Costos para comunicadores gráficos

Este libro nace de la pregunta formulada frecuentemente pormis alumnos de Comunicación Grá�ca ¿cuánto puedo cobrar?Está basado en mis experiencias como Diseñador Grá�co independiente. Espero que sea un apoyo para los Comunicadores Grá�cos cuando presenten propuestas a sus clientes.

Hugo Germán Santander Posada

Diseñador Grá�co de la Universidad Nacional de Colombia y Especialistaen Diseño Multimedia de l a Universidad de Los Andes.

Diseñador Grá�co independiente y Docente en la Facultad de Cienciasde la Comunicación de UNIMINUTO.

Hugo Germán Santander P.

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CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

Facultad de Ciencias de la ComunicaciónTecnología en Comunicación Grá�ca


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Diego Jaramillo Cuartas, CJMPresidente del Consejo de FundadoresLeonidas López HerránRector GeneralHarold Castilla Devoz, CJMRector Sede PrincipalLuis Hernando Rodríguez RodríguezVicerrector General AcadémicoAmparo Vélez RamírezDirectora General de InvestigacionesRocío del Pilar Montoya ChacónCoordinadora General de PublicacionesLuz Alba Beltrán AgudeloVicerrector Académico Sede PrincipalAmparo Cadavid BringeDecana de la Facultad de Ciencias de la ComunicaciónWilliam Medellín de la TorreDirector Tecnología en Comunicación Gráfica

Coordinación editorial:Sandra Patricia Rodríguez M.Corrección de estilo:Sandra Patricia Rodríguez M.

Diseño y diagramación:Hugo Germán Santander PosadaIlustraciones:Hugo Germán Santander PosadaDesarrollo multimedia:Hugo Germán Santander PosadaCoordinación de Publicaciones FCCSandra Patricia Rodríguez M.Título original:Costos para Comunicadores GráficosPrimera edición: Diciembre de 2014 ISBN: 978-958-763-107-4

© Corporación Universitaria Minuto de Dios, UNIMINUTODiagonal 81B No. 72B–70, Bogotá D.C.Teléfono (571)2916520 Extensión 6448

Reservados todos los derechos a la Corporación Universitaria Minuto de Dios. La reproducción parcial de esta obra, en cualquier medio, incluído el electrónico, solamente puede realizarse con permisos expresos del editor y cuando las copias no sean usadas para fines comerciales. Los textos son responsabilidad del autor y no comprometen la opinión de UNIMINUTO.

Santander, HugoCostos para comunicadores gráficos / Hugo Santander. Bogotá: Corporación Universitaria Minuto de Dios. Facultad de Ciencias de la Comunicación. Primera edición febrero de 2015.67 p. : il. ISBN: 978-958-763-107-4 1. Diseño Gráfico – Aspectos laborales 2. Fijación de Precios – Conceptos básicos 3. Administración - ColombiaCDD: 741.60681 H84c BRGH

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CONTENIDOIntroducción 5¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar? 7¿Para quién podemos trabajar? 10¿Qué quieren nuestros clientes? 13¿Qué es un cliente? 14¿Qué imagen quieres proyectar? 18Lo que no se cobra no se valora 19Clientes que no sirven 23¿Qué necesito para empezar a trabajar? 26Régimen tributario 28Personas naturales y jurídicas 29Régimen simplificado 30 Obligaciones del régimen simplificado 31Régimen común 32 Obligaciones del régimen común 32

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Diferencias que nos interesan 33Tipos de sociedades 34Retenciones por prestación de servicios profesionales 35¿Para que sirven los costos? 36La oficina en la era virtual 38El “modus operandi” sugerido 40¿Cómo cobrar el diseño? 41La hora profesional de trabajo 43La excepción de la identidad corporativa 47Las tarifas y los combos 49El IVA cobrado por los proveedores 50¿Cómo evitar pérdidas? 51La compensación por encargarme de procesos 53Las ventajas de entregar una cotización 55¿Qué tener en cuenta para cotizar? 56Haciendo una cotización 57Que no debe faltar en una cotización 58La cuenta de cobro 61¿Qué no debe faltar en una cuenta de cobro? 62Sobre los derechos de autor 63Recomendaciones finales 66

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IntroducciónHola, debes estar interesado

en aprender como cobrar el diseño cuando trabajas como comunicador gráfico independiente. Este libro multimedia pretende transmitir mi experiencia para que, en lugar de frustraciones, obtengas ganancias y entiendas que tu trabajo debe ser valorado sobre todo por ti mismo.

Si lees este libro encontrarás códigos QR que te llevarán a videos que refuerzan los temas. Puedes acceder a ellos por medio de tu smartphone o tu tablet, para ello debes tener instalada una aplicación que te permita leer estos códigos. Hay muchas en la web y la mayoría son gratuitas.

Empieza a interactuar con el código que aparece en esta página.

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CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOSCO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

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¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar?Algunos sueñan en el inicio

de su ejercicio profesional, con trabajar para grandes marcas y compañías. Y no es que no se pueda hacer pero, generalmente las grandes empresas trabajan con agencias de publicidad reconocidas u empresas de diseño que puedan prestarles un respaldo económico a sus proyectos comunicativos.

Una multinacional de artículos deportivos con presencia en cinco continentes, probablemente no arriesgará su prestigio trabajando con un comunicador gráfico freelance por más profesional y creativo que este sea. Si hablamos de una campaña de lanzamiento de producto que implique

cuñas radiales, comerciales de televisión, publicidad en medios impresos, eventos de lanzamiento y viralización en redes sociales, estamos hablando de un proyecto que puede costar varias decenas de millones de pesos.

¿Tendría un comunicador gráfico freelance el respaldo económico para sustentar ese proyecto? Es posible que sí, todo cabe en las probabilidades, sin embargo una firma reconocida busca empresas sólidas para desarrollar sus campañas, pues en caso de que alguna falle en los procesos, solo otra gran empresa podrá ofrecerle el respaldo para subsanar el inconveniente.

Sin embargo ese profesional independiente puede ser subcontratado por el departamento creativo de la agencia publicitaria que esté desarrollando las piezas para el cliente en mención, tener un empleo de medio tiempo o tiempo completo e incluso participar en los innumerables concursos de diseño donde los clientes tienen la ventaja de poder escoger sin pagar el trabajo que más les guste. Permíteme presentar algo de la realidad de nuestro medio, en lo que a oportunidades de trabajo se refiere.

En la página web de la asociación colombiana de diseñadores

http://www.adgcolombia.org/asociacion/donde-estudiar

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¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar?

Se relacionan 24 universidades que ofrecen el programa profesional de Diseño Gráfico. Otras instituciones ofrecen programas técnicos, tecnológicos y otras ofertas académicas con

nombres como Comunicación o Diseño Visual. ¿Sabes cuántos estudiantes de estos programas se gradúan semestral o anualmente y aspiran ingresar al mercado laboral? No puedo dar esa

respuesta, lo que si puedo decir es que son bastantes. Pero también están las personas que ejercen la Comunicación Gráfica, sin haber estudiado jamás la carrera.

En mi ejercicio profesional me he encontrado con abogados, médicos, ingenieros, arquitectos, antropólogos y artistas plásticos entre muchos otros, que trabajan en comunicación gráfica y sus distintos campos.

Como si esto fuera poco algunas personas que se gradúan en ciudades pequeñas o intermedias se trasladan a las ciudades grandes como Bogotá, Medellín o Cali con la idea de trabajar allí, lo cual

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¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar?

es entendible porque grandes empresas tienen sus sedes ahí y por lo tanto pueden encontrar las mejores oportunidades de trabajo.

El panorama puede verse algo oscuro después de leer las líneas anteriores, sobretodo porque hay personas que estudiaron otras disciplinas y ahora ejercen la comunicación gráfica, hay quienes un día son administradores de empresas y en cualquier momento cambian su ejercicio profesional por el diseño gráfico.

Personalmente creo que se debe a la poca inversión inicial que debe hacerse para poder trabajar en este medio.

Si eres odontólogo por ejemplo, necesitas instrumental y mobiliario costoso así lo obtengas de segunda mano para poder ejercer y atender a tus pacientes, un consultorio con recepcionista y sala de espera, además de una instrumentadora o una persona que ejerza las dos funciones a la vez.

