Upload
holink
View
147
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Grip op het planproces bij de HAN
Introductie
Selectie inzetplanningsysteem
Grip op het planproces
– Waar willen we grip op hebben
– Hoe doen we dat nu / hoe gaan we dat doen
– Hoe helpt Xedule
HO-link conferentie 2015
Selectie inzetplanningsysteem
Startpunt
– werkend (inzet)beheersysteem, volledig gebruikt door één
faculteit; deels gebruikt door een andere faculteit
Aanleiding
– verouderde zelfontwikkelde software
– huidige functionaliteit onvoldoende (voor merendeel van
faculteiten)
– inefficiënte aanpalende processen
HO-link conferentie 2015
Project Inzetplanning en Budgetmonitoring
Scope – organisatie
studenten medewerkers org.eenh. opleidingen
Faculteit Economie en
Management 8.500 600 4 16
Faculteit Gezondheid, Gedrag en
Maatschappij
12.500 1000 5 23
Faculteit Educatie 4.000 300 2 14
Faculteit Techniek 6.000 500 6 20
HAN Master Programma 1.000 60 1 18
HAN Servicebedrijf 700 8
TOTAAL 32.000 3.160 26 91
selectie en implementatie fase 1
implementatie fase 2
HO-link conferentie 2015
Selectie & realisatie
HO-link conferentie 2015
voorbereiding meervoudig
onderhands
aanbesteden
Europees aanbesteden
Implementatie en realisatie
• Opstellen
Programma van
Eisen en Wensen
• Marktinventarisatie
• Inkoopprocedure
vaststellen
• pre-selectie
leveranciers tbv
presentatie en
deelname RFP
• inkoopplan CvB
• Voorbereiding
• Openbare
aanbesteding
• Selectie Xedule
• Proof of Concept 1
• Contractering
• Ontwikkelen &
testen
• Inrichten
• Pilot
• Proof of Concept 2
Stand van zaken
Proof of Concept 1
Export naar Untis
Pilot bij instituut Sport en Bewegen
Xedule is ingericht voor FEM en FGGM
Proof of Concept 2, budgetmonitoring functionaliteit
Afronden en testen HR import
Vernieuwing doorbelasting loonkosten medewerkers
Gebruikers trainen en Xedule vullen
HO-link conferentie 2015
Hoe bereik je GRIP met jaarplanning
Tijdige, volledige en correcte input
Juiste volgorde van processtappen
Lean: In één keer goed
HO-link conferentie 2015
Input:
Processtappen
Werkverdeling
Tijdige, volledige en correcte input gebruiken:
Actueel curriculum vastleggen en controleren
door onderwijsteam.
Dagelijks import van medewerker gegevens uit
HR systeem (NAW, WTF, Verloven,
Kostenplaats)
Vastleggen en controleren van
beschikbaarheden door medewerker.
Actuele faciliteitencatalogus
HO-link conferentie 2015
Juiste volgorde van processtappen:
HO-link conferentie 2015
prognose
student-
aantallen
stage en
deeltijd
planning
vakantie
planning
maken
lessen-
tabel
bepalen
niet-onderwijs
taken
budgetteren
en
formeren
verdelen
van het
werk
februari mei
1. Eerst plannen van volumes!
2. Lessen en taken pas verdelen als je weet dat
budget en formatie toereikend zijn.
Lean: In één keer goed
Niet controleren aan einde van de keten (pas net voor de zomer als er na veel werk een concept rooster is)
Maar direct controleren op valide combinaties bij
iedere planstap:
– Niet meer uren inzet dan er capaciteit is bij team en
medewerker
– Voldoende overlap beschikbaarheden (docent, klas en les)
– Juiste expertise docent voor vak
Fouten vroegtijdig signaleren en direct oplossen
HO-link conferentie 2015
Huidige situatie
Inzetdatabase: plannings- en verantwoordings-
tool
Ondersteuning van het planningsproces is
beperkt
Verantwoording werkt goed, mits database
TIJDIG, correct en volledig is gevuld
HO-link conferentie 2015
Hoe gaat het in de praktijk?
Planner maakt een inschatting van
lokalenbezetting
Planner combineert docenten, lessen en klassen
Planner kent expertises van medewerkers
Relatief veel opmerkingen bij roosterinfo
HO-link conferentie 2015
Gaan we erop vooruit met Xedule?
Xedule ondersteunt het planningsproces beter
Verantwoording gaat net zo goed werken
HO-link conferentie 2015
Xedule ondersteunt planningsproces beter
Analyse van geplande bezetting van lokalen
HO-link conferentie 2015
Xedule ondersteunt planningsproces beter
Beschikbaarheid van docenten, klassen en
lessen
HO-link conferentie 2015
Xedule ondersteunt planningsproces beter
Roosterinformatie kan zeer gedetailleerd
HO-link conferentie 2015
Xedule ondersteunt planningsproces beter
Inzicht in budgetuitputting (eerder)
HO-link conferentie 2015
Aandachtspunten
Draagvlak
Aanpalende processen
Coherente inrichting
Competenties van de projectgroepleden
Tijd
HO-link conferentie 2015