82
Antes de comenzar Capacitación de secretario de club 1 Esta presentación PowerPoint debe mostrarse en "Show de Láminas". Para mostrarla como show de láminas: 1. Clic en la pestañita "Show de diapositivas" del tope de la pantalla. 2. Haga clic en el botón "desde el comienzo“.

Club secretary training en español 2016-2017

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Antes de comenzar

Capacitación de secretario de club 1

Esta presentación PowerPoint debe mostrarse en "Show de Láminas".

Para mostrarla como show de láminas: 1. Clic en la pestañita "Show de diapositivas" del

tope de la pantalla.

2. Haga clic en el botón "desde el comienzo“.

Page 2: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 2

Antes de comenzar

Este módulo en línea está dividido en 5 secciones, que pueden completarse en una sesión de 30 a 45 minutos, o en varias sesiones.

Si necesita ayuda, puede ponerse en contacto con el Asesor de Informática del club o con el Centro Leonístico de Aprendizaje

en: [email protected]

Bienvenido a la capacitación de dirigentes de club

Page 3: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 3

Libro de trabajo

Haga clic aquí si necesita acceder e imprimir el libro de trabajo antes de continuar.

Este módulo en línea incluye un libro de trabajo para optimizar su experiencia de aprendizaje.

Está organizado en 5 secciones y ofrece oportunidades para tomar notas y obtener información adicional para complementar los conceptos que se abordan en este módulo en línea.

Page 4: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 4

Libro de trabajo

Las responsabilidades de los secretarios de club varían dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos establecidos en el club.

Tenga en cuenta que:

Page 5: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 5

NavegaciónCuando aparezcan ciertos iconos, podrá navegar a diferentes secciones del módulo en línea.

Cada diapositiva se ejecuta mediante un programa cronometrado. Una vez que se ha completado, una flecha en la esquina inferior derecha le indicará que puede hacer clic para continuar a la siguiente pantalla.

indica un enlace a un recurso en el sitio web de la asociación o a una publicación. Cuando haga clic en este icono, se le dirigirá a dicho recurso. La sección de Recursos de este módulo en línea también contiene enlaces.

Si desea examinar o saltar a sesiones específicas, puede hacer clic en y volverá a la diapositiva de Índice.

Page 6: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 6

Bienvenido

Usted ha sido elegido al cargo de secretario de club

Page 7: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 7

Objetivos

Este curso le facilitará la información básica y los recursos necesarios para prepararle para su nuevo cargo.

Tras finalizar este curso, usted podrá:

Reconocer el propósito de un club de Leones y su lugar dentro de la estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Resumir las responsabilidades del secretario del club

Acceder a recursos adicionales según sea necesario

Page 8: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 8

Índice

Haga clic en los enlaces siguientes para navegar a una sección específica o haga clic en la flecha para continuar a la sección 1.

Sección 1: Introducción

Sección 2: El equipo de liderato del club

Sección 3: Responsabilidades del secretario de club

Sección 4: Planificar el equipo

Sección 5: Recursos

Page 9: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 9

Introducción

Bienvenido a la sección 1:

Introducción

Abra la página 1 de su libro de trabajo.

Page 10: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 10

Introducción

Como secretario, es usted parte integral del equipo de liderato que trabaja para apoyar al presidente del club, quien dirige las actividades de servicio que ayudan a la comunidad local y áreas colindantes.

No obstante, es importante recordar que es usted parte de algo mucho más grande.

Page 11: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 11

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

1Club

La Asociación Internacional de Clubes de Leones está compuesta de una gran red de Leones, con los clubes en el centro.

Esta estructura facilita la comunicación y promueve el servicio en los ámbitos local, regional y global.

Page 12: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 12

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

1Club

La próxima diapositiva le ayudará a completar la página 1 de su libro de trabajo.

Dedique unos momentos a completar esta sección.

