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#01D Patricia Montiel Héctor A. Cejudo Ruben Garcia Elaboración y comprensión de documentos

Elaboración de y comprensión de documentos

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#01D•Patricia Montiel•Héctor A. Cejudo•Ruben Garcia

Elaboración y comprensión de

documentos

Portada Índice Introducción Titulo Resumen Contenido Referencias Apéndices o anexos Conclusión Fuentes bibliográficas

contenido

Reglas para elaborar un documento (administrativo)

1.Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).

2.Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.

3.Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo.

4.En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).

5.Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos.6.En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones claras y concisas.7.El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.8.Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.

9.Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.10.La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación completa. Se evitarán siempre las abreviaturas.

11.En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios destinados para que rellene el interesado.12.En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su posterior archivo.

13.Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para el diseño de los impresos.14.Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).15.El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán tiradas excesivas y no justificadas.

Definir un tema (introducción)Tener bien definidos los aspectos a tratar en el ensayo Determinar la idea central que desarrollaras en cada uno de

los párrafos, sin perder la sintaxis del ensayo (cuerpo)Punto de vista acerca del temaProcura incluir conclusiones tipo reflexión (conclusión)

Elaboración de un ensayo

carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.

Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.

Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

Partes de la carta

Formal: Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.

Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

Estilos de carta

1. Para hacer una carta, ponga la fecha y el lugar de donde se hace la carta en la esquina derecha de la hoja.

2. Escribe el nombre de la persona a quien va dirigida la carta (destinatario) con su dirección detallada.

3. Saludar a la persona a quien va dirigida la carta (querida hermana; distinguido señor).

4. Frase de introducción y a continuación el texto (cuerpo) de la carta que puede tener uno o varios párrafos.

5. Al terminar se pone una frase de despedida y se escribe la firma de la persona que envió la carta.

PASOS PARA ELABORAR UNA CARTA

Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).

Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

Posee una actitud cortés y amable.

Busca impresionar positivamente al destinatario.

Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

Busca dar información completa.

En caso de una carta formal

Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario. Texto: exposición del asunto que motiva la carta. Antefirma: razón social o denominación de la causa. Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar. Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas

respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta. Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de

las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

Características de una carta formal

Utiliza frases cortas.

Recurre a un vocabulario exacto y cortés.

Usa oraciones completas organizadas correctamente.

No abrevia las palabras.

Utiliza una puntuación adecuada.

Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Características lingüísticas de la carta

Carta informal o Personal

Carta formal

curriculumCurrículum vítae (CV) es el conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de una persona.

Cronológico: consiste en ordenar los datos del currículum vítae del más reciente al más antiguo.

Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si ésta tiene relación con el puesto de trabajo al que aspiramos.

Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum vítae por bloques temáticos. Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando hay grandes espacios de tiempo en los que no se ha trabajado.

Estilos de curriculum

Se debe tener en cuenta que la primera impresión de un empleador hacia el postulante será el currículum para ello deberá elegir un formato claro, preciso, corto y sin exageraciones, falsedades o que se encuentre incompleto.

El aspecto deberá ser ordenado, prolijo, fácil de mirar y leer, y además agradable. Puede llegar a estar acompañado de una Carta de Presentación.

En cuanto a la redacción debe ser lo más directo y breve posible, sin palabras difíciles o frases rebuscadas. Se puede utilizar negrita o cursiva en las áreas que se intenta resaltar. No deberá contener errores ortográficos ni de ningún tipo.8 9

Preparación de un curriculum

Esta sección contiene la mayoría de los datos básicos de la persona o algunos de ellos: nombre, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, edad, estado civil, número de hijos, fecha de nacimiento. Puede también agregarse disponibilidad horaria.

ENCABEZADO

El objetivo profesional deberá establecer de forma clara, concreta y precisa cuál es el tipo de trabajo que se quiere realizar.

El objetivo puede contener cuatro elementos: tipo de empleo que se desea conseguir, tipo de empresa en la que le gustaría trabajar, habilidades o puntos fuertes de la persona en relación con el puesto que se solicita y progreso que desea conseguir con el transcurso del tiempo.

OBjetivo

Puede ser ascendente o descendente, se recomienda comenzar por el último trabajo. Se deberán indicar los datos de nombre de la empresa, fechas de ingreso y egreso, posición ocupada, principales logros o funciones que haya tenido.

Historia laboral

Desde el último título obtenido y su lugar de realización, año de finalización e institución educativa.

Los cursos e idiomas suelen ir bajo esta sección; en ellos se deberán agregar los mismos datos y, en el caso de tener diferentes nivelaciones, como en el caso de los idiomas, el mayor nivel alcanzado.

Tiene que poner su nombre, su apellido, su teléfono de contacto, su edad, su correo electrónico, su hogar, etc.

Educación

curriculum

INFORME

Según el Diccionario de la Real Academia un informe es una "noticia o instrucción que se da de un negocio o suceso, o bien acerca de una persona". Por tanto la función principal del informe, como su nombre indica es informar de algo.

INFORME ORAL

Se trata de una exposición oral que presenta un resumen de hechos o actividades pasadas o presentes. Su objetivo es conseguir un buen conocimiento, informar, acerca de un problema determinado. Es por eso que debe ser claro y fácil de comprender. En un informe oral debe haber objetividad, el que lo realiza debe tomar una actitud neutral, limitándose a transmitir los hechos, es decir, presentarlos, pero sin intentar convencer ni influir en el ánimo de los receptores.

Introducción o presentación del asunto que se va a informar: debe presentarse de forma que despierte interés en los receptores.

Cuerpo del informe: consiste en una exposición ordenada de los hechos. Se utilizarán ejemplos para apoyar la información.

Conclusión: se trata de un breve resumen donde se reúne y coordina todo el material que se ha presentado y se muestra que el objetivo ha sido o puede ser alcanzado.

INFORME ESCRITO

Los teóricos pueden ser de muchos temas: filosóficos, sociológicos o de cualquier índole. Lo que hacen es interpretar los datos obtenidos para llegar a generalizaciones.

Introducción: consiste en la presentación del tema y su importancia, se exponen los elementos más importantes de éste.

Desarrollo: se resume toda la información que se ha recogido. Conclusiones: se presentan todas las deducciones e ideas que se

defienden. Dentro de un informe escrito, se pueden introducir cuadros

sinópticos, paneles estadísticos para apoyar la información, o anexos y notas informativas que completen el contenido del texto, así como bibliografías e índices que completen e ilustren las distintas partes del informe.

MEMORÁNDUM

Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Características.

Se redacta en tercera persona. Se refiere por completo al tema planteado (es específico-

exacto). Utiliza la construcción positiva. Las oraciones son directas y claras y cortas

Estructura

Nombre(s) de a quien se dirige Nombre(s) del remitente(s) Fecha Asunto Escrito redactado brevemente. Firma(s)