Diagnóstico del Archivo Central del SENA, Regional Tolima, Centro de Comercio y Servicios

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INFORME DE ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO DE ARCHIVO DEL SENA REGIONAL TOLIMA

TANIA IVETH GUATAVITA MANRIQUE EDNA VIVIANA AGUILAR SÁNCHEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA 681913 IBAGUÉ, TOLIMA

2014

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DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DEL SENA REGIONAL TOLIMA

EDNA VIVIANA AGUILAR SÁNCHEZ TANIA IVETH GUATAVITA MANRIQUE

Informe para identificar y evaluar las condiciones de la infraestructura de los archivos

Jorge Armando Varela Rendón Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS, TOLIMA

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL 2014

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Nota de aceptación: _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________

_____________________________ Firma del presidente del jurado

_____________________________

Firma del jurado

Ibagué, 22 de Agosto de 2014

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DEDICATORIA Dedicándolo primeramente a Dios que fue el creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar, de igual forma, a mis Padres, a quien le debo toda mi vida, les agradezco el cariño y su comprensión, quienes han sabido formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino. A mis compañeros e instructores, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría que me transmiten en el desarrollo de mi formación profesional integral, en especial al instructor Jorge Varela, por guiarme en el desarrollo de esta actividad y así llegar a la culminación de ella.

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AGRADECIMIENTOS Agradecer especialmente al Instructor Jorge Varela por servirnos como instrumento de ayuda en la realización del informe, a los funcionarios por la colaboración prestada respecto a dudas sobre la administración del archivo, y a mis compañeros de formación por la colaboración, paciencia, apoyo y sobre todo por esa gran confianza que nos brindan, por escucharnos y aconsejarnos siempre.

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TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO .......................................................................................................................................... 10

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 15

1. OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 16

1.1 Objetivo General ..................................................................................................................... 16

1.2 Objetivos Específicos ............................................................................................................... 16

2. RESEÑA HISTÓRICA ....................................................................................................................... 17

3. METODOLOGÍA DE DIAGNOSTICO ................................................................................................ 19

4. IDENTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 20

5. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO ..................................................................................... 22

5.1 El Archivo ................................................................................................................................ 23

5.2 Instalaciones del Depósito ...................................................................................................... 23

6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................................................ 32

6.1 Aspectos Archivísticos ............................................................................................................. 33

6.2 Preservación Documental ....................................................................................................... 34

6.3 Aspectos Archivísticos ............................................................................................................. 34

6.5 Preservación Documental ....................................................................................................... 35

6.6 Análisis de la Muestra de los Depósitos del Archivo Central .................................................. 35

6.6.1 Análisis deposito uno ....................................................................................................... 35

6.6.2 Análisis deposito dos ........................................................................................................ 40

6.6.3 Análisis deposito tres ....................................................................................................... 45

6.6.4 Análisis deposito cuatro ................................................................................................... 50

6.6.5 Total de muestras depósitos archivo central ................................................................... 54

Tabla 13 Total de los depósitos SENA ............................................................................................... 54

7. CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 56

8. RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 57

9. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................ 59

ANEXOS ............................................................................................................................................. 60

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Porcentaje factor de Riesgo Biológico ........................................................................ 35

Tabla 2. Porcentaje factor de Riesgo Químico .......................................................................... 36

Tabla 3 Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno ................................................ 37



Tabla 6. Porcentaje factor de Riesgo Físico .............................................................................. 42




Tabla 10. Porcentaje factor de Riesgo Biológico ...................................................................... 50

Tabla 11. Porcentaje factor de Riesgo Químico ........................................................................ 51

Tabla 12. Porcentaje factor de Riesgo Físico ............................................................................ 52

Tabla 13 Total de los depósitos SENA ....................................................................................... 54

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Ubicación del SENA Centro de Comercio y Servicios .............................................. 22

Figura 2 Deposito uno del Archivo central del SENA. .............................................................. 24

Figura 3 Condiciones ambientales de ventilación ..................................................................... 25

Figura 4 Estantería deposito uno. ............................................................................................... 26

Figura 5 planos sin almacenar deposito uno ............................................................................. 27

Figura 6 Mala adecuación de ventanas en el deposito uno .................................................... 28

Figura 7. Luz incandescente deposito uno ................................................................................ 29

Figura 8 Plano deposito dos. ........................................................................................................ 29

Figura 9 Estantería deposito dos ................................................................................................. 30

Figura 10 depósito cuatro del Archivo central del SENA ......................................................... 30

Figura 11 Plano del depósito cuatro del Archivo central del SENA. ...................................... 31

Figura 12 Planoteca deposito uno. .............................................................................................. 32

Figura 13 Factor de alteración riesgo biológico deposito uno................................................. 36

Figura 14 Factor de alteración químico deposito uno .............................................................. 37

Figura 15 Factor de alteración físico deposito uno. .................................................................. 38

Figura 16 Factor de alteración físico deposito uno ................................................................... 38

Figura 17 Factor de alteración biológico deposito dos ............................................................. 40

Figura 18 Factor de alteración químico deposito dos .............................................................. 42

Figura 19 Factor de alteración físico deposito dos ................................................................... 43

Figura 20 Factor de alteración físico deposito dos ................................................................... 43

Figura 21 Factor de alteración biológico deposito tres ............................................................ 45

Figura 22 Factor de alteración químico deposito tres .............................................................. 46

Figura 23 Factor de alteración físico deposito tres ................................................................... 48

Figura 24 Factor de alteración físico deposito tres ................................................................... 48

Figura 25 Factor de alteración biológico deposito cuatro. ....................................................... 50

Figura 26 Estadística total de los depósitos del Archivo Central ............................................ 55

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LISTA DE ANEXOS ANEXO A Factor de Riesgo salud y seguridad laboral .......................................... 60

ANEXO B Ficha técnica deposito uno ................................................................... 61

ANEXO C Ficha técnica deposito dos ................................................................... 62

ANEXO D Ficha técnica deposito cuatro. .............................................................. 64

ANEXO E (Continuación) ....................................................................................... 65

ANEXO F Formatos de diagnóstico SENA ............................................................ 65

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GLOSARIO ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. ACERVO: conjunto de bienes o valores morales o culturales que pertenecen a un grupo, región o país. ALMACENAMIENTO: es un estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo. Dado que una unidad de disco, o de hecho cualquier memoria solo puede almacenar en los bits, la computadora debe tener alguna manera de convertir la gran información a ceros, unos y viceversa. Hay diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de información. Sin embargo, dentro de cada tipo de formato, por ejemplo documentos de un procesador de texto, habrá normalmente varios formatos diferentes, a veces en competencia. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. BALDA: tabla o lámina horizontal que se coloca en una pared, dentro de un armario o en una estantería y sirve para colocar objetos sobre ella. CANTO O FILO: corte, arista o borde de la documentación. CERRAMIENTO: cosa que cierra o tapa cualquier abertura, conducto o paso. CINTAS MAGNÉTICAS: la cinta magnética es un tipo de medio o soporte de almacenamiento de datos que se graba en pistas sobre una banda plástica con un material magnetizado, generalmente óxido de hierro o algún cromato. CONDICIONES AMBIENTALES: La exposición a las condiciones ambientales de los lugares de trabajo no debe suponer un riesgo para la seguridad y la salud de los trabajadores. Asimismo, y en la medida de lo posible, las condiciones ambientales de los lugares de trabajo no deben constituir una fuente de incomodidad o molestia para los trabajadores. A tal efecto, deberán evitarse las temperaturas y las humedades extremas, los cambios bruscos de temperatura. CONSERVACIÓN: Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en

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archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos. Corrientes de aire molestas, los olores desagradables, la irradiación excesiva y, en particular, la radiación solar a través de ventanas, luces o tabiques acristalados. DEPOSITO: es un contrato mediante el cual el depositante cede la tenencia de una cosa al depositario para que se encargue de custodiarla, debiendo éste restituirla cuando el depositante la reclame. Es un contrato real, bilateral imperfecto, gratuito, de derecho de gentes, de buena fe y no traslativo de dominio ni de posesión. DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. DIAGNOSTICO: al análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué es lo que está pasando. DOCUMENTACIÓN: como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de información, que proporciona información algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. EL HUMIDIFICADOR: es un aparato que sirve para aumentar la humedad del ambiente en una habitación. ESTADÍSTICA: es una ciencia formal y una herramienta que estudia el uso y los análisis provenientes de una muestra representativa de datos, busca explicar las correlaciones y dependencias de un fenómeno físico o natural, de ocurrencia en forma aleatoria o condicional. ESTANTERÍA: es un mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar libros, o en general; cosas. EVALUAR: Analizar una cosa para determinar su valor, importancia o trascendencia, la eficacia. FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos

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aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. FICHA TÉCNICA: es un documento en forma de sumario que contiene la descripción de las características de un objeto, material, proceso o programa de manera detallada. Los contenidos varían dependiendo del producto, servicio o entidad descrita, pero en general suele contener datos como el nombre, características físicas, el modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y especificaciones técnicas. FORMATO: es un estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo. Dado que una unidad de disco, o de hecho cualquier memoria solo puede almacenar en los bits, la computadora debe tener alguna manera de convertir la gran información a ceros, unos y viceversa. Hay diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de información. Sin embargo, dentro de cada tipo de formato, por ejemplo documentos de un procesador de texto, habrá normalmente varios formatos diferentes, a veces en competencia. FUENTE BIBLIOGRÁFICA: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. HUMEDAD RELATIVA: la cantidad de vapor de agua contenida en el aire IGNÍFUGO: que protege contra el fuego. INFORME: es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado. INFRAESTRUCTURA: aquella realización humana diseñada y dirigida por profesionales de Arquitectura, Ingeniería Civil, Urbanistas, etc., que sirven de soporte para el desarrollo de otras actividades y su funcionamiento, necesario en la organización estructural de las ciudades y empresas. LUZ INCANDESCENTE: elemento emisor de luz constituido por un filamento en alto vacío.

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MEDICIÓN LINEAL: estimación comparativa de la longitud ocupada por la documentación ubicada de filo o canto. MEDICIÓN: es un proceso básico de la ciencia que consiste en comparar un patrón seleccionado con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se desea medir para ver. MICROFILM: es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. MICROFILMACIÓN: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. ORGANIZACIÓN: son estructuras sociales creadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas interrelaciones que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Sociología, la Economía y la Psicología. PLANOTECA: tienen un diseño práctico para la consulta y manejo de los planos. Con almacenamiento individual, que permite codificar y manejar cada plano por separado. RECOLECCIÓN DE DATOS: se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos. REPROGRAFÍA: La reprografía es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia o fotografía. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. TRD: (Tabla de Retención Documental) constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

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UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad Archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un tomo1. VALOR DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

1 Archivo General de la nación. (1546). Política archivística. “Banco terminológico”. Recuperado de

http://www.archivogeneral.gov.co/.

http://www.archivogeneral.gov.co/

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INTRODUCCIÓN Con el siguiente informe se pretende evaluar en el SENA Centro de Comercio y Servicios, el estado del archivo, las condiciones de la documentación y la estructura física, estableciendo los factores que afectan el archivo, colocando en riesgo la documentación.

Para ello se planean unas estrategias basadas en el diagnóstico de los depósitos, determinando los elementos que tienen impacto en los bienes documentales. Por lo tanto se genera un plan enfocado en el análisis del diagnóstico para la conservación de los documentos, con la ayuda de funcionarios, instructores y aprendices. Adelantando acciones para controlar y corregir el deterioro que ha tenido el archivo, la mala adecuación en los lugares de almacenamiento, infraestructura entre otros aspectos.

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1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

Evaluar la documentación, los factores de riesgo, la infraestructura y los procesos administrativos para fomentar medidas preventivas y correctivas de deterioro en el archivo por la acción de la humedad, fuego y aire evadiendo su pérdida.

1.2 Objetivos Específicos

Identificar y caracterizar la infraestructura y las condiciones medioambientales de los archivos.

Evaluar los factores de riesgo de la documentación.

Contribuir y proponer mejoras para el mobiliario de los depósitos del archivo.

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2. RESEÑA HISTÓRICA Transcurría el año 1957 cuando Rodolfo Martínez Tono se embarcó en el sueño que se convertiría en la que sería la obra de su vida. Ese sueño, recogía, en parte, un anhelo de las clases trabajadores, quienes algunos años antes, a través de las organizaciones sociales constituidas en ese entonces, como la UTC y la CTC, plantearon la necesidad de que el país contara con un instituto de enseñanza laboral técnica, a estilo SENA del Brasil. En una conversación, a la orilla del lago Leman, en Suiza, con Francis Blanchard, director de la División de Formación, de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), se planteó la posibilidad de crear una organización descentralizada del Estado y con financiación autónoma. El proyecto tomó forma en la mente de Martínez, quien lo expuso ante el entonces Ministro de Trabajo, Raimundo Emiliani Román. La iniciativa, defendida en un intenso debate ante el Consejo de Ministros y revisada por un comité asesor, fue aprobada. Así, el SENA nació durante el Gobierno de la Junta Militar, posterior a la renuncia del General Gustavo Rojas Pinilla, mediante el Decreto-Ley 118, del 21 de junio de 1957. Sus funciones, definidas en el Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, eran brindar formación profesional a los trabajadores, jóvenes y adultos de la industria, el comercio, la agricultura, la minería y la ganadería. Así mismo, su fin era proporcionar instrucción técnica al empleado, formación acelerada para los adultos y ayudarles a los empleadores y trabajadores a establecer un sistema nacional de aprendizaje. Además, organizar y mantener la enseñanza teórica y práctica relacionada con diferentes oficios; seleccionar los candidatos al aprendizaje; realizar cursos complementarios de preparación, perfeccionamiento y adiestramiento para trabajadores técnicos; y contribuir con el desarrollo de investigaciones relacionadas con la organización científica, entre otras. La entidad tripartita, en la cual participarían trabajadores, empleadores y Gobierno, se llamó Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y surgió en el momento indicado. La industria pretendía conquistar nuevos mercados y necesitaba más trabajadores y mejor calificados, métodos modernos y cambios drásticos en la productividad.

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El nombre, SENA, lo escogió Martínez Tono, quien admiraba el río Sena que cruza a París, la ciudad luz, capital de Francia, donde estudió aspectos relacionados con la formación profesional. Antes de cumplir 30 años, Rodolfo Martínez, convirtió su tesis de grado, "La Formación Profesional en el Marco de una Política de Empleo", en el SENA, institución a la cual estuvo vinculado durante 17 años, desde su creación en 1957, hasta el cambio de dirección propuesto por el presidente Alfonso López Michelsen en 1974. Estaba convencido de que sin capacitación del talento humano no habría desarrollo. Por eso aprovechó las becas de la OIT. Para conocer las experiencias en formación profesional acelerada implementadas en Europa después de la Segunda Guerra Mundial y el apoyo de ese organismo con expertos que vinieron a Colombia. La institución que Rodolfo Martínez Tono dirigió con “mano dura” y manteniendo a raya la politiquería, ofreció instrucción calificada al talento humano para enfrentar los retos propios de una industria en crecimiento. Por ello, desde el principio, su influencia fue notoria. La naciente entidad no solo formaba técnicos, sino también empresarios y promovía las pequeñas y medianas empresas2.