Page 13: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 13

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Área Estatutaria

Distrito Múltiple

Distrito

Región*

Zona

Club

• Un club consiste de un mínimo de 20 socios

• Una zona consiste de 4 a 8 clubes

• Una región consiste de 10 a 16 clubes*

• Un distrito está compuesto de al menos 35 clubes con 1250 socios activos

• Los diferentes distritos de un área geográfica determinada componen el distrito múltiple

• Cada club de Leones está situado en una de las siete áreas estatutarias, cada una de las cuales está representada por al menos un director internacional

*optativo

Page 14: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 14

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Área Estatutaria

Distrito Múltiple

Distrito

Región*

Zona

Club

Los clubes individuales y sus socios están en el

centro de la asociación.

Sin su compromiso de servir al

prójimo localmente, no

podríamos mantener nuestro legado de servicio

global.

Page 15: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 15

Como club de la gran Asociación Internacional de Clubes de Leones, su misión es:

DAR PODER a los voluntarios para que sirvan a su comunidad, atiendan las

necesidades humanitarias, alienten la paz y promuevan el entendimiento internacional a

través de los clubes de Leones.

Page 16: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 16

Propósito de los clubes de Leones

A fin de que nuestra misión se convierta en realidad, nuestros clubes tienen que servir muchos propósitos.

Vamos a hacer un repaso rápido del Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones para ver si conoce todos los propósitos de un club de Leones.

Page 17: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 17

Propósito de los clubes de Leones

Verá una serie de enunciados. Seleccione “Sí” si el enunciado refleja uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones o seleccione “No” si no es un de

los propósitos indicados de los clubes de Leones.

Page 18: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 18

Propósito de los clubes de Leones

El propósito de los clubes de Leones es…

Unir a los socios en vínculos de amistad, buen compañerismo y entendimiento mutuo.

SÍSÍ NOSÍ

Este es uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones

Este es el primer enunciado.

Haga clic en SÍ o NO

Page 19: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 19

Propósito de los clubes de Leones

El propósito de los clubes de Leones es…Alentar a personas con vocación de servicio para que sirvan a sus comunidades sin esperar recompensas financieras personales, y fomentar la eficiencia y la alta ética en el comercio, la industria, las profesiones, obras públicas y y proyectos privados.

SÍSÍ NOSÍ

Este es uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones

Este es el siguiente enunciado.

Haga clic en SÍ o NO

Page 20: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 20

Propósito de los clubes de Leones

El propósito de los clubes de Leones es…

Tomar un interés activo en el bienestar cívico, cultural y moral de la comunidad.

SÍSÍ NOSÍ

Este es uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones

Haga clic en SÍ o NO

¿Está listo para otro?

Page 21: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 21

Propósito de los clubes de Leones

¿Cuál de los siguientes enunciados NO es uno de los propósitos indicados de los clubes de Leones?

Haga clic en su respuesta.

Promover los principios de buen gobierno y buena ciudadanía. Proporcionar a los socios de los clubes un medio de discusión de todos los asuntos de interés público…

Crear y promover un espíritu de entendimiento entre los pueblos del mundo.

Promover a los líderes políticos que apoyan la misión de los clubes de Leones.

Estos eran bastante fáciles.Vamos a probar uno que sea un poco más difícil.

Puede examinar los 6 enunciados de propósitos en el Artículo II del Modelo Oficial de Estatutos de los Clubes de Leones.

Promover a los líderes políticos que apoyan la misión de los clubes de Leones.

Page 22: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 22

Propósito de los clubes de Leones

¿Cómo puede ayudar usted a promover la misión y el propósito de los clubes de Leones?

Escriba la respuesta en la página 2 del libro de trabajo.

Page 23: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 23

Bienvenido a la sección 2:

El equipo de liderato del club

Please turn to page 3 of your workbook.

Page 24: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 24

Cada club de Leones está compuesto de un equipo de

líderes que apoyan las actividades del club.

La diapositiva siguiente le ayudará a completar el organigrama del club de la página 3 de su libro de

trabajo.

Page 25: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 25

El equipo de liderato del club

Ahora echemos un vistazo al organigrama del club.

