Projektmanagement praktisch erlebtWer kennt das nicht: Zeitpläne laufen davon, Bausteine werden nicht geliefert, und wer ist hier nochmal im Lead? Der Alltag des Projektgeschäfts widerspricht leider oft dem Ideal.

Gleichzeitig „fesseln” limitierte Ressourcen, gesetzliche Rahmenbedingungen und Kon-trollen und begrenzen so den Handlungsspielraum. Den Erwartungen gerecht zu wer-den gelingt nur, wenn alle an einem Strang ziehen.

In einem guten Projektmanagement laufen alle Fäden zusammen. Dieses fordert Plan-barkeit, Transparenz, Effektivität und Geschwindigkeit. Wie die Projekt organisation aussehen sollte, zeigte das Seminar „Projektmanagement praktisch erlebt” des Arbeit-geberverbandes Chemie. Im Seminar ging es nicht um Softwaretools, sondern um die Methode: zu verstehen, wie man im Projektmanagement richtig und sinnvoll vorgeht.

Stefanie Lenze | Chemieverbände Rheinland-PfalzAlle stränge zusammenführen – das ist das Ziel eines guten Projektmanagements.

INHALTspielerischer Ansatz

Was ist ein Projekt?

Wann ein Projekt erfolgreich ist

schnelle und gute Projektorganisation

Der Projektstrukturplan

Das Projektteam

Berichte und Dokumentationen

festgehaltenDie Veranstaltungen der Chemieverbände rheinland­Pfalz

02 | 2015

Wann ein Projekt erfolgreich istDie Antwort klingt simpel: Ein Projekt ist erfolgreich, wenn der Kunde zu-frieden ist. Schließlich bewertet der Auftraggeber den Erfolg des Projektes. Kundenorientierung, ganz gleich ob interner oder externer Kunde, ist es-sentiell. Daher ist es sinnvoll, die Kriterien des Kunden gleich zu Anfang zu definieren und als Orientierungspunkt festzuhalten. Dies gehört zur Pla-nungs- und Klärungsverantwortung des Projektteams.

Der Projekterfolg bedingt sich aus den drei Kriterien Sache, Zeit und Kos-ten. Die Sache sollte als Projektziel verstanden werden (Produkt, Dienst-leistung, Anlage o.ä.). Kosten und Zeit sind die beiden wichtigsten Ressour cen. Je nach Projektart nehmen die großen Drei unterschiedliche Bedeutung ein. Zum Beispiel: Eine Messe ist unzweifelhaft termingebun-den. Der Zeitfaktor spielt entsprechend die größte Rolle. Bei einem Inves-titionsgut wie einer Anlage kann die Sache und seine Qualität die größte Rolle spielen. Soll ein Projekt beispielsweise schneller fertig werden, oder wird der Zeitplan gesprengt, erhöhen sich Kosten.

Projektmanagement praktisch erlebt | Asselheim / Grünstadt

Spielerischer Ansatz Cornelius Geiger entwickelt seit 14 Jahren Planspiele und Simulationen für Unternehmen. Teil seines Seminars waren zwei Projektsimulationen, in denen Geiger diesen spielerischen Ansatz umsetzte. Und das hieß: das Projekt vom Briefing bis zur Abnahme durchzuziehen.

Die Projektphasen wurden regelmäßig von Reflexionsphasen unterbro-chen, in denen der Trainer seine Beobachtungen den Teilnehmern spie-gelte und sie in die eine oder andere Richtung lenkte. Hilfreich war dies für alle, denn so setzten sie die frischen Erkenntnisse unmittelbar im weiteren Projektverlauf um.

„‚Praktisch erlebt‘ trifft es auf den Kopf”, meinte dazu Teilnehmer David Minich. „Ich habe neue Methoden für mein Projektmanagement mitge-nommen.” Für ihn war es auch gut, „mal jemand anderen in der Rolle des Projektmanagers zu sehen.”

Nicht nur die Standardrollen in einem Projekt waren Teil der Simulati-onen. Es tauchten auch viele typische Reibungspunkte echter Projekte auf. Impulse durch den Referenten zeigten unmittelbar, wo die Lösung steckt. Durch die Anleitungen des Trainers wurde das Projektteam schneller in der Projektdurchführung. Praktisch erlebt bedeutete in die-sem Seminar praktisch erfahren – und das ist die beste Art des Lernens.

