GESTIÓN DE ALMACENESGESTIÓN DE ALMACENES

De: Carlos Lobatón BernuyDe: Carlos Lobatón Bernuy

Almacenes

Son las instalaciones de la empresa donde se mantienen los inventarios de materiales, productos en proceso y producto terminado.

Sus características pueden variar dependiendo de la naturaleza del material o producto que se esta almacenando.

Gestión de Almacenes

Es la función de la empresa responsable de administrar los almacenes de materiales, productos en proceso y producto terminado, con la finalidad de garantizar su integridad, para que sean usados o suministrados en el momento oportuno.

Impacto de la Gestión de Almacenes en los Resultados de la Empresa

Incrementar la satisfacción de los Clientes y reducir los costos generados en los procesos de almacenamiento.

• Reducción del volumen de material y productos dañados y vencidos

• Entrega de los productos solicitados por el Cliente en la cantidad y en la fecha acordada

• Genera información precisa sobre los inventarios reales

• Optimizar el espacio para almacenamiento

• Reducción de los tiempos de recepción y despacho

Técnicas para Mejorar la Eficiencia de los Almacenes

1. Optimizar el flujo de material2. Minimizar inventario3. Maximizar eficiencia de espacio4. Tener alta calidad de información a

tiempo5. Uso progresivo de tecnología6. Entender elementos de costos.7. Usar expertos en logística externo

Principales Procesos de Almacenamiento

1. Recepción de materiales y productos2. Preparación de pedidos del Cliente

(Picking)3. Despacho de producto terminado4. Control de material dañado o vencido5. Toma de Inventarios6. Seguridad 7. Mantenimiento de equipos e

instalaciones

1. Guías de Remisión G/ROrden de Compra O/C

6. Se retira con copia de Nota de Ingreso y G/Rsellada por almacén

Transporte de Materiales

Almacén de Materiales

2. Verifica G/R y O/C conInformación del Sistema.

3. Revisa el material.

4. Elabora Nota de Ingreso x Compraen el sistema, y entrega copia al transportista

5. Coloca material en el almacén

Recepción de Materiales y Productos

Asesor Comercial

1. Recibe requerimientodel cliente y genera Pedidode Venta.

Almacén de Producto Terminado

2. Verifica P/V en el sistema.

3. Programa el despacho,Unidad, lugar, hora y fecha.

4. Prepara material y generaG/R.

5. Entrega producto al clientecon copia de G/R, y regresacon destinatario y SUNATsellados por el cliente.

Despacho de Producto Terminado

• Este proceso consiste en preparar, antes de ser colocados en el transporte, los productos que serán enviados al cliente según sus requerimientos (orden de compra).

Area de PickingArea de Colonias

Area de Detregentes

Area de Desodorantes

Area de Jabones

Almacén de Producto Terminado

Transport ista

Pedido del Cliente:5 Cajas de jabones Camay Floral10 sacos de detergente Ariel 250 gr4 cajas de desodorante Rexona Fresh

Preparación de Pedidos del Cliente (Picking)

Principales Equipos y Materiales Utilizados en el Almacén

• Montacargas• Patines manuales• Racks• Camiones• Paletas o parihuelas• Stretch film• Lectoras de código de barras• Mesas elevadoras

Montacargas

Son equipos utilizados para el transporte de paletas con cajas, o para su almacenamiento en racks.

Normalmente funcionan con gas, petróleo o electricidad.

Patines Manuales

Son equipos manuales, utilizados para transportar paletas con pocas cajas o con cajas no muy pesadas.

Racks

Son estructuras metálicas de varios niveles, en donde se colocan parihuelas con cajas. Sirven para incrementar la capacidad de almacenamiento.

Camiones

Son medios de transporte masivos de productos del proveedor al almacén y del almacén a los clientes.Pueden ser de diversos tamaños y características.

Paletas o Parihuelas

Son plataformas de diversos materiales (los más comunes madera y plástico) utilizados para el transporte de cajas (estas son colocadas sobre las paletas), o para el almacenamiento de materiales.

Stretch Film

Es una cinta plástica, que contiene una sustancia adhesiva en uno de sus lados, utilizada para mejorar la estabilidad y la rigidez de las cajas que son colocadas sobre una paleta.

Lectoras de Códigos de Barras

Los códigos de barras permiten administrar información relativa a los productos de forma rápida y segura.

Las lectoras de códigos de barras permiten verificar la información contenida en los códigos de barras

Mesas Elevadoras

Son plataformas que se elevan progresivamente mediante mecanismos eléctricos o hidráulicos.