Hoy en día para ejercer como comunicador gráfico tal vez solo necesites un computador configurado con software para diseñar y una conexión a internet. El resto de la inversión y la más difícil es la creatividad que tengas para desarrollar los trabajos que te encarguen tus clientes y el buen servicio que les prestes.

El trabajo lo perdemos cuando no le

entregamos a nuestros clientes lo que nos

piden, es decir: buen diseño y buen servicio.

Es muy probable que estas personas en alguna oportunidad hayan competido con comunicadores o diseñadores gráficos titulados ¿Habrán prestado ellos un mejor servicio a los clientes y sus propuestas habrán sido más creativas? Es una pregunta que bien vale la pena contestarnos, para ser mejores cada día.

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Es posible que al leer el capítulo anterior, te preguntaras más de una vez si valía la pena seguir estudiando Comunicación Gráfica con toda la “competencia” existente y la que está por venir. La respuesta es que si te gusta la carrera que has escogido y estás convencido de lo que haces, sigue esforzándote para ser un buen profesional, las oportunidades de trabajo llegarán como compensación al esfuerzo que has invertido.

En algún momento de nuestras vidas necesitaremos comunicar a un público objetivo que estamos vendiendo productos o servicios. Por otro lado el estado, las universidades y las editoriales

(para mencionar algunos clientes en potencia) necesitan materializar sus proyectos educativos impresos o multimediales, y adicional el universo web y los medios de comunicación son también nichos de trabajo importantes.

Por lo tanto, a pesar de la cantidad de personas que se gradúen, o de otros que decidan trabajar en comunicación gráfica, la demanda por personas que interpreten y realicen los mensajes que los clientes pretenden transmitir aún está vigente, en pocas palabras “Si hay trabajo, hay que buscarlo”. En el mundo moderno no basta con ser buen profesional y ser profesional no

implica tener un diploma, hay empíricos excelentes que nunca han pisado una universidad. Hoy es necesario para el profesional independiente crear proyectos atractivos que generen ingresos.

¿Quiénes pueden necesitar de tus servicios? Y al contestar esta pregunta podríamos responder también porqué tantas personas estudian carreras cuya esencia es la comunicación gráfica. Voy a intentar responderte con el siguiente ejemplo: Si tú padeces una alergia al pelo de los animales o simplemente no te gustan los perros o los gatos como mascotas, es muy probable que jamás necesites los servicios de un

¿Para quién podemos trabajar?

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veterinario. Pero muchas personas, por no decir todas, en algún momento de sus vidas, van a tener la necesidad de comunicarse con otros seres humanos para vender bienes, servicios o simplemente informar.

Lo mínimo que van a necesitar es una tarjeta de presentación personal y de ahí en adelante podrás imaginar la cantidad de piezas gráfi cas estáticas, con movimiento o tridimensionales que pueden surgir y diseñarse para resolver un problema comunicacional específi co, además imagina todas las empresas pequeñas, medianas o grandes que necesitan comunicarse.

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El trabajo lo perdemos por nuestra

incompetencia no por la

competencia.CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

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¿Qué quieren nuestros clientes?Si vas a un centro comercial

buscando una camiseta blanca cuello en V y talla M eso es precisamente lo que quieres y no vas a dejarte convencer del vendedor insistente, que quiere venderte una camiseta verde talla XXXL con cuello redondo. En ese momento tú eres el cliente.

Si compras un automóvil y el vendedor te promete que el modelo color cereza y con cojinería en piel de venado que buscas lo tendrás en tres días y al cabo de ese tiempo vas al concesionario y el mismo vendedor te dice que por la escasez de pigmento rojo y la prohibición de caza al venado, te tiene un carro color azul con cojines de piel de

vaca ¿Cómo te sentirías? ¿Qué pensarías de la seriedad de ese concesionario? En ese momento tú eres el cliente.

Lo anterior para reiterarte que nuestros clientes esperan de nosotros buen diseño y buen servicio. El primero, el buen diseño es completamente indispensable pues sin el, todo este libro podría irse al traste. Si tu propuesta gráfica no “captura” la atención del cliente, jamás pasarás una cuenta de cobro. Y el segundo no es menos importante: no sacas nada con ser muy creativo y atender mal a tus clientes, la labor inicial podría y de hecho se va a la basura. En definitiva diseño y servicio van de

la mano. Muchos profesionales* se sienten inquietos a la hora de entrevistarse con un cliente por no haberse graduado o tener un título de técnico o tecnólogo en lugar de uno profesional. Ante eso tengo que decirte que a lo largo de ya más de 20 años de trabajar como diseñador gráfico independiente, mis clientes nunca me han pedido el diploma de profesional o el acta de grado.

Me han preguntado por mi portafolio, para quién he trabajado y cuanto puede costar el diseño en el que están interesados. A un cliente le interesan los trabajos de tu portafolio y la forma en que te relacionas con él.

* De aquí en adelante llamaré profesional a la persona que aún sin habersegraduado de una carrera de comunicación gráfica hace bien su trabajo.

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¿Qué es un cliente?Un cliente es una persona como

tú (Recuerda el ejemplo de la camiseta y el del automóvil) que a pesar de lo que piensan muchos diseñadores, puede saber bastante de diseño, así como tú puedes no saber nada de confección o mecánica automotriz, pero sabes lo que quieres y los clientes saben lo que quieren. Algunas veces debemos ayudarlos a encontrarlo y aquí es donde creo que los comunicadores gráficos debemos tener algo de detectives o psicólogos.

Hay dos momentos únicos y felices que tenemos con nuestros clientes: primero cuando nos entrevistamos con él para saber que

quiere, si es un logo por ejemplo, debemos preguntar para que va a usarlo, que colores le gustan, que colores no le gustan, cual es su preferencia en cuanto a letras y formas, estudiar un poco su personalidad a través de los objetos que tiene en su oficina.

El segundo es la presentación del boceto, la esencia de nuestro trabajo, con el que ganamos o perdemos la oportunidad de trabajar para él.

¿Qué es un cliente?

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Cuando se habla con un cliente se le debe mirar a los ojos, dedicarle toda nuestra atención en el momento de la entrevista, debemos entender que el cliente si bien representa para nosotros ingresos por el servicio que vamos a prestarle, no es lo que comúnmente se denomina en nuestro medio “El marranito”.

Es una persona (como nosotros) independiente o que representa a una empresa, que tiene una necesidad de comunicación gráfica para vender un producto o servicio y recurre a nosotros (los comunicadores gráficos) para que le demos una solución, en un tiempo estipulado y

con condiciones comerciales establecidas en una cotización.

Si tenemos una cita, la idea es que lleguemos por lo menos 15 minutos antes y abandonemos las disculpas comunes en el medio: “Había un tráfico tremendo”, “Estos no son los colores, es que se dañó la impresora” en fin...

De nosotros espera cumplimiento, creatividad y buen servicio, lo cual no implica servilismo.

Hay dos personas (él y nosotros) que se van a beneficiar mutuamente en una transacción comercial pues le vamos a cobrar por nuestro

servicio. Él nos necesita y nosotros a él. Los dos son igualmente importantes y ninguno le hace un favor al otro, todo esto enmarcado en las reglas de la cortesía humana y el buen trato.

Lo que voy a decirte a continuación puede ser doloroso pero cierto. Al cliente no le interesa si tú no tienes para pagar el transporte para que cumplas la cita con él, tampoco le interesa si has comido el día anterior, así como a ti poco te puede interesar si el vendedor de camisetas no tenía para transportarse hasta su sitio de trabajo, o el vendedor de automóviles no cenó la noche anterior.

¿Qué es un cliente?

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Y no es que el cliente o tú sean inhumanos, a los que no les importe el hambre del otro o las tragedias personales, pero el mundo comercial se desarrolla así, y si a ti no te convence la camiseta o el automóvil, pues te vas a otros almacenes a buscar lo que quieres.

Y si al cliente no le convence el diseñador pues entonces busca a otro, y recuerda que la oferta es generosa.

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el cliente

tiene toda la

razón

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¿Qué imagen quieres proyectar?Si un cliente decide recibirte

para conocer tu empresa de comunicación gráfi ca o te pide que le hagas llegar la información vía correo electrónico, debes tener cosas que son esenciales para mostrar tu imagen como comunicador y de paso dejarle ver tu potencial creativo.