1er Vicepresiden

te

 Club Members

Board of Directors 

President

Secretario Tesorero2º

Vicepresidente

Expresidente inmediato

  Socios del club

Junta Directiva

Presidente

Page 26: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 26

El equipo de liderato del club

1er Vicepresiden

te

 Club Members

Board of Directors 

President

Secretario Tesorero2º

Vicepresidente

Expresidente inmediato

  Socios del club

Junta Directiva

Presidente

Como secretario, usted es el director comercial del club. Usted es el enlace entre el club y el distrito, y el club y la

Asociación. Usted está bajo la supervisión del presidente y la junta directiva

del club.

Page 27: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 27

El equipo de liderato del club

La junta directiva incluye: el presidente el expresidente inmediato vicepresidentes secretario tesorero León domador (opcional) tuercerrabos (opcional) presidente del comité de afiliación otros vocales elegidos

En la página 7 del Manual del Equipo de Dirigentes de Club encontrará una descripción de cada función.

Page 28: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 28

El equipo de liderato del clubVamos a echar un vistazo rápido a sus responsabilidades compartidas.

Considerarán y determinarán todos los

nuevos negocios y políticas del club antes de

presentarlos a los socios del club para su

aprobación.

Solicitarán todos los años una auditoría de los

libros, cuentas y operaciones del club.

Presentarán todos los asuntos de políticas y asuntos nuevos a los comités ordinarios o

especiales del club para que los estudien y hagan

recomendaciones.

Mantendrán por lo menos dos (2) cuentas separadas

de los fondos, que se regirán por prácticas

generales de contabilidad aceptadas.

Determinarán, con la recomendación del comité

de finanzas, el banco o bancos en los que

depositar los fondos del club.

Tendrán el poder de modificar, anular o

rescindir las acciones de cualquier dirigente del

club.

Autorizarán todos los gastos y no

endeudarán al club.

No autorizarán el gasto de los fondos

recaudados del público con fines administrativos.

Determinarán el monto de la caución de los

dirigentes del club.

Haga clic una vez en el rompecabezas para revelar sus responsabilidades compartidas.Juntos, los miembros de la junta directiva…

Page 29: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 29

El equipo de liderato del club

¿Cuáles son algunas de las cosas que usted puede hacer como secretario de club para ayudar al equipo de líderes del club a trabajar juntos en equipo?

Anote la respuesta en la página 4 del libro de trabajo.

Page 30: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 30

Desarrollo de habilidades de lideratoR

ecur

sos

adic

iona

les Considere tomar los cursos siguientes:

Introducción al liderato Leonístico Escuchar eficazmenteEquipos eficaces

Aquí encontrará más información sobre el Centro Leonístico de Aprendizaje.

El Centro Leonístico de Aprendizaje ofrece cursos en línea gratuitos para ayudar a los socios con el desarrollo de liderato.

Page 31: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 31

Bienvenido a la sección 3:

Responsabilidades del secretario de club

Abra la página 5 de su libro de trabajo.

Page 32: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 32

Responsabilidades del secretario de club

Como el director comercial de su club y miembro de la junta directiva, sus responsabilidades principales incluyen…

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 33: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 33

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de club

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

¿A cuántas reuniones tiene que asistir?

Page 34: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 34

Responsabilidades del secretario de club

El calendario siguiente es común:

Tipo

de

reun

ione

s

Anualmente• Reunión de transición de dirigentes• Aniversario de carta constitutiva

Cuando sea necesario• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva

(cuando lo soliciten 3 o más miembros de la junta)• Reuniones extraordinarias del club (cuando se

soliciten con al menos 10 días de antelación)

Mensualmente• Reunión ordinaria de la Junta Directiva • Reunión ordinaria del club

Page 35: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 35

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de clubUna gran parte de su responsabilidad está relacionada con la organización de reuniones.

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Vamos a examinar esto con más detalle.

Page 36: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 36

Responsabilidades del secretario de club

Sus funciones con respecto a las reuniones constan de 3 etapas.

1. Antes de la reunión

2. Durante la reunión

3. Después de la reunión

Tómese un momento para responder las preguntas de las páginas 5 y 6 del libro de

trabajo.