2Sena Regional Tolima. (2014). Reseña Histórica. Recuperado de

http://mgiportal.sena.edu.co/Portal/El+SENA/Historia/

http://mgiportal.sena.edu.co/Portal/El+SENA/Historia/

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3. METODOLOGÍA DE DIAGNOSTICO La elaboración del diagnóstico se realizó con base a lo establecido por el Archivo General de la Nación EN: “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos”3siguiendo los procesos de evaluación. Se inició la medición de los depósitos de los archivos del SENA midiendo las carpetas de canto a filo teniendo y cajas en metros lineales en cuenta lo establecido en la norma técnica colombiana 50294. De acuerdo con la recolección de datos se hizo la ficha técnica diligenciando la información solicitada como: Nombre de la entidad, Número de depósitos, y los datos de las mediciones en metros lineales, área proyectada, metros cúbicos y peso en toneladas y por último el esquema del depósito asignado. Seguido de tener esta información se ajustaron los instrumentos para la recolección de datos de acuerdo a las necesidades del archivo dándole prioridad los tres aspectos fundamentales que son: la identificación del archivo, infraestructura física y características de la documentación. Luego de realizar el diseño de los formatos, acudimos a entrevistar al personal encargado del archivo en donde cierta parte de la información plasmada en los formatos de diagnóstico fue suministrada por personal que labora en los depósitos, teniendo en cuenta el amplio conocimientos con respecto a la labor que se realiza en el campo de la Gestión documental fue de gran ayuda para profundizar en las condiciones ambientales en que se encontraba la documentación. Culminada la recolección de datos se realizó el muestreo sacando el 10% el cual equivale a 667 muestras con el fin de identificar el estado de conservación de la documentación teniendo en cuenta los factores ambientales que ponen en riesgo el acervo documental evidenciándose manchas, hongos, desgarros, roturas, fragilidad Etc., para esta recolección de datos se implementó el muestreo aleatorio: “los cuales se consignan en tablas en los libros de estadística. Esto implica que exista una numeración de las unidades que conforman el acervo documental.5

3 JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C.: Imprenta

Nacional de Colombia.2003.ISBN 958-9298-96-6 4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN .Medición de

Archivos.NTC5029.Bogota D.C.: Icontec, 2004.5 p. 5 JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto. Principios de Tipo Estadístico, Muestra. EN: Pautas para diagnóstico

integral de archivos. Bogotá D.C. 2003. P.44.

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4. IDENTIFICACIÓN La misión del SENA es cumplir con la función que le corresponde al estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la corporación y desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan en el desarrollo social, económico y tecnológico del país. El servicio nacional de aprendizaje SENA se creó el 21 de junio de 1957 mediante el acto legal del Decreto 164 del 6 de agosto de 1957, perteneciendo al ministerio de trabajo y haciendo parte de la rama ejecutiva; la regional Tolima está conformada por tres centros: centro agropecuario, centro de industria y confección, centro de comercio y servicios, su Director es Félix Ramón Triana quien lleva 10 años ejerciendo el cargo. El Centro de Comercio y Servicios se encuentra ubicada en la carrera 4a estadio calle 44 avenida ferrocarril, en el municipio de Ibagué; la documentación que se produce en esta entidad se encuentra almacenada en el archivo central, el sistema de archivo es satelital y consta de cuatro depósitos asignados para almacenar documentos que produce cada dependencia en función de las actividades correspondientes. 4.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS El jefe de archivo es representado por personal administrativo y un representante por parte de los instructores que recibe el cargo como coordinador de apoyo administrativo mixto, el cual desempeña funciones tales como: coordinar actividades en el archivo central y proyectos, así como se afirma en el artículo 16 de la ley 594 de 2000 “las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de servicios archivísticos” 6. Los funcionarios que laboran en el archivo cuentan con capacitaciones que ofrece el SENA, cumpliendo el Articulo 18 de la Ley 594 de 2000“las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor”7; de igual forma cuentan con un organigrama en donde se evidencia la división de los archivos los cuales están bajo responsabilidad del jefe de archivo, así mismo con el manual de gestión

6 LEY 594 DE 2000.Administracion de archivos, Titulo IV. Artículo 16.Obligaciones de los funcionarios a cuyo

cargo estén los archivos de las entidades públicas.P.5 7 LEY 594 DE 2000.Administracion de archivos, Titulo IV. Artículo 18.Capacitacion para los funcionarios de

archivo.P.6

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documental teniendo en cuenta que este debe ejecutarse dentro del archivo, por otra parte en el SENA se evidencian las tablas de retención documental dando cumplimiento a lo que se establece en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, “será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”8.

4.2 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO El archivo del SENA cumple lo establecido en el artículo 27 de la Ley 594 de 2000, “Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o ley”9, prestando el servicio interno y externo de consulta y asesoría a instructores, aprendices y demás personas. Por otra Parte los depósitos de archivo del SENA presta servicios como la microfilmación, digitalización, consulta, fotocopia y se brindan asesorías por parte de los funcionarios de acuerdo a las necesidades de la persona que requiera solicitar información. Para el préstamo de documentos se debe diligenciar un formato “FICHA O GUÍA DE AFUERA” llenando los espacios con nombre del documento, numero de folios, nombre del usuario, fecha de retiro y fecha de devolución, la cual debe ubicarse en el lugar de donde fueron sacados los documentos10.

8 LEY 594 DE 2000.Gestion de Documentos, Titulo V. Artículo 24.Obligatoriedad de las Tablas de Retención

Documental .P.7 9 LEY 594 DE 2000.Acceso y consulta de los Documentos, Titulo VI. Artículo 27.Acceso y consulta de

documentos.P.7 10

guía para los procesos de gestión documental en las oficinas del SENA a nivel nacional.(2012) consulta y préstamo de documentos .Recuperado De:http://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/guia-basica-para-la-gestion-documental-en-todas-las-dependencias.pdf.

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/guia-basica-para-la-gestion-documental-en-todas-las-dependencias.pdf

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/guia-basica-para-la-gestion-documental-en-todas-las-dependencias.pdf

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5. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO En 1968 se construyó como idea original la bodega para almacenar material de construcción; que luego se convirtió en el centro de comercio y servicios SENA y que actualmente se encuentra construido en concreto, pisos esmaltados, sus ventanas y puertas están hechas en material metálico maderas y vidrio. De acuerdo con lo establecido en el Artículo 5 del acuerdo 049 de 2000 los depósitos no cumplen con las condiciones ambientales de humedad y temperatura ya que el promedio debe ser de 15 a 20°c11.Geográficamente se encuentra ubicado; al norte con Cortolima, sur con la universidad del Tolima, oriente la cruz roja y occidente con las piscinas olímpicas.

Figura 1 Ubicación del SENA Centro de Comercio y Servicios

En la edificación de tres de los cuatro depósitos se encuentran ubicados debajo del auditorio, excepto que el depósito uno está debajo de las escaleras, en el cual se encuentra la planoteca, el depósito de archivo número cuatro se encuentra cerca al parqueadero y la ubicación no es la correcta tal como se afirma en el Artículo 2 del acuerdo 049 “la edificación debe tener en cuenta los siguientes

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JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5 EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.75

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aspectos: características de terreno sin riesgo de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad”12. Por Consiguiente el estado del inmueble es regular, ya que las pinturas de las paredes están deterioradas y tienen humedad, lo cual puede afectar el acervo documental que allí se almacena.

5.1 El Archivo

El Archivo Central ocupa el primer nivel que contiene 4 depósitos, estos están adecuados pero no son suficientes, según el acuerdo 049 de 2000, la edificación debe contar con un espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento, según esto los depósitos no cumplen con esta condición según los aspectos estructurales13. Cada depósito contiene diferente documentación sin ningún criterio, cuentan con un área administrativa, de reprografía, limpieza y consulta, las áreas del archivo se encuentran distribuidas en diferentes espacios. Las resoluciones se guardan en la oficina de correspondencia, El lugar de inmobiliario donde se almacena historias laborales, actas, resoluciones y contratos es en estantería y móviles. Las resoluciones se encuentran almacenadas en la oficinas de correspondencia, y las historias laborales en el depósito tres (3) en estantería móvil. El archivo no posee una zona de trabajo archivística, todo está adjunto, lo cual es un problema de seguridad como la regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito, la documentación no cuenta con las áreas destinas para la custodia de la documentación que garantice la seguridad de los acervos documentales como está estipulado en el acuerdo 049 del 2000 Articulo 1 “Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales14”.

5.2 Instalaciones del Depósito

Se inspecciona aspectos ambientales presentes en los depósitos respeto al tipo de iluminación su manejo y medio de control, la ventilación bien sea natural o

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JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 2.Ubicacion. EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.73 13

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 ,mayo, 2000).Articulo 1 Edificio de archivo 14

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo, 2000).Articulo 1 Edificio de archivo.