A pesar de toda la tecnología que nos rodea hay una pieza gráfi ca que no ha perdido su fuerza de comunicación y esa es la tarjeta de presentación personal, todas las demás que se te ocurran son refuerzos para ese primer contacto: Tu página web en donde tendrás un portafolio, un plegable, un reel en donde muestres mediante

animación los servicios que ofreces, en fi n...

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Los comunicadores debemos perder el miedo a cobrar por el servicio que prestamos, tan digno e importante como es el del médico o el del abogado.

Si hay personas que nunca estudiaron una carrera como comunicación gráfica o sus afines y cobran por diseñar ¿por qué no lo puedes hacer tú? De aquí en adelante todo lo que diseñes debes cobrarlo, inclusive con pago en especie, con esto quiero decir: Que si por ejemplo diseñas un logo para la tienda de un amigo, pídele que te invite a cine o a almorzar a cambio del diseño. Esto para que te acostumbres a cobrar siempre por tu trabajo.

Lo que no se cobra no se valora

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Lo que no se cobra no se valora

Si hablamos de valorar nuestro trabajo debemos empezar presentando nuestros bocetos de una forma profesional, y sobre todo creativa, al fi n y al cabo por eso es por lo que van a pagar nuestros clientes.

Tómate el trabajo de preguntar a personas que no saben nada del proyecto que desarrollas que ven, si ilustraste un caballo pero la gente ve una lagartija, debes hacer las correcciones necesarias.

Un boceto mediocre, mal presentado y una cotización con vacíos no le brindan seguridad al cliente y se convierten en un arma de doble fi lo que solo te perjudica.

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¡Tú estudias comunicación gráfica, no confusión gráfica!


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Clientes que no sirvenHay algo que debes tener

presente y es que los inicios para todo profesional independiente pueden ser duros, mas esto no debe asustarte o descorazonarte, la dignidad profesional es algo que no puede negociarse y esto va a que puedes encontrarte con competencia desleal cuando entregues una propuesta de diseño y colegas tuyos cobren la mitad o menos de lo que tú has estimado para ese trabajo. En un capítulo posterior intentaré guiarte para que estructures presupuestos convenientes para ti y para tus clientes.

Aquí de nuevo hay que hablar de lo profesional del diseño: Si

para desarrollar un logotipo tú haces una investigación juiciosa y fruto de ello es la propuesta que presentas a tu cliente, pues

este trabajo tiene un valor que es probable que sea más costoso que aquel que cobren ciertos sitios en donde se hace diseño gráfi co

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Clientes que no sirven

tu servicio, más otros si lo harán aduciendo que conocen quién hace tu trabajo más barato. A estos clientes de forma educada pero digna, diles que siempre estarás a sus órdenes y retírate. No te asustes, valora tu trabajo, ya encontrarás quién lo valore también.

No vas a morirte de hambre si sabes trabajar, alégrate de conocer un oficio y busca más y más clientes, tu esfuerzo tendrá recompensa te lo aseguro.

de forma autómata, es decir: si se necesita un logo para una clínica veterinaria, el supuesto diseñador acude a Internet para descargar un logo que se acomode a la necesidad y solo cambia el nombre.

Existen incluso sitios en la web en donde buscas el renglón de actividad económica de tu cliente, ingresas el nombre de la empresa y te arroja como mínimo 10 propuestas. No sé que puedas pensar, para mí eso no es diseñar, es copiar en el sentido más vulgar de la palabra.

Los buenos clientes saben que lo bueno cuesta y ellos no van a regatear demasiado el precio de

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¿Qué necesito para empezar a trabajar?Al hacernos esta pregunta,

las respuestas pueden ser muy diversas, te puedo dar algunas:

• Un computador bien confi gurado y con todos los juguetes.• Conseguir un cliente.• Pasar una cotización.• Saber que quiere el cliente.• Saber que acabados quiere el

cliente en su trabajo.• Levantarme temprano.• Dejarme el pelo largo y tener

pinta de diseñador.• Ser loco.• Ser recreativo (es decir super

creativo)

Bueno sí, pero al mismo tiempo no. Si quieres trabajar legalmente en Colombia lo primero que debes hacer es inscribirte en la DIAN (Dirección de Impuestos Nacionales) para obtener el RUT (Registro Único Tributario) ¿suena algo complicado verdad? Pero no lo es tanto.

A nosotros, los que trabajamos en comunicación gráfi ca tienden a asustarnos ciertos términos y el exceso de números. ¿Quieres asustarte?

Para un matemático esto es sencillo y muy seguramente se burle de nuestro temor a resolver la ecuación. Pero habría que verlo a él diagramando una revista o haciendo una caricatura.

Por eso, si somos profesionales integrales, debemos saber acerca del andamiaje tributario y como resolver problemas matemáticos simples para no perder dinero. Por ello y por cultura general, te invito a que demos un paseo por conceptos necesarios y empecemos por el siguiente.

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http://identidadgeek.com/formula-matematica-del-embellecedor-inmediato-el-alcohol-pues/2009/05/


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Régimen tributarioEs el sistema que permite a la

administración de un país recaudar dinero de sus habitantes para el funcionamiento del estado. Tiene sus orígenes históricos cuando los pueblos conquistadores imponían tributo a los vencidos y este podía consistir en oro, animales, tierras e incluso mujeres y niños.

Los impuestos son tributos que se establecen mediante decretos y permiten entre otras cosas: construcción de obras públicas, educación, salud y sostenimiento de las Fuerzas Armadas para enumerar algunas. En nuestro país existen impuestos nacionales, departamentales, distritales y municipales. Los principales son

el impuesto a la renta, el predial, el de vehículos, el de industria y comercio, avisos y tableros ICA, el impuesto a las ventas también llamado IVA (Impuesto al valor agregado) y el impuesto a los movimientos fi nancieros es decir el cuatro por mil.

También existe el impuesto de timbre, el cual se paga cuando se realizan certifi caciones en documentos públicos o privados por parte de los notarios.

Los encargados de pagar impuestos son las personas naturales y las personas jurídicas.

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Una persona natural es cualquier ciudadano, sin importar su edad sexo o condición social y que posee un patrimonio sea cual sea su valor.

Una persona jurídica es la que está constituida mediante una escritura pública y puede ser unipersonal o ser una sociedad compuesta por varias personas naturales. Estas personas (Las naturales y las jurídicas) son las encargadas de pagar impuestos al estado de acuerdo a las actividades económicas que realicen. El siguiente es un ejemplo de la vida cotidiana: Tú eres una persona natural que va a un almacén a comprar un suéter. Cuando pagas el artículo, el almacén debe

Personas naturales y jurídicasentregarte una factura de compra en donde está especifi cado el precio de la prenda mas el valor del IVA (En nuestro país es del 16%). Si sumas estos dos valores el total es lo que en defi nitiva pagaste. En ese momento el almacén se convierte en recaudador y el dinero del IVA que se retuvo por concepto de esa venta debe consignarlo al estado, junto con el de las otras ventas que realizó en un período de tiempo específi co. Esto se hace en bancos autorizados para hacer este recaudo.

Tomemos ahora el caso de una empresa que vende electrodomésticos, una sociedad anónima que quiere importar

televisores. Al fabricante que está en China deben pagarle el IVA y para legalizar la entrada al país de los televisores, la sociedad debe pagar un impuesto denominado arancel y de esa forma vender sus artículos de forma legal en el mercado colombiano. De acuerdo al monto en dinero de las transacciones comerciales que realicen las personas naturales o jurídicas en el último año o a su patrimonio, el régimen tributario las clasifi ca en régimen común o régimen simplifi cado para que sean contribuyentes del impuesto a las ventas.

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Régimen simplifi cadoSi cumples las siguientes condiciones perteneces al régimen simplifi cado:

• Siobtuvisteingresosenelaño2013queprovengandetuactividad comercial inferiores a $107.364.000.

• Sinocelebrastecontratosporventasdebienesoprestacióndeservicios superiores a $88.575.000 en el año 2013.

• Sienelaño2013elvalordetusconsignacionesbancariastransacciones comerciales no superó los $120.785.000.

• Sitienesmáximounestablecimientodecomercio,oficina,sede,localo negocio donde ejerzas tu actividad comercial.