Son utilizadas en el proceso de colocación de cajas sobre una paleta, reduciendo los problemas ergonómicos.

Gestión de Almacenamiento

El almacenamiento es la función de la empresa que se encarga de garantizar la integridad de los materiales y productos (terminados y en proceso) comprados y elaborados por la empresa, y de los productos entregados por los clientes en custodia.

La Gestión de Almacenamiento es el manejo eficiente de los recursos del almacén (personal, materiales, productos, racks, bodegas, montacargas, etc) con la finalidad de alcanzar sus objetivos.

Importancia de la Gestión de Almacenamiento

• Evitar perdida o deterioro de los materiales y productos.

• Optimizar espacio de almacenamiento.

• Proveer los materiales y productos en la cantidad, calidad y tiempo correctos.

• Identificar materiales y productos no conformes, proporcionado por proveedores externos o internos.

• Generar información para la gestión de la empresa.

• En general influyen directamente en la satisfacción de los clientes internos y externos de la empresa, y en la reducción de costos.

Principales Procesos

1. Seguimiento a indicadores 2. Inspección3. Almacenamiento4. Manejo de material dañado u obsoleto5. Programa de control de plagas6. Elaboración de ordenes o Picking7. Inventarios periódicos8. Mantenimiento de equipos e instalaciones del almacén9. Seguridad y control de incendios10. Embalaje11. Procedimientos y capacitación.12. Programa de calidad13. Generación de información para la gestión RecepciónDespacho

1. Seguimiento a Indicadores

• Consiste en la evaluación periódica de los indicadores del almacén, con la finalidad de determinar si los procesos internos permitirán alcanzar los objetivos del área.

• Si existen desviaciones entre los resultados de los indicadores y los objetivos, se realiza un análisis del problema y se implementan acciones correctivas.

• Alcanzar los objetivos del Almacén permite contribuir con el logro de los objetivos de la empresa.

• El seguimiento a los indicadores se realiza con una frecuencia determinada y los resultados deben ser compartidos con el personal involucrado en los procesos.

OBJETIVOS EMPRESA OBJETIVOS ALMACÉN INDICADORES ALMACÉN

Incrementar las ventas en 20%Reducir los reclamos de clientes externos por entrega de material dañado de 40 / año a 10 / año

Número de reclamos de clientes externos por entrega de material dañado al mes

Reducir los costos de papel en 25%

Reducir el número de bobinas de papel dañadas por mal manipuleo de 80 / año a 5 / año

Número de bobinas de papel dañadas por mal manipuleo al mes

2. Recepción de Materiales y Productos

Recepción de Materiales

1. Guias de Remisión G/ROrden de Compra O/C

6. Se retira con copia de Nota de Ingreso y G/Rsellada por almacén

Transporte de Materiales

Almacén de Materiales

2. Verifica G/R y O/C conInformación del Sistema.

3. Revisa el material.

4. Elabora Nota de Ingreso x Compraen el sistema, y entrega copia al transportista

5. Coloca material en el almacén

2. Recepción de Materiales y Productos

3. Inspección de Materialesy Productos

El almacén debe verificar que los materiales / productos enviados por el proveedor cumplen con los requerimientos solicitados:

• Cantidad• Especificaciones• Estado del material y el embalaje• Documentos en orden• Fecha de entrega, entre otros

Matriz de Inspección de Papel

CARACTERISTICAS A EVALUAR

BOBINA RESMAEQUIPOS

UTILIZADOSCRITERIO DE ACEPTACIÓN

BOBINA RESMA

GRAMAJE

Corta una muestra de papel y la pesa en la balanza milimétrica , según ALMMP-I-01 Uso y mantenimiento de la Balanza Milimétrica

Corta una muestra de papel y la pesa en la balanza milimétrica

Plantilla para realizar el corte de la muestra. Balanza milimétrica

Gramaje indicado en la etiqueta +/- 5%.

De 2 bobinas por cada gramaje , por contenedor de 20 toneladas

De 1 hoja por 2 parihuelas, por cada gramaje

DIMENSIONESMedición del ancho de las bobinas

Medición del ancho y el largo del papel

Cinta métrica

Dimensiones indicadas en la etiqueta . No se permite ninguna tolerancia, las medidas deben ser exactas a las indicadas.

