Convenio Sena- Remington

Generar soluciones administrativas

Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,

siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Carlos Augusto Rico Acosta

Ana Mildrey Blandón Grisales

Lorena Calderón Franco

Natalia Quiceno Ramírez

INTRODUCCIÓN

En la actualidad se hacen necesarios conocimientos relacionados con la

documentación, no solamente al trabajar en una entidad pública o privada sino

también en el desarrollo de nuestra vida diaria. La producción de documentos la

encontramos de manera física y virtual, haciendo la segunda más eficiente a la

hora de transmitir una información.

Han sido estas las razones que nos han llevado a realizar una rigurosa

investigación en los diferentes ámbitos documentales para hacer un aporte y servir

de ayuda a las personas que conocen y desconocen del tema.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar diferentes estrategias pedagógicas que permitan la mejora en la

producción de documentos, teniendo en cuenta las normas vigentes con el fin de

dar calidad a la producción de documentos implementando las nuevas

tecnologías.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Brindar amplia información acerca de la producción de documentos.

Aplicar las mejoras en producción de documentos utilizando las normas y la

organización adecuada.

Realizar las investigaciones pertinentes para la implementación de recursos que

mejoren la calidad en la producción de documentos.

TABLA DE CONTENIDO

1. SIGNOS DE PUNTUACIÓN

1.1 La coma

1.2 El punto

1.3 El punto y coma

1.4 Los signos de interrogación

1.5 Los signos de admiración

1.6 Comillas

1.7 Los paréntesis

1.8 La tilde

1.9 El guión

1.10 La diéresis

2. CERTIFICADO

2.1 Concepto

2.2 Partes

2.3 Estructura

2.4 Utilidad

3. CONSTANCIA

3.1 Concepto

3.2 Partes

3.3 Estructura

3.4 Utilidad

4 EL TECLADO

4.1 Teclas de función

5 LA ARGONOMIA (SECRETARIA)

5.1 Objetivos

1. SIGNOS DE PUNTUACION

Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significado adecuado. Reglas para el uso correcto de estos signos. 1.1 LA COMA (,)

Marca una pausa breve en un enunciado. para leer o hablar, sirve para organizar sintácticamente la frase. Se escribe pegada a la palabra o el signo que la precede y separada por un espacio de la palabra o el signo que la sigue Se utiliza en los casos siguientes:

Para separar los elementos de una enumeración.

En los incisos que interrumpen una oración, para aclarar o ampliar lo que se dice, o para mencionar el autor u obra citados.

Para separar elementos gramaticalmente equivalentes en un enunciado. EJEMPLOS:

Viene a recoger el resto de sus cosas: la ropa, la pelota de baloncesto, la

cámara, la caña de pescar y la Vespa.

Todos los vecinos, incluido el del tercero, estaban por una vez de acuerdo. Toda Europa estaba presente: franceses, españoles, italianos, alemanes,

portugueses, etc. 1.2 EL PUNTO (.)

El punto separa oraciones autónomas. EL PUNTO Y SEGUIDO: Separa oraciones dentro de un mismo párrafo.

EL PUNTO Y APARTE: Señala el final de un párrafo.

EL PUNTO Y FINAL: Señala el final de un texto o escrito.

NOTA: Después de punto y aparte, y punto y seguido, la palabra que sigue se

escribirá, siempre, con letra inicial mayúscula.

EJEMPLOS:

1 Para señalar el final de una oración.

Se acabaron las vacaciones. Ahora, a estudiar. 2 Detrás de las abreviaturas.

Sr. (señor), Ud. (usted), etc. 1.3 PUNTO Y COMA (;)

Señala una pausa mayor que la de la coma. El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que lo precede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que le sigue. La palabra que sigue al punto y coma debe escribirse siempre en minúscula. El punto y coma se usa delante de las conjunciones o locuciones como pero, mas, aunque, sin embargo, por tanto por consiguiente, cuando los períodos tienen cierta longitud. EJEMPLOS:

La maleta es marrón; el cuaderno, blanco; el borrador, verde; y la pluma,

negra. Había que estar en contacto con la naturaleza; dejar entrar el cielo, el mar y el

viento; dormir sobre tablones, sobre el suelo; sentarse en sillas medio rotas.

Trabajamos como locos en ese proyecto porque teníamos confianza; sin embargo, los Resultados no fueron los que esperábamos.

1.4 LOS SIGNOS DE INTERROGACIÓN (¿ ?)

Delimitan enunciados interrogativos. En español es necesario utilizar el signo de apertura porque no tenemos marcas gramaticales que lo sustituyan. Nunca se deja un espacio después del signo de interrogación de apertura o antes del de cierre. Nunca se escribe punto detrás de los signos de interrogación.

