FUNDAÇÃO ESCOLA DE SOCIOLOGIA E POLÍTICA DE SÃO PAULO

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Fabiana Andrade PEREIRA

Ana Luiza Araez Requena SANCHES

5º Semestre - Matutino

DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA FUNDAÇÃO DE AMPARO A PESQUISA

DO ESTADO DE SÃO PAULO (FAPESP)

São Paulo

2008

Fabiana Andrade PEREIRA

Ana Luiza Araez Requena SANCHES

DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA FUNDAÇÃO DE AMPARO A PESQUISA

DO ESTADO DE SÃO PAULO (FAPESP)

Trabalho de diagnóstico de arquivo realizado

como requisito da Disciplina Arquivística, do

5º semestre do curso de Biblioteconomia e

Ciência da Informação - matutino, da Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da

Informação - Fundação Escola de Sociologia e

Política de São Paulo.

Professora Rachel Ferreira Bueno

São Paulo 2008

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 4

2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 8

3 A GESTÃO DA FAPESP ..................................................................................... 9

3.1 Objetivos da FAPESP .................................................................................... 9

3.1.1 Atividades de fomento à pesquisa ........................................................... 10

4 O ARQUIVO DA FAPESP ................................................................................. 14

4.1 Perspectiva histórica do Arquivo ............................................................... 15

4.2 A Gestão Arquivística de documentos no Arquivo FAPESP ......................... 20

4.3 O Arquivo FAPESP e a Gestão do Arquivo Corrente e Intermediário ........... 21

4.4 Método de arquivamento dos processos científicos ................................... 27

4.5 A gestão do Arquivo Permanente ................................................................ 36

4.6 Os documentos referentes às atividades-meio ........................................... 37

4.7 Limpeza e conservação do Acervo do Arquivo ............................................ 40

5 A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................. 42

6 OS RECURSOS HUMANOS DO ARQUIVO FAPESP ............................................ 43

7 A INFORMATIZAÇÃO ...................................................................................... 44

8 CONCLUSÃO ................................................................................................... 47

REFERÊNCIAS ................................................................................................... 48

4

1 INTRODUÇÃO

A seguir daremos um breve relato do histórico dos órgãos institucionais: Fundação

de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) e Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo (SAESP), a fim de compreendermos melhor a razão das

atividades desenvolvidas pelo Arquivo da FAPESP (objeto de estudo deste trabalho)

e a aplicação das políticas de arquivo público implementadas pelo SAESP nessa

instituição.

História da FAPESP

A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) foi criada no

ano de 1947, por conta de um artigo na Constituição Paulista que exigia que São

Paulo criasse uma fundação, com o propósito de amparar financeiramente a

pesquisa e com verba específica emitida pelo orçamento estadual.

A preparação da Constituição Paulista nesse período sofreu influência de grandes

modificações ocasionadas no contexto histórico, tanto nacional como internacional,

pois temos em 1945 o fim do Estado Novo e da Segunda Guerra Mundial. Este

contexto histórico passou a ser re-projetado por organizações políticas e

econômicas que se restabeleciam após a destituição de Getúlio Vargas.

O cenário mundial a partir da Revolução de 30, afetou de maneira indireta, a

necessidade das indústrias brasileiras substituírem produtos até então importados,

pelos nacionais, estimulando assim a produtividade brasileira numa parcela da

indústria nacional. Esse impulso para a indústria veio a ser consolidado por

propostas desenvolvimentistas no governo de Juscelino Kubitscheck. O

desenvolvimento da ciência com novas técnicas e tecnologias passou a preencher

um novo espaço de suma importância e a preocupação para o apoio à pesquisa

passa a ser conciliada com a visão de uma nova sociedade a ser construída.

5

A institucionalização da política científica brasileira pode ser notada na década de

cinqüenta, quando são criados a Campanha de Aperfeiçoamento do Pessoal de

Ensino Superior (CAPES) e o Conselho Nacional de Pesquisas (CNPq), demonstrando

claramente a presença do Estado na decisão do caminho a ser tomado para a

pesquisa científica nacional, em nome do desenvolvimento e progresso.

A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo foi formalmente

estabelecida no ano de 1960 pela Lei 5.918 e passou e exercer suas atividades

efetivamente em 1962 após o Decreto 40.132.

A FAPESP, hoje, é uma das instituições de fomento à Pesquisa que garantiu o

desenvolvimento das atividades científicas no Estado de São Paulo, tornando

possível o acompanhamento do desenvolvimento das atividades científicas do

Estado, e até mesmo, a nível nacional, através de seu acervo.

A criação do SAESP

O Arquivo do Estado, apesar de ter sido criado no século XVIII, passou a ter realce

marcante de seu papel cultural somente a partir da década de 1930, quando

incorporado na estrutura administrativa pública e órgãos exclusivamente dedicados

à formulação de políticas culturais. Desse período adiante, a instituição passou a ser

concebida como um repositório de documentos antigos, de interesse para

pesquisadores profissionais e eruditos, e por pouco não perdeu a memória de sua

natureza e vocação original, recuperada na década de 1980, com a criação do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) pelo Decreto nº 22.789/84.

Na posição de órgão central do Sistema, o Arquivo do Estado assumiu a organização

e estruturação geral da introdução de uma política estadual de arquivos, ficando

responsável pela criação de métodos, diretrizes, princípios e normas a respeito do

funcionamento e organização das atividades arquivísticas, sem isentar-se de suas

competências como órgão de preservação cultural.

6

Se por um lado, o poder público ficou concedido de zelar pela preservação do

patrimônio documental e assegurar o acesso às informações, por outro lado ficou

evidenciada à função social dos arquivos a disponibilização do acesso ao tesouro

público arquivístico à medida que surja a necessidade da sociedade.

Coube ao SAESP por fim, a condução técnica aos órgãos da administração pública

estadual e o treinamento de trabalhadores públicos, propondo normas e técnicas

para a administração e gerenciamento de arquivos, bem como para a tramitação,

produção, e eliminação de documentos.

O SAESP tem como objetivos principais: zelar e apresentar os documentos do Poder

Público Estadual visando sua serventia histórica e administrativa e os interesses da

comunidade; tornar acessível o patrimônio arquivístico público conforme as

necessidades da sociedade; equilibrar as diversas etapas administrativas da dos

documentos arquivíticos, respondendo sempre às características respectivas dos

órgãos que geram o documento.

A instituição

Segundo o Estatuto da FAPESP, a finalidade principal da atuação desse órgão

público é promover a pesquisa nas diversas áreas do conhecimento, podemos

observar que essa proposta está retratada nas metas das leis orgânicas da

instituição. Vejamos a seguir quais são:

I - custear, total ou parcialmente, projetos de pesquisas, individuais ou

institucionais, oficiais ou particulares, julgados aconselháveis por seus órgãos

competentes;

II - custear parcialmente a instalação de novas unidades de pesquisa, oficiais ou

particulares;

III - fiscalizar a aplicação dos auxílios que fornecer, podendo suspendê-los nos

casos de inobservância dos projetos aprovados;

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IV - manter um cadastro das unidades de pesquisa existentes dentro do Estado e

seu pessoal e instalações;

V - manter um cadastro das pesquisas sob seu amparo e das demais do Estado;

VI - promover periodicamente estudos sobre o estado geral da pesquisa em São

Paulo e no Brasil, identificando os campos que devam receber prioridade de

fomento;

VII - promover o intercâmbio de pesquisadores nacionais e estrangeiros, através da

concessão ou complementação de bolsas de estudos ou pesquisas, no País ou no

exterior;

VIII - promover ou subvencionar a publicação dos resultados das pesquisas.*

[ * Ver o Estatuto da FAPESP – Anexo.]

