VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE GOOGLE DRIVE

Ventajas

Accesibilidad desde cualquier conexión sin necesidad de instalar un software

particular así como gran seguridad de almacenamiento, pues el usuario guarda

la información en un sistema de nubes en la Internet.

Una de las características de Google Docs y una ventaja sobre las plataformas

convencionales es que al compartir el archivo con muchas personas, éstas

pueden modificar el archivo mientras los demás, desde sus casas u oficinas,

observan a quien está realizando la edición. Lo llaman: colaboración en línea.

Desde que Google Docs conserva las versiones anteriores de los documentos,

no hay razón para preocuparse por cambiar un archivo de forma irrevocable.

Conserva además, un corrector ortográfico para las hojas de cálculo,

documentos, presentaciones y más formatos de archivos.

Respecto a almacenamiento, Google Drive permite guardar hasta 1 gigabyte

de todo tipo de ficheros y todo lo anterior, al alcance de cualquier computadora

con enlace a Internet.

Aunque siempre es preferible la opinión de alguien profesional, Google Docs

ofrece un sistema de traducción de documentos. Viene con 53 idiomas

integrados lo que permite a los usuarios traducir fácilmente los documentos en

cualquiera de estos idiomas.

Desventajas

Las personas pueden ver las páginas que utilizaste

El usuario no podría ser seguro si no creas una buena contraseña y lo proteges

Si el documento tiene varios colaboradores tiene el riesgo de ser eliminado por

uno de sus colaboradores

CREACION DE DOCUMENTOS EN LINEA

Al acceder a Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos

nuestros archivos y documentos.

Nuevo documento de texto.- Comenzaremos por la creación de un nuevo

documento de texto. Para ello haremos clic en “Crear”, y elegimos “Documento”. Se

abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece un encabezado similar al

Word y una hoja en blanco.

Guardar un documento.- Google Drive va guardando automáticamente tu

documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el

ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar

una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos

daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del

documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Drive almacena estas

grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento.

Volvemos a la vista general y vemos el documento creado. Podremos seleccionarlo

para realizar acciones sobre él con el menú superior: compartir (icono de

persona), mover a(icono de carpeta), eliminar (icono de papelera), vista

previa (icono de ojo) o marcarlo como destacado mediante la estrellita.

SUBIR UN DOCUMENTO YA EXISTENTE PARA EDITAR EN GOOGLE DRIVE

1. Clicamos en el botón rojo que está junto al botón “Crear” y

elegimos “Archivos”.

2. Seleccionamos de nuestro ordenador el documento que queramos subir.

3. Comprobamos en la ventana de subida que en la configuración esté activada

la conversión: “Convertir los archivos que has subido al formato de Google

Docs”.

ORGANIZAR ARCHIVOS

Podemos crear una carpeta para organizar mejor nuestros

archivos. Para incluir archivos dentro de una carpeta, podemos

arrastrarlos desde el panel principal al menú de la derecha donde

están nuestras colecciones o utilizar el botón de la barra superior

con el nombre “Organizar”.

En el menú de la izquierda tenemos una sección llamada “Mi

unidad”, otra de “Compartido conmigo”, “Destacados” con

todos los archivos que hayamos marcado con la estrella

y “Recientes”. En la sección “Mi unidad” estará todos los

archivos creados por ti. Y en la sección “Papelera” se guardan los

archivos que ya no nos interesan y podemos vaciarla cuando

queramos.

Google Drive también cuenta con un buscador dentro del programa para localizar

archivos.

COMPARTIR Y PUBLICAR UN DOCUMENTO

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder

compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su

creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como

si de una página web se tratase.

Vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo,

invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el

documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en

el documento.

Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar

a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e

imprimir el documento.

Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo.

PASOS PARA COMPARTIR UN DOCUMENTO

1. Seleccionamos el documento que queramos

compartir y elegimos la opción

“Compartir” del menú superior o mediante

el botón derecho del ratón. Nos aparecerá la

pantalla “Configuración para

compartir” desde la que añadiremos las

direcciones de correo de las personas con

las que queramos compartir el documento y

el tipo de permiso. Esto mismo se puede

hacer con las carpetas.

También se pueden eliminar colaboradores

de los archivos o carpetas mediante

la X que aparece al lado de cada nombre. Y

también veremos el enlace directo para compartir el archivo (sólo para

colaboradores).

PERMISOS AVANZADOS

Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos. Estando activo,

permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el

propietario puede cambiar los permisos”, los colaboradores pierden ese

privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva

invitación.

Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser

invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo

desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido

invitados directamente a través de su dirección de correo.

Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si

marcamos “Enviar notificaciones por correo electrónico”. Podemos

personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje, aunque el aviso ya incluye

el texto "He compartido contigo un documento que se llama..."

Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el

documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía

una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de

100 usuarios, pero sólo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

REVISIONES

Cuando creamos un documento en

Google Drive, estamos constantemente

editándolo y guardándolo. Y puede

llegar el momento en el que nos interese

recuperar la versión que teníamos hace

un par de días, o simplemente echarle

un vistazo.

Pues eso precisamente son las

revisiones de Google Drive. Las

revisiones de un documento forman un

historial de sus versiones anteriores,

copias del documento, pero antiguas, que permanecen guardadas. En ellas también

aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento

compartido (cada colaborador aparece con un color diferente). Y estas revisiones

podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso

recuperarlas.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo” – “Ver

historial de revisión” de cualquier documento. Cuando accedemos a las revisiones,

lo hacemos al “Historial de revisiones”, que nos muestra (a la derecha del

documento) todas las revisiones acumuladas para un documento, quién realizó cada

modificación y cuándo. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para

compararlas o visualizarlas. Seleccionando una revisión se muestra el estado del

documento en el momento en que se guardó.

TRABAJO COLABORATIVO CON GOOGLE DRIVE

Google Drive es considerado como una herramienta colaborativa pues permite editar

y compartir en línea documentos de trabajo sin importar las distancias, el tiempo y los

recursos.

Una de las características de Google Drive es que permite compartir archivos con

otros usuarios e incluso editarlos en forma grupal, garantizando que el archivo en

línea es siempre el actualizado.

El Aprendizaje Colaborativo surge de un nuevo enfoque dado al proceso de

enseñanza-aprendizaje, donde el trabajo individualista ha quedado de lado, cediendo

su espacio a la cooperación entre los miembros de un equipo para conseguir un

objetivo común.

El aprendizaje colaborativo busca que el alumno sea el constructor de su propio

conocimiento para lo cual el tutor y los alumnos deben centrarse en algunos

elementos básicos

BIBLIOGRAFIA

APPS, G. (22 de 11 de 2013). COMO UTILIZAR GMAIL. Obtenido de

https://support.google.com/mail/answer/34383?hl=es

LABORAL, O. (29 de 10 de 2013). FORMATIVO LABORAL. Obtenido de

http://orientacionlaboralfq.blogspot.com/2013/10/como-elaborar-documentos-de-forma-

colaborativa-google-drive.html