TRIARII Strategie, Innovatie, Implementatie

1

Ontwikkeling ICT-Monitor Erfgoedsite

Hans ModderECulture, Arnhem10 november 2005

TRIARII

2

ICT monitor erfgoedsite

• Meetinstrument voor functionele kwaliteit (publieksperspectief) van elektronische Front Office van erfgoedinstellingen

– “Meten = weten” tbv kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering

– “Samen leren van elkaar”

• DEN initiatief maar met veld en voor veld• In ontwikkeling -> 1e publieke presentatie

TRIARII

3

Voorgeschiedenis monitor:Quickscan bibliotheeksite

• Bedrijfsplan digitale bibliotheek (04Q1)– LAURENS / VOB– Beschrijving e-activiteiten in PMC’s– Functionele eisen tav diensten en eigenschappen

• Quickscan bibliotheeksite (04Q3-4)– LAURENS / VOB ism div PBCs/OBs en Triarii– (Zelf)evaluatie functionaliteit t/m benchmarking– Inmiddels zo’n 40 OBs gescand -> leerpunten

zowel voor sites als voor bedrijfsplan / PvE

TRIARII

4

QS bibliotheeksite -> Monitor erfgoedsite

• Monitor erfgoedsite? (05Q1)– DEN en Triarii– Combinatie leren in sector / over sectoren

heen?1. Destilleren van een sector overstijgende

perspectief uit QS bibliotheeksite?2. Omzetting “bewezen” enquête-structuur tot

uniform model voor elke sector, maar volgens sector-eigen insteek te detailleren?

TRIARII

5

Concretisering Monitor erfgoedsite

• Definitie monitor (05Q2)– DEN ism veldvertegenwoordiging en Triarii– Uniform activiteitenmodel + plan uitwerking– terugkoppeling met veld (KB, 29 juni 2005)

• DIVA, NMV, Task Forces, VOB, key players• “veelbelovende aanpak”

• Ontwikkeling monitor (05Q3-4)– DEN ism veldvertegenwoordiging en Triarii

TRIARII

6

Uitwerking Algemeen

Bouwstenen monitor erfgoed

1. Enquête sectorspecifiek: jargon, focus, etc.2. Waardering sector & overstijgend (verborgen)3. Rapportage sector & overstijgend

Geïmplementeerd in de vorm van Excel-sheets• Relatief laagdrempelig en wijdverspreid• Eventueel om te zetten in web-applicatie

TRIARII

7

Uitwerking Enquête:Structuur

• Basisgegevens– Karakteristieken instelling en evaluatie

• Diensten– Collectie-gebruiksdiensten (bv catalogus)– Andere gebruiksdiensten (bv onderwijs)– Gebruikondersteunende diensten (bv info)

• Eigenschappen– Website (vooral technische eigenschappen)

TRIARII

8

Uitwerking Enquête:Vragen

• Gesloten: “0” + max. 3 eenduidige opties• Opzet: basis, vinden, detail(s), opmerking

Dienst: Reglementen

Is de dienst beschikbaar via de website van de bibliotheek?

Nee / nvt / onduidelijkJa, reglementen voor toegang tot de bibliotheek

Ja, reglementen voor gebruik van de media en bestanden

Ja, reglementen voor toegang EN voor gebruik

Is een verwijzing naar deze dienst onderdeel van de homepage?

Nee / nvt / niet zo of met vergelijkbaar begrip vermeld op homepage

Ja, via verborgen submenu toegankelijk na muisklik of "mouse over"

Ja, direct zichtbaar als link op homepage of onderdeel primaire navigatie

Ja, dienst zelf is onderdeel van de homepage

Hoeveel muisklikken vanaf homepage tot lezen van de reglementen?

Nvt / 3 of meer 2 1 0 (op homepage)

Zijn de reglementen actueel? Nee / nvt / onduidelijkJa, op basis van achtergrond kennis

Ja, op basis van "actualiserings datum"

Ja, op basis van vermelde periode of "geldig tot"

Opmerking / aanvulling mbt de dienst in het algemeen:

beide onderdeel van één huishoudelijk reglement

TRIARII

9

Uitwerking Waardering:Systematiek Eigenschappen

Eigenschapkwaliteit: Intrinsiek onvergelijkbaar

• Technische FO-aspecten, zoals– Consequentie lay-out– Browser geschiktheid– Zoekmachine indexering

• Individueel gescoord

Score(%): relatief tov eigen maximum = 100%

TRIARII

10

Uitwerking waardering: Systematiek diensten

Dienstkwaliteit: In zekere mate vergelijkbaar

• Diensten (/Product-combinaties), zoals– tav collectie-gebruik: catalogus, bron raadpleging– tav ander gebruik: onderwijs ondersteuning– tav gebruiksondersteuning: reglementen

• Vergelijkbaar mits langs constante meetlat

Meetlatbasis: 4-generatiemodel* -> 0, 20-100%* e-rijpheid organisaties obv e-dienstverlening als geheel (EC,

BZK, PwC, E&Y, etc.)

