Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Enostaven model izračuna celotnih izdatkov za tiskano gradivo od naročila do postavitve na polico ter nekatere druge mere

ekonomičnosti delovanja visokošolskih knjižnic

Miro Pušnikmiro.pusnik@ctk.uni-lj.si

01/2003-441

http://www.ctk.uni-lj.si/users/pusnik/prezentacija-ekonomicnost.ppt

4.6.2010

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Analize ekonomičnost poslovanja knjižnic?

Knjižnice kot poslovni sistemi?

Definicija poslovnih sistemov: http://sl.wikipedia.org/wiki/Poslovni_sistem Različni vidiki poslovanja knjižnic – ali so vsi vidiki upravičeni?

Primer: katalogizacija gradiva:Vprašanje: Zakaj tovrstne metode katalogizacije gradiva? Odgovor: Zato, ker nekdo to plačuje! (Vilijem Leban).

Razlogi za obravnavo ekonomičnosti poslovanja knjižnic:

Razlog 1: pridobitev argumentov za ohranjanje proračuna in programov ob grozečih restrikcijah financiranja javnega sektorja.

Razlog 2: z odgovornim odnosom do tovrstnih vprašanj preverimo, ali obstaja način, da uporabnikom lahko na račun izboljšave poslovanja zagotovimo več ali pa bolj kakovostne vire in storitve.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Mere ekonomičnosti

Obravnava različnih vidikov poslovanja knjižnice skozi prizmo finančnih podatkov o poslovanju.

Pomen možnosti primerjav podatkov – benchmark.

Ponavadi obravnava na letni ravni.

Standardni kazalniki, posebni kazalniki.

Viri vhodnih podatkov: statistična poročila, poslovna poročila, finančna poročila, rezultati meritev…

Analiza odhodkov.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Najpogostejši vidiki obravnave v visokošolskih knjižnicah

Struktura celotnih odhodkov knjižnice.

Odhodki pri nabavi in katalogizaciji gradiva.

Struktura odhodkov za gradivo.

Struktura odhodkov za elektronske informacijske vire.

Delež odhodkov za razvoj in usposabljanje zaposlenih.

Delež prihodkov od prodaje blaga in storitev na trgu v celotnih prihodkih.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Struktura celotnih izdatkov

Vir podatkov: finančna poročila. - po finančnem toku - po poslovnem dogodku

Posamezne postavke finančnih poročil pogosto močno prepletene.

Tri temeljne postavke vhodnih podatkov: - odhodki za plače in drugi izdatki zaposlenim, - odhodki za prispevke delodajalcev za socialno varnost ter - odhodki za blago in storitve za izvajanje javne službe

z analizo finančnega poročila pretvorimo v:

- izdatki za literaturo, - izdatki za osebje ter - ostali izdatki, potrebni za poslovanje knjižnice.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Struktura celotnih izdatkov CTK v letih 2007, 2008, 2009

Zaključimo lahko, da se s povečevanjem izdatkov za literaturo manjša delež izdatkov za osebje in ostali izdatki.

Leto Izdatki za literaturo

Izdatki za osebje Ostali izdatki Skupno

2007 778636 (33%) 1126505 (48%) 428701(18%) 2333842

2008 1160569 (42%) 1130722 (41%) 457958 (16%) 2749249

2009 1528397 (49%) 1182276 (38%) 410653 (13%) 3121326

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Struktura celotnih izdatkov CTK v letih 2007, 2008, 2009

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

2007 2008 2009

Izdatki za literaturo

Izdatki za osebje

Ostali izdatki

Skupno

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Pomen primerjav – benchmarking

Primerjava NUK-a, knjižnic UL in CTK

Knjižnica Izdatki za literaturo

Izdatki za osebje Ostali izdatki Skupno

Univerza v Ljubljani 3232774 (36%) 5130492 (57%) 608706 (7%) 8971972

NUK 681142 (8%) 4395169 (50%) 3770097 (42%) 8846678

CTK 1528397 (49%) 1182276 (38%) 410653 (13%) 3121326

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Enostavna metoda za izračun grobe ocene izdatkov posameznih vidikov poslovanja

Metoda sorazmernih deležev posameznih izdatkov v strukturi izdatka za izbran vidik poslovanja.

