El Archivo del Museo Nacional de Arte de Catalunya (1997-2007): organización actual y planeamientos de futuro

EL ARCHIVO DEL MUSEU NACIONAL D’ART DE CATALUNYA (1997-2007): ORGANIZACIÓN ACTUAL Y PLANTEAMIENTOS DE FUTURO

Pilar BlesaJefe de Área de Biblioteca y Archivo, Museo Nacional de Arte de Cataluña (MNAC)[email protected]

IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO. GESTIÓN DE CONTENIDOS Y TECNOLOGÍAS DE LA WEB SOCIAL APLICADAS A LOS SERVICIOS DOCUMENTALES

http://www.artium.org/inicio.html

IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

0. OBJETIVO

Presentar una experiencia concreta: la organización y funcionamiento del Sistema de Gestión Documental y Archivo del MNAC, cuales son sus bases conceptuales, dónde está y hacia dónde va.

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ÍNDICE

1. Presentación del MNAC.

2. Situación de partida.

3. Bases para la organización del Sistema de Gestión Documental y Archivo.

4. La implantación del sistema.

5. Los resultados

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El MNAC es un consorcio creado por la Ley de museos 17/1990, de la “Generalitat de Catalunya” con el objetivo de reunir en una única entidad las colecciones de diversas instituciones museísticas: El “Museu d’Art de Catalunya”, el “Museu d’Art Modern”, el “Gabinet de Dibuixos i Gravats”, el “Gabinet Numismàtic de Catalunya” y la “Biblioteca General de Historia del Arte”.

Recoge los antecedentes de la actividad museística de Barcelona desde 1981, fecha de creación de la “Junta Municipal de Belles Arts”.

El MNAC, además de les colecciones de arte, custodia un importante patrimonio bibliográfico y documental.

En la gestión de su patrimonio ha optado por aplicar a cada tipo de fondo patrimonial las metodologías, técnicas, normativas y legislación adecuadas que aseguren su conservación y acceso.

1. PRESENTACIÓN DEL MNAC

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Las colecciones del MNAC.


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PINTURA 5.039

ESCULTURA 3.727

ARTES DECORATIVAS 1.277

DIBUJOS 48.370

GRABADOS 50.000

CARTELES 9.659

FOTOGRAFÍA 6.698

NUMISMÁTICA 134.850

TOTAL COLECCIÓN 259.620

Las colecciones del MNAC.


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UNIDADES ADMINISTRATIVAS

50

PERSONAL165 plantilla

150 externo

PRESUPUESTO ANUAL 21.087.391,35 €

Los recursos del MNAC.


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Ámbito en el cual actúa el Sistema de Gestión Documental y Archivo.

El objeto: es la organización y gestión de los documentos originales, en cualquier soporte, creados por las actividades que realiza el museo en el desarrollo de las competencias y funciones que tiene atribuidas.

La Función del Archivo: preservar la memoria del museo como institución garantizando, mediante una correcta organización de sus fondos documentales, la integridad de los documentos de archivo.

La necesidad específica del museo: Integrar el sistema de Gestión Documental y Archivo en el Sistema de Información de la Colección.

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2. SITUACIÓN DE PARTIDA


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Gestión de los documentos de archivo Gestión de la documentación de soporte

Se clasifican según procedencia: orgánicamente o funcionalmente. Se debe registrar la información del contexto en que se originó.

Se clasifican y organizan temáticamente. No necesitan registrar la información del contexto en que se originó.

Se deben de establecer políticas de conservación de los documentos al ser ejemplares originales y únicos.

Las políticas de conservación no son esenciales.

Se deben establecer políticas de propiedad intelectual e industrial para proteger los derechos de autor de los documentos de la organización.

No se establecen políticas de propiedad intelectual.

Se deben establecer políticas de confidencialidad para proteger aquellos documentos que contienen datos de carácter personal, información sensible o secreta. Se deben establecer políticas de seguridad y acceso a los documentos por personas autorizadas.

Las políticas de confidencialidad no son necesarias. El acceso a los documentos es general.

Su gestión debe ser corporativa. No es necesario organizarlos de una forma corporativa, aunque si es aconsejable.

Se deben establecer políticas de conservación y eliminación de los documentos.

En general, no tienen períodos establecidos de caducidad.

Se deben establecer políticas especiales de seguridad para aquellos documentos que son vitales para el funcionamiento de la organización.