• Sienelestablecimientonodesarrollasteactividadesbajofranquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que hubiera implicado la explotación de intangibles.

• Quenohayasutilizadolosserviciosaduaneros.

Los valores en pesos se modifi can cada año de acuerdo a la UVT (Unidad de Valor Tributario) y es la DIAN quien la fi ja. Por lo tanto mi consejo es que consultes al inicio de cada año las modifi caciones en el sitio web ofi cial de la DIAN o de la Secretaría de Hacienda de tu distrito o municipio.

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Obligaciones del régimen simplificado RUTRegistro Único Tributario

Lo expide la DIAN y lo necesitas para trabajar legalmente en

Colombia, es gratuito.

NITNúmero de Identificación

TributariaLo expide la cámara de comercio

local cuando te inscribes y debes pagar de acuerdo a tus activos.

RITRegistro de Identificación

TributariaEs el mecanismo de

identificación y clasificación de los contribuyentes al impuesto ICA.

• InscribirseenelRegistroÚnicoTributario(RUT)comoresponsables del régimen simplificado.

• ActualizarlosdatosdelRUT.

• EntregarcopiadecertificadodelRUTdondeconstelainscripciónen el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado que así lo exijan.

• Exhibirenlugarvisiblealpúblicoeldocumentodondeconstela inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.

• DeclararypagarelimpuestodelICAanualmente.Solosielaño2013 obtuviste ingresos superiores a $47.160.000.

• Cumplirconlossistemastécnicosdecontrolquedetermineel Gobierno Nacional.

• Llevarellibrofiscalderegistrodeoperacionesdiarias.

*Información recopilada del sitio web oficial de la DIAN

*http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocument#2.%20%C2%BFQu%C3%A9%20clases%20de%20impuestos%20exist_0

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Régimen comúnSi eres una persona natural y no cumples los requisitos para estar en el régimen simplificado entonces perteneces al régimen común, además sin ninguna excepción todas las personas jurídicas.

Obligaciones del régimen común• InscribirseenelRUTcomoresponsabledel impuesto a las ventas y mantenerlo actualizado.

• Llevarlibrosdecontabilidad(cuandosetrate

de comerciantes).

• Llevarregistroauxiliardelasventas,lascompras, una cuenta mayor y balances cuya denominación será IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR.

• Facturarconelcumplimientodetodoslos requisitos legales.

• RecaudarelIVA.

• Presentarladeclaraciónbimestraldentrodelos

plazos establecidos y pagar.

• Presentardeclaraciónderentaycomplementarios anualmente.

• DiscriminarelimpuestoenlaFactura.

• Conservarinformaciónypruebas

• Informarcesedeactividades.

• EfectuarlaretenciónenlafuenteporIVAcuando realice operaciones con el régimen simplificado.

• Llevarregistroauxiliarycuentacorrientequese denominará IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO.

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Diferencias que nos interesan

Régimen simplificado• NocobraelIVAdel16%sobrelasventas,perosilo paga a sus proveedores.

• Noestáobligadoafacturar,(exceptolostipógrafos que presten el servicio de elaboración de facturas.) Por ello emite una cuenta de cobro a la cual le hacen una retención del impuesto a las ventas por prestación de servicios profesionales.

• Nopresentadeclaracióndeventas.

• Nopresentadeclaraciónderentasalvoquesupere los topes establecidos por la ley.

*Información recopilada del sitio web oficial de la DIAN

Régimen común• CobraelIVAdel16%sobrelasventas.

• Emiteunafactura.

• Presentadeclaracióndeventas.

• Sisuperalostopesestablecidosporlaleydebe presentar declaración de renta.

Para los dos•InscribirseenelRITdentrodelosdosprimeros

meses de inicio de la actividad comercial. Esto debes hacerlo en la Secretaría de Hacienda de tu ciudad.

•InformarelNITencorrespondenciaydocumentos.

•Conservarinformaciónypruebaspor5años.

*http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocument#2.%20%C2%BFQu%C3%A9%20clases%20de%20impuestos%20exist_0

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Recuerda que las personas naturales crean o constituyen a las personas jurídicas, que pueden ser unipersonales como una S.A.S. (Sociedad por Acciones Simplificadas) en donde una sola persona natural es la propietaria, sin embargo al constituir la S.A.S. esta pasa a ser una persona jurídica independiente de la persona natural que la ha iniciado.

A continuación aparece el listado de las sociedades que pueden crearse, las cuales deben ser constituidas mediante escritura notarial pública, si necesitas información acerca de los requisitos de cada una, puedes acceder al sitio web de tu cámara de comercio local.

Tipos de sociedadesSi necesitas

información detallada

para constituir alguna

de las sociedades

enumeradas

anteriormente te

sugiero que consultes

el sitio web de la

Cámara de Comercio

de tu ciudad.

• Sociedad por Acciones -S.A.

• Sociedad por Acciones Simplificadas -S.A.S.

• Sociedad de Responsabilidad Limitada –LTDA

• Sociedad Comanditaria (Simple o por Acciones)

• Sociedad Colectiva

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Retenciones por prestación de servicios profesionalesLa comunicación gráfica es un

servicio profesional y si trabajas como independiente, debes tener en cuenta la Retención en la Fuente que te van a efectuar las empresas para las que trabajes, bien sean personas naturales o jurídicas. La modalidad en la que trabajarías para ellos es el contrato civil por prestación de servicios, donde no tienes una relación laboral con la empresa para la que trabajas y la seguridad social (Salud y pensiones) corre por cuenta tuya.

Esta Retención en la Fuente no es más que un método de recaudo del impuesto a la renta y se efectúa en personas que ganen más de $98.000 al mes. La Retención en la

Fuente se efectuará mensualmente teniendo en cuenta las siguientes tarifas.

Servicios generales: Cuando se efectúa a una persona natural obligada a declarar renta es del 4%, cuando la persona no declara renta será del 6%.

Honorarios profesionales a persona no declarante: En este caso es del 10%.

Honorarios profesionales a personas declarantes: Es decir personas jurídicas será del 11%.

Pero si el contrato que celebras como persona natural y tiene un

valor superior a $ 81.031.500, que es el mismo tope para declarar renta en los asalariados y trabajadores independientes, te harán una retención del 11%.

A esta retención en todos los casos debe sumarse un 1% que corresponde al impuesto de industria y comercio avisos y tableros ICA.

En un capítulo posterior intentaré ayudarte a calcular estas retenciones para que recibas en tus pagos lo que inicialmente tenías planeado ganar.

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¿Para que sirven los costos?

Costos fijos:Son los que te permiten tener la oficina

funcionando, tengas ventas o no y debes desembolsarlos cada mes.

1. Arriendo2. Seguros (Pólizas de cumplimiento)3. Impuestos4. Servicios públicos (Luz, telefonía, agua, etc.)5. Sueldos y seguridad social de empleados.

Costos variables:Son los que debes presupuestar para cada trabajo,

por ejemplo si debes viajar a tomar fotografías para un catálogo, necesitarás un rubro para transporte, eso es un costo variable, revisemos otros ítems a tener en cuenta:

1. Mano de obra ocasional.2. Materiales específicos.3. Impuestos (aranceles, permisos etc.)4. Transporte.5. Comisiones sobre ventas.

Los costos debes asumirlos para alcanzar objetivos, por ejemplo: compras un computador para poder trabajar más ágilmente para tus clientes o un teléfono inteligente con conexión a internet y de esa forma puedes estar al

tanto de los correos electrónicos que te envían. Mediante los costos y su análisis puedes establecer inventarios y planear compras.

Si tu negocio es la impresión digital y el mes pasado debiste

comprar a mitad de mes tintas y sustratos, porque vendiste mucho, entonces puedes planear abastecerte con mayores cantidades para el mes entrante. A continuación te dejo una definición amigable de los costos.

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ten en cuenta

Los costos de tus cotizaciones serán costos variables, pues son específicos

para cada trabajo.

Los costos fijos debes asumirlos,es decir pagarlos vendas tu

servicio o no.

No puedes cobrar tus costos fijos a los clientes, eso encarecería la

cotización.


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La oficina en la era virtualHace unos pocos años, un

profesional de cualquier disciplina debía tener una oficina física para despachar a sus clientes. Es decir, una oficina tradicional con una recepcionista, un mensajero, una persona para oficios varios, etc., esto definitivamente conllevaba a costos fijos como: Arriendos, sueldos, insumos y mobiliario.

