1

Arbejdsgangsbanken - visioner, erfaringer og det videre perspektiv

2

Hvordan startede det 2006 -2009

Inspiration

- men ingen færdige løsninger

3

Processer på områderne

Sammenhæng i dybden

4

Opbygning af en procesbank

Søg efter generiske processer og mønster

00 Internationale relationer

05 Borgerskab og offentlig styring

10 Uddannelse, forskning og arbejde

15 Kultur, fritid og natur

20 Sundhed

25 Social service og omsorg

30 Skat og penge

35 Erhverv og miljøbeskyttelse

40 Lov, ret og orden

45 Forsvar og beredskab

50 Ejendomme og forsyning

55 Transport og trafikinfrastruktur

60 Ledelse og administrativ service

Start

Objektivekriterierfor omsagen

eroplyst?

Afgør objektivtom sagen eroplyst

Skønner omsagen eroplyst

J a

Nej

Sagenoplyst?

Sagen ikkeoplyst

Sagen oplyst

Indhenterfortolkningshjælp

Kanselv

vurdereoplysninger?

J a

Fag

lig

eksp

erte

r

Spørgsmål Rådgivning

Sag

Eksperternesrådgivning

Par

ten

Hvad vil vi gerne dokumentere

Valg af værktøj – hvad har vi brug for?

5

BPMN som dokumentations sprog

Hvad der gøres for at løse en opgave (den konkrete udførelse)

Hvem der udfører opgaven (kompetencer, organisering)

Hvornår i processen det finder sted (tidsfrister, rækkefølge) – herunder hvornår den enkelte aktivitet skal udføres i forhold til andre aktiviteter

Med hvilke hjælperedskaber (fx it, blanketter mv.)

6

Repository Hvorfor bruger vi et repository?

• Fælles arbejdsredskab

• Skaber sammenhæng

• Genialt til genbrug

• Nem og sikker vedligeholdelse

• Nemmere at arbejde med fælles standarder

• Understøtter EA-rammeværket

• Det er det man gør – det er in

7

End to end – modellering og design

8

Nedbrydning – søg efter mønstre og generiske processer

Child

Generisk

9

Generiske delprocesser / genbrugelig i andre kerneprocesserNiveau 2 - Childprocesser

Kerneprocessen

Bistå ledig med job og uddann.

Ledig meldingmodtaget

Arbejder, uddannelse

M.v.

Modtager ledig i jobcenter

Afholder jobsamtale

Foretager rådigheds-vurdering

Foretager arbejdsevne-

vurdering

Foretager rådigheds-vurdering

Tværgående delprocesser / legoklodser på modelniveau

Træffer afgørelse

Foretager partshøring

Behandler parts begæring om

aktindsigt

Behandler offentlighedens begæring om

aktindsigt

Beregner ydelse

Bestiller ydelse

Arkiverer sag

Mindste niveau

Modtag oplysningSend oplysning

Udarbejde jobplan

Give tilbud efter beskæftigelses-

loven

Giver tilbud om mentorordning

Giver tilbud om virksomheds-

praktik

Giver tilbud om løntilskudsjob

Yder befordrings-godtgørelse

Scan dokument

Foretager sygedagpenge-

opfølgningAnmeldelse af

sygdom modtagetArbejder,

uddannelseM.v.

Indhenter samtykke

Foretag høringForetager skøn

Betaler regning

Giver klagevejledning

Offentlig afgørelse

Indhenter refusion

Foretager udbetaling

Kasserer sag Afleverer sag

Gør notat

Placér sag organisatorisk

Definér part Arranger møde

Anvend tvang

Videregiver oplysning

Behandler oplysninger

Indhenter oplysning

Journaliserer dokument

Opretter sag

10

Arbejdsgangsbanken og it-leverandørerne – Quick fix

Arbejdsgangsbanken og digitalisering …… Samarbejde med ITU

Samarbejde med 5 leverandører

Kan vi sætte strøm til diagrammerne?

11

Eksekveringsforberedte modeller

• Hvad kan leverandørerne byde på?

• Hvad skal der til for at få diagrammerne ud at leve i den digitale verden?

• Er systemerne lige så forandringsparate som organisationen?

12

Resultatet

BPMN XPDL BEPL er ikke et quick fix, standarderne er for ’løse’

Arbejdsgangene var ikke beskrevet præcis nok – hvor var data

Processer beskrevet som ’rutediagrammer’ med et udtal af muligheder - dur ikke

Processer som skal it-understøttes skal nedbrydes meget mere

Der er usikkerhed om reglerne

13

Det videre perspektiv

14

Citater fra virkeligheden

” Vi kan bruge Arbejdsgangsbanken.dk der hvor vi

mangler domænekendskab, og til at forberede os

på kundens behov. Jeg har foreslået at man går

’til angreb’ i det her og får det åbnet til brug i min

organisation.”

