Gestión de Proyectos

GESTIÓN DE PROYECTO

MODELO DE NEGOCIO

• tarea singular

• propósito específico

• principio y fin

• presupuesto

DEFINICIÓN DE PROYECTO

TAREA SINGULAR

- construir un hotel

- crear una compañía

PROPÓSITO ESPECÍFICO

- resolver un problema

- aprovechar una oportunidad

PRINCIPIO Y FIN

- un proyecto termina cuando se logra el propósito

PRESUPUESTO

- recursos financieros

- recursos humanos

- recursos de tiempo


GESTIÓN DE PROYECTO¿qué problemas vas a resolver? lo más importante en un proyecto es tener claro lo que quieres hacer

¿cómo piensas resolver este problema? hay que identificar las estrategias para lograr lo que se quiere

¿cual es el plan? hay que identificar en detalle las tareas que se tiene que llevar a cabo, cuanto tiempo tomarán, los recursos que se necesitan y cuanto cuesta

¿cómo sabrás que has terminado? el primer paso es definir los objetivos y los requisitos, pero también es necesario definir los criterios de éxito: resultados cuantificables y medibles que muestran que el proyecto se ha completado

¿cómo ha ido el proyecto? qué funcionó bien y qué no? porqué? como se hubiera podido mejorar?

HABILIDADES DEL GESTOR DE PROYECTO

HABILIDADES TÉCNICAS específicas de la gestión de proyectos: que compone un plan de proyecto, como construir un programa, y cómo medir el progreso entre otras

HABILIDADES DEL ENTORNO debes asegurar que el proyecto tiene un valor para el entorno donde se ejecuta, tienes que entender los requisitos del contexto, qué se hace y qué se considera importante

HABILIDADES INTERPRESONALES un equipo de proyecto se compone de personas de diferentes naturalezas, como líder del equipo es tu responsabilidad la motivación de estas personas y la correcta comunicación entre ellos

HABILIDADES DE LIDERAZGO como líder también debes inspirar a tu gente, guiarles a hacer lo correcto, y motivarles para que den lo mejor de sí mismos

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTO

INICIACIÓN es todo en cuanto a la adquisición del compromiso de comenzar un proyecto se responde cuál es el problema a resolver y cómo se resolverá

PLANIFICACIÓN es donde se define cómo se va a llevar a cabo la ejecución del proyecto se responde cuál es el plan y cómo sabrás que has terminado

EJECUCIÓN comienza con el lanzamiento de un proyecto: reúnes los recursos, distribuyes las actividades y explicas las reglas que se deberán seguir para llevar a cabo el proyecto

CONCLUSIÓN se informa que el proyecto se ha completado, se documenta el progreso del mismo, se cierran los contratos y se ayuda a los recursos a proseguir a nuevas tareas

PROSECUCIÓN seguimiento de las tareas para verificar el cumplimiento de la planificación y modificación de la misma según sea necesario

GESTIÓN DE PROYECTOINICIACIÓN

PLANIFICACIÓN

PROSECUCIÓN

EJECUCIÓN

CONCLUSIÓN

TIPOS COMUNES DE

TRADICIONALINICIACIÓN

PLANIFICACIÓN

PROSECUCIÓN

EJECUCIÓN

CONCLUSIÓN


• entorno familiar

• propósito y objetivos claros

• contexto y final bien definidos

• tecnología conocida

AGILEINICIACIÓN

PLANIFICACIÓN

PROSECUCIÓN

EJECUCIÓNCONCLUSIÓN


CONCLUSIÓN

• se conoce el propósito

• se desconocen los procedimientos y los requisitos

• se planifica y ejecuta por iteraciones

INICIACIÓN DE UN PROYECTO

INICIACIÓN DE UN PROYECTO

se identifica el problema a resolver o

la oportunidad a aprovechar

se recolecta la información necesaria

para definir el proyecto

ANTEPROYECTO

ANTEPROYECTO

resumen del proyecto necesario para obtener aprobación para la planificación y ejecución del

mismo

obtener aprobación corresponde al compromiso de las partes interesadas en el proyecto

ANTEPROYECTO1. Introducción

Declaración del Problema Impacto

4. Contexto del Proyecto Propósito del Proyecto Objetivos Productos Finales Ámbito Hitos Principales Riesgos Limitaciones Dependencias

5. El Equipo Listado de integrantes del equipo incluyendo información profesional y personal

6. Partes Interesadas Listado de todos aquellos individuos que se encuentren interesados en los resultados del proyecto o afectados por los mismos

5. Estrategias

6. Criterios de Éxito

ANTEPROYECTO

DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar.