No son documentos vitales para el funcionamiento de la organización.

Se debe establecer el valor administrativo, legal e histórico de los documentos.

Carecen de valor administrativo o legal.

Se gestionan en las unidades organizativas que los generan y cuando finalizan su actividad en los Archivos

Se suelen gestionar en las diferentes unidades en función de su necesidad de información


La organización tradicional de la documentación en los museos:

Los museos disponen de sistemas de documentación manual bien estructurados en el entorno de las colecciones.

Las series documentales tradicionales son:

Los expedientes de obra. Los expedientes de restauración.

En un segundo término encontramos:

La documentación administrativa.

Repartidos por las diferentes unidades del museo:

Los fondos y colecciones en relación más o menos directa con la colección. 10



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Problemas que crea este tipo de organización

Rompe la unidad del expediente, destruye el contexto y diluye la memoria de la institución.

Produce dispersión de los fondos documentales de archivo.

La falta de responsabilidad sobre su control, conservación y acceso pone de relieve la concepción subsidiaria de la documentación de archivo con relación a las colecciones y niega sus valores patrimoniales.

Veremos cómo la organización del archivo aporta solidez al sistema, transforma la información individual y dispersa en información corporativa, aporta contexto a la información de la colección y recupera la memoria de la institución.

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La metodología archivística

Renovación archivística. El archivero canadiense Michel Roberge.

El sistema se consolida como estándar en las instituciones catalanas en los años 90. En el MNAC se implanta en el año 1997.

Los cambios legislativos.

La Ley de archivos y documentos 10/2001 de la “Generalitat de Catalunya”.

La normativa internacional.

La Norma ISO 15.489 1:2001 y 2:2001 Información y documentación

La automatización del sistema.

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3. BASES PARA LA ORGANIZACIÓN


4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

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El año 1996 se crea el archivo del MNAC como Departamento con un doble objetivo: evaluar el estado del patrimonio documental del museo e implantar un SGD y archivo.

El objeto es reunir, conservar, organizar y hacer accesible todos los fondos, en cualquier soporte, que custodia el museo.

Con relación a los documentos de nueva creación, la función del archivo es dotar al museo de un SGD corporativo entendido como un conjunto de mecanismos y técnicas que aseguren la clasificación, la descripción, la recuperación, la transferencia y la conservación o eliminación de la documentación. El sistema provee al museo de un sistema normalizado de archivo para toda la institución.



Para la implantación del sistema de gestión documental es imprescindible organizar la red de archivos en la institución que se responsabilizará de la correcta gestión de la documentación a lo largo de su ciclo vital.

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ARCHIVO DEL MNACARCHIVO DEL MNAC

ARCHIVO CENTRALARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO DEIMAGEN Y SONIDO

ARCHIVO DEIMAGEN Y SONIDO

ARCHIVOS DE GESTIÓNARCHIVOS DE GESTIÓN


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Las herramientas del sistema:

El cuadro de clasificación es el eje vertebrador del sistema. Reúne todas las actividades del museo, las codifica y las ordena de forma jerárquica y lógica. Se integra en la gestión cotidiana de la organización.

El calendario de conservación, eliminación y acceso a los documentos.

Los instrumentos de descripción.


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El cuadro de clasificación de las actividades del museo:

CLASSE FUNCIÓ

A100 Govern i administració

B100 Actes públics i relacions

C100 Gestió dels recursos humans

D100 Gestió dels recursos econòmics

F100 Gestió dels béns immobles

G100 Gestió dels béns mobles

H100 Assumptes jurídics

Ac

tiv

ita

ts d

e d

irec

ció

i s

up

ort

K100 Gestió de la informació

L100 Gestió del patrimoni museístic

M100 Difusió del patrimoni museístic

Ac

tiv

ita

ts

op

era

tive

s

P100 Promoció del museu


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El cuadro de clasificación de las actividades del museo: actividades de dirección i soporte

