UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

PRIMERAENTREGA AUDITORÍA IAUDITORIA AL SISTEMA DE BIBLIOTECA DEL

SENA DE FLORENCIA CAQUETA

FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO:

Título: EJERCICIO DIDÁCTICO “AUDITORIA AL SISTEMA DE BIBLIOTECA DEL SENA DE FLORENCIA,

CAQUETA”

Fecha d/M/a: 12/04/2011Sumario: Contiene las especificaciones del proceso de préstamo de

material físico (Libros) del sistema del SENA de Florencia Caquetá

Palabras Claves:

Biblioteca, préstamo, auditoría, especificaciones, libro, SENA.

Formato: Word 2010, PDFFecha de emisiónd/M/a:

15/04/2011

Dependencia:Código: Versión: 1.0Estado de la versión

EN REVISION

Autor (es): EDY JOHANA PUENTES MENESESGIOMAR ALEXANDRA BEDOYA OROZCO

Reviso:Aprobó:Información Adicional:

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Control de cambios:

Fecha Autor VersiónReferencia de

Cambio15/04/2011 EDY JOHANA PUENTES MENESES

GIOMAR ALEXANDRA BEDOYA OROZCO1.0 Creación

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 5

2. NOMBRE DEL INFORME 6

2. OBJETIVOS 6

2.1. OBJETIVO GENERAL 6

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6

3. ORGANIZACIÓN ORGANIZACIONAL 7

3.1. MISIÓN 7

3.2. VISIÓN 7

3.2. ORGANIGRAMA 8

3.3. LOCALIZACION 9

3.4. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS 10

3.5. COMPROMISOS INSTITUCIONALES 10

3.6. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 11

3.7. FUNCIONES 11

4. NATURALEZA 12

5. CARACTERISTICAS 13

6. CONCLUSIONES 17

7. BIBLIOGRAFÍA 18

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1. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realizará mediante un ejercicio didáctico el cual permitirá tener una evaluación como resultado  de la auditoría al sistema de la biblioteca del SENA en Florencia Caquetá. Para lo cual en este primer informe se realizó una caracterización del proceso de préstamo de material bibliográfico.  

El Sistema de biblioteca del SENA  cuenta con diferentes servicios representados en procesos  que requieren de una veeduría más austera que garantice la  supervisión y control de su funcionamiento en cuanto al manejo de los datos de sus usuarios y del servicio en sí, es por ello que se hace necesario realizar la caracterización del proceso de préstamo de material bibliográfico para iniciar el plan de auditoria.

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2. NOMBRE

AUDITORIA AL SISTEMA DE BIBLIOTECA DEL SENA DE FLORENCIA CAQUETA

3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General

Realizar la auditoría al proceso de préstamo del material bibliográfico del sistema de biblioteca del SENA.

3.2. Objetivos Específicos

Revisar y verificar la documentación que permita identificar las características del sistema de biblioteca del SENA, sus funcionalidades y responsabilidades.

Verificar la existencia de manuales de procedimiento, planes de contingencia.

Verificar manejo y confidencialidad que se dan a los datos de los Usuario y préstamos en el sistema de biblioteca del SENA Florencia Caquetá.

Identificar las especificaciones del proceso.

Caracterizar el proceso de préstamo material Bibliográfico.

Realizar recomendaciones para mejorar algunos procedimientos que no se estén teniendo en cuenta en el proceso.

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4. INFORMACION ORGANIZACIONAL

4.1. MISIÓNEl Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA está encargado de cumplir la función que corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la Formación Profesional Integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

4.2. VISIÓNEl actuar organizacional dentro de los principios y valores permitirá a la institución construir su deber ser dentro de la orientación misional. Por ello el SENA deberá liderar, asegurar, medir y consolidar la función misional de la Entidad. El SENA será Una Organización de Conocimiento para el País, con una vocación global, comprometida en al Formación Profesional Integral gratuita de los trabajadores; promotora y facilitadora de la innovación y el desarrollo tecnológico y de una cultura de emprendimiento como el camino para mejorar la calidad de vida y la equidad frente a la igualdad de oportunidades, base de la paz y el crecimiento nacional.