Was ist ein Projekt?Nicht jede neue Aufgabe ist ein Projekt. Projekte haben bestimmte Merkmale:

Keine Routine

Neuartigkeit bzw. Einmaligkeit

Zeitliche Begrenzung mit Anfangs- und Endtermin

Ressourcenbegrenzung

Komplexität

Zusammenspiel von Teilaufgaben und eines (abteilungsübergreifenden) Teams

Projekte bringen teilweise einen hohen Aufwand mit sich; auch administra-tiv. Gutes Projektmanagement macht daher Aufgaben transparent und überschaubar, entlarvt problematische Situationen frühzeitig und ermög-licht Anpassungen an veränderte Bedingungen.

Projekterfolg lässt sich als ein Dreieck darstellen

Zeit, Budget und sache sind die drei elemente des Projekterfolges. sie stehen in einer Beziehung zueinander. Dieses Dreieck ist kein statisches Verhältnis. Änderungen eines elementes beeinflussen die anderen elemente.

Sache

Zeit Kosten

Sache

Zeit

KostenKosten

Zeit

Kosten

Sache

Kosten

Sache

„Es ist wichtig, eine Vorstellung davon zu haben, was ein Projekt ist. Es klingt banal, ist aber die Grundlage für gutes Zusam-menarbeiten und erfolgreiche Projekte.” Cornelius Geiger

„Was kostet Zeit? Was kostet Geld? Das sind wichtige Fragen. Oft startet man zu schnell. Zuerst sollte man das Ziel und die Rahmenbedingungen klären. Zu Be-ginn muss nicht alles minutiös geplant sein. Vieles konkretisiert sich im Ablauf.” Cornelius Geiger

02/2015

Schnelle und gute Projekt-organisationProjekte sind komplexe Angelegenheiten. Daher ist ein systematisches Vorgehen sinnvoll. Dieses Vorgehen wird Projektlebenszyklus genannt. Er folgt drei Prinzipien:

1. Vom Groben zum Detail: In der operativen Projektplanung sollte man nicht sofort in Lösungen denken, sondern das Projekt in seiner Gesamt-heit definieren.

2. Strukturierung der Phasen: Projekte lassen sich in Phasen zerlegen. Typischerweise gibt es vier Grobphasen:

3. Problemlösung: Welche Schritte sind nötig, um zum Ziel zu kommen? lautet die methodische Leitfrage. Fünf W-Fragen brauchen dafür eine Antwort:

Wie ist die Lösung zu realisieren?

Welche Lösungen sind sinnvoll?

Welche Lösungen sind möglich?

Was soll erreicht werden?

Was ist los?

Der Projektstrukturplan Ein Projektstrukturplan (PSP) ist quasi die To-do-Liste für ein Projekt. Ein PSP hat den Vorteil, dass ein Projekt in übersichtliche, machbare Teilbe-reiche aufgegliedert wird. So wird Komplexität reduziert. Und das ist das Ziel des PSPs: das gesamte Projekt in einem Gliederungsplan mit allen Teilprojekten, Haupt- und Teilaufgaben und Arbeitspaketen abzubilden.

Wenn man ein PSP aufbaut, ist nur eine Frage wichtig: Was muss ge-macht werden, damit das Projekt gelingt? Das „Wann” wird hier ausge-klammert. Die Qualität eines PSPs steht und fällt mit der Vollständigkeit. Die Erstellung ist nicht die alleinige Aufgabe des Projektmanagers, sondern sollte im Team entwickelt werden.

Auch in den Simulationen organisierten die Teilnehmer das Projekt in einem PSP. Die anfängliche Skepsis wich, als klar wurde, dass ein PSP gerade dann nützlich ist, um ein Projekt von Anfang an zu strukturieren.

Im Projektmanagement...

...ist die Kommunikation wichtig. Zwischen den Teammitgliedern, dem Projektleiter, dem Lenkungskreis, der Linienorganisation müssen die Informationsflüsse laufen. Nicht immer geht das rei­bungslos vonstatten. Dann muss vermittelt werden. Tipps dazu sind im festgehalten „sicher und erfolgreich verhandeln” zusammen­gefasst:: http://bit.ly/verhandeln2014

Definition Planung Realisierung Abschluss

„Das Seminar könnte eigentlich noch länger gehen, um die vielen Inhalte noch mehr zu vertiefen. Vor allem, weil es Spaß gemacht hat. Gut war, dass das Seminar nicht so theoretisch war und dass wir ein Projekt systematisch von vorne bis hinten durchgegangen sind.” steffen Peter