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artificial, temperatura, la humedad relativa y entrada de polvo con esta información se tomara correctivos.15 Algunos archivos del Sena no poseen iluminación natural tienen una iluminación incandescente hay ventilación natural sus ventanas son de hierro, aluminio y madera cuenta con un humidificador y se hace una constante limpieza Según el acuerdo 049 las condiciones de prevención de desastre y mantenimiento se hacen énfasis en las condiciones, de seguridad respecto a los planes de planeación y desastre cumple el archivo porque existe plan de prevención de desastre para la entidad y el archivo, pero no hay un extintor apropiado para la documentación. La entidad cuenta con una línea de emergencia, comité de salud ocupacional, brigada, planes de evacuación, señalización y vigilancia. El mantenimiento del depósito se hace a claro con el personal de aseo. Hay dotación especial de bata, guantes y tapabocas para los funcionarios de archivo y funcionarios que trabajan con documentos. En los depósitos la estantería debe ser de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y pisos debe estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado16.En conclusión con base a estos datos podemos decir que los depósitos del Archivo central en cuanto a su peso están bien estructurados.

La placa del depósito uno soporta un peso aproximado de 205.5k/m2. DE PISO AL TECHO: 2.93M ANCHO: 1.98 M LARGO: 63 CM

Figura 2 Deposito uno del Archivo central del SENA.

15

JAIMES, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C 16

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 2 condiciones generales.

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Los depósitos cuentan con iluminación artificial incandescente y aproximadamente

de tres a cuatro focos por depósito; las ventanas y puertas están elaboradas en

material metálico y madera, las condiciones ambientales no son las adecuadas

puesto que la ventilación al archivo es muy mínima por el número de ventanas que

posee cada depósito. Acuerdo 049, Articulo 5 “Deberá contar con medios de

filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes

atmosféricos. Los niveles de estos guardan relación con el sitio de emplazamiento

de la edificación17”

Figura 3 Condiciones ambientales de ventilación

17

JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5.Filtrado de Aire EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.p.75.

26

La estantería no tiene una medida establecida, algunos estantes se encuentra a más de 2.20m de alto. Están mal adecuados según el acuerdo 049 artículo 2 “Si se utiliza estantería de 2.20m de alto, le estantería de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 12006k/m2, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado18”.

Figura 4 Estantería deposito uno.

18

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 , mayo 2000)Articulo 2. Condiciones generales.

27

Los planos se encuentran en soportes no archivísticos, no cumplen con el acuerdo 049 artículo 3 donde dice que “Todos los documentos sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características del tamaño y función19”.

Figura 5 planos sin almacenar deposito uno

19

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05 , mayo 2000) Articulo 3. Áreas de depósito.

28

En el depósito hay ventanas con cartón instruyendo la ventilación no cumplen el con el acuerdo 049, el artículo 5 “El caudal debe garantizar la renovación continua y permaneciente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio20”.

Figura 6 Mala adecuación de ventanas en el deposito uno

Inadecuada iluminación, según el acuerdo 049, articulo 5 Condiciones ambientales y técnicas “Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescentes pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioletas21”.

20

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049(05, mayo 2000) Articulo 5 condiciones ambientales y técnicas. 21

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 5. Condiciones ambientales técnicas.

29

Figura 7. Luz incandescente deposito uno

La placa del depósito dos soporto un peso aproximado de 134.6k/m2. ANCHO: 5,85M LARGO: 10,65M

Figura 8 Plano deposito dos.

30

El deposito dos tiene la estantería recostada a los muros, no cumple porque no el acuerdo 049 artículo 5 dice “La estantería no ira recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm, entre estos y la estantería22”.

Figura 9 Estantería deposito dos

La placa del depósito tres soporta un peso aproximado de 50m2.

Figura 10 depósito cuatro del Archivo central del SENA

22

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (05, mayo 2000) Articulo 5. Condiciones ambientales

técnicas.

31

La placa del depósito cuatro soporta un peso aproximado de 155.8k/m2.

Figura 11 Plano del depósito cuatro del Archivo central del SENA.

32

6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación de SENA se ha producido desde 1957 hasta la actual fecha, con documentos en soporte fotográfico, papel impreso y en planos que se encuentran almacenados en as Planotecas las unidades de almacenamiento para la documentación son en cajas X100, X200 y X300 en las cuales se almacenan las carpetas de papel propalcote y cartón, por lo tanto si cumple con lo establecido en el Acuerdo 037 de 2002 en el Artículo Primero numeral 1.5 “las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro, y si no se dispone de este material se aplicara al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto23”.

Figura 12 Planoteca deposito uno.

23

JAIMES SANCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3unidades de conservación EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.81

33

La documentación elaborada a partir de nuevas tecnologías como: Microfilms, disquetes y cintas magnéticas producidas por el SENA no cumplen con lo establecido en el Acuerdo 037 de 2002 en el Artículo Primero numeral 1.5 “Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estantería diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación24”. De acuerdo con la Norma Técnica Colombiana NTC 5029 Medición de Archivos25 el Deposito número uno ocupa 197.6 K/M2en la documentación que almacena, de igual forma los archivos de gestión se encuentran almacenados en estantería horizontal dentro de las oficinas. Los documentos no están seguro están a la vista de todos y fácil acceso y la ubicación y no representa ninguna seguridad. Se encuentra ubicada en estantería abierta de metal algunos en estantería de maderas, algunas están paralelas con una distancia promedio de 100cm en forma vertical en archivadores horizontales. Según el acuerdo 048 de 2000 la estantería no ira recostada sobre los muros y se deja un espacio mínimo de 20cm, entre estos y estanterías. El espacio de circulación entre cada módulo de estante debe tener mínimo de 70cm y un corredor central mínimo de 120cm para la unidades de conservación como libros legajos y carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos. Los depósitos del Sena no cumplen con el acuerdo según el reglamento general Acuerdo 04926.

6.1 Aspectos Archivísticos

Se dirigen a determinar la forma de organización archivística que se utiliza y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuenta para recupera información regula los procesos de transferencia documental aplicando las tablas de retención documental. La documentación está organizada numérica y cronológicamente cuenta con instrumento de recuperación y información como guías índices catálogos e

24

JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3unidades de conservación EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.81 25

Norma Técnica Colombiana NTC 5029 (2014).Medición de Archivos. Recuperado de:http://es.slideshare.net/archivossenacdb/ntc-5029-medicion-de-archivos. 26

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049( 05 , mayo 2000)Articulo 3 Áreas de depósito.

http://es.slideshare.net/archivossenacdb/ntc-5029-medicion-de-archivos

34

inventarios utilizando como medio de control el inventario, libro de registros, clasificación de cuadros. El archivo del Sena está regulado como archivo central y se regulan los procedimientos de producción se hace un seguimiento de trámite, se elabora tablas de retención aprobadas se han eliminado actas en papel. Y no ha habido pérdidas de la document5acion.27

6.2 Preservación Documental

En los archivos del Sena hay presencia de hongos y insectos, se hace mantenimiento de conservación al archivo, Se hace tratamiento preventivo Debido a esto se han presentado enfermedades con rinitis, hongos en la piel para aquellos que no utilizan la indumentaria adecuada. Se realiza limpieza a la documentación, se realiza una transferencia primarias y la documentación se prepara físicamente para el proceso, poseen un sistema integrado de conservación de archivos se han hecho programas de conservación preventiva basada en la normatividad delo archivo general de la nación, Utilizan carpetas tipo propalcote, cajas tipo x 100 x 200 y x 300, una estantería fija y corrediza la foliación preventiva, se realiza con lápiz HB no se realiza en pasta o encuadernación. Para preservar los documentos se debe hacer una programación de inspección determinación aislamiento y erradicación de plagas ´programa de mantenimiento en edificación, instalaciones y documentación28

6.3 Aspectos Archivísticos

Se dirigen a determinar la forma de organización archivística que se utiliza y el tipo de auxiliares descriptivos con los que se cuenta para recupera información regula los procesos de transferencia documental aplicando las tablas de retención documental. La documentación está organizada numérica y cronológicamente cuenta con instrumento de recuperación y información como guías índices catálogos e inventarios utilizando como medio de control el inventario, libro de registros, clasificación de cuadros.