Potrebni podatki: izdatki za osebje, ostali izdatki ter po potrebi izdatki za literaturo, če ocenjujemo ta vidik.

Število FT-jev, ki opravljajo izbrano opravilo ter število vseh FT-jev.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Enostavna metoda za izračun grobe ocene izdatkov posameznih vidikov poslovanja

Itr=izdatki za izbrano transakcijoIFTtr=izdatki za osebje za izbrano transkacijoIOtr=ostali izdatki, potrebni za izbrano transakcijoIFTtot=celotni izdatki za osebjeIOtot=celotni ostali izdatkiNFTtot=vsi zaposleni FT-jiNFTtra=FT-ji, ki so vključeni v izbrano transakcijo

OStrFTtrtr III

FTtrFTtot

FTtotN

N

I FTtr

FTtot

OtotN

N

I

FTtrFTtot

OtotFTtotFTtr

FTtot

Otot

FTtot

FTtotxN

N

IIxN

N

I

N

I

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Enostavna metoda za izračun grobe ocene izdatkov posameznih vidikov poslovanja - primer

Celotni izdatki za osebje 1000000 EUR.Celotni ostali izdatki 500000 EUR.Vseh zaposlenih FT-jev 50 Število FT-jev, ki dodeluje UDK klasifikacijo 0,75.

Podeljenih je bilo 4000 UDK-jev. Torej je cena ene podeljene klasifikacije:

2250075,050

500000

50

1000000

EUR6,54000

22500

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva - knjige

Zanimajo nas:

1. celotni izdatki za tiskano gradivo od nabave do police,2. struktura izdatkov.

Vhodni podatek 1: izdatki knjižnice za tiskane knjige.

Vhodni podatek 2: koliko FT-jev sodeluje pri nabavi in obdelavi.

Vhodni podatek 3: koliko knjig pride na police oz. število izdelanih (na novo kreiranih, prevzetih…) zapisov.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige - model

FTnaFTtot

OtotFTtotGRna

OSnaFTnaGRnana

xNN

III

IIII

GRna

nana

N

II

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige - CTK 2009

Proces nabave tiskanih knjig v CTK1. odbira knjig za nakup: 0,5 FTE2. naročila in prevzem: 0,75 EUR3. inventarizacija in bibliografska obdelava: 1,5 FTE4. vsebinska obdelava: 0,75 FTE5. tehnična oprema in postavitev na polico: 0,5 FTE

Skupno 4 FTE.

V letu 2009 smo v CTK nabavili 2726 enot tiskanih knjig.Izdatek za to je bil 145876 EUR.Izdatki za osebje v 2009 so bili 1182276 EUR.Ostali izdatki v 2009 so bili 410653 EUR.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige v CTK, 2009 - izračun

284392446

4106531182276145876

x

EURIna 53,1042726

284392

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige v CTK, 2009 - struktura izdatkov

Izdatki za osebje

Ostali izdatki

Skupni izdatki 28439235709102807145876

35709446

410653

102807446

1182276

x

x

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige v CTK, 2009 - struktura izdatkov

Izdatki za osebje/enoto

Ostali izdatki/enoto

Izdatki za gradivo/enoto

Skubni izdatki za nabavo in obdelavo 105133854

542726

145876

132726

35709

382726

102807

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige v CTK, 2009 - struktura izdatkov

CTK je v 2009 za enoto tiskane knjige plačal 105 EUR.

52% (49 EUR) je predstavljala nabavna cena gradiva.