„Super Trainer! Vor allem war er fachlich sehr kompetent. Meine Erwartungen wurden abgedeckt. Wertvoll war unsere Projektarbeit. Dabei habe ich unwahr-scheinlich viele Erfahrungen gesammelt.”Jennifer Friederich

Projektmanagement praktisch erlebt | Asselheim / Grünstadt

ImPressum Herausgeber: Chemieverbände Rheinland-Pfalz, Bahnhofstraße 48, 67059 Ludwigshafen, Telefon 06 21-5 20 56 -0, Telefax 06 21-5 20 56 -20, info@chemie-rp.de, www.chemie-rp.de, redaktion: Stefanie Lenze, Fotos: Marcel Hasübert, mh-foto.de, Titelfoto: James Brey, gettyimages, Gestaltung: gestaltbar@netcologne.de, Köln, Druck: Chroma Druck & Verlag GmbH, Römerberg-Berghausen, Auflage: 400, stand: Februar 2015. Die Veranstaltung fand am 21. und 22. Januar 2015 in Asselheim/Grünstadt statt.

10 Praxistipps1. ruhig bleiben – egal, was passiert.

2. Zu Beginn einen schritt zurückgehen und das Projekt planen.

3. Dabei das Dreieck beachten. Dafür sollten zuerst die Vorstel­lungen des Auftraggebers abgeklopft werden. Diese sollten dann in die Projektplanung einfließen.

4. einen Projektstrukturplan (PsP) erstellen.

5. Bei der erstellung des PsP nicht in Lösungen denken, sondern nur die Frage nach dem „Was muss erledigt werden?” beant­worten.

6. Besonders für die Aufgaben am ende des Projektes Zeit frei halten. Auch die Dokumentation, schulungen, Tests oder Nach­besserungen brauchen Zeit.

7. Während eines Projektes kontinuierlich auf die Zeit achten.

8. sollte ein Projektteam mehrere unter­Teams haben, sollten sich diese frühzeitig und regelmäßig austauschen.

9. Wenn sich die rahmenbedingungen ändern (Projektbeschrei­bung, Änderungen am Projektziel) muss man die Konsequenzen kommunizieren (wie erhöhung des Budgets, Verlängerung des Abgabetermins).

10. Wenn jeder weiß, was zu tun ist, steigt die motivation. Das gleiche gilt, wenn man Projekte in meilensteine unterteilt und jede erreichung mit dem Team feiert.

Das ProjektteamWenn ein Projekt gut organisiert sein soll, sollten die Ziele, Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse klar und eindeutig geklärt sein. Das gilt für alle Organisationsformen – egal ob Matrix-, Linien- oder Stabs-Organisation.

Organisatorische einheiten

Auftraggeber

Lenkungsausschuss

Projektleiter (u.U. auch zwei Projektleiter: fachlich und administrativ)

Teammitglieder

Projektexterne, wie Mitarbeiter aus der Linienorganisation (z.B. als Experten), aber auch Agenturen oder Behörden

Der Projektleiter

Der Projektleiter trägt die Verantwortung für die Planung, Überwachung und Steuerung des Projektes. Er gleicht die Projektziele und Rahmenbedin-gungen mit dem Auftraggeber ab und berichtet regelmäßig an den Len-kungsausschuss. Er wählt die Projektmitglieder und delegiert die Aufga-ben. Er hat stets die Übersicht über den Projektfortgang und greift ein, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Berichte und DokumentationenWährend eines Projektes erstellt der Projektleiter Statusberichte, die den Lenkungsausschuss und Auftraggeber auf dem aktuellen Stand bringen. Das gewährleistet Informationsgleichstand und Transparenz. Und noch ein Vorteil ergibt sich aus diesem regelmäßigen Austausch:

Er gibt

dem Projektteam Gelegenheit, auf Probleme und Risiken hinzuweisen,

dem Auftraggeber Gelegenheit einzugreifen,

dem Lenkungsausschuss Gelegenheit, Zusammenhänge mit anderen Projekten herzustellen.

Wichtig ist, für sich eine Antwort auf die Frage zu finden, was Hol- und was Bringschuld ist. Hilfreich sind diese vier W-Fragen:

Wer braucht Informationen? (Wer)

Welche Informationen? (Was)

Zu welcher Zeit? (Wann)

Wie die Informationen aufbereiten? (Wie)

„Es war super, auch für meine eher kleinen Teams. Besonders den Projektstrukturplan werde ich mitnehmen. Strukturierter arbeiten zu lernen war mein Ziel. Man orientiert sich schneller. Und das ‚Denken in Lösungen’ werde ich abschalten.” sonja Kapfenstein