De 2 bobinas por cada gramaje

De 1 hoja por 2 resmas por cada gramaje

PESO Pesaje No Aplica Balanza electrónicaPeso indicado en la etiqueta +/-1%

2 rollos por cada gramaje (3)

No Aplica

CANTIDADVerificación del Número de bobinas vs. el packing list

Verificación del Número de resmas vs. el packing list

No Aplica 100%Se cuenta todas las bobinas

Se cuenta todas las resmas

CONDICIONES DEL EMBALAJE Y EL PAPEL

Revisión visual Revisión visual No Aplica

Embalaje en buen estado, Integridad del papel(sin manchas, sin roturas, seco)

2 bobinas por cada gramaje

2 paletas o resmas por cada gramaje

METODO DE INSPECCION (1) FRECUENCIA DE MUESTREO

4. Almacenamiento de Materiales y Productos

• El proceso de almacenamiento consiste en colocar los materiales / productos en ubicaciones previamente seleccionadas e identificadas.

• El producto es almacenado siguiendo estandares que dependen en muchos casos del tipo de producto.

• Estas ubicaciones deben ser parte de un sistema que permita identificar rapidamente la ubicación de un material / producto cuando se requiera.

• El almacén puedes ser dividido en áreas por tipo de producto, o podemos

• Existen programas que permiten manejar los materiales como el Warehouse Management (módulo SAP).

Matriz de Estándares de Almacenamiento

Montacarga de uña y mordaza

Forrado en plástico con aire y empaletado

MATERIAL IDENTIFICACIÓN MANIPULEO EMBALAJE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN

Apilado hasta 11 bobinas

Bajo techo y en parihuelas

PAPEL BONDEtiquetado, donde indica Nº rollo, Kilo, gramaje

Montacarga de uña y mordaza

Forrado en papel klupa

Apilado hasta 7 bobinas

Bajo techo y en parihuelas

PAPEL AUTOCOPIATIVOEtiquetado, donde indica Nº rollo, Kilo, gramaje

PAPEL BOND Y AUTOCOPIATIVO EN

RESMAS

Etiquetado donde indica cantidad y medidas por resma

Montacarga de uña Carretilla Hidraulica Manual

Empaquetado en resmas de acuerdo al gramaje

TINTASEtiquetado donde indica kilo y color

ManualEnlatado por Kilos

Sobre racksBajo techo y en parihuelas

Apilado hasta 3 parihuelas

Bajo techo y en parihuelas

Sobre mueble de madera

Bajo techo y en parihuelas

Etiquetado donde indica Nº de OT y cantidad

Manual y Carretilla Hidraulica

Encajado

PRODUCTO TERMINADOEtiquetado donde indica Nº de OT y cantidad, peso (kg)

Manual y Carretilla Hidraulica

Encajado, Empaquetado

Sobre racksBajo techo y en parihuelas

CUSTODIAEtiquetado donde indica Nº de OT y cantidad

Manual y Carretilla Hidraulica

Encajado Sobre racksBajo techo y en parihuelas

SEMI ELABORADO

5. Despacho de Materiales y Productos

Despacho de Producto Terminado a Clientes

Asesor Comercial

1. Recibe requerimientodel cliente y genera Pedidode Venta.

Almacén de Producto Terminado

2. Verifica P/V en el sistema.

3. Programa el despacho,Unidad, lugar, hora y fecha.

4. Prepara material y generaG/R.

5. Entrega producto al clientecon copia de G/R, y regresacon destinatario y SUNATsellados por el cliente.

6. Manejo de Material y Producto Dañado u Obsoleto

• El producto dañado puede generarse por un mal manipuleo dentro del almacén, porque llegó dañado del proveedor, o por una devolución del cliente.

• El producto obsoleto es aquel que tiene un periodo de vigencia, y que cumple este periodo antes de ser usado o despachado. Normalmente se generan por falta de un adecuado FIFO (First In First Out) o control del producto.

• El producto dañado y el producto obsoleto, deben ser ubicados en un lugar señalizado dentro del almacén, para evitar que pueda ser despachado por confusión. En algunos casos es conveniente identificar el producto con etiquetas.

• El producto dañado y el producto obsoleto son una pérdida para la empresa, por esta razón debemos analizar las causas que originaron esos problemas, e implementar planes correctivos.

7. Programa de Control de Plagas

• Los almacenes estan expuestos a diveras plagas que pueden dañar no solamente los materiales y productos, sino tambien a los seres humanos. Roedores, pulgas, mosquitos, pajaros, etc.

• Las plagas pueden generar pérdidas millonarias por deterioro de los materiales.

