Curso de “Google Calendar” por KZgunea seencuentra bajo licencia Creative Commons de

Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual_3.0_(CC-BY-NC-SA_3.0)

GOOGLE CALENDAR

ORGANIZA MEJOR TU TIEMPO

Índice del curso

1.INTRODUCCIÓN..................................................................................31.1. MÁS QUE UNA AGENDA..................................................................................................3

1.2. ¿QUÉ ES GOOGLE CALENDAR?........................................................................................3

2.INICIOS CON GOOGLE CALENDAR.......................................................52.1. ACCEDER Y CREAR UNA CUENTA.....................................................................................5

3.CREACIÓN DE EVENTOS......................................................................83.1. CREAR UN EVENTO........................................................................................................8

4.ENVÍO DE INVITACIONES.................................................................184.1. ¿CÓMO ENVIAR INVITACIONES?....................................................................................18

5.ADMINISTRACIÓN DE VARIOS CALENDARIOS..................................255.1. ¿CÓMO ADMINISTRAR VARIOS CALENDARIOS?................................................................25

6.COMPARTIR CALENDARIOS...............................................................326.1. ¿CÓMO PUEDO COMPARTIR CALENDARIOS?....................................................................32

2

Google Calendar

1. INTRODUCCIÓN

1.1. MÁS QUE UNA AGENDA

¿Qué te parece poder anotar en una agenda tus acontecimientos más relevantes y

poder compartirlos con quien te interese?

¿Te gustaría poder crear varios calendarios para tus diferentes actividades:

Trabajo, deportes...? ¿Y si pudieras compartir tus calendarios con tus amigos o con

el resto del mundo mostrando solo la información que deseas que vean?

¿Imaginas hacer todo esto en tu ordenador? Ahora, con la agenda y calendario

electrónico Google Calendar puedes hacerlo de una manera muy fácil.

La forma de hacerlo es a través de Google Calendar.

1.2. ¿QUÉ ES GOOGLE CALENDAR?

Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google.

Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail para poder invitarlos y compartir

eventos. Aunque los usuarios no están obligados a tener una cuenta de Gmail, sí

deben disponer de una cuenta Google para poder usar el software.

Entre sus funcionalidades más importantes destacan las siguientes:

• Agregar eventos al calendario

• Visualización del calendario por día, semana, mes o agenda

3

Google Calendar

Utiliza Google Calendar para organizar tu agenda y compartir eventos con tus contactos.

A partir de ahora no te olvidarás de ninguna cita.

• Envío de invitaciones a cualquier persona de tus eventos del calendario

• Recordatorios de eventos importantes

• Creación de múltiples calendarios

• Mostrar y ocultar calendarios

• Cambiar el color de los calendarios y sus eventos

• Compartir calendarios con otros usuarios de Google

• Acceso a los calendarios sin estar conectado a Google Calendar

4

Google Calendar

2. INICIOS CON GOOGLE CALENDAR

2.1. ACCEDER Y CREAR UNA CUENTA

Para poder utilizar Google Calendar necesitas ser usuario registrado de Google,

tener una cuenta Google. Puedes aprender a hacerlo en el curso Gmail de KZgunea.

Es muy sencillo empezar a utilizar Google Calendar: debes entrar en la página

http://www.google.com/calendar o pulsando en a parte superior derecha de la

página principal de Google y en el lanzador de aplicaciones pulsando en el icono

que accede a "Calendar".

Para entrar en Google Calendar primero, tendremos que identificarnos.

5

Google Calendar

Sabrás que estás identificado en Google Calendar porque aparecerá en la zona

superior derecha de la página el nombre de usuario y la foto de perfil.

6

Google Calendar

¡Enhorabuena! ya sabes cómo acceder a Google Calendar!

7

Google Calendar

3. CREACIÓN DE EVENTOS

3.1. CREAR UN EVENTO

Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso

posible que puedes crear en Google Calendar. Los eventos se almacenan online, lo

que significa que el calendario puede ser visto desde diferentes lugares.

Ofrece una gran variedad de vistas, como por ejemplo, semanal, mensual y

agenda. Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos al calendario

escribiendo frases en lenguaje natural, tal como "Cena con José a las 9 p.m.". Los

usuarios pueden añadir también recordatorios de los eventos mediante el correo

electrónico o una ventana emergente en Google Calendar. Y si no es posible

encontrar un evento tienes la posibilidad de buscarlo con el buscador.

