Excel v1.0

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ExcelV1.0, 09/11/2012

Bruno Boni Castagnetti, Nicoletta Giorda, Franco Marra

Sindacato Pensionati

Corsi di Informatica per Anziane e Anziani

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EXCELPremessaDue parole su EXCELApplicazioni di EXCELImparare EXCELCome si presenta EXCELVideata iniziale di EXCELI fondamenti concettuali di EXCELTastieraEsempioEsempio (continuo)Esempio (continuo)I testi in EXCELEsempio con testiEsercizio testEsercizio EXCELEsercizio EXCEL eseguito

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Premessa

• Lo scopo di queste slide è quello di fornire un supporto alla scoperta del mondo EXCEL da parte di soggetti anziani che di norma non hanno interesse a questo strumento

• In questi anni di corsi di alfabetizzazione informatica agli anziani ci si è quasi sempre limitati a introdurre EXCEL nel corso di una max due lezioni

• Ovvio quindi che queste note servono più che altro a suscitare curiosità e nulla più

• Un vero corso di EXCEL e la conseguente documentazione potrebbe essere sviluppato a richiesta di un numero sufficiente di allievi


Due parole su EXCEL• E’ il programma applicativo più usato nel mondo del lavoro• Serve per “fare i conti” con il computer … è un “foglio a quadretti elettronico” chiamato

anche “Foglio di calcolo” ; serve anche per gestire elenchi.• Il nome EXCEL è il nome commerciale che Microsoft ha dato al suo programma di foglio

elettronico• Consente di “fare conti” anche molto complicati utilizzando formule matematiche ,

grafici , tabelle ,.. • Fa parte della suite Office della Microsoft (un set di programmi tra cui Word e Powerpoint)• Esistono versioni di EXCEL anche sotto Sistemi Operativi diversi da Windows (IOS Apple ,

Linux , etc)• EXCEL è un programma molto completo e sofisticato , un “utente casalingo” è già tanto se

utilizza il 10% - 20% delle cose che EXCEL è in grado di fare• EXCEL (o Office) non è di norma caricato all’acquisto di un PC ma va acquistato a parte • Sono disponibili versioni gratuite di Foglio Elettronico appartenenti al mondo dell’Open

Software , in particolare la suite “Open Office” che contiene un foglio di calcolo simile a EXCEL


Applicazioni di EXCEL

• Si parla di applicazioni “casalinghe” :– Lista della spesa con calcolo dei totali di riga e colonna– Budget familiare mensile (entrate , uscite , saldo)– Calcolo dell’ IMU– Grafici con andamento nel tempo di una voce di spesa o di

entrata– Grafici con andamento nel tempo di parametri medici (es.

pressione )– Elenchi di nominativi con associati dati diversi e loro

ordinamento a piacere– Ecc…


Imparare EXCEL• Il modo migliore per imparare EXCEL è provare e riprovare i comandi e vedere il loro effetto sul foglio di

calcolo … bisogna comunque conoscere almeno l’aritmetica ! Se proprio non la ricordate lasciate perdere EXCEL !

• Contrariamente al Sistema Operativo (uso delle cartelle ) dentro EXCEL non si possono fare danni al computer

• Mal che vada , se i calcoli fatti sono sono un pasticcio o solo un insieme di prove , si esce da EXCEL senza salvare ed è finita lì

• Per fare le cose “normali” non è necessario imparare tutte le funzionalità di EXCEL , basta prendere dimestichezza con i comandi principali (stanno quasi tutti nel sottomenù principale cioè HOME )

• A EXCEL si accede con un “progetto in testa” , cioè un problema , un obiettivo , un’esigenza che trovano soluzione attraverso dei calcoli , quindi bisogna aver le idee chiare su cosa si vuole (esempio se voglio calcolare l’IMU devo conoscere le formule per calcolarla) .

• Per quanto riguarda salvataggi e uso del copia/taglia/incolla le azioni sono identiche a WORD

• Si stampa solo quando è necessario , è inutile sprecare carta , imparare invece a fare copie di salvezza (si dice di backup) dei documenti più importanti su supporti mobili (altri Hard disk , chiavette , CD , ecc)


Come si presenta EXCEL• Con un foglio a quadretti rettangolari (celle) , con i bordi della cella in alto a sinistra evidenziati , il puntatore del mouse che

prende la forma di una croce , il menù dei comandi sopra il foglio , le barre verticale destra e orizzontale in basso a destra (come in Word)

• Osservate attentamente il puntatore del mouse : quando è dentro al foglio è una croce , quando si esce dal foglio è una freccia per selezionare meglio i comandi dal menù

• Il foglio a quadretti è circondato , a sinistra da numeri e in alto da lettere : la combinazione di una lettera con un numero identifica una cella (es. D3 è la cella all’incrocio della colonna D con la riga 3). E’ come giocare a battaglia navale!!