48% je predstavljala obdelava gradiva in sicer 36% izdatki za osebje, 12% ostali izdatki.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Možna podrobnejša razčlenitev obdelave gradiva.

Proces nabave tiskanih knjig v CTK1. odbira knjig za nakup: 0,5 FTE12851 EUR oz. 4,71 EUR/enoto za osebje + 4464 EUR oz. 1,63 EUR/enoto=17315 EUR oz. 6,35 EUR/enoto za odbiro gradiva.

2. naročila in prevzem: 0,75 FTE19276 EUR oz. 7,07 EUR/enoto za osebje + 6695 oz. 2,45 EUR/enoto=25971 EUR oz. 9,52 EUR/enoto za naročilo in prevzem gradiva. 3. inventarizacija in bibliografska obdelava: 1,5 FTE38552 EUR oz. 14.14 EUR/enoto za osebje + 13390 oz.4,90 EUR/enoto=51942 EUR oz. 19,05 EUR/enoto za inventarizacijo in bibliografsko obdelavo gradiva.

4. vsebinska obdelava: 0,75 FTE19276 EUR oz. 7,07 EUR/enoto za osebje + 6695 oz. 2,45 EUR/enoto=25971 EUR oz. 9,52 EUR/enoto za vsebinsko obdelavo gradiva.

5. tehnična oprema in postavitev na polico: 0,5 FTE12851 EUR oz. 4,71 EUR/enoto za osebje + 4464 EUR oz. 1,63 EUR/enoto=17315 EUR oz. 6,35 EUR/enoto za tehnično opremo in postavitev na polico.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Paketni vnos zapisov - simulacija

Primer:

Imeli smo paketno nabavo 11.000 e-knjig s pripadajočimi zapisi (paketna nabava).

Ocenjena vrednost paketa je 891000 EUR oz. 81 EUR za knjigo.

Ocenjujemo, da smo v celem letu pripravo zapisov za paketni vnos porabili 0,08 FTE (1 FTE 1 mesec polno zaposlen).

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Nabava in obdelava tiskanega gradiva – knjige v CTK, 2009 - struktura izdatkov paketnem vnosu

Na enoto pride torej 0,25 EUR dodatnih izdatkov za paketni vnos.

Če vzamemo potrebne parametre iz tiskanega okolja (inventarizacija in bibliografska obdelava, vsebinska obdelava (19,05 + 9,52=28,3 EUR/enoto) bi obdelava gradiva stala 311300 EUR.

Koliko dodatnih FTE-jev , da bi ti opravili v enem letu?

enotoEUR

oz

x

/25,0

.

8937702770891000

08,046

4106531182276891000

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Razlogi za tako velike izdatke na področju katalogizacije

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Razmerje izdatki za literaturo/izdatki za osebje

Razmerje pove, kolikšen delež kaka masa plač in drugih izdatkov za osebje obvladuje izbran obseg letnega prirasta gradiva.

V razmerju se izražajo predvsem izdatki za nabavo in obdelavo gradiva, na pa za tekoče vzdrževanje fonda ter izposojo gradiva.

Večji, kot je ta indeks, bolj je visokošolska knjižnica usmerjena v storitve digitalne knjižnice, kjer manj ljudi obvladuje sorazmerno večji obseg fonda.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Struktura izdatkov za gradivo

Izdatki za gradivo:- izdatki za elektronsko gradivo- izdatki za tiskano gradivo

V CTK cca 65% za elektronsko gradivo, 35% za tiskano.

Večji, kot je delež izdatkov za elektronsko gradivo, manjši so izdatki za upravljanje (izdatki za osebje, ostali izdatki).

V visokošolskih knjižnicah se bo delež izdatkov za elektronsko gradivo v prihodnosti dvigoval (postopen prehod na e-only).

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i DDV in ekonomičnost v visokošolskih knjižnicah

V državah EU v veliki večini prevladuje model zaračunavanja DDV po znižani davčni stopnji za tiskano gradivo ter po splošni davčni stopnji za gradivo elektronski obliki.