27

Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C 28

Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. ANEXO1 prevención en material de

archivo Bogotá D.C

35

El archivo del Sena está regulado como archivo central y se regulan los procedimientos de producción se hace un seguimiento de trámite, se elabora tablas de retención aprobadas se han eliminado actas en papel y no ha habido pérdidas de la document5acion.29

6.5 Preservación Documental

En los archivos del Sena hay presencia de hongos y insectos, se hace mantenimiento de conservación al archivo, Se hace tratamiento preventivo Debido a esto se han presentado enfermedades con rinitis, hongos en la piel para aquellos que no utilizan la indumentaria adecuada. Se realiza limpieza a la documentación, se realiza una transferencia primarias y la documentación se prepara físicamente para el proceso, poseen un sistema integrado de conservación de archivos se han hecho programas de conservación preventiva basada en la normatividad delo archivo general de la nación, Utilizan carpetas tipo propalcote, cajas tipo x 200 y x 300, una estantería fija y corrediza la foliación preventiva, se realiza con lápiz HB no se realiza en pasta o encuadernación. Para preservar los documentos se debe hacer una programación de inspección determinación aislamiento y erradicación de plagas ´programa de mantenimiento en edificación, instalaciones y documentación30

6.6 Análisis de la Muestra de los Depósitos del Archivo Central

6.6.1 Análisis deposito uno

Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito uno

Tabla 1. Porcentaje factor de Riesgo Biológico

BIOLÓGICO

Grado Hongos Insectos Roedores

Insipiente 97% 99% 99%

Bajo 2% 0% 0%

Medio 0% 0% 0%

Avanzado 0% 0% 0%

29

Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. Bogotá D.C. 30

Jaimes, L. E y García, M. G (2003) Pautas para el diagnóstico integral de archivos. ANEXO 1 prevención en

material de archivo Bogotá D.C.

36

Figura 13 Factor de alteración riesgo biológico deposito uno

En el depósito uno se puede encontrar que en factor biológico hay un grado insipiente en hongos de un 97%, ocasionado por la alteración de calor, erosión superficial, degradación enzimática de celulosa y proteínas ocasionando un efecto cromático. Como también se está empezando a manifestar en insectos con un 99% con presencia de agujeros, erosión, superficial, cavernas, manchas y excremento de insectos También se nota el manifiesto de los roedores con un 99% como ya se pueden encontrar destrucción mecánica, edificación por excrementos.

Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito uno

Tabla 2. Porcentaje factor de Riesgo Químico

97%

98%

98%

99%

99%

100%

100%

Hongos Insectos Rooedores

97%

99% 99%

2%

% Alteraciòn biologica deposito 1

Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

QUÍMICO Grado Rotura Transparencia

Insipiente 94% 91%

Bajo 5% 6%

Medio 0% 1%

Avanzado 0% 1%

37

Figura 14 Factor de alteración químico deposito uno

En el depósito uno se pudo evidenciar que hay un grado insipiente de rotura con un 94% identificando el proceso provocado por la corrosión de tintas en cuya composición se encuentra que es producido por la exposición de las tintas a ambientes húmedos contaminados o de materiales de carácter acido, este también cuenta con un 5% de baja afectación en los archivos del depósito y un 0% de grado medio y avanzado. Empezándose a manifestar con una transparencia de un 91%con esta se mide el proceso de degradación que sufren los diversos tipos de tintas, oxidación y su propiedades químicas como en los bordes del texto o consecuente migración del folio, cuyo bajo grado de transparencia es de un 6% que puede significar que no es muy alto su nivel de afectación en los documentos y con un 1% en grado medio y avanzado.

Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno

Tabla 3 Porcentaje de factor Riesgo de Físico. Deposito uno

FÍSICO

Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura

Insipiente 91% 64% 88% 92% 84%

Bajo 6% 26% 10% 6% 13%

Medio 1% 7% 1% 1% 2%

Avanzado 1% 3% 0% 0% 1%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

Rotura Transp.

94%

91%

5%

6%

% Alteraciòn quimica deposito 1

Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

38

FÍSICO

Grado Faltante Fragmentación Doblez Material metálico

Cinta adhesiva

Insipiente 97% 98% 60% 86% 89%

Bajo 2% 1% 26% 11% 9%

Medio 1% 0% 12% 2% 1%

Avanzado 0% 0% 1% 0% 0%

Figura 15 Factor de alteración físico deposito uno.

Figura 16 Factor de alteración físico deposito uno

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura

91%

64%

88% 92% 84%

6%

26%

10% 6% 13% 7%

1% 3% 1%

% Alteraciòn fisica deposito 1

Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Faltante Fragme. Doblez Materialmetalico

Cintaadhes

97% 98%

60%

86% 89%

2% 1%

26%

11% 9% 1%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

39

FACTOR FÍSICO Igualmente encontramos en el factor físico un grado insipiente de desgarro con un 91% cuyo desgarro se manifiesta con deterioro de la documentación que se puede encontrar encuadernada o empastada en diferentes tipos de de legajo como también se puede evidenciar un bajo grado de manifestación con un 6%, tanto como de desgarro medio y avanzado están con un porcentaje de 1%. Las manchas las podemos evidenciar que se encuentran con un grado insipiente de un 64% con unas características diferentes al soporte original de provocadas por residuos de adhesivos, materiales grasos u otro elemento este cuenta con un bajo grado del 26% en los archivos del depósito asignado pero así mismo se puede evidenciar que en el grado medio y avanzado se diagnostican con unos porcentajes de un 7% y un 3%. La humedad se encuentra con un grado insipiente de un 88% a determinar los niveles de humectación, qué se puedan producir bien sea con el tacto del agua o la deformación total de ella como también se puede evidenciar un bajo grado de un 10% de humedad y un 1% medio de la intensidad de alteraciones o deterioros de este. La fragilidad de este factor es diagnostica con un 92% y se refiere al producido en las propiedades físicas del soporte que llevan a la disminución de flexibilidad y resequedad del soporte como se le evidencio un bajo grado de un 6% de sus exposiciones físicas o efectos de su foto oxidación o exposiciones elevadas a las temperaturas, determinando un un grado medio de un 1% en ambientes totales contaminados. Las rasgaduras se evidenciaron con un factor incipiente de un 84% se define como el desgarro de áreas de un soporte con la separación de sus bordes en forma irregular de la manipulación, almacenamiento vandalismo o desastres naturales y un bajo grado de consecuencia evaluada en un 13% como también se pudo evidenciar en un grado medio y avanzado de un porcentaje tal de 2%,1% en su totalidad de afectación en rasgaduras. Los faltantes se encontraron evaluados en un 97% por las pérdidas existentes en el soporte de encuadernación o empaste también se encontró un bajo grado de 2%de intensidad determinada al área comprometida durante un total de la unidad y su grado medio y avanzado es de un 1%y un 0%. Fragmentación se encuentra en grado insipiente de un 98%en que se generan los mismos procesos asociados a los daños físicos en tanto rasgaduras y faltantes, se pudo evidenciar que se encuentra con un grado bajo de un 1% y un 0% en grado medio y avanzado.

40

Doblez grado insipiente de un 60%referidas a las áreas o zonas que se encuentran dobladas sobre sí mismas, presentando un grado bajo de un 26% de sus daños físicos a los documentos y un 12% con un 1% de grados medio y avanzados. En el materia metálico su grado de insipiente es de un 86% teniendo presencia elementos como ganchos o materiales de agrupación presentando un bajo grado de de un 9% en daños ocasionados por los materiales metálicos en los documentos y un 1% en su grado medio.

6.6.2 Análisis deposito dos

Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito dos.


BIOLÓGICO



Bajo 5% 4% 4%

Medio 2% 3% 3%

Avanzado 2% 8% 4%

Figura 17 Factor de alteración biológico deposito dos

75%

80%

85%

90%

95%

100%


92%

86%

90%

5%

4%

4%

2%

3%

3%

2%

8%

4%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

41

FACTOR BIOLÓGICO Hongos de un grado insipiente del 92% ocasionado por el deterioro o degradación del soporte provocando pérdidas parciales de los documentos, bajo un grado de un 5% de una unidad o alteración de sus diferentes soportes como manchas o coloración asociada a la aparición del moho, diagnosticando un grado medio y avanzado de un 2%. Insectos este se encuentra en un grado insipiente de un 86% provocando degradación mecánica por la ingestión del soporte y su alteración química debida a la materia orgánica, con un bajo grado de un 4% no encontrándose con mayor manifestación de deterioro causado por los insectos, sacando un diagnostico especificados en grado medio y avanzado de porcentajes tales como de un 3%, 8%atacando la documentación. Roedores con un grado insipiente de un 90% produciendo una degradación mecánica al dirigir materiales para construi8r las camas para sus crías y ocasionando alteraciones de tipo químico, presentando un bajo grado de un 4% de irregularidades en cada uno de los documentos del depósito 2 bajo de diagnóstico de un grado medio de 3%en pérdidas de Soporte y faltantes y un grado avanzado en cuyos bordes se presentan de forma irregular debido a las mordeduras y con un grado avanzado de un 4% en la degradación de los soportes en los documentos.

Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito dos


QUÍMICO Grado Rotura Transp.

Insipiente 54% 95%

Bajo 30% 3%

Medio 7% 0%

Avanzado 9% 2%

42

Figura 18 Factor de alteración químico deposito dos

FACTOR QUÍMICO Rotura este se encuentra con grado insipiente de un 54%provocada por las reacciones que se dan entre materiales empleados en la fabricación de soportes y factores medioambientales, con un bajo grado de un 30% en el proceso provocado por la corrosión se encuentren en metales, con un grado medio y avanzado de un 7%,9%del proceso de degradación producido por la exposición de las tintas a ambientes húmedos. Transparencia con un grado insipiente de un 95%manifestando un proceso de degradación que han sufrido por efecto de su oxidación con un bajo grado de un 3% con un reservo del folio lo cual también conlleva a la perdida de resistencia mecánica y sacando ello un diagnóstico de grado medio, avanzado con unos porcentajes de un 0% y un 2% de su degradación.

Porcentaje factor de Riesgo Físico. Deposito dos.

Tabla 6. Porcentaje factor de Riesgo Físico

FÍSICO


Insipiente 83% 19% 82% 89% 84%

Bajo 4% 58% 6% 3% 7%

Medio 6% 7% 7% 1% 2%

Avanzado 2% 15% 5% 7% 7%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Rotura Transp.

54%

95%

7% 9%

2%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

43

FÍSICO

Grado Faltante Fragme. Doblez Material metálico

Cinta adhes

Insipiente 94% 97% 48% 50% 95%

Bajo 2% 1% 33% 26% 4%

Medio 1% 0% 13% 10% 1%

Avanzado 3% 2% 6% 14% 0%

Figura 19 Factor de alteración físico deposito dos

Figura 20 Factor de alteración físico deposito dos

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


83%

19%

82% 89% 84%

4%

58%

3% 7% 6%

7%

7% 1% 2%

2%

15% 5% 7% 7%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Cintaadhes

94% 97%

48% 50%

95%

2%

33% 26%

4% 1% 13%

10%

1% 3% 2% 6% 14%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

44

FACTOR FÍSICO Grado insipiente de desgarro con un 83% el cual se manifiesta con un deterioro en los archivos que se puedan encontrar encuadernada o en diferentes tipos de de legajo, también se pudo sacar un porcentaje para un bajo grado de manifestación con un 4%, tanto como de desgarro medio y avanzado están con un porcentaje de 6%,2% por su incorrecta manipulación Manchas estas se encuentran con un grado insipiente de un 19% con zona definida de coloración y características diferentes del soporte original este cuenta con un bajo grado del 58% en los archivos dirigida a determinar la presencia de niveles de humectación en el depósito asignado, pero también se puede evidenciar que en el grado medio y avanzado se diagnostican con unos porcentajes de un 7% y un 15%en cuya intensidad está relacionada con pérdida de parte o de cuya totalidad del soporte de cada documento. Humedad se diagnosticó con un grado insipiente de un 82% determinando niveles de humectación, produciéndose bien sea con el tacto del agua como también se puede evidenciar un bajo grado de un 6% de humedad por efectos de exposición prolongada y un 7% medio de la intensidad u o alteraciones fiscas de ellos como con un grado avanzado de un 5%teniendo en cuenta la relación de cada deterioro archivístico Fragilidad este factor es diagnosticado con un grado insipiente de un 89% producido del soporte que llevan a la disminución de flexibilidad y resequedad con un bajo grado de un 3% tornando el soporte quebradizo de su pulverulencia, exposiciones físicas elevadas a Las temperaturas, determinando un un grado medio de un 1% en ambientes contaminados. Por el contacto de materiales y un 7% de grado avanzado de afectación en los documentos. Rasgaduras con un factor incipiente de un 84% en áreas de soporte con bordes de forma irregular en la manipulación, almacenamiento vandalismo o desastres naturales y un bajo grado evaluada en un 7% se pudo evidenciar deficiencias en la manipulación y almacenamiento o desastres naturales como también se pudo identificar en los grados de medio, avanzado por porcentajes como de un 2%y un 7% de alteraciones en ellos. Faltantes se encuentran insipientemente en un 94% con pérdidas en el soporte de encuadernación o empaste y diagnosticado bajo grado de 2%de intensidad terminada ala área comprometida como su grado medio y avanzado es de un 1%y un 3%. Fragmentación se encuentra en grado insipiente de un 97%con los mismos procesos de separación asociados a los daños físicos en tanto rasgaduras y

45

faltantes, se encuentra con un grado bajo de un 1% y en grado medio, avanzado de 0% y 2% Doblez grado insipiente de un 48%manifestadas a las áreas o zonas en que se encuentran dobladas sobre sí mismas, con un grado bajo de un 33% en las marcas y pliegues dejados en ellos y un 13% con un 6% de grados medio y avanzados. Material metálico su grado insipiente es de un 50% teniendo presencia elementos que provocan su corrosión presentando un bajo grado de de un 26% en daños ocasionados por manchas y degradación los documentos y un 10% en su grado medio que entran en contacto con ellos como un grado avanzado de un 14%por presencia de los ganchos y otros materiales oxidantes.

6.6.3 Análisis deposito tres

Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito tres


BIOLÓGICO



Bajo 6% 0% 0%

Medio 0% 0% 0%

Avanzado 0% 0% 0%

Figura 21 Factor de alteración biológico deposito tres

90%

91%

92%

93%

94%

95%

96%

97%

98%

99%

100%


94%

100% 100%

6%

0% 0% 0%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

46

FACTOR BIOLÓGICO Hongos se pudieron identificar con un grado insipiente de un 94% ocasionado por la humedad provocando que se identifiquen manchas superficiales o de coloración como la aparición del moho, presentando un bajo grado de un 6%en alteración relacionada con el grado de desarrollo de microorganismos y un medio y avanzado grado de un 0%en soportes o grados de suciedad. Insectos presentando un grado insipiente de un 100% provocando degradación en los soportes archivísticos con grados bajos, medio y avanzado de un 0%sobre la alteración que se da sobre los diferentes soportes. Roedores con un grado insipiente de un 100% en alteraciones químicas derivadas de la materia orgánica de sus excrementos y niveles con grados bajos, medios y avanzados de un 0% que no presentan perdida de soporte alguno.

Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito tres



Insipiente 95% 98%

Bajo 5% 2%

Medio 0% 0%

Avanzado 0% 0%

Figura 22 Factor de alteración químico deposito tres

92%

93%

94%

95%

96%

97%

98%

99%

100%

Rotura Transp.