• Ogni cella può essere selezionata anche spostandoci sopra il mouse e facendo clic sinistro• Centrato in alto (sopra il menù) compare il nome del documento da scrivere con Excel; poiché non si è ancora scritto niente

Excel mette un nome provvisorio (cartel1) che sarà poi cambiato con un nome a scelta dell’utente• La dimensione visiva del foglio può essere modificata con lo zoom che agisce come una lente (vedi cursore in fondo a destra)• Sopra il foglio compare il menù di EXCEL con i sottomenu e la sezione dei comandi più utilizzati da ogni sottomenù ; ogni

sottomenù si apre con un clic sulla linguetta del nome ; i nomi dei sottomenù sono : Home , Inserisci , Layout di pagina , Formule , Dati , Revisione , Visualizza

• Il sottomenù Home (casa) è il principale ed è quello su cui si posiziona Excel in apertura• In basso orizzontale a sinistra sono presenti tre linguette denominate Foglio1 , foglio2 , foglio3 ; se si fa clic sinistro su una di

esse si apre un foglio (la prima è evidenziata perché si tratta del foglio disponibile all’apertura)• Perché tre fogli ? Perché con Excel è possibile collegare automaticamente il contenuto di un foglio con altri realizzando

strutture di calcolo molto complesse. Ovviamente i fogli possono essere più di tre , il nome fogliox può essere sostituito da un nome di fantasia

• Una cartella EXCEL (cartel) può contenere più fogli ; i salvataggi agiscono sulla cartella• Il termine cartella in EXCEL non ha nulla a che vedere con il termine cartella in Windows. In EXCEL Cartel è un documento ,

come Document in WORD.


Videata iniziale di EXCEL


I fondamenti concettuali di EXCEL• Le informazioni che seguono sono importanti , se si capiscono si capisce EXCEL , se no non se ne viene fuori

• In ogni cella si possono inserire da tastiera:– un numero (con o senza virgola)– un testo (non preoccupatevi se esce dalla cella) – una formula (che deve sempre essere preceduta dal simbolo =)

• Nelle formule sono presenti diversi operatori logico-matematici . I più importanti per voi sono (vedere la tastiera) :– Il segno di somma (+)– Il segno di sottrazione (-)– Il segno di moltiplicazione (*) (non X che per EXCEL è la lettera X) – Il segno di divisione (/) (non : che per EXCEL è il due punti)

• La formula inserita in una cella opera sui contenuti di altre celle (vedi esempio)

• La cella che contiene una formula restituisce un numero (vedi esempio)

• Una formula può operare su celle che contengono numeri o altre formule ma non testi (se la formula è sbagliata EXCEL restituisce un messaggio di errore.

• IMPORTANTE : è EXCEL che fa i calcoli non voi con la calcolatrice o a mano ! In altri termini se , ad esempio , dovete sommare tre numeri (messi in tre celle diverse) nella cella risultato ci mettete la formula (vedi esempio) non la somma calcolata da voi a mano o con la calcolatrice

• Capito questo concetto si capisce di conseguenza la potenza di EXCEL : una volta costruita e controllata la sequenza dei calcoli , cambiando un qualsiasi numero (dato di ingresso o di input , come si dice in inglese) automaticamente e istantaneamente (qualunque sia complesso il calcolo) EXCEL restituisce il risultato . Tanto per capirci con una calcolatrice dovreste ripetere ogni volta che si modificano i dati di ingresso tutta la sequenza di calcolo

• Sopra alle lettere che identificano le colonne sono riportate due informazioni:– A sinistra il riferimento della cella (es. D3 se con il mouse seleziono visivamente la cella D3 cliccandoci sopra– A destra a fianco del simbolo fx compare il contenuto della cella (bianco se la cella è vuota) ; questo spazio è molto utile per controllare

l’inserimento di una formula o di un testo


Tastiera* è il maiusc del tasto +/ è il maiusc del tasto

7Cancella carattere

all’immediata sinistra


Esempio

• Sommare tre numeri e dividere il risultato per un numero a caso scelto dall’utente volta per volta

• I tre numeri sono : 22,5 , 34 e 556,67 e sono inseriti da tastiera nelle celle c1,c2,c3

• La somma è restituita nella cella c5• Il numero per cui dividere la somma è inserito nella cella e7• Il risultato finale deve essere restituito nella cella f7• Come si fa? In vari modi , vediamo il più semplice (slide

successiva)


