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Gestion de Calidad en Archivo, creado presentacion por el Tutor SENA José Luis Vargas Forero, en la Tecnòlogia Gestion Documental 2010
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Los Archivos y los Sistemas de Control de la Gestión y de la Calidad
José Luis Vargas Forero
Archivista y AdministradorArchivista y Administrador
Medellín, Julio a Septiembre
de 2010
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALISO 15489
Control Interno MECI 1000:2005
Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004
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ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004
Seguridad de la Información ISO 27000
ArchivísticasISAAR CPF, ISAD(g), ISIDIAH, ISDF,
Patrimonio Documentos como fuente de memoria e identidad
ORGANIZACIÓN: OBJETIVO NATURAL
objetivo natural de las organizaciones
RENTABILIDAD A TRAVÉS DE
Calidad
Productividad
Competitividad
MétodosProcedimientosActuacionesAccionesInformaciónRecursos
SUBSISTEMA
DE CONTROL
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
DEFINICIÓN
4
OrganizaciónPlanes PrincipiosNormas Mecanismos de
Evaluación yVerificación
DE CONTROL
ESTRATEGICO GESTIÓN
SUBSISTEMA DE
EVALUACION
¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
AMBIENTE DECONTROL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DERIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
5
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PLANES DE MEJORAMIENTO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
SUBSISTEMA DE CONTROL EVALUACIÓN
COMUNICACIÓN PÚBLICA
INFORMACIÓN
Claudia Rivera Osorio y Jaime Obando Cárdenas
6
I.C.A. Consejo Internacional de Archivos
El CIA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos. Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archiveros, archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a título individual.
POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos,
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POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y el buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el CIA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad.
El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un carácter verdaderamente internacional.
Es una organización no gubernamental, independiente de los avatares o procesos políticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones de archivos públicas y privadas.
I.C.A. Consejo Internacional de Archivos
El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida por una Asamblea general y administrada por un Comité ejecutivo.
RAMAS constituyen otros tantos foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo
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mundo
SECCIONES reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados aspectos o áreas de la profesión;
COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO se forman para lograr la contribución de expertos a la solución de problemas concretos. La Secretaria del
El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no gubernamentales.
I.C.A. Consejo Internacional de Archivos
NORMAS:
ISAD (g) Norma Internacional de Descripción ArchivísticaISAAR CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y FamiliasISDF Norma internacional para la descripción de funcionesISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
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ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
DOCUMENTOS TÉCNICOS:
Construcción de edificios para archivos en climas tropicalesLos archivos en la era digitalLos archivos de la ONGArchivos y Derechos Humanos
¿Qué es ISO 27000 ?
• Familia de normas internacionales para Sistemas deGestión de la Seguridad de la Información (SGSI).– Requisitos para la especificación de SGSI
– Proceso del análisis y gestión del riesgo
– Métricas y medidas de protección– Métricas y medidas de protección
– Guías de implantación
– Vocabulario claramente definido para evitar distintasinterpretaciones de conceptos técnicos y de gestión ymejora continua.
Alcance ISO27000
• General
Cubre todos los tipos deorganizaciones.
Especifica requerimientos aestablecer, poniendo en
• Aplicación
Los requisitos precisados en esteestándar internacional songenéricos son aplicables a todaslas organizaciones, sin importar
establecer, poniendo enejecución, funcionando,supervisando, repasando,manteniendo y mejorando ladocumentación del Sistema deAdministración en la Seguridadde la Información (ISMS),dentro del contexto de latotalidad de los riesgos delnegocio.
las organizaciones, sin importarsu tipo, tamaño y naturaleza.
Beneficio del SGSI
• Conocer cuales los riesgos de la información ayuda a poder tratarlos de un poder tratarlos de un manera sistemática y optimizando las inversiones. De esta manera se minimiza la pérdida de continuidad en el negocio.
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Gestión Documental ISO 15489
• Define buenas prácticas de gestión de los documentos en las organizaciones públicas y privadas.
• •Parte 2: Directrices Informetécnico que especifica lametodología de diseño eimplementación de unsistema de gestión dedocumentos.
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• Parte 1: Generalidades”.Establece los principiosgenerales de la gestión dedocumentos, independientedel soporte o formato.
ISO 15489 Aplicación
• Gestión de documentos en todos los soportes y formatos, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus actividades.
• Asignación de responsabilidades respecto a los • Asignación de responsabilidades respecto a los documentos.
• Gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad.
