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7 Pasos paraAdministrar

tu CorreoElectrónico

Es muy fácil saturar tu buzón. Perocon estos sencillos pasos tendrástodo bajo control y aprovecharás

al máximo las ventajas de estar enconstante comunicación, HAIVÍUN

2N o hay duda; el correo electrónico

se ha convertido en una de lasherramientas de comunicación

más importantes para hacer negocios.Incluso, en la mayoría de las industrias,los negocios crecen y sobreviven graciasa la interacción con sus clientes y provee-dores a través del e-mail.

Esta es la razón por la que debes apren-der a usarlo y buscar software que contri-buya a maximizar sus ventajas. Sigue estossiete consejos que te ayudarán a lograrlo.

Aprende a usar tu progra-ma de correo electrónico.

Sin importar si utilizas Outlook,Eudora, Thunderbird. Pegasus,

Netscape o algún otro programa de estetipo, la recomendación es invertir tiempopara capacitarte en sus ftmciones. Proba-blemente, la mejor manera de conseguirla asesoria que necesitas es visitando la pá-gina de Internet del fabricante y buscar lostutoriales del programa que estés utilizan-do. Si no puedes encontrar el soporte quenecesitas, entra a un buscador de Interneten donde encontrarás el tutorial que máste convenga.

1Elimina las soluciones de correolelectrónico público. Hotmail, Yahoo!

o Gmail están bien para intercambiarcorreos con los amigos y familiares. Pero,si se trata de tu negocio, es mejor utilizarel programa profesional de un proveedorde servicios de Internet (ISP) o un servi-dor propio de la empresa. Además, losservicios públicos de correo electrónico nocuentan con fimdones avanzadas.

3Manten el buzón de entrada a unnivel manejable. Si tus clientes,

proveedores, amigos y hasta la familiate envian correos, lo más sensato es quelimpies tu bandeja de entrada con periodi-cidad pues, en poco tiempo, tendrás tantosmensajes que no sabrás cuál debes respon-der o ignorar. En vez de dejar que todo seacumule, actúa rápidamente y conservasólo los mensajes importantes o aquellos alos que debas darles seguimiento.

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4MaximÍ2a el uso de las carpetas.Imagina lo que pasaría si man-

tienes toda la informadón de tus dientesen una sola carpeta archivada en lo másrecóndito de un mueble. ¡Nunca podríasencontrar la información que buscas!Los correos electrónicos fundonan de lamisma forma.

A fin de mantener todo organizadoes esencial abrir carpetas para alma-cenar los mensajes dependiendo delremitente, asunto o lo que a ti te faci-lite su búsqueda. Se pueden organizarlos correos por proyectos, nombrespropios o de compañías, procesos denegocios y otras variables. Eso sí, lomejor es que tus clasificaciones seanafines a un día laboral común. Porejemplo, si manejas todas las tareasde Mercadotecnia de tu compañía,podrías abrir carpetas para cada pro-yecto y sub-carpetas para cada modode publicidad. También puedes crearuna por cada tipo de contrato externoque realices.

nico con filtros. La tecnologíadebe trabajar en tu beneficio; por lotanto, el correo electrónico también. Siredbes freaientemente mails con mu-cha información acerca de los mismostemas y de la misma gente, te convieneinstalar un programa de enrutamiento.Es decir, que sin necesidad de que estéspresente, estos mensajes se vayan no ala bandeja de entrada, sino a una carpetaadecuada o que se respondan de formaautomática.

Un ejemplo: si una amiga sólo teenvía chistes, ¿por qué no enrutarsus correos a una carpeta de "Chis-tes" para verlos y hasta reenviarlosdespués? O sí recibes con frecuenciacorreos preguntando cómo llegar a tuempresa, descarga un programa de

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Creacarpetas paraalmacenarlos mensajessegún elremitenteo asunto.

respuesta automática que agregue unmapa, establezca una liga a un siste-ma de mapas vía Internet y suministrela información básica de trenes y taxispara llegar a tu domicilio.

6consejo sobre la administración

del correo electrónico estarla completosin subrayar la importanda del usoseguro de este medio. Al usarlo debestener mucho cuidado con los anexos, losgráficos adjuntos y las ligas que llevena páginas de Internet fraudulentas. Sirecibes un correo que te indique, porejemplo, que hay un problema con lahipoteca de tu casa o negocio, ¡no hagasdie en la liga de correo electrónicoque se incluya! Ve directamente a tuinsütudón financiera y comunícate conellos. O llama para veríficar sí en verdadtienes algún problema con tus cuentas.

7Respalda tu correo electrónico.Una parte esendal para utilizar el

correo electrónico con segurídad es hacerarreglos para que, cuando se caiga tuprograma, tengas un respaldo al que pue-das acudir en caso necesarío. Imaginalo terríble que sería perder el trabajo detodo un mes de informadón de dien-tes nuevos almacenados en tu e-maÜ.Respalda los correos en tu computadora.Más vale prevenir que lamentar, lal

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