A100 GOVERN I ADMINISTRACIÓA101 GOVERN DEL PATRONATA118 ADMINISTRACIÓ GENERALB100 ACTES PÚBLICS I RELACIONSB101 ACTES PÚBLICSB106 RELACIONS EXTERNESB125 VISITES I VIATGESB126 RELACIONS INTERNESC100 GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANSC101 REGISTRE DE PERSONALC102 ORGANITZACIÓ DEL PERSONALC108 SELECCIÓ I PROMOCIÓ DEL PERSONALC109 EXPEDIENTS DE PERSONALC110 SITUACIONS ADMINISTRATIVESC115 CONDICIONS LABORALS IC128 RETRIBUCIONS I PREVISIÓ SOCIALC145 FORMACIÓ I PERFECCIONAMENTC146 RELACIONS LABORALSC124 RÈGIM DISCIPLINARID100 GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICSD101 PRESSUPOSTD113 EXECUCIÓ DEL PRESSUPOSTD128 GESTIÓ EXTRAPRESSUPOSTÀRIAD131 CONTROL DE TRESORERIAD134 FISCALITZACIÓ O CONTROL INTERND137 OBLIGACIONS FISCALSD141 ENDOSAMENTS

F100 GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLESF101 ADQUISICIÓ DE BÉNS IMMOBLESF107 ADMINISTRACIÓ DELS BÉNS IMMOBLESF113 PROTECCIÓ DELS BÉNS IMMOBLESF116 UTILITZACIÓ DELS BÉNS IMMOBLESG100 GESTIÓ DELS BÉNS MOBLESG101 ADQUISICIÓ DE BÉNS MOBLESG119 EDICIONSG122 PRODUCTES PROPISG108 INVENTARI DELS BÉNS MOBLESG109 UTILITZACIÓ DE BÉNS MOBLESG114 SORTIDA DE BÉNS MOBLESH100 ASSUMPTES JURÍDICS I LEGALSH101 PROCEDIMENTS JUDICIALSH106 ACTUACIONS JURÍDIC ADMINISTRATIVESH110 INSCRIPCIONS EN REGISTRES OFICIALSH114 SERVEIS DE CERTIFICACIÓK100 GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ K101 ADQUISICIÒ DE DOCUMENTSK107 GESTIÓ DELS DOCUMENTSK123 CONSERVACIÓ DE DOCUMENTSK127 REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS I IMATGESK133 GESTIÓ DEL SISTEMA INFORMÀTICK137 GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS


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El cuadro de clasificación de las actividades del museo: actividades operativas

L100 GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTICL101 ADQUISICIÓ DE FONS MUSEÍSTICSL106 DIPÒSITSL110 DOCUMENTACIÓ DELS FONSL117 PROTECCIÓ DELS FONSL122 PERITATGESL124 CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONSL130 ALIENACIÓ I PRÉSTECM. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTICM101 PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICAM105EXHIBICIÓ DEL FONSM104 GESTIÓ DE PÚBLICM110 ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVAM113 CONSULTA I ASSESSORAMENTM114 GESTIÓ DE LA RECERCAP. PROMOCIÓ DEL MUSEUP101 IMATGE CORPORATIVAP102 PROJECCIÓ EXTERNA


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El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Gestión de Patrimonio Museístico

L100. GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC

L101. ADQUISICIONS DE FONSL108. Ingressos temporalsL109. Oferiments

L106. DIPÒSITS

L110. DOCUMENTACIÓ DELS FONS L111. Registre del fonsL112. Instruments de descripció del fonsL113. Dossiers informatius E10 Col·leccions E20 Autors

L117. PROTECCIÓ DELS FONSL116 Moviment d’obres

E10 Moviments interns

E20 Moviments externs

E21 Entrades d’obres E22 Sortides d’obres

L115. Localització dels fonsL121. Comunicació a l’Administració

L122. PERITATGES

L124. CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONSL125 Conservació PreventivaL126. Control AmbientalL114. Control dels fonsL118. Tècniques de laboratoriL127 Intervencions al patrimoniL129. Reproducció i còpies

L130. ALIENACIÓ I PRÉSTECL131. Préstec TemporalL132. DipòsitL133. Retorn de dipòsitL134. Baixa definitiva


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4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Difusión

del Patrimonio Museístico

M100. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC

M101. PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICAM102. Projecte museològicM103. Projecte museogràfic

M105. EXHIBICIÓ DELS FONSM106. Exposició permanentM107. Exposicions temporals

M104. GESTIÓ DE PÚBLICM109. Visites E10 Visites singulars

M110. ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVAM111. Activitats culturalsM112. Activitats educatives

M113. CONSULTA I ASSESSORAMENT

M114. GESTIÓ DE LA RECERCAM115. Projectes de recercaM116. Congressos i cursosM118. Publicacions


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El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Gestión de Patrimonio Museístico