• Se debe implementar programas que permitan eliminar o controlar estas plagas. Asi tenemos: desratizaciones, fumigaciones, trampas, alarmas, animales (gatos, halcones, etc)

• Estos programas deben ser evaluados periodicamente para verificar que sean eficientes.

8. Elaboración de Ordenes o Picking• Este proceso consiste en preparar, antes de ser colocados en el

transporte, los productos que serán enviados al cliente según sus requerimientos (orden de compra).

Area de PickingArea de Colonias

Area de Detregentes

Area de Desodorantes

Area de Jabones

Almacén de Producto Terminado

Transport ista

Pedido del Cliente:5 Cajas de jabones Camay Floral10 sacos de detergente Ariel 250 gr4 cajas de desodorante Rexona Fresh

8. Elaboración de Ordenes o Picking

9. Inventarios Periódicos

• Con una frecuencia determinada se realizan verificaciones entre las cantidades indicadas en el Kardex (documento que registra los movimientos de los materiales / productos) y la cantidad real en el almacén.

• Normalmente se realizan inventarios a todos los productos del almacén una o dos veces al año. Los inventarios periódicos se realizan una ves al mes, semanalmente o a diario.

• Los inventarios periódicos sirven para detectar variaciones en los inventarios y hacer las correcciones necesarias.

• Las diferencias de inventarios deberán ser revisadas y sustentadas por el Jefe de Almacén.

10. Mantenimiento de Equipos e Instalaciones del Almacén

Mantenimiento de EquiposPara realizar el mantenimiento se siguen los siguientes pasos:

1. Elaborar hoja de especificaciones del equipo2. Clasificar equipos en funcion a su importancia3. Priorizar los mantenimientos4. Elaborar plan de mantenimiento preventivo y correctivo

(frecuencia, responsable, etc)5. Elaborar registros de mantenimiento6. Realizar mantenimiento7. Análisis de la información y mejora

Equipos del Almacén

• Montacargas a gas o eléctricos• Racks• Cortinas de aire• Mosquiteros eléctricos• Patos hidráulicos• Mesa elevadora• Balanzas

Mantenimiento de Instalaciones

Actividades de limpieza, pintado y reparaciones periódicas.• Pisos, techos y paredes• Baños• Ventanas• Iluminación• Puertas• Muelles• Servicios: electricidad, gas, agua, aire, etc.

11. Seguridad y Control de Incendios

Seguridad en el Almacén

• Procedimientos• Camaras de circuito cerrado• Accesos restringido• Vigilantes• Central de alarmas• Revisiones periódicas y rondas• Bovedas• Luces de emergencia• Capacitación al personal

Sistema de Control de Incendios

• Rociadores• Extintores• Mangueras Contraincendios• Brigada• Simulacros• Detectores de Humo• Lavadero de Ojos• Duchas• Sirenas de Alarma • Pulsadores de Alarma• Procedimientos

Rociadores

Equipos de Protección Personal (EPP’s)

• Guantes• Botas• Cascos• Lentes • Fajas• Arneses

12. Embalaje Apropiado

Esta en función del material o producto. Asi tenemos:• Cajas• Parihuelas• Jabas de plastico• Cinta stretch film• Bolsas y sacos• Cilindros, etc.

13. Procedimientos y Capacitación

Son la descripción escrita de la forma más adecuada de realizaruna actividad critica. Algunos procedimientos realizados en elalmacén son:

• Almacenamiento de Materias Primas• Almacenamiento de Producto Terminado• Inventarios Selectivos o Periódicos• Tratamiento de Producto Dañado• Despacho de Producto Terminado• Inventario de Fina de Año, entre otros.

El personal del almacén debe estar capacitado en los procedimientos de su área con la finalidad de lograr que realicebien su labor. El trabajador debe pasar por un periodo de inducción.

14. Programa de Calidad

Un programa de Calidad esta orientado a garantizar que elproducto cumpla los requerimientos del cliente. Esta compuestopor diversos sub programas:

• Rol de Liderazgo• Estándares de Almacenamiento• Procedimientos• Capacitación• Control de Plagas• Mantenimiento• Desarrollo de Proveedores• Control de Calidad• Orden y limpieza.• Revisión de Resultados

15. Generación de Información para la Gestión

• En el almacén se genera información muy valiosa que permitirá tomar decisiones al resto de áreas de la empresa y a la Gerencia General.

• Por ejemplo, el Nivel de Inventarios servirá para que Compras programe las reposiciones, Producción solicite material, Contabilidad determine los consumos y Comercial ofrezca productos a los Clientes.