Page 37: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 37

Responsabilidades del secretario de club

Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora de la reunión

Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión

Reunir la correspondencia que deba entregarse a los presidentes o miembros de los comités

Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando corresponda

Preparar la nómina del club para tomar asistencia

Etapa 1 – Antes de la reunión

Page 38: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 38

Responsabilidades del secretario de club

Tomar asistencia

Registrar las actas de la reunión

Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y visitantes ajenos al Leonismo

Cobrar y anotar las cuotas y dar recibos a los socios

Reunir información sobre las actividades de los asesores de los comités

Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios correspondientes

Etapa 2 – Durante la reunión

Page 39: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 39

Responsabilidades del secretario de club

Anotar la asistencia

Anotar los premios presentados

Verificar el dinero cobrado y anotar el pago de las cuotas

Depositar o presentar el dinero cobrado al tesorero y obtener un recibo

Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez que han sido aprobadas

Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión

Etapa 3 – Después de la reunión

Page 40: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 40

Responsabilidades del secretario de club

El secretario también es responsable de preparar las reuniones de la junta directiva. Consulte la página 6 del libro de trabajo para obtener más detalles.

Es importante recordar que las responsabilidades de los secretarios de club varían dependiendo de las prácticas regionales y procedimientos establecidos en el club.

Usted debe adaptar las sugerencias de este módulo para amoldarlas a las necesidades de su club.

Page 41: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 41

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de club

Ahora vamos a examinar cómo registrar las actas de las reuniones

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 42: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 42

Responsabilidades del secretario de clubDedique unos minutos a examinar con el secretario saliente la manera en que se toman las actas en la actualidad.

• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta directiva)

• Fecha y lugar de la reunión• Nombre de la persona que preside la reunión• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa • Todas las mociones, sus promotores y si las mociones

fueron o no fueron admitidas• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si

fueron o no fueron admitidas• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la

hora en que se levantó la sesión

Generalmente, las actas se registran…

Page 43: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 43

Responsabilidades del secretario de club

Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen los socios.

Por lo tanto, el debate se considera informal y no se registra.

Consulte la página 7 del libro de trabajo para obtener más detalles.

Es importante usar la terminología correcta.

Page 44: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 44

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de club

A continuación examinaremos cómo mantener los registros del club.

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 45: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 45

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de clubLos archivos del club deben incluir:

• La carta constitutiva del club• Los estatutos y reglamentos• El historial del club• Las actas de todas las reuniones del club y de la

junta directiva• Los informes anuales de los dirigentes y comités

del club• Los informes de actividades• La nómina de los socios del club

Si el club no tiene un sistema para mantener los archivos, incluyendo la asistencia y el pago de las cuotas, puede empezar uno ahora.

Tómese un momento para responder la pregunta de la página 8 del libro de trabajo.

Page 46: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 46

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de club

A continuación examinaremos la correspondencia del club.

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 47: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 47

Responsabilidades del secretario de club

El secretario del club recibe mucha información de la oficina internacional y otros, relativa a capacitación, eventos y reuniones. La correspondencia puede llegar electrónicamente o por correo postal y puede ser para el presidente, tesorero, presidentes de comités y/o proyectos.Es importante abrir, leer y distribuir toda la correspondencia de manera oportuna.

Puede hacer anotaciones en la página 9 del libro de trabajo.

Page 48: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 48

Responsabilidades del secretario de club

Es muy recomendable que el secretario y el presidente del club se reúnan al comienzo de la gestión para decidir cómo se contestará, mantendrá e informará de la correspondencia.

En algunos clubes, el secretario es el responsable del boletín del club y es parte integral de las relaciones públicas del club.

Si usted no tiene esta responsabilidad, es importante que esté en contacto con las personas responsables de ello. De esta forma se asegura que se publiquen todas las noticias importantes del club.

Page 49: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 49

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Responsabilidades del secretario de club

Otra función primordial del secretario del club es presentar los informes del club.

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 50: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 50

Responsabilidades del secretario de clubEs importante presentar informes precisos y oportunos para que el club pueda ganar el Premio Club por Excelencia.