To je problem, ki močno otežuje prehod na e-only.

Nekatere države uvedle posebne zakonske akte glede davčne zakonodaje na tem področju:- refundacija davka- druge rešitve

Na tem področju tehnologija izrazito prehiteva zakonodajo.

Nepoznavanje problematike s strani tistih, ki tovrstne zakone pišejo.- primer licenčnih pogodb in poslovnih modelov

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i DDV in ekonomičnost – simulacije 1

Vzemimo, da je celoten izdatek brez davka za izbran korupus gradiva 1.100.000 EUR. Vzemimo, da za tiskane revije knjižnica plača 1.000.000 EUR ter 10% za e-dostop 100.000. Z DDV, zaračunanim po sedanji zakonodaji bi knjižnica z tem paketom imela sledeče celotne izdatke (vključno z DDV:

1.000.000 + 85.000 za tiskane izvode in100.000 + 20.000 za elektronski dostop

oz. skupno 1.100.000 + 105.000=1.205.000 EUR

Če vzamemo, da knjižnica nabavi izbran korpus gradiva nabavi le v e-obliki, bi cena bila

1.1000.000 + 220.000 = 1.220.000

Razlika med cenama je torej 15.000 EUR.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i DDV in ekonomičnost – simulacije 2

Za tiskane revije konzorcij skupno plača 1.500.000 EUR. Za elektronski dostop založnik zaračuna 150.000 EUR. To je dostop do e-verzij revij, ki jih knjižnice konzorcija imajo v tiskani verziji. Po morebitni prekinitvi naročnine ti e-izvodi članicam konzorcija ostanejo. Torej gre za nakup in ne spletno storitev. Dodatno pa založnik omogoča dostop še do vsebin v e-obliki v višini 200.000 EUR, do katerih imajo članice konzorcija dostop le v času trajanja naročnine – torej gre za neke vrste spletno storitev. Kako zaračunati DDV?

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i DDV in ekonomičnost – simulacije 3Po sedaj veljavni zakonodaji naredimo to tako, da 8,5% DDV zaračunamo za tiskane verzije, vse ostalo pa obdavčimo po 20% davčni stopnji ter dobimo sledeče celotne izdatke:

1.150.000 (tiski) + 97.75 (8,5% DDV) =1.247.775 EUR za tiske,150.000 (nakup e-kopij) + 200.000 (dodatni e-dostop) + 70.000 (20% DDV)

= 420.000 EUR,oz. skupno 1.667.775 EUR.

Glede na to, da gre pri elektronskem dostopu do kopij tiskov dejansko za nakup, bi obdavčitev lahko bila tudi taka:

1.150.000 (tiski) + 150.000 (nakup e-kopij) + 104.000 (8,5%DDV) =1.404.000 EUR za tiske + e-verzije tiskov,

+ 200.000 (dodatni "najeti" e-dostop) + 40.000 (20%DDV) = 240.000 EUR,oz. skupno 1.644.000 EUR.

Razlika je torej 23.775 EUR.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i DDV in ekonomičnost – simulacije 4

Če pa bi bilo vse gradivo po 8,5% davčni stopnji pa bi bil celoten izdatek v omenjenem primeru:

1.500.000 + 127= 1.627.750 EUR.

Če pa bi šli na e-only v okviru sedanje zakonodaje , pa bi plačali:

1.500.000 (gradivo v e-obliki) + 270.000 (20%DDV)oz. skupno 1.770.000.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Mere ekonomičnosti pri izvajanju storitev

Koliko stane izposojena enota gradiva?

Celotni izdatki knjižnice na aktivnega uporabnika?

Izdatki za literaturo na aktivnega uporabnika?

Izdatki za literaturo na potencialnega uporabnika?

Izdatki za osebje na aktivnega uporabnika?