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GRUPO DE APOYOADMINISTRATIVO MIXTO

GRUPO DE PROMOCION Y RELACIONES

CORPORATIVAS

GRUPO DE FORMACIÓNPROFESIONAL – EMPLEO Y

SISTEMA NACIONAL PARA EL TRABAJO

DIRECCIÓN REGIONALSUBDIRECCIÓN DE CENTRO

- GESTION DEL TALENTO HUMANO Y CAPACITACION

-NOMINA - CONTABILIDAD – CUENTAS POR PAGAR

- PRESUPUESTO- PAGOS E INGRESOS

COMPRAS- CONTRATACIÓN- ALMACÉN E INVENTARIOS

- MANTENIMIENTO YSERVICIOS GENERALES- CORRESPONDENCIA

- PROMOCÌÓN INSTITUCIONAL- CONTRATO DE APRENDIZAJE

- APORTES- FISCALIZACIÓN

COBRO COACTIVO ADMINISTRATIVO

PLANEACION

- SERVICIO PUBLICO DE EMPLEO- UNIDAD DE EMPRENDIMIENTO Y

EMPRESARISMOEVALUACION Y CERTIFICACION

DE COMPETENCIASINTEGRACION CON LA MEDIA

- NORMALIZACION-RED DE ENTIDADES DE FORMACION

- FORMACION VIRTUAL- JOVENES RURALES

-FORMACION A LA POBLACION VULNERABLE

CONSEJO REGIONALCOMITÉ TECNICO DE CENTRO

4.3. ORGANIGRAMA

4.4. LOCALIZACIÓNVía Aeropuerto Tel. 09 84 34 46 12 Fax: 09 84 35 4234 - Florencia (Caquetá)

IMAGEN SENA

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4.5. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

Principios: Cultura organizacional Primero la Vida La Dignidad del Ser Humano La Libertad El Bien común El trabajo

Valores: Crear una cultura de Servicio al Cliente: Trabajadores, jóvenes,

desempleados, empresarios empleadores, la sociedad, el Estado y el Gobierno, satisfaciendo sus necesidades y expectativas y ofreciendo programas pertinentes para su demanda.

Calidad y competitividad. Creatividad e innovación. Empresarismo. Gerencia por resultados. Transparencia y Honestidad. Comunicaciones.

4.6. Compromisos institucionales

Convivencia pacífica Coherencia entre el pensar, el decir y el actuar Disciplina, dedicación y lealtad Promoción del emprendimiento y el empresarismo Responsabilidad con la sociedad y el medio ambiente Honradez Calidad en la gestión

4.7. OBJETIVOSEl Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendrá los siguientes objetivos:

Dar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva.  

Fortalecer los procesos de formación profesional integral que contribuyan al desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculación o promoción en actividades productivas de interés social y económico.

Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral.

Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral.

Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformación y operación de un sistema regional de formación profesional integral dentro de las iniciativas de integración de los países de América Latina y el Caribe.

Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral.

4.8. FUNCIONES

Son funciones del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, las siguientes: 

1. Impulsar la promoción social del trabajador, a través de su formación profesional integral, para hacer de él un ciudadano útil y responsable, poseedor de valores morales éticos, culturales y ecológicos. 

2. Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de aprendizaje. 

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3. Organizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formación profesional integral, en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo. 

4. Velar porque en los contenidos de los programas de formación profesional se mantenga la unidad técnica. 

5. Crear y administrar un sistema de información sobre oferta y demanda laboral. 

6. Adelantar programas de formación tecnológica y técnica profesional, en los términos previstos en las disposiciones legales respectivas. 

7. Diseñar, promover y ejecutar programas de formación profesional integral para sectores desprotegidos de la población. 

8. Dar capacitación en aspectos socio-empresariales a los productores y comunidades del sector informal urbano y rural. 

9. Organizar programas de formación profesional integral para personas desempleadas y subempleadas y programas de readaptación profesional para personas discapacitadas. 

10. Expedir títulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide, dentro de los campos propios de la formación profesional integral, en los niveles que las disposiciones legales le autoricen. 

11. Desarrollar investigaciones que se relacionen con la organización del trabajo y el avance tecnológico del país, en función de los programas de formación profesional. 