Z115. ÀMBIT ASSOCIATIU I POLÍTICZ116. Activitat associativaZ117. Activitat políticaZ118. RECURSOS D’INFORMACIÓ E10 Instruments de descripció E20 Dossiers temàtics E30 Bibliografia E40 Publicacions

E50 Documentació impresa E60 PremsaZ119. COL·LECCIONISME

Z100. FONS PERSONALZ101. ÀMBIT PERSONAL I FAMILIARZ102. Activist personalZ103. Activitat familiarZ104. ÀMBIT PROFESSIONAL E10 Originals E20 PublicacionsZ105. Activitat artísticaZ106. Activitat políticaZ107. Activitat periodísticaZ108. Activitat docentZ109. RELACIONS I REPRESENTACIÓZ110. EpistolariZ111. Correspondència personal Z112. Correspondència entre tercersZ113. Actes protocolarisZ114 Projecció pública


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El Calendario de conservación y expurgo

Es el instrumento que determina el destino final de los documentos: el periodo de vigencia, el posible expurgo o conservación.

Ejemplo:

CÓDIGO: D118 Expedientes de gastos

Termino y disposición final:

Activo Activo en el archivo de oficina hasta que finalice la tramitación

Semiactivo 10 años

Inactivo Muestreo selectivo

Descripción final: Conservación permanente de todos los expedientes relacionados con las colecciones o las actividades del museo.

CÓDIGO: H107 Expedientes de convenios

Termino y disposición final:

Activo Activo en el archivo de oficina hasta que finalice la tramitación

Semiactivo 2 años

Inactivo Conservación permanente

Descripción final: Conservación permanente del convenio y documentos que establecen condiciones específicas; destrucción total del resto de la documentación a los dos años.


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4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMAEl repertorio de índices. Expediente

Es la lista conjunta de los expedientes y de los documentos administrativos creados o recibidos por el museo y conservados como testimonio de sus actuaciones. El repositorio consta de los elementos descriptivos siguientes:

Número de registroCódigo de FondoCódigo del archivo de gestiónCódigo del cuadro de clasificaciónTítulo de clasificaciónNúmero del expedienteAñoTítulo propioAño de apertura y cierre Número de volumen Soporte documental

Forman parte del expediente todos los documentos que se producen en el entorno de una actividad: textuales, imágenes (fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos multimedia, en cualquier soporte, físico, electrónico o digital.


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ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12 LLISTAT D'EXPEDIENTS SIMPLIFICAT Criteris de M107 5

M N A C 1994 141 Referència ID. Assumpte Topogràfic

141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte

5452 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 6.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. II: selecció d'obres

5453 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 7.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. III: sol·licituds d'obres denegades o anul·lades

5454 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 8.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IV: sol·licituds d'obres acceptades (A -L)

5455 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. V: sol·licitud d'obres acceptades (M -P)

5456 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VI: sol·licituds d'obres acceptades (Q -Z)

5457 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VII: fitxes tècniques

5458 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VIII: assegurances, transports i correus

5459 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IX: assegurances

5460 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. X: muntatge

5461 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XI: moviment d'obra

5462 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XII: difusió



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ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12 LLISTAT D'EXPEDIENTS Criteris de M107 5

M N A C 1994 141 Referència ID. Assumpte Document Topogràfic

141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte Companyia asseguradora: COGRUP Companyia asseguradora: GRAS SAVOYE Companyia asseguradora: SWISS NATIONAL INSURANCE COMPANY Companyia asseguradora: MAT SECURITAS EXPRESS Projecte "Agnus Dei. L'Art Romànic i els artistes del XX", Pilar Parcerisas, octubre 1995 Fitxa tècnica: núm. reg. 799FM Fitxa tècnica: núm. reg. 800FM Fitxa tècnica: núm. reg. 789FM Fitxa tècnica: núm. reg. 791FM Fitxa tècnica: núm. reg. 790FM Fitxa tècnica: núm. reg. 788FM Fitxa tècnica: núm. reg. 796FM Fitxa tècnica: núm. reg. 775FM Fitxa tècnica: núm. reg. 797FM Fitxa tècnica: núm. reg. 498FM Fitxa tècnica: núm. reg. 500FM Fitxa tècnica: núm. reg. 777FM Fitxa tècnica: núm. reg. 776FM Fitxa tècnica: núm. reg. 779FM 02/10/2008 Pàgina 1 de 3



