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GESTION DOCUMENTALGUIA UNIDAD TRESTutorLuz Marina Arias Gonzales

Presentado porDina Luz Arroyo MoralesGrupo N. 122014Visita al Archivo de Entidad PublicaAlcalda Municipal de IbaguCalle 9 N. 2 59 Palacio MunicipalIbagu TolimaInformacin suministrada por: Dina Luz Arroyo MoralesTelefono:2620014

VISITA AL ARCHIVO DE ENTIDAD PRIVADAServicios Postales Nacionales S.ACarrera 5 N. 20 34Ibagu TolimaInformacin sumnistrada por: Jaime RochaTelefono:2614202PREGUNTAS1.Que documentos se gestionan en esta entidad2 . Quienes los gestionan3.Que requisitos llevan estos documentos para su elaboracin.4. Que propsito tienen estos documentos5.como se conservan estos documentos6. todos los documentos se archivan

7.Que procesos se aplican a estos documentos

8.Que personas se encargan de la organizacin de los documentos

9. Donde se almacenan estos documentos y de que forma

10. Que criterios se tienen en cuenta para la organizacin de los documentos.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS EN LA ENTIDAD PUBLICA

Se evidencia el ARCHIVO DE GESTION ya que se encuentran gran numero de documentos, realizando los tramites correspondientes.ARCHIVO CENTRAL: Por su consulta frecuente de los documentos, son enviados a un deposito en el mismo edificio.

ARCHIVO HISTORICO: por ser documentos que tienen valores primarios son conservados fuera del edificio, y con una frecuencia media de consulta.Documentos que conservan expedientes de contratos.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS EN LA ENTIDAD PRIVADAARCHIVO DE GESTION: como es una empresa de envi de correspondencia el tramite de los documentos es constante.ARCHIVO CENTRAL: guardan el historial de los envos en planillas que son archivadas.ARCHIVO HISTORICO: guardan documentos legales.CONCEPTOS ARCHIVISTICOSARCHIVO TOTAL: es la historia del documento y su paso por los diferentes ciclos.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las etapas de los documentos desde su elaboracin hasta su conservacin.PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es la conservacin de los documentos por parte de la oficina que los produce.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: la conservacin de los documentos de acuerdo en el orden en que se produjeron.FOLIO: es el numero que se le da a una pagina.LEGAJO: son el cumulo de documentos resultado de una gestin.FONDO: son todos los documentos que conserva una entidad.SUBFONDO: oficina quien produce el documento.

SERIE: es el conjunto de documentos que forman un expediente.SUBSERIE: documentos con caractersticas distintas pero repetitivos.TIPO DOCUMENTAL: documento que con otros forman una unidad documental.TABLAS DE VALORACION: dan el valor al documento para decidir en que etapa del archivo debe estar.TABLAS DE RETENCION: es el listado de series y subseries que da pautas para la organizacin en los depsitos.

VALOR PRIMARIO: es el valor que se le da a los documentos en el momento de gestin.VALOR SECUNDARIO: es que decide su tiempo de conservacin.

DOCUMENTOS CON VALORES PRIMARIOSENTIDAD PUBLICA-Resoluciones-Actas-plizas-Registros presupuestales

ENTIDAD PRIVADA-Correspondencia personal-Citaciones-Facturas-Extractos bancarios

DOCUMENTOS ENTIDAD PUBLICACONTRATOSSerie: Contratos EstatalesSubserie: contratos de obraTipo Documental: Minuta

Serie: Contratos EstatalesSubserie: contratos de SuministroTipo Documental: poliza

Serie: ConveniosSubserie: Convenios InteradministrativosTipo Documental: Acta de Posesion.

DOCUMENTOS ENTIDAD PRIVADASerie: CorrespondenciaSubserie: urbanaTipo Documental: Facturas.

Serie: CorrespondenciaSubserie: NacionalTipo Documental: Notificaciones

Serie: GirosSubserie: NacionalesTipo Documental: Boucher

DOCUMENTOS QUE NO SE ARCHIVANENTIDAD PUBLICA: Cuando existe duplicidadFolletosRevistasDocumentos que no se encuentren en la Tabla de Retencin Documental

ENTIDAD PRIVADAFolletosDocumentos fuera de la Tabla de Retencin Documental.FOLIACIONEn las dos entidades se hace la foliacin, cuando ya esta totalmente organizado el expediente y que no se va agregar ningn otro documento.El numero va en la parte superior derecho del documento segn la norma del Archivo General de la Nacin.ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETASENTIDAD PUBLICASe organizan teniendo en cuenta una lista de chequeo de los documentos, la cual respeta el orden original.ENTIDAD PRIVADASe organiza por orden cronologico.

DATOS DE ETIQUETAS CARPETASENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA

FORMATO DE CARTULA DE CARPETA.

ALCALDA MUNICIPAL DE IBAGUFONDO:SECCIN:SUBSECCION:SERIE:SUBSERIE:CDIGO:NOMBRE DEL EXPEDIENTE:FECHA INICIAL (DD/MM/AA)FECHA FINAL (DD/MM/AA}NUMERO DE FOLIOS:NUMERO DE CARPETA:NUMERO DE CAJA:

DATOS DE ETIQUETAS CAJASENTIDAD PUBLICA Y PRIVADA

FONDOSECCINSUBSECCIONSERIESUBSERIE OASUNTOCDIGO (Serie oSubserie)NUMERODECARPETASCAJA No.FECHAS EXTREMASFECHA INICIAL FECHA FINALDD - MM - AA DD - MM - AA

PROCESOS EN ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

PROCESO DE UN DOCUMENTODocumentoPliza.Es un documento que se exige para legalizar un contrato, dependiendo la clase de este, usualmente es requerida en los contratos de obra.Tramite:Se recepciona la pliza, pasa a revisin con el jurdico.

Cuando ha sido aprobada se acompaa de un acta de aprobacin.Se ingresa en la carpeta donde corresponde segn la lista de chequeo.Ingresa al sistema que se lleva en la oficina, al historial del contrato.

VALORACION DE LOS DOCUMENTOSSe hace con ayuda de las Tablas de Retencin Documental.

Documentos con valores primarios-Registros presupuestales -contable-plizas - legal-Estampillas - contableVALORES SECUNDARIOS

-Actas de inicio-Resoluciones-Procesos declarados desiertos.DECRETO 2609 DE 2012IMPORTANCIATiene total importancia ya que en este decreto se normaliza el proceso de los documentos expedidos por entidades publicas, dando directrices en su proceso, gestin organizacin y conservacin.DECRETO 2609 DE 2012

ACUERDO 003Nos habla de la importancia que tiene la aprobacin de las Tablas de Retencin Documental, para todas las entidades, y busca la conformacin del comit evaluador de documentos.ACUERDO 004 DE 2013Este acuerdo nos indica la modificacin al procedimiento para la elaboracin y todo lo que conlleva la aprobacin de las Tablas de Retencin Documental.ACUERDO 005 DE 2013En este acuerdo se obliga a las entidades publicas y privadas que tienen funciones publicas en implementar un programa completo de Gestin Documental.