8

2 OBJETIVOS

Visando buscar respostas, a pesquisa teve como objetivo geral, averiguar a

situação da gestão da documentação arquivística no Arquivo da FAPESP. Tivemos

como enfoque os processos cujo conteúdo pertença ao âmbito científico

decorrentes das atividades de fomento à pesquisa (bolsas e auxílios), da série

documental “Processos científicos”, que se trata da atividade-fim da instituição,

complementado pelos seguintes objetivos específicos:

Identificar a existência de instrumentos legais que dispõe sobre a criação e

administração de sistemas de arquivo e sua inserção na estrutura organizacional

da instituição;

Verificar a existência de programas de recolhimento e gestão de documentos e as

formas de organização, descrição e conservação do acervo arquivístico;

Levantar os recursos materiais e tecnológicos existentes no arquivo;

Diagnosticar as dificuldades e os avanços ocorridos nos arquivos nos últimos

tempos;

Identificar a quantidade e a qualificação dos recursos humanos, e a existência de

programas de treinamento;

Identificar se há formas de acesso, serviços oferecidos e a existência de

instrumentos de pesquisa e de orientação aos usuários;

9

3 A GESTÃO DA FAPESP

A FAPESP é administrada pelo Conselho Superior (CS), responsável por orientações

gerais e por decisões normativas sobre as políticas de financiamento e de

administração, e o Conselho Técnico-Administrativo (CTA), diretoria executiva

formada pelos três diretores da Fundação: o diretor-presidente, o diretor científico e

o diretor administrativo.

O Conselho Superior (CS) é composto por 12 integrantes com mandato de 6 anos

escolhidos pelo governador do Estado. O presidente e o vice-presidente do CS

também são indicados pelo governador e são também presidente da Fundação e

seus representantes legais.

3.1 Objetivos da FAPESP

O objetivo da FAPESP é de apoiar a pesquisa científica e tecnológica. As atividades

relacionadas a essa finalidade (atividade-fim) relacionam-se, portanto, com o

recebimento e a análise e seleção de propostas de pesquisadores ligados a

instituições de pesquisa do Estado de São Paulo, a concessão de financiamento a

projetos de pesquisa e o acompanhamento dos projetos aprovados. A FAPESP

recebe aproximadamente 15 mil propostas por ano apresentadas por pesquisadores

atuantes em instituições de ensino superior e pesquisa, oficiais ou privados, no

Estado de São Paulo.

A Fundação denomina proposta um conjunto composto, em geral, por um projeto

de pesquisa, dados curriculares do pesquisador proponente e, no caso de bolsas,

pede-se o histórico escolar e dado curriculares acadêmico do candidato. Cada um

dos componentes da proposta é avaliado no processo de análise e seleção. O

processo de recebimento, de análise e seleção de propostas envolve uma série de

etapas e setores dentro da Fundação.

10

A Diretoria Científica (DC) é responsável pelas etapas de tramitação da solicitação

de financiamento, isto é, a análise e seleção das propostas. Sua manifestação

favorável ou contrária à solicitação é encaminhada ao CTA para decisão final. Caso

aprovado, a DC faz o acompanhamento do desenvolvimento da pesquisa. A

Diretoria Administrativa é responsável pela contratação, liberação e controle dos

recursos concedidos aos coordenadores e responsáveis pelos projetos aprovados.

3.1.1 Atividades de fomento à pesquisa

As Bolsas e Auxílios são os meios tradicionais oferecidos pela FAPESP para o

fomento da pesquisa científica e tecnológica em todas as áreas do conhecimento:

Ciências Biológicas, Ciências da Saúde, Ciências Exatas e da Terra, Engenharias,

Ciências Agrárias, Ciências Sociais Aplicadas, Ciências Humanas, Lingüística e Letras

e Artes.

As Bolsas se destinam a estudantes de graduação e pós-graduação de instituições

de ensino e pesquisa paulistas. Os Auxílios se destinam a pesquisadores de

instituição de ensino e pesquisa do Estado de São Paulo com titulação mínima de

doutor.

As Bolsas e Auxílios são concedidos dentro de três linhas de financiamento: Linhas

Regulares, Programas Especiais e Inovação Tecnológica. As Linhas Regulares estão

voltadas para o atendimento da demanda espontânea (a chamada demanda de

balcão) dos pesquisadores ligados às universidades e institutos de pesquisa

sediados no Estado de São Paulo. Constituem, portanto, um sólido suporte das

propostas de pesquisa livremente pensadas e formuladas pela comunidade científica

e tecnológica paulista.

Os Programas Especiais volta-se para a superação de carências existentes (ou até

mesmo antevistas) no Sistema de Ciência e Tecnologia do Estado. Já a linha de

Inovação Tecnológica compreende diversos programas cujas pesquisas têm grande

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potencial de desenvolvimento de novas tecnologias e de aplicação prática em

diversas áreas do conhecimento.

Os programas dessas duas linhas, financiados sobretudo com receitas patrimoniais

da instituição, são os pilares da ação indutora, orientadora, do desenvolvimento

científico e tecnológico que também cabe à FAPESP desempenhar, em afinação com

a política de Ciência e Tecnologia do governo estadual. Candidatos a apoio da

FAPESP, dentro das Linhas Regulares ou nos Programas Especiais, dispõem de

formulários apropriados a cada caso para encaminhar suas propostas. Há também

alguns procedimentos a serem observados pelo solicitante de apoio da Fundação.

3.1.1.1 Formas de apoio

Abaixo identificaremos as formas de apoio existentes dentro de cada linha de

fomento à pesquisa:

Linha Regular

● Auxílio Regular

● Bolsas no país (Iniciação científica, mestrado, doutorado, doutorado direto e

pós-doutorado)

● Bolsas no exterior (Doutorado, doutorado direto e pós-doutorado)

Programas Especiais da FAPESP

Apoio a Jovens Pesquisadores Capacitação de Recursos Humanos de Apoio à Pesquisa (Capacitação Técnica)

CInAPCe

Equipamentos Multiusuários

Jornalismo Científico

Melhoria do Ensino Público Rede ANSP (Academic Network at São Paulo)

SciELO

Programas

Biotecnologia/Biodiversidade: Biota-FAPESP

Biotecnologia Molecular: Genoma-FAPESP

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Centros de Pesquisa, Inovação e Difusão (Cepid)

Programas de Apoio à Pesquisa em Políticas Públicas:

o Pesquisa em Políticas Públicas

o Sistema Integrado de Hidrometeorologia do Estado de São Paulo

(Sihesp) o Parques Tecnológicos do Estado de São Paulo

o Pesquisa em Política Pública - SUS

Programas de Apoio à Pesquisa em Parceria para Inovação Tecnológica: o Pesquisa em Parceria para Inovação Tecnológica (PITE)

o Consórcios Setoriais para a Inovação Tecnológica (ConSITec)

Programas de Apoio à Pesquisa para Inovação Tecnológica em Pequena e

Micro Empresa: o Pesquisa Inovativa na Pequena e Micro Empresa (PIPE)

o PIPE Fase 3: PAPPE/Finep

o Programa de Apoio à Propriedade Intelectual (PAPI/Nuplitec)

Rede de Biologia Molecular Estrutural (Smolbnet)

Tecnologia da Informação no Desenvolvimento da Internet Avançada (Tidia)

Rede de Diversidade Genética de Vírus (VGDN)

3.1.1.2 Processo de avaliação das propostas de bolsa auxílio

Todas as propostas encaminhadas à FAPESP, enquadradas em quaisquer de seus

programas, são avaliadas quanto ao mérito científico ou tecnológico e quanto à sua

adequação às normas e critérios de prioridade da FAPESP.

