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FACULTE des Sciences Economiques Master 2 Management de L’entreprise Innovante Description générale des principaux rôles du bureau d'association 2MI et de ses membres

Description principaux rôles d'un bureau d'association

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Un exemple des rôles que nous nous sommes attribués à la reprise de l'association. A vous de faire vivre l'association. http://www.asso2mi.fr

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Page 1: Description principaux rôles d'un bureau d'association

FACULTE des Sciences EconomiquesMaster 2 Management de L’entreprise Innovante

Description générale des principaux rôles du bureau d'association 2MI et de ses membres

Page 2: Description principaux rôles d'un bureau d'association

Il n'y a pas d'organisation obligatoire d'une association, mais la plupart d'entre elles possède un comité de direction souvent appelé « Bureau ». Il se compose d'un nombre limité (3 à 10 environ) de membres de l'association et exerce un pouvoir de prise de décision restreint ainsi qu'un pouvoir d'exécution large. Par comparaison avec un Etat, le Bureau serait l'organe exécutif, l'Assemblée générale serait l'organe législatif.Il est d'usage que chaque membre du Bureau ait un poste déterminé, même s'il n'y a pas d'obligation légale concernant l'organisation de ce bureau. Par contre, comme vous l’avez compris un embryon

d'organisation est donné par les statuts de l'association. Ainsi nous avons élu quatre postes considérés comme fondamentaux pour la continuité de 2MI. Cette association rend plus dynamique notre Master et nous apprend à prendre des responsabilités, à nous investir collectivement comme dans une entreprise à quelques choses près.

Le président : Le vice-président : Le trésorier : Secrétaire :

Par la suite voici un rapide descriptif des rôles communément utilisés dans diverses associations (en France du moins). Il convient d'ajouter deux remarques importantes:

Les tâches liées à un poste dépendent très largement de ce que la(les) personne(s) responsable(s) fait (font) volontiers comme activité(s). Ces descriptions sont donc des pistes, chacun devra trouver un équilibre entre ses objectifs, ses envies, et les autres membres de l’association.

L'ensemble des profils des postes contenus dans un Bureau dépend presque entièrement de l'activité de l'organisation. Cette liste n'a donc rien d'exhaustif, au contraire, de la bonne adaptation du Bureau au profil de l'association peut dépendre la réussite du (des) projet(s).

Dans la liste suivante, les postes marqués d'un astérisque sont ceux existant actuellement.

Le Président*Le Président préside le bureau et décide de manière collégiale la politique à suivre et les moyens correspondant à mettre en œuvre. Il doit donc s'efforcer à avoir une vue d'ensemble du présent et de l'avenir de l'association, et doit essayer de développer un vrai projet pour elle. Il dirige les réunions du Bureau en décidant l'ordre du jour.Le Président est dans l'association le responsable de l'activité du Bureau, il est dans la société le responsable de l'activité de l'association. A défaut d'être légale pour une association, cette responsabilité est du moins morale. Le comportement du Président a valeur d'exemple d'entraînement (« L'exemple n'est pas le meilleur moyen d'entraîner une équipe»).

Description générale des principaux rôles du bureau

d'association 2MI et de ses

membres

Page 3: Description principaux rôles d'un bureau d'association

Ainsi en fin d'exercice, un président présente en assemblée générale un bilan dit « Bilan moral » de son mandat. En tant que représentant de l'association le président est l'interlocuteur des différents acteurs en contact avec l'association.

Le Vice-Président*Le Vice-Président est le suppléant et l'assistant du Président. Il partage avec lui la responsabilité et les tâches de Président. En cas d'indisponibilité du Président, il le remplace entièrement dans toutes ses fonctions.

Le Trésorier*Le Trésorier est le responsable de la situation financière de l'association. Il tient ou fait tenir les comptes (recettes, dépenses, émission et réception de factures,...), établit le bilan financier de son mandat. Il est responsable de toutes les transactions financières, et il est donc acteur de tous les projets intervenant sur la situation comptable de l'association (achats, ventes,...). Avec le Président et le Vice-Président il est le seul dont la signature engage financièrement l'association (si précisé dans les statuts ou dans le règlement interne)

Le Secrétaire* (Général, ou Secrétaire tout court)Le Secrétaire tient registre des décisions du Bureau et, de manière générale, de toute l'activité de l'association. Il établit les comptes rendus des réunions du Bureau. Il est le nœud de communication (interne) de l'association et sert souvent d'intermédiaires entre différentes équipes sur différents projets de l'association.

Nous aurons besoin d’un Responsable Evénementiel (poste multiple)Le Responsable Evénementiel est responsable de l'organisation et du bon déroulement d'un événement décidé par le Bureau et l’ensemble des membres. Il est donc « chef de projet » et conçoit, prévoit, organise, contacte, supervise tout ce qui touche à ce projet. Un ou plusieurs responsables peuvent être nommés pour un même événement.Ils peuvent être entourés et aidés par une équipe de membres de l'association. Dans ce cas leResponsable redistribue au sein de l'équipe de ce projet, différents postes. Le secteur qui regroupe la majeure partie des membres est souvent celui lié aux événements à organiser. En fonction des événements, il faut créer les postes correspondants.

Exemple: Pour organiser une soirée étudiante on pourrait avoir les postes suivants :Sponsors, Marketing, Logistique, Staff, Sécurité, Edition (conception impression et distribution du matériel publicitaire), Trésorier, Secrétaire pour le projet…

Nous nous occuperons dans le bureau de ce qui concerne la partie Responsable Informatique pour superviser la commande.Le Responsable Informatique assure la gestion de l'aspect informatique de l'association. En fonction de l'activité de l'association son rôle peut se réduire aux aspects suivants:

Maintenance des « bases de données » de l'association (liste des membres, budget,...) Gestion des outils de communication de l'association (site internet, liste de courriels,...) Respect des lois «Informatique et Liberté » sur la conservation des données

Il ne nous reste plus qu’à créer des équipes de projets selon les propositions de tous…