Los computadores, internet y los teléfonos inteligentes con sus aplicaciones de videollamada y mensajería, han permitido que nuestros sitios de trabajo se desplacen con nosotros incluso al lugar de vacaciones. Antes los clientes visitaban asiduamente la oficina del diseñador, mas

hoy en día la facilidad de enviar bocetos vía e-mail, realizar video conferencias y así mismo recibir y enviar correcciones, ha agilizado el proceso de diseño haciendo que pasen días, semanas e incluso meses en donde no tenemos contacto presencial con nuestros clientes.

Si trabajas independiente puedes levantarte y acostarte a horarios inusuales. Es más, si quieres puedes diseñar sentado en la comodidad de tu cama con tu computador portátil. ¿Cuales son tus costos fijos si trabajas en tu casa? ¿Qué necesitas para ejercer tu profesión? Hoy tenemos la posibilidad de trabajar con software libre:

Programas, tipografías, imágenes, recursos gráficos y multimedia, etc.

Una de las ventajas que tienen los clientes al trabajar con comunicadores independientes, es que pueden obtener la misma creatividad sin los costos de las agencias de publicidad o diseño.

De esa manera la inversión en equipos y planta física puede ser muy barata, pero insisto en que lo más complicado es ofrecer un servicio integral que comprenda la creatividad y el servicio adecuados, para que nuestros clientes se sientan satisfechos de trabajar con nosotros.

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A los clientes no les interesa en donde

trabajas, sino como trabajas

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El “modus operandi” sugeridoLas anécdotas más frecuentes

entre los comunicadores gráfi cos que inician, son las que tienen que ver con sus primeros trabajos, el no pago de los mismos o el de las pérdidas que recibieron en lugar de las ganancias, así como aquellos bocetos y propuestas que se trabajaron arduamente y no recibieron reconocimiento monetario alguno.

Este “Modus Operandi” que te sugiero me ha dado buenos resultados y ha evitado que pierda mi tiempo, y el tiempo como reza el adagio popular, es dinero. Tú puedes modifi carlo a tu conveniencia.

1. El cliente ve mi portafolio.2. Le envío una cotización.3. Me entrega una orden de compra o servicio y/o anticipo.4. Le muestro bocetos.5. Hago correcciones.6. El cliente me da un BOCETO APROBADO7. Entrega de artes fi nales o material.8. Radico una cuenta de cobro.9. Pago proveedores (Si los hay).10. Disfruto de las ganancias.

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¿Cómo cobrar el diseño?Ya que hemos defi nido

nuestro modo de actuar frente a los clientes, podemos tratar de establecer como cobraremos nuestros servicios profesionales, esto no se trata de una ciencia exacta como las matemáticas, pero vamos a utilizarlas para fi jar el precio de lo que cobramos.

Si ponemos a diez comunicadores gráfi cos a elaborar un presupuesto, los resultados son tan diferentes como los bocetos que presentan y esto se debe al valor que le dan a su trabajo y al costo de realizarlo. Si te fi jas acabamos de utilizar en este párrafo tres conceptos que parecen muy similares, vamos a defi nirlos.

costoEs lo que inviertes para obtener un resultado.

ValorEs lo que cuesta para ti algo que has hecho.

PrecioEs lo que estaría dispuesto a pagar un cliente

por tu trabajo y tú debes fi jarlo.

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¿Como cobrar el diseño?

El problema (Si es que así podemos llamarlo) al cobrar diseño es que estamos cobrando un servicio, por lo tanto un intangible, no podemos medir el diseño por metros o por libras. Debemos establecer parámetros para cobrar a nuestros clientes.

Así el día de mañana le entregues a tu cliente seis pendones impresos, tú no vendes pendones, tú vas a cobrar por el servicio de diseño que le prestaste y a mi me han dado resultado tres métodos que a continuación voy a mostrarte.

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La hora profesional de trabajoVamos a sacar cuentas de cuanto dinero necesitamos si estamos viviendo y trabajando como independientes, para ello voy a poner valores en pesos colombianos al año 2013 de lo que necesitamos para vivir dignamente durante un mes.

vivienda $800.000

alimentación $750.000

servicios $250.000

transporte $360.000

vestuario $200.000

diversión $200.000

salud y

pensiones $120.000

ahorro $200.000

estudio $200.000

imprevistos $200.000

mercado $300.000

total: $3.780.000

desayunoalmuerzo ycena en 30 días

4 autobuses y una carrera mínima de taxien 30 días

Útiles de aseo y comida enla nevera.

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La hora profesional de trabajo

$3.780.000/26=

$145.384.61

Vamos a apróximarlo a $146.000 y así obtenemos el valor de nuestro día profesional de trabajo.

$146.000/8= $18.250

Aproximemos a $19.000 y así obtenemos el valor de nuestra hora profesional de trabajo.

Estimando el tiempo que gastemos para un proyecto podemos determinar el valor del diseño.

Tal vez pienses que algunos costos están desfasados por baratos o por caros, por ejemplo: es probable que no necesites transportarte igual sábados y domingos que entre semana y es probable que no tengas que tocar el dinero de imprevistos, pero permíteme seguir con el ejercicio que no es más que un supuesto para encontrar el valor de nuestro día y hora profesional de trabajo.

Tomemos el valor de $3.780.000 y dividámoslo en 26, vamos a restar los cuatro domingos del mes pues si vamos a trabajar como independientes, lo más probable es que debamos trabajar más duro para alcanzar nuestros objetivos.

Tú si quieres, puedes hacerlo por 22 si es que quieres descansar los sábados o por 30 días si planeas trabajar más duro.

Luego vamos a dividir ese valor en 8 que son el número de horas diarias que se trabajan normalmente.

Hay quién dirá que va a trabajar más horas, pero recuerda que debes alimentarte, dormir, divertirte, etc., esto para que tu trabajo creativo sea más productivo, además estudiosos del comportamiento laboral han establecido que las personas en trabajos formales tienden a perder tiempo, en síntesis asumamos 8 horas de trabajo arduo.

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Como dije anteriormente, tú puedes acomodar tus costos mensuales de acuerdo a lo que necesites, lo anterior es tan solo una guía y de esa forma el valor de tu día y hora profesionales de trabajo pueden ser diferentes a los de otros, sin embargo, si los encareces demasiado puedes no ser competitivo en el mercado.

Pero la utilidad de todo lo anterior es poder asignar precios al trabajo que realizamos, sin embargo como en todo existen sus excepciones que revisaremos más adelante. Tomemos como ejemplo para aplicar lo anterior, el diseño de un plegable a tres cuerpos para el cual el cliente nos suministra textos

e imágenes. ¿Cuánto tiempo te tomaría presentarle una propuesta a tu cliente? Aquí hay que tener en cuenta varios aspectos:

1. Los clientes necesitan todo para ayer (Instantáneo).

2. No puedes decir que entregas una propuesta en una hora o menos.

3. Tómate como mínimo 24 horas para entregar una propuesta de diseño.

En resumidas: necesitamos un día para elaborar la propuesta y presentarla, otro para elaborar correcciones y un día más para

elaborar correcciones de última hora que siempre surgen en el trabajo de diseño o si el cliente nos pide un rediseño de la propuesta inicial.

Es poner un “colchón” de tiempo para no desfasarnos en el proceso, además si le entregamos al cliente una propuesta en menos de un día de trabajo, corremos el riesgo de no investigar lo suficiente y de presentar un boceto mediocre, si esto no es suficiente ¿Qué pensarías de un comunicador que es demasiado rápido? Yo en particular pienso que un trabajo de una hora, vale una hora de trabajo profesional.

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En resumen, el diseño del plegable le costaría al cliente tres días profesionales de trabajo, es decir:

$146.000X3=

$438.000

Sin embargo, hay algo que debemos considerar y es la retención en la fuente que el cliente va a efectuarnos y como mencionamos previamente es del 10% sobre el valor cobrado, pero no olvides que también debe sumarse el 1% del impuesto ICA, por lo tanto la retención final es del 11%.

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La excepción de la identidad corporativaEl método de cobrar el diseño

utilizando la hora profesional de trabajo tiene una excepción y es la identidad corporativa, esta merece un estudio juicioso, no solo para su elaboración sino también para ser presupuestada.

