Creación de GráficosTerminología de los gráficos

Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son:

Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.

Columnas: si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.

Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.

Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccione los datos a representar en el gráfico.

Seleccione el menú Insertar.

Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic(I) sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

Elige un tipo de gráfico.

Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

CANCELAR para no realizar el gráfico.

ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.

FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como:

Seleccione el rango a representar y haz clic sobre le botón para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Observa la muestra del gráfico en la parte superior.

Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel2000 tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.

Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.

Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.

Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la

casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2000 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.

Gráfico XY (dispersión)Un gráfico XY (dispersión) muestra cada serie de valores como puntos de datos en el espacio del gráfico conforme a los valores X e Y de la serie de valores. Un gráfico de dispersión típico contiene expresiones que no son de agregado para los valores. La expresión para la X del área del gráfico de valores y la expresión para el grupo de categorías suele ser la misma. Aunque los grupos de series y categorías sean opcionales, será necesario uno de estos grupos, como mínimo, para poder mostrar datos significativos en el gráfico.

Área del gráfico

Descripción

Valores Requerido. Los valores de una serie de valores determinan la posición

de cada uno de los puntos de datos del gráfico. Hay dos valores para

cada serie de valores: X e Y. Estos dos valores son necesarios. El valor

de X determina la posición del punto de datos en el eje X. El valor de Y

determina la posición del punto de datos en el eje Y. Si el gráfico

contiene varias series de valores, se mostrarán varias series tanto en el

propio gráfico como en la leyenda del gráfico.

Grupos de

categorías

Opcional. Los valores de categorías se muestran como puntos de datos

dentro de un grupo de series.

Grupos de

series

Opcional. Las series se muestran como grupos de puntos de datos en el

gráfico. Cada una de las series se muestra como una serie

independiente en el gráfico (cada una con un color o símbolo distinto)

y en la leyenda del gráfico.

Gráficos con doble escala.Si pensamos en un gráfico normal, tendremos dos ejes graduados, el vertical y el

horizontal. Es posible añadir un segundo eje vertical para representar en el mismo

gráfico una o varias series de datos con una escala diferente a las demás series. Así,

para buscar los valores de una parte del gráfico habrá que acudir al eje vertical de la

izquierda y para los otros nos fijaremos en el eje vertical de la derecha.

Supongamos la típica tabla de ventas de unidades de un producto, que incluye

distintas regiones junto con el total de todas ellas.

Si quisiéramos representar toda esa información en un gráfico, tendríamos el

problema de la diferencia de magnitudes entre los valores de las series individuales y

el total (suma de todas ellas). Quedando un gráfico como el siguiente:

Resulta evidente que representando todas las series en el mismo eje, se pierde

claridad quedando las series individuales muy constreñidas y dificultando la

identificación de sus valores concretos en el gráfico.

Utilizando el eje secundario para la representación de la serie Total, podemos mejorar

la claridad del gráfico. Para ello, seleccionaremos la serie que queremos representar

sobre el eje secundario (en nuestro caso el total de las ventas). Con ella seleccionada

nos aparece el complemento de la Cinta de Opciones: Herramientas de gráficos.

Acudiremos a la pestaña Presentación y dentro del grupo Selección actual hacemos

click en Aplicar formato a la selección tal y como se ve en la siguiente imágen:

Tras esta acción, aparece la ventana Formato de la serie de datos. En Opciones de

serie seleccionamos el checkbox Trazar serie en: Eje secundario:

Obtenemos la nueva serie representada en el nuevo eje secundario. En realidad su

escala no ha cambiado, sin embargo, la escala de las series individuales se ha visto

liberada de la serie Total y por tanto la representación de estas series individuales se

puede expandir ocupando toda la superficie del Área de trazado.

Aún no hemos acabado. La serie Total ahora está representada superponiéndose a las

individuales, lo que no supone ninguna ventaja sobre la situación anterior. Para

solucionarlo volveremos a seleccionar la serie y pulsando sobre el botón derecho

acudimos a Dar formato a serie de datos... Manipulando el formato de la serie total

la adecuaremos a nuestras necesidades. Aquí la solución está en manos de la

creatividad de cada cual, sin embargo propongo estas dos opciones:

Representar la serie total mediante barras (igual que las series individuales), pero con

un grosor que coincida con el de todas las series y a una transparencia del 50% de

modo que se posible ver la composicion de cada total.