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ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 25 LLISTAT D'EXPEDIENTS Criteris de M107-5/1994

M N A C Referència ID. Assumpte Document Topogràfic

101M107-2/1996 659 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 3.6/64 102M107-1/1995 260 14.18/21

102M107-1/1996 337 2.7/29

105M107-4/1995 7137 2.21/416

114L127-23/1995 5752 Restauració per a l'exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 46.57/289 123K129-490/1996 10570 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle 51.75/608 130M107-3/1995 6710 Exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 13.24/377 131D119-327/1995 4629 PILAR PARCERISAS COLOMER. Comissariat exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del 9.28/203 131D119-336/1995 4638 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Despeses de transports, embalatges i tràmits duaners 18.28/203 exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"

131D119-393/1995 4693 Muntatge exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX" 1.43/205 131D119-431/1995 4730 NATIONAL VERSICHERUNG. Assegurança obra de Paul Klee exposició "Agnus Dei. L'art romànic i 38.43/205 els artistes del segle XX"

131D119-439/1995 4738 GRAS SAVOYE. Assegurança obra "L'enfant à la poupée" (Le Douanier Rousseau) exposició 3.26/206 "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"

131D119-440/1995 4739 GRAS SAVOYE. Assegurança obres del Centre Georges Pompidou "Les Paques" de Marc Chagall 4.26/206 i "Veronique" de Georges Rouault per a l'exposició "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del

131D119-612/1995 4894 FUNDACIÓ ANTONI TÀPIES. Assegurança de l'obra d'Antoni Tàpies "Zoom" per a l'exposició 34.37/209 "Agnus Dei. L'art romànic i els artistes del segle XX"

02/10/2008 Pàgina 1 de 6



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ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 41 LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de M107 5

M N A C 1994 141 Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio

3934 Crist 141M107-5/1994 Anònim MNAC 15936 Mare de Déu de Gósol 141M107-5/1994 Anònim MNAC 24012 Capitell 141M107-5/1994 Anònim MNAC 35702 Frontal d'altar de Gésera 141M107-5/1994 Anònim MNAC 40146 Greca i au rampant de San Pedro de Arlanza 141M107-5/1994 Anònim MNAC 64959 Creu d'altar 141M107-5/1994 Anònim MNAC 69766 Frontal amb Pantocràtor de Grèixer 141M107-5/1994 Anònim MNAC 200823 Anyell de l'Apocalipsi 141M107-5/1994 Valoració: 15.000.000 pts Miralda i Bou, Antoni MNAC 02/10/2008 Pàgina 1 de 5



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El repertorio de índices. Colección

Es la relación de documentación asociada a una obra de arte concreta.

Forman parte del expediente todos los documentos que se producen en el entorno de una actividad: textos, imágenes (fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos multimedia, en cualquier soporte, físico o electrónico.


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ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 6 LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de 26863D

M N A C Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio

26863D A les taules de carn de la Boqueria 110L116E10-1/1992 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-1474/2000 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-6/2001 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141L131-38/2000 Valoració: 4.000.000 ptes. Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-1/1992 Valoració: 2.500.000 pts Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-10/1999 Itinerància: Barcelona i Madrid Nonell i Monturiol, Isidre MNAC

16/10/2008 Pàgina 1 de 1


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Las acciones:

Se ha evaluado y preclasificado la documentación histórica aplicando el cuadro de clasificación.

Se han organizado los archivos de gestión para controlar la producción documental actual desde su creación.

Se han identificado las series documentales más importantes del museo: reuniones de gobierno, exposiciones, intervenciones, actividades culturales, actividades educativas,...


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Se ha organizado el archivo de imagen y sonido.

Fase de identificación y inventario.

Fase de catalogación y descripción.

Se ha analizado el contenido de las series documentales clásicas, expedientes de obra y de restauración y se ha comprobado que en realidad son dosieres informativos.


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Actualmente el sistema de gestión documental engloba la totalidad de los fondos desde la fase activa hasta la inactiva o documentación histórica, garantiza su correcta conservación y asegura el acceso y la confidencialidad de los datos reservados.

Para su gestión, la documentación se agrupa en expedientes y estos en series documentales dotándolos de una referencia archivística. Al entorno del expediente se organizan todos los soportes documentales que genera la actividad (textuales, gráficos, sonoros, audiovisuales).

El sistema de gestión documental se ha integrado en el sistema de información del museo.