• Diseño e Implementación de un sistema de gestión de documentos.
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Principios Gestión Documental
• Determinar qué documentos deberían crearse en cada proceso de negocio y qué información han de contener estos documentos;documentos;
• Decidir la forma y la estructura los documentos y las tecnologías a usar
• Acordar los metadatos ha crear con los documentos y a lo largo de los procesos documentales
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Principios Gestión Documental
� Establecer requisitos para recuperar, usar y transmitir documento entre los diferentes procesos.
� Decidir cómo organizar los documentos de forma
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� Decidir cómo organizar los documentos de forma que se facilite su uso
� Valorar los riesgos que comportaría no disponer de documentos como evidencia de las actividades realizadas
� Preservar los documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo
Principios Gestión Documental
� Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, normas aplicables y la política de la organización
� Garantizar que los documentos se conservan en
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� Garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro
� Conservar los documentos únicamente durante el período de tiempo necesario
� Identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos.
Gestión Documental Pasos implementación
1. Determinar los documentos ha incorporar al sistema: identificación de los tipos documentales que formaran parte del sistema.
2. Establecer plazos de conservación de los documentos: valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cada valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cada uno de ellos.
3. Especificar los procesos de la gestión de documentos: definición de los procesos y los procedimientos para gestionar el ciclo de vida de los documentos.
4. Documentar los procesos de gestión de documentos: descripción del sistema (procesos, procedimientos e instrumentos de la
gestión de documentos).
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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS
Suceden habitualmente de una forma secuencial aunque pueden tener lugar de manera simultánea o en un orden diferente al descrito, sobre todo en sistemas electrónicos.
a) Incorporación: (captura de documentos). Se determina si un documento, creado o recibido por una organización, debe conservarse.conservarse.
b) Registro: Consiste en dejar constancia de la incorporación o ingreso de un documento en el sistema mediante un identificador único y una breve información descriptiva
c) Clasificación (organización): Se identifica la categoría a la que pertenece un documento teniendo en cuenta la actividad de la organización con la que está relacionado y de la cual es evidencia.
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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS
d). Almacenamiento y manipulación: Proceso mediante el cual undocumento, en función de su soporte y formato, su uso y su valor, esconservado de manera que se asegure su autenticidad, fiabilidad,integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.
e) Acceso (consulta) Determinar quién tiene acceso a los documentos yen qué circunstancias estableciendo los controles apropiadosen qué circunstancias estableciendo los controles apropiados
f)Trazabilidad: Controlar el uso y movimiento de los documentos demanera que se garantizando que sólo los usuarios con los permisosadecuados realizan tareas para las que han sido autorizados
g)Implementación de la disposición (Disposición Final): Proceso por elcual se llevan a cabo las acciones de disposición establecidas en el T.R.D.ó T.V.D. (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema dealmacenamiento, transferencia a otra unidad u organización).
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GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS
�Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las funciones, actividades y operaciones de la organización.
�Calendario de conservación y disposición (T.R.D. y T.V.D): especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su disposición final (conservación permanente, eliminación, transferencia).
�Tabla de acceso y seguridad (Reglamento de consulta) identifica los derechos y las restricciones de acceso (consulta, modificación, eliminación) de los miembros de la organización a los documentos.
�Instrumentos de consulta (sistemas de recuperación): Inventarios, índices tesauros, listas de términos autorizados…
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Cuadro de ClasificaciónT.R.D.T.V.D.
DisposiciónFinal
Incorporacióncaptura de documentos
Registro
Trazabilidad
Docum
entación
Sistem
a
Iden
tific
ació
n
Val
orac
ión
Sistema de Gestión Documental ISO 15489
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T.V.D.Reglamento de Consulta
Instrumentos de Recuperación
ClasificaciónOrganizacióndocumental
Almacenamiento y
manipulación
Acceso
consulta
Docum
entacióndel
Sistem
a
Iden
tific
ació
ny
Val
orac
ión
Sistema
Nacional de Archivos
PROGRAMA DE
23/69
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Gestión documental
• Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
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La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la
Gestión documental
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archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.
El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático
�Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.
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normatividad archivística vigente.�Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.
EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de
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las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
COMPONENTES DE UN PGD
�Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.archivístico.
�Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
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COMPONENTES DE UN PGD
�La adopción e implementación de las tablas de retención documental.
�La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
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COMPONENTES DE UN PGD
�Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de sus correspondientes flujos de información
�La implementación y seguimiento.
