Gestión de Proyectos con MS Project

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¿Qué es Microsoft Project 2010?

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos que permite:

O Programar tareas y recursos. O Visualizar el plan del proyecto. O Realizar un seguimiento de toda la información. O Intercambiar información de proyecto. O Comunicar la información a los recursos y otros participantes.

Project permite que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.


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¿Cómo iniciar con el programa?

Para iniciar Microsoft Project: O En el menú Inicio seleccionar

Programas-Microsoft Project O Abrir archivos de Project en el

Explorador de Windows o en Mi PC O A través del submenú Documentos,

el cual contiene los nombres de los archivos Project con los que ha trabajado recientemente

O A través de accesos directos a archivos Project


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Al iniciar……. O Si inicia Project con un proyecto o una plantilla concreta, verá dicho

proyecto o un nuevo proyecto basado en dicha plantilla. O Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla concreta verá un

proyecto en blanco.


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Entorno de trabajo


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Planificación previa a iniciar algún proyecto

La fase de planificación de un proyecto es la más importante de toda la vida del mismo.

O Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea.

O Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. O Se asignan estos recursos a las tareas. O Microsoft Project crea una programación. O Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.

Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de realizar tres cosas:

O Introducir información del proyecto. O Elegir los horarios de trabajo. O Establecer las propiedades del archivo.


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Tareas O Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra

programación a través del Diagrama de Gantt. O El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un

programa, sus tiempos y sus relaciones.

Declaración de tareas: Los pasos a seguir para declarar las tareas son los siguientes: 1) Introducir los nombres de las tareas. 2) Organizar las tareas asignándoles jerarquías. 3) Añadir las duraciones. 4) Vincular las tareas.


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Ingresar una tarea

Hay varias formas de insertar una tarea: O Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura. O Escribiendo directamente sobre la columna “Nombre de la Tarea”.


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Duración de las tareas La duración es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.

O El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos disponibles así como de la cantidad de los mismos.

O El número ingresado en la duración, indicará la cantidad de unidades, seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:

O Minutos: m. O Horas: h. O Días: d. O Semanas: s. O Meses: ms.

O Duración aproximada: si no está seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor. O Duración transcurrida: duración que se sale del horario de trabajo pero que no puede

ser interrumpida.


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Dependencia entre tareas

O Muchas veces, el comienzo o finalización de una tarea depende del comienzo o finalización de otra.

O Al vincular tareas se establece una relación de dependencia entre dos o más tareas.

O Los tipos de relaciones entre las tareas son:


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¿Cómo vincular tareas?

O La vinculación de tareas debe hacerse siempre antes que la asignación de recursos y costes.

O Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora.


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Retrasos y superposiciones

O Las tareas pueden solaparse o retrasarse de manera de reflejar con mayor exactitud como va a funcionar su programación.

O Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposición o solapar tareas especificando un tiempo de adelanto.


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Delimitaciones

Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Project calculará las fechas de comienzo y de fin de las tareas. Nomenclatura de abreviaciones par los tipos de delimitaciones son:

O Debe comenzar el (DCE) O Debe finalizar el (DFE) O Lo antes posible (LAP) O Lo más tarde posible (LMTP) O No comenzar antes del (NCAD) O No comenzar después del (NCDD) O No finalizar antes del (NFAD) O No finalizar después del (NFDD)


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¿Cómo delimitar las tareas?

O Click derecho sobre la tarea, y elegir del menú la opción «información». En las opciones de información de la tarea indicar el tipo de restricción que delimitará tus tareas.


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Planificar los recursos

Después de establecer el ámbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede planear los recursos. Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:

O Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas. O Obtener información histórica sobre duraciones y recursos. O Considerar cómo afecta a las duraciones la cantidad de recursos. O Considerar cómo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad. O Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración. O Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios. O Confiar a un experto la revisión de los requisitos de los recursos.


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Declaración de los recursos

O Una vez definidos los recursos, los introducimos en nuestra programación a través de la Hoja de recursos.


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¿Cómo ingresar un recurso?


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Configuración y características de los recursos

Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad máxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto:

O Tiempo completo (100%). O Tiempo parcial (50%, por ejemplo). O Múltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).

En un recurso material, se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material. Ejemplos de etiquetas son:

O Metros cúbicos. O Toneladas. O Cajas.


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Asignación de recursos a las tareas

Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. Puedo asignar:

O Un recurso a una tarea O Varios recursos a una tarea O Un recurso a varias tareas Existen varios formas de asignar recursos a las tareas:

O Botón Asignar recursos de la barra de herramienta Standard. Recursos.

O Opción Herramienta, asignar Recursos. O Combinación de teclas ALT + F10.


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Asignación de recursos a las tareas


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Costos

El costo o presupuesto es uno de los pilares del proyecto.

O Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto.

O En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.

En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos.


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Tipos de costos

Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto: O Costos variables. O Costos fijos.


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Asignar costos a tareas

O Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo.


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Asignar costos a recursos

O Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos o en el cuadro de diálogo Información del recurso.


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Costo del proyecto

O Es posible ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global.

O Click en el icono de «información del proyecto», al acceder a la venta dar click en la opción «estadísticas»


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