Essa avaliação é feita por pares, assessores escolhidos entre cientistas de

reconhecida competência, de acordo com a natureza e a área do conhecimento em

que se inserem cada projeto.

13

A FAPESP tem, assim, uma vasta rede de assessores voluntários, a maioria

pesquisadores em atividade no Estado de São Paulo, enquanto algumas centenas

estão espalhadas pelo Brasil e Exterior.

14

4 O ARQUIVO DA FAPESP

O Arquivo da FAPESP, também denominado Setor de Arquivo, está localizado no

prédio da instituição na Rua Pio XI, n. 1500, 1º andar, no Alto da Lapa.

Por se tratar de um arquivo de uma instituição de fomento constitui-se de conjunto

de documentos encarregados desse serviço público, portanto o fundo acumulado é

decorrente da sua atividade-fim e atividade-meio, formando assim o seu acervo de,

aproximadamente, 290 mil processos, sendo que mais de 250 mil encontram-se no

Grupo Keepers e quase 39 mil no Arquivo FAPESP. Em metros lineares no Grupo

Keepers ocupa 6530,94m, com exatamente 50.630 caixas contendo processos. Se

cada caixa possui 5 processos, há 253.150 mil processos no Grupo Keepers. Na

FAPESP possui 39.229 processos.

Nesse espaço os documentos encontram-se acondicionados em pastas suspensas

nos arquivos deslizantes (denominada pasta pendular), onde na parte inferior estão

os documentos correntes e na parte superior os processos intermediários

acondicionados em caixas (caixa tipo Box em cartão timbo).

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4.1 Perspectiva histórica do Arquivo

Visando oferecer uma maior ilustração do Setor de Arquivo, apresentaremos um

breve relato sobre a evolução do Arquivo FAPESP até a sua situação atual.

O início das atividades da Fundação – 1962 à 1983 – a acumulação inicial dos

documentos

O chamado “Arquivo científico” era, equivocadamente, relacionado à função de

depósito de processos científicos e da documentação administrativa gerada no

decorrer das atividades da Fundação. Por mais de vinte anos desde a sua criação, a

acumulação natural da documentação, sem qualquer tipo de descarte, foi a única

política de arquivo existente na instituição.

16

De 1983 a 1989 – Proposta de criação de um sistema de arquivos da FAPESP

Com a enorme massa documental acumulada decorrente das atividades de mais de

20 anos, a FAPESP resolveu microfilmar a maior parte dessa documentação: os

processos científicos encerrados.

Uma vez constituindo de uma documentação de caráter permanente, houve uma

grande discussão sobre a destinação final dos originais em papel. Após a consulta

ao então Diretor do Arquivo do Estado, foi sugerido algumas providências que

resultaram em um projeto para o arquivo. Este projeto definiu os seguintes

parâmetros:

- mesmo com a microfilmagem, a documentação original seria preservada;

- os processos seriam arranjados e descritos, segundo princípios arquivísticos, em

fichas impressas para este fim e, posteriormente, enviados ao Arquivo do Estado;

- Todos os anexos relativos à autonomia científica seriam enviados à biblioteca do

Arquivo do Estado, entre eles, as separatas, dissertações e teses.

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Durante a aplicação dessas atividades, verificou-se a necessidade de uma ampliação

do tratamento arquivístico à totalidade dos documentos acumulados e não apenas à

série de processos científicos. Em nova fase, o projeto visou o estabelecimento de

um Sistema de Arquivos da FAPESP.

Após seis anos, realizado seu propósito o projeto foi concluído, porém algumas

providências seriam necessárias para a consolidação e andamento do sistema de

arquivos:

- a contração e treinamento de funcionários para dar continuidade ao trabalho já

realizado;

- a capacitação de funcionários através do curso de Especialização de Arquivos,

oferecido pelo IEB-USP;

- a aprovação pelos superiores da FAPESP da tabela de temporalidade bem como a

sua submissão ao SAESP;

- a aplicação de manuais com instruções para o tratamento de todas as séries

documentais, em especial para a descrição da série Processos científicos;

- a adoção de uma sistemática de retirada de teses e dissertações para envio ao

Arquivo do Estado;

- a implantação de um sistema informatizado para apoio ao Sistema de arquivos.

Infelizmente as atitudes não se concretizaram, não houve contratação ou

aproveitamento de funcionários, a tabela de temporalidade não foi submetida, a

documentação acumulada não foi incorporada ao Sistema, as instruções contidas

nos manuais não foram aplicadas e não foram implantados recursos de informática.

Além disso, a execução de microfilmagem foi extinta, os rolos de fotogramas e o

maquinário foram transferidos ao Arquivo do Estado. Somente o envio de teses e

dissertações e o envio de processos científicos encerrados foram continuados.

18

De 1990 a 1991 – Novo acúmulo de documentação

Desde o final do projeto do arquivo, houve um novo acúmulo de documentação

administrativa. Para incorporar esta documentação e auxiliar na análise e envio de

processos encerrados ao Arquivo do Estado foi contratado um profissional arquivista

(o atual encarregado) junto ao setor de Arquivo e Almoxarifado, vinculado à

Gerência Administrativa.

Com isso, teve inicio uma nova atividade com relação aos processos científicos em

idade corrente para a execução, quase que definitiva, dos propósitos definitivos do

projeto anteriormente citado. O arquivamento de extratos mensais gerados no setor

de Contabilidade foi transferido ao Arquivo. Devido a isso, julgou-se necessário e

racional enviar os documentos para o Arquivo, do que solicitar todos os processos e

depois devolvê-los.

De 1992 a 1995 – Retorno aos objetivos propostos pelo Sistema de Arquivos

da FAPESP

Retornados os objetivos, implantaram-se alguns dos itens propostos pelo Sistema.

A iniciação ocorreu na incorporação sistemática dos documentos administrativos. Foi

providenciada a submissão da Tabela de Temporalidade aos órgãos superiores da

FAPESP, bem como à sua aprovação junto ao SAESP. Com isso, foi possível a

realização de um primeiro descarte de documentos administrativos referentes à

atividade-meio.

Outro passo dado foi referente à providência da informatização, feita através da

criação do Software Alexandria, para controles de localização, trâmite e prazos de

guarda da documentação administrativa arquivada.

O tratamento dos processos científico, no entanto, continuou recebendo apenas a

solução de armazenamento, que nesta fase, já eram transferidos do Arquivo do

Estado para a empresa Grupo Keepers.

19

De 1996 a 2005 – Aumento do número de processos científicos e

transferência de documentos ao Setor de Arquivo

A partir de 1995 verificou-se um aumento muito grande do número de processos

científicos autuados – reflexo da ampliação das atividades da FAPESP e do

surgimento de novas linhas de pesquisa. Com isso, a quantidade de processos

elevou-se rapidamente. Para uma melhor exemplificação, em 1994 o número de

processos submetidos anualmente à FAPESP era de 6.318, quanto em 1998 atingiu

a quantidade 16.599 de processos (independente da aprovação ou denegação). A

partir de então, foi fixado a média anual de 15 mil processos/ano que permanece

até os dias atuais.