95%

98%

5%

2% 0% 0%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

47

FACTOR QUÍMICO Rotura presentando un grado insipiente de 95% provocadas por la corrosión de metales asociados con reacciones de carácter acido producido por la exposición de las tintas a ambientes húmedos con grados bajos de un 5% de materiales contaminados y un medio y avanzado grado de un 0% para el depósito. Transparencia con un grado insipiente de un 98% de los procesos de degradación sufridos por la causa de oxidación y propiedades químicas, presentando un bajo grado de un 2% de los documentos afectados como de un medio y avanzado grado de un 0%

Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito tres


FÍSICO


Insipiente 97% 75% 99% 98% 93%

Bajo 2% 21% 1% 2% 7%

Medio 1% 4% 0% 0% 0%

Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%

FÍSICO


Cinta adhes

Insipiente 100% 100% 94% 88% 100%

Bajo 0% 0% 6% 11% 0%

Medio 0% 0% 0% 0% 0%

Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%

48

Figura 23 Factor de alteración físico deposito tres

Figura 24 Factor de alteración físico deposito tres

FACTOR FÍSICO Grado insipiente de desgarro con un 97% el cual se manifestando un deterioro en los documentos que se encuentran en diferentes tipos de de legajo, presentando un bajo grado de un 2%de la separación de estos y grados medios y avanzados de un 1%,0%.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

97%

75%

99% 98% 93%

2%

21%

2% 7% 4%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

82%

84%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%


Cintaadhes

100% 100%

94%

88%

100%

6%

11%

0% 0% 0% 0% 0%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

49

Manchas estas se proporcionan con un grado insipiente de un 75% con coloración y características diferentes del soporte original provocados por residuos de adhesivos presentando un bajo grado del 21% en archivos determinando la presencia de niveles de humectación en el depósito como se pudo identificar un grado medio, avanzado de un 4% y un 0%o con degradación de fragilidad o fragmentación del soporte. Humedad se presenta con un grado insipiente de un 99% teniendo niveles de humectación, encontrándose en contacto con el agua como también se evidencio un bajo grado de un 1% de humedad relativa de la intensidad u o alteraciones fiscas con una disminución de un grado medio y avanzado de un 0% Fragilidad este se encuentra con un grado insipiente de un 98% que llevan a la disminución de flexibilidad y resequedad en los documentos, con un bajo grado de un 2% debido a las exposiciones físicas elevadas a temperaturas y disminución de niveles de humedad determinando un grado medio y avanzado de un 0% en ambientes contaminados. Rasgaduras con un factor incipiente de un 93% asociada a las deficiencias en áreas de soporte y un grado bajo un 7% en la manipulación y almacenamiento o desastres naturales como también se pudo diagnosticar grados de medio y avanzado por porcentaje de un 0%. Faltantes con un grado insipientemente en un 100% con pérdidas en el área comprometida de su total unidad con grados bajos, medios y avanzados de un 0%de los mismos procesos con daños físicos. Fragmentación con un grado insipiente de un 100% de separación del soporte por los mismos procesos encontrándose con un grado bajo, medio y avanzado de un 0% Dobles con un grado insipiente de un 94% referida a las áreas o zonas del soporte en que se encuentran los documentos en la foliación bajo un grado de un 6% a las marcas o pliegues en los soportes y grados medio y avanzado de un 0%. Material metálico presentándose con un grado insipiente de un 88% en presencia de ganchos metálicos provocando una corrosión en manchas y degradación de materiales, bajo un grado de un 11% de degradación que están en contacto con los documentos como se puede evidenciar en grados medios y avanzados un 0% de su disposición o producción en trámite. Cintas adhesivas con grado insipiente de un 100% provocando la alteración química o física en los documentos produciendo manchas, fenómenos de acidificación donde están expuestos presentando bajos grados de medio y avanzado de un 0%

50

6.6.4 Análisis deposito cuatro

Porcentaje factor de Riesgo Biológico. Deposito cuatro


BIOLÓGICO



Bajo 0% 0% 3%

Medio 0% 0% 0%

Avanzado 0% 0% 0%

Figura 25 Factor de alteración biológico deposito cuatro.

FACTOR BIOLÓGICO Hongos con grado insipiente de un 100% provocando erosión superficial, deformación de plano, aumento de porosidad y disminución de peso en el soporte con grados bajos, medios, avanzados de un 05 en el desarrollo de microorganismos. Insectos grado insipiente de un 100% presentando la presencia de agujeros, erosión superficial galerías y cavernas atacadas a la documentación y bajos índices en medio y avanzado grado de un 0% asociados a ellos. Roedores con grado insipiente de un 97% en la degradación mecánica al digerir el material generando manchas y alteraciones en los documentos con un bajo grado

96%

97%

97%

98%

98%

99%

99%

100%

100%


100% 100%

97%

0%

3%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

51

de un 3% de pérdida de ellos y grados medios y avanzados con un 0% de los archivos afectados.

Porcentaje factor de Riesgo Químico. Deposito cuatro



Insipiente 68% 95%

Bajo 31% 4%

Medio 1% 0%

Avanzado 0% 0%

Figura 17. Factor de alteración químico

FACTOR QUÍMICO Rotura presentando grado insipiente de un 68% en la corrosión de los documentos bajo un grado de un 31% producidos por tintas o ambientes húmedos y un grado medio de un 1%de materiales contaminados. Transparencia con un grado insipiente de un 95% en los procesos de degradación u oxidación de los documentos presentando un bajo grado de un 4% de propiedades químicas y paulatinas con grados medios y avanzados de un 0%

Porcentaje factor de Riesgo Físico. Deposito cuatro

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Rotura Transp.

68%

95%

31%

4%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

52

Tabla 12. Porcentaje factor de Riesgo Físico

FÍSICO


Insipiente 86% 18% 100% 83% 82%

Bajo 13% 71% 0% 17% 15%

Medio 1% 10% 0% 0% 3%

Avanzado 0% 1% 0% 0% 0%

FÍSICO


Cinta adhes

Insipiente 92% 98% 59% 37% 83%

Bajo 8% 2% 38% 59% 16%

Medio 0% 0% 3% 4% 1%

Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%

Figura 18. Factor de alteración físico

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


86%

18%

100%

83% 82%

13%

71%

17% 15%

1% 10%

3%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

53

Figura 19. Factor de alteración físico

FACTOR FÍSICO

Desgarro grado insipiente de un 86% producidas por el deterioro en la documentación con un grado bajo de un 13% en sus diferentes sistemas de legajado y un grado medio de un 1%en el desprendimiento de estas.

Manchas con un grado insipiente de un 18% provocado por residuos de adhesivos o materiales grasos bajo un grado de un 13% en materiales que generen deterioros físicos y un 10% en un grado medio para la pérdida de un soporte como en avanzado con un grado de un 1%en cualquier tipo de elemento provocado por la humedad. Humedad se presenta con un grado insipiente de un 100% presentando niveles de humectación en los documentos como también se evidencio un bajo grado de un 0% de humedad relativa y un grado medio y avanzado de un 0%de materiales que generen deterioro Fragilidad en presencia de un grado insipiente de un 83% tornando soportes quebradizos en los documentos y un 17% en un grado bajo o inferiores de niveles de humedad de un 20% como en grados medios y avanzados de un 0% a la exposición de ambientes contaminados Rasgadura grado insipiente de un 82% en el desgarro o separación de los documentos con un grado bajo de un 15% en las deficiencias y manipulación de ellos, como un 3% de un grado medio en la totalidad del soporte a identificar

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Cintaadhes

92% 98%

59%

37%

83%

8%

38%

59%

16%


Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

54

Faltante grado insipiente de un 92% con pérdidas existentes tanto en el soporte como en la encuadernación y un 8% de bajo grado en el área o total comprometido con grados medio, avanzado de un 0% de deterioro. Fragmentación con un grado insipiente de un 98% generando daños físicos en los documentos y un grado bajo de un 2% en casos como rasgaduras y faltantes presentando grados medios y avanzados de un 0% Doblez con presencia de un grado insipiente de un 59% de dobleces en los documentos y un grado bajo de un 38% presentadas en pliegues, marcas o dobleces con grado medios, avanzados de un 3% y un 0% Material metálico grado insipiente de un 37% cuyos artefactos como ganchos o materiales de agrupación provocan corrosión en los documentos como en un bajo grado de un 59% en manchas y degradación en los documentos y un grado medio de un 4% en su producción y tramite Cintas adhesivas con un grado insipiente de un 83% con provocación en materiales físicos o de soportes y un 16% en un grado bajo de producción de manchas y perdida de resistencia al área como también en un grado medio y avanzado de un 1%,0% a evaluar las condiciones pertinentes.