Algunos de los informes y formularios de los que usted será responsable incluyen: • Informe Mensual de Movimiento de Socios • Informe Mensual de Actividades de Servicio

del Club • Informe de los Dirigentes del Club• Formulario de Pedido de Suministros

Page 51: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 51

Responsabilidades del secretario de clubMuchos clubes de Leones de todo el mundo usan el sitio web de MyLCI para presentar los informes. A este sitio web se accede a través del sitio web de la asociación y desde el mismo se pueden presentar todos los formularios necesarios.*

*No todos los distritos usan MyLCI. Si su distrito no usa este sitio web, pregunte al secretario actual cómo presenta el club los informes.

Page 52: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 52

Responsabilidades del secretario de clubMyLCI ofrece muchas ventajas.

Usted puede:• Presentar en línea el informe mensual de

movimiento de socios y el informe de dirigentes• Ver, actualizar y descargar información de los

socios del club o imprimir tarjetas de socios• Registrar cada mes las actividades de servicio

del club• Informarse sobre las actividades de servicio que

otros clubes están compartiendoPuede hacer anotaciones en la página 9 del libro de

trabajo.

Page 53: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 53

Responsabilidades del secretario de club

Una vez que se reportan los nuevos dirigentes del club a la oficina internacional, se recibirá un correo electrónico con información sobre cómo acceder al sistema y seleccionar una contraseña.

Encontrará enlaces a las preguntas más frecuentes y cursillos en vídeo de MyLCI en la sección de Recursos de este módulo de capacitación. También encontrará más información sobre cómo presentar los informes en el Manual del Equipo de Dirigentes del Club.

Page 54: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 54

Responsabilidades del secretario de club

Esta es una gran responsabilidad.

Vamos a hacer un repaso de lo que hemos cubierto hasta ahora.

¡Caramba!

Page 55: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 55

Responsabilidades del secretario de clubPr

egun

ta 1

Encontrará ayuda con las respuestas en la sección 3 del libro de trabajo.

a) El tipo de reunión que se esta celebrando

b) La fecha y lugar de la reunión

c) Quién dijo qué en la reunión

d) La hora en que se llamó a orden la reunión

Las actas de las reuniones del club generalmente registran todo lo siguiente, excepto

Haga clic en su respuesta.Las discusiones no se reportan, solo se

registran los socios que promueven o apoyan una moción.

Page 56: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 56

Responsabilidades del secretario de clubPr

egun

ta 2

Se informa como “perdida” o “derrotada”

Encontrará ayuda con las respuestas en la sección 3 del libro de trabajo.

Haga clic en su respuesta.

Si una moción no recibe los votos suficientes, se reporta como rechazada.

VERDADERO FALSO

Page 57: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 57

Responsabilidades del secretario de clubPr

egun

ta 3

Esta es la última pregunta.

a) Pedidos de suministros para el club

b) Programar las reuniones

c) Leer y distribuir la correspondencia del club

d) Mantener los archivos del club

Los secretarios de club son responsables de todo menos de lo siguiente

Haga clic en su respuesta.El presidente del club es responsable de programar las reuniones, no obstante, el secretario del club tiene la responsabilidad de notificar la reunión a los participantes.

Encontrará ayuda con las respuestas en la sección 3 del libro de trabajo.

Page 58: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 58

Responsabilidades del secretario de club

El último tema a cubrir bajo responsabilidades es el de sus compromisos más allá de su propio club.

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva

Organizar las reuniones del club y junta directiva Registrar las actas de las reuniones Mantener los expedientes del club Recibir y responder la correspondencia del club Completar y presentar los informes del club a la

asociación Cooperar como miembro activo del Comité

Consultivo del Gobernador del Distrito

Page 59: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 59

Responsabilidades del secretario de club

El último tema a cubrir bajo responsabilidades es el de sus compromisos más allá de su propio club.

Com

ité C

onsu

ltivo

del

G

DComité Consultivo del Gobernador de Distrito

El Comité Consultivo del Gobernador de Distrito está compuesto de • el jefe de zona • los presidentes y • los secretarios de los clubes de la zona

Este comité aconseja y recomienda al jefe de zona las posibles soluciones para los asuntos que afectan a los clubes de la zona del distrito.

El jefe de zona comparte las recomendaciones con el gobernador de distrito y el gabinete del distrito.

Responda la pregunta de la página 10 del libro de trabajo.