Em 1999, foi aprovado um projeto da FAPESP cujo objetivo principal era a

digitalização de todos os processos científicos. A empresa contratada microfilmou

novamente os processos, e a partir disso, houve o processo de digitalização. O

projeto não se consolidou, os arquivos digitalizados encontram-se no CPD e os

microfilmes armazenados na Keepers.

Nessa mesma época, foram transferidos ao Arquivo quantidades cada vez maiores

de documentos que compunham a parte administrativa (pasta azul) dos processos

científicos. Através disso, essa transferência foi transformada em uma prática

sistemática. Da Contabilidade, estende-se ao Setor de Finanças, ao Setor de

Importação, à Auditoria, à Secretaria da Diretoria Administrativa e finalmente à

Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC). Hoje, podemos afirmar que

95% ou até mais, dos documentos que compõem a parte administrativa (pasta

azul) do processo científico são anexados pelo Setor de Arquivo.

Apesar do arquivamento da documentação administrativa relativas aos processos

científicos pelos setores que o produziam ou recebiam, na época, ter sido uma

questão problemática, essa transferência de responsabilidade para o Arquivo,

juntamente com o aumento crescente de processos, foi o que impediu e ainda

20

impede o pleno funcionamento do Setor de Arquivo enquanto órgão da

administração com funções específicas de um Arquivo propriamente constituído.

De 2006 à situação atual

Como resultado dos quadros apresentados acima, houve uma exigência maior da

concentração dos recursos humanos do Arquivo nas atividades de expediente e

protocolo. Isso ocorre de tal forma, que apenas três pessoas se ocupam

parcialmente das tarefas típicas do Setor de Arquivo. O restante do pessoal realiza

tarefas ligadas ao trâmite dos processos científicos e do arquivamento de

documentação corrente nos mesmos.

No aspecto das suas instalações físicas, devido à massa crescente de processos

científicos o espaço do Arquivo é ocupado de tal forma que houve a procedência de

envio de caixas que constam processos administrativos referentes à atividade-meio

(pasta amarela) à Keepers.

4.2 A Gestão Arquivística de documentos no Arquivo FAPESP

O Arquivo da FAPESP, que se trata de um arquivo central, está diretamente

vinculado à Gerência de Apoio, Informação e Comunicação da Diretoria

Administrativa (GAIC/DA).

Sua função principal para a instituição, como especificado anteriormente é:

- Armazenar os documentos da atividade-meio que estão em primeira idade no

arquivo corrente e em segunda idade no arquivo intermediário, como também o

armazenamento dos processos científicos em idade corrente;

- Cuidar do contato com a empresa terceirizada, o Grupo Keepers, que armazena os

processos científicos já encerrados, denominados como permanentes. É também

designada como permanente os documentos administrativos

21

- Armazenar os processos científicos que tratam das atividades fim da instituição,

como também armazena toda documentação relativa às atividades meio, no

desempenho de suas atribuições específicas (documentos administrativos

acumulados de caráter probatório, instrumental, assessório e de prestação de

contas).

Para isso, os processos científicos são separados por pastas de diferentes cores que

de acordo com a tipologia documental, sendo a Pasta Rosa relativa ao conteúdo

científico (relatórios, pareceres, documentos da Diretoria científica, etc.), a Pasta

Azul contendo documentos administrativos gerados pelo processo (como por

exemplo, prestações de contas do uso da bolsa e de reservas técnicas, etc.) e a

Pasta Verde, que se trata de documentos de custos de importação (como compra de

material para pesquisa no exterior). Essas pastas podem são relativas a um mesmo

projeto (contendo o mesmo número de processo) e circulam separadamente pelos

setores da instituição conforme a demanda.

Anteriormente, aproximadamente até 2004, quando encerrado o processo, as

pastas rosa e azul eram juntadas (essa ação será aprofundada posteriormente).

Ultimamente, para a facilidade de acesso, as pastas não são mais juntadas, porém

são “anexadas” no mesmo local quando recolhidas no arquivo permanente.

Dessa forma, pode-se dizer que Arquivo da FAPESP acumula e faz a gestão somente

dos documentos arquivísticos em fase corrente (processos científicos de bolsa

auxílio e documentos administrativos da instituição – atividade-meio) e

intermediária (documentos decorrentes da atividade-meio).

4.3 O Arquivo FAPESP e a Gestão do Arquivo Corrente e Intermediário

Inicialmente, foram detectados dois conjuntos distintos, o denominado científico

(que aglutina os processos científicos) e o administrativo (que reunia toda a

documentação que não era passível de ser arquivados nos ditos processos

científicos). Os limites impostos por esta divisão sempre serviram de parâmetro

22

para o arquivamento dos documentos produzidos e recebidos pela FAPESP desde a

sua criação.

O processo científico é dito como corrente enquanto o projeto está em andamento,

e quando encerrado é recolhido para o arquivo permanente. Assim, podemos dizer

que ao se tratar dos documentos arquivísticos contidos nos processos científicos

possuem duas idades distintas:

- a primeira idade - arquivo corrente – uma vez que ao se tratar de um projeto em

andamento, possui um caráter ativo, uma consulta freqüente e de uso exclusivo da

fonte geradora, cumprindo as finalidades que motivaram a sua criação, conforme a

vigência do projeto, da data de início à data de encerramento;

- e a terceira idade – o recolhimento para o arquivo permanente – visto que após o

encerramento, já cumpriram as finalidades de sua criação, porém esses processos

devem ser preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo.

Apesar da “Pasta azul” conter uma documentação de caráter administrativa, esta

não se constitui como parte do arquivo intermediário - por ser composto de

documentação da prestação de conta decorrentes das atividades científicas que

também servem, inclusive, como prova metodológica (ao citar a compra de um

microscópio para a realização de um experimento, por exemplo), e dessa forma

jamais houve o descarte desses documentos contidos nestas pastas.

Dessa forma, enquanto o projeto estiver em andamento, os processos devem ser

mantidos no Arquivo da FAPESP. Os processos mais antigos são referentes ao ano

de 1997, mas o mais “comum” é encontrar processos a partir de 2002 em diante.

Diariamente é feito o levantamento dos processos encerrados para que sejam

recolhidos e enviados ao arquivo permanente (Fundo FAPESP encontrado na

Keepers).

No entanto, para a documentação contida no acervo referente à atividade-meio

possuem as três idades: corrente, intermediária e são recolhidos no arquivo

23

permanente devido a falta de submissão da Tabela de Temporalidade para a

Comissão de Avaliação e ao SAESP.

4.3.1 Os processos científicos

Os processos científicos são resultantes da atividade-fim da Fundação, e sua

composição indica os procedimentos adotados para a realização do programa de

amparo e fomento à pesquisa, através dos instrumentos conhecidos como auxílio à

pesquisa, bolsa para pesquisadores e projetos/ programas.

A série documental denominada “Processo Científico” constitui a parte mais

significativa do arquivo permanente da FAPESP, ocupando 99% da composição do

acervo. Além de documentarem a atividade-fim da instituição, também são

portadores da memória significativa da produção científica desenvolvida pelo Estado

de São Paulo desde o estabelecimento da FAPESP.

