P C W O R L D N O R G E N R . 7 - 2 0 1 0 49

F O K U S

Penger å spare

La Microsoft drifte e-posttjenerenVi har testet Microsoft Exchange Online, som gir deg en fullverdig Exchange-løsning for bare 37 kroner per bruker i måneden.

Av KURT LEKANGER

Mange bedrifter bruker mye tid og penger på å drifte

sine egne e-posttjenere, når de heller kunnet outsourcet dette og på den måten frigjort verdifulle res-surser. Nettbaserte e-postløsnin-ger, som Google Apps/Gmail, kan være et godt alternativ for noen – men ikke for alle. Mange bedrifter ønsker de mer avanserte mulighe-tene som finnes i en e-postløsning basert på Exchange Server og Outlook, og da er løsningen enten å drifte e-posttjeneren selv, eller å kjøpe Exchange som en tjeneste. I motsetning til Google satser Microsoft ikke utelukkende på nettleserbaserte programmer og tjenester, men på kombinasjonen nettleserbasert programvare, tje-nester som lever i «nettskyen», og tradisjonell programvare som kjører lokalt på pc-en. Microsoft Online Services består av en rekke ulike «hostede» løsninger for blant annet e-post, webkonferanser, direktemeldin-ger, samarbeid og dokumentflyt. Tanken er at man skal kjøre Micro-soft Office lokalt på pc-ene, koblet opp mot tjenester i nettskyen – som e-posttjeneren Exchange, konferanseløsningen Office Live Meeting og samarbeids- og doku-mentflytsystemet SharePoint. Alt sammen kjører på Microsofts store datasentere, som takket være sikring på alle baug2er og kanter skal ha en garantert oppetid på 99,9 prosent. Det er høyere enn de fleste bedrifter som drifter sine egne e-posttjenere kan drømme om å oppnå.

Enkelt å sette opp Etter å ha gått gjennom de ulike

nede trengte en Exchange-løsning til sitt enkeltpersonforetak. Jeg ønsket å kunne benytte de avan-serte mulighetene som finnes i Outlook 2010 fullt ut, og ønsket også en mer stabil og velfunge-rende løsning enn å benytte Out-look via MAPI mot nettbaserte e-posttjenester som Gmail. Sam-tidig hadde jeg også behov for en Exchange-løsning som kunne brukes i forbindelse med produkt-testing av mobiltelefoner.

Med eller uten partnerFor å kjøpe Exchange Online, kan du enten bestille direkte fra Micro-softs nettsider, eller gå via en av Microsofts samarbeidspartnere her i Norge. Bestiller du direkte fra Microsoft, er det valgfritt om

du ønsker å koble abonnementet ditt opp mot en partner eller ikke. Det koster ikke noe ekstra å oppgi en partner ved bestilling, og man kan da få hjelp av partneren til å vurdere behov, og eventuelt til å konfigurere en løsning som bedre passer bedriftens behov. Partne-ren får en viss prosent av lisens-inntektene. Vi valgte å gjøre alt på egen hånd, og fant raskt ut at tjenes-tene var såpass enkle å bruke at det ikke krever så veldig mye it-kunnskaper for å klare å sette det hele opp selv. Det er ingenting i veien for å legge til en Microsoft-partner senere, hvis man finner ut at man trenger mer assistanse enn det man får gjennom Microsofts egne supporttjenester.

løsningene Microsoft tilbyr på nettsidene www.microsofton-line.com, og selv prøvd å bestille og sette opp et Exchange Online-abonnement, ble vi svært over-rasket over hvor enkle og bruker-vennlige disse løsningene er. Og de er også svært rimelige, med en pris på bare ca. 37 kroner per bruker per måned for e-postløs-ningen Exchange Online. Velger du å gå for pakkeløsningen som kalles Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), havner prisen på rundt 75 kroner per bruker. Da får du både Exchange Online, SharePoint Online, Office Communications Online og Office Live Meeting. Denne testen ble for øvrig gjort i forbindelse med at underteg-

Ved å svare på noen enkle spørsmål, får du en skreddersydd guide til hvordan du setter opp Exchange Online og andre online-tjenester fra Microsoft.