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Capacitación de secretario de club 60

Responsabilidades del secretario de clubC

omité

Con

sulti

vo d

el

GD

Como miembro del Comité Consultivo del Gobernador de Distrito, se espera que usted…

Trabaje con el jefe de zona para asegurar que cada club de la zona opere eficazmente y siga los Estatutos y Reglamentos de la Asociación

Promueva la asistencia a las convenciones de distrito, distrito múltiple e internacional

Promueva la asistencia a las ceremonias de entrega de carta constitutiva

Encuentre métodos para ayudar a los clubes a aumentar los socios y a formar sus líderes

Promueva diferentes funciones y eventos, incluyendo reuniones conjuntas de varios clubes, investidura de dirigentes de club y juramentación de socios nuevos o ceremonias de reconocimiento a los patrocinadores de nuevos socios

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Capacitación de secretario de club 61

Responsabilidades del secretario de club

Puede que también se le pida que…

Ayude a compilar los informes para las reuniones del comité consultivo

Ayude con los preparativos si el club es elegido sede de una reunión de zona

Com

ité C

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ltivo

del

G

D

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Capacitación de secretario de club 62

Responsabilidades del secretario de clubB

enefi

cios

Se espera que el Comité Consultivo del Gobernador de Distrito se reúna al menos tres veces al año.

Asistir a las reuniones…

• Le permite intercambiar ideas sobre programas, proyectos, recaudación de fondos y afiliación

• Le ofrece un foro para establecer relaciones de cooperación entre clubes

• Le da la oportunidad de conocer a otros Leones de su área

Responda la pregunta de la página 10 del libro de trabajo.

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Capacitación de secretario de club 63

Responsabilidades del secretario de clubR

ecur

sos

adic

iona

les Considere tomar los cursos siguientes:

Relaciones PúblicasOratoria PúblicaManejo de reuniones

Aquí encontrará más información sobre el Centro Leonístico de Aprendizaje.

El Centro Leonístico de Aprendizaje ofrece cursos en línea gratuitos para ayudar a los socios con el desarrollo de liderato.

Page 64: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 64

Bienvenido a la sección 4:

Planificar el equipo

Abra la página 11 de su libro de trabajo.

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Capacitación de secretario de club 65

Planificar el equipo

El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que pueda estructurar su gestión como secretario de club. Vamos a…

Identificar maneras de prepararse para su nuevo rol y responsabilidades

Resumir las acciones que tendrá que realizar a lo largo de su gestión

Identificar los asuntos a considerar cuando el club pasa al siguiente equipo de líderes

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Capacitación de secretario de club 66

Planificar el equipo

Complete las páginas 11 y 12 de su libro de trabajo para que pueda tener a mano la lista de sus responsabilidades durante la gestión.

Page 67: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 67

Planificar el equipo

Antes de que tome posesión del cargo oficialmente, hay varios pasos que puede seguir para estar mejor preparado.

Prep

arac

ión

para

la

gest

ión

Asista a la capacitación de dirigentes del club Reúnase con el secretario actual para examinar

los asuntos pendientes Si usa MyLCI para presentar los informes, cree

su cuenta y examine los materiales de capacitación

Verifique que la información de los dirigentes y socios sea correcta en la nómina del club, en los datos de la oficina internacional y a nivel de distrito y DM

Trabaje con el presidente y el tesorero del club en el presupuesto anual y ayude a crear los comités

Page 68: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 68

Planificar el equipo

Cada mes, usted deberá:

Men

sual

men

te

Asistir a las reuniones del club y directiva Remitir el informe mensual de movimiento de

socios Remitir el informe de actividades Mantener actualizados los archivos de los

socios Cobrar las cuotas, entregar el dinero al tesorero

y obtener un recibo Responder a y enviar las cartas o

correspondencia

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Capacitación de secretario de club 69

Planificar el equipo

Cada trimestre, usted deberá:

Trim

estr

alm

ente

Asistir a la reunión de zona con el presidente del club

Reportar al presidente y a la junta directiva cualquier problema con el cobro de las cuotas y las medidas que se hayan tomado al respecto

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Capacitación de secretario de club 70

Planificar el equipo

Dos veces al año, usted deberá:

Sem

estr

alm

ente

Confirmar la lista de socios a la oficina internacional comparándola con la lista que se envía al tesorero con las cuotas semestrales del club

Trabajar con el tesorero del club para entregar a cada socio su estado de cuenta semestral y conciliar las obligaciones financieras contraídas con el club (el club puede optar por hacer esto trimestral o anualmente)

Page 71: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 71

Planificar el equipo

Cuando sea necesario, usted deberá:

Cua

ndo

sea

nece

sari

o Examinar las solicitudes de nuevos socios y archivarlas en los registros del club

Remitir la información de los nuevos socios a la oficina internacional

Hacer los pedidos de suministros y premios a la oficina internacional o al proveedor local

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Capacitación de secretario de club 72

Planificar el equipo

Después de la elección anual, usted deberá:

Tiem

po d

e el

ecci

ones

Remitir el Formulario de Dirigentes del Club (PU-101)

Recibir y distribuir información acerca de las convenciones de distrito y distrito múltiple

Solicitar a la asociación y al distrito los premios para los socios

Page 73: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 73

Planificar el equipo

Todavía jugará un papel importante en el éxito futuro del club planificando una transición eficaz.

Fin

de la

ges

tión

Ha llegado al final de su gestión como secretario del club.

Compruebe los registros de 100% de asistencia y los premios por 'años de servicio'

Prepare los nuevos formularios de asistencia para el año siguiente

Prepare los informes anuales de actividades, donaciones, horas, etc., para el banquete o reunión de fin de año

Confirme que todos los archivos del club estén actualizados y listos para transferirlos al secretario de club entrante

Reúnase con el secretario de club entrante y examine los archivos y asuntos pendientes

Page 74: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 74

Planificar el equipo

¿Qué metas espera lograr durante su gestión como secretario de club?

Liste las notas en la página 13 de su libro de trabajo.

Page 75: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 75

Planificar el equipo

Antes de que terminemos…

Rec

urso

s ad

icio

nale

s Considere tomar los cursos siguientes:

Escriba su declaración personal de principios

Fijación de metasDirigir el cambio

Aquí encontrará más información sobre el Centro Leonístico de Aprendizaje.

El Centro Leonístico de Aprendizaje ofrece cursos en línea gratuitos para ayudar a los socios con el desarrollo de liderato.

Page 76: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 76

Bienvenido a la sección 5:

Recursos

Abra la página 14 de su libro de trabajo.

Page 77: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 77

Cuando comienza su gestión como secretario de club tiene mucho que

recordar.En cualquier momento, puede repasar

toda la presentación o volver a una sección específica.

Page 78: Club secretary training en español 2016-2017

Capacitación de secretario de club 78

Recursos

Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y material de capacitación en el sitio web de la asociación.

Páginas web:

MyLCI

Orientación de Dirigentes de Club

El Centro de Recursos de Liderato

Centro Leonístico de Aprendizaje

Recursos para socios del club de Leones

Administración del club

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Capacitación de secretario de club 79

Recursos

Publicaciones: Estatutos y Reglamentos

LA-1 – InternacionalesLA-2 – Modelo Oficial de ClubLA-4 – Distrito

Manual del Equipo de Dirigentes de Club

El Arte del reconocimiento

Cursillos en MyLCI:Introducción a MyLCI

Usar el sitio web de MyLCI

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Capacitación de secretario de club 80

¿Hemos alcanzado nuestros objetivos?

En este módulo en línea hemos:

Examinado el propósito de su club y la importante posición que tienen los clubes dentro de la estructura de la Asociación Internacional de Clubes de Leones

Resumido las muchas responsabilidades que tiene como secretario de club

Proporcionado enlaces a recursos adicionales que puede necesitar

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Capacitación de secretario de club 81

Felicitaciones por haber completado la primera parte de su Capacitación de Secretario de Club.

El siguiente paso será completar la capacitación de secretario a nivel de distrito. Aquí obtendrá más

información y se discutirá el trabajo en equipo de los dirigentes del club, la fijación de metas y creación de

planes de acción.

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Capacitación de secretario de club 82

Gracias por participar.

Si tiene preguntas, puede ponerse en contacto con:

[email protected]