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La automatización del sistema:



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Las funcionalidades del programa se han diseñado de acuerdo con las tareas y los procedimientos establecidos.

Registro de fondos y colecciones de archivo. Gestionar la documentación, mediante los módulos de

archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Gestionar los instrumentos de descripción en un entorno

normalizado. Describir la documentación en cualquier soporte. Describir documentos a diferentes niveles: documentos

simples o compuestos. Vincular imágenes, textuales o iconográficas, digitalizadas. Recuperar a partir del repertorio de índices las referencias

archivísticas y obtener datos o copias de documentos digitalizados.


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El Sistema permite la recuperación rápida de todas las referencias archivísticas a partir de una única consulta con relación a dos conceptos (índices):

El expediente virtual de la obra de arte (recurso de información).

El expediente virtual de la actividad (recurso archivístico).

Con estos dos elementos es posible compatibilizar la aplicación de les técnicas archivísticas y conseguir los objetivos de información requeridos

El sistema de gestión documental se integra así en el sistema de información del museo.



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En estos momentos, la realidad es que la implantación del SGD permite:

Hacer la historia de la institución y de las colecciones. Facilita a los gestores, la evaluación y el seguimiento de

sus objetivos y permite establecer medidas correctoras. Permite evaluar el grado de explotación de les colecciones. Permite evaluar por “hechos y datos” las necesidades de

información del museo. Asegura la integridad del patrimonio documental. Pone el archivo al alcance de los usuarios internos y

externos, asegura la integridad, conservación y acceso a sus fondos con criterios profesionales.

Facilita su integración en la red de archivos públicos cumpliendo así la normativa legal vigente.


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Extensión del SGD en la organización:

28 Unidades administrativas 54 usuarios



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Volumen de documentación que gestiona el sistema (1990-2007) 315,99 ml.:

Expedientes

31.837

Volúmenes

38.184

Expedientes abiertos en las unidades administrativas

6.011



57

Documentación en imagen y sonido 371.659 documentos:

Soportes Flexibles 188.010

Opacos 150.000

Radiografías 578

Audio 242

Imagen en movimiento 442



58

Documentos digitalizados 150.569 documentos (en CD o DVD):

Soporte flexible 143.352

Opacos 6.159

Textual 410

Imagen en movimiento 435

Sonido 213

CD + DVD 2.206



59

Datos sobre identificación de registros documentales vinculados a la colección:

Volumen de documentación vinculada a piezas de la colección

30.689

Númeo de piezas de la colección vinculadas a documentos

38.623

Piezas de las colecciones del MNAC vinculadas 24.064

Piezas FM vinculadas 6.625



60

Entre los años 1996-2007 el Archivo ha realizado una labor de organización interna directamente relacionada con el grado de madurez organizativa de la institución

Se ha normalizado el sistema de gestión documental y archivo en base a instrumentos metodológicos adaptándolos a las necesidades del museo.

Se ha implementado el sistema desde las unidades de gestión, se ha creado un departamento de archivo con personal cualificado, se dispone de espacios donde custodiar la documentación y realizar tratamientos de conservación de los fondos de archivo.

Se han automatizado los procedimientos de archivo. Se ha integrado la colección a los procesos de catalogación.

5. LOS RESULTADOS


61

A partir del año 2007 el MNAC da un paso adelante con la implantación de MuseumPlus como recurso informático para la gestión de la colección e inicia un proyecto de implantación de un sistema de gestión electrónica de documentos para organizar su fototeca digital.

En estos momentos el fondo de imágenes catalogado y digitalizado por el archivo se está incorporando a MuseumPlus.

El nuevo sistema facilitará el acceso a los contenidos catalogados e informatizados por el archivo en los últimos años.

Facilitarán la identificación de los nuevos recursos electrónicos que se están generando, en especial los de imagen de captación digital directa.

Permitirá la organización interna de los contenidos digitales y su salida a internet.

5. LOS RESULTADOS


62

Disponer de una metodología normalizada - como la del SGD y Archivo del MNAC - es una buena herramienta que permite la implantación de los nuevos sistemas de gestión electrónica de documentos en un mismo entorno metodológico de organización documental que dará continuidad a la organización de los fondos de archivo, enriqueciendo la información sobre la colección y preservando el patrimonio de archivo de la institución.

5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS


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5. LOS RESULTADOS

Education

El Archivo del Museo Nacional de Arte de Catalunya (1997-2007): organización actual y planeamientos de futuro