– Respondent fra Ditmer

”Hvis jeg fik en opgave om hvorledes man kan

effektivisere et konkret område, så kunne jeg

bruge dette til et støtteværktøj, så ville jeg

forberede mig selv, ved at se på disse, printe

slides, og så domæneviden, hvordan ser jeres

processer ud i forhold til disse.”

– Respondent fra Deloitte (der ikke tidligere har arbejdet

med BPMN)

” Vi kan bruge Arbejdsgangsbanken.dk der hvor vi

mangler domænekendskab, og til at forberede os

på kundens behov. Jeg har foreslået at man går

’til angreb’ i det her og får det åbnet til brug i min

organisation.”

– Respondent fra Ditmer

”Hvis jeg fik en opgave om hvorledes man kan

effektivisere et konkret område, så kunne jeg

bruge dette til et støtteværktøj, så ville jeg

forberede mig selv, ved at se på disse, printe

slides, og så domæneviden, hvordan ser jeres

processer ud i forhold til disse.”

– Respondent fra Deloitte (der ikke tidligere har arbejdet

med BPMN)

”Med den konstruktion den har nu (diagrammerne i

Arbejdsgangsbanken, red.), er det begrænset med den værdi vi

kunne skabe. Hos ORACLE har vi et produkt der kan sætte strøm, til

processer, og der havde vi tænkt os at vi måske kunne hente

diagrammerne fra Arbejdsgangsbanken ind. Men som de ser ud

nu, ville vi ikke kunne spare tid eller penge, ved at gøre brug af

diagrammerne.”

”Med den konstruktion den har nu (diagrammerne i

Arbejdsgangsbanken, red.), er det begrænset med den værdi vi

kunne skabe. Hos ORACLE har vi et produkt der kan sætte strøm, til

processer, og der havde vi tænkt os at vi måske kunne hente

diagrammerne fra Arbejdsgangsbanken ind. Men som de ser ud

nu, ville vi ikke kunne spare tid eller penge, ved at gøre brug af

diagrammerne.”

”Jeg ville elske at spare med andre, fra andre kommuner, som

sidder med de samme, der

Man kan hurtigt blive en ensom arbejdsgangsnørd, men det

er hele tiden en balancegang, eller det der med at folk har tid.

Men ideelt set kan jeg sagtens se at det reelt kunne give

noget.” – Tine, Lolland Kommune

”Jeg ville elske at spare med andre, fra andre kommuner, som

sidder med de samme, der

Man kan hurtigt blive en ensom arbejdsgangsnørd, men det

er hele tiden en balancegang, eller det der med at folk har tid.

Men ideelt set kan jeg sagtens se at det reelt kunne give

noget.” – Tine, Lolland Kommune

15

FORRETNINGS-REGLER

FORRETNINGS-REGLER

INFORMATIONSMODEL

INFORMATIONSMODEL

ARBEJDSGANGE/PROCESSERARBEJDSGANGE/PROCESSER

Treenigheden – data, regler og proces

FORRETNINGSUDVIKLING

16

Rammearkitekturen

17

ESDH

VærdiOp til 5 timer pr. sag

Historisk arkiv

Organisation Sag & DokumentStedRegel

Administration

SagsbehandlerAnsøger

Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)

Parters Fagsystem

(eks. byggeweb) Andre parter

Klassifikation

BBR

Tid

Udarbejder vilkår

Undersøger byggesagsarkiv

Gennemfører faglig udredning

Oplyser byggesag

Udarbejder mangelliste

Gennemfører teknisk udredning

Undersøger tingbogen

Behandler dispensation

Beskriver projekteret bygning

Lukket kuvert / autorisation

Gennemfører vejledning

Gennemfører bygningsregulerende udredning

Viser status og overblik på byggesag Opretter byggesag

18

ESDH

VærdiOp til 5 timer pr. sag

Historisk arkiv

Organisation Sag & DokumentStedRegel

Administration

SagsbehandlerAnsøger

Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)

Parters Fagsystem

(eks. byggeweb) Andre parter

Klassifikation

BBR

Tid

Skaffer Temaoplysninger

Skaffer Ejendomsoplysninger

Skaffer Bygningsoplysninger

Undersøger Temaer

Opdaterer bygningsoplysninger

Viser Sted

Gennemfører Konfliktsøgning

Tegner Projekteret objekt

Skaffer oplysninger om teknisk anlæg

19

ESDH

VærdiOp til 5 timer pr. sag

Historisk arkiv

Organisation Sag & DokumentStedRegel

Administration

SagsbehandlerAnsøger

Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)

