. Kritisch omgaan met je tijd wordt dan ook belangrijker dan vroeger. Permanent voor ogen houden welke meerwaarde je creëert voor je organisatie ook. Bijvoorbeeld: Je wordt op een vergadering uitgenodigd en voor jou is het niet helemaal duidelijk wat daarbij jouw toegevoegde waarde is. Neem snel contact op met de organisator en ga een gesprek aan over jouw toegevoegde waarde bij de vergadering.

Het is belangrijk om kritisch om te gaan met je tijd en je meerwaarde.

11

Het is belangrijk

om transparant te handelen.

Transparantie! Dat verwachten we allemaal van onze directie en van onze leidinggevende. Transparantie over hun beslissingen en in hun communicatie. Maar ook van medewerkers die niet meer altijd op kantoor werken, wordt transparantie verwacht.

Het is belangrijk om transparant te handelen.

12

Je kan als Nieuwe Medewerker transparant zijn op volgende manieren: !   Je communiceert transparant over waar je bent en waar je mee bezig bent. !   Je vult je agenda waarheidsgetrouw in: het is een goede samen-werkingstool. !   Je maakt je werk zichtbaar door je documenten niet in persoonlijke mailboxen te

laten hangen. !   Je bent transparant over waar je kennis over hebt. !   Je geeft op een constructieve en eerlijke manier feedback aan je collega’s.

13

Het is belangrijk

om samen met je leidinggevende

afspraken te maken over rapportering.

Als Nieuwe Medewerker heb je misschien de neiging om té veel te gaan rapporteren. Om aan te tonen aan je leidinggevende hoe hard je wel werkt nu je die niet meer zo vaak ziet. Maar is deze over-rapportering nuttig voor jou én wordt die ook echt gevraagd door je leidinggevende? Concreet: !   Maak afspraken met je leidinggevende over wat, hoe vaak en via welk

communicatiemiddel je rapporteert over de voortgang van je werk. !   Maak deze afspraken samen. Ze moeten realistisch en nuttig zijn voor

alle betrokken partijen.

Het is belangrijk om samen met je leidinggevende afspraken te maken over rapportering.

15

Het is meer dan ooit belangrijk

om proactief te zijn.

16

In de wereld van Het Nieuwe Werken, Slimmer Werken, Anders werken, Future Proof Working ... krijg je als medewerker meer vrijheid én tegelijk meer verantwoordelijkheid. Proactiviteit wint dan ook aan belang. Hoe kan je als Nieuwe Medewerker proactief zijn? ! Wanneer je merkt dat je een deadline niet gaat halen, communiceer je

hierover proactief met je leidinggevende. !   Je zegt tijdig aan je leidinggevende wanneer je te veel of te weinig

werk hebt. ! Jij zorgt ervoor dat je output duidelijk is voor je leidinggevende: het is

aan jou om hierover proactief te communiceren

Het is meer dan ooit belangrijk om proactief te zijn.

17

Het is belangrijk om zelf

actief op zoek te gaan naar

kwaliteitsvolle en zinvolle jobinhoud.

18

Als Nieuwe Medewerker ga je kritischer om met je tijd en je meerwaarde. Je wordt immers niet meer beoordeeld op je aanwezigheid. Wél op je resultaten en de meerwaarde die je creëert voor de organisatie. En bovendien moeten we allemaal langer gaan werken. Het wordt dan ook belangrijker dan vroeger om zelf actief op zoek te gaan naar dié taken

Het is belangrijk om zelf actief op zoek te gaan naar kwaliteitsvolle en zinvolle jobinhoud.

!   waarmee jij de grootste meerwaarde creëert voor je organisatie ...

!   ... die tegelijk aansluiten bij jouw talenten.

19

20

Ga op zoek naar jouw talenten. ! Wat zijn de taken in je job die moeiteloos gaan én waar je tegelijk

energie van krijgt? ! Vraag aan je collega’s waar je goed in bent. Zij hebben een goede blik

op jouw talenten. 

