SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL         ROSA ELENA GONZÁLEZ SEGURA GRUPO 3           UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2014

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Sistema de Gestión Documental es un programa que permite planificar, organizar, adecuado manejo y organización de la documentación en el cual se implementan estrategias archivísticas y de gestión de información y documentación que soporten el PEDI (Plan Estratégico de Desarrollo Institucional).

REQUISITOS Normativos

Se requiere la normalización de todos los procesos involucrados en el ciclo de vida de los documentos y lo relacionado bajo el concepto de Archivo Total, la actualización de las TRD, la creación y actualización de los manuales necesarios para el desarrollo la Gestión Documental.

Administrativos

En cumplimiento del Artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación dentro de la estructura de las entidades debe existir una Coordinación encargada de la Gestión Documental, figura que existe en el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones desde el año 2003 con la creación del grupo Punto de Atención al Ciudadano y al Operador mediante Resolución 1225 de Julio de 2003 que fue modificada por la Resolución 1562 de 2004, y luego por la 787 que divide ese grupo en tres más entre los cuales se encuentra el Grupo de Gestión de la Información; además, en el artículo 15 del decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura establece la conformación del Comité Interno de Archivo, que para el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se crea según resolución 1083 de 2013 en el artículo 9

Tecnológicos

La implementación de un sistema de información de gestión documental y contenidos empresariales implica involucrar información, personas, software y hardware, de tal forma que se pueda transformar el Ministerio en una entidad más eficiente con cero papel y con un modelo que sea replicable en otras entidades del Gobierno. El sistema de información que se implemente debe cubrir integralmente los procesos actuales y los nuevos procesos según la evolución y mejoramiento.

CAPITULO III. El Sistema de Gestión Documental

ARTíCULO 16°. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita: a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. DECRETO NÚMERÓ __2_6_0_9_ de 2012, Hoja N°. 8 Continuación del Decreto "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado", e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries

f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue  todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Indague  en la misma entidad lo siguiente:

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

Se requieren métodos necesarios para asegurarse que el seguimiento, la medición y el análisis a los procesos permitan la mejora continua.

Los procedimientos obligatorios deben ser establecidos, documentados, implementados y mantenidos.

Revisar y ajustar los procesos, procedimientos y demás documentos requisitos del sistema.

Organizar de los documentos es transferir.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

Se verifica el archivo de cada área de acuerdo a la importancia y utilidad del documento y se clasifican en 3 tipos de archivo de Gestión, Control e Histórico.

Creación de Tablas de Retención Documental en donde se clasifican los documentos de acuerdo a su tipo serie y subserie documental, de acuerdo a cada serie y subserie se pone el procedimiento y su importancia

Las Tablas de retención por área se quedaran digitalmente en cada área y físicas en el archivo de gestión.

Entidad visitada: Fundación Centro de Investigación Docencia y Consultoría Administrativa CIDCA.Persona que atendió visita: Andrea Castaño Sepúlveda.