12. Asesorar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en la realización de investigaciones sobre recursos humanos y en la elaboración y permanente actualización de la clasificación nacional de ocupaciones, que sirva de insumo a la planeación y elaboración de planes y programas de formación profesional integral. 

13. Asesorar al Ministerio de Educación Nacional en el diseño de los programas de educación media técnica, para articularlos con la formación profesional integral. 

14. Prestar servicios tecnológicos en función de la formación profesional integral, cuyos costos serán cubiertos plenamente por los beneficiarios, siempre y cuando no se afecte la prestación de los programas de formación profesional.

4.9. NATURALEZA

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El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) creado en 1957 como resultado de la iniciativa conjunta de los trabajadores organizados, los empresarios, la iglesia católica y la Organización Internacional del Trabajo, es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de la Protección Social de la República de Colombia.

El SENA cumple la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la incorporación de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, económico y tecnológico del país.

Además de la formación profesional integral, impartida a través de nuestros Centros de Formación, brindamos servicios de Formación continua del recurso humano vinculado a las empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad.

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5. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: PRESTAMO MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Objetivos.

General. Procesar y difundir la información por medios físicos para mejorar el aprendizaje de los Programas de

Formación Profesional, Emprendimiento, Empresarismo, en cumplimiento de la misión institucional.

Objetivos Específicos: Compartir información a los Usuarios (Estudiantes y Administrativos) pertenecientes al SENA. Destacar la importancia de la información como aspecto significativo de la actividad humana. Generar nuevo conocimiento para ayudar al crecimiento de la sociedad. Flexibilidad de servicios de información. Control y registro de la información del material físico. Actualización de Consulta

Donde Comienza: Desde solicitud de información de los medios físicos (Libros) por parte del Usuario perteneciente al SENA.

Donde Termina: Devolución de los libros por parte del Usuario SENA.

ACTIVIDADES

Insumos

Solicitud del servicio. Políticas Préstamo. Catálogos Medios Físicos

(Libros). Carnet del Usuario SENA.

Proveedores

Dirección del Sena regional Estudiantes Administrativos

Planear:

Tener un manual de procedimientos para dar la información

Desarrollar un manual de funciones para conocer quien dispone de la información del área de sistemas

SALIDAS: Plan de mejoras. Plan recuperación Plan de difusión.

CLIENTES

EXTERNOS:

Sena sede principal Contraloría

INTERNOS: Estudiantes Administrativos Secretaria Biblioteca

Hacer:

Requisar al personal que ingresa al edificio

Verificar identidad de las personas que piden información

Aplicar procedimientos para suministrar información

Verificar:

Validación datos usuario SENA. Administración de los riesgos

del préstamo del material Bibliográfico.

Actuar:

Planes de mejoras continuas. Actualizaciones de procesos y

documentación

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Requisitos Por CumplirLegales Internos De la industria

Resolución No. 00293 de 2008

Políticas Préstamo ZONAS PARA LA CLASIFICACION DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Indicadores de Gestión

Planes propuestos

Planes ejecutados

Recursos

Personal/recursos Materia PrimaAplicación

Información Infraestructura

Estudiantes Administrativos Secretaria de la Biblioteca

Material de consulta.

Los datos personales de los usuarios SENA que son registrados a la hora de la solicitud del material bibliográfico.

El código de barras de cada libro que lo

Instalaciones del SENA Regional Caquetá.

identifica.

Documentos Existentes

Planillas de la información del Usuario SENA. Carnet del Usuario SENA. Ficha de los libros.

Responsables del ProcesoDependencias Cargos

Biblioteca del SENAAuxiliaresCoordinadoresDocentesEstudiantes

JEFE DE BIBLIOTECA

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6. CONCLUSIONES

La contextualización del proceso de préstamos del sistema de biblioteca del SENA y su caracterización nos permitió identificarlo y reconocerlo como posible elemento a auditar debido a que tiene unos indicadores a los que se le deben hacer una veeduría para saber si su funcionamiento está cumpliendo con las exigencias del actual uso del proceso, también sobre cómo se están manipulando y asegurando los datos con los cuales funciona el Préstamo del material Bibliográfico.

7. BIBLIOGRAFÍA

Portal

SENA FLORENCIA, CAQUETA http://www.sena.edu.co/portal

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