Særtrykk fra PC World Norge

P C W O R L D N O R G E N R . 7 - 2 0 1 050

S h a r e P o i n t 2 0 1 0F O K U S

Alt sammen ble satt opp ved å gå gjennom oversiktlige og greie veivisere. Microsoft har åpenbart lagt ned mye arbeid i å gjøre onlinetjenestene mest mulig brukervennlige, og står du fast er det mye god hjelp å få på hjelpesidene på nett – selv om vi ved et par tilfeller opplevde at hjelpesidene ikke fantes. Noe av det som imponerte oss mest, var hvordan vi kunne få en skred-dersydd trinn-for-trinn-guide til å sette opp Exchange Online, ved å svare på ulike spørsmål om hvilke behov du har. Denne guiden inneholder linker til de ulike menyene og verktøyene man må gjennom for å sette opp løsningen. Etter at vi hadde satt opp Exchange Online, måtte vi bekrefte at vi eide det domenet vi ønsket å bruke. Dette gjøres ved å logge på administrasjonssidene hos din domeneregistrator, og så legge inn en såkalt CNAME-opp-føring som peker til Microsofts servere. Når domenet er bekreftet og alt er satt opp, legger du inn en MX-oppføring hos domeneregis-tratoren din, slik at all e-post til det aktuelle domenet rutes videre til Microsoft Online Exchange. Alt er enkelt forklart på en kortfattet og grei måte, på norsk. Ønsker du ikke å bruke ditt eget domene, kan du bruke et domene i forma-tet firmanavn.emea.microsofton-line.com. Hvis alle postbokser for ditt domene skal håndteres av Micro-soft Online Exchange, velger du «autoritativ» som domenetype – hvis ikke velger du «ekstern vide-resending». I sistnevnte tilfelle har du mulighet til å ha enkelte postbokser som ikke håndteres av Microsoft Online Exchange, noe som kan være aktuelt for enkelte bedrifter. Vi valgte å la Microsoft Online Exchange ta seg av alt. En liten ulempe med løsnin-gen, er at du ikke vil kunne bruke bedriftens eget domene for å få tilgang til SharePoint Online-tje-nester og Outlook Web Access, ettersom Microsoft ikke er vert for domenet. I stedet må du logge deg på via Microsofts nettsider. For de fleste småbedrifter spiller dette antagelig liten rolle, men

lister», slik at det blir raskere å sende e-post til mange samtidige mottakere. Du kan for eksem-pel lage en distribusjonsliste som heter «salg», som går til alle som jobber på salgsavdelingen. Dette gjøres enkelt via administrasjons-sidene til Exchange Online. Der oppretter du også konferanse-rom og andre typer ressurser som skal være tilgjengelige i Outlook-kalenderen, slik at brukerne enkelt kan planlegge møter – og ha full oversikt over hvilke tidspunkter som er ledige for de ulike møte-rommene.

I administrasjonssenteret finner du flere verktøy for å migrere fra din gamle e-postløsning.

På kundeportalen mocp.microsoftonline.com legger du enkelt til flere tjenester eller flere lisenser, og du velger selv om du ønsker å knytte deg opp mot en av Microsofts samarbeidspartnere her i Norge.

begynne å tilordne tjenester, for eksempel om brukeren skal ha tilgang til Sharepoint Online, eller andre tjenester du abonnerer på. Hver bruker kan ha flere «aliaser» som peker til samme postboks. Undertegnede har for eksempel kurt@lekanger.no som e-postad-resse, men har i tillegg opprettet kurt.lekanger@lekanger.no som alias, slik at det er mulig å nå meg på begge e-postadressene – selv om e-posten likevel havner i samme innboks. Det kan ofte være praktisk å kunne opprette «distribusjons-

noen større bedrifter vil kanskje ønske å «brande» sin egen bedrift ved at man taster inn bedriftens egen URL når man skal logge seg på for eksempel e-posttjenester.

Brukere, møterom og distribusjonslisterNår domenet er satt opp, er det bare å begynne å legge til brukere. Hver bruker kan ha en e-post-konto på opptil 25 GB, og bru-kerne får da tilgang til sin e-post både via Outlook og via nettje-nesten Outlook Web Access. Når du har opprettet en bruker kan du

P C W O R L D N O R G E N R . 7 - 2 0 1 0 51

F O K U S

GO

DT

KJØP

Administrator kan opprette kontakter som skal være tilgjen-gelige for alle brukerne via den globale adresseboken, hvor også blant annet distribusjonslister og konferanserom havner. Det å sette opp alle brukerkon-toene kan være mye jobb hvis det er mange brukere, men det finnes heldigvis flere gode hjelpemidler for å gjøre dette enklere. Har fir-maet mange brukere og du har installert Active Directory lokalt, kan du synkronisere brukerkon-toer, kontakter og grupper med Microsoft Online Services. Du kan også importere en brukerliste som en kommaseparert fil. Dermed slipper du å opprette alle brukerne på nytt manuelt.

