1

CHƯƠNG 1

Tổ chức và thông tin trong

tổ chức

2

Nội Dung

Vài nét về xã hội thông tin hiện nay

Tổ chức và thông tin

Thông tin và Ra quyết định

Quản lý

Các quyết định theo cấp quản lý

3

1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay

Môi trường kinh tế hiện nay

Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng hợp tác với nhau không bị hạn chế bởi không gian địa lý.

• Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia

• Sự hội nhập của các công ty nhỏ và vừa

• Môi trường cạnh tranh mang tính toàn cầu

• Hệ thống phân phối toàn cầu

Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp kinh tế dịch vụ

Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy)

• Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử

• Quá trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của một mạng lưới số hóa

• Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT

4

1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay

Thời đại thông tin

• Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các hoạt động của doanh nghiệp

• Thương mại điện tử (TMĐT)

• Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác nhau.

• Môi trường làm việc ảo: là môi trường làm việc có sự hỗ trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị trí thời gian và không gian xác định. Có thể cho phép liên lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào.

• Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng. VD: Bánh kem sinh nhật dành cho chó, Giầy thể thao đếm bước đi

5

1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay

Đặc điểm của thời đại thông tin

• Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội

dựa trên nền tảng thông tin

• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công

nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh

doanh

• Năng suất lao động của quá trình sản xuất tăng lên một cách

nhanh chóng

• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành

công trong thời đại thông tin

• Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

6

2. Tổ chức

Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm

con người và các tài nguyên khác được hình

thành để đạt được 1 tập các mục tiêu.

Nguồn lực tổ chức: con người, nguyên vật

liệu, máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông

tin và các quyết định.

Giá trị Output > giá trị Input

7

2. Tổ chức

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.

8

2. Tổ chức

Tổ chức bao gồm nhiều hệ thống con thực hiện

các tiến trình để chuyển đổi các đầu vào thành

hàng hóa hay dịch vụ gia tăng giá trị

Chuỗi các tiến trình gia tăng giá trị gồm: hậu

cần, kho vận, sản xuất, tiếp thị & bán hàng, giao

nhận hàng & dịch vụ khách hàng

9

2. Tổ chức

Giá trị gia tăng của mỗi tiến trình được nhận

thức bởi khách hàng: giá cả rẻ hơn, dịch vụ tốt

hơn, chất lượng cao hơn, hay sự độc đáo của

sản phẩm.

Giá trị gia tăng đến từ: kỹ năng, tri thức, thời

gian, năng lượng và vốn.

10

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc tổ chức: các bộ phận trong tổ chức vàcách mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể.

Các mô hình quản lý một tổ chức: cấu trúc chứcnăng, cấu trúc tổ chức theo chương trình - mục tiêu,cấu trúc tổ chức ma trận,…

→ Mỗi mô hình có phương thức quản lý riêng vàdo đó có những yêu cầu thông tin khác nhau.Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào

11

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc chức năng

12

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc sản phẩm

13

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc khách hàng

14

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc địa lý

15

2. Tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc ma trận

16

2. Tổ chức

Văn hóa trong tổ chức

Văn hóa là tập hợp các hiểu biết và giả định chia sẻ

bởi một nhóm

Văn hóa tổ chức bao gồm các hiểu biết chính yếu

và giả định cho một tổ chức

Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá

trị và các cách tiếp cận để ra quyết định. Thường là

không được phát biểu hay ghi ra trong phát biểu

mục tiêu công ty hay các chính sách hình thức

17

2. Tổ chức

Văn hóa trong tổ chức

Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc

phát triển và điều hành hệ thống thông tin. Một qui

trình liên quan với 1 hệ thống thông tin được thiết

kế mới có thể mâu thuẫn với các luật phi hình thức

của văn hoá tổ chức.

Văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng nhận thức của

người ra quyết định về các yếu tố và độ ưu tiên cần

phải xem xét trong việc xác định mục tiêu của một

quyết định.

18

2. Tổ chức

Chuỗi giá trị

Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong

một doanh nghiệp. Bao gồm:

19

2. Tổ chức

Kế hoạch nhận hàng

Hệ thống nhận hàng

Kho hàng

HT kiểm soát kho hàng

Sản xuất

HT kiểm soát tiến trình SX

Bán hàng, tiếp thị

HT máy tính hóa việc đặt hàng

Kế hoạch giao hàng

Hệ thống giao hàng

Phục vụ khách hàng

HT phục vụ khách hàng

Chuỗi các hoạt động quan trong của một công ty sản xuất điển hình.

20

3. Thông tin và Ra quyết định

Mục đích của thông tin là giúp nhà quản lý (lãnh đạo) ra quyết định.

Ra quyết định là một hành động (hay sự thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong muốn.

Các loại quyết định: Có cấu trúc, bán cấu trúc, và không có cấu trúc

Cơ sở phân loại:

• Tiêu chuẩn ra quyết định/ độ đo hiệu quả

• Dữ liệu và quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả

21

4. Quản lý

Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định.

Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích.

Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:

•Hướng tới mục tiêu

•Thông qua con người

•Sử dụng các kỹ thuật

•Bên trong một tổ chức

22

Chu trình của 4 hoạt động quản lý

4. Quản lý

23

Hoạch định (Planning): thiết lập các mục tiêu và các

chiến lược/chiến thuật cần để đạt được các mục tiêu.

Tổ chức thực hiện (Organizing): xác định và mang các

nguồn lực cần thiết lại với nhau để đạt được các kế hoạch.

Thiết lập cấu trúc quản lý của tổ chức như: các phòng ban

và các quan hệ báo cáo.

Chỉ đạo thực hiện (Leading): hướng dẫn và phân quyền

cho những người khác để thực hiện các công việc cần thiết.

Kiểm soát (Controlling): đo lường đánh giá kết quả thực

hiện và nếu cần thì thực hiện các hành động điều chỉnh.

4. Quản lý

24

5. Các quyết định theo cấp quản lý

Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức:

• Chiến lược, Sách lược, Tác nghiệp và Thừa hành

HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành

và cung cấp thông tin cho việc làm quyết

định ở các mức chiến lược, sách lược và tác

nghiệp.

25

5. Các quyết định theo cấp quản lý

Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp cho các cấp

Chiến

lược

Chiến thuật

quản lý

Tác nghiệp

Dài hạn Tóm tắt Ngoài Không chắc Bất thường

Hiện tại Chi tiết Trong Chắc chắn Thường xuyên

Thông

tin

Thời gianMức

chi tiếtNguồn Chắc chắn Tần số

26

5. Các quyết định theo cấp quản lý

Đặc tính các loại thông tin cung cấp cho các cấp

Chiến lược:

Các quyết định mang tính chất chiến lược lâu dài ảnh hưởng đến

sự tồn tại/sống còn lâu dài của công ty.

Đặc tính của các quyết định là không cấu trúc/ bán cấu trúc

Sách lược: Đặc tính của các quyết định là bán cấu trúc/có

cấu trúc.

Tác nghiệp: Đặc tính của các quyết định là có cấu trúc.