Esempio (continuo)• Seleziona la cella c1 e con la tastiera inserisci 22,5 e dai invio• Fai la stessa cosa per gli altri due numeri nelle celle c2 e c3• Seleziona la cella c5 e da tastiera scrivi =c1+c2+c3 e dai invio• Seleziona la cella e7 e inserisci un numero a piacere (es. 3,14) e dai invio• Seleziona la cella f7 e da tastiera scrivi =c5/e7 e dai invio• Nella cella f7 comparirà immediatamente il risultato , cioè 195,2771• Supponiamo ora di cambiare 3,14 con 6,28 e 22,5(in c1) con -358,4(sempre in c1)• Cambiate questi due numeri e immediatamente EXCEL vi restituirà nella cella f7 il nuovo

risultato : 36,98567• Questa è la potenza di un foglio elettronico , a mano o con la calcolatrice avreste dovuto

ripetere tutta la sequenza di calcolo!

Nota 1 : al posto di invio da tastiera , puoi in alternativa cliccare sul segno verde di spunta o selezionare con il mouse un’altra cella

Nota 2 : se ti sbagli puoi o cancellare carattere per carattere con il tasto freccia a sinistra oppure tutto il contenuto della cella cliccando sopra alla X rossa


Esempio (continuo)


I testi in EXCEL• In EXCEL è possibile ovviamente inserire testi che descrivono e chiariscono lo svolgimento dei calcoli. Si

danno due situazioni base:• Primo : il testo è un titolo o una frase che introduce il processo di calcolo … nessun problema , si

seleziona la cella da dove partire e si batte il testo come in WORD ; anche se il testo interferisce più celle è la cella di partenza la sola che contiene il testo ; in fase di stampa la griglia non viene mai stampata a meno che non lo si chieda espressamente

• Secondo : se ad esempio lo scopo è creare una lista della spesa (vedi esercizio test) , cioè in pratica una tabella la cui prima colonna contiene i nomi dei prodotti da comprare e le successive le quantità , il costo unitario e il calcolo del costo totale – occorre inserire nelle celle della prima colonna i nomi dei prodotti.

• Nasce un falso (!) problema di visualizzazione se il testo inserito da tastiera nella cella supera la lunghezza della cella e quindi visivamente viene troncato per non interferire coprendo i numeri delle celle a sinistra

• Questo effetto consente di introdurre una particolarità delle celle di EXCEL : possono essere modificate sia in lunghezza (che è quello che interessa questo caso) , sia in altezza (vedi esercizio seguente)

• Per farlo (esempio sulla colonna A) spostatevi con il mouse sul bordo destro dell’intestazione di colonna (in questo esempio A) , la croce bianca e spessa diventa nera e sottile , tenete premuto il tasto sinistro del mouse e spostatevi in orizzontale … la colonna (in questo caso la A) si allarga , rilasciate il tasto sinistro , la colonna si è allargata di quanto avete voluto voi.

• Nella slide che segue è riportato l’esercizio precedente arricchito di testi di fantasia


Esempio con testi


Cenni agli altri sottomenù

• INSERISCI : consente l’inserimento in corpo testo di grafici , tabelle , forme , immagini , disegni , ecc .

• LAYOUT DI PAGINA : tutto ciò che riguarda marginature , sfondi pagina , spaziature ecc

• FORMULE : tutto ciò che riguarda formule e calcoli• DATI: importazione e gestione basi dati (data base)• REVISIONE : strumenti correzione , revisioni ,

rilevazione modifiche , protezioni ecc• VISUALIZZA : diverse modalità di visualizzazione e

stampa del documento tra cui anteprima di stampa


Esercizio Test

• Nelle due slide che seguono sono riportati :• Esercizio Excel : le richieste della prova• Esercizio Excel eseguito : un possibile risultato

• Il test è importante , anche se un po’ difficile , perché consente all’utente di impratichirsi con diversi comandi di EXCEL


Esercizio EXCEL• TEST EXCEL 2 - da eseguire • Creare una tabella EXCEL indicando in alto a sinistra il vostro Nome e

Cognome e in altro a destra la data di oggi.• Il titolo della tabella è: ACQUISTO MATERIALE DI CANCELLERIA• Le colonne da creare sono cinque e cioè: Numero,Articolo,Quantità,Costo

unitario in € ,Costo in € • Gli articoli devono essere dieci a scelta• Il costo totale deve essere calcolato come prodotto della quantità per il costo

unitario• L'ultima riga della tabella ha due colonne la prima con scritto TOTALE , La

seconda colonna allineata alla quinta colonna e con la somma calcolata in excel.

• Preparare la tabella EXCEL per la stampa, stampare e consegnare. • Il tempo per consegnare all'Insegnante la tabella stampata è 1 ora.


Esercizio EXCEL eseguito

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