PåloggingsprogramMicrosoft krever at du bruker enten Windows XP, Vista, Win-dows 7 eller Mac OS X, og at du installerer et spe-sielt påloggingsprogram på pc-en eller Mac-en. Du må også ha en nyere versjon av Microsoft .Net-rammeverket (eller en Java-klient på Mac). E-postklienter som støt-tes er Outlook 2003 eller nyere på Windows, og Entourage 2004 eller nyere på Mac. For å logge deg på første gang, installerer du «Påloggingsprogram for Microsoft Online Services» på pc-en, og logger deg på med brukernavn og passord. Outlook, Outlook Web-access, samt even-tuelle andre tjenester brukeren

har tilgang til (som Sharepoint), startes opp fra dette påloggings-programmet. Årsaken til at du trenger et slikt påloggingspro-gram, er at du skal slippe å bli

spurt om brukernavn og passord hver gang du forsøker å få tilgang til en onlinetjeneste. Med pålog-gingsprogrammet får brukeren tilgang til tjenester et ubegrenset antall ganger etter at hun eller han har logget seg på. Pålog-gingsprogrammet sørger også for å automatisk sette opp Outlook slik at det fungerer med Microsoft Online Services. Du slipper altså å måtte gå inn i kontoinnstillingene i Outlook og konfigurere alt manu-elt. På administrasjonssidene ser du hele tiden status for de tjenes-tene du abonnerer på, og hvis du vil følge ekstra godt med kan du abonnere på en RSS-feed som gir deg umiddelbare oppdaterin-ger på eventuelle problemer – for eksempel om en server er nede. I løpet av de tre-fire ukene vi testet Exchange Online virket tjenesten veldig stabil, og vi opplevde kun ved ett tilfelle at e-posten ikke lot seg synkronisere mot en mobilte-lefon. Dette problemet ble løst av Microsoft i løpet av en times tid,

uten at vi måtte foreta oss noe. Microsoft garanterer en oppetid på 99,9 prosent for sine tjenester, og ifølge tjenestens SLA (Service Level Agreement) kan du kreve

å få lisenskostnadene refundert ved dårligere oppetid. Er oppetiden mellom 99,0 og 99,9 prosent har du krav på tilbakebetaling av 25 prosent, er det dårligere enn 99 prosent får du tilbakebetalt 50 prosent,

og er det dårligere enn 95 prosent får du tilbakebetalt 100 prosent.

Antivirus og antispamE-postløsningen beskyttes med Microsofts Forefront Security-produkter, som inneholder både antivirus og antispam. Etter en ukes tid fikk vi oversendt en Forefront-rapport per e-post, med oversikt over e-post som var blitt stoppet av spamfilteret. Dette fungerte veldig godt. Skulle filteret mot formodning stoppe e-post som ikke er søppelpost, kan du legge inn avsenderen som en «sikker avsender». På samme måte kan du selv velge å blokkere avsendere du ikke vil at noen av brukerne i bedriften skal motta e-post fra. Ved en feil klarte vi å bestille dobbelt opp med Exchange-lisenser, og dermed fikk vi også testet hvordan Microsofts elek-troniske kundestøtte fungerte. I administrasjonsgrensesnittet er det et eget skjermbilde for å opprette serviceforespørsler, med

oversikt over aktive servicefore-spørsler. Dette fungerte fint, men det var litt forvirrende å plutselig bli møtt av et engelsk skjema som vi skulle fylle ut – når alt frem til dette hadde vært på norsk. Skulle vi fylle ut serviceforespørselen på norsk eller engelsk? Vi forsøkte engelsk, og fikk kort tid etterpå svar på engelsk – og vårt problem ble løst veldig kjapt og greit.

KonklusjonEtter noen uker med Exchange Online sitter vi igjen med et veldig positivt inntrykk. Tjenesten er etter vår mening nesten latter-lig billig, og den er bunn solid og inneholder alt det en liten bedrift (og antagelig mange større bedrif-ter) trenger. Hvis du er usikker på om Exchange Online eller andre av Micro-softs onlinetjenester er noe for deg, er det mulig å teste ut løsningene gratis i 30 dager.

Distribusjonslister gjør det enklere å sende e-post til mange samtidige mottakere, for eksempel en avdeling i bedriften.

MicRosofT oNLiNE ExchANGE Pris: ca. kr 37 per bruker per måned (pt. min. 5 brukere) Internett: microsoft.no/online/ Pluss: Rimelig. 99,9% oppetid. Fri-gjør ressurser fra it-avdelingen. Enkel å sette opp. 25 GB innbokser. Gjør-det-selv eller få hjelp av Microsoft-partner. Minus: Ikke eget domene for Out-look Web Access.

Påloggingsprogrammet gjør at brukerne forblir pålogget online-tjenestene, og konfigurerer auto-matisk Outlook.

«Tjenesten er etter vår mening nesten latterlig billig, og den er bunn solid og inneholder alt det en liten bedrift (og antagelig mange større bedrifter) trenger.»