La segunda opción es cambiar el tipo de gráfico para esta serie y representarlo

mediante una línea. También le ponemos una transparencia del 50% de modo que no

nos oculte información.

Posiblemente incluya más entradas referentes a gráficos: Un basic para su creación,

una entrada para gráficos dinámicos, otra para representaciones más elaboradas,... De

momento espero que ésta os haya parecido interesante. Personalmente pienso que

usar el Eje secundario es de gran utilidad.

DIAGRAMA DE PARETO

Diagrama que se utiliza para determinar el impacto, influencia o efecto que tienen determinados elementos sobre un aspecto.

Consiste en un grafico de barras similar al histograma que se conjuga con una ojiva o curva de tipo creciente y que representa en forma descendente el grado de importancia o peso que tienen los diferentes factores que afectan a un proceso, operación o resultado.

Para la correcta identificación de los “Pocos Vitales”, es necesario que los datos recolectados para elaborar el diagrama de pareto esten en cantidad adecuada, sean verdaderos y en un periodo de tiempo determinado.

Paso 1: Identificar el Problema Identificar el problema o área de mejora en la que se va a trabajar.

Paso 2: Identificar los factores: Elaborar una lista de los factores que pueden estar incidiendo en el problema, por ejemplo, tipos de fallas, características de comportamiento, tiempos de entrega.

Paso 3: Definir el periodo de recolección: Establecer el periodo de tiempo dentro del cual se recolectaran los datos: días, semanas, meses.

PASO 4 Recolección de Datos 2 Otros 4 Virus en el sistema 35 Falta de mantenimiento 7 Programa inadecuado 22 Manejo incorrecto del operador 48 Interrupciones de la energía eléctrica Frecuencia Causas

PASO 5 Ordenar los datos 2 Otros 4 Virus en el sistema 7 Programa inadecuado 22 Manejo incorrecto del operador 35 Falta de mantenimiento 48 Interrupciones de la energía eléctrica Frecuencia Causas

PASO 6 Calcular los porcentajes Obtener el porcentaje relativo de cada causa o factor, con respecto a un total: Porcentaje relativo = Frecuencia de la causa Total de Frecuencias La suma de todos los porcentajes debe ser igual al 100%

PASO 7 Calcular Los Porcentajes Acumulados Calcular el porcentaje relativo acumulado, sumando en forma consecutiva los porcentajes de cada factor. Con esta información se señala el porcentaje de veces que se presenta el problema y que se eliminaría si se realizan acciones efectivas que supriman las causas principales del problema.

PASO 8 IDENTIFICAR LOS EJES: en el eje horizontal se anotan los factores de izquierda a derecha , en orden decreciente en cuanto a su frecuencia. El eje vertical izquierdo se gradúa de forma tal que sirva para mostrar el numero de datos observados (la frecuencia de cada factor), el eje vertical derecho mostrara el porcentaje relativo acumulado.

Es importante tener en cuenta, que el diagrama sea mas bien cuadrado, es decir que la longitud del eje horizontal sea igual que la del vertical.

2. DIBUJAR LAS BARRAS: Trazar la barras o rectángulos correspondientes a los distintos factores. La altura de las barras representa el numero de veces que se presento el factor, se dibujan con la misma amplitud, unas tras otras.

3.GRAFICAR LOS PORCENTAJES: Colocar los puntos que representan el porcentaje relativo acumulado, tomando en cuenta la graduación de la barra vertical derecha; los puntos se colocan partiendo desde el origen y después en la posición que corresponde al extremo derecho de cada barra, y se traza una curva que una dichos puntos. En esta forma queda graficada la curva del porcentaje relativo.

4. DECIDIR LOS FACTORES A CONSIDERAR: Decidir si se va a atacar la barra de mayor tamaño, o bien trazar una línea hasta la curva que muestra los porcentajes acumulados, y de allí bajar una línea hasta el eje horizontal, para identificar los “pocos vitales”.

DIFERENCIA ENTRE GRAFICA DE BARRAS E HISTOGRAMA

La primera diferencia es que, en el diagrama de barras los rectángulos van separados, en cambio en el histograma los rectángulos se unen en uno de sus extremos.La segunda diferencia es que, el diagrama de barras se usa para representar de forma gráfica datos cuantitativos discretos o datos cualitativos, en cambio el histograma es exclusivo para representar datos cuantitativos continuos.