Apesar disto, esta documentação é a que mais tem sofrido com a falta de política de

gestão documental mais estruturada e bem definida.

24

Segundo Camargo e Bellotto (1996), processo é um termo que designa, na

administração pública, o conjunto de documentos que vão sendo acrescidos com a

finalidade de esclarecimento no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

São reunidos por uma capa na qual se registra o seu número oficial. Já o dossiê é o

conjunto de documentos referentes a determinada pessoa, fato, acontecimento,

produto, assunto, reunidos em uma pasta exclusiva para cada um. Nesse contexto,

as partes integrantes de um processo científico encerrado são:

Documentação referente às atividades de pesquisa, de conteúdo científico –

esses documentos formam um processo e constitui a “Pasta Rosa”;

Trata-se da unidade processual relativa à atividade cientifica expressa a apreciação,

a qualificação e o acompanhamento do projeto. Os documentos que expressam

estas operações são:

- o formulário de inscrição;

- a carta de apresentação;

- o projeto de pesquisa;

- o currículo pessoal;

- os pareceres de avaliação e acompanhamento científico;

- o termo de outorga;

- os relatórios científicos emitidos periodicamente (em média são enviados

anualmente pelo pesquisador);

- todas as produções científicas oriundas da pesquisa (dissertações, teses, artigos

científicos, livros, divulgações, trabalhos apresentados em eventos, etc.).

25

Documentação referente às atividades administrativa e prestação de contas da

atividade de fomento à pesquisa – compõem a chamada “Pasta Azul”;

É a unidade de acompanhamento financeiro do projeto é composta de:

- recibos;

- extratos de pagamentos;

- contratos;

- canhotos de passagens;

- notas fiscais, enfim todo e qualquer documento que revele os gastos necessários

para a realização de um projeto, seja o financiamento de uma viagem ou a

instalação de um laboratório, por exemplo.

Pasta rosa: acima etiqueta contendo o número do processo, o tipo

de auxílio, área de pesquisa e data de iniciação do projeto. No meio

é a etiqueta de controle do arquivo permanente recolhido na

Keepers. Abaixo etiqueta que indica que esse processo foi

encerrado no âmbito da Diretoria Científica e a etiqueta de

identificação, contendo a área de concentração e a classificação, a

afiliação e nome do responsável e o nome do beneficiário.

26

Documentação referente ao conjunto de operações sobre importações – constitui

a “Pasta Verde”.

Não são todos os processos científicos que possuem a pasta verde, mas somente

aqueles que necessitam de materiais comprados no exterior para efetuarem

pesquisas. Possuem documentação referente às ações de importação e exportação

de materiais.

O conjunto documental “Processos científicos”, que consiste, arquivisticamente

falando, em uma série que é a que possui em maior volume físico e em informações

sobre a atividade-fim da Fundação. Basicamente podemos dizer que esta série

resulta diretamente das atribuições da Diretoria Científica e Administrativa.

O trâmite desses processos é iniciado a partir do momento em que o proponente

apresenta um projeto. Uma vez avaliado favoravelmente pela assessoria cientifica,

é gerado um processo científico (pasta rosa) e um processo administrativo (pasta

azul). Cumpridas todas as etapas, teremos dois conjuntos de documentos

integrados entre si, ou seja, no encerramento do prazo para a realização do projeto,

os “dois processos” são aglutinados e denominados genericamente de “processos

científicos” recebendo tratamento diferenciado do restante dos documentos

pertencentes ao acervo da instituição.

Pasta azul: possui os mesmos dados da Pasta

rosa. O que muda é o conteúdo e a sua tramitação

dentro da FAPESP, e o encerramento que é feito

pela Gerência da Auditoria (Diretoria

Administrativa).

27

É importante observar os processos relativos ao programa de amparo e auxílio à

pesquisa, mesmo avaliados negativamente (denegados), gera um processo (pasta

rosa) que é arquivado.

No entanto, o encerramento das atividades científicas (pasta rosa) e atividades

administrativas (pasta azul) dos processos científicos são diferentes. Somente após

o encerramento do prazo do projeto o bolsista tem, aproximadamente, o prazo

estipulado de 1 mês para entregar a prestação de contas e o relatório científico.

4.4 Método de arquivamento dos processos científicos

Os dossiês e/ou processos são criados e identificados pelo título e ano/número de

criação processual. Essa atividade é exercida pelo Setor de Autuação, onde são

registrados nas pastas rosa o número do processo, o nome do responsável pelo

projeto e o nome do beneficiário, a instituição onde será feita a pesquisa (empresa,

universidade, fundação, etc.). Também é pré-estabelecida uma classificação sobre o

assunto no qual se refere o projeto (lista contida no Sistema CRABS) e a data de

iniciação do projeto.

Além disso, o Setor de Autuação é responsável pelo registro do processo no Sistema

de Arquivo e é através disso que o Setor de Arquivo fica sabendo da existência de

novos processos.

Após o trâmite do processo científico nos setores e células da Diretoria Científica

(para a aprovação ou denegação), a pasta rosa é repassada aos Setores da

Diretoria Administrativa, que por sua vez abrem um processo administrativo (pasta

azul) que serão referentes às atividades de prestação de contas do pesquisador

junto à FAPESP.

28

29

Geralmente a pasta rosa é primeiramente armazenada no arquivo por não possuir

um trâmite tão intenso quanto à pasta azul.

Enfim, é através do deste número de processo e, às vezes, pelo nome do

responsável que se regula a forma de arquivamento e o de acesso aos processos

científicos.

Exemplo de um número de processo:

99/02345-6

99 – ano da submissão do projeto/abertura do processo;

02345 – número seqüencial que é independente do tipo de auxílio solicitado. Esse

número poderia ser de uma solicitação de bolsa de mestrado, e sua seqüência

99/02346 pertencer a um pedido de auxílio à projeto de pesquisa regular, ou seja,

30

esse número é gerado na autuação conforme a aprovação dos projetos,

independente da categoria de auxílio;

-6 – dígito verificador.

Por essa identificação, ou número do processo, que é feito o armazenamento nos

arquivos. É através desse número que os processos científicos são recuperados

quando necessários, seja os processos do arquivo correntes ou mesmo os processos

já encerrados que pertencem ao arquivo permanente e se encontram recolhidos na

Keepers, ou seja, é pelo número processual que é feito o sistema de arranjo. Dessa

forma, podemos afirmar que método de arquivamento dos processos científicos no

Arquivo da FAPESP é um misto entre o método cronológico e numérico.

4.4.1 O trâmite de um processo científico dentro da FAPESP

31

Em linhas gerais, o trâmite de um processo dentro da FAPESP ocorre desde a

apresentação da solicitação pelo pesquisador até a assinatura do contrato. Até o

encerramento do processo no âmbito da Diretoria científica e Diretoria

administrativa, ele percorre praticamente todos os setores da Fundação referentes a

essas áreas. Isso demonstra uma característica interessante da instituição que é a

independência de muitos processos dos quais seriam atividades desempenhadas

pelo arquivo constituírem um departamento com funções específicas e não

exatamente com sua denominação.