Parters Fagsystem

(eks. byggeweb) Andre parter

Klassifikation

BBR

Tid

Fastlægger Funktionsregel

Fastlægger Ansøgningsregel

Fremfinde Regel

Fastlægger Dokumentationsregel

Fastlægger Temaregel

Fastlægger procesregel

Fastlægger Partsregel

Fastlægger Valideringsregel

20

ESDH

VærdiOp til 5 timer pr. sag

Historisk arkiv

Organisation Sag & DokumentStedRegel

Administration

SagsbehandlerAnsøger

Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)

Parters Fagsystem

(eks. byggeweb) Andre parter

Klassifikation

BBR

Tid

Importerer klassifikation

Retter klassifikation

Opretter klassifikation

Læser klassifikation

Søger klassifikation

Lister klassifikation

Passiverer klassifikation

Sletter klassifikation

Importerer organisations aktørRetter organisations aktør

Opretter organisations aktør

Læser organisations aktør

Søger organisations aktør

Lister organisations aktør

Passiverer organisations aktør

Sletter organisations aktør

21

ESDH

VærdiOp til 5 timer pr. sag

Historisk arkiv

Organisation Sag & DokumentStedRegel

Administration

SagsbehandlerAnsøger

Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)

Parters Fagsystem

(eks. byggeweb) Andre parter

Klassifikation

BBR

Tid

Opretter sag

Besvarer henvendelse

Gennemfører partshøring

Tildeler fuldmagt

Journaliserer henvendelse

Gennemfører naboorientering

Træffer afgørelse

Fastlægger sagspart

Arkiverer sag

Udarbejder rykker

Opfølger sag

Opkræver gebyr

Afslutter sag

Behandler politisk

Behandler aktindsigt

22

Forbindelse mellem organisation, it-systemer og processer Organisationens strategiske mål kan lettere opfyldes ved hjælp af

proceserne

78% har et udtalt fokus på at arbejde procesorienteret

Unødige omkostninger bunder ofte i manglende overblik over interne beslutnings- og godkendelsesprocedurer

Det er klare fordele for virksomheden, hvis it-systemer og processer i højere grad integreres

Omkostningsbesparelser kan med sikkerhed opnås gennem procesorienteret tilgang

Sporbarhed af KPI’er er fundamentalt afgørende for udvikling af virksomhedens strategi og forbedring af processer

92% mener, at integration af it-systemer og processer vil bidrage til øget effektivisering

23

Strategi/innovationStyring af

digitaliseringForankringForretning Teknik

5 dimensioner og 18 temaerS

trat

egid

oku

men

ter

Ind

dra

gel

se a

f tr

end

s o

g m

uli

gh

eder

Evn

e o

g k

apac

itet

til

at

anve

nd

e d

igit

alis

erin

g

stra

teg

isk

Ove

rbli

k o

ver

arb

ejd

sg

ang

e

It-a

rkit

ektu

r

Pro

ceso

pti

mer

ing

Met

od

er,

mo

del

ler

og

sta

nd

ard

er

Tek

nis

ke

sta

nd

ard

er

Eff

ekt

iv d

rift

Go

vern

an

ce-s

tru

ktu

r

Pri

nci

pp

er o

g r

etn

ing

slin

jer

Pro

gra

m-

og

pro

jekt

mo

del

It-a

nsk

affe

lse

r

So

urc

ing

-str

ate

gi

Led

else

, ro

ller

og

an

svar

Ud

dan

nel

se o

g k

om

pe

ten

cer

Invo

lver

ing

og

ko

mm

un

ika

tio

n

Fo

ran

dri

ng

sevn

e

24

Udfordringer Vedligeholdelse af Arbejdsgangsbanken

Hvilket sprog skal vi bruge for processerne og regler – hver for sig og sammen….

Modenhed for brug og efterspørgsel

Det er DYRT

Hvordan sikrer vi gevinstrealiseringen…

Angivelse af KPI’er og opfølgning på disse….

Beskrivelser af regler fra staten

Klart og tydeligt

Klart med mulighed for fortolkning

Klart og entydigt – hvordan?

Hvem er vi til for, proceskonsulenter, it-leverandører, sagsbehandlere - hvordan rummer vi alle…..

25

Gitte Svendsen, ChefkonsulentArbejdsgange og It-Arkitektur

mobil 2421 0545gsv@kl.dk