UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE

LA SALUD

ESCUELA DE ENFERMERÍA

INFORMÁTICA II

FILTROS Y FORMATO CONDIUCIONAL DE EXCEL

ALUMNA: YESENIA ULLOA

DOCENTE: ING. KARINA GARCÍA

SEMESTRE: 3° “B”

FECHA: 29 DE ENERO DEL 2015

FILTROS

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

Autofiltro. Filtro avanzado.

AUTOFILTRO

La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera, quedará visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operación de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que satisfacen una condición concreta.

Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criteriosahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna,  pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro  la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

FILTRO AVANZADO

Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.

EJEMPLOS:

CELDA SIN FILTROS

AUTOFILTRO (Aplicado al segundo semestre del año)

FORMATO CONDICIONAL EN MICROSOFT EXCEL

El formato condicional hace que los datos numéricos y alfanuméricos ofrezcan información gráfica adicional sin tener que recurrir a gráficos.

Es utilizado para cambiar el color de la fuente, el color de fondo de las celdas con valores duplicados, entre otras opciones.

Tiene la particularidad de cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios.

Reglas de formato

Existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que se pueden utilizar.

I. Resaltar reglase de celdas.

II. Reglas superiores e inferiores.

III. Barra de datos.

IV. Escalas de color.

V. Conjunto de iconos.

Resaltar reglas de celdas.

Marcan gráficamente conjunto de celdas que cumplan determinadas condiciones.

Resalta con color las celdas que sean menores, mayores, iguales que se encuentren entre determinados números, que contengan texto, fecha o valores duplicados.

Reglas superiores o inferiores.

Resalta con color las celdas que contengan los 10 valores que sean superiores, inferiores, en promedio o porcentajes de un rango determinado

Barras de datos

Muestra una barra coloreada en la celda, su longitud depende del valor de la celda. Una barra más larga va a representar un valor mayor

Escalas de color

Muestra un degradado de 2 o 3 colores en un rango de celdas. La sombra de color representa el valor en la celda.

Conjunto de iconos

Muestra un icono del conjunto anterior en cada celda del rango seleccionado, cada icono representa un valor en cada celda.

EJEMPLOS:

Sin Formato Condicional

Formato condicional entre $20.000,00 y $30.000,00

Formato condicional superior a $30.000,00