PROPÓSITO ESPECÍFICO

solucionar un problema

aprovechar una oportunidad

- 300 empleados - necesita 100 más - la infraestructura tiene capacidad hasta 320

no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados

- poco conocimiento del producto - las ventas han disminuido

estamos perdiendo público

ANTEPROYECTO


las soluciones describen el resultado final

necesitamos un nuevo edificio

necesitamos captar público

no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados

estamos perdiendo público

¿porqué?

no tenemos suficiente espacio para crecer

estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable

ANTEPROYECTO


- redacción simple y clara

- asegúrate de no escribir una declaración de solución

- pregúntate ¿porqué? cuantas veces sea necesario hasta que consigas una declaración clara y concisa que defina la razón o motivación que impulsa el proyecto

ANTEPROYECTO

IMPACTO DEL PROYECTO Descripción del efecto y el beneficio que se espera que los resultados de este proyecto tengan en las partes afectadas

- facilitará la proyección de crecimiento de la compañía en un futuro

- adaptaremos los públicos a aceptar y a esperar novedades en nuestro repertorio

ANTEPROYECTO

PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo

PROPÓSITO establece el resultado final del proyectodebe ser fácil de comprender y servirá para guiar al equipo hacia la conclusión exitosa del proyecto

estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable

recuperar la confianza del público y aumentar las ventas

ANTEPROYECTO


OBJETIVOS especifica el propósito a través de tareas específicasayudan a determinar del ámbito, el enfoque y los criterios de éxito que se deben cumplir

recuperar la confianza del público y aumentar las ventas

- crear un evento para presentar a los nuevos creadores

- solicitar invitación para entrevistar a los nuevos creadores en programas de TV

- generar elementos de marketing sobre las nuevas obras

ANTEPROYECTO


OBJETIVOS DE NEGOCIO estrategias y tácticas que apoyan los propósitos de la organización: - aumentar el tráfico al sitio web - propiciar la venta de entradas en grupos

ANTEPROYECTO


OBJETIVOS FINANCIEROS todo a tener en cuenta en las finanzas y el dinero: - aumentar las ventas en un 10% - reducir costes de producción en un 5% - asegurar un 15% de retorno de la inversión

ANTEPROYECTO


OBJETIVOS DE CALIDAD especifican cuan buenos los resultados deben ser: - incrementar la satisfacción de la audiencia un 70% - obtener buenas reseñas críticas en los medios

ANTEPROYECTO


OBJETIVOS DE RENDIMIENTO especifican cómo debe funcionar el proyecto: - se debe usar personal de la propia compañía - debe concluir antes de la Premiere de las obras - debe evitar errores pasados en la misma materia

ANTEPROYECTO

OBJETIVOS

DOCUMENTACIÓN DE LOS

ESPECÍFICOS sin malentendidos sobre lo que se quiere lograr - generar un evento social que alcance al 80% de los

segmentos de clientes y que no cueste más de €5,000

MEDIBLES se puede reconocer claramente si se han conseguido o no - aumentar las ventas de merchandising en un 5% para medir

la satisfacción del cliente

REALISTAS determinan lo que puedes hacer con los recursos disponibles

TEMPORALES identifican cuando pueden o deben ser cumplidos - el evento de presentación de los nuevos creadores se debe

realizar una semana antes de la Premiere

ANTEPROYECTO

EL EQUIPO Listado de todos los integrantes del equipo junto a sus datos personales y profesionales, incluyendo no solo a los que están presente sino también a aquellos necesarios que no se encuentran en plantilla

LAS PARTES INTERESADAS Descripción del efecto y el beneficio que los resultados de este proyecto tendrán en las partes afectadas

ANTEPROYECTO

ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito

BRAINSTORM

1. reunir a un grupo de personas afines al proyecto

2. este grupo debe conocer y comprender la declaración del problema, el propósito y los objetivos del proyecto para luego generar posibles estrategias…deben sentirse libres dentro del contexto del proyecto para generar tantas posibles estrategias como se pueda!…debe evitar errores pasados en la misma materia

3. relaciona las estrategias generadas en una matriz de estrategias respondiendo las siguientes preguntas:

ANTEPROYECTO

ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito

BRAINSTORM

1. ¿La estrategia cumple/satisface los objetivos principales?

2. ¿Cuanto se acopla la estrategia a otros objetivos?

3. ¿Es viable/factible/posible esta estrategia?

4. ¿Se pueden aceptar los riesgos que presenta la realización de esta estrategia?

5. ¿Cuanto responde esta estrategia a la cultura/naturaleza de la organización?