8

Google Calendar

Una vez dentro de Google Calendar podemos distinguir:

• El área de trabajo

• El bloque "Mis calendarios", que muestra los diferentes calendarios que tenemos

• Y el bloque "Otros calendarios" donde se pueden añadir calendarios de otros usuarios de Google Calendar

Dentro del área de trabajo del calendario se pueden distinguir diferentes vistas

Vista del calendario por día.

9

Google Calendar

Por Semana.

10

Google Calendar

Por mes

De cuatro días

11

Google Calendar

O por Agenda, donde se muestran solo los días de los eventos.

El más común es por Semana.

Para crear un evento nuevo en el calendario, lo haremos desde el botón del panel

lateral izquierdo de la pantalla "Crear".

12

Google Calendar

A continuación, se deben completar los datos del evento.

13

Google Calendar

Se rellenan todos los campos.

• El título del evento

• La fecha y hora: Si es un día concreto a una concreta o se marca 'todo el día' si no se quiere especificar un tramo horario. Si se va a repetir se marca "Se repite" y se podrá seleccionar el tipo de repetición (cada semana, todos los días laborables, todos los lunes miercoles y viernes, todos los martes y jueves, cada semana, cada mes o cada año).

• Se indica el lugar donde se va a producir el evento.

• Videollamada: Se puede incluir videollamada marcando la opción.

• Calendario: si tenemos mas de un calendario creado, se podrá especificar a cual de ellos pertenece el evento.

• Descripción: Resumen del evento para tener mas información.

• Color del evento: Se puede poner un color para identificar el evento más fácilmente en nuestro calendario, de modo que, se podrían poner todos los eventos que sean del mismo tipo, de un color.

• Recordatorios: Podemos recibir un recordatorio del evento mediante un aviso al correo electrónico o mediante un aviso mostrando una ventana emergente en Google Calendar antes del tiempo que se establezca.

• Además se puede marcar la opción de "Disponible" u "Ocupado" para realizar el evento.

• Y la privacidad del evento que por defecto es la predeterminada del calendario.

• Si se selecciona la opción "Predeterminado", la configuración de privacidad del evento se regirá por la misma configuración de privacidad que tiene el calendario.

• Si se selecciona la opción "Privado", te asegurarás de que sólo tú podrás ver el evento y la información detallada sobre el mismo.

• Si se selecciona la opción "Público", hará que los detalles del evento estén disponibles para aquellos que tengan acceso a tu calendario.

Para finalizar la creación del evento, se pulsa en el botón "Guardar".

14

Google Calendar

Se puede comprobar que el evento ha sido creado con éxito.

En el caso de no encontrar un evento en el calendario, Google Calendar proporciona

un buscador de eventos.

Se escribe el nombre del evento en el cuadro de texto superior y se pulsa en el

botón buscar.

15

Google Calendar

Se puede comprobar que Google Calendar ha encontrado el evento y muestra su

fecha y lugar correspondiente.

Para regresar al calendario se pulsa en "Volver a Calendario".

16

Google Calendar

Google Calendar también ofrece la posibilidad de imprimir el calendario o la agenda.

Para ello se selecciona la vista que se desea imprimir, se pulsa en la de la parte

superior derecha "Mas" y se pulsa en "Imprimir".

¡Enhorabuena! ya sabes crear eventos nuevos en el calendario!

17

Google Calendar

4. ENVÍO DE INVITACIONES

4.1. ¿CÓMO ENVIAR INVITACIONES?

Google Calendar ofrece la posibilidad de enviar invitaciones a otra gente añadiendo

sus direcciones de correo electrónico en la sección "Invitados del evento".

Los invitados podrán responder a tus invitaciones por correo electrónico tanto si

utilizan o no Google Calendar. Además puedes realizar un seguimiento de las

respuestas o comentarios que añaden las personas invitadas.

Para invitar a cualquier persona a un evento de tu calendario se debe estar

identificado en Google Calendar.

Posteriormente se identifica el evento al que se desea invitar y se pulsa en su

nombre.

18

Google Calendar

Antes de crear la invitación, se pueden configurar las acciones que pueden realizar

los invitados sobre el evento.

Y a continuación en el apartado 'Añadir invitados' se escribe el correo electrónico

de la persona a la que queremos invitar y se pulsa en el botón "Añadir".

Repetiremos esta acción tantas veces como invitados queremos tener.

19

Google Calendar

En la parte derecha nos muestra un listado de las personas invitadas.