Dessa forma, o trâmite de um processo científico ocorre da seguinte maneira:

Setor de informações / DA: fornece informações para elaboração de

propostas iniciais, recebe propostas de pesquisadores encaminhadas em papel (e

que chegam via correio ou são entregues pessoalmente), verifica se a proposta

está dentro das normas e requisitos da modalidade pretendida pelo candidato e

lhe dá um número – por exemplo, 2008/00123-4 – anterior a barra está o ano;

após a barra é o Número do Processo). Já como processo, a solicitação é

encaminhada ao Setor de Autuação.

Setor de Autuação / DA: confere toda a documentação das propostas

encaminhadas pelos pesquisadores, seja das que vêm em papel, seja das feitas

eletronicamente via Sistema de Apoio à Gestão (SAGe). A documentação em

papel é colocada em uma pasta (Pasta Rosa) e os dados do candidato é

cadastrado no banco de dados dos processos, o Crabs. Dalí, o processo segue

para as Coordenações de Área.

Expediente da DC: Envia para as Coordenações de Área/DC os processos

novos, recebidos do Setor de Autuação, e os processos com pareceres, recebidos

da Assessoria ad hoc. Envia o projeto ao proponente (e o recebe de volta) nos

casos em que a Assessoria ad hoc solicita a reformulação do projeto ou pede

outros esclarecimentos relacionados à proposta.

32

Coordenações de Área / DC: São comitês compostos por pesquisadores

destacados em suas áreas e em atividade no Estado de São Paulo, organizados

segundo as áreas do conhecimento ou segundo programas específicos da

Fundação. As Coordenações têm de 1 a 15 pesquisadores. Recebem as

propostas e, de acordo com a área e a subárea do projeto, escolhem o assessor

ad hoc para analisá-lo. Os assessores não fazem parte da estrutura, mas

desempenham função importante no processo de análise e seleção de propostas,

pois emitem pareceres que orientam o processo em análise.

Coordenação Adjunta / DC: Comitê composto em geral por pesquisadores

com experiência anterior como Coordenadores de Área. Baseada no parecer do

assessor ad hoc e na recomendação da Coordenação de Área emite

recomendação ao diretor científico.

Gerência da DC: Prepara o despacho do diretor científico.

Conselho Técnico-Administrativo (CTA): Com o despacho emitido pelo

diretor científico, a proposta é submetida ao CTA para referendo. Em seguida, a

proposta vai para a Secretaria da DC (SecDC).

Secretaria da DC (SecDC)/DC: Dependendo da forma de apoio solicitada, há

diferentes encaminhamentos para a proposta, depois de aprovada: 1. Quando

uma solicitação de bolsa é aprovada, envia ao orientador e ao bolsista o parecer

e carta solicitando confirmação de interesse na bolsa. Após a confirmação,

registra as informações no sistema Crabs: Se for uma solicitação de bolsa no

país (modalidades Iniciação científica, Mestrado, Doutorado, Doutorado Direto e

Pós-doutorado), prepara o Termo de Outorga e o envia para a Gerência de

Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA, para assinatura do interessado;

Caso se trate de bolsa no exterior, envia o processo diretamente para a

Secretaria da DA (SecDA)/GAIC/DA. 2. As solicitações de auxílio, depois de

terem sido confirmadas pelos interessados, também seguem para a Secretaria

da DA (SecDA)/GAIC/DA. Em ambos os casos, a SecDA prepara o Termo de

Outorga. 3. No caso de solicitação negada e em casos de diligência – em que a

33

assessoria solicita mais esclarecimentos sobre o projeto – envia comunicação da

decisão ao interessado e, em alguns casos, o parecer.

Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA: Cuida da

assinatura dos Termos de Outorga de bolsas no país em todas as modalidades.

Abre outra pasta (Pasta Azul) para acompanhar a parte administrativa desses

processos. Recepciona os pesquisadores para assinatura dos contratos e faz

outros procedimentos.

Secretaria da DA (SecDA)/DA: Inclui no sistema dados para preparação do

Termo de Outorga de auxílios (auxílio a pesquisa, publicação, organização de

reunião científica e/ou tecnológica, de vinda de pesquisador visitante do Brasil e

do exterior, auxílio para participação em reunião científica e/ou tecnológica no

Brasil ou no exterior, que exigem uma tramitação mais rápida. O setor abre a

pasta azul para acompanhamento administrativo desses processos e recepciona

os pesquisadores para assinatura dos Termos de Outorga, exceto aqueles

responsáveis por auxílios a pesquisa, que assinam Termos de Outorga na

Gerência Financeira.

Gerência Financeira/DA: Recebe o processo administrativo (Pasta azul) com o

Termo de outorga já assinado e cadastra os dados bancários do pesquisador

responsável pelo projeto.

Arquivo/DA: Armazena os processos que estão em andamento (processos

correntes e intermediários) e cuida do contato com a empresa terceirizada, o

Grupo Keepers, que armazena os processos já encerrados (permanentes).

Armazena os processos científicos que tratam das atividades fim da instituição,

como também armazena toda documentação relativa às atividades meio, no

desempenho de suas atribuições específicas (documentos administrativos

acumulados de caráter probatório, instrumental, assessório e de prestação de

contas).

34

O processo em idade corrente exige outras ações dos setores ligados à Atividade

Fim da FAPESP:

Setor de Informações/DA: é responsável pelo esclarecimento de dúvidas e

pelo recebimento de relatórios e prestação de contas ao longo da tramitação do

processo aprovado. É o setor que faz o atendimento a solicitações de

informações por parte de pesquisadores e outros interessados em conhecer as

atividades da FAPESP.

Expediente da DC: Registra e distribui correspondências relacionadas com o

processo (alterações na concessão inicial, pedido de aditivos, transposição de

verba, prorrogação de prazo para entrega de relatórios científicos, mudança de

endereço, alteração de instituição, etc.). Dependendo do assunto, a

correspondência pode seguir para a GerDC/DC, Coordenação Adjunta/DC,

Coordenações de Área e de Programas/DC ou Controle de Processos

(ContProc)/GerDC/DC e SecDC/GerDC/DC.

Controle de Processos (ContProc)/DC: Recebe relatório científico e

encaminha para acompanhamento do assessor ad hoc. Recebe solicitações de

alteração de concessão inicial.

Diretores de Área/DC: Assessoria Técnica do diretor científico e da Gerência

da DC (GerDC/DC) para acompanhamento de processos e ações prospectivas da

Diretoria Científica.

Gerência de Importação/DA: Cuida dos trâmites para importação de

equipamentos necessários aos projetos aprovados. Importa bens necessários

para o desenvolvimento da pesquisa e administra doações de bens importados.

Faz exportação temporária para conserto ou troca de bens.

Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA: Cuida das

prestações de contas relacionadas à Reserva Técnica para bolsas de Doutorado e

Doutorado Direto, de transposição de verbas concedidas para o projeto e

35

prorrogação de prazo, por até 60 dias, para entrega de relatório científico e

prestação de contas.

Gerência Financeira/DA: Reserva e libera os recursos para pagamento de

pesquisadores e bolsistas.

Gerência de Auditoria/DA: Fiscaliza os gastos do pesquisador com o projeto,

analisa prestações de contas de todos os projetos e os relativos à Reserva

Técnica para auxílios e projetos temáticos, cobranças e pendências.

Abaixo segue o fluxograma para melhor explicitar o trâmite dos processos

científicos em idade corrente por entre os setores até seu acondicionamento no

Arquivo.

Fluxograma do trâmite do processo científico dentro da FAPESP. Fonte: FAPESP (2006).