EJEMPLOS:

¿Qué tal estás? El signo final de interrogación entre paréntesis indica duda o ironía.00 Ej.: El Señor Botín es el director (?) del Banco de Santander.

1.5 LOS SIGNOS DE EXCLAMACIÓN (¡ ! )

Delimita enunciados exclamativos o interjecciones. Nunca se deja un espacio después del signo de exclamación de apertura o antes del de cierre. EJEMPLOS:

¡Hola! ¡Qué sorpresa! El signo final de exclamación entre paréntesis indica sorpresa o ironía. Un señor de 70 años (!) ha sido el ganador del Maratón de Nueva York.

1.6 COMILLAS (“)

un signo auxiliar doble que se emplea al principio y al final de una palabra o

cláusula. Se utiliza para reproducir citas textuales de cualquier extensión. Para indicar que una palabra o expresión es impropia, vulgar, irónica, figurada

o inventada por el autor. Para indicar, en una narración, que se reproducen los pensamientos de los

personajes. Para escribir sobrenombres, alias apodos.

1.7 LOS PARÉNTESIS (( ))

Son signos que encierran elementos aclaratorios, intercalados en un enunciado ya sean breves o largos. Se escriben sin espacio entre el principio o el final de las palabras que limitan la aclaración. Se utilizan en los siguientes casos: Cuando se interrumpe el discurso con una aclaración que tenga poca conexión

con el texto Cuando aparecen datos aclaratorios, fechas, referencias a autores, a sus

obras. 1.8 LA TILDE (´)

La tilde diacrítica sirve para diferenciar palabras que se escriben de la misma forma pero tienen significados diferentes. Es decir, pertenecen a categorías gramaticales diferentes.

REGLAS DE USO DE TILDE Y REGLAS ESPECIALES:

PALABRAS AGUDAS: son aquellas que llevan acento prosódico en la última

sílaba. Llevan tilde las palabras agudas terminadas en –n, -so vocal.

EJEMPLOS: melón, además, arregló, papá.

* Sin embargo, no llevan tilde las palabras agudas terminadas en –s precedidas

por otra consonante. EJEMPLO: robots.

* Tampoco llevan tilde las palabras agudas terminadas en –y.

EJEMPLO: virrey.

PALABRAS GRAVES (LLANAS): son aquellas que llevan acento prosódico en la

penúltima sílaba. Llevan tilde las palabras graves que no terminan en –n, -so

vocal.

EJEMPLOS: álbum, mártir.

Sin embargo, llevan tilde las palabras graves que terminan en –s precedida de

otra consonante.

EJEMPLO: bíceps.

* También se escriben con tilde palabras graves terminadas en –y.

EJEMPLO: yérsey.

PALABRAS ESDRÚJULAS: son aquellas que llevan acento prosódico en la

antepenúltima sílaba. Siempre llevan tilde en la sílaba tónica.

EJEMPLOS: regímenes, ortográfico.

PALABRAS SOBRESDRÚJULAS: llevan acento prosódico en la sílaba anterior a

la antepenúltima sílaba. Siempre llevan tilde en la sílaba tónica.

EJEMPLO: dígamelo.

1.9 EL GUIÓN (-)

Se utiliza: EJEMPLOS:

Para separar (en determinados casos) los dos elementos que integran una palabra compuesta.

Es una lección teórico-práctica El caballo es de origen hispano-árabe Para dividir una palabra al final del renglón cuando no cabe en el completa. No dejes las cosas en cualquier sitio, te lo digo siempre y ya empiezo a es-

tar harta de repetir siempre lo mismo.

1.10 LA DIÉRESIS O CREMA (¨)

Se utiliza: Para señalar la pronunciación de la vocal u en las combinaciones gue, gui. Ej.: pingüino, vergüenza, etc.

1.11 LOS PUNTOS SUSPENSIVOS (…)

Signo de puntuación formado por tres puntos consecutivos, llamado así porque entre sus usos principales está el de dejar en suspenso el discurso. Se escriben siempre pegados a la palabra o el signo que los precede separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a los puntos suspensivos es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre ambos. Señalan la interrupción de una oración o un final impreciso. Cuando los puntos suspensivos no cierran un enunciado y este continúa tras ellos, se escribe minúscula. Después de los puntos suspensivos, cuando cierran un enunciado, se escribe mayúscula. Se usan los puntos suspensivos al final de enumeraciones abiertas o incompletas, con el mismo valor que la palabra etcétera.

EJEMPLOS:

El caso es que sí lloviese… Mejor no pensar cosa tan improbable. Estamos ante un bosque mediterráneo de encinas, alcornoques, pinos… Bajo

estos árboles es fácil encontrar níscalos en otoños lluviosos.

pensando que… aceptaré; en esta ocasión debo arriesgarme.