Supongamos que hay dos clientes para los que estás trabajando: Uno es un banco con presencia nacional, que quiere hacer una convención para los gerentes de todas las oficinas y el otro es el dueño de la panadería de tu barrio que necesita el logo para el aviso de su negocio.

Cuando te entrevistas con el Gerente General del banco y estás

regresando a tu casa luego de haber escuchado los conceptos que él quiere transmitir con el logo de la convención, tienes lo que se denomina “el momento creativo”.

En ese momento en tu mente ha surgido el logo, lo has visualizado con formas, colores y la tipografía que te gustaría utilizar, te sientas frente al computador y al cabo de diez minutos el logo pasa del mundo de lo imaginario al mundo real. El tiempo que invertiste tal vez no superó la media hora de trabajo profesional.

Pero si hemos hablado que nuestra hora profesional de trabajo cuesta $19.000 ¿Quién estaría en

sus cabales para cobrar $9.500 al cliente por este diseño?

Al cobrar la identidad corporativa hay que tener en cuenta ciertos aspectos:

1. Que presupuesto tiene el cliente que lo está encargando.

2. ¿Es necesario un manual de manejo correcto de marca?

3. Que aplicaciones va a tener el logo que se diseña.

4. Cuantas de esas aplicaciones voy a diseñar.

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La excepción de la identidad corporativa

Volviendo a nuestro ejemplo del logo para el banco, llegaste a una solución rápida por el ejercicio que tienes de tu profesión, si el matemático que mencionamos anteriormente intenta hacer lo mismo, es muy probable que demore un mes y no produzca una solución interesante para el cliente.

La creatividad no puede medirse en metros o pesarse en libras, surge en momentos inesperados, pero es indiscutible que se debe alimentarla investigando y practicando. Si le muestras el logo al gerente, solo verá una hoja de papel impresa o una diapositiva, si es que haces la presentación en un dispositivo audiovisual, eso no puede costar

mucho si te pones del otro lado del escritorio en el papel del cliente ¿Estarías dispuesto a pagar por esa impresión o esa imagen proyectada $3.780.000 de pesos?

Yo no lo haría. Pero si le presentas a tu cliente un proyecto en el cual entregues no solo el logotipo sino también las aplicaciones del mismo, los usos permitidos y los incorrectos, las tipografías sugeridas y su aplicación en las piezas gráficas necesarias para la convención, entonces $3.780.000 ya no suenan tan absurdos pues son el resultado de un mes de trabajo profesional.

Siendo consecuentes con esta

forma de valorar una identidad gráfica, el logo para la panadería podría costar uno o dos días de trabajo, teniendo en cuenta el presupuesto del cliente y que la aplicación será únicamente el aviso para el negocio.

La calidad del diseño debe ser la misma para los dos clientes. El presupuesto que pueden gastar solo limita la cantidad de aplicaciones que se generen para los clientes.

La creatividad no puede medirse en metros o pesarse en libras, surge en momentos

inesperados.

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Las tarifas y los combosOtras formas que te recomiendo

para cobrar el diseño son las tarifas y los combos. Para implementar las primeras, solo debes crear un listado de piezas gráficas que tus clientes puedan pedir y asignarles un precio, el inconveniente es que no puede estandarizarse el trabajo de diseño, pues todos los requerimientos son diferentes, por ejemplo:

Para el plegable del ejercicio anterior el cliente nos entregaba textos e imágenes ¿Pero qué sucede si para un siguiente trabajo tú debes digitar la información y tomar las fotos? ¿Y si debes desplazarte a un sitio específico para hacerlo? Sin embargo ese inconveniente puede

ser fácilmente resuelto si en tu listado de tarifas pones un texto que aclare que todos los trabajos deben estudiarse previamente para determinar costos variables.

La última modalidad son los combos que pueden estar dentro del listado de tarifas, es decir: Puedes determinar precios para cuando te pidan solo el logo la tarjeta de presentación personal y la hoja de membrete, ese sería el combo 1.

El combo 2 podría ser lo anterior más el diseño de la factura y las remisiones, de ahí en adelante los que determines.

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El IVA cobrado por los proveedoresAlgo que debemos tener

presente al momento de entregar la cotización por escrito, es si el impresor o los proveedores que trabajan para nosotros en el proyecto, nos están entregando precios netos o esos precios ya incluyen el IVA (Impuesto al Valor Agregado)

Veamos este ejemplo:Nuestro cliente además del

diseño del plegable, necesita 1.000 unidades impresas. Tu impresor te entrega una cotización en donde te dice que cuestan

$2.000.000.

Tú colocas el valor del diseño y la impresión en la cotización para el

cliente, es decir$ 2.438.000.Cuando te pagan impresión y

diseño el dinero que recibes es$2.169.820pues te han retenido (11%)$268.180Ahora debes pagarle al impresor

los $2.000.000pero es cuando lees en la

letra pequeña de la cotización del impresor: Estos precios no incluyen IVA.

Por lo tanto al impresor debes cancelarle $2.320.000. El resultado del trabajo es una pérdida de $588.180 pues además de no ganar nada en el trabajo debiste poner de tu bolsillo para pagar al proveedor.

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¿Cómo evitar pérdidas?Es hora de generar los precios

de nuestra cotización. Tomando en cuenta el capítulo anterior podemos decir que el diseño más la impresión es:$2.758.000*

Recuerda que este precio incluye el IVA.

Sin embargo hay que recordar que sobre el precio que se entregue van a efectuar la retención, que en nuestro caso será del 11% y nosotros queremos ganar lo que presupuestamos para el diseño y no ir a pérdidas con la impresión, por lo tanto te sugiero lo siguiente:

Divide el valor total del trabajo por 0.89 es decir:

$2.758.000/0.89=$3.098.876,4044...

Aproximemos el valor a:$3.099.000Este precio es el que vamos a

poner en la cotización.

¿Porqué 0.89?El 100% del valor es lo que tu

presupuestas, si a ese 100% le restas el 11% te queda un 89% y de ahí sale el 0.89. Es cuestión de convertir porcentajes a decimales.

Este método lo aprendí de una muy querida amiga que es Ingeniera Química, quién me explicó que un por ciento es una

comparación en 100. Si se habla de que en 100 manzanas el 15% esta dañado, es porqué 15 manzanas no sirven.

Mira estas conversiones simples:1% es 1 centésimo o 0.0120% es 20 centésimos o 0.2089% es 89 centésimos o 0.89100% es 100 centésimos o 1150% es 150 centésimos o 1.50

Si multiplicas 100 por 0.89 el resultado es 89 pero si divides 100 en 0.89 el resultado es :

112.359,550561797753

Este número contempla la retención en la fuente que nos van a efectuar.

*No olvides este número, a el tenemos que llegar

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Si dividimos un entero por un decimal, el resultado es un número inferior al entero, mas si dividimos un entero por un decimal obtenemos un número mayor al entero y en este caso es lo que necesitamos.

Para nuestra cotización el valor que hemos puesto es:$3.099.000Restemos el 11% de la retención. $340.890

$3.099.000-$340.890=

$2.758.110*

¿Recuerdas que debíamos llegar a $2.758.000? ¡Pues llegamos y hasta nos sobraron $110 pesos!

*Llegamos y fué fácil

¿Qué nos falta? Pagar al proveedor y obtener el dinero por el que diseñamos el plegable:

$2.758.000- $2.320.000= $438.000Esto es lo que queríamos obtener

en un principio ¿Recuerdas el ejercicio de la hora profesional de trabajo?

¿Como evitar pérdidas?

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La compensación por encargarme de procesosComo vimos, debemos

considerar ciertos factores a la hora de entregarle un precio a un cliente en una cotización y estos son la retención en la fuente y el pago a los proveedores (Si los hay) pero sobre todo el IVA que ellos van a cobrarnos.

En este momento del proceso debemos ser claros con nuestros clientes y decirles que si quieren que nos hagamos cargo de procesos diferentes al del diseño y la preprensa digital, esto tiene un costo, pues tú no puedes asumir pérdidas por hacerte cargo de procesos extras, como el de la impresión y la entrega de los mismos.