36

4.5 A gestão do Arquivo Permanente

O recolhimento dos processos científicos encerrados para a guarda permanente é

desempenhada por uma empresa terceirizada, o Grupo Keepers. Anteriormente,

aproximadamente até a década de 1990, a guarda dos documentos permanentes

era realizada pelo Arquivo do Estado que gerenciava o arquivo permanente fazendo,

inclusive, a microfilmagem dos documentos dos processos.

Devido a mudanças de gestão governamental e outros fatores, essa função teve

que ser repassada para a empresa Grupo Keepers, que é um provedor de soluções e

serviços na área de arquivos empresariais, gerenciando e armazenando

documentos, principalmente no que diz respeito ao seu gerenciamento e controle.

O controle dos documentos mantidos sob custódia é informatizado, facilitando o

rápido acesso e consulta ao material arquivado. Conta com uma equipe de

profissionais especializados que faz o levantamento dos documentos da instituição,

utilizando metodologia apropriada para seu arquivamento, objetivando o rápido

acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou,

caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos.

Os documentos permanentes solicitados para verificação e consulta às informações

são solicitados ao Arquivo FAPESP que envia o pedido via internet à Keepers que

recupera os processos enviando-os diariamente ao Arquivo FAPESP que, por sua

vez, expede o documento por entre os setores que solicitaram os processos

permanentes via Sistema de Arquivo na instituição.

O Grupo Keepers está localizado em Barueri e, por isso, um documento permanente

cujo processo encontra-se na Keepers demora em torno de 1 dia para chegar ao

solicitante

Além dos processos científicos encerrados são armazenados na Keepers os

documentos administrativos da FAPESP, que devido à obsolescência da Tabela de

Temporalidade, não podem ser descartados.

37

4.6 Os documentos referentes às atividades-meio

Dentre as atividades desenvolvidas, o protocolo – serviço encarregado de receber e

registrar os processos, classificar, distribuir, controlar a tramitação e expedição de

documentos – é executado pelo arquivo, ocasionalmente em alguns processos

científicos, logo que chegam da autuação.

Os documentos administrativos são montados diretamente na Gerência de Apoio,

Informação e Comunicação (GAIC/DA). É possível notar, dessa maneira, a

fragmentação da execução deste serviço na instituição, principalmente quanto ao

recebimento, registro, classificação e distribuição dos documentos das atividades-

meio.

O controle de tramitação e expedição de documentos é feito com rigor logo após

este ter sido encaminhado para o arquivo, onde serão anexados a outros

documentos correlacionados, e acondicionados em pastas específicas.

Esses documentos são previamente registrados no Sistema de Gestão Informatizado

de Arquivo - Software Alexandria para arquivos – auxiliando a gerência e controle

38

dos documentos, permitindo uma associação e uma definição dos tipos documentais

quanto aos planos de classificação adotados. Este software permite uma busca

combinada pelos diversos campos remissivos.

Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do

Estado de São Paulo: atividades-meio

O Plano de Classificação se relaciona de forma permutada e alfabética para todos os

tipos de documento, funções, subfunções e atividades, tal como a terminologia

utilizada com maior freqüência para a localização dos documentos.

Tanto o Plano de Classificação quanto a Tabela de Temporalidade dos Documentos

da Administração Pública do Estado de São Paulo para as atividades - meio,

prevêem estabelecimento de critérios a fim de orientar a seleção de documentos

destinados à eliminação.

39

- Tabela de Temporalidade

A tabela de temporalidade de documentos adaptada para o Arquivo da FAPESP

encontra-se desatualizada, assim como sua Política de descarte. Ambas estão em

processo de reformulação a ser aprovado no SAESP. Enquanto a proposta não é

aprovada, nenhum documento pode ser descartado, uma vez que apenas alguns

documentos das atividades - meio que podem passar por essa avaliação. Todos os

processos científicos devem permanecer como patrimônio da instituição.

- Plano de Classificação

Conforme o Decreto Nº 48.898,

“caberá às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar ao

Arquivo do Estado a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência do exercício de atividades-meio não indicados no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da

Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades - Meio, para sua incorporação (...) A comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade, devidamente justificada.”

- Descrição das Funções e Sub-funções

A seguir demonstraremos como o SAESP estabelece a organização das funções e

sub-funções que devem ser aplicadas nos arquivos públicos:

Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico

Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos

Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa

Atividade: 02.01.01 Compilação de notícias sobre a administração estadual

Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos

humanos

Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas

40

Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras

Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos

Função: 05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

Subfunção: 05.01 Planejamento orçamentário

Atividade: 05.01.01 Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira

Função: 06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

Subfunção: 06.01 Comunicação administrativa

Atividade: 06.01.01 Normalização das atividades de arquivo

Função: 07 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES

Subfunção: 07.00 Não há

Atividade: 07.00.01 Recepção e controle de portaria

O Arquivo da FAPESP segue, desde o início, as políticas arquivísticas determinadas

pelo SAESP/Arquivo Público do Estado. Todos os documentos gerados das

atividades-meio da FAPESP são tratados de acordo com esse modelo de

administração pública estadual de arquivos. Seguindo a proposta do SAESP, a

primeira unidade numérica corresponde à função, a segunda unidade numérica se

correlaciona com a sub-função, a terceira unidade numérica indica atividade que

aquele documento adveio.

4.7 Limpeza e conservação do Acervo do Arquivo

Não há nenhuma política para a realização da limpeza, seja do ambiente, do

mobiliário ou mesmo do acervo, muitas vezes essa função sendo desempenhada

pelos funcionários do Arquivo, ou mesmo, pelo grupo de limpeza geral da FAPESP.

Considerando o Decreto n.º 2.942 do Conselho Nacional de Arquivos, de 18

de janeiro de 1999, no Artigo 2º, parágrafo VI e VII, caracteriza o Arquivo

permanente como aquele que acumula um conjunto de documentos públicos de

valor permanente, que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e

41

informativo; e a preservação de arquivos deve ser efetuada para o tratamento de

acervos documentais para que se permita a prevenção da deterioração física dos

documentos, com vistas à recuperação da informação. No entanto, nesse contexto,

nenhuma atitude é tomada pelo Setor por falta de importância para o serviço

arquivístico por parte dos Superiores da FAPESP.

42

5 A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Instituída em decorrência das determinações do Decreto 48.897, de 27 de agosto

de 2004, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo tem como principal

missão a elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de

Temporalidade de Documentos.

Embora a FAPESP já disponha de tais instrumentos, provavelmente eles serão

objeto de revisão total a partir das novas determinações aprovadas no citado

decreto, conforme ofício recebido do Arquivo do Estado de 24 de março de 2006

(ver ANEXO B). Na prática, isto significa que a comissão deverá analisar

profundamente todo o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela

FAPESP no decorrer de suas atividades, levando em conta as respectivas exigências

administrativas, jurídicas e históricas da documentação.

A Comissão de Avaliação de Documentos é formada por 4 pessoas que representam

as principais áreas de atuação da Instituição, sendo:

- um representante do Setor Arquivo;

- um representante do Setor Jurídico;

- um representante da Diretoria Científica; e por fim,

- um representante da Diretoria Administrativa.

É necessário um maior empenho da comissão para que agilize os aspectos

pendentes. A projeção das atividades da comissão deverá exigir cada vez mais da

parte, tempo e dedicação dos seus componentes, compatíveis com uma

contribuição qualitativa a esta análise documental.