21

én je energie-killers. over je talenten

Praat met je leidinggevende

!   Stel: jij hebt een expertise die een duidelijke toegevoegde waarde heeft in een project. Maar de rol die je dan zou opnemen hoort strikt gezien niet bij jouw functie. Neem dan zeker het initiatief om dit te bespreken met je leidinggevende.

Het zou een gemiste kans zijn je strikt te houden aan je vooropgelegde taken.

!   Bekijk samen met je leidinggevende hoe jouw talenten maximaal kunnen bijdragen aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie.

Welke taken in je job putten je uit? Durf ook deze te

bespreken met je leidinggevende.

23

Het is OK om

in het weekend en je vrije tijd

offline te gaan!

24

Je moet niet altijd en overal bereikbaar te zijn. Je beslist zelf wanneer je bereikbaar bent en wanneer je alle communicatiekanalen even afsluit om jezelf de nodige rust te gunnen. Maar… het is even OK om bereikbaar te blijven als !   je je daar goed bij voelt. !   je je collega’s niet onnodig stoort door hen bijvoorbeeld ‘s avonds te

bellen. !   je blijft toezien op je gezondheid en je goed-voelen.

Het is OK om in het weekend en je vrije tijd offline te gaan!

25

Het is belangrijk om

kennis te zien als een

gemeenschappelijk goed.

26

Je bent transparant in waar je kennis over hebt. En je deelt die kennis proactief met je collega's en je leidinggevende. Kennis is nog steeds macht. Maar kennis delen maakt je nog krachtiger.

Het is belangrijk om kennis te zien als een gemeenschappelijk goed.

27

Hoe kan je kennis delen? !   Je laat belangrijke documenten niet in je mailbox hangen. !   Wanneer je deelgenomen hebt aan een training, deel je wat je geleerd

hebt met je collega’s . !   Je neemt actief deel aan sociale netwerken zoals Yammer, Twitter,

LinkedIn …

28

Het is belangrijk om

flexibel te denken

en te handelen.

29

Enkele voorbeelden: !   Thuiswerken mag geen hinder veroorzaken voor de continuïteit van de

dienstverlening. Je had thuiswerk ingepland vandaag. Je collega heeft echter je dringende hulp nodig op kantoor. Dan ga je naar kantoor.

!   Vergaderingen waarop je aanwezigheid een echte toegevoegde waarde heeft, hebben altijd voorrang op gepland thuiswerk.

Het is belangrijk om flexibel te denken en te handelen.

30

31

Ik ben niet bereikbaar. Mijn creatief brein is aan het werk. Ik wil nu niet gestoord worden.

Het is belangrijk om

op teamniveau duidelijke

afspraken te maken.

32

!   bereikbaarheid !   de tools die jullie zullen gebruiken om te communiceren !   de manier waarop de agenda wordt ingevuld !   efficiënt e-mailverkeer !   efficiënt vergaderen

Het is belangrijk om op teamniveau duidelijke afspraken te maken over:

33

Leg deze afspraken vast in gedragsprincipes.

34

Iedereen neemt meer ownership over zijn tijd. Afspraken over mailgebruik en meetings worden dan ook des te belangrijker.

Durf jezelf, je werk én

je aanpak (methodiek)

in vraag te stellen.

35

Photo by Thais.sr

Wanneer je thuis werkt, heb je misschien sneller de neiging om met je problemen en vragen te blijven zitten. Bespreek je vragen met je leidinggevende.

36

Durf jezelf de volgende vragen te stellen:

!   Had jij deze taak nu wel of beter niet thuis gedaan? !   Op welke manier draagt het resultaat van een bepaalde taak bij tot de groei of

het wel-zijn van je bedrijf? !   Is je lijst van prioriteiten een goede weerslag van de prioriteiten van je bedrijf? !   Weet je wat belangrijk is voor je bedrijf? !   Ben je met de juiste dingen bezig? !   Ben jij de best geplaatste persoon om een bepaalde taak uit te voeren?

