Zarządzanie czasem z wykorzystaniem programu

Microsoft Outlook

Justyna Pyrcz

„Pożeracze” czasu

• Określenie rodzaju „pożeracza”

• Znalezienie przyczyn

• Rozwiązanie

Kurs Outlook

Motywatory

•Motywatory negatywne – uciekanie przed czymś.

•Motywatory pozytywne – dążenie do czegoś.

Kurs Excel

Zasada stawiania celów - SMART

Specific – konkretny

Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia

Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie

Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania

Time defined – określony w czasie

Kurs VBA

Zasada SMART-ER

• Specific – konkretny

• Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia

• Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie

• Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania

• Time defined – określony w czasie

• Ecologic - ekologiczny (lub Exciting – ekscytujący)

•Recorded – zapisany, udokumentowany

Kurs Outlook

Matryca Eisenhowera

Pilne Niepilne

Ważne I II

Nieważne III IV

Kurs Excel

Matryca Eisenhowera

Pilne Niepilne

WażneKryzysy

Sprawy nagłeZadania terminowe

ZapobieganieBudowanie relacji

PlanowanieRekreacja

Nieważne

Niektóre spotkania, telefony, poczta,

Niektóre sprawy nagłe,Aktywność tzw. popularna

Część tzw. spraw codziennych, poczty,

telefonów,„Pożeracze” czasu,

Niektóre przyjemności

Kurs VBA

Zasada Pareto

„20% Twoich działań wpływa na 80%

osiąganych rezultatów.”

Kurs Outlook

Przykładowy terminarz

Role i

cele

Poniedział

ekWtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela

Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne: Ważne:

godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad

Kurs Excel

„Wykonanie pracy zajmuje tyle czasu,

ile masz go do dyspozycji.”

Kurs VBA

Zasada 60/20/20

60% - ZAPLANOWANE

20% - NIEOCZEKIWANE

20% - SPONTANICZNE

Kurs Outlook

Zasada ALPHEN

• Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania.

• Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie załatwione zaległe.

• Pogrupuj zadania podobne do siebie.

• Sprawdź terminy wykonania każdego zadania.

• Określ rezerwy czasowe.

• Określ hierarchię zadań.

• Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc współpracowników, lub innych departamentów.

• Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie.

• Kontroluj realizację swojego planu.

Kurs Excel

Przygotowanie do planowania

• Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania)

• Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania / zadań)

• Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania)

• Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania)

• Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania?

• Kto ma tego dokonać?

Kurs VBA

Etapy działania

• Określ pożądany cel – np. wykonanie zleconego zadania,

• Określ sytuację obecną – jakie posiadasz informacje, dane itp.

• Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu,

• Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu,

• Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować wybrany pomysł,

• Zaplanuj osiągnięcie celu,

• Zrób pierwszy krok,

• Zakończ i zbadaj efekt.

Kurs Outlook

Wydajność organizmu w ciągu dnia

Kurs Excel

Wydajność pracy

Kurs VBA

Planowanie

•dzienne

• tygodniowe

•miesięczne

• kwartalne

• roczne

Kurs Outlook

Delegowanie zadań

• zlecanie „posyłkowe”

•powierzanie odpowiedzialności

Kurs Excel

Powierzanie odpowiedzialności

• pożądane rezultaty

• wytyczne

• zasoby

• rozliczanie

• konsekwencje

Kurs VBA

Organizowanie zebrań

• Czy spotkanie można czymś zastąpić?

• Czy można wykorzystać inne sposoby, żeby skontaktować się z osobami, które uczestniczyłyby w zebraniu?

• Jeśli zebranie musi się odbyć to, co można zrobić, żeby uczestniczyła w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecność jest na nim naprawdę potrzebna?

• Co jest celem spotkania: dyskusja czy podjęcie decyzji?

• Co powinniśmy osiągnąć na koniec zebrania?

• Czy spotkanie ma określone ramy czasowe?

Kurs Outlook

Planowanie zebrania

• Co chcesz dzięki zebraniu uzyskać (po co je organizujesz)?

• Jakie sprawy chcesz na nim poruszyć?

• Kto powinien być na zebraniu obecny?

• Czy uczestnicy zebrania powinni coś przygotować lub z czymś się zapoznać (jeśli tak – trzeba będzie ich odpowiednio wcześniej powiadomić)?

• Jak długo zebranie powinno potrwać?

• Kiedy najlepiej je przeprowadzić?

Kurs Excel

Dobre praktyki• Ograniczenie liczby miejsc z wiadomościami do przeczytania.

• Pomijanie wiadomości zbytecznych.

• Podejmowanie decyzji podczas czytania wiadomości o sposobie jej przetwarzania.

• Ograniczenie liczby miejsc przechowywania jednej wiadomości.

• Używanie optymalnej ilości kalendarzy.

• Stosowanie kategorii.

• Regularne przeglądanie kalendarza i listy zadań.

• Rozważne wysyłanie wiadomości (treść, adresaci).

• Stosowanie schematów wiadomości.

Kurs VBA

Kurs Zarządzanie Czasem

Chcących wiedzieć więcej o zarządzaniu sobą w czasie zapraszamy na

kurs Zarządzanie Czasem z Wykorzystaniem MS Outlook.

Kurs Outlook

Kurs ExcelPolecamy również pozostałe kursy i szkolenia w Cognity:

• Kurs Excel

• Kurs VBA

• Kurs Access

• Kurs PowerPoint

• Kurs Excel Branżowy

• Kurs Word

• Kurs Outlook

Kurs Excel

Kurs ExcelInformacje o tym jak zarządzać sobą w czasie znajdziesz też na blogu Strefa Wiedzy Cognity,

szczególnie polecamy Ci artykuły:

• Zarządzam czasem czy czas mną? Wypełnij test i sprawdź czy umiesz zarządzać swoim czasem

• Zarządzanie czasem – Outsourcing

• Zarządzanie czasem - Stan flow

• Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej godziny

• Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej fizycznej czynności

• Dlaczego warto zarządzać czasem?

• Jak zarządzać sobą w czasie? Poznaj 5 efektywnych technik

• Szkolenie Zarządzanie Czasem - Technika Pomodoro

Kurs VBA