TRIARII

11

Achtergrond: Theorie4-generatie(groei)model

Generation 2one-way interaction

Generation 3

two-way interaction

Generation 4

transaction

Generation 1informationGeneration 0

not online

Generation 5

service integration

Role of e-service delivery

Deg

ree

of c

han

ge t

o or

gan

isat

ion

enabler transformer

TRIARII

12

Uitwerking Rapportage:Detailrapportages

Alle vragen tbv verschilanalyseA. Eigen scan in woordenB. Scores eigen scan en referentie in cijfers

Te scannen aspect Scan-antwoord voluit Scan score Referentie Scan-Ref

Dienst: Reglementen 73 82 -9Is de dienst beschikbaar via de website van de bibliotheek? Ja, reglementen voor toegang EN voor gebruik 100 96 4

Is een verwijzing naar deze dienst onderdeel van de homepage?Ja, via verborgen submenu toegankelijk na muisklik of "mouse over" 50 0 50

Hoeveel muisklikken vanaf homepage tot lezen van de reglementen? 1 67 0 67Zijn de reglementen actueel? Nee / nvt / onduidelijk 0 67 -67Opmerking / aanvulling mbt de dienst in het algemeen: beide onderdeel van één huishoudelijk reglement

TRIARII

13

Uitwerking Rapportage:Hoofdlijnrapportages

Samenvatting tbv management informatie en positiebepaling

1. Score eigen scan en referentie in cijfers2. Score eigen scan en referentie grafisch

Te scannen aspect Scan score Referentie Scan-Ref

Categorie: Bibliotheek AlgemeenAbsolute score categorie voor de onderscheiden diensten 8 0 8Relatieve score categorie voor de online beschikbare diensten 73 0 73Dienst: Openingstijden 0 0 0Dienst: Locatie-informatie 0 0 0Dienst: Reglementen 73 82 -9Dienst: Tarieven 0 0 0Dienst: Attendering nieuws en actualiteiten 0 0 0Dienst: Digitale Nieuwsbrief 0 0 0Dienst: Klachten- / vragen- /suggestiesformulier 0 0 0Dienst: FAQ-lijst 0 0 0Dienst: Klanttevredenheidsonderzoek 0 0 0

TRIARII

14

Uitwerking Rapportage:Hoofdlijnrapportage grafisch

PMC1: Categorie Bibliotheek Algemeen

-25

0

25

50

75

100TOTAAL absoluut

TOTAAL relatief

Openingstijden

Locatie-informatie

Uitleenreglementen

TarievenAttendering n&a

Digitale nieuwsbrief

KVS-formulier

FAQ-lijst

Tevredenheidsonderzoek

Bibliotheek x (%) Letter BP031 (%)

PMC1: Categorie Bibliotheek Algemeen

-100 -80 -60 -40 -20 0 20 40 60 80 100

TOTAAL absoluut

TOTAAL relatief

Openingstijden

Locatie-informatie

Uitleenreglementen

Tarieven

Attendering n&a

Digitale nieuwsbrief

KVS-formulier

FAQ-lijst

Tevredenheidsonderzoek

Die

nste

n

Score en afwijking tov referentiescore (%)

Bibliotheek x (%) Bibliotheek x (%) - Letter BP031 (%)

TRIARII

15

Gebruik Monitor: Reikwijdte

Monitor erfgoedsite = meetlat (vgl. rolmaat)• Absolute uitkomst zegt niets over goed / minder• Leerpunt zit in relatieve uitkomst oftwel de

vergelijking met een referentie• Leerdoel bepaalt welke referentie relevant is

Niet universeel maar intrinsieke beperkingen• Alleen schijn- en waardeerbare FO-functionaliteit• Gebaseerd op GGD (afwijkingen -> opmerking)• Onmogelijk om overal tegelijk 100% te scoren

TRIARII

16

Gebruik Monitor:Toepassing

Meten (Monitor) -> Vergelijken (Monitor) -> Leren (zelf/samen) -> Verbeteren (zelf)

Zinvolheid van vergelijkingen• VOLLEDIG: tussen websites (Leerdoelstelling?)

– Mn eigen tov relevant gemiddelde / ideale site / eigen– NB tav afwijking: teken meest relevant, grootte minder

• BEPERKT: binnen website op niveau van individuele diensten of categorieën (PMC’s)

– WEL: relatieve kwaliteit– NIET: complexiteit

TRIARII

17

Hoe verder:Korte termijn

• Afronden Monitor Erfgoedsite in 3 versies– Detailversie Openbare Bibiotheken obv Quickscan– Algemenere versies, tav collectie, Musea en Archieven

• ~15/12: test met Musea en Archieven– Validatie en oplevering basisversies

• Optie: detailleren collectievragen Musea, Archieven

• Monitor toepassen op erfgoedsites

• Analyseren, leren en verbeteren van sites

TRIARII

18

Hoe verder:Langere termijn

• Leren van scan issues, trends etc. en verbeteren basisversies erfgoedsite monitor

• Uitbreiden monitor erfgoedsite richting implementatie-aspecten, mn. tav gebruiks-vriendelijkheid (zodra opties kwantificeerbaar)

• Ontwikkeling complementaire Back-Office monitor (integraal vs symptoombestrijding; FO: kwaliteitsvoordelen -> BO: kostenvoordelen)