FILTROS, AUTOFILTROS Y FILTROS AVANZADOS

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Presentacin de PowerPoint

FILTROS EN EXCEL

Los filtros sirven para obtener una lista ms simple a partir de otra ms compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

Podra interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70% por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio.Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaa "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el cono sealado por la flecha (que se pone de color anaranjado)

Automticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un men desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan

para nuestro objetivo nos interesa la seccin recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificacin a la izquierda, para nuestro propsito, deberemos destildar todos los porcentajesdistintos al 70%

despus de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:AutofiltrosSon del tipo que acabamos de describir, como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un men desplegable..Filtros avanzadosEn estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y tambin funcionan en forma diferenteUna de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspeccin de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

se puede ver que las filas no estn en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas en realidad estn ocultas y si, por ejemplo, quisiramos contarlas con la funcinCONTAR el resultado dara la totalidad de las filas pues se contaran las ocultas tambin, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con los Filtros Avanzadosya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con los criterios.CONCLUSIONAUTOFILTROSPERMITE SEPARAR LOS DISTINTOS ELEMENTOS DE UNA LISTA DE MANERA TOTALMENTE AUTOMTICA, O SEA, SIN MS QUE INDICAR A EXCEL LOS CRITERIOS OPORTUNOS DE FILTRO. CUANDO SE UTILIZA AUTOFILTRO CON UNA LISTA, EXCEL OCULTA DE LA VISTA TODOS AQUELLOS REGISTROS (FILAS) DE ESA LISTA QUE NO CUMPLAN LA CONDICIN QUE DESEEMOS. DE ESA MANERA, QUEDAR VISIBLE SOLAMENTE EL CONJUNTO DE REGISTROS QUE HAYAMOS ELEGIDO.

LISTA DE TODOS LOS PRODUCTOS EN GENERAL

SI QUEREMOS FILTRAR LA LISTA PARA QUE SE VEAN SLO LOS PRODUCTOS CLASIFICADOS COMO BEBIDAS (BEVERAGE), SELECCIONAMOS UNA DE LAS CELDAS DE LA TABLA, Y EN MEN DATOS SELECCIONAMOS AUTOFILTRO

PARA FILTRAR LA LISTA SELECCIONAMOS DE LA LISTA DESPLEGABLE EL CRITERIO REQUERIDO

EL RESULTADO ESTAMBIN PODEMOS FILTRAR USANDO CRITERIOS "PERSONALIZADOS". POR EJEMPLO, TODOS LOS PRODUCTOS CUYO PRECIO POR UNIDAD SEA SUPERIOR A 20. ABRIMOS LA LISTA DESPLEGABLE Y ELEGIMOS PERSONALIZAR

EN EL DILOGO QUE SE ABRE ELEGIMOS "ES MAYOR QUE" Y FIJAMOS EL VALOR 20 EN LA VENTANILLA CORRESPONDIENTEY PULSAMOS ACEPTAR

Para eliminar la seleccin podemos pulsar la flecha de la columna filtrada (que aparece en azul) o usar el men DatosAutofiltro.

La posibilidad de personalizar el filtro nos provee de una gran flexibilidad para filtrar nuestras listas.Supongamos que queremos, por algn oscuro motivo, filtrar la lista para que muestre slo las filas donde la cantidad por unidad (la columna QuantityPerUnit) empieza con "12". Usamos Personalizar con este criterio

El resultado

Como ven, Personalizar en Autofiltro ofrece muchas posibilidades.

HASTA DETambin podemos aplicar "wildcards" como * o ?. Por ejemplo, mostrar slo las filas que tengan el nmero 12 en la columna QuantityPerUnit en la posicin 6 y7. Usamos Personalizar con 5 signos?, el nmero 12 y un asterisco:

Tambin podemos usar

OBTENEMOS

Por ltimo (en lo que respecta a esta nota) podemos combinar criterios dentro de una misma columna usando las posibilidades Y y O del dilogo. Es de notar que slo podemos combinar dos condiciones.Otra limitacin de Autofiltro es que slo puede mostrar 1000 registros en las listas desplegables de los encabezamientos.FILTROS AVANZADOS

Los filtros avanzados son herramientas muy tiles y rpidas de usar, aunque cuentas con algunas limitaciones. Se usan cuando el filtro personalizado no nos permite realizar el filtro deseado.

utilizaramos la funcin CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

dos condicionesDefiniendo el % de asistencia

vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.