Izdatki za prostor pri skladiščenju enote gradiva.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Primer: cena skladiščenja enote gradiva

V CTK imamo 115.991 tiskanih knjig in 27094 letnikov revij. Od tega je 25.000 knjig v prostem pristopu, tako da je skupno v skladišču cca 118000 enot. Površina skladišč je 631m2. Najemnina za skladišče je cca 5 EUR/mesec.

Na leto torej prostor za skladiščenje enote gradiva stane 0,32 EUR.

32,0119000

37860

37860126315

xx

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Mere ekonomičnosti v digitalni knjižniciMere Opis Komentar

Število uporabljenih naslovov.

Število naslovov, ki so bili vsaj enkrat uporabljeni. Uporabna mera. V tiskanem okolju je mnogo knjig in revij, ki niso nikoli uporabljene. Google

in MARC omogočata "vidnost manj popularnega gradiva".

Izdatek za celotno besedilo oz. poglavje.

Celoten izdatek za servis delimo z številom prenesenih celotnih besedil.

Temeljna mera, ki jo lahko spremljamo skozi celotno obdobje naročnine ter primerjamo z

drugimi servisi. Pomembno: je povprečje, tam kjer so osnova za e-verzije tiski, je treba

upoštevati tudi tiske.

Cena za uporabljen naslov.

Celoten izdatek delimo s številom uporabljenih naslovov.

Uporabno v povezavi s študijami dolgega repa ter številom uporabljenih naslovov.

Razmerje med izdatki za gradivo in izdatki za

osebje v knjižnici

Izdatke za gradivo delimo z izdatki za plače, prospevke ter ostalimi izdatki za vse osebje v

knjižnici.

Pomemben podatek, ki govori o intenzivnosti upravljanja z gradivom. Zaželjeno je, da z

avtomatiziranimi postopki čim manj osebja upravlja s čim večjim fondom gradiva.

Delež izdatki za e-gradivo v celotnih

izdatkih za gradivo.

Izdatke za e-gradivo delimo z izdatki za vse gradivo.

Zelo pomemben podatek, ki meri intenzivnost izvajanja storitev digitalne knjižnice. Večji, kot je ta delež, manjši so izdatki za katalogizacijo

in zagotavljanje dostopa do gradiva.

Analiza izdatkov v območju dolgega

repa.

Vzamemo po 10, 20 in 30% najbolj uporabljanih naslovov v servisu in preverimo, koliko % od vse

uporabljene vsebine je iz teh naslovov.

Zelo uporaben podatek. Indeksiranje celotnih besedil omogoča, da uporabniki najdejo tudi gradivo, ki ga v tiskanem okolju ne bi našli.

Primerjava uporabe e-knjig ter e-revij.

Primerjamo statistične podatke o prenešenih celotnih besedilih oz. poglavjih.

“Journalization”je proces, ki omogoča to primerjavo. Podatek uporaben za izdelavo strategije nabave. Velike univerze – več e-knjig, ni pa nekega posebnega obrazca.

Cen

traln

a t

eh

niš

ka k

nj ižn

i ca U

niv

erz

e v

Lju

bl jan

i Zaključek

Pomen vidika ekonomičnosti pri poslovanju knjižnic.

Mnogi delovni procesi in opravila samo zato, da so. - primer UDK v visokošolskih knjižnicah

Mnogi delovni procesi kot kolateralna škoda slabe tranzicije iz tiskanega okolja v elektronsko.

Zakaj se to dogaja ravno v knjižnicah – možni razlogi:- dokaj specifična stroka?- do sedaj dokaj stabilno financiranje?- programi usposabljanja za knjižničarje? …

Vprašanje št. 1: Kako bi reagirali uporabniki, če bi financer čez noč ukinil financiranje vsebinske obdelave z UDK kazalci?

Vprašanje št. 2: Kaj bi se zgodilo z vašo knjižnico, če bi jo čez noč prevzela korporacija Google?