La estrategia seleccionada debe satisfacer la mayoría, o todos los objetivos principales

ANTEPROYECTOMATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS

OBJETIVOS PRINCIPALES

ESTRATEGIAS

TV ShowsEvento Social

Entrevista en Radio

Campaña de eMail

exhibir las nuevas obras X X X X

dar a conocer a los coreógrafo X X X X

exhortar nuevas audiencias X X X

ANTEPROYECTOMATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS

OBJETIVOS PRINCIPALES

ESTRATEGIAS

Importancia TV ShowsEvento Social

Entrevista en Radio

Campaña de eMail

ventas de merchandising +10% 3 3 5 1

coste de hasta €5,000 4 3 4 5

completar antes de Premiere 5 3 5 5

Escala de Estrategias: 1 - not likely, 2 - somewhat likely, 3 - likely, 4 - very likely, 5 - absolutely likely

Escala de Importancia: 1 - unimportant, 2 - of little importance, 3 - moderately important, 4 - important, 5 - very important

ANTEPROYECTO

REQUISITOS Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser:

- necesidades específicas del proyecto

el propósito, la solución que ofrecen los objetivos, y las estrategias identifican lo que se quiere alcanzar con el proyecto y cómo se va a alcanzar

OBJETIVO: exhibir fragmentos de las nuevas obras antes de su estreno

- usar la terminología o la estética visual de la organización en todas las presentaciones

- incluir todos los puntos de venta para las presentaciones

ANTEPROYECTOREQUISITOS

Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser:

- observación

- investigación de campo

- reusar requisitos existentes

- construir un prototipo

- modelar un proceso interno o de negocio

- casos de uso

- entrevistas, reuniones, charlas de grupos

TÉCNICAS DE ELICITACIÓN

ANTEPROYECTOPRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO

se espera lograr algo con la realización de un proyecto

PRODUCTOS [DELIVERABLES]: Productos o Servicios que va a generar el proyecto

AYUDAN A MEDIR EL PROGRESO DEL PROYECTO

OBJETIVO: exhibir las nuevas obras

DELIVERABLE: imprimir 1,000 Brochures para repartir a todo el público que asista a los eventos donde se exhibirán los fragmentos de las nuevas obras

INTERMEDIATE DELIVERABLE: generar un diseño para los Brochures, firmar un contrato con la imprenta

ANTEPROYECTOPRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO

se espera lograr algo con la realización de un proyecto

CRITERIOS DE ÉXITO: Definición de éxito para el Proyecto

LOS CRITERIOS DE ÉXITO DEBEN SER CLAROS Y CUANTIFICABLES

OBJETIVO: crear nuevos públicos

CRITERIO: ventas aumentan un 10% en galas con obras de nueva creación

ANTEPROYECTOSUPUESTOS Y RIESGOS

SUPUESTO: algo que se asume como verdadero sin haberlo confirmado

los supuestos pueden ser difíciles de definir porque generalmente uno da por sentado que se conocen…

RIESGO: situación o evento con probabilidades de afectar negativamente el curso o los resultados del proyecto

cualquier cosa que pueda causar un problema para el proyecto en general se considera un riesgo

ANTEPROYECTODECLARACIÓN DE CONTEXTO o ÁMBITO

La declaración de contexto describe los límites del Proyecto, determinando claramente tanto lo que se incluye o abarca el proyecto como lo que se excluye o ignora.

Esta declaración debe contener aquellas tareas o elementos que no son responsabilidad del equipo del proyecto.

SCOPE CREEP

Desborde de actividades incluidas en el contexto del Proyecto que no se ajustan al presupuesto y no permiten la realización del mismo dentro del tiempo determinado

ANTEPROYECTOSTAKEHOLDERS o PARTES INTERESADAS

nombre departamento segmento objetivo contribución

Jeff Layton Diseño clienteimagen de la

compañíarecursos

Shea Hansen Marketing cliente alcanzar clientes recursos

Max Smith Contabilidad compañíamantener en presupuesto

financiación

John Stark Ventas compañía aumentar ventas ejecución

RELACIÓN CON EL CLIENTE

PROPUESTA DE VALOR

ACTIVIDADES CLAVE

ASOCIACIONES CLAVE

SEGMENTOS DE CLIENTES

CANALESRECURSOS CLAVE

COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS

RELACIÓN CON EL CLIENTE

PROPUESTA DE VALOR

ACTIVIDADES CLAVE

ASOCIACIONES CLAVE

SEGMENTOS DE CLIENTES

CANALESRECURSOS CLAVE

COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS

relación de productos o servicios de valor

para los clientes

tipos de relación a establecer con los

clientes, especificando como adquirirlos y como mantenerlos

de qué manera o a través de qué vía se

harán llegar los valores a los clientes

todas aquellas personas o

organizaciones para las cuales se crea el

valor

¿a quién se dirige el negocio?

mecanismos a través del cual el negocio captura ingresos

relación de todas las fuentes de ingresos

coste de las estructuras del modelo de negocio

relación de los costes fijos y variables

qué recursos son indispensables para el

negocio? descripción de la

infraestructura necesaria para crear, distribuir y

capturar valores

relación de actividades en las que el negocio

debe sobresalir

quién o qué entidad externa puede ayudad a impulsar el negocio

Education

Gestión de Proyectos