6.6.5 Total de muestras depósitos archivo central

Tabla 13 Total de los depósitos SENA

BIOLOGICO QUIMICO FISICO

Grado Hongos Insectos Rooedores Rotura Transp. Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes

Insipiente 96% 97% 98% 84% 94% 91% 53% 91% 92% 85% 97% 98% 64% 75% 92%

Bajo 3% 1% 1% 12% 4% 7% 36% 6% 6% 11% 2% 1% 25% 19% 7%

Medio 0% 0% 1% 2% 1% 2% 7% 2% 1% 2% 1% 0% 9% 4% 1%

Avanzado 0% 1% 1% 2% 1% 1% 4% 1% 2% 2% 1% 0% 2% 3% 0%

55

Figura 26 Estadística total de los depósitos del Archivo Central

La estadística nos representa el estado de afectación en que se encuentra la documentación arrojando como resultados que parte de la documentación se encuentra deteriorada por roturas lo cual implica que hay pérdida de información; de igual manera la transparencia no es de alto riesgo para el deterioro pero de igual forma se deben realizar inspecciones para prevenir que este factor no trascienda. Es evidente que la perdida de la documentación es producto del material metálico, pero el factor de mayor incidencia son las manchas, en consecuencia de esto se genera perdida de información y deformación del plano.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

96% 97% 98%

84% 94%

91%

53%

91% 92% 85%

97% 98%

64% 75%

92%

3% 1% 1%

12% 4%

7%

36%

6% 6% 11%

2% 1%

25%

19%

7%

Avanzado

Medio

Bajo

Insipiente

56

7. CONCLUSIONES

Culminada la evaluación del diagnóstico concluimos que los depósitos del SENA no cumplen con los acuerdos y decretos en donde se establece como debe ser la infraestructura física del depósito para el almacenamiento de documentos, para que este pueda conservar el acervo documental sin que presentar deterioro, teniendo en cuenta las alteraciones físicas, biológicas y químicas. De igual manera pretende brindar una amplia descripción de la los factores de alteración de la documentación, la mala adecuación de instrumentos no archivísticos en los depósitos, y resaltar que no hay una propuesta que explique cómo se va a llevar a cabo un proceso para la mejora del almacenamiento de la documentación y las causas que lo están afectando frente a su conservación.

Debido a las estadísticas y lo estudiado de los depósitos debemos considerar importante el grado de alteración de la documentación para que no abunde y se pierda la información.

De acuerdo a las observaciones que se evidenciaron en los depósitos del Archivo Central; se debe crear un proyecto buscando una solución eficaz para que la documentación no se deteriore y cumpla con lo estipulado en las normas.

La planoteca ubicada en el deposito número uno es la adecuada puesto que su capacidad de almacenamiento es insuficiente y además su unidad de conservación es en madera lo cual puede los planos por alteraciones de tipo biológico.

Algunos estantes se encuentran recostados contra la pared y la estantería no es la adecuada por el material en que se encuentra elaborado y además no es resistente para la capacidad de almacenamiento.

Las puertas de acceso no son pertinentes por el material en el que están construidas, porque no son seguras y es propicia para hábitat de insectos.

Las condiciones ambientales inciden en la afectación del acervo documental a raíz de la luz directa de los focos de luz incandescente, y el cableado eléctrico debe estar ubicado debajo de las canaletas.

57

8. RECOMENDACIONES De acuerdo a los resultados obtenidos en el muestreo, la documentación que se encuentra en todos los depósitos, alguna se encuentra con un factor de riesgo ya avanzado se debe para esta implementar una medida de preventiva de control fomentando soluciones a los problemas y riesgos que presenta la infraestructura del Archivo Central del SENA.

Es de vital importancia realizar planes estratégicos preventivos y correctivos de la documentación que se almacena, para contribuir al mejoramiento del estado de conservación.

La dotación de infraestructura específica para cada tipo de documentación que posea el archivo en cuanto a las instalaciones físicas, a su mobiliario y medios de protección a través del uso de unidades de conservación y formas de almacenamiento.

La determinación de condiciones ambientales realizando su seguimiento para adoptar los correctivos pertinentes. En algunos casos se va a requerir el acondicionamiento o inclusive decidir de la construcción de nuevos inmuebles. Tanto en uno como en otro caso, proporcionando sistemas que faciliten la ventilación, el control de la iluminación y de contaminantes atmosféricos como el polvo. De igual manera adoptando el tipo de instalación más adecuada para la conducción y evacuación de los sistemas hidráulicos y la facilidad de control de los conductos eléctricos.

De igual manera se debe contemplar la formulación de acciones de primeros auxilios y programas de prevención de desastres.

Plan de recuperación de material afectado.

Programa control climático y contaminante atmosférico.

La puertas de acceso no son pertinentes según el acuerdo 049 en el artículo 2 “los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos en material ignifugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Una de las estrategias consiste en establecer los requerimientos de capacitación tanto en lo relativo a la preservación como en la organización archivística, ya que esta, además de ser necesaria para que el recurso humano cuente con los elementos técnicos que le permitan desarrollar las

58

acciones en forma eficiente, contribuye con el mejoramiento continuo y su adecuación a las circunstancias propias de cada entidad y archivo.31

En el depósito uno el porcentaje de mayor alteración en la documentación es de manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales con filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría halógena. Utilización de protección para las unidades de conservación, colocación de filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes.

En el depósito dos el grado de mayor alteración es material metálico como manera correctiva se implementaría el almacenamiento en unidades de conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón, evaluación y desarrollo de métodos de recuperación en masa.

En el depósito tres el grado de mayor alteración en la documentación es de con un manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales con filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría halógena. Utilización de protección para las unidades de conservación, colocación de filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes y material metálico como manera correctiva se implementaría el almacenamiento en unidades de conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón, evaluación y desarrollo de métodos de recuperación en masa.

En el depósito cuatro el grado de mayor alteración en la documentación es de con un manchas, como manera correctiva se implementaría ventanales con filtros en tela blanca. Iluminación con lámparas cool-beam luz fría halógena. Utilización de protección para las unidades de conservación, colocación de filtro U.V en ventanales y lámparas fluorescentes y material metálico como manera correctiva se implementaría el almacenamiento en unidades de conservación con reserva alcalina o uso de barreras tampón, evaluación y desarrollo de métodos de recuperación en masa.

Se concluye que el 98% de la documentación es incipiente a alteraciones de tipo Biológico Físico y Químico.

31

JAIMES SANCHEZ, Luis E. Interpretación de los aspectos evaluados EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.P.51-52

59

9. BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 de 2000. 5 de Mayo. 2000. Bogotá, D.C. Decreto 2578 de 2012.Capitulo ll.Articulo25 Evaluación de Documentos de Archivo. Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN .Medición de Archivos.NTC5029.Bogota D.C.: Icontec, 2004.5 p. JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 037 de 2002.Artículo Primero, Numeral 1.5.3 unidades de conservación EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos.p.81. JAIMES SÁNCHEZ, Luis E. Acuerdo 049 de 2000.Articulo 5 EN: Pautas para diagnóstico integral de archivos. p.75 JAIMES SÁNCHEZ, Luis Ernesto. Pautas para Integral de Archivo. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C. 2003. 86 p. ISBN 958-9298-96-6 LEY 594 DE 2000.Acceso y consulta de los Documentos, Titulo VI. Artículo 27.Acceso y consulta de documentos. Sena regional Tolima (2014).Reseña histórica. Recuperado de www.sena.edu.co/acerca-del-sena/pagina/acerca-del-sena.aspx.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875

http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/pagina/acerca-del-sena.aspx

60

ANEXOS ANEXO A Factor de Riesgo salud y seguridad laboral

61

ANEXO B Ficha técnica deposito uno

62

ANEXO C Ficha técnica deposito dos

FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN

NOMBRE DE LA ENTIDAD SENA

FECHA DE MEDICIÓN 10/ 06/ 2014

PERSONAS RESPONSABLES ANDREA CASALLAS

JACQUELINE LOZANO

PAULA ZAMBRANO

DEIRY DAYANNA BERMÚDEZ

PLANO

DATOS DE MEDICIÓN :

ZONA 1 : 55.29ML

ZONA 2 : 69.05ML

ZONA 3 : 114.02ML

63

TOTAL : 238.36ML

METROS CÚBICOS 16.5M3

ÁREA PROYECTADA 41.1M2

PESO DE DOCUMENTOS 8.01t

N° DE FOLIOS APROX.

ANEXOS

64

ANEXO D Ficha técnica deposito cuatro.

65

ANEXO E (Continuación)

ANEXO F Formatos de diagnóstico SENA Formatos de Diagnóstico de la Cartilla “Diagnóstico Integral de Archivo”

Education

Diagnóstico del Archivo Central del SENA, Regional Tolima, Centro de Comercio y Servicios