Debo aclararte que no somos competitivos vendiendo impresión ya que no podemos “Comprar pan para vender pan”

Si cotizáramos un trabajo que conlleva impresión y el cliente recibe dos propuestas, una del impresor y otra nuestra, lo más seguro es que la nuestra sea más costosa en lo que al ítem de impresión se refiere, porque nosotros debemos tener en cuenta la retención en la fuente que nos van a efectuar sobre el valor de esa impresión

Si un impresor nos cobra cierto dinero, nosotros además de tener en cuenta el IVA que

debemos cancelarle y la retención que nos van a efectuar, debemos incrementar el precio para obtener una ganancia del proceso: El desplazarnos hasta el taller de impresión, corregir pruebas de color, información y montajes de prensa, recoger y entregar el material impreso, por mencionar algunas labores que deberíamos realizar.

Yo recomiendo que al valor final de la cotización que ya incluye el IVA y las retenciones, le sumes entre un 15% y un 20% dependiendo de lo dispendioso que sean los procesos. Adicionar al precio más allá de esos porcentajes, sería encarecer demasiado el valor que aparezca en la cotización.

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Por eso no somos competitivos con los impresores, pues si ellos cotizan la impresión directamente al cliente este precio será inferior al que nosotros suministremos, además de la conocida frase “Si imprime con nosotros le obsequiamos el diseño” que utilizan algunos impresores, que le hacen mucho daño a nuestra profesión.

En realidad en el mundo comercial nadie regala nada, ellos dicen regalar el diseño pero lo más probable es que en sus instalaciones labore un comunicador gráfico, el cual está dentro de su nómina y es el encargado de diseñar. Los buenos clientes saben que los impresores imprimen muy

La compensación por encargarme de procesos

bien, pero si quieren calidad y creatividad en el diseño deben recurrir a comunicadores gráficos. Los clientes también están dispuestos a pagar un poco más para que una persona se haga cargo de todo el proceso, pero recuerda que debes aclarar eso con tu cliente.

En síntesis no puedes convertirte en un vendedor de los impresores, es más, si vendes el servicio de impresión, dentro de tu portafolio deberías pactar una comisión por ventas con el impresor o un descuento que te permita ser más competitivo en el momento de entregar tus propuestas, que posteriormente signifique un dinero extra por los procesos de

los cuales te estás haciendo cargo.También recomiendo que si el impresor te da como plazo de entrega de los impresos tres días, tú calcules cinco en la cotización. Otro de los mitos urbanos de nuestra profesión es que los impresores son incumplidos y este si tiene algo de cierto.

Puedes haber realizado una labor de acercamiento al cliente y de diseño muy buena con tu cliente, pero todo eso se puede venir abajo si incumples por que a ti te han incumplido, el “colchón” de tiempo que te sugiero anteriormente para diseñar es muy útil también para la entrega de los trabajos.

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Las ventajas de entregar una cotización

Le da seguridad a mi cliente de haber escogido para desarrollar su trabajo a un profesional organizado.

Permite a la empresa generar órdenes de trabajo o de compra basadas en la cotización entregada.

Establece tiempos de entrega del trabajo, materiales para el trabajo y número de correcciones por parte del cliente y del diseñador, también lo que me comprometo a diseñar y entregar y fija un tiempo de validez de la oferta.

Una cotización debe cerrarse, esto quiere decir no dejar cabos sueltos, por ejemplo: Si no dejas claro que el cliente va a suministrar imágenes y textos y él va a revisar y aprobar los mismos, esto puede ser tomado por otro funcionario de la compañía como que el comunicador va a digitar textos y conseguir imágenes para el trabajo.

Además hay que dejar muy clara la responsabilidad de la aprobación final de la información, direcciones teléfonos, e-mails, páginas web, etc.

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¿Que tener en cuenta para cotizar?

El Cliente:Sus necesidades y presupuesto,

podemos diseñar con la misma calidad y profesionalismo tanto para la lavandería del barrio como para un Banco. Si hablamos de un logo ¿Este va a estar solo en el frente de un local comercial? ¿O va a hacer parte de una campaña a nivel nacional o mundial?

El Contenido:Texto, Imágenes ¿Me las

suministran o debo crearlas?

¿Cuantos bocetos debo presentar?

Si vas a hacerte cargo del proceso de impresión...

Materiales: Tintas (Colores), Sustrato. ¿El

producto es multimedial?

Acabados: Plastificados, tintas

especiales, plegados, troqueles, encuadernados, insertos, etc.

Preprensa:¿Debo entregar originales

digitales, pruebas de color o copias en medios magnéticos? ¿Debo enviar el archivo online? ¿Debo desplazarme al sitio de impresión

para corregir pruebas de color e imposición y aprobar acabados?

¿TENGO DEL CLIENTE UN BOCETO APROBADO ANTES DE IR A PRENSA?

Prensa:¿He escogido el sistema de

impresión adecuado? ¿Me he asesorado de un impresor profesional si es que tengo dudas?

Y finalmente:¿Debo transportar el material

impreso para entregarlo al cliente?

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Haciendo una cotizaciónMuy bien es hora de ofi cializar

nuestro trabajo de elaboración del presupuesto anterior en una cotización, para ello en una hoja de membrete de tu empresa vamos a escribir los datos anteriormente obtenidos para nuestro cliente, si te parece vamos a utilizar el siguiente modelo de una ofi cina de comunicación gráfi ca fi cticia.

Fíjate que en este caso pusimos por separado los precios del diseño y el de la impresión, pues al cliente le interesa tener discriminados esos valores, tuvimos en cuenta el IVA que nos cobra el impresor y a ambos valores los dividimos por 0.89 para compensar la retención en la fuente del 11%.


Haciendo una cotizaciónHaciendo una cotización

Direcciones - Teléfonos fi jo

s y móviles Páginas web - E-mails

Régimen simplifi cado

RUT: ???

NIT: ???

Cotización No: 001

Bogotá, D.C. febrero 30 de 2014

Sres: Empresa Solicitante

Calle 34 No. 15-27 - PBX: 988 22 77

Atn: Sr. Carlos Rodríguez

Gerente de Mercadeo

Respetado Sr: A continuación presento el precio de diseño e impresión que usted

ha solicitado:

ITEM

CANT. VAL UNIT VAL.TOT.

•Diseñopleg

ablede3

cuerpos

tamaño carta abierto a 4x4T

1 $493.000 $493.000

•Impresi

óndeple

gablestam

año

carta cerrado a 4X4T, grafados y

plegados en propalcote de 150 g. 1.000 $2.607.000 $2.607.000

TOTAL: $3.100.000

El cliente suministra textos e imágenes, para iniciar el trabajo es necesaria la orden

de compra. Se entregará un boceto inicial y habrá máximo 3 correcciones. Tiempo

de entrega 3 días hábiles luego de recibida la información. Validez de la cotización

15 días. Cordialmente

Pedro Pérez

Comunicador Gráfi co

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La idea es no dejar cabos sueltos que puedan perjudicar tu trabajo más adelante con el cliente, es decir los malos entendidos: El “yo pensé” o el “como ahí no dice...”

• Número consecutivo de la cotización para tener un referente cuando hables por teléfono o hagas la cuenta de cobro o factura.• Fecha y lugar de la cotización.• Razón social, RUT, NIT y el régimen del impuesto a las ventas al cual perteneces.• El nombre de la persona al que diriges la cotización, su cargo y el departamento al cual pertenece, si es posible dirección y teléfonos de él para fácil contacto.• El ítem cotizado, el valor unitario, la cantidad y el valor total.• La descripción del ítem debe ser lo más clara posible, definiendo tamaños, tipos de papel y

Lo que no debe faltar en una cotización gramajes, acabados: plastificados, encuadernados, cosidos, brillos, grapados, plegados, etc.• Debe describirse si se van a entregar bocetos o machotes impresos y cuantos, si los archivos se van a entregar en medio magnético o van a subirse a una dirección de correo o servidor.• Dejar claras cuales son mis funciones en el proyecto, ¿Solo diseño? ¿Diseño e impresión? ¿Corrección de pruebas de color? ¿Entrega del impreso?• Debe aclararse si el cliente va a entregar textos e imágenes o estos deben ser generados.• Tiempo de validez de la cotización.• Establecer las condiciones comerciales del cliente para el que voy a trabajar, si se maneja anticipo, cual es su porcentaje y el tiempo de entrega del saldo, o si la empresa paga a 30, 60 o 90 días.• Firma y datos de la persona que envía la cotización.