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PROCESOS
DE UN
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
8. DISPOSICIÓN FINAL
1. PRODUCCIÓN
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7. CONSERVACIÓNDE UN
PGD 3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
5. ORGANIZACIÓN
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
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cumplimiento de sus funciones.
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y diseño de
�Medios y técnicas de producción y métodos de
Planear - Planeación
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diseño de documentos
producción y métodos de impresión� Determinación y selección de soportes documentales� Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y diseño de
�Instrucciones para el diligenciamiento de formularios
Planear - Planeación
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diseño de documentos
diligenciamiento de formularios�Determinación de uso y finalidad de los documentos�Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas�Adecuado uso de la reprografía
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2.Normalización �Identificación de dependencias
productoras
Planear - Planeación
2.Normalización de la producción
documental
productoras �Definición de tipologías
documentales, formatos y formularios según TRD
�Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Normalización �Directrices relacionadas con el
número de copias
Planear - Planeación
2. Normalización de la producción documental
número de copias�Control de la producción de
nuevos documentos�Determinación de la periodicidad
de la producción documental
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Instrumentos
Manual de producción documental
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
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Manual de producción documentalManual de autorización de firmasProcedimiento de producción documental
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Producción �Redactar el contenido.�Firma
Hacer - Gestionar
3. Producción de Documentos
según lo planeado
�Firma
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
4. Verificación que los
�Revisión de contenido ajuste técnico y jurídico
Verificar - Controlar Subsistema de control de Gestión
que los Documentos se produjeron según lo planeado
técnico y jurídico
�Verificación de calidad diplomática; uso de formatos diseñados y contenido ortográfico.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección �Corrección y ajuste del documento (si es posible)
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
documento (si es posible)
�Volver a producir el documento
�Reentrenamiento del personal
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
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para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
�Definición de medios de recepción�Diseño de formatos de registro y
1. Planificación del Registro de
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
Planear - Planeación
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�Diseño de formatos de registro y entrega
�Determinación de oficinas y recepción(ubicación, personal, Equipos)
del Registro de documentos
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos
Procedimiento de Recepción
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
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Procedimiento de RecepciónHorarios de atenciónListado de palabras clavesFormatos de registro
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
�Recibo de documentos oficiales�Verificación y confrontación de
2. Registro de documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
Hacer – Incorporar y Registrar -
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�Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
�Constancia de recibo�Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)�Asignación consecutivo de envíos
documentos
PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicaciónde documentos
�Asignación de consecutivo, fecha y hora
Hacer - Incorporar y Registrar -
de documentos y hora�Impresión de rótulo de radicación�Relación entre los documentos
recibidos y enviados �Registro impreso de planillas de
radicación y control�Elaboración de estadísticas
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección �Corrección del registro, solicitud de anexos, datos (si es posible)
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
de anexos, datos (si es posible)
�Recepción y registro del documento correcto
�Estadísticas�Reentrenamiento del personal
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
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los documentos lleguen a su destinatario.
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Planificación de la Distribución de documentos
�Identificación de dependencias ydeterminación de competencia
�Definición de medios de
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación
de documentos recibidos
�Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
�Diseño de formatos e indicadores�Diseño de rutas internas y
externas.50/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de �Asignación de código de
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Planear - Planeación
2. Distribución de documentos internos
�Asignación de código de dependencias
�Enrutamiento y entrega de documentos a dependencia competente
�Registro de control de entrega de documentos internos
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos
Codificación de puntos de oficina
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
52/69
Codificación de puntos de oficinaRutas de distribuciónIndicadoresProcedimientos de distribución Formatos de registro
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
�Entrega y recibo interna
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Hacer - Trazabilidad
3. Distribución de documentos enviados
�Entrega y recibo interna
�Control y firma de guías y planillas de entrega
�Envío
�Entrega por mensajería externa
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Verificación de �Constatación de entrega de
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Verificar – Subsistema de control de gestión - Trazabilidad
3. Verificación de la distribución
�Constatación de entrega de comunicaciones internas y externas
�Verificación de tiempo de entrega.�Verificación de cantidad entregada
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección �CASI IMPOSIBLE (Recuperación Pacto
de no divulgación)
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
de no divulgación)
�Re-entrega del documento, firma de registro de
�Estadísticas�Reentrenamiento del personal
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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
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función administrativa
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Respuesta a una solicitud orequerimiento
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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Planificación deGestión de trámites
-Determinar requisitos deltrámite
Planear - Planeación
Gestión de trámites trámite-Identificar competentes pararesolver el trámite
-Asignar responsabilidades-Procedimientos para cadatrámite (relación con otrosprocesos)
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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Instrumentos
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
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Manual de trámites con sus requisitosProcedimientosTiempos de respuesta definidosNormograma para cada procesoManual de autorización de firmas
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2.Recepción desolicitud o trámite
-Confrontación ydiligenciamiento de planilla
Hacer -
solicitud o trámite
3. Respuesta
diligenciamiento de planillade control y ruta del trámite
-Determinación decompetencia
-Preparación y proyección de respuesta
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PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Recepción de solicitudo trámite
-Confrontación y diligenciamientode planilla de control y ruta del
Hacer - Gestionar
o trámite
3. Respuesta
4. Revisión técnica
de planilla de control y ruta deltrámite
-Determinación de competencia
-Preparación y proyección de respuesta
-Revisión por técnicos profesionales y abogados firma.