Além disto, o Setor de Arquivo deverá implementar as mudanças decorrentes das

determinações que a comissão apontar como adequadas. Enfim, estas são

atividades que exigem do setor uma estrutura mais sólida e definida, focada na

direção de suas características específicas.

43

6 OS RECURSOS HUMANOS DO ARQUIVO FAPESP

O recurso humano do arquivo constitui-se em 13 pessoas. O responsável é Max

Christian Fraudendorf, formado em História pela Universidade de São Paulo e

especializado em arquivos no IEB (Instituto de Estudos Brasileiros). Está na direção

do arquivo faz 15 anos. Os outros 12 funcionários são contratados ou são

funcionários públicos, sendo apenas 2 deles técnicos em arquivos.

Pela própria natureza de suas atribuições, o Setor de Arquivo participará

intensamente destes trabalhos. Junto à comissão, o encarregado do arquivo vem

facilitando a compreensão de conceitos arquivísticos contidos na legislação,

comparecendo às atividades e treinamentos oferecidos pelo Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo (SAESP), além de compartilhar com os demais integrantes dos

recursos humanos as últimas atualizações na área de Arquivologia e gestão

documental.

44

7 A INFORMATIZAÇÃO

Acompanhando as medidas de política geral da instituição, consubstanciadas em

Mudança, qualidade e institucionalização, em 2007 o Conselho Superior aprovou e

iniciou a implantação do processo da informatização das atividades da FAPESP,

compreendendo todos os procedimentos de apresentação, análise e julgamento de

propostas de pesquisa apresentados à FAPESP, gestão de contratos,

acompanhamento e avaliação de seus programas, por meio do Sistema de Apoio à

Gestão (SAGe), além dos procedimentos administrativos propriamente ditos.

Com o SAGe, procurou-se dar qualidade na administração das etapas que envolvem

a tramitação de processos associados a projetos de pesquisa científica e tecnológica

na Fundação. Não podemos esquecer que a FAPESP recebe anualmente, em média,

15 mil projetos de pesquisa para análise, sendo, portanto, indispensável a

informatização de todas as etapas.

Objetivos e estruturação do SAGe

1) O Sistema de Apoio à Gestão na FAPESP foi concebido com fundamento no

crescimento da demanda das atividades de fomento da FAPESP e na

necessidade de fornecer instrumentos ágeis de interação aos usuários e

gestores da FAPESP. O SAGe configurou-se em efetiva resposta antecipada às

previsões de aumento das atividades da Fundação. Suas primeiras ações

institucionais foram implementadas em outubro de 2003. De 1 de junho de

2005 a 27 de junho de 2007 a FAPESP recebeu eletronicamente 16.843

propostas. Em 2007, entre 1 de janeiro e 24 de julho, 45,7% das propostas

foram submetidas pelo SAGe.

2) A introdução desse sistema informatizado possibilitou à FAPESP:

- a manutenção da eficácia no atendimento, mesmo com o aumento da

demanda;

- a racionalização dos procedimentos com a conseqüente redução de custos;

45

- a padronização de termos, conceitos e formas pelas quais seus processos são

conduzidos; e

- a maior visibilidade para os usuários no acompanhamento de seus processos.

3) O SAGe foi desenvolvido com base nos seguintes atributos técnicos:

- sistema Web (que permite acesso universal provido pela internet, com base de

dados única);

- formulários eletrônicos, de maneira a promover a redução de duração e custos

dos procedimentos relacionados à tramitação, postagem e armazenamento de

papel; a melhora na qualidade das informações colhidas; e a criação de bancos

de dados dinâmicos;

- integração com o banco de currículos da Plataforma Lattes, do CNPq.

4) A construção do SAGe foi elaborada em módulos que integram todas as

etapas das operações que vão desde a apresentação da proposta pelo

pesquisador até as etapas intermediárias, como recebimento, habitação, análise

da proposta por assessores e coordenadores, aprovação da Diretoria Cientifica,

contratação, pagamentos, relatórios de andamento e importação fazem parte de

seu conteúdo. É possível afirmar que todo o processo pertinente às atividades-

fim da FAPESP são contempladas pelo SAGe.

5) No atual estágio, estão sendo desenvolvidos os módulos de pagamentos,

importação e prestação de contas. Está prevista para o final desta semestre a

conclusão da implantação total do sistema. A partir daí, todo SAGe estará em

operação, restando a conclusão da capacitação da equipe de técnicos

responsáveis para a assunção total das operações deste sistema, o que ocorrerá

agora em meados de 2008.

Mesmo com a informatização e utilização do SAGe, muitos processos ainda estão

sendo gerados em papel e são separados em uma parte especial do arquivo. O

46

SAGe extinguiu a pasta rosa, mas ainda é necessário o uso da Pasta Azul, uma vez

que os documentos referentes a finanças, pagamentos, contratos e prestações de

conta em geral não tem como ser gerados eletronicamente. A implementação do

SAGe ainda não é a melhor solução para o Arquivo.

47

8 CONCLUSÃO

Pudemos observar pela história da criação da FAPESP, que o propósito de sua

criação foi fortemente impulsionado e influenciado pelas tendências mundiais e

nacionais pós-guerra e pós golpe do Estado Novo, assumindo características do

novo governo que se estabelecia no país. Na mesma época houve a solidificação das

atividades do Arquivo do Estado como papel de formulador de políticas culturais.

Essas informações nos permitem estabelecer cognições de relação entre a o

propósito do SAESP com dessas políticas aplicadas estabelecidas por eles na

FAPESP.

Pelo Arquivo Público do Estado ser um órgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo (SAESP), alguns atributos como:

- propor a política de acesso aos documentos públicos; orientação técnica aos

órgãos integrantes do Sistema e a unidades responsáveis pela guarda de

documentos arquivísticos;

- orientar e controlar a elaboração dos planos de destinação de documentos são

algumas das razões pelas quais o arquivo da FAPESP ficou submetido a aceitar

como condição existencial, considerando também que ao Estado cabe a definição

dos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a

gestão e o acesso aos documentos de arquivo, nesse caso, público.

Quanto ao sistema de plano de arquivo adotado para a classificação, por ele não

possibilitar um desdobramento eficiente e pelo sistema da FAPESP não contar com

um controle rigoroso do vocabulário dos assuntos referentes aos documentos, o

arquivo permanente fica necessitado de um critério maior para tratamento de

classificação, fazendo-se valer do controle através do número de tombo.

48

REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei 5.918, de 18 de outubro de 1960. In: Lei Orgânica da Fundação de

Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo. São Paulo. Disponível em: <

http://www.fapesp.br/materia.php?data%5Bid_materia%5D=30 >. Acessado em 07

jun. 2008.

CAMARGO, A. M. A. ; BELLOTTO, H. L. (org.). Dicionário de terminologia arqvuivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional

de São Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

FRAUENDORF, M. C. O arquivo da FAPESP no limiar da era digital: diagnósticos

e perspectivas. São Paulo, 13 p. Trabalho não publicado.

FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Estatutos da

Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo. Disponível em: <

http://www.fapesp.br/materia.php?data[id_materia]=92 >. Acessado em: 07 junho 2008.

FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Manual de

atendimento ao público. Série Documentos 1. São Paulo: FAPESP, 2006.

FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Site. Disponível

em: < http://www.fapesp.br>. Acesso em: jun. 2008.