37

Het is belangrijk om

bewust na te denken over

je bereikbaarheid.

38

Denk bewust na over je bereikbaarheid: stel je grenzen, en hou hiermee rekening met de dienstverlening die in jouw rol verwacht wordt.

Het is belangrijk om bewust na te denken over je bereikbaarheid.

39

Het is belangrijk

te rapporteren aan jezelf.

40

Rapporteren doe je niet alleen aan je leidinggevende, maar in de eerste plaats aan jezelf. !   Leg op het begin van de dag vast wat je wil bereiken. Focus op deze

taken. !   Heb je je doelstellingen voor die dag gehaald ? Welke elementen

hebben ervoor gezorgd dat je die taken wel/ niet hebt kunnen afwerken?

Het is belangrijk te rapporteren aan jezelf: heb je bereikt wat je dacht te bereiken – en ook: hoe komt dat?

41

Denk aan je lijf.

42

Beweeg! Sporten is gezond. Een korte wandeling naar de bakker ook. Ga op zoek naar voldoende afwisseling in werkhouding tijdens de dag. Je hoeft geen ergonomische stoel te hebben om aan ergonomie te doen. Enkele tips hier: Klik hier en bekijk het filmpje online.

Denk aan je lijf.

43

Het is belangrijk om

duidelijke afspraken te maken

met je omgeving.

44

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met je omgeving. Als je thuis werkt maak je niet meer alleen afspraken met je collega’s en je leidinggevende. Ook met je gezinsleden. Wanneer kunnen zij op je rekenen? Wanneer niet?

45

Gerda Serbruyns (Vlaamse Overheid AgO) - Veerle Verspille (MLOZ) – Hadewych Bamps (AMS) - Marleen Eyssen (Haven van Antwerpen) - Katrien De Clercq (Securex) – Isabel De Clercq (Kluwer Opleidingen) – An Waterloos (Arcadis België) – Femke Siebens (Stad Antwerpen) – Alexandra Giroux (MLOZ) – Jan Lathouwers (FOD Justitie) – Alex Van Loon (Provincie Antwerpen) – Pierre Peirens (ACV BIE) – Marinka Dhont (Infrabel) – Caroline Hittelet (OFO-IFA) – Filip Deryckere (De RAAD) – Marc Jadoul (Alcatel-Lucent) – Pol Lefevere (OFO-IFA) – Xavier Suykens (Vlaamse Overheid) – Brenda Gysens – Hans Abbeloos (AXA) – Christine Arys (BNP Paribas Fortis) – Annelies Boelaert (Kluwer België) – Anne-Sophie Van Boxmeer (BNP Paribas Fortis) – Isabelle Hoebrechts (Institute of NeuroCognitivism) – Hermina Van Coillie (Securex) – Kathleen De Smedt (Alcatel Lucent) – Robert Duthy (Evoluo) – Hilde Van Wassenhove (Kluwer Opleidingen ) – Katelijne Rotsaert (Kluwer Opleidingen / Linkpower) Ze zijn allen lid van van onze Yammer Community “Over Het Nieuwe Werken”. Join us!

Deze checklist werd gemaakt met de input van

46

Op zoek naar begeleiding bij de 47

implementatie van Het Nieuwe Werken?

Klik hier en bekijk het filmpje online.

Hier vindt u informatie over onze trainingen en workshops Over Het Nieuwe Werken

48 Op zoek naar begeleiding bij de

implementatie van Het Nieuwe Werken?

!   korte kick-in-the ass sessies over “The Future of Work” !   workshops voor leidinggevenden over het stimuleren van kennisdeling !   workshop over het stimuleren van het gebruik van een social intranet !   work-outs van 1 uur “I start to Twitter” en “I start to LinkedIn”. !   een public speaker over “The Future of Work” “Agility” “Resilience”

“Knowledge Sharing” ... Contacteer isabel.declercq@kluwer.be. 0477 87 24 69

Bent u op zoek naar ... 49

Lees onze blog! 50