61/69
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
4. Comprobación de -Medición de satisfacción del
Verificar - Actuar - Controlar
4. Comprobación desatisfacción detrámite
-Medición de satisfacción delusuario: tiempo derespuesta, solución de lorequerido.
-Tiempo de respuestas-Respuestas dadas acorde arequerimientos técnicos
-Respuestas dadas acorde aprocedimientos legales 62/69
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección �Redacción nuevo documento
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
�Edición y entrega de documento corregido
�Reentrenamiento del personal�Mas fuentes de consulta�Revisión procedimientos
63/69
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
64/69
y descripción de los documentos
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Planeación de la Organización Documental
-Identificación de unidades administrativas funcionales
-Conformación de Cuadro de Clasificación documental
Planear - Planeación
Clasificación documental-Elaboración de Tablas de Retención Documental
-Elaboración de Tablas de Valoración Documental
65/69
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Planeación de la Organización Documental
-Realizar cronograma de trasferencias
-Diseñar Instructivos de organización y transferencias
Planear - Planeación
organización y transferencias-Determinación de los sistemas de ordenación
66/69
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Planeación de la Organización Documental
-Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices
Planear - Planeación
Índices-Diseño de formatos. -Diseño de Bases de Datos
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Instrumentos
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
68/69
Tabla de Retención DocumentalTabla de Valoración DocumentalInstructivos o procedimientos de aplicaciónSistemas de OrdenaciónProcedimientos de DescripciónCalendario de Transferencias
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Clasificación documental
-Separar la tipologías yagruparlas en Unidades de
Hacer - Gestionar
documental agruparlas en Unidades deconservación según Cuadrode Clasificación Documental,Aplicando de la T.R.D. óT.V.D. según corresponda
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Ordenación documental
-Disposición de tipologíasdocumentales según fecha de
Hacer - Gestionar
documental documentales según fecha detrámite al interior de la unidad deconservación
-Foliación-Ordenación de los expedientesque conforman las series ósubseries documentales, segúnsistema de ordenación escogido
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
�4. Descripcióndocumental
-Análisis de información y extracción de contenidos
Hacer - Gestionar
documental extracción de contenidos-Registro y digitación de información en la Base de Datos
-Publicación del Instrumento de recuperación y descripción.
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
5. Archivo �Ubicación de la unidad de conservación en el mobiliario de archivo.�Actualización del inventario
Hacer - Gestionar
�Actualización del inventario topográfico de documentos�Ubicación de tipologías en las unidades especiales C.D., Planos etc., diligenciamiento de los controles cruzados e índice
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
6. Transferencias documentales
�Escoger unidades documentales a transferir según las TRD o TVD
Hacer - Gestionar
�Preparación y embalaje documentos a transferir�Diligenciar inventario de transferencias�Entrega y Recibo de transferencia documental según las TRD y/o TVD
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección�Archivar nuevamente repitiendo
todo los pasos
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
� Ubicación del documento mal archivado y repetir todas las actividades para lograr su correcto archivo
�Reentrenamiento del personal�Mejora de las Tablas�Revisión procedimientos
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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
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PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Reglamentación de la consulta
-Determinar necesidades deinformación internas y externas-Decidir medios de atención deconsulta.