20

Google Calendar

Podemos enviar un mensaje a los invitados para que confirmen o rechacen su

asistencia al evento, para ello se pulsa en “Enviar mensaje a los invitados".

Se escribe el mensaje que queremos mostrar y se pulsa "Enviar".

Automáticamente el invitado recibe este correo electrónico donde puede confirmar

si asistirá al evento.

21

Google Calendar

Además el mensaje contiene: el título, la descripción, la fecha y el lugar donde será

el evento. Además los invitados pueden visualizar a todos los participantes

invitados, sus nombres o direcciones de correo electrónico y los comentarios.

22

Google Calendar

Una vez enviada la respuesta del invitado, recibirás en tu correo electrónico la

confirmación de asistencia.

23

Google Calendar

Para ver la aceptación y la nota del invitado al evento desde Google Calendar, se

pulsa en el nombre del evento.

¡Felicidades! ya sabes cómo enviar invitaciones de tus eventos desde Google

Calendar

24

Google Calendar

5. ADMINISTRACIÓN DE VARIOS CALENDARIOS

5.1. ¿CÓMO ADMINISTRAR VARIOS CALENDARIOS?

Con Google Calendar puedes configurar varios calendarios para tus diferentes

actividades. Por ejemplo, podrías crear uno específico para los partidos y

entrenamientos de tu equipo de fútbol, otro para los cumpleaños de todos tus

amigos y familiares y otro para apuntar todas las reuniones y tareas de trabajo.

Puedes mostrar u ocultar eventos de distintos calendarios. También podrás

personalizar la vista y cambiar el color de los eventos de distintos calendarios para

obtener el aspecto deseado. Y además, podrás acceder a cualquiera de los

calendarios sin estar conectado a Google Calendar de forma pública y privada.

Para crear nuevos calendarios es necesario estar identificado en Google Calendar.

Se pulsa en el vínculo "Crear nuevo calendario" del bloque "Mis calendarios".

25

Google Calendar

Y a continuación se completan los datos solicitados.

En el apartado "Ubicación" es recomendable especificar una ubicación general

donde se van a producir los eventos de este calendario. Para la zona horaria del

calendario se elige la del país. Y en concreto "(GMT+01:00) Madrid".

26

Google Calendar

Finalmente se pulsa en el botón "Crear calendario".

Una vez creados varios calendarios con sus correspondientes eventos, se pueden

mostrar u ocultar los eventos de los calendarios que se deseen.

Para ello, dentro del bloque "Mis calendarios", se pulsa en el nombre del

calendario que se desee ocultar.

27

Google Calendar

Se puede comprobar que han desaparecido los eventos correspondientes a los

calendarios ocultos.

Para volver a mostrar los eventos del calendario “Cumpleaños” se pulsa de nuevo

en el calendario "Cumpleaños" del bloque "Mis calendarios"

Otra de las opciones que se puede realizar en los calendarios es la de cambiar su

color para distinguir los eventos de cada uno de ellos

Para ello, se pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario cuyo color se

desea cambiar.

28

Google Calendar

Y se pulsa en el color deseado para cambiarlo.

Se cambiará el color del calendario seleccionado y su evento correspondiente.

Además de cambiar los colores, se pueden mostrar o ocultar los propios calendarios

de la lista del bloque "Mis calendarios". Para ello, se pulsa en "Configuración del

calendario" del bloque "Mis calendarios".

29

Google Calendar

Y se pulsa en la casilla de verificación del calendario que se desea ocultar

totalmente.

30

Google Calendar

Al desactivar la casilla de verificación del calendario, se puede detectar en el bloque

"Mis calendarios" que ha desaparecido.

Para que vuelva a aparecer se activa de nuevo la casilla de verificación

correspondiente.

También se pueden borrar los calendarios de forma definitiva junto con todos los

eventos de los mismos, pulsando en la parte inferior de las opciones del calendario

"eliminar definitivamente este calendario".

¡Enhorabuena! ya sabes cómo configurar varios calendarios en Google Calendar.

31

Google Calendar

6. COMPARTIR CALENDARIOS

6.1. ¿CÓMO PUEDO COMPARTIR CALENDARIOS?

Además de administrar varios calendarios, Google Calendar te da la posibilidad de

compartir un calendario completo que te resultará útil si formas parte de un grupo

que comparte eventos, como un equipo de fútbol. También puedes publicar tus

calendarios para que otros usuarios puedan buscarlos o decidir con quién

compartirlos y qué información deseas que vean. Los calendarios pueden

compartirse con las personas que tú determines.