59


Noolvidar lasretenciones


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Jamás debe darse una cotización

verbalmente, hay que tomarse el tiempo para

elaborarla.CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

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La cuenta de cobroCuando tu cliente te entrega la

orden de compra o la orden de servicio, deben estar especifi cadas las condiciones de pago, algunos clientes trabajan a 30 o 60 días, algunos te pagan una vez entregado el trabajo.

Una vez has entregado lo que te encargaron es el momento de pasar una cuenta de cobro, recuerda que como perteneciente al régimen simplifi cado del impuesto a las ventas no estas obligado a facturar, pero si quieres puedes hacerlo.

Y en este documento lo que vamos a hacer es traspasar los datos que nos han aprobado en la cotización, mira el ejemplo siguiente:


La cuenta de cobroLa cuenta de cobro

Direcciones - Teléfonos fi jo

s y móviles Páginas web - E-mails

Régimen simplifi cado

RUT: ???

NIT: ???

CUENTA DE COBRO No: 001

Bogotá, D.C. febrero 30 de 2014

La Empresa Solicitante

Calle 34 No. 15-27 - PBX: 988 22 77

NIT: ???

Debe a: Pedro Pérez la suma de tres millones cien mil pesos por concepto de:

ITEM

CANT. VAL UNIT VAL.TOT.

•Diseñopleg

ablede3

cuerpos

tamaño carta abierto a 4x4T

1 $493.000 $493.000

•Impresi

óndeple

gablestam

año

carta cerrado a 4X4T, grafados y

plegados en propalcote de 150 g. 1.000 $2.607.000 $2.607.000

TOTAL: $3.100.000

Orden de compra No. ???

Cordialmente:

Pedro Pérez

Comunicador Gráfi co

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• Fecha y lugar• Numeración consecutiva• La empresa XXX debe a MMM...• Precio en letras y números• Detalle del trabajo realizado• Relación de la orden de compra• Datos de contacto

¿Qué no debe faltar en una cuenta de cobro?No olvides imprimir el número de copias que solicite tu cliente y que te pongan en una de ellas el recibido con la fecha de radicación:

Por último disfruta de tus ganancias.

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Sobre los derechos de autorSi sigues los pasos sugeridos en

el “Modus Operandi”, no deberías mostrar a tus clientes bocetos antes de que te den un anticipo o te entreguen una orden de compra o servicio, este debe ser el flujo de trabajo a seguir si no quieres tener inconvenientes cuando realizas la labor de investigación y diseño, entregas bocetos y no recibes luego nada a cambio. Lo que se entrega gratis no se paga y también es muy difícil de cobrar.

El trabajo que realizas para tus clientes una vez pagado, puede ser explotado a conveniencia de ellos pues tu lo vendiste. Recuerda que vendiste un servicio. Hay dos tipos de derechos cuando se realiza un

trabajo intelectual bien sea gráfico, multimedial o este sea migrado a diferentes formatos según los conceptos de la transmedia.

Volvamos a poner de ejemplo la realización de un logotipo: cuando entregas el manual de identidad corporativa que diseñaste y te pagan según lo pactado, tú cedes los derechos de explotación a ese cliente.

Esto quiere decir que él puede utilizarlo como bien le plazca, más tú siempre serás el dueño de los derechos morales de ese logo que diseñaste, es decir, tienes derecho a que se te reconozca la paternidad de esa obra como su autor, así

mismo tienes derecho a evitar modificaciones y derivaciones de la misma.

Por ejemplo puedes mostrarlo en tu portafolio profesional como parte de los trabajos que has diseñado. Lo que no puedes hacer es utilizar esa imagen para vendérsela a otro cliente, incluso con modificaciones como cambiar colores o tipografías.

Aquí tengo que hablar de una mala costumbre que hay en nuestro medio, y este tiene que ver con la entrega de los archivos originales a los clientes. Muchos comunicadores gráficos piensan que si entregan esos archivos

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Sobre los derechos de autor

pierden el cliente pues si tienen ya la información, pueden utilizar los servicios de otros comunicadores.

No sé que puedas pensar al respecto pero personalmente mi postura ante esto es que si un comunicador gráfico piensa de esa forma se está subestimando. Está pensando que su trabajo con ese cliente depende de los archivos y no del servicio y la creatividad que puso a sus órdenes.

Es muy probable que el cliente no quiera volver a trabajar contigo y entregue esos archivos a otra persona para que continué trabajando con ellos, eso puede pasar en el mundo comercial.

Pero recuerda que te pagaron por eso que diseñaste y al igual que si compraras un automóvil, tú no estás obligado a hacer las reparaciones mecánicas en el taller del concesionario, tú puedes buscar el centro técnico que más se acomode a tus necesidades y presupuesto.

Personalmente he trabajado con muchos archivos genéricos o universales (PDF) que han sido diseñados en otros países, pero deben adaptarse al contexto colombiano. A esos diseñadores les pagaron su trabajo y ellos cedieron para ese cliente los derechos de explotación de sus obras creativas al comprometerse a trabajar para él.

Mi consejo al respecto es, si quieres, no entregues archivos en los formatos nativos en que diseñaste, entrega archivos PDF de alta resolución que en últimas, es lo que debemos entregar en el caso de los impresos.

Si diseñaste piezas multimediales o sitios web ocurre lo mismo, debes entregarle a tu cliente las obras en los formatos adecuados para que él las use a su conveniencia.

Más recuerda que tú serás dueño de la autoría de esas realizaciones es decir de los derechos morales.

No tenemos la obligación de ser expertos en todas las áreas del

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Sobre los derechos de autor

conocimiento, por ello permíteme sugerirte que si tienes dudas respecto al tema anterior, consultes la página web de la Dirección Nacional de Derechos de Autor en donde pueden guiarte e incluso tiene cursos virtuales sobre derechos de autor.

Un consejo: si el cliente para el que vas a desarrollar un trabajo extenso y costoso te presenta un contrato como condición para iniciar, haz revisar este documento por un abogado de confianza.

Él te explicará claramente tus obligaciones y las implicaciones legales del trabajo que vas a desarrollar y hasta donde van tus

derechos sobre las piezas gráficas que entregues, de igual manera también podrá hacer correcciones y sugerencias sobre el documento.

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Recomendaciones finalestrabaja con proveedores que le

brinden calidad a tu trabajo y a tu cliente.

Para trabajos grandes impresores o proveedores

grandes.

PIENSA EN CAMBIAR TUS EQUIPOS CADA CIERTO TIEMPO Para Ello

Debes Reinvertir.

AhorrA parauna Época de vacas flacas.

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AgradecimientosA Dios, mi madre, mis hijos y mis sobrinas

que me motivan a vivir.

A Luz Piedad Henao por sus comentarios acertados que son luz en momentos de oscuridad.

A la Universidad Minuto de Dios por permitirmeeste espacio de comunicación gráfica.

A William Medellín por encargarme la asignatura de Presupuestos de Producción y Medios pues gracias

a ello sigo aprendiendo mucho.

A las profesoras Catalina Campuzano,Lucía Bohórquez y Sandra Rodríguez

porqué vieron posible esta idea.

A los alumnos de UNIMINUTO pues sus preguntas alimentaron la idea de este libro.

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Bibliografia:

• http://www.gerencie.com/

• https://www.mincomercio.gov.co/mincomercioexterior/publicaciones.php?id=16268

• http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d905257 16c00512a36?OpenDocument

• http://impuestos.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh/impuestos/ica_imp/Informacion_por_ sectores1/quien_debe_pagar_este_impuesto

• http://www.mamutmatematicas.com/lecciones/decimal-tanto-por-ciento.php

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Este libro nace de la pregunta formulada frecuentemente pormis alumnos de Comunicación Grá�ca ¿cuánto puedo cobrar?Está basado en mis experiencias como Diseñador Grá�co independiente. Espero que sea un apoyo para los Comunicadores Grá�cos cuando presenten propuestas a sus clientes.

Hugo Germán Santander Posada

Diseñador Grá�co de la Universidad Nacional de Colombia y Especialistaen Diseño Multimedia de l a Universidad de Los Andes.

Diseñador Grá�co independiente y Docente en la Facultad de Cienciasde la Comunicación de UNIMINUTO.


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Costos para comunicadores gráficos