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOSPlanear - Planeación
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consulta.-Decidir tiempos de respuesta.-Establecer niveles competencia deusuarios consultantes-Formular estrategia para hacerdisponible la información dedocumentos con restricciones porconservación o confidencialidad
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
Instrumentos
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
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Reglamento de consultaTiempos de atenciónProcedimiento y formatos para la atender la consulta
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Atención de la consulta
-Precisar la necesidad informativa aconsultar.-Verificar la competencia delconsultante
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOSHacer - Gestionar
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consultante-Precisar Disponibilidad de informaciónen términos de restricciones porreserva o por conservación
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Atención de la consulta
-Solicitar autorización para consulta encaso de requerirse-Registro de la consulta-Localización de la información en
Hacer - Gestionar
-Localización de la información eninstrumentos descriptivos-Ubicación del documento en el archivo-Registro en tarjeta de afuera-Facilitación de consulta en sala-Reproducción del documento (sencillao autenticada)
79/69
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección
� Volver a repetir todo el procedimiento y archivar el documento servido erronéamente, (si se filtro información confidencial negociar acuerdo de no divulgación)
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
divulgación)
�Re-entrega del documento, firma de registro de prestamo
�Estadísticas�Reentrenamiento del personal�Publicación reglamento�Revisión del reglamento
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Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
81/69
alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Planear
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
1.Planeacióndel SistemaIntegrado
�Diseñar campaña sensibilización y toma deconciencia�Determinar Sistema de Reproducción, duplicación ymigración de informaciónIntegrado
deConservación
migración de información�Diseñar plan de Inspección y mantenimiento deinstalaciones�Establecer Periodos y estándares de Control decondiciones ambientales�Formular plan de atención y prevención dedesastres�Planes de contingencia (copias de seguridad,protección en incendios, robos, inundaciones,catástrofes naturales, atentados, guerras)
82/69
PROCESO DE CONSERVACIÓ DE DOCUMENTOS Instrumentos
SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
83/69
Campaña de SensibilizaciónPlan de Aseguramiento Archivístico IntegralEstándaresPlan de reprografía y realmacenamiento
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Sensibilización �Educación�Visitas guiadas�Campaña
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
84/69
�Campaña
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Mantenimiento �Limpieza de unidades deconservación�Limpieza de depósitos
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
85/69
�Limpieza de depósitos�Verificación de estándares dealmacenamiento
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
�Control de plagas�Almacenamiento,realmacenamiento y empaste�Realizar primeros auxilios y�Realizar primeros auxilios yreparaciones menores�Simulacros de atención dedesastres�Aplicar plan de reprografía(copias de seguridad, protecciónen incendios, robos,inundaciones, catástrofesnaturales, atentados, guerras) 86/69
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección
� Corrección de condiciones de ambientales
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
�Realización de primeros auxilios�Restauración
�Estadísticas�Reentrenamiento del personal�Facilitar copias documentos�Revisión de la totalidad del proceso
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Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
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ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN TOTAL
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Planeación de la Organización Documental
-Elaboración de Tablas de Retención Documental
-Elaboración de Tablas de Valoración Documental
Planear - Planeación
Valoración Documental-Cronograma de transferencias-Métodos de eliminación documental
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La conservación total
�Preparación documentos a transferir�Solicitar aprobación por comité�Recepción de transferencias total�Recepción de transferencias secundarias�Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios �Conservación y preservación de los documentos�Modificación de inventarios
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Eliminación de documentos
�Selección de documentos a eliminardocumentos eliminar�Presentar propuesta �Aval por el Comité de Archivo. �Levantamiento de acta �Eliminar según procedimiento.�Modificación de inventario
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hacer
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Selección documental
�Escogencia de documentos para Aplicación de seleccióndocumental Aplicación de selección�Aprobación de propuesta por Comité�Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio�Preparar documentos a transferir�Aplicar eliminación de documentos
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Corrección�Si se detecto antes de la
aplicación final repetir el proceso
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Planes de Mejoramiento
Acción Preventiva
proceso
�Localizar copias, reconstruir�Destruir�Reformular TVD TRD�Reentrenamiento del personal�Verificación
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Bibliografía
• Archivo General de la Nación, Manual de Archivística primera fase, Guía para la Implementación de un Programa de Gestión, Bogotá 2006 y Presentación Programa de Gestión Documental.
• ICONTEC, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP1000:2009
• Consejo Internacional de Archivos: – Normas ISAD(G), Norma General de Descripción Archivística; – ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos – ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias, – ISDF Norma internacional para la descripción de funciones – ISIDIAH, Norma internacional para las instituciones que custodian recursos
archivísticos
• ISO Normas ISO 9001:2008 Gestión de la Calidad, ISO 27000 Seguridad de la Información