Por otro lado, puedes acceder a cualquiera de tus calendarios sin tener que acceder

a Google Calendar e identificarte, con una simple dirección Web que se te asigna de

forma pública o privada.

Para compartir un calendario de Google Calendar, se puede realizar desde el vínculo

"Configuración" del bloque "Mis calendarios".

32

Google Calendar

Se pulsa en "Compartir este calendario" del calendario que se desea compartir.

Si se desea que cualquier persona tenga acceso a la información del calendario

incluido los detalles de los eventos, se debe activar la casilla de verificación "Hacer

público este calendario" Y si además se selecciona "Compartir únicamente mi

información de libre/ocupado (ocultar detalles)", los detalles de los eventos

no aparecerán en los resultados de la búsqueda en la Web de Google, ni de la

búsqueda de Google Calendar. Los demás sólo podrán ver la información de

libre/ocupado.

33

Google Calendar

También se puede compartir el calendario únicamente con determinadas personas

configurando sus respectivos permisos. Para ello, se escribe la dirección de correo

electrónico de la persona con la que se quiere compartir el calendario.

Se abre la lista desplegable con todos los permisos que se le puede dar a la persona

sobre el calendario.

34

Google Calendar

Y se selecciona el que más interese, en este caso "Realizar cambios en eventos".

A continuación se pulsa en el botón "Añadir persona" y se pulsa en el botón

"Guardar".

Como se ha activado la casilla de verificación "Hacer público este calendario"

aparece un mensaje de advertencia indicando si se desea continuar.

Se pulsa en "Sí" para continuar.

Para acceder al calendario a modo de consulta sin estar conectado a Google

Calendar de una manera pública o privada, es necesaria una dirección Web que se

te proporciona para poder entrar. Con la dirección pública los demás pueden

suscribirse a tu calendario, ver tus eventos y visualizar el calendario desde el

35

Google Calendar

navegador. Y la dirección privada está diseñada para tu uso exclusivo. Toda la

información del calendario está disponible a través de tus enlaces privados, así que

no podrás compartir esta dirección con nadie. Para obtener la dirección Web, se

pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario correspondiente.

Y se hace clic en "Configuración del calendario".

36

Google Calendar

Se debe acceder a la parte final de los detalles del calendario.

37

Google Calendar

Y se pulsa en el botón "HTML" del apartado "Dirección del calendario" para

obtener la dirección Web pública del calendario.

A continuación aparece la dirección Web pública que se puede utilizar para ver el

calendario sin estar conectado a Google Calendar.

Se pulsa en la dirección para ver el calendario.

Este es el calendario que se ha elegido para visualizarlo desde una dirección Web

pública.

Para salir de él, se pulsa en el menú "Archivo" y se elige la opción "Cerrar".

38

Google Calendar

Para salir de la dirección pública del calendario se pulsa en el botón "Aceptar".

Y en el caso de querer obtener una dirección privada, se pulsa en "HTML" del

apartado "Dirección privada".

Para regresar al calendario se pulsa en el vínculo "Volver a Calendario".

39

Google Calendar

De la misma forma que se pueden compartir tus calendarios con otras personas,

también se pueden agregar al bloque "Otros calendarios" calendarios de amigos o

predefinidos por Google Calendar. Para ello, se pulsa en el vínculo "Añadir".

40

Google Calendar

Y se hace clic en la opción "explorar calendarios de la lista".

Se pueden añadir calendarios predefinidos por Google Calendar.

41

Google Calendar

Desde el apartado "añadir el calendario de un amigo" se pueden obtener los

calendarios que hayan compartido tus amigos contigo.

Para ello, se añade la dirección de correo electrónico del amigo y se pulsa en el

botón "Añadir".

Automáticamente aparece el calendario del amigo en el bloque "Otros

calendarios".

42

Google Calendar

Desde el apartado "Añadir por URL" se pueden añadir direcciones públicas de

calendarios de otros usuarios.

43

Google Calendar

Y desde el apartado "Importar calendario" se puede importar información de

eventos de MS Outlook.

Para regresar al calendario, se pulsa en el vínculo "Volver a Calendario"

44

Google Calendar

¡Felicidades! ya sabes cómo compartir calendarios con otras personas y con el resto

del mundo configurando los permisos de las mismas.

45

Google Calendar