Su tienda es como la de los pueblos, donde venden de todo: comestibles, cacharros, ropas, juguetes….

2. EL CERTIFICADO

2.1 CONCEPTO:

La palabra certificado es originaria del latín, específicamente del participio

“certificar”, que significa carta a paquete que confirma una autenticidad o

certeza. Este es un documento que confirma o niego algo en particular puede

ser que una persona ha pasado un nivel y ha realizado con éxito las exigencias

prescritas por un ente en particular.

2.2 PARTES:

- Nombre de la entidad

- Referencia o código

- Fecha (ciudad, mes, día y año)

- Cargo (Persona que remite)

- Palabra CERTIFICA QUE

- Texto

- Firma

- Datos del transcriptor

2.3 ESTRUCTURA:

Comentado [01]: TCC

Comentado [02]: 1020

Comentado [03]: MEDELLIN, ENERO 2 DE 2017

Comentado [04]: ADMINISTRADORA

Comentado [05]: La señora NATALIA QUICENO RAMIREZ identificada con cedula de ciudadanía 1039463121 de Sabaneta (Ant). labora con la empresa desde el día 11 de octubre de 2016 hasta la fecha, en el cargo de digitadora devengando un salario de 778.000 pesos.

Comentado [06]: LORENA F.

.

2.4 UTILIDAD:

Este documento puede ser de carácter público, tales como el de matrimonio, nacimiento, domicilio, buena conducta, estudios, pago de impuestos, propiedad de bienes rases, etc. Como también puede ser privado tales como los certificados de enfermedad suscritos por médicos no oficiales y los de trabajo librados por los empleadores a petición de los empleados, también está el certificado de buena conducta, debido a que se carece de antecedentes penales y por una vida alejada de vicios y desordenes.

Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un

individuo, un certificado usualmente esta dictado a nombre de quien lo recibe, y es dado por una persona con autoridad suficiente dentro de una dada institución estableciendo que dicho individuo ha cumplido con los parámetros dictados por este. Y de haber alguna irregularidad o falsedad en él puede ser sancionado por la ley de un estado.

Existen varios tipos de certificados entre ellos están: el certificado digital, el personal, de persona jurídica, de pertenencia a empresa, de servidor de seguro, entre muchos otros. Los certificados pueden confirmar desde los resultados académicos, experiencia profesional en un determinado campo, la asistencia o participación de un acto, curso o jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o una normal, integración a un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas extranjeras, estado mental o físico en que se encuentra una persona, etc.

3. LA CONSTANCIA

3.1 CONCEPTO:

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

3.2 PARTES:

- Nombre de la entidad

- Referencia o código

- Fecha (ciudad, mes, día y año)

- Cargo (Persona que remite)

- Palabra HACE CONSTAR QUE

- Texto

- Firma

- Datos del transcriptor

3.3 ESTRUCTURA:

Comentado [07]: EJEMPLO TCC

Comentado [08]: 1015

Comentado [09]: MEDELLIN, ENERO 1 DE 2017

Comentado [010]:

Comentado [011]: RECURSOS HUMANOS

Comentado [012]: La señora NATALIA QUICENO RAMIREZ identificada con cedula de ciudadanía 1039463121 de Sabaneta (Ant). labora con la empresa desde el día 11 de octubre de 2016 hasta la fecha, en el cargo de digitadora devengando un salario de 778.000 pesos, en los horarios de 6:00 pm a 12:00 am de lunes a viernes y los sábados en un horario de 11:00 am a 4:00pm.

Comentado [013]: NATALIA Q

3.4 UTILIDAD:

Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución

educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

4. EL TECLADO

El teclado es una de las principales herramientas que usamos para interactuar e

introducir datos en el computador. Sus teclas están clasificadas en 6 áreas.

4.1 TECLAS DE FUNCIÓN:

Es la primera línea de teclas y se encuentra en la parte superior del teclado. Se representan como F1, F2, F3..., sirven para realizar una función específica o para acceder a atajos de los programas.

RETROCESO:

La tecla de retroceso o backs pace indica a la computadora que elimine el carácter que se encuentra a la izquierda del cursor en la pantalla. PANEL INDICADOR:

Indica a través de luces si están activados el bloque numérico y la tecla de Bloque Mayúsculas BLOQUE NUMÈRICO:

Parece un teclado independiente del resto, el cual contiene números, los símbolos de las operaciones matemáticas básicas y las teclas de edición, direccionales y la tecla Enter o Intro. Para habilitar o activar dicho teclado se debe presionar la tecla Bloq Núm. y en el panel indicador se encenderá una luz que nos señalará que dicho bloque de teclas está activado. Cuando dicho teclado está desactivado (luz apagada) las teclas que funcionan son las direccionales. ENTER: La tecla Enter o también denominada Retorno, envía una señal que indica a la computadora que mueva el cursor al inicio de la siguiente línea del área de trabajo en el caso de estar en un Procesador de textos. En otras aplicaciones esta tecla registra que la línea que se acaba de teclear debe ser procesada por el

computador. BARRA ESPACIADORA:

Esta tecla es la más grande de todo el teclado y su función es la misma que la de cualquier máquina de escribir; sirve para separar caracteres o incluso desplazar por el documento una frase o texto. CONTROL (CTRL):

La tecla Control (Ctrl) y la tecla Alt son modificadoras que no hacen nada si se oprimen solas, pero cambian el significado de otras teclas. Si mantiene presionada una tecla modificadora mientras oprime otra tecla, la combinación hará que la tecla tenga un resultado diferente. SHIFT:

Su función es escribir en mayúsculas, siempre y cuando la mantengamos presionada más la tecla que vayamos a escribir. También sirve para generar o escribir los caracteres superiores de algunas teclas de dos o más carácter. BLOQUEO DE MAYUSCULA:

La tecla Bloque Mayúscula (Bloq Mayús) tiene como función escribir el texto en mayúsculas en forma permanente. Cuando presionamos esta tecla en el panel indicador se enciende una luz. Esto nos indica que dicha tecla está activada, para desactivarla hay que volver a presionar la tecla, en el panel indicador se apaga la luz. TABULACIÒN:

Esta tecla también denominada TAB tiene como función desplazar la posición del cursor (la rayita vertical que parpadea en la pantalla o monitor), hacia la derecha un número de espacios determinados previamente en el programa.

ESCAPE:

ESC: su función y uso dependen del programa que se utiliza, pero, normalmente permite cancelar una orden ejecutada o anular la acción del último mandato que se está ejecutando.

TECLAS DE CONTROL:

Se utilizan por sí solas o en combinación con números para acceder a funciones o realizar determinadas acciones. Las más usadas son Ctrl, Alt, Esc y la tecla con el logo de Windows.

TECLAS PARA ESCRIBIR O ALFANUMÉRICAS:

Aquí están todas las letras, números, símbolos y signos de puntuación. Estas teclas se encuentran normalmente en una máquina de escribir.

TECLADO NUMÉRICO:

Sirve para ingresar datos numéricos de forma rápida. Las teclas y símbolos están agrupadas de la misma forma como aparecen en la calculadora. Teclas especiales y de desplazamiento Estas teclas son las que te sirven para desplazarte por documentos o páginas web y editar texto. Entre ellas están: Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág y las teclas de dirección.

5. LA ERGONOMIA

Según la Asociación Internacional de Ergonomía, es el conjunto de

conocimientos científicos aplicados para que el trabajo, los sistemas,

productos y ambientes se adapten a las capacidades y limitaciones físicas y

mentales de la persona.

EL OBJETIVO DE LA ERGONOMÍA ES ADAPTAR EL TRABAJO A LAS

CAPACIDADES Y POSIBILIDADES DEL SER HUMANO.

Todos los elementos de trabajo ergonómicos se diseñan teniendo en cuenta

quiénes van a utilizarlos. Lo mismo debe ocurrir con la organización de la

empresa: es necesario diseñarla en función de las características y las

necesidades de las personas que las integran.

La psicosociología aplicada parte del hecho de que las necesidades de las

personas son cambiantes, como lo es la propia organización social y política.

Por ello, las organizaciones no pueden ser centros aislados y permanecer

ajenas a estos cambios.

Hoy en día, se demanda calidad de vida laboral. Este concepto es difícil de

traducir en palabras, pero se puede definir como el conjunto de condiciones

de trabajo que no dañan la salud y que, además, ofrecen medios para el

desarrollo personal, es decir, mayor contenido en las tareas, participación en

las decisiones, mayor autonomía, posibilidad de desarrollo personal, etc.

LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA ERGONOMÍA Y DE LA

PSICOLOGÍA APLICADA SON LOS SIGUIENTES:

Identificar, analizar y reducir los riesgos laborales (ergonómicos y

psicosociales).

Adaptar el puesto de trabajo y las condiciones de trabajo a las

características del operador.

Contribuir a la evolución de las situaciones de trabajo, no sólo bajo el

ángulo de las condiciones materiales, sino también en sus aspectos

socio-organizativos, con el fin de que el trabajo pueda ser realizado

salvaguardando la salud y la seguridad, con el máximo de confort,

satisfacción y eficacia.

Controlar la introducción de las nuevas tecnologías en las

organizaciones y su adaptación a las capacidades y aptitudes de la

población laboral existente.

Establecer prescripciones ergonómicas para la adquisición de útiles,

herramientas y materiales diversos